Contabilidad II

CUENTAS POR COBRAR

INTRODUCCIÓN

Casi todas las transacciones comerciales se caracterizan por hacerse a crédito. Cuando los
comerciantes, industriales o prestadores de servicios realizan una venta de mercancías o
prestación de servicios lo hacen suponiendo y confiando en que sus clientes les pagarán
oportunamente, en condiciones normales, los importes vendidos. Esta situación de
confianza (crédito es la sustantivación del verbo latino credere: creer) hace posible que los
contadores incluyan en el estado de situación financiera las cuentas por cobrar como
activos circulantes, tanto las provenientes de las ventas de mercancías o prestación de
servicios que constituyen su actividad principal, agrupadas en el renglón de clientes, como
otras cuentas y documentos por cobrar provenientes de operaciones diferentes a la venta de
mercancías o prestación de servicios. Esto, por la aplicación del supuesto contable
internacional de sustancia antes que forma y, por otra parte, por contabilizar y mostrar en el
estado de resultados los ingresos por ventas.

CONCEPTO DE CUENTAS POR COBRAR

Las cuentas por cobrar representan derechos exigibles originados por ventas, servicios
prestados, otorgamiento de préstamos o cualquier otro concepto análogo.

REGISTRO, AUXILIARES E INFORMES

Cuentas por cobrar o Clientes

La cuenta de clientes registra los aumentos y disminuciones derivados de la venta de

mercancías o la prestación de servicios, única y exclusivamente a crédito, ya sean
documentados o no. Se refiere a los que constituyen la actividad principal de la entidad; por
ello se dice que esta cuenta representa el derecho de la entidad a exigir a sus clientes el
pago de su adeudo por la venta de mercancías o la prestación de servicios; es decir,
representa un beneficio futuro fundadamente esperado y, por tanto, es un activo

Mayor general de cuentas por cobrar o clientes

La cuenta del mayor general, clientes, se conoce como cuenta de control. Ésta contiene el
total o saldo de todas las cuentas individuales de clientes que aparecen en el mayor auxiliar.

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COMPAÑÍA
MAYOR GENERAL DE CLIENTES

FECHA REFERENCIA DESCRIPCIÓN DEBE HABER SALDO

Mayor auxiliar de cuentas por cobrar o clientes

Para conocer lo que adeudaba cada uno de los clientes de la compañía se cuenta con un
registro individual para cada cliente. Estos registros de las cuentas auxiliares de clientes se
clasifican en orden alfabético en un mayor llamado mayor auxiliar de cuentas por cobrar o
mayor auxiliar de clientes.

COMPAÑÍA
MAYOR AUXILIAR DE CLIENTES

Cuenta: Num. Catalogo:

Nombre del Cliente: Numero:
Domicilio: Condiciones:
Limite de crédito:

FECHA REFERENCIA DESCRIPCIÓN DEBE HABER SALDO

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Relación de clientes

Es un detalle en donde se muestra el nombre de cada uno de los clientes de la compañía y

su el saldo que adeudan a una fecha determinada.

Ejemplo

La compañía Las Flores S.A., realizo las siguientes transacciones:

1. Venta de mercancías a crédito el 10 de abril, de la siguiente manera:

Esteban Zamora C$ 400,000.00

La Especial 382,000.00
La Comercial S.A. 156,000.00

2. Venta de mercancías a crédito el 12 de abril, de la siguiente manera:

Esteban Zamora C$ 320,000.00

La Especial 240,000.00
La Comercial S.A. 270,000.00

3. El 17 de abril, Esteban Zamora devolvió C$ 15,000 de mercadería, importe que acredita a su

cuenta.
4. El 18 de abril, La Comercial, S.A., devuelve mercancías por C$ 78,000.00, importe que se
acredita a su cuenta.
5. El 19 de abril, se concede rebajas a Esteban Zamora por C$ 35,000.00 y a La Especial por C$
19,800.00, importe que se acredita de sus respectivas cuentas.
6. El 20 de abril, La Especial abono el 50% del valor de su adeudo.
7. El 22 de abril, Esteban Zamora realizo un pago de C$ 80,000.00 con cheque
8. El 25 de abril, La Comercial efectuó un pago a su cuenta de C$ 100,000.00 con cheque

ESTIMACIÓN DE CUENTAS DE CUENTAS INCOBRABLES

Es normal que un negocio que vende mercancías y preste servicios a crédito tenga algunos
clientes que no paguen sus cuentas. Estas cuentas se conocen como incobrables y se
clasifican en el rubro de gasto por cuentas incobrables, en la sección de gastos generales /
gastos de venta del estado de resultados. El monto de gasto por cuentas incobrables que
resulte varía de acuerdo con las políticas generales de crédito de la compañía.

Al terminar cada periodo contable se estima el importe de las cuentas incobrables para
obtener una cifra razonable de las pérdidas en cuentas incobrables que aparecerán en el
estado de resultados. Cuando algunas cuentas de clientes adquieren carácter de dudosas o
incobrables, se deben disminuir para que muestren la suma estimada de futuros cobros. De
otra forma, el importe que aparece en el estado de situación financiera no se ajustaría a la
realidad y la situación financiera del negocio que se presentaría a los administradores,
acreedores y otros grupos interesados sería engañosa.

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El importe del estado de situación financiera se ajusta utilizando la cuenta “Estimación de

cuentas incobrables, de naturaleza acreedora”, presentada después de la cuenta Clientes.
Este proceso es necesario para cumplir con el postulado básico de asociación de costos y
gastos con ingresos y lograr incluir todos los gastos en el periodo correspondiente.

Métodos para calcular las cuentas incobrables.

Existen dos métodos para calcular o para estimar las perdidas por cuentas incobrables y un
tercer método de cancelación directa.

1. Método 1 Porcentaje de las Ventas: El método del porcentaje de las ventas o el

Estado de resultados estima las pérdidas en cuentas incobrables utilizando un porcentaje
de las ventas netas a crédito para llegar a una cantidad razonable. Para determinar la
tasa estimada es necesario analizar y examinar el porcentaje de pérdidas
experimentadas sobre el total de las ventas netas de periodos anteriores, después se
aplica el porcentaje estimado al total de las ventas del periodo, menos el importe de las
devoluciones y rebajas sobre ventas.

Ejemplo:
La Compañía Colombia S.A., durante el año 2014, realizo ventas a crédito por la cantidad de C$
100,000 y hubo devoluciones sobre ventas por C$ 10,000 y rebajas sobre ventas por 5,000.
Después de una cuidadosa revisión el contador estimo que el 2% de las ventas netas al crédito
puede resultar incobrable.

a) Calculo de la estimación por cuentas incobrables

Ventas al crédito C$ 100,000

(-) Devoluciones sobre ventas 10,000
(-) Rebajas sobre ventas 5,000
(=) Ventas netas al crédito C$ 85,000

Perdidas por cuentas incobrables = C$ 85,000 x 0.02 = C$ 1,700

b) Asiento de ajuste

-1-
Gastos de ventas C$ 1,700.00
Estimación para cuentas incobrables C$ 1,700.00

Para registrar provisión para cuentas incobrables

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c) Presentación en el Balance General de las Cuentas por Cobrar

Compañía Colombia S.A.

Balance General
Al 31 de Diciembre del 2014

Activo
Circulante
Cuentas por cobrar C$ 85,000.00
Menos: Estimación para cuentas incobrables 1,700.00 C$ 83,300.00

2. El método de porcentaje de clientes: El método del porcentaje de clientes o del

balance general estima el importe de las perdidas en cuentas incobrables, tomando un
porcentaje del saldo existente en la cuenta “Clientes”. Para llegar a un porcentaje
razonable es necesario analizar los cobros realizado durante un periodo considerable.
La tasa o porcentaje determinado se aplica al saldo de clientes para obtener el importe
del ajuste por cuentas incobrables y a la estimación de cuentas incobrables.

El porcentaje o tasa que se usa no es más que una estimación. Por tanto, es muy
probable que esta estimación nunca llegue a ser igual que el importe exacto al de las
cuenta incobrables del año y la cuenta “Estimación” pude tener un saldo deudor o
acreedor al final del periodo contable, antes de los ajustes. En este método el saldo de
la cuenta “Estimación”, a fin de año, sea deudor o acreedor, tiene que tomarse en cuenta
al hacerse el asiento de ajuste. Cualquier saldo deudor debe aumentarse a la cantidad
estimada de perdidas en cuentas incobrables y cualquier saldo acreedor debe rebajarse.

Ejemplo:
En el año 2014, el libro mayor de la Compañía DEINSA, muestra un saldo de la Cuentas por cobrar
por C$ 200,000.00

La experiencia de años anteriores nos indica lo siguiente:

Años Saldos de la cuenta de Cuentas

clientes Incobrables
2010 100,000.00 3,200.00
2011 120,000.00 4,500.00
2012 170,000.00 4,200.00
2013 190,000.00 5,500.00
TOTAL 580,000.00 17,400.00

a) Calculo de las cuentas incobrables

Por ciento de cobro dudoso = Cuentas incobrables

Saldo de clientes.

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17,400.00 = 0.03 (100) = 3% para el año 2014

580,000.00

Estimación = 200,000.00 (0.03) = C$ 6,000.00

b) Asiento de ajuste.

-1-
Gastos de ventas C$ 6,000.00
Estimación para cuentas incobrables C$ 6,000.00

Para registrar provisión para cuentas incobrables

c) Presentación en Balance General

Compañía DEINSA
Balance General
Al 31 de Diciembre del 2014

Activo
Circulante
Cuentas por cobrar C$ 200,000.00
Menos: Estimación para cuentas incobrables 6,000.00 C$ 194,000.00

Cancelación de cuentas de clientes.

Cuando se demuestra que una cuenta es prácticamente incobrable, se procede a su

cancelación. Por una parte, el asiento de cargo se tiene que hacer en la cuenta de
estimación para cuentas de cobro dudoso de clientes y no a la cuenta de gastos del periodo
en que se determina la incobrabilidad de una cuenta y su cancelación. Esto es importante,
pues de conformidad con el postulado de la devengación contable y de asociación de costos
y gastos con ingresos, el gasto por cuentas de cobro dudoso lo afectamos en el ejercicio en
que se celebró la venta, para su adecuado enfrentamiento, ya que ésta se consideraba como
una partida estimada o virtual (que sólo existe de nombre), y al momento de conocer la
realidad lo correcto será afectar la propia cuenta de estimación y no la de gastos.

Ejemplo:
Supongamos que el cliente Compañía Internacional S.A., al cierre del ejercicio contable al 31 de
diciembre del 2014, presento un saldo de estimación de cuentas incobrables por C$ 7,500.00. El 25
de enero del 2015, se determina que la cuenta del cliente Internacional S.A., es incobrable. El
registro de cancelación se hace de la forma siguiente:

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-1-
Estimación para cuentas incobrables C$ 7,500.00
Cuentas por cobrar (Compañía Internacional S.A.) C$ 7,500.00

Para registrar la cancelación de cuentas por cobrar

Reapertura de cuentas de clientes.

Las cantidades recuperadas de cuentas previamente consideradas incobrables y canceladas

deben acreditarse a los resultados en el periodo de recuperación, o si la cuenta fue cargada
contra la estimación de cuentas incobrables, cuando se canceló el crédito, debe llevarse a la
estimación de cuentas incobrables.

Ocasionalmente, en el departamento de cobranza se cometen ciertos errores al considerar

alguna cuenta como incobrable, y como sucede que algún cliente dado de baja efectúa un
pago a su cuenta, parcial o total, y solicita ser reconsiderado como sujeto de crédito, de ello
debe quedar constancia en los registros contables, pues de no hacerlo la imagen crediticia
del cliente puede verse dañada.

Lo correcto aquí será correr dos asientos, uno para cancelar o reinvertir el asiento original
en que se canceló su cuenta y el otro para registrar el pago.

Ejemplo:
Supongamos que el 1 de abril del 2015, la CIA internacional S.A. se presenta a la empresa y liquida
su adeudo, solicitando un nuevo crédito. El registro se hace de la siguiente forma:

Para reabrir la cuenta.

-1-
Cuentas por cobrar (Compañía Internacional S.A.) C$ 7,500.00
Estimación para cuentas incobrables C$ 7,500.00

Para registrar la reapertura de la cuenta de clientes que

había sido cancelada

Para registrar el efectivo recibido.

-2-
Caja C$ 7,500.00
Cuentas por cobrar (Compañía Internacional S.A.) C$ 7,500.00

Para registrar el pago del cliente

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3. Método de cancelación Directa: Las compañías pequeñas que tienen muchos clientes
tal vez prefieran esperar hasta confirmar que no pueden cobrar la cuenta específica de
un cliente, antes de hacer cualquier ajuste en relación con las perdidas por cuentas
incobrables. Cuando es evidente que una cuentas es incobrable utilizan el método de
cancelación directa por lo tanto se hace un cargo a la cuenta de gastos de ventas y se
abona las cuentas por cobrar por el importe adeudado.

Ejemplo:
El 15 de mayo la compañía Nabisco S.A., recibió la noticia de que la compañía El Estudiantes S.A.,
se había declarado en quiebra. En el mayor de la compañía Nabisco, la compañía El Estudiante
aparece con un saldo deudor de C$ 5,000.00

El asiento de ajuste para registrar la cancelación es el siguiente:

-1-
Gastos de ventas C$ 5,000.00
Cuentas por cobrar (El Estudiante) C$ 5,000.00

Para registrar la cancelación de cuentas por cobrar

EJERCICIOS DE AUTOAPRENDIZAJE

Ejercicio No. 1

La compañía El Malinche S.A., al 1 de marzo del 2015, presenta los siguientes saldos:

Cuentas por Cobrar C$ 550,000.00

Cliente A C$ 200,000.00
Cliente B 300,000.00
Cliente C 50,000.00

Durante el mes de marzo realiza las siguientes operaciones:

04/03/15. Vende mercancías a crédito de la siguiente manera:

Cliente A C$ 230,000.00
Cliente B 125,000.00
Cliente C 150,000.00

06/03/15. El cliente B devuelve mercancías por C$ 40,000.00

07/03/15. Se expiden notas de crédito por rebajas de la siguiente manera:

Cliente A C$ 21,000.00
Cliente B 12,500.00
Cliente C 13,000.00

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08/03/15. El cliente C efectúa un pago en efectivo por C$ 56,000.00

08/03/15. El cliente A paga C$ 49,000.00 y el cliente C C$ 45,000.00 en efectivo.
09/03/15. Vende mercancías de contado de la siguiente manera:

Cliente A C$ 110,000.00
Cliente B 180,000.00
Cliente C 280,000.00

Se pide:

a) Registrar las operaciones en diario

b) Registrar las operaciones en mayor
c) Registrar las operaciones en auxiliares
d) Elaborar la relación de cuentas por cobrar

Ejercicio No. 2

DISTRIBUIDORA CASTILLO S.A., durante el año 2014, realizo ventas al crédito por C$
2, 150,000.00 y hubo devoluciones sobre ventas por el 2% y rebajas sobre ventas por C$
2,500.00. Después de una cuidadosa revisión el contador estimó que el 1.75% de las ventas
netas pueden resultar incobrables. La cuenta de estimación para cuentas incobrables en el
año 2014, tenía un saldo acreedor de C$ 9,000.00

Se pide:

1. Utilizando el método del porcentaje de las ventas, determinar la estimación para cuentas
incobrables
2. Realizar el asiento de diario correspondiente
3. Hacer la presentación de las cuentas por cobrar en el Balance General

Ejercicio No. 3

La Empresa Comercial de Oriente S.A., realizo durante el año 2014 ventas a crédito por
valor de C$ 1,200,000.00 y hubo devoluciones sobre ventas por valor de 5% y rebajas sobre
ventas por valor de C$ 5,000. Después de una cuidadosa revisión el contador estima que el
1.5% de las ventas netas a crédito registradas pueden resultar incobrables.
Se pide:

1. Utilizando el método del porcentaje de las ventas, determinar la estimación para cuentas
incobrables
2. Realizar el asiento de diario correspondiente
3. Hacer la presentación de las cuentas por cobrar en el Balance General

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Ejercicio No. 4

La empresa Comercial La Princesa S.A., tiene un saldo de cuentas por cobrar al 31 de

diciembre de 2014 de C$ 2, 850,000.00. A continuación se muestran los saldos de años
anteriores:

Año Saldo de Cuentas

clientes Incobrables
2011 413,000.00 25,250.00
2012 700,000.00 65,100.00
2013 950,000.00 120,500.00
Totales 2,063,000.00 210,850.00

Se pide por el método de un tanto por ciento del saldo de los clientes

1. Determinar el importe de la estimación para cuentas incobrables

2. Registrar el asiento respectivo
3. Presentación de las cuentas por cobrar en balance general

Ejercicio No. 5

La empresa El Chimborazo S.A., durante el año 2014 realizo ventas al crédito por C$
1,345,000.00. A continuación se muestran los saldos de años anteriores:

Año Ventas a Cuentas

Crédito Incobrables
2011 695,000.00 25,250.00
2012 900,000.00 65,100.00
2013 1,235,000.00 120,500.00
Totales 2,830,000.00 210,850.00

Se pide por el método de un tanto por ciento de las ventas de crédito

1. Determinar el importe de la estimación para cuentas incobrables

2. Registrar el asiento respectivo
3. Presentación de las cuentas por cobrar en balance general

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