Procedura Controlul

SC GRAND CONF SRL Document: Ediţia 1/21.06.
2018
PROCEDURĂ DE CONTROLUL Revizia
DOCUMENTELOR 0/21.06.2018
Produsul: SUPAPĂ DE Data emiterii:
PRESIUNE 21.06.2018
Exemplar nr. 1/5
Cod: P.G.-C.N.-01 Pagina: 1/8
Procedură de controlul documentelor
Întocmit Verificat Aprobat

Numele şi Dumitrascu Conf. dr. ing. Dumitru Conf. dr. ing. Dumitru
prenumele: Alina Bogdan Bogdan
Semnătura:
Data:
SC GRAND CONF SRL Document: Ediţia 1/21.06.2018
PRESIUNE 21.06.2018
Exemplar nr. 1/5
Regimul de difuzare
Număr exemplare
Difuzare
procedură
Internă
5 Circuit deschis
Controlat
0 Secret
Difuzarea
Nr. exemplare Destinatarul Nume Prenume Semnătura Data

documentului
1 Laborator
1 Şef birou AQ
1 Şef serviciu CTC
1 Beneficiar
1 Arhivă
Lista de control a reviziilor
Nr.
Obiectul reviziilor Elaborat/data Verificat/data Avizat/data Aprobat/data
crt.

Semnătura:
Data:
PRESIUNE 21.06.2018
Exemplar nr. 1/5
Cuprins
Denumire
Scop şi domeniul de aplicare
Documente de referinţă şi conexe
Definiţii şi abrevieri
Descriere proces
Responsabilităţi
Inregistrari
Anexe

Semnătura:
Data:
PRESIUNE 21.06.2018
Exemplar nr. 1/5
SCOP
Scopul prezentei proceduri este de a stabili modul în care este asigurată în SC
GRAND CONF SRL ţinerea sub control a documentelor şi datelor, astfel încât să se asigure
că fiecare angajat dispune de informaţiile necesare îndeplinirii sarcinilor şi să prevină
utilizarea fără intenţie a documentelor şi datelor nevalabile şi / sau perimate.
DOMENIUL DE APLICARE
Prezenta procedură se aplică în SC GRAND CONF SRL pentru următoarele activităţi:
elaborarea documentelor, verificarea sau avizarea documentelor, aprobarea documentelor
interne (cu excepţia procedurilor care documentează SMC, pentru a căror aprobare se aplică
prevederile procedurii cu codul), codificarea documentelor, înregistrarea lor, multiplicarea şi
difuzarea tuturor documentelor, modificarea , retragerea şi înlocuirea documentelor ieşite din
uz şi arhivarea acestora.
Notă: Înregistrările fiind o categorie specială de documente, ţinerea lor sub control este
tratată într-o procedură specială numită „Controlul Înregistrărilor”.
DEFINIŢII ŞI PRESCURTĂRI
Definiţii
Termenii utilizaţi în această procedură sunt definiţi în conformitate cu SR EN ISO
9000:2006.
Se consideră a fi necesară prezentarea definiţiei următoare:
Document „original” – Document al SMC, realizat pe suport de hârtie, fără număr de
exemplar, supus aprobării funcţiilor care au această responsabilitate.
Prescurtări
 GRAND CONF – S.C. GRAND CONF SRL
 SMC – Sistemul de Mangement al Calităţii
 MC – Manualul Calităţii
 LDIC – Lista Documentelor Interne Controlate
 PS – Porcedură de sistem
 PO – Procedură Operaţională
 ASRO – Asociaţia de Standardizare din România
DOCUMENTE DE REFERINŢĂ
 SR EN ISO 9000:2006, Sisteme de management al calităţii. Principii fundamentale şi
vocabular;
 SR EN ISO 9001:2001, Sisteme de management al calităţii. Cerinţe;
 Manualul calităţii;
 Procedura: Elaborarea procedurilor SMC
DESCRIEREA PROCEDURII
Ţinerea sub control a documentelor interne
Elaborarea documentelor interne
Semnătura:
Data:
PRESIUNE 21.06.2018
Exemplar nr. 1/5
Documentele SMC sunt elaborate cu ajutorul calculatorului. După definitivarea de către

elaborator a documentului se printează proiectul de document care este supus anchetei în
GRAND CONF , se analizează observaţiile emise şi se stabilesc prin consens ce modificări
sunt acceptate, se operează modificările admise, şi se printează documentul „original”.
Structura şi forma tuturor procedurilor care documentează SMC implementat în GRAND
CONF sunt reglementate prin prevederile procedurii operaţionale: Elaborarea procedurilor
SMC,
Documentele interne ale SMC se elaborează pe calculator şi se menţin în sistem
computerizat pe toată perioada de valabilitate a ediţiei/reviziei în vigoare a respectivului
document.
Documentele interne ale SMC sunt prezentate în LISTA DOCUMENTELOR INTERNE
CONTROLATE.
Persoana care a elaborat documentul, este nominalizată şi semnează în coloana
ELABORAT a tabelului inclus pe pagina 1 a fiecărei proceduri/pe prima pagina a MC situată
imediat după pagina de gardă (copertă).
Analiza documentelor
Toate documentele interne ale SMC sunt analizate periodic (anual) şi sunt actualizate ori
de câte ori se consideră necesar.
Persoana care a analizat documentul este nominalizată şi semnează în coloana
VERIFICAT a tabelului inclus pe pagina 1 a fiecărei proceduri/pe prima pagină
(nenumerotată) a MC situată imediat după pagina de gardă (coperta).
Aprobarea documentelor
Înainte de emiterea şi punerea în aplicare, după ce au fost analizate şi avizate, documentele
interne ale SMC sunt aprobate astfel:
Manualul Calităţii, procedurile de sistem şi procedurile operaţionale sunt aprobate de
Administratorul ROLAST;
Procedurile de lucru sunt aprobate de Coordonatorul (Managerul) GRAND CONF.
Documentele interne (formularele completate) sunt aprobate de funcţiile şi persoanele care

sunt nominalizate pe acestea.
Funcţia şi persoana care aprobă documentul este nominalizată şi semnează pe pagina de
gardă a documentului (copertă).
Codificarea documentelor
Codificarea procedurilor:
Procedurile care documentează SMC sunt identificate prin: denumire (titlu) şi cod;
Codul tuturor procedurilor este format din grupul de litere AC, care indică faptul că
sunt proceduri ale SMC implementat în ROLAST, urmat de o cratimă, după care:
 pentru procedurile de sistem urmează: grupul de litere PS, cu semnificaţiile P –
procedură, S – sistem, altă cratimă şi în final un grup care reprezintă capitolul /
subcapitolul din standardul de referinţă ( SR EN ISO 9001:2001) cu ale cărui cerinţe
este armonizată procedura respectivă;
 pentru procedurile operaţionale urmează: grupul de litere PO, cu semnificaţiile P –
procedură şi O – operaţională, altă cratimă şi în final un grup de cifre care reprezintă
capitolul sau subcapitolul din standardul de referinţă ( SR EN ISO 9001:2001) cu ale
cărui cerinţe este armonizată procedura respectivă;

Semnătura:
Data:
PRESIUNE 21.06.2018
Exemplar nr. 1/5
 Codificarea formularelor SMC (prezentate ca anexe în proceduri) au atribuit pentru

identificare un cod de formular. Codul formularelor este format din: litera F cu
semnificaţia „formular”, un punct, unul din grupurile de litere: PS, PO sau PL urmat de
acelaşi grup de cifre (din finalul codului procedurii care îl generează), o cratimă şi un
număr de ordine atribuit formularului în documentul care l-a generat.(ex: Formularul
RAPORT DE AUDIT INTERN generat de procedura Audit Intern, cod: AC-PS-8.2.2
are codul F.PS.8.2.2 – 4, fiind al 4-lea formular generat de procedură.
Indexarea / înregistrarea documentelor
Toate documentele SMC sunt identificate prin: cod şi/sau titlu, număr unic şi dată şi sunt
înregistrate.
Multiplicarea şi difuzarea documentelor
Documentele „originale” ale SMC aprobate, sunt utilizate pentru a face copii xerox;
Exemplarele (numerotate) se distribuie sub semnătură, în conformitate cu LISTA DE
DIFUZARE(F.PS.4.2.3 – 2, Anexa 7.2 la prezenta procedură).
Documentaţia de execuţie este difuzată controlat şi este inscripţionată „VALABIL
ANUL/REVIZIA ______”( în care se menţionează anul curent).
Exemplarele copii ale documentelor interne care sunt distribuite în scop informativ, nu
primesc număr de exemplar şi se inscripţionează cu „COPIE INFORMATIVĂ”
Modificarea: actualizarea paginilor unui document/ schimbarea ediţiei şi / sau reviziei
documentelor
Atunci când sunt analizate anual documentele SMC, cu ocazia efectuării auditurilor
interne/externe, în urma analizelor efectuate de management se impun modificări ale
documentelor, aceste modificări pot să fie:
actualizări de pagini – care se realizează atunci când se impun modificări minore în
conţinutul unui document cum ar fi: greşeli de scriere sau gramaticale, modificări/adăugări de
fraze sau paragrafe care nu sunt de fond şi au scopul de a face precizări suplimentare.
Înregistrarea acestor modificări şi monitorizarea paginilor actualizate se realizează în LISTA
DE CONTROL A REVIZIILOR/ MODIFICĂRILOR. Paginile actualizate se retrag de
distribuitor şi se înlocuiesc cu paginile actualizate.
schimbarea reviziei unui document – care implică creşterea cu o unitate a numărului
de ordine atribuit reviziei şi se realizează în cazurile în care apar modificări importante în
conţinutul documentului.
schimbarea ediţiei unui document – care implică creşterea cu o unitate a numărului
de ordine atribuit ediţiei şi se realizează în cazul în care modificările efectuate în conţinutul
documentului sunt majore.
Retragerea, înlocuirea documetelor nevalabile şi arhivarea documentelor

Toate documentele perimate sunt retrase prin grija RMC din ROLAST.
Toate documentele interne controlate sunt arhivate în codiţii corespunzătoare care să le
asigure lizibilitatea, integritatea şi securitatea, în locuri şi pe intervalele de timp specificate în
LDIC.
Documentele şi datele perimate care se păstrează în scopuri juridice şi sau de conservare a
informaţiei sunt marcate cu inscripţia „ EXPIRAT VALABILITATEA LA DATA ___________ „,
însoţită de numele şi semnătura persoanei care a făcut această menţiune.

Semnătura:
Data:
PRESIUNE 21.06.2018
Exemplar nr. 1/5
Toate documentele sunt menţinute în ROLAST atât pe suport de hârtie cât şi pe suport
informatic. Accesul la documentele menţinute pe suport informatic este controlat pentru
asigurarea securităţii informaţiilor şi pentru ca persoane neautorizate să nu poată să facă
modificări neautorizate.
Ţinerea sub control a documentelor externe
Documentele externe, inclusiv reglementările legale aplicabile sunt păstrate astfel încât să
fie accesate de către toate persoanele interesate, fiind ţinute la zi şi protejate împotriva
deteriorării sau pierderii.
Documente ale clientului sunt păstrate, difuzate, modificate, retrase de către persoana care
asigură legătura cu clientul.
RESPONSABILITĂŢI
Administrator GRAND CONF
 aprobă documentele interne ale SMC, care prin conţinutul lor necesită această
aprobare.
Coordonatorul (Managerul) GRAND CONF:

 stabileşte responsabilităţile care revin personalului GRAND CONF în ceea ce
priveşte controlul documentelor şi al datelor;
 numeşte responsabilul cu documentele SMC, dintre membrii GRAND CONF;
stabileşte necesarul de documente specifice GRAND CONF care elaborează
procedurile de lucru aplicabile proceselor desfăşurate în GRAND CONF;
 asigură cunoaşterea, înţelegerea, acceptarea şi respectarea de către personalul din
subordine a documentelor aplicabile;
 desemnează persoana care arhivează documentele şi datele generate în GRAND
CONF;
 aprobă procedurile de lucru elaborate în cadrul GRAND CONF.
Responsabilul calităţii din GRAND CONF

 verifică dacă personalul GRAND CONF utilizează ediţia şi revizia în vigoare a
documentelor; asigură difuzarea controlată a documentelor;
 asigură retragerea/distrugerea documentului ieşit din uz şi înlocuirea documentului
retras cu documentul în vigoare;
 asigură asigură revizia/modificarea documentelor şi datelor în ceea ce priveşte
identificarea şi operarea.
Directorii de proiect
 de arhivarea dosarelor cu documentele şi datele referitoare la proiect
 asigură ţinerea sub control a documentelor care aparţin clientului.
ANEXE
 Lista documentelor interne controlate

Semnătura:
Data:
PRESIUNE 21.06.2018
Exemplar nr. 1/5
 Lista de difuzare
 Lista pentru controlul formularelor, etichetelor, ştampilelor

Semnătura:
Data:

Procedura Controlul

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

S-ar putea să vă placă și

Procedura Controlul

Încărcat de

Informații document

Titlu original

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Procedura Controlul

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

SC GRAND CONF SRL Document: Ediţia 1/21.06.

Procedură de controlul documentelor

Întocmit Verificat Aprobat

Nr. exemplare Destinatarul Nume Prenume Semnătura Data

1 Şef serviciu CTC

Lista de control a reviziilor

Întocmit Verificat Aprobat

Scop şi domeniul de aplicare

Documente de referinţă şi conexe

Întocmit Verificat Aprobat

Documentele SMC sunt elaborate cu ajutorul calculatorului. După definitivarea de către

Documentele interne (formularele completate) sunt aprobate de funcţiile şi persoanele care

Întocmit Verificat Aprobat

 Codificarea formularelor SMC (prezentate ca anexe în proceduri) au atribuit pentru

Retragerea, înlocuirea documetelor nevalabile şi arhivarea documentelor

Întocmit Verificat Aprobat

Coordonatorul (Managerul) GRAND CONF:

Responsabilul calităţii din GRAND CONF

Întocmit Verificat Aprobat

 Lista pentru controlul formularelor, etichetelor, ştampilelor

Întocmit Verificat Aprobat

S-ar putea să vă placă și