PROYECTO - SISTEMA DE INVENTARIO Y VERIFICACIÓN DEL ACTIVO

FIJO
PODER JUDICIAL
Documento: MANUAL DE FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE SINCRONIZACIÓN DE
DATOS
Versión: <3.3.3> - Date: <21/09/2012>

PODER JUDICIAL
MANUAL DE FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE SINCRONIZACIÓN DE DATOS
Versión 3.3.3
Fecha Versión Descripción Autor

Manual de Funcionamiento del Sistema de

21/09/2012 3.3.3 Jeremy David Valdivia
Sincronización de Datos

Índice

1. Acceso al Sistema de Sincronización 2

2. Modulo de Interfase de Sincronización de Datos 3

2.1 Pestaña Generar Imagen 3
2.1.1 Opción Generar Imagen data Base 4
2.1.2 Opción Generar Imagen de Inventario Inicial 4
2.1.3 Opción Generar Imagen de Activos Verificados 4
2.2 Pestaña de Sincronización: 12
2.2.1 Opción Transferir Imagen data BASE 12
2.2.2 Opción Transferir Imagen de INVENTARIO INICIAL 13
2.2.3 Opción Transferir Imagen de ACTIVOS VERIFICADOS 13
2.2.4 Opción Actualizar LISTA de INVENTARIADORES 13
2.2.5 Opción Copiar Base 13
2.2.6 Opción Descargar data VERIFICADA al SERVIDOR 14
2.3 Pestaña de Inventariadores: 24
2.4 Pestaña Exportación: 28
2.5 Pestaña Archivo: 31

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1. Acceso al Sistema de Sincronización

Para acceder al Sistema debe dar doble clic al acceso directo JC Sync que se encuentra en el
escritorio, o también podrá acceder al Sistema desde Inicio – Programas – JC Servicios – JC
Sycn.

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2. Modulo de Interfase de Sincronización de Datos

Desde este modulo podrá realizar la trasferencia de datos de la PC al Dispositivo Móvil o viceversa,
este modulo consta de 5 pestañas, que serán explicadas a detalle.

2.1 Pestaña Generar Imagen

1.- Pestaña
Generar Imagen

2.- Seleccione la Sede o

Sedes del cual desea
generar su imagen.

3.- Presione la
opción del cual
desea generar una
Imagen.

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Esta Pestaña contiene tres opciones, lo que realiza básicamente cada una de ellas es generar
una imagen de la base de datos según la opción seleccionada, esta imagen se genera en ruta
especifica en la PC, luego se debe de transferir la imagen creada al Dispositivo Portátil mediante
la pestaña “Sincronización”(explicada mas adelante).

Para generar una imagen, debe de seleccionar primero la(s) sede(s) de la cual desea obtener
sus datos, luego presione la opción deseada.

2.1.1 Opción Generar Imagen data Base

Esta opción genera una imagen de las tablas (Locales, Ubicación, Personal, Dependencia,
Colores, Marcas, Catálogos, Inventariadores, Sedes y Modelos), de la Sede o Sedes que se ha
seleccionado, y lo almacena en una base de datos de nombre “DBPJ-Base.SDF”, esta base de
datos se genera en la PC en una ruta específica.

Para transferir al dispositivo portátil la base de datos DBPJ-Base.SDF que ha sido generada
debe de dirigirse a la pestaña “Sincronización” y mediante la opción “Transferir la imagen data
Base” lo transfiere

2.1.2 Opción Generar Imagen de Inventario Inicial

Esta opción genera una imagen de la tabla Inventario “LOG_PDA_FLINVT (Esta tabla contiene
todo lo que ha sido inventariado)”, de la Sede o Sedes que se ha seleccionado y lo almacena
en un una base de datos de nombre “DBPJ-Invt.SDF”, esta base de datos se genera en la PC
en una ruta específica. Se genera información de acuerdo al año en proceso, para este caso año
2011.

Para transferir al dispositivo portátil la base de datos DBPJ-Invt.SDF que ha sido generada
diríjase a la pestaña “Sincronización” y mediante la opción “Transferir imagen de Inventario
Inicial” lo transfiere.
2.1.3 Opción Generar Imagen de Activos Verificados

Esta opción genera una imagen de la Tabla Verificados “LOG_PDA_FLVERI (Esta tabla contiene
todos los registros que han sido verificados del Inventario)” de la Sede o Sedes que se ha
seleccionado y lo almacena en una base de datos de nombre “DBPJ-Verif.SDF”, esta base de
datos se genera en la PC en una ruta específica.

Para transferir al dispositivo portátil la base de datos DBPJ-Verif.SDF debe de dirigirse a la

pestaña “Sincronización” y mediante la opción “Transferir imagen de Activos Verificados” lo
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transfiere.
Mensajes de Aviso

- Si no ha seleccionado el año del Inventario y Verificación del activo fijo que se muestra en la
pestaña de sincronización al presionar cualquier opción se mostrara el siguiente mensaje.

- Si no ha seleccionado ninguna Sede y presiona :

o botón Generar Imagen Data Base se mostrara el siguiente mensaje.

o botón Generar Imagen de ACTIVOS VERIFICADOS se mostrara el siguiente mensaje.

- Si se ha generado la Base de Datos DBPJ-Base.SDF anteriormente se mostrara el siguiente

mensaje indicando que ya se tiene un archivo creado en una fecha determinada y con las sedes
que fueron seleccionadas al momento de generar la imagen.
Si presiona el botón “Si” eliminara la imagen creada anteriormente y volverá a realizar una nueva
imagen con las tablas mencionadas anteriormente, caso contrario cancela la generación de la
imagen.

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- Generación de imagen Base [DBPJ-Base.SDF ]

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o Una vez terminada de generar la imagen se mostrara el siguiente mensaje.

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- Si se ha generado la base de datos DBPJ-Invt.SDF anteriormente, se mostrara el siguiente

mensaje indicando que ya se tiene un archivo creado en una fecha determinada y con las sedes
que fueron seleccionadas al momento de generar la imagen.
Si presiona el botón “Si” eliminara la imagen creada anteriormente y volverá a realizar una nueva
imagen con los Activos Fijos que han sido inventariados para realizar su verificación, caso
contrario cancela la generación de la imagen.

o Generación de imagen de ACTIVOS INVENTARIADOS [DBPJ- Invt.SDF ]

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o Una vez terminada de generar la imagen se mostrara el siguiente mensaje.

- Si se ha generado una imagen (Base de Datos DBPJ-Verif.SDF) anteriormente, se mostrara el

siguiente mensaje indicando que ya se tiene un archivo creado en una fecha determinada y con
las sedes que fueron seleccionadas al momento de generar la imagen.
Si presiona el botón “Si” eliminara la imagen creada anteriormente y volverá a realizar una nueva
imagen con los Activos Fijos que han sido ya verificados, caso contrario cancela la generación
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de la imagen.

o Generación de imagen de ACTIVOS VERIFICADOS [DBPJ- Verif.SDF ]

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o Una vez terminada de generar la imagen se mostrara el siguiente mensaje.

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2.2 Pestaña de Sincronización:

En esta pestaña lo que se realiza son las transferencias de las imágenes que se han generado
en la pestaña “Generar Imagen” también podrá actualizar la lista de Inventariadores, transferir
la base de datos DBPJ-Regis.SDF y descargar del dispositivo a la PC los registros que ya han
sido verificados, para esto primero debe de seleccionar el año de proceso, de no ser así no le
permitirá realizar ningún proceso.
2.2.1 Opción Transferir Imagen data BASE

Esta opción lo que realiza es transferir al Dispositivo Portátil la base de datos DBPJ-Base.SDF
(contiene las tablas Locales, Ubicación, Personal, Dependencia, Colores, Marcas, Catálogos,
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Inventariadores, Sedes y Modelos, que ha sido creado en la pestaña “Generar Imagen” por la
opción “Generar Imagen data BASE”).
2.2.2 Opción Transferir Imagen de INVENTARIO INICIAL

Esta opción permite transferir al Dispositivo Portátil la base de datos DBPJ-Invt.SDF (Contiene
los activos inventariados que se van a verificar, este archivo ha sido generado en la pestaña
“Generar Imagen” por la opción “Generar Imagen de INVENTARIO INICIAL”).

2.2.3 Opción Transferir Imagen de ACTIVOS VERIFICADOS

Esta opción permite transferir al Dispositivo Portátil la base de datos DBPJ- Verif.SDF (Contiene
los activos que ya han sido verificados, ha sido generado en la pestaña “Generar Imagen” por la
opción “Generar Imagen de ACTIVOS VERIFICADOS”).

2.2.4 Opción Actualizar LISTA de INVENTARIADORES

Esta opción genera la base de datos DBPJ-Opera.SDF, este contiene todos los Inventariadores
creados en la pestaña “Inventariadores”, una vez que termina de generar el archivo lo transfiere
al Dispositivo Portátil.

2.2.5 Opción Copiar Base

Esta opción lo que realiza es generar la base de datos DBPJ-Regis.SDF (en esta base de datos
se va a registrar todos los activos que están siendo verificados o Inventariado), y una vez
terminada de generarlo lo transfiere al dispositivo portátil.

- Para esto el sistema de Inventario y verificación de Activos Fijos debe de estar en modo de
verificación, es decir que debe de encontrarse el archivo VERIFICAR.CFG en la ruta
\Application\PJ del dispositivo portátil, caso contrario se mostrara el siguiente mensaje.

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2.2.6 Opción Descargar data VERIFICADA al SERVIDOR

Esta opción descarga del Dispositivo Portátil a la PC todo los Activos Fijos que han sido
verificados e Inventariados es decir todo los registros que se encuentran en la base de datos
DBPJ-Regis.SDF, estos registros son insertados en la tabla LOG_PDA_FLVERI de la base de
datos intermedia de JC Servicios.

Recomendación: Supongamos que se ha trabajado todo un día verificando la data inventariada

e Inventariando Activos Nuevos, entonces es recomendable que una vez que se haya
descargado todos lo registros a la PC de todos los dispositivos portátiles, se dirija a la pestaña
“Generar Imagen” y genere la imagen de los Activos Verificados con la Opción “Generar Imagen
ACTIVOS VERIFICADOS” y luego transfiera esta imagen( Base de Datos DBPJ- Verif.SDF) a
todos los dispositivos portátiles con el fin de que todo los dispositivos contengan la misma
información de todos los Activos que ya han sido verificados e Inventariados y así no haya
duplicidad de la información verificada.

Nota Importante

- Para poder realizar el Inventario y Verificación de los activos fijos, el dispositivo portátil debe de
contener las siguientes bases de datos.

1. DBPJ-Base.SDF (se genera mediante la opción Generar Imagen data BASE que se
encuentra en la pestaña “Generar Imagen”) contiene los registros de los locales, Marcas,
Modelos, Usuarios, etc.

2. DBPJ-Invt.SDF (se genera mediante la opción Generar Imagen de INVENTARIO

INICIAL que se encuentra en la pestaña “Generar Imagen”) contiene los registros del
Inventario a verificar.

3. DBPJ-Verif.SDF (Se genera mediante la opción Genera Imagen de ACTIVOS

VERIFICADOS que se encuentra en la pestaña “Generar Imagen”) contiene los registros
que han sido verificados del Inventario.

4. DBPJ-Opera.SDF (Se genera mediante la opción Actualizar LISTA de

INVENTARIADORES) contiene los Inventariados.

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5. DBPJ-Regis.SDF (Se genera mediante la opción copiar Base), este proceso solo se
realiza siempre y cuando el dispositivo portátil no contenga esta base de datos.

Mensajes de Información

Nota Importante: Para cualquiera de las opciones que se muestran en esta pestaña debe de
estar conectado el Dispositivo Portátil a la PC.

- Al conectarse el dispositivo Portátil a la PC se visualizará en la parte inferior derecha de la

pantalla el icono de Microsoft ActiveSync tal como se muestra a continuación, de esa manera se
verifica que el dispositivo Portátil se encuentre conectado a la PC, una vez comprobado la
conexión, puede realizar las operaciones respectivas

Transferir Imagen data BASE

- Al Presionar la opción Transferir Imagen data BASE y si no se ha generado antes la imagen se

mostrara el siguiente mensaje.

- Caso Contrario se mostrara el siguiente mensaje en donde indica en que fecha se ha generado
la imagen y de que sedes.

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Botón Si: muestra el siguiente mensaje de advertencia.

- Al dar clic en el botón Aceptar se iniciara la transferencia de la base de datos [DBPJ-Base.SDF]

al Dispositivo Portátil mostrándose la siguiente ventana.

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Botón No: Cancela la transferencia.

- Al terminar la transferencia se mostrara el siguiente mensaje.

Transferir Imagen de INVENTARIO INICIAL

- Al Presionar la opción Transferir Imagen de INVENTARIO INICIAL y no se ha generado antes

la imagen se mostrara el siguiente mensaje.

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- Caso Contrario se mostrara el siguiente mensaje en donde indica en que fecha se ha generado
la imagen y de que sedes.

Botón Si: Muestra el siguiente mensaje de Advertencia.

- Al dar clic en el botón Aceptar se iniciara la transferencia de la base de datos [DBPJ-Invt.SDF] al

Dispositivo Portátil mostrándose la siguiente ventana.

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Botón No: Cancela la transferencia.

- Al terminar la transferencia se mostrara el siguiente mensaje.

Transferir Imagen de ACTIVOS VERIFICADOS

- Al Presionar la opción Transferir Imagen de ACTIVOS VERIFICADOS y no se ha generado

antes la imagen se mostrara el siguiente mensaje.

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- Caso Contrario se mostrara el siguiente mensaje en donde indica en que fecha se ha generado
la imagen y de que sedes.

Botón Si: Muestra el siguiente mensaje de advertencia.

- Al dar clic en el botón Aceptar se iniciara la transferencia de la base de datos [DBPJ- Verif.SDF]
al Dispositivo Portátil mostrándose la siguiente ventana.

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Botón No: Cancela la transferencia.

- Al terminar la transferencia se mostrara el siguiente mensaje.

Actualizar LISTA de INVENTARIADORES

Al Presionar la opción Actualizar LISTA de INVENTARIADORES se mostrara el siguiente mensaje

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- Al dar clic en el botón Aceptar se iniciara la transferencia de la base de datos [DBPJ-

Opera.SDF] al Dispositivo Portátil mostrándose la siguiente ventana.

- Al terminar la transferencia se mostrara el siguiente mensaje.

Copiar Base

- Al terminar de transferir se mostrara el siguiente mensaje.

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Descargar data VERIFICADA al SERVIDOR

- Al presionar esta opción y el dispositivo no se encuentra en modo de verificación se mostrara el

siguiente mensaje.

- Al presionar esta opción y no hay registros pendientes a transferir se mostrara el siguiente

mensaje.

- Caso contrario se mostrara el siguiente mensaje indicando la cantidad de activos fijos que fueron
descargados.

En Resumen:

Si es la primera vez que se va cargar data al dispositivo entonces verifique que se encuentre
instalado el sistema de Inventario y Verificación de Activos Fijos en el dispositivo portátil, si ya esta
instalado entonces ahora, debe de generar las tres base de datos (DBPJ-Base.SDF “contiene las
tablas principales”, DBPJ-Invt.SDF “contiene los activos fijos a verificar”, DBPJ-Verif.SDF “contiene
los activos fijos que ya han sido verificados”), como se ha mencionado antes esta generación de
base de datos se realiza en la pestaña “Generar Imágenes”, una vez generadas las base de datos
diríjase a la pestaña “Sincronización” y transfiera cada una de las imágenes con sus opciones
respectivas, también transfiera los inventariadores “DBPJ-Opera.SDF”, y la base de datos DBPJ-
Regis.SDF, una vez realizado esto ya esta listo para realizar el Inventario y verificación de Activos
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Fijos.
Ahora, una vez que se haya realizado el Inventario y verificación de los Activos Fijos, proceda a
descargar la información desde pestaña “Sincronización” con la opción descargar Data VERIFICADA
al SERVIDOR, descargue de todos los dispositivos portátiles, una vez concluido la descarga vuelva a
generar la imagen de Activos Verificados [DBPJ-Verif.SDF ] en la pestaña “Generar Imagen”,
seguidamente transfiera la base de datos desde la pestaña “Sincronización” con la opción Transferir
Imagen de ACTIVOS VERIFICADOS, a todos los dispositivos de tal manera que contengan la
misma información de los activos que ya han sido verificados e Inventariado para así evitar la
duplicidad de información y el trabajo doble.

2.3 Pestaña de Inventariadores:

En esta opción va poder crear o editar inventariadores, estos usuarios tienen que ser personas
que se encuentren registrados en la base de datos del SYBASE en la tabla de Personal y luego
bajo un proceso transferir el personal a la Tabla “LOG_PDA_TBPERS” de la base de datos
intermedia de JC Servicios, luego recién puede inscribir al personal como inventariador.

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Nuevo Registro

Botón Nuevo: Este botón permite crear un nuevo inventariador, al dar clic se activara la siguiente
ventana donde debe de llenar los datos respectivos y presionar el botón Grabar.

En esta ventana debe de ingresar el número de DNI de la persona que desea registrar como
inventariador presionar el botón Enter.

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1.- Ingrese el DNI de la persona a

registrar.
2.-. Nombre de la Persona.

3.- Ingrese el Password y la

confirmación de este.

Descripción

1.- Ingreso de DNI:

- Si la persona no se encuentra registrada se mostrara el siguiente mensaje.

- Si no ha ingresado el número de DNI de la persona a registrar se mostrara el siguiente mensaje.

3.- Ingreso de Password: Si no ha ingresado el password y presiona el botón Grabar se mostrara el

siguiente mensaje.

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3.- Ingreso de Confirmación de Password: Si la confirmación ingresada no es la misma que el

password se mostrara el siguiente mensaje.

Modificación de un Registro

Para modificar los datos de un Inventariador seleccione el usuario que desea modificar y presione el
botón Editar.

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Botón Editar: Este botón permite realizar modificaciones a un usuario registrado, al dar clic en este
botón se activara la siguiente ventana con los datos del usuario seleccionado, como se muestra en la
imagen solo se podrá modificar el password.

Luego de realizar los cambios presione el botón Grabar, o en caso desee cancelar la operación presione
el botón Cancelar.

2.4 Pestaña Exportación:

En esta opción podrá exportar datos de la base de datos a un Archivo Excel, básicamente de las
tablas LOG_PDA_FLVERI, LOG_PDA_FLDUP_VERI por fechas y sedes seleccionadas.

- Si activa el Check de Fecha podrá realizar la consulta por un rango de Fecha seleccionado y la
sede seleccionada.
- Si activa el check de Local podrá realizar la consulta por Local y sede seleccionada
- Si activa el check de Inventariador podrá realizar la consulta por Inventariador y sede
seleccionada.
- En resumen: La lista de datos se mostrara por los filtros seleccionados, pueden filtrar por una,
dos o todas las opciones. Luego de seleccionar los filtros presioné el botón Exportar,
internamente se genera un archivo Excel con la lista de datos solicitados.

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Exporta los Activos

Fijos Verificados

Exporta los Activos

Duplicados

- Al dar Clic en el botón Exportar, luego de haber generado el Excel según la opción seleccionada
se activara la siguiente pantalla donde debe de ingresar un nombre y dar clic en el botón
Guardar, se guardara el Archivo Excel generado en la ubicación que selecciono.

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2.5 Pestaña Archivo:

En esta opción se muestra las tablas que son generadas al crear la imagen de la base de datos
en la pestaña Generar Imagen por la opción “Generar Imagen data BASE”.

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