PERIODO 2017-1602

Diseñada por Ing. Germán Gómez Solarte

PLANTILLA PARA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

GESTIÓN DE CALIDAD 301104
Ing. Ana Milena Castro Vergara - Director de curso
 DELICIAS LÁCTEAS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
 HOJA DE PRESENTACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Mediante este trabajo presentamos un ejemplo claro de lo que es En el mundo globalizado

en el que vivimos, la planeación y formulación adecuada de una empresa es un detonante
que aumenta e incentiva el grado de complejidad organizativa que se debe tener. Para el
correcto funcionamiento de estas, sin importar su tamaño, se deben seguir unos pasos y
cumplir con unos requisitos específicos, estos ayudan a que el negocio salga a flote y evita
futuros inconvenientes; El programa de Gestión de Calidad en una organización, debe partir
para su correcta ejecución en la construcción de manuales de procedimiento, instructivos y
formatos, que permitan coordinar un correcto desempeño de todas las actividades, así como
también la descripción de los principales riesgos encontrados en cada uno de los
procedimientos y por ende qué estrategias administrativas y operativas se deben
implementar para el control de estos factores.

En lo que respecta a este trabajo, que viene a satisfacer las inquietudes del grupo
colaborativo, el cual persigue la generación de nuevos conocimientos a partir del análisis de
los temas propuestos, se han realizado varias actividades que viene acompañadas de la
presentación de elementos que consideramos indispensables para la creación de manuales
de procedimientos, instructivos y formatos para la empresa delicias lacteas. El documento
propuesto en medio de su simplicidad es rico en enseñanzas que muestran la necesidad de
determinar mecanismo acordes para llevar a la realidad la creación de un sistema de gestión
de calidad en una organización. Todas las ideas que conforman el trabajo actual son fruto
de la experiencia y de la búsqueda bibliográfica ardua con el deseo de lograr un
conocimiento sólido.
 1. ASPECTOS GENERALES DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

En esta sección se consignan las generalidades del manual de procedimientos antes de

consignar los procedimientos específicos, conforme el alcance definido

2.1 OBJETIVO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Diseñar un manual de procedimientos, instructivos y registros del proceso relativo a la

empresa delicias lacteas, en el que se definen la estructura, las funciones, las prácticas, los
procedimientos, los procesos y los recursos necesarios para conseguir la correcta ejecución
de las actividades acorde al sistema de gestión de calidad de la empresa.

2.2 ALCANCE GENERAL DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Aplica para todos los funcionarios y dependencias de la organización, comprendiendo la

recepción, clasificación, y respuesta de los requerimientos de los asociados, su alcance va
desde el momento en que el asociado ingresa a delicias lácteas hasta que se cumple a
cabalidad con sus requerimientos.
2.3 CONDICIONES GENERALES DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

2 La empresa delicias lácteas está enfocada al mejoramiento continuo y tiene como

objetivo la implementación de un Sistema de Gestión de Calidad, para conseguirlo debe
organizar todas sus actividades en un escenario que garantice los mejores
procedimientos posibles motivo por el cual se desarrolla esta manual de
procedimientos, que engloba todos los procesos a integrarse dentro del sistema de
calidad. La organización entera ha asumido la gestión de sus procesos en la búsqueda
de altos estándares de calidad que la lleven a obtener un mejor desempeño como
empresa.

2.4 CONTROL DE CAMBIOS A LAS GENERALIDADES DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

En esta sección se deben detallar la información correspondiente a los cambios subsecuentes que
se hagan a la información general del manual aclarando que cada procedimiento que sigue a
continuación, dispone de su propia sección para el control de cambios.

Versión Fecha Cambio realizado

CREACION DEL MANUAL PARA EL PROCEDIMIENTO

1
MISIONAL DE SISTEMAS DE CRÉDITO
 2 ESTRATEGIAS PARA MEJORAMIENTO CONTINUO
3 MISION Y VISIÓN
CONDICIONES GENERALES DEL MANUAL DE
4 PROCEDIMIENTOS

3. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS

A partir de esta sección se presentan los procedimientos que se documentan

según el alcance de este manual de acuerdo con la plantilla que se muestra a
continuación.

ENCABEZADO:

CÓDIGO:
delicias lácteas
007
VERSIÓN.
01
PROCEDIMIENTO sistema de crediticio para los
clientes y fidelización PÁGINAS:
Página 4 de 11

3.1 PROPOSITO Y ALCANCE

El presente manual tiene como propósito ofrecer al asociado la información para solicitar y optar
por la mejor opción de crédito, el alcance del mismo va desde el momento en que el asociado
ingresa a delicias lacteas para pedir un crédito hasta elegir la mejor opción.

3.2 DEFINICIONES

 Asociado: Persona que forma parte de una asociación.

 Cooperativa: asociación autónoma de personas que se han unido voluntariamente para
hacer frente a sus necesidades y aspiraciones económicas, sociales y culturales comunes por
medio de una empresa de propiedad conjunta y democráticamente controlada.
 Procedimiento: serie de labores concatenadas de diferentes operaciones que se enlazan entre
sí, encaminados al logro de un fin determinado.
  Expediente de crédito: Registro electrónico, documentación física y electrónica que la
entidad mantiene sobre cada deudor.

3.3 DISPOCISIONES GENERALES

El presente manual hace parte de los macro procesos misionales, se centra puntualmente para el
macro proceso gestión de crédito que incluye el proceso información crediticia para el

Procedimiento sistemas de crédito. Los principales responsables para dicho procedimiento serán las
personas que se encuentren en los cargos catalogados como Analistas de crédito, sin excluir la
participación directa de todos los asociados en dicho procedimiento.

Requerimientos:

 Computador
 Sistema de Asociado.
 Sistema de Crédito.

3.4 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

En la siguiente tabla se puede describir el procedimiento a documentar, iniciando por la actividad

la cual se redacta iniciando con un verbo en infinitivo como planificar, medir, confeccionar, entre
otros. Luego se debe clasificar mediante una “X”, cada actividad según el componente del ciclo
PHVA al que corresponde (Planear, hacer, verificar o actuar), posteriormente se consignan los
documentos y/o registros que se hacen necesarios ya sean externos o internos (para el caso de los
documentos), finalmente se debe registrar el responsable de cada actividad.

Debe anexar o quitar tantas filas como sea el número de actividades del procedimiento que está
describiendo.

Tipo de actividad PHVA

Descripción de la
Id Documento/Registro Responsable
actividad
P H V A

Solicitud de Plantilla de Solicitante

1 servicios para ser x soicitud
usuario de la
 empresa

Cumplir los N/A solicitante

2 x
requisitos

Aporta su cedula de Cedula del Asociado

3 x
ciudadanía asociado

Recibe los Cedula del secretario

4 documentos asociado
solicitados

Revisar y dar visto NA gerente

5 x
bueno

6 Pregunta al Certificación de Gerente

asociado el salario sueldo
con el fin de x
analizar la
capacidad de pago.

7 Revisa si el Cedula del gerente

asociado tiene mora x asociado
por exceso de pago

8 Firmar acta de N/A Usuario

x
compromiso

9 Registro en base de N/A secretario

x
datos

10 Pago de matricula Portafolio de gerente

x
servicios

11 Socialización de gerente
x
deberes y derechos

12 Acceso a servicios Formulario de Operario

x
solicitud de

Tipo de
Descripción de la
Id actividad Documento/Registro Responsable
actividad
PHVA

P H V A

Procesos de compra Cotización Proveedor

1 X
de materiales
 Acuerdos de pago Na Gerente
2 X

Logistica de Provedor
3 x
entrega

Establecer qué tipo entrevista Talento

de personal necesita humano
4 X
la empresa basado
en su experiencia

Hacer un contrato
escrito en el cual se
especifiquen las contrato Talento
5 X humano
actividades a
desempeñar y el
salario

Recolección de Hoja de vida Talento

documentos al día humano y
6 y certificados en X certificados H&S
alturas encargada de
seguridad

Capacitación en el certificado logística

7 área a desempeñar y X
entrega de dotación

Aprobación de CONTRATO GERENTE

8 contrato con X
prestaciones de ley

9 Asignación de área X cronograma supervisor

Entrega de Acta de entrega almacenista

10 X
materiales

Ubicación de puesto N/A JEFE

11 X
de trabajo

Entrega de planilla PLANILLA SUPERVISOR

12 de instalaciones X
programadas

Reconocimiento de N/A Jefe de zona

13 rutas supervisado X
por personal
 antiguo y entrega de
la misma

Carnetización de identificación del Talento

14 X
operación empleado humano

Dotaciones Acta de entrega y Personal

15 X inventario técnico y
almacenista

3.5 DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMEINTO

En esta sección debe insertar el diagrama de flujo correspondiente según la descripción de

actividades que ha realizado.
3.6 RIESGOS DEL PROCEDIMIENTO

En esta sección puede identificar los riesgos laborales y operativos que tiene el procedimiento. La
tabla debe mostrar el nombre o ID de la actividad relacionada con un riesgo, la clasificación del
riesgo que se ha realizado en la empresa, el nivel de riesgo definido en la organización después de
haber valorado el riesgo (analizado contra controles), el código del riesgo que es un código
alfanumérico interno que identifica de manera precisa el riesgo y el código y nombre del
documento en donde se destalla las características del riesgo (matriz de riesgo correspondiente)
para los códigos y documento relacionado debe suponer estos elementos

3.7.1 Riesgos Operativos

Documento relacionado
Actividad
Tipo de riesgo Código del riesgo Nivel de riesgo para la gestión del
relacionada
riesgo

3.7.2 Riesgos Laborales

Documento relacionado
Actividad
Tipo de riesgo Código del riesgo Nivel de riesgo para la gestión del
relacionada
riesgo
3.7 CONTROL DE CAMBIOS

En esta sección se deben detallar la información correspondiente a los cambios subsecuentes que
se hagan a este documento con el fin de rastrear y controlar las modificaciones que se han
realizado

Versión Fecha Cambio realizado

3.8 SECCIÓN DE FIRMAS

Firma: Firma: Firma:

Elaboró: Revisó: Aprobó:

Cargo: Cargo: Cargo:

Para agregar otro procedimiento comience en la siguiente página insertando un “salto de

sección” para que pueda cambiar el nombre del procedimiento en el encabezado y continúe
la estructura con el numeral 3.2