Proceso administrativo

Un proceso administrativo se da como un flujo continuo y conectado de actividades

de planeación, dirección y control, establecidas para lograr el aprovechamiento del
recurso humano, técnico, material y cualquier otro, con los que cuenta la
organización para desempeñarse de manera efectiva.
Este conjunto de actividades, está regido por ciertas reglas o políticas empresariales
cuya finalidad es reforzar la eficiencia en el uso de dichos recursos.
Es aplicado en las organizaciones para lograr sus objetivos y satisfacer sus
necesidades lucrativas y sociales. La labor de los administradores y gerentes en
este sentido es importante, se dice que el desempeño de los mismos se mide
conforme el cumplimiento del proceso administrativo.
Las funciones del proceso administrativo son las mismas funciones da las diferentes
etapas (planificación, organización, dirección y control) pero se diferencian de las
mismas porque son aplicadas a los objetivos generales de la organización.
Etapas del proceso administrativo
El proceso administrativo se desarrolla en diferentes etapas, conocidas con las
abreviaturas de planificación, organización, dirección y control (P.O.D.C.), estas son
consecuentes y se repiten por cada objetivo determinado por la organización o
empresa.
Habitualmente, estas etapas son agrupadas en dos fases, que son:
Fase mecánica: Planificación ¿Qué se debe hacer? y organización ¿Cómo se debe
hacer? En esta se establece lo que se va a hacer y se dispone una estructura para
hacerlo.
Fase dinámica: Dirección ¿Cómo se está haciendo? y Control ¿Cómo se realizó?
Se puntualiza el cómo se maneja el organismo que se ha estructurado
anteriormente.

Actividades y funciones del proceso administrativo

Planeación
Es el primer paso a dar, consiste en saber por anticipado qué se va a hacer, la
dirección a seguir, qué se quiere alcanzar, qué hacer para alcanzarlo, quién, cuándo
y cómo lo va a hacer.
Para ello se siguen algunos pasos como:
Investigación interna y del entorno (se pueden usar herramientas como las 5 fuerzas
de Poder y el análisis FODA).
Planteamiento de propósitos, estrategias y políticas y propósitos.
Establecimiento de acciones a ejecutar a corto, medio y largo plazo.
Estudiosos del tema, afirman que la planificación abarca la definición de las metas
organizacionales, el desarrollo de una estrategia general para alcanzar esas metas
y la consecución de planes prioritarios para coordinar todas las actividades.
Concretamente esta función la debe ejercer el cuerpo administrativo de la empresa,
y preverá los objetivos y metas para la empresa y los métodos que llevara a cabo.
De manera objetiva se establece un plan que contenga las futuras actividades a
realizar, para ser implementado con previa visualización, tomando en cuenta
detalladamente cada característica.
Las actividades más importantes de la planeación son:
- Predefinición de objetivos y metas a lograr durante un determinado tiempo.
- Implantar una estrategia con métodos y técnicas oportunos a llevar a cabo.
- Anticipar y tramar frente a posibles problemas futuros.
- Esclarecer, ampliar y determinar los objetivos.
- Implantar las condiciones de trabajo.
- Seleccionar y enunciar las tareas a desarrollar para cumplir los objetivos.
- Construir un plan general de logros acentuando nuevas maneras de
desempeñar el trabajo.
- Establecer políticas, métodos y procedimientos de desempeño.
- Modificar los planes basados en el resultado del control.
Organización
Es el segundo paso a dar, constituye un conjunto de reglas a respetar dentro de la
empresa por todos quienes allí laboran, la principal función en esta etapa es la
coordinación. Después de la planeación el siguiente paso es distribuir y asignar las
diferentes actividades a los grupos de trabajo que forman la empresa, permitiendo
la utilización equitativa de los recursos para crear una relación entre el personal y el
trabajo que debe ejecutar.
Organizar es utilizar el trabajo en busca de metas para la empresa, incluye fijar las
tareas a realizar, quién las va a hacer, dónde se toman las decisiones y a quién
deben rendir cuentas. Es decir, la organización permite conocer lo que debe hacerse
para alcanzar una finalidad planeada, dividiendo y coordinando las actividades y
proporcionando los recursos necesarios.
La labor que aquí se lleva está relacionada con las aptitudes (físicas e intelectuales)
de cada trabajador a la vez con los recursos que posee la empresa.
La principal intención de la organización es detallar el objetivo asignado a cada
actividad para que se cumpla con el mínimo gasto y con un grado máximo de
satisfacción.
Las actividades más significativas de la organización son:
- Realizar la selección minuciosa y detallada de cada trabajador para los
diferentes puestos.
- Subdividir las tareas en unidades operativas.
- Escoger una potestad administrativa para cada sector.
- Proporcionar los materiales y recursos a cada sector.
- Concentrar las obligaciones operativas en puestos de trabajo por
departamento.
- Mantener claramente establecidos los requisitos del puesto.
- Suministrar facilidades personales y otros recursos.
- Ajustar la organización basado en los resultados del control.
Dirección
Es el tercer paso a dar, dentro de ella se lleva a cabo la ejecución de los planes, la
comunicación, la motivación y la supervisión necesaria para alcanzar las metas de
la empresa. En esta etapa es necesaria la presencia de un gerente con la capacidad
de tomar decisiones, instruir, ayudar y dirigir a las diferentes áreas de trabajo.
Cada grupo de trabajo se rige por normas y medidas que buscan mejorar su
funcionamiento, la dirección es trata de lograr mediante la influencia interpersonal
que todos los trabajadores contribuyan al logro de los objetivos.
La dirección se puede ejercer a través de:
- El liderazgo
- La motivación
- La comunicación.
Las actividades más significativas de la dirección son:
- Ofrecer motivación al personal.
- Recompensar a los empleados con el sueldo acorde a sus funciones.
- Considerar las necesidades del trabajador.
- Mantener una buena comunicación entre los diferentes sectores laborales.
- Permitir la participación en el proceso de decisiones.
- Influenciar a los trabajadores para que hagan su mejor esfuerzo.
- Capacitar y desarrollar a los trabajadores para utilicen todo su potencial físico
e intelectual.
- Satisfacer las diferentes necesidades de los empleados mediante el
reconocimiento de su esfuerzo en el trabajo.
- Ajustar los esfuerzos de la dirección y ejecución de acuerdo a los resultados
del control.
Control
Es el último paso que hay que dar, dentro de esta se lleva a cabo la evaluación del
desarrollo general de una empresa, esta última etapa tiene la labor de garantizar
que el camino que se lleva, la va a acercar al éxito. Es una labor administrativa que
debe ejercerse con profesionalidad y transparencia.
El control de las actividades desarrolladas en la empresa ofrece un análisis de los
altos y bajos de las mismas, para luego basado en los resultados hacer las
diferentes modificaciones que sean factibles llevarse a cabo para corregir las
debilidades y puntos bajos percibidos.
La principal función del control es efectuar una medición de los resultados obtenidos,
compararlos con los resultados planeados para buscar una mejora continua. Por
ello esta se considera una labor de seguimiento enfocada a corregir las
desviaciones que puedan presentarse respecto a los objetivos planteados. Luego
contrasta lo planeado y lo conseguido para desatar las acciones correctivas que
mantengan el sistema orientado hacia los objetivos.
Las actividades más importantes del control son:
- Seguir, evaluar y analizar los resultados obtenidos.
- Contrastar los resultados contra estándares de desempeño.
- Comparar los resultados obtenidos con los planes establecidos.
- Definir e Iniciar acciones correctivas.
- Discurrir medios efectivos para medir la operatividad.
- Comunicar y participar a todos acerca de los medios de medición.
- Transferir información detallada que muestre las variaciones y
comparaciones efectuadas.
- Sugerir diversas acciones correctivas cuando fuesen necesarias.

Interrelación entre las funciones

En la práctica real, las 4 funciones fundamentales de la administración están

entrelazadas e interrelacionadas, el desempeño de una función no cesa por
completo (termina) antes que se inicie la siguiente. Y por lo general no se ejecuta
en una secuencia en particular, sino como parezca exigirlo la situación. Al establecer
una nueva empresa el orden de las funciones será quizás como se indica en el
proceso pero en una empresa en marcha, el gerente puede encargarse del control
en un momento dado y a continuación de esto ejecutar y luego planear.
La secuencia deber ser adecuada al objetivo específico. Típicamente el gerente se
halla involucrado en muchos objetivos y estará en diferentes etapas en cada uno.
Para el no gerente esto puede dar la impresión de deficiencia o falta de orden. En
tanto que en realidad el gerente tal vez está actuando con todo propósito y fuerza.
A la larga por lo general se coloca mayor énfasis en ciertas funciones más que en
otras, dependiendo de la situación individual. Así como algunas funciones necesitan
apoyo y ejecutarse antes que otras puedan ponerse en acción.
Las funciones fundamentales no se ejecutan en forma independiente una de otra
sino que se entrelazan entre sí. Forman de esta manera una interrelación entre las
mismas, de tal forma que la ejecución de una influye sobre los demás.
La importancia del proceso administrativo reside en la previsión de los hechos
futuros y el control adecuado de los recursos en forma ordenada.
Es necesario que las reglas, políticas y las actividades de cada proceso se apliquen
de manera efectiva y en línea con los objetivos y metas de la empresa, para de esta
forma mantener la eficiencia del sistema y por ende la rentabilidad y beneficio
económico.

Ventaja competitiva

Una ventaja competitiva es una ventaja en algún aspecto que posee una empresa
ante otras empresas del mismo sector o mercado, y que le permite tener un mejor
desempeño que dichas empresas y, por tanto, una posición competitiva en dicho
sector o mercado.
Algunos aspectos en los que una empresa podría tener una ventaja competitiva son
el producto, la marca, el servicio al cliente, el proceso productivo, la tecnología, el
personal, la infraestructura, la ubicación, la distribución, etc.
Por ejemplo, una empresa podría tener una ventaja competitiva en los siguientes
casos:
- Al contar con un producto único e innovador difícil de imitar por la
competencia, que le permite diferenciarse o distinguirse de esta.
- al contar con una marca de gran valor que le permite que cualquier producto
que lance al mercado tenga una buena acogida.
- Al contar con un proceso productivo eficiente que le permite producir los
mismos productos de la competencia, pero a un menor costo.
- al contar con un tipo de tecnología que le permite producir productos con un
mejor rendimiento que los de la competencia.
- Al contar con personal altamente calificado que le permite tener una alta
productividad o brindar un excelente servicio al cliente.
- al contar con una patente que le permite explotar un determinado producto
sin preocuparse porque la competencia también lo haga.
- Al contar con un sistema de información que le permite tomar y procesar
rápidamente los pedidos del cliente, y brindar así una rápida atención.
- Al contar con una moderna infraestructura que le permite que sus empleados
trabajen y sus clientes sean atendidos en un ambiente cómodo y acogedor.
 - Al contar con una ubicación estratégica que le permite que sus clientes
puedan ubicarlos y visitarlos fácilmente, o que sus proveedores puedan
abastecerlos oportunamente.
- Al contar con un sistema de distribución eficiente que le permite que sus
productos lleguen a varios puntos de venta, en condiciones óptimas y en el
momento oportuno.
Una empresa podría tener diferentes ventajas en diferentes aspectos ante otras
empresas competidoras, pero para que una ventaja sea considerada como
competitiva, es necesario que cumpla con los siguientes requisitos:
- Permitir un mejor desempeño: debe permitirle a la empresa tener un mejor
desempeño que el de la competencia; por ejemplo, mayores ventas, un
mayor margen de ganancia, un mayor número de clientes fidelizados, etc.
- Permitir un aumento de la rentabilidad: debe permitirle a la empresa tener un
aumento de la rentabilidad que por lo menos llegue a ubicarse por encima de
la rentabilidad promedio del sector o mercado.
- Ser sostenible en el tiempo: debe ser capaz de mantenerse en el mediano o
largo plazo; por ejemplo, una tecnología capaz de adaptarse a los cambios
del mercado y no una que quede rápidamente obsoleta.
- Ser difícil de alcanzar o igualar: debe ser difícil de alcanzar o igualar por la
competencia; por ejemplo, un producto difícil de imitar por la competencia
debido a sus componentes únicos.
La idea del concepto de la ventaja competitiva es que una empresa debe buscar
constantemente obtener una, mantener aquella o aquellas que ya posee, y
aprovecharla al máximo, si es que quiere lograr un mejor desempeño que las demás
empresas competidoras, y tener así una posición competitiva en el sector o mercado.
Existen diversas formas de obtener una ventaja competitiva, pero las dos principales
son buscar un liderazgo en costos (una ventaja comparativa o ventaja en costos), y
buscar una diferenciación (una ventaja diferencial):
Buscar un liderazgo en costos: consiste en buscar tener los costos más bajos del
mercado (por ejemplo, creando procesos más eficientes o simplificando el diseño
del producto), con el fin de poder ofrecer precios más bajos que los de la
competencia.
Buscar una diferenciación: consiste en buscar ofrecer algo único, original y
novedoso (por ejemplo, un producto con un mejor rendimiento o una mayor
durabilidad que los demás), con el fin de poder diferenciarse o distinguirse de la
competencia.
Para ser y mantenerse competitiva, una empresa debe buscar constantemente
obtener una ventaja competitiva, aun cuando ya posea una o más de una; pero
también ser consciente de aquella o aquellas ventajas competitivas que ya posee,
esforzarse por mantenerla y aprovecharla al máximo.
Mantener una ventaja competitiva podría significar reforzar dicha ventaja hasta
hacerla más duradera y significativa; por ejemplo, si una empresa tiene como
ventaja competitiva a su fuerza de ventas, mantenerla podría significar buscar
nuevas y mejores formas de capacitarla.
Mientras que aprovechar al máximo una ventaja competitiva podría significar
procurar obtener el máximo beneficio de esta; por ejemplo, si una empresa tiene
como ventaja competitiva una alianza con un socio estratégico, aprovecharla al
máximo podría significar buscar nuevos acuerdos con dicho socio; o si tiene como
ventaja competitiva a su sistema de distribución, aprovecharla al máximo podría
significar utilizar dicho sistema para vender otros productos complementarios a los
que ya vende.
Finalmente, aprovechar una ventaja competitiva también podría significar convertir
dicha ventaja en una oportunidad de negocio; por ejemplo, si una empresa tiene
como ventaja competitiva el conocimiento y la tecnología necesaria para elaborar
un producto que ya existe en el mercado, pero con una mayor calidad, aprovechar
dicha ventaja podría significar lanzar dicho producto al mercado.

Liderazgo en costos

Consiste en buscar y mantener una posición de costes bajos respecto de la

competencia, esto permitirá a la empresa obtener unos rendimientos superiores al
promedio del sector.
Existe una relación entre la estrategia de liderazgo en costes y la posesión de una
cuota de mercado elevada, esto es debido a que el tener una cuota de mercado alta,
permite la aparición de las economías de escala y las economías de experiencia,
ambas contribuyen a la reducción de los costes unitarios.
Las economías de escala hacen referencia a la reducción de costes unitarios al
aumentar la producción de un producto determinado. Las economías de experiencia
hacen referencia a la reducción de costes unitarios como consecuencia de una
producción histórica acumulada (debido a la mayor experiencia de los trabajadores,
por ejemplo).
La estrategia de liderazgo en costes requiere de la construcción de grandes
instalaciones, capaces de producir grandes volúmenes. También se requiere de la
utilización de equipos productivos rígidos, que son aquellos especializados en la
producción de un único producto.
Estrategia de liderazgo
Hay empresas que pueden seguir una estrategia de este tipo por su buena posición
geográfica o porque pueden conseguir una materia prima a un precio más bajo.
En la actualidad la relación entre cuota alta de mercado y liderazgo en costes sigue
siendo válida, pero no estrictamente necesaria, así hay empresas que utilizan
tecnologías avanzadas que les permiten producir pequeños volúmenes a bajo coste.
- Ventajas de la estrategia de liderazgo de costes:
El trabajar con costes reducidos, le permite a la empresa obtener unos márgenes
superiores, le permite también, sostener y aguantar guerras de precios que puedan
producirse, emprender políticas agresivas de precios, pues si una empresa tiene
éxito con esta estrategia y es la que tiene costes menores, puede bajar los precios,
para tratar de eliminar a la competencia.
- Inconvenientes de la estrategia de liderazgo de costes:
La empresa que sigue esta estrategia, ha apostado por la producción de unos
productos determinados, con unos procesos especializados, esto le confiere
inflexibilidad a la empresa, no pudiéndose adaptar de este modo, a los cambios de
la demanda o de la tecnología.
Otro inconveniente es que la empresa al centrarse en la reducción de costes, se
despreocupa de otras actividades como Investigación y Desarrollo (I+D), o la
prospección de mercados. La empresa piensa que el mercado ya está estabilizado
y no realiza estudios sobre el mismo, no pudiéndose adaptar a los cambios que
pudieran producirse. Por ello se suele decir, que esta estrategia es aconsejable,
para entornos estables.