Sunteți pe pagina 1din 3

Sage Comptabilité i7 et 100c.

Préparer migration V3.00

Gestion des exercices


La comptabilité 100c V3.00 propose toujours cinq exercices en ligne, par contre il n'est plus
possible d'avoir plus de deux exercices non clôturés pour se conformer à cette obligation.

Point 160 du BOI-TVA-DECLA-30-10-30 : « Le logiciel de comptabilité ou de gestion ou le


système de caisse qui enregistre les données de règlement doit prévoir une clôture. Cette
clôture doit intervenir à l'issue d'une période au minimum annuelle (ou par exercice lorsque
l'exercice n'est pas calé sur l'année civile) »

Exemple : vous avez 4 exercices ouverts (non clôturés) : 2018, 2017, 2016, 2015 après
migration en comptabilité certifiée 100c il sera nécessaire de clôturer au préalable les exercices
2015 et 2016 avant de pouvoir accéder aux exercices 2017 et 2018.

Nous vous rappelons que la clôture d’un exercice est subordonnée à la clôture des écritures et
au minimum à l’impression des journaux correspondant.

Les différentes actions décrites ci-dessous peuvent être réalisées dans votre version i7 8.5x ou
100c V1.xx et V2.XX ou directement dans votre version certifiée 100c V3.00.

Clôture des écritures


Rappel des préconisations pour les règles de saisie et gestion du FEC (fichier des
écritures comptables)
• Langue étrangère : Proscrire l’utilisation d’informations en langue étrangère
• Libellé écriture : Il doit être systématiquement renseigné, et ce quel que soit le journal.
• N° facture : Il doit être systématiquement renseigné, et ce quel que soit le journal.
• Montant en devise : Ne pas utiliser la devise EUR dans une écriture alors que la devise
de tenue de compte est l’Euro.
• Code ISO de la devise : Vérifier que les codes ISO sont présents sur toutes les devises
dans les paramètres sociétés, Paramètres des données de structure, icône
International.
• N° pièce : Si les options « Protéger la zone n° pièce » et « Appliquer une numérotation
continue pour le fichier » ne sont pas activées (fortement déconseillée), une extrême
rigueur doit être observée afin de ne pas créer des pièces comptables DGFIP
déséquilibrées.
• Insertion d’une ligne d’écriture dans une pièce existante : L’utilisation de la fonction
Visualisation d’une pièce accessible par le bouton [Actions] ou via le menu contextuel
est obligatoire.

Sage R&D et Stratégie PME Page 1 sur 3


• Suppression d’une pièce comptable brouillard : Il est conseillé d’imprimer cette pièce, de
le conserver et d’annoter la justification de la suppression. Cette dernière est en effet
susceptible d’être demandée à l’occasion d’un contrôle.
Remarque : La saisie en mode brouillard est optionnelle, il est possible d’interdire de supprimer
les écritures (Paramètres de comptabilisation, Règles de saisie, « Autoriser la suppression des
écritures » ne doit pas être activée).

Traitements préalables à toute action de clôture sur les écritures.


Impression systématique de l’état de pré-contrôle FEC qui vous permet de détecter la majorité
des erreurs de saisie afin de vous conformer aux exigences de ce dernier.

Menu Etat, Analyse et contrôles, Pré-contrôles FEC…

Procéder aux corrections éventuelles.

 Tout traitement de clôture nécessite impérativement de sauvegarder le fichier comptable avant


d’exécuter cette commande.
Clôture des écritures
Rappel : toutes les fonctions qui clôturent les écritures valide définitivement l’écriture et lui
attribue une date de validation à correspondante à la date système de traitement. La date de
validation apparaît dans le fichier des écritures comptables, il est donc vivement conseillé de
clôturer régulièrement ses écritures. Nous vous conseillons de procéder à une clôture des
écritures après chaque déclaration de TVA.

Menu Traitement, Sauvegarde fiscale des données (optionnelle en version i7, native en 100c) :
« Procéder aux opérations périodiques »
En version i7, l'utilisation de la fonction de Sauvegarde fiscale automatise la production de tous
les états ainsi que les Fichiers des écritures comptables pour les traitements périodiques et
annuels.

En version100c V3.xx, en plus de l’automatisation des tâches les archives générées par la
Sauvegarde fiscale sont signées numériquement afin de garantir leur intégrité. Toute génération
d’une archive fait l’objet d’une notification dans le journal des événements légaux, ce dernier
étant lui-même sécurisé.

A défaut de Sauvegarde fiscale, Menu Traitement, Clôture des journaux


Clôture périodique : il s’agit d’un processus irréversible figeant une période (ni création de
nouvelles écritures sur la période clôturée ni modification / suppression).
 Attention ! Contrairement à la sauvegarde fiscale, la clôture ne permet d’imprimer que les
journaux, il vous incombe de produire et conserver l’ensemble des documents obligatoires :
• Grand livre général cumulatif par période*
• Grand livre tiers cumulatif par période*
• Journal général
• Balance générale cumulative par période*
• Balance tiers cumulative par période*

* Exercice civil : janvier, janvier à février, janvier à mars… janvier à décembre

Sage R&D et Stratégie PME Page 2 sur 3


 Attention ! Si vous n’utilisez pas la Sauvegarde fiscale vous devez également produire et
conserver le Ficher des écritures comptables (FEC). Menu Traitement, Fin d’exercice,
Générateur fichier écritures DGFIP, cumulatif par période

Clôture de l’exercice
« […] au terme d’une période de 12 mois […], il doit être obligatoirement procédé à la clôture de
l’exercice. ». C’est à la clôture annuelle que sont établis les comptes annuels au vu des
enregistrements comptables et d’inventaire : bilan, compte de résultat et annexe forment un tout
indissociable.

 Tout traitement de clôture nécessite impérativement de sauvegarder le fichier comptable avant


d’exécuter cette commande.
Menu Traitement, Sauvegarde fiscale des données (optionnelle en version i7, native en 100c) :
« Procéder aux opérations annuelles ». Cela automatise la clôture de l’exercice, l’impression du
journal général et la production du Fichier des écritures comptables.

A défaut de Sauvegarde fiscale, Menu Traitement, Fin d’exercice, Clôture de l’exercice.

Fichier d’archives (*.arc)


En version 100c V3.xx certifiée anti fraude Les bases d'archives vous permettent de conserver
des données à des fins de consultation uniquement. L'ensemble des documents comptables et
commerciaux étant produit par la Sauvegarde fiscale des données. Un Filigrane « Archive »
apparaît sur tous les documents obligatoires.

Si vous n’avez pas produit l’ensemble des états sous forme de fichier PDF il est impératif
de les générer avant le passage en 100c V3.xx

Rappel des obligations : « Les entreprises doivent conserver les livres, registres, documents […] sous
une forme dématérialisée dans un format immédiatement lisible. »

Il vous incombe si ce n’est déjà fait de produire et conserver l’ensemble des documents
obligatoires en pdf :

• Grand livre général cumulatif par période*


• Grand livre tiers cumulatif par période*
• Journal général
• Balance générale cumulative par période*
• Balance tiers cumulative par période*

* Exercice civil : janvier, janvier à février, janvier à mars… janvier à décembre.


 Attention ! Si vous n’utilisez pas la Sauvegarde fiscale vous devez également produire et conserver
le Ficher des écritures comptables (FEC). Menu Traitement, Fin d’exercice, Générateur fichier écritures
DGFIP cumulatif par période

Sage R&D et Stratégie PME Page 3 sur 3