ADMINISTRACIÓN DE

PROYECTOS DE
SISTEMAS
PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO

Ms. Mirko Manrique Ronceros

Un matrimonio pretende
invitar a una pareja de amigos
a su casa de campo y
ofrecerles un buen desayuno
—recién hecho y a punto—
para cultivar la buena relación
que mantiene con ellos. Los 2
anfitriones acuerdan hacer la
invitación y han seleccionado
el menú conociendo los
gustos de sus invitados.
Prevén que el desayuno —
incluida la sobremesa— dure
aproximadamente dos horas
CONCEPTOS BÁSICOS
Proyecto
Esfuerzo temporal que se lleva a
cabo para crear un producto,
servicio o resultado único.
Ejemplo: mejora de los procesos
administrativos y de producción
de una empresa o la
implantación de un paquete de
software de producción
Proceso
Medidas y actividades
interrelacionadas realizadas para
obtener un conjunto específico de 3
productos, resultados o servicios.
Ejemplo: Entradas, Técnicas,
Herramientas y Equipo, Personas,
Salidas, Activos Organizacionales,
Indicadores de Desempeño.
 Procesos de la
Administración de
Proyectos.

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 CONCEPTOS ÚTILES

Metodología Método Técnica

Sistema de prácticas, Forma de trabajo que Procedimiento sistemático

técnicas, procedimientos implica un arreglo definido y utilizado por una
y normas utilizado por ordenado de manera persona para realizar una
quienes trabajan en una lógica, generalmente actividad con el fin de
disciplina. con pasos a seguir. generar un producto o un
resultado, o prestar un
servicio, y que puede
emplear una o más
Tecnología herramientas.
Conjunto de métodos, procedimientos, herramientas,
maquinaria o equipo y saberes prácticos que se usan
en la fabricación o mejora de un producto o servicio.

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 COMPARATIVA DE
METODOLOGÍAS
Administración de Proyectos (PMI) Administración de Proyectos Ágiles

Visión clara del producto y del valor

1 Enunciado del producto
(concepto, hoja de datos)

2 Planificación del proyecto Planificación ligera

3 Actitud predictiva Actitud adaptativa

4 Diversos ciclos de vida Ciclo de vida evolutivo: por iteraciones

Para proyectos de desarrollo de nuevos

5 Para todo tipo de proyectos
productos

6 En un contexto más estable En un contexto turbulento

Disminución sistemática de la incertidumbre

7 Seguimiento y control del proyecto
y mitigación de riesgos 6
 PROPÓSITO DE INICIACIÓN
DEL PROYECTO
▹ La fase de iniciación del proyecto consiste en revisar
la propuesta antes de realizar su planificación formal
para verificar su pertinencia en relación con los
objetivos de la organización donde se llevará a cabo,
y aprobarlo en su caso, analizando, entre otros, el
objetivo del proyecto, el producto que se va a entregar
al final y los elementos del contexto en que se plantea
y, en su caso, se desarrollará el proyecto.

▹ Dos elementos importantes a incluir en esta fase son

el manejo de la autoridad y de la comunicación en un
ambiente organizacional, los cuales son necesarios
para sentar las bases que permitirán sacar adelante el
proyecto a futuro.
7
 ROLES PRINCIPALES EN EL
PROCESO
Rol Responsabilidad

Redactar el enunciado del trabajo a realizar y

1 Proponente del proyecto
defender el proyecto

Analizar la propuesta del proyecto y atender los

2 Autoridad, individual o colegiada intereses de la organización; redactar el acta del
proyecto

Solicitar los recursos necesarios para planificar el

3 Administrador del proyecto proyecto y lograr el compromiso formal del
patrocinador con el mismo

Apoyar con autoridad y recursos el proyecto y a su

administrador desde su gestación hasta su
4 Patrocinador del proyecto
término. Comprometerse plenamente con el
esfuerzo

Estar presentes en el proceso y atentos al logro de

5 Otros interesados 8
sus intereses
 Documentos del
Procesos
Para trabajar la iniciación del
proyecto se utilizan dos
documentos: el Enunciado del Enunciado del Acta del
Trabajo Proyecto
trabajo, como insumo, y el Acta
del proyecto, como salida.
Proceso de 9
Iniciación
 ENUNCIADO DEL TRABAJO
Es un documento que contiene:
▹ El objetivo de negocios del proyecto.
▹ La descripción del producto a obtener
▹ El contexto en el cual se plantea el proyecto, lo que
permitirá a la autoridad saber si la propuesta es
pertinente en relación con las metas de la organización.
Se recomienda que la redacción del objetivo sea tipo
SMART, es decir:
▹ eSpecífico.
▹ Medible.
▹ Alcanzable.
▹ Realista.
▹ En un Tiempo determinado.
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 ENUNCIADO DEL TRABAJO

Errores u omisiones cometidos frecuentemente

▹ El objetivo no es tipo SMART.
▹ El beneficio de negocios no está claramente
explicitado o no es alcanzable.
▹ El producto no ha sido descrito con la precisión
requerida.
▹ La propuesta del proyecto no coincide con las
prioridades de la organización.
▹ No se explicitan los lineamientos de la organización
que permiten justificar que el proyecto se lleve a cabo.
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 ACTA DEL PROYECTO

Es un instrumento que nos permite dejar

constancia de la aprobación del proyecto y
comunicar posteriormente a los interesados que
ha sido sancionado en forma favorable.
Contiene principalmente la descripción de la
necesidad a la que responde el proyecto, su
objetivo, el nombre del administrador y su
responsabilidad, y el nombre de los principales
interesados. Puede tomar la forma de carta o
memorando.

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 ACTA DEL PROYECTO
Errores u omisiones cometidos frecuentemente
▹ El acta no describe el objetivo del proyecto o lo hace
de manera confusa.
▹ Aunque menciona al administrador del proyecto, no
explicita sus roles y responsabilidades.
▹ No se informa del inicio del proyecto a las personas
directamente involucradas en él y cuyo apoyo será
crítico para su éxito.
▹ La persona que firma el acta no dispone de la
autoridad y los recursos necesarios para apoyar al
administrador del proyecto a fi n de que éste pueda
sacar adelante el esfuerzo si se presentan dificultades
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durante su ejecución.
¿QUÉ ES LA EDT?
 La EDT (Estructura Desglosada de
Trabajo) o WBS (Work Breakdown
Structure) es una herramienta técnica
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que consiste en la descomposición
jerárquica del trabajo para lograr los
objetivos del proyecto y crear los
entregables requeridos. La EDT
organiza y define el alcance total del
proyecto, por eso constituye el primer
paso en la planificación de un proyecto.
¿QUÉ ES LA EDT?
 La creación de la EDT no es trabajo de una
sola persona. Para lograr una efectiva EDT
se necesita contar con la participación de
los miembros del equipo de proyecto para 15

que se pueda identificar los componentes

de la EDT según el tipo de trabajo. El líder,
junto con el equipo, los stakeholders y los
expertos que conocen los temas del
proyecto, debe desglosar todas las
actividades siguiendo un orden jerárquico
que permita establecer la relación de cada
actividad con la meta final del proyecto.
¿QUÉ ES LA EDT?
 Establece la estructura de partidas de
trabajo entregables de lo general a lo
particular para definir el alcance total
16
del proyecto.
 Es la columna vertebral que establece
a nivel general las estructuras del
programa y el costo.
 PROPÓSITO E
IMPORTANCIA DE LA EDT
 El propósito de la EDT es definir el
trabajo de manera jerárquica,
describiendo los entregables y tareas
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que deben realizarse en el proyecto,
para que pueda ser utilizada como una
herramienta de trabajo diario y no como
un documento que se actualiza una vez
por año para demostrar una serie de
actividades llevadas a cabo que
justifican los gastos del proyecto.
 PROPÓSITO E
IMPORTANCIA DE LA EDT
 Ayuda a establecer una correlación de cada
actividad con la meta final del proyecto.
 Identifica el 100% de trabajo requerido para
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llevar a cabo el proyecto.
 Permite estimar tiempo y costo del trabajo.
 Apoya en el proceso de verificación del
alcance del proyecto.
 Organiza el trabajo del proyecto.
 Es un insumo fundamental para los
próximos pasos de planeación: creación del
cronograma y curvas de recursos.
CARACTERISTICAS DE LA
EDT
 La EDT define y organiza la estructura de trabajo total
del proyectoHerramientas y Técnicas.
 Cada actividad de la EDT tiene un entregable tangible.
 La EDT subdivide el trabajo del proyecto en porciones 19
más pequeñas y fáciles de manejar.
 Cada nivel descendente representa una definición cada
vez más detallada del trabajo del proyecto, tales
componentes de más bajo nivel se denominan paquetes
de trabajo.
 El trabajo planificado comprendido en los paquetes de
trabajo puede ser programado, supervisado, controlado
y sus costos estimados.
 La EDT es la representación de una estructura
jerárquica.
COMPONENTES DE LA EDT
Objetivo del Componentes Productos o Output
Proyecto El conjunto de El resultado de los
El impacto esperado outputs agrupados entregables del
de los componentes según su naturaleza. proyecto.
del proyecto.
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Entregables Paquetes de Actividades/Tareas

Trabajo
Los servicios o Las unidades de
productos que Grupo de trabajo.
produce el proyecto actividades/tareas
mediante la ejecución que se realizan para
de los paquetes de lograr los entregables
trabajo. del proyecto.
 PAUTAS PARA
DESARROLLAR UNA EDT

Paso 1 Paso 2
Identificar el producto(s) Definir los entregables
final del proyecto, que principales del producto; 21
debe entregarse para los entregables
alcanzar el éxito del predecesores necesarios
proyecto. Se recomienda para el proyecto pero
una revisión completa de que por sí mismos no
alcance del proyecto satisfacen una necesidad
para asegurar la comercial (por ejemplo,
consistencia entre los una especificación de
EDT y los requerimientos diseño).
del proyecto.
 PAUTAS PARA
DESARROLLAR UNA EDT

Paso 3 Paso 4
Descomponer los Revisar y refinar la EDT
entregables principales a hasta que los 22
un nivel de detalle involucrados con el
apropiado que permita proyecto estén de
gestionar con eficacia y acuerdo que el proyecto
eficiencia. planificado pueda
completarse
satisfactoriamente y que
la ejecución y el control
producirán los resultados
deseados.
 DIFERENCIA ENTRE
ACTIVIDADES Y EDT

EDT Actividades
Los elementos de la EDT Las actividades y tareas
o partidas de trabajo se son las acciones 23
refieren a entregables requeridas para crear
(son elementos estos entregables.
tangibles).
IMPORTANCIA DE LAS TAREAS
▹ Las tareas generalmente implican recursos,
ejecutando acciones durante un cierto
período de tiempo.
▹ Por lo tanto son la base para la programación
del tiempo, la estimación de los costos del
proyecto y las necesidades de recursos.
▹ No todas las tareas consumen recursos 24

(humanos, materiales, monetarios, etc.) pero

todas requieren tiempo.

Ejemplos:
 La actividad de fraguado y resistencia del concreto.
 El tiempo requerido para que se otorgue los
permisos ambientales.
 El tiempo que tarda un embarque de equipos en
llegar al puerto.
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