CO-PR-02 Selección, Evaluación Y Control de Proveedores V2

SELECCIÓN, EVALUACIÓN, REEVALUACIÓN Y CONTROL DE
PROVEEDORES Y CONTRATISTAS
Código: CO-PR-02 Versión: 04 Fecha: 20/06/2018
1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos para seleccionar y evaluar a los proveedores de bienes y servicios,
con el fin de garantizar que los productos adquiridos cumplan con los requerimientos y
requisitos establecidos por la compañía.
2. ALCANCE
Aplica para la selección, evaluación y re-evaluación de los proveedores de bienes y/o servicios
que afectan la calidad de los procesos de IDEA ESPE.
3. DEFINICIONES
Proveedor: Es la persona o empresa que suministra un producto, equipo, material o servicio, a

quien previamente se le ha solicitado una cotización. Se clasifican en proveedores de materiales,
equipos, repuestos, servicios o subcontratistas.
Selección de Proveedores: Actividad mediante la cual se escogen nuevos proveedores de

acuerdo al tipo de producto y/o servicio suministrado y su capacidad para cumplir con los
requisitos de IDEA ESPE S.A.S.
Evaluación de Proveedores: Actividad enfocada a evaluar el desempeño de los proveedores

para asignarles una calificación una vez se ha tenido alguna relación comercial.
Re-evaluación de proveedores (Evaluación del desempeño): Actividad mediante la cual se

califica periódicamente un proveedor antiguo, es decir, al que se le viene comprando, para
garantizar que continúa en capacidad de cumplir los requisitos de IDEA ESPE S.A.S.
Listado de Proveedores: Listado maestro de los proveedores que trabajan con IDEA ESPE S.A.S.,
contiene información básica del proveedor, muestra su calificación y desempeño desde su
ingreso como proveedor aprobado en la compañía
4. RESPONSABILIDAD
La responsabilidad de la ejecución y control de este procedimiento es del Coordinador

Administrativo.
Cualquier copia impresa de este documento será considerada como “copia No Controlada” y será solo de carácter
informativo, este documento puede ser obsoleto
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5. EJECUCIÓN
El primer acercamiento con un proveedor que pueda cumplir con alguno de los suministros o
servicios que requiera la compañía, se realizará mediante una conversación telefónica o
presencial. En caso de que se considera apto para presentar los servicios se solicitara la
documentación legal y técnica que aplique. Estos documentos pueden ser:
- Documentos para proveedores:

 Formato de vinculación de proveedores diligenciado y firmado.
 Registro único tributario* RUT
 Inscripción en Cámara de Comercio (cuando aplique)
 Para representante o distribuidor autorizado de productos específicos, el certificado que
lo acredite como tal.
 Certificaciones en sistemas de calidad, seguridad y salud en el trabajo, ambiental, etc.
(Cuando aplique: ISO9001, ISO14001, ISO26001, OSHAS18001, etc.).
 Para Centro Médico, Licencia en Salud Ocupacional.
 Certificaciones de cumplimiento de regulaciones o normas que apliquen dependiendo del
tipo de suministro o servicio.
 Para proveedores de Disposición de residuos, Licencia Ambiental.
* De carácter obligatorio
Los proveedores que hayan suministrado materiales, equipos o servicios así como los que por
experiencia del Director Administrativo o solicitud de alguna de las áreas de la compañía
cumpla con los requisitos exigidos de acuerdo a cada operación se deben incorporar en un
listado maestro de proveedores el cual deberá mantenerse actualizado y en medio magnético
en la carpeta de compras correspondiente y será la base para solicitar ofertas o cotizaciones
futuras; el registro se deberá realizar en el formato CO-FR-O5 Listado maestro de
Proveedores y Subcontratistas.
- Documentos para contratistas:

 Certificación bancaria
 Fotocopia Cédula de ciudadanía
 Hoja de vida con soportes (cuando aplique)
 Afiliaciones a seguridad social
 Certificado de aptitud y/o alturas (Cuando aplique)
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5.1 SELECCIÓN
El Proveedor seleccionado para realizar algún suministro o servicio deberá estar inscrito en el
listado maestro de proveedores. Los criterios fundamentales para la adjudicación de una orden
de compra o contrato a un proveedor son:
 Cumplimiento de los requisitos técnicos

 Precios cotizados dentro del presupuesto asignado ($)
 Cumplimiento de los requisitos de Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente (si aplica)
 Cumplimiento de resoluciones o normas dependiendo del tipo de servicio o suministro (si
aplica).
Escala de calificación de 1.0 -100
CALIFICACIÓN OBTENIDA
Clasificación Rango de Puntos (0-100)
Aceptado para ser proveedor. > 67.
Aceptado con seguimiento. 32-66
No aceptado, no cumple con lo mínimo exigido
< 30
(rechazado).
5.2 EVALUACION Y CALIFICACIÓN
Durante el segundo periodo del año el coordinador Administrativo deberá realizar una
evaluación de los proveedores o contratistas; la evaluación se realizará a los proveedores
cuyos suministros o servicios hayan sido relevantes, la relevancia se definirá de acuerdo con
el monto de las Órdenes de compra y el tipo de suministro o servicio prestado. La evaluación
se deberá diligenciar en el formato CO-FR-02- Selección, evaluación y reevaluación de
proveedores, hasta el ítem de selección.
La evaluación se realizará tanto para proveedores nuevos como para los existentes,
permitiendo evaluar su desempeño a través del tiempo, con el fin de garantizar que sigue
estando en capacidad de cumplir con los requerimientos de IDEA ESPE. La calificación final
del proveedor se registrará en el listado maestro de proveedores permitiendo tener la
información durante los últimos 4 años o proyectos.
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Los criterios para realizar las evaluaciones son:

Se evalúa el cumplimiento de las características de calidad del producto a
Producto o
comprar Vs. los requisitos o especificaciones solicitadas por el cliente y/o
Servicio
la empresa.
Facilidades, créditos y beneficios por pronto pago establecidas por el
Precio / Forma
proveedor para el pago de las Facturas o las Cuentas de cobro. Valor
de pago
manejado para los productos o servicios en el mercado.
Mide el conocimiento y permanencia del proveedor en el mercado a partir
Experiencia de los clientes con los que ha trabajado. Incluye también los certificados de
sistemas integrados o de producto que el proveedor posea.
Garantía o
Servicio ofrecido después de realizar la compra, con el fin de garantizar el
servicio
funcionamiento o la calidad del producto o servicio comprado.
Postventa
Lugar de Cobertura y capacidad para realizar el desplazamiento con la logística

entrega correspondiente para la entrega de los productos a tiempo.
Plazo de Miden la oportunidad en las entregas como ejemplo: cumplimiento de

entrega tiempos pactados y capacidad de respuesta.
Si antes del periodo determinado para la evaluación, se evidencia el incumplimiento del

proveedor en cuanto a alguno o varios criterios; se debe realizar evaluación cada seis (6) meses
y se deberá retroalimentar al proveedor para informar los resultados. La mejora deberá
evidenciarse en la reevaluación del periodo siguiente.
Resultados de la evaluación:
CALIFICACIÓN OBTENIDA
Clasificación Rango de Puntos (0-100)
Ratificado: Calificación excelente en los criterios evaluados. Mayor a 66.
Ratificado con seguimiento: El proveedor tuvo leves
inconvenientes en los criterios evaluados. Se debe elaborar 35-65
plan de mejoramiento.
No ratificado: Calificación deficiente, En varias ocasiones no
Menor 35
cumplió con lo exigido
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5.3 REEVALUACIÓN
La reevaluación de los proveedores tiene como objetivo realizar un seguimiento posterior a la
etapa de evaluación de proveedores, quienes deben ser retroalimentados de acuerdo con los
resultados obtenidos con el fin de mejorar continuamente sus servicios.
Los resultados de las evaluaciones realizadas y su calificación se deben registrar en el CO-FR-
05 Listado de Proveedores y contratistas, servirá de información base para la selección de
proveedores en proyectos siguientes.
6. REQUISITOS DE CONTROL PARA SEGURIDAD SALUD EN EL TRABAJO Y GESTIÓN

AMBIENTAL
La documentación listada a continuación deberá ser solicitada a todos los proveedores de IDEA
ESPE sin excepción alguna de acuerdo a la periodicidad descrita en el cuadro. En el caso de no
existir cumplimiento por parte de los proveedores de los requisitos aquí descritos se deberá
realizar inmediata evaluación del proveedor de acuerdo a los descrito en los numerales 5.2 y
5.3 de este documento con el fin de establecer lineamientos correctivos o desistir de la
contratación de prestación de servicios o productos.
RESPONSABLE
REQUISITOS DESCRIPCIÓN PERIODICIDAD DE LA
SOLICITUD
 Licencias de conducción de
conductores
 Soporte de vacunación
 Parafiscales Vigentes
 Soporte de entrenamiento en
manejo defensivo.
 Soporte de entrenamiento en trabajo
Cada vez que se
Proveedores en alturas (si aplica)
realice una Coordinador
de servicios de  Soporte de entrenamiento en
solicitud de Administrativo
transporte mecánica básica. (Si aplica)
transporte
 Soporte de entrenamiento en
manejo de sustancias químicas. (si
aplica)
 Tarjeta de propiedad del vehículo
 Tarjeta de propiedad del R/Tráiler
(Si aplica)
 Revisión técnico mecánica
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RESPONSABLE
SOLICITUD
 Seguro Obligatorio de Transito
 Tarjeta de operación (si aplica)
 Póliza de responsabilidad civil
 Póliza de responsabilidad civil extra
(si aplica)
 Póliza de hidrocarburos (Si aplica)
 Inspección King Pin (Si aplica)
 Inspección de quinta rueda (Si
aplica)
 Soporte pre operacionales (Una vez
al mes)
 Licencia de secretaria de salud
otorgada por la institución.
Proveedores  Licencia en salud ocupacional de los
de productos y profesionales que presten el servicio
Anual Coordinador
servicios en medico
Administrativo
salud  Certificado de calibración de los
equipos utilizados para los
exámenes médicos ocupacionales.
 Certificación de equipos emitido por
el fabricado y regulado por la norma
internacional ANSI/ASSE Z359.1-
2007.
Proveedores
 Para revisión anual de los equipos se Cada vez que se
de equipos de Coordinador
debe solicitar la hoja de vida del adquiera el
protección Administrativo
funcionario que realizara la producto
contra caídas.
inspección y con los soportes que
certifiquen su competencia.
 Informe final de la revisión
realizada.
Proveedores  Autorización(Resolución) otorgada

centro de por el SENA
Coordinador
entrenamiento http://www.sena.edu.co/oportunida Semestral
Administrativo
de trabajos en des/formacion/Trabajo-Seguro-en-
altura Alturas/Paginas/Autorizaciones.asp
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RESPONSABLE
SOLICITUD
Registro ante el Ministerio de
Trabajo
Proveedores
 Certificado de calibración de los
de calibración Cuando se Coordinador
equipos patrones.
y verificación solicite servicio Administrativo
 Garantía de los servicios prestados
de equipos
 Los productos que fabrique o
distribuya el proveedor debe cumplir
Elementos de
de acuerdo a la matriz de Elemento Coordinador
protección Anual
de Protección Personal. Administrativo
personal
 Fichas técnicas de cada elemento de
protección personal
 Licencia de la empresa que presta
los servicios.
 Licencia en salud ocupacional de los
Mediciones de Cuando se Coordinador
profesionales que presten el
Higiene solicite servicio Administrativo
servicio.
 Certificado de calibración de los
equipos utilizados en la medición.
 Permiso de vertimiento.
Cuando se Coordinador
Baños móviles  Plan de manejo ambiental.
solicite servicio Administrativo
 Vales de mantenimientos de baños.
 Curso de manipulación de
alimentos. Cuando se Coordinador
Casino
 Carnet de manipulación de solicite servicio Administrativo
alimentos.
 Registro de autorización de la
Secretaria de salud o entidad
competente. Cuando se Coordinador
Fumigación
 Hoja de seguridad. solicite servicio administrativo
 Carnet de autorización de la persona
que realizara la fumigación.
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RESPONSABLE
SOLICITUD
 Hoja de datos de los materiales
(MSDS) el cual cuenta con 16 puntos
Materiales Cuando se Coordinador
de información. Se debe tener una
peligrosos solicite servicio administrativo
hoja de datos para cada producto
químico en idioma español.
7. CONTROL DE CAMBIOS
ACTUALIZ
FECHA CAMBIO REALIZADO RESPONSABLE
ACIÓN
Coordinador
21 agosto
1 Edición Inicial del Documento Sistema de Gestión
de 2014
Integral.
Se codificó el listado de proveedores.CO-
FR-05. Se incluyó la definición de
reevaluación. Se modificó el formato de
selección, evaluación, reevaluación de
proveedores, se incluyó ítems de logística,
1 de Coordinador
técnicos, certificación, tiempo de entrega,
2 marzo del tiempo de respuesta y se separa la Sistema de Gestión
2017 evaluación de la reevaluación. Integral.
Se incluyó en el procedimiento la escala de
calificación de selección, evaluación y
reevaluación. Se incluyó los requisitos en
seguridad y salud en el trabajo y ambiental
que se le debe exigir a los proveedores.
Se actualizaron y se replantearon las
actividades del proceso. Se actualizaron los
responsables de su cumplimiento.
Abril 16 Se elimina diagrama de flujo y se incluye en
3 Coordinador HSEQ
de 2018 la descripción del procedimiento.
Se definen los criterios de selección y
evaluación de los proveedores acorde con el
formato aprobado.
20 de Se modifica el numeral 6 generando una
4 junio de tabla que contiene los requisitos de control Coordinador HSEQ
2018 de los proveedores para su control. Se
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adiciona la prestación de servicios de

transporte.
Se modifica titulación para estar acorde al
documento.
8. APROBACIÓN DEL DOCUMENTO
REVISADO POR: APROBADO POR:
Diana Carolina Avila Suarez Jose Leonardo Quevedo Quevedo

Coordinador HSEQ Gerente General
Página 9 de 9

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Proveedor: Es la persona o empresa que suministra un producto, equipo, material o servicio, a

Selección de Proveedores: Actividad mediante la cual se escogen nuevos proveedores de

Evaluación de Proveedores: Actividad enfocada a evaluar el desempeño de los proveedores

Re-evaluación de proveedores (Evaluación del desempeño): Actividad mediante la cual se

La responsabilidad de la ejecución y control de este procedimiento es del Coordinador

- Documentos para proveedores:

- Documentos para contratistas:

 Cumplimiento de los requisitos técnicos

Escala de calificación de 1.0 -100

5.2 EVALUACION Y CALIFICACIÓN

Los criterios para realizar las evaluaciones son:

Lugar de Cobertura y capacidad para realizar el desplazamiento con la logística

Plazo de Miden la oportunidad en las entregas como ejemplo: cumplimiento de

Si antes del periodo determinado para la evaluación, se evidencia el incumplimiento del

6. REQUISITOS DE CONTROL PARA SEGURIDAD SALUD EN EL TRABAJO Y GESTIÓN

Proveedores  Autorización(Resolución) otorgada

adiciona la prestación de servicios de

8. APROBACIÓN DEL DOCUMENTO

REVISADO POR: APROBADO POR:

Diana Carolina Avila Suarez Jose Leonardo Quevedo Quevedo

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