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MUNDO

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EXPERIENCIA EN
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PROCESANDO FACTURAS
CON NOSOTROS

MÁS DE 8
MILLONES
DE FACTURAS
PROCESADAS AL MES

Facturación
Electrónica
XEROX
FACTURACIÓN ELECTRÓNICA XEROX
Un gran respaldo para procesos críticos.

¿QUÉ ES FEX?
Es una solución integral que permite gestionar los documentos tributarios electrónicos en la nube y
optimizar procesos de negocios.
Facilita el manejo de comprobantes electrónicos los cuales sustituyen el documento tributario físico
por formato digital con la misma validez.

¿CÓMO FUNCIONA?

1. El ERP, sistema de facturación u hoja Excel UNIVERSAL BUSINESS

del contribuyente genera un archivo plano
(.TXT) por cada comprobante y lo deposita LANGUAGE (UBL)
en una carpeta (OUT).
UBL representa una librería estándar de
2. El agente de monitoreo instalado en la red
documentos XML, diseñado para la presentación
del contribuyente (FEX Client) utiliza un Web
de documentos empresariales como facturas, por
Service para enviar este archivo plano a nues-
ejemplo. Asimismo, nos permite lograr la
tro servidor en la nube (FEX Server)
integración de prácticas empresariales, legales,
automáticamente.
auditoras o de gestión para agilizar los procesos y
3. FEX comprueba la estructura del archivo
evitar los re-procesos.
plano, lo convierte a un XML, lo firma digital-
mente y lo envía a SUNAT para el registro y
FEX ha sido desarrollado utilizando el estándar
validación respectiva.
UBL para lograr el cumplimiento con la norma y
4. SUNAT acusa el recibo del XML respondiendo
viabilizar la interoperabilidad y satisfacción del
si la estructura del mismo está correcta.
cliente en el proceso de facturación.
5. FEX genera un .PDF en base al XML aprobado
por SUNAT con el formato de comprobante
de pago del contribuyente y lo envía al
cliente final por medios electrónicos.
FACTURACIÓN ELECTRÓNICA XEROX
VALOR AGREGADO FEX
Recepción de documentos tributarios electrónicos
de sus proveedores:
Una funcionalidad desarrollada para administrar
desde la misma interfaz web los comprobantes de
pago recibido (emitidos electrónicamente por sus
proveedores).
Alertas y notificaciones:
Permitimos la flexibilidad en creación y edición de
alertas y notificaciones por cada acción realizada
en el proceso de facturación. De esta manera,
podemos vigilar y controlar cada paso realizado en
el proceso de facturación.
Puntos de emisión:
Logramos realizar distintas configuraciones de
plantillas, alertas y correos de notificaciones por
puntos de emisión para facilitar la descentralización
del proceso de facturación.
Reportes de análisis gerencial:
Visualizaremos reportes de transacciones
realizadas, con los estados de cada transacción y
data contenida en los mismos. Los reportes pueden
ser configurables y exportables de acuerdo a un
rango de fechas, permitiendo el análisis y toma de
decisiones. Las gráficas podrán ser generadas en
formato lineal, pie, barras o por área para que
facilite el análisis gerencial.
Portal de consultas:
Con la finalidad de mejorar el ciclo de cobranza,
ponemos a disposición un portal de consulta de
documentos tributarios electrónicos (DTEs) del
adquiriente como invitado (para personas
naturales) y otro portal con adquirientes
nombrados con inicio de sesión y tokens de
seguridad (para personas jurídicas).
Un gran respaldo para procesos críticos.
Mejora continua:
Factory Xerox y el área de investigación y
desarrollo de mejora continua presentan
constantemente nuevas aplicaciones y
funcionalidades para el servicio de
facturación. La gran ventaja es que nuestros
clientes podrán gozar de estas mejoras de
manera gratuita y automática mientras
mantengan contrato con Xerox.
Algunas de las mejoras desarrolladas de
acuerdo al análisis del mercado y las
oportunidades encontradas son:
• Integración de FEX Cloud con las
impresoras multifuncionales Xerox vía EIP
(Extensible Interface Platform).
• Marketing segmentado orientado a B2B y
B2C (Transpromo).
• Plataforma de pagos en línea para que el
adquiriente pueda pagar con mayor
rapidez y agilice el ciclo de cobranza.
• Utilización de flujos BPM (Business Process
Management) para poder aprobar las
facturas recibidas de los proveedores o
emisores electrónicos.
• Desarrollo continuo de módulos de
integración de DTEs con ERPs del
contribuyente y adquiriente.
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Un gran respaldo para procesos críticos.

INTEGRACIÓN CON SUS

SISTEMAS
Para el medio ambiente:
FEX viabiliza la integración de ERPs, sistemas de
facturación desarrollados localmente e incluso • Menor cantidad de papel utilizado.
hojas Excel utilizadas para el proceso tributario. La • No requiere utilización de tintas.
integración se realiza por medio de la utilización de • No requiere infraestructuras tecnológicas
archivos planos (.TXT) a modo de output, los cuales adicionales.
van a ser cargados automáticamente a FEX Cloud • Menor cantidad de toneladas de carbón
por medio de un agente (FEX Client) sin utilizadas.
intervención de usuarios o de algún proceso • Menor cantidad de árboles talados.
manual. • Menor cantidad de litros de agua
consumidos.
• Sustento principal para empresas con
BENEFICIOS tendencias Green Technology.
Para el emisor:
• Emisión de factura con costo reducido.
• Almacenamiento de documentos con menor
costo (digital).
• Agilidad y rapidez en el ciclo de cobranzas.
• Optimización de procesos administrativos.
• Productividad incrementada.
• Seguridad en el envío electrónico.
• Eficiencia en auditorías, inspecciones y
regulaciones.
• Inmediatez en la emisión de comprobantes.
• Beneficia la relación con los clientes.
• Costos logísticos disminuidos.

Para el receptor:
• Menor posibilidad de fraude.
• Trazabilidad sobre los comprobantes.
• Reducción de errores en digitación de registros
de compra.
• Espacio físico de almacenamiento innecesario.
• Gestión administrativa optimizada y eficiente.
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Un gran respaldo para procesos críticos.

SEGURIDAD Y CONFIABILIDAD

Xerox prioriza la seguridad y alta disponibilidad del • Control de temperatura; la cual oscilará
servicio para garantizar la satisfacción del cliente; entre 18° y 24° Celsius.
por lo tanto, encriptamos la transferencia de datos • Control de humedad relativa; la cual
y alojamos la información de nuestros clientes en oscilará entre 40% y 60% HR.
un centro de datos con certificación TIER III Data • Filtros de aire.
Center Design, gracias a esta infraestructura • Monitoreo de operación centralizado.
logramos:
Seguridad en el Data Center:
• Ambientes físicos antisísmicos climatizados
• Control y registro de ingresos al edificio y
según estándares de calidad.
sala del Data Center de personas y equipos
• Seguridad bajo esquemas preventivos y
en forma continua 24x7.
correctivos anti-incendios, anti-apagones,
• Vigilancia remota por circuito cerrado de
identificación y bloqueo de hackers, sistemas
televisión sobre la sala del Data Center 24x7.
antirrobos, entre otros.
• Grabación de Circuito Cerrado de
• Monitoreo y reportes estadísticos que
Televisión (CCTV) de la sala del Data
consideran la detección y la puesta en marcha
Center, con fecha y hora en horario
de acciones correctivas inmediatas.
continuado 24x7.
• Control de acceso a la sala del Data Center
Logramos alta redundancia y monitoreo de nuestra
por tarjeta de acercamiento y análisis
infraestructura (24x7x365) contando con las
biométrico.
siguientes características:
• Gestión centralizada en línea del sistema de
control de acceso a la sala del Data Center.
Energía en el Data Center:
• Provisión de energía eléctrica con alta Sistema de control de incendios en el Data
disponibilidad. Center:
• Subestación eléctrica propia con respaldo 1+1.
• Agente limpio NOVEC 1230 con respaldo
• Grupo electrógeno (generador) con respaldo
1+1, sistema automático de extinción por
1+1, con una autonomía de 24 horas a plena
inundación en 45 seg.
carga.
• Sistema de detección temprana.
• UPS con respaldo 1+1, con una autonomía de 20
• Detección combinada por zonas.
minutos a plena carga.
• Dispositivos de descarga manual.
• Alimentación de energía eléctrica por vía A y B
• Abortadores de descarga, antes de 30 seg.
para 2 fuentes del equipo.
• Elementos para extinción manual.
• Respaldo energético.
• Monitoreo centralizado de alarmas con
Climatización en el Data Center: vigilancia 24x7.

• Sistema CRAC (Computer Room Air Conditioning)

de expansión directa, respaldo 3+1.
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ALMACENAMIENTO Y
PUBLICACIÓN IMPLEMENTACIÓN
SUNAT exige que la información esté almacenada El proceso de implementación (7 semanas)
por lo menos 5 años por fines auditables y consta de las siguientes etapas:
disponible para la consulta de los adquirientes por
1. Análisis y planificación:
1 años. Por lo tanto, Xerox ofrece a sus clientes el
Se definen las interfaces e interacciones
almacenamiento de su información por un tiempo
en base a las expectativas del cliente.
mínimo de 5 años; sin embargo, en caso el 2. Revisión de infraestructura:
contribuyente decida ampliar su tiempo de Se revisan las especificaciones técnicas del
contrato o renovar el servicio con Xerox, su proyecto.
información se mantendría dentro de nuestro 3. Creación de data:
centro de datos sin costo adicional. De igual Se generan los outputs de sus sistemas de
manera, la información publicada para la consulta facturación (ERP o cualquier otro).
por parte de los adquirientes estaría disponible por 4. Certificación:
todo el tiempo contratado (mismo tiempo de Etapa en la que se validan los comprobantes
contra el servidor FEX.
almacenamiento de la información) – más del año
5. Homologación:
que exige SUNAT.
Etapa en la que se validan los
comprobantes contra el servicio de SUNAT.
6. Capacitación y pase a producción:
Capacitación de usuarios y monitoreo en
operación.
ESTRUCTURA PARA FEX

Gerente de
PRE VENTA Y OPERACIONES

Servicios

Gerente de Gerente de Gerentes de

Proyecto Producto Cuenta

Especialistas de
Consultores de Consultores Desarrollo y Mejora Especialista
Negocio Técnicos Continua Comercial

Gerente de
Customer Service
SERVICIO

Call Analistas Post Equipo de

Center Venta Desarrollo
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NIVELES DE SERVICIO Y SOPORTE POST VENTA

Para asegurar la satisfacción de nuestros clientes utilizamos acuerdos de niveles de servicio (SLAs), los
cuales se presentarán a modo de métricas de disponibilidad. En tal sentido, planteamos canales de
comunicación y atención a nuestros clientes por diversas vías (call center, correo electrónico, página
web, etc.). Es así como logramos escuchar y priorizar sus solicitudes, oportunidades de mejora,
comentarios y reclamos.

Durante todo el proceso de negociación comercial, implementación y operación estamos realizando

constantemente encuestas de satisfacción para poder conocer nuestras debilidades, buenas prácticas y
tener una retroalimentación de nuestros servicios orientándonos siempre a la mejora continua.

El soporte post venta es local (San Isidro, Lima) y está conformado por un equipo de profesionales
técnicos y consultores capacitados en ITIL v.3 para asegurar la satisfacción del cliente y el cumplimiento
de los niveles de servicio.

NOS PODEMOS INTEGRAR CON

y cualquier sistema que tenga.

XEROX DEL PERÚ
Av. Dionisio Derteano 144
San Isidro, Lima - Perú
Telf: 616-6666 xerox.com