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República Bolivariana De Venezuela.

Ministerio Del Poder Popular Para La Educación Superior.


Instituto Universitario De La Frontera.
San Cristóbal-Estado Táchira.

Realizado por:
Adarme, Yorshuan.
Carrero, Karol.
Medina, Lina.
Suárez, Jesús.

San Cristóbal, Agosto de 2016


Concepto

La actividad administrativa se distingue por su carácter documental, es decir, por


reflejarse en documentos que constituyen el testimonio de la mencionada actividad. Los
documentos administrativos son el soporte en el que se materializan los distintos actos de la
Administración Pública, la forma externa de dichos actos.

Funciones
Son dos las funciones primordiales que cumplen los documentos administrativos:
1.- Función de constancia. El documento asegura la pervivencia de las actuaciones
administrativas al constituirse en su soporte material. Se garantiza así la conservación de los
actos y la posibilidad de demostrar su existencia, sus efectos y sus posibles errores o vicios,
así como el derecho de los ciudadanos a acceder a los mismos.
2.- Función de comunicación. Los documentos administrativos sirven como medio de
comunicación de los actos de la Administración. Dicha comunicación es tanto interna - entre
las unidades que componen la organización administrativa - como externa - de la
Administración con los ciudadanos y con otras organizaciones.

Características
 Producen efectos, No cabe calificar de documento administrativo a aquellos
documentos que no están destinados a la producción de efecto alguno como son, por
ejemplo, los resúmenes, extractos...Los documentos administrativos siempre producen
efectos frente a terceros o en la propia organización administrativa.

 Son emitidos por un órgano administrativo, El emisor de un documento


administrativo - aquél que lo produce - es siempre uno de los órganos que integran la
organización de una Administración Pública.

 Su emisión es válida, Un documento es válido cuando su emisión cumple con una


serie de requisitos formales y sustantivos, exigidos por las normas que regulan la
actividad administrativa.

Tipos de Documentos
 La carta, medio de comunicación, escrita por un emisor y enviado a un receptor.
Existen varios tipos de estilos;

 Formal, por carta formal todo se entiende todo tipo de correspondencia de


ámbito profesional, laboral, institucional...
 Coloquial o informal; si se dirige a familia o amigos y se usa un lenguaje
coloquial que ambos entiendan.
 Familiar; que podría ser un derivado de la anterior, con la única diferencia de
que ésta es específicamente para para familiares.
 Muy formal; en estos casos se nota una distancia aun mayor con el receptor.
Además, al momento de colocar a quién se dirige la carta debe colocarse;
Señor/Señora )el cargo que ocupa; directora de la institución)

 Circular, documento de uso interno que dirige a una autoridad superior a todos o parte
de sus subalternos simultáneamente para darle a conocer disposiciones o asuntos
internos para que se cumplan a cabalidad. Sirve para dictar órdenes y también para
informar, el mensaje que transmite es especifico y de interés general para todos sus
destinatarios.
A través de una circular se puede comunicar; cambios de horario, rotación de jefes,
nombramiento de comisión reorganizadora, ascensos del personal, entre otros.
 Hoja de vida corporativa; documento que genera dentro de la organización y se
registra la información del personal que labora dentro de la organización
especificando, información laboral, académica, y competencias de la persona. Y es
registrada y archivada por el departamento de talento humano de la compañía.
Características;

 Este documento es estipulado por cada organización para la decisión del


manejo de información interno se puede archivar de manera física o digital.
 Se recomienda que la información sea breve, veraz y eficaz.

 Sobre; es una cubierta que reserva y guarda comunicaciones escritas o documentos


comerciales. Es el complemento de la careta, por eso siempre que realizamos cartas,
elaboramos el sobre correspondiente. El sobre no se debe sellar con cinta adhesiva, ni
pegante líquido, estos elementos pueden deteriorar el documento; se emplea con
anotaciones confidenciales, personales, disquetes, videocinta, cinta magnética,
muestras, entre otras.

 Constancias; documentos en el que se hace constar algún hecho, en ocasiones de


modo auténtico o fehaciente. Existen diversos tipos, según qué clase de hecho
constaten, el formato, quien le constata, entre otros.

 Recibo o constancia de pago.


 Constancia de alumno regular.
 Constancia de empleo, o de trabajo o de servicios.

 Certificados, tipo de texto administrativo empleado para constatar un determinado


hecho, en el proceso de solicitud de un puesto de trabajo, en especial cuando se trata
de una institución oficial, y la experiencia. Se produce normalmente a instancias de
quien lo recibe, y por una persona con autoridad suficiente dentro de la institución
para establecer que se ha cumplido con lo afirmado en el documento.

 Actas; documento en el que se asientan los acuerdos tomados en una reunión y, de


forma resumida, las deliberaciones acontecidas en la misma. Normalmente se escriben
directamente en un libro que se llama "libro de actas". Los requisitos que se exigen
para levantar actas están regulados por el código de comercio y también por los
estatutos de la empresa o asociación.
 Memorandos; es un escrito breve por el que se intercambia información entre
diferentes departamentos de una organización para comunicar alguna indicación,
recomendación, instrucción o disposición. Su redacción debe llevar el nombre del
destinatario y del remitente, lugar y fecha, mensaje breve y firma del remitente.
Estructura Básica
La estructura es el modo en que se organiza el DA, es decir la forma en que se distribuyen
ordenadamente las distintas partes del texto. Esta ordenación se realiza mediante la
separación de párrafos. En general los textos administrativos presentan una estructura básica,
que se complica o desarrolla más o menos según la naturaleza del documento:
 Identificación del emisor (autoridad que dicta el acto administrativo).
 Motivación o justificación del acto.
 Parte dispositiva o resolución.
 Inclusión final de la fecha y otros elementos que contextualizan el acto.
Este patrón estructural coincide, más o menos, con el esquema de la oración gramatical:
sujeto – verbo –predicado (Yo, alcalde [sujeto], dispongo [verbo] tal o cual cosa
[complemento 1] por determinadas razones [complemento 2]).
Envíos de documentos administrativos
Existen varios tipos para generar envíos de documentos; estadal y regional: nacional e
internacionales.
Antes de que la tecnología abarcara todos los medios de comunicación, solía
emplearse las casas de envíos, mensajeros (aunque hoy día se siguen utilizando), fax, servicio
postal, entre otros medios. Con la llegada del internet y el avance del computador,
actualmente suele emplearse los correos electrónicos, servicio postal (en caso de ser nacional
o internacional), mensajeros (en caso de ser en la misma ciudad).
Aporte de los documentos para las empresas
Un documento es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio
de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado
en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos,
películas, fotografías, etcétera) en lenguaje natural o convencional. Es el testimonio de una
actividad del hombre fijado en un soporte.
El documento administrativo puede estar en cualquier tipo de medio: papel o
electrónico, digital o análogo, magnético u óptico, líquido o sólido…. En el entorno
tecnológico de hoy las organizaciones deben aprender cómo manejar esta documentación
administrativa de modo que pueda ser utilizada según sea necesario en el futuro. La
documentación administrativa debe ser administrada desde el momento en que es creada o
recibida, y durante la distribución, utilización y retención, hasta que finalmente es destruida o
archivada en forma permanente.

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