OFICIO DE REMISIÓN DEL MEMORÁNDUM DE CONTROL INTERNO AL

TITULAR DE LA ENTIDAD

OFICIO N°…………………………..

Señores:
TITULAR O MAXIMA AUTORIDAD
Entidad:………………………..
CIUDAD

ASUNTO: Memorándum de Control Interno

Ref. : Artículo 10° acción de control interno
Ley n° 27785
Ley del Sistema Nacional de Control.
NAGU N° 3.10. Estudio y evaluación del
control Interno, aprobada con R.C N°
162-95-CG

Es grato dirigirme a usted, a

fin de alcanzarle adjunto el “Memorándum de Control Interno”, y el mismo que
fue elaborado después de haberse efectuado el estudio y evaluación del sistema
de control interno de las áreas examinadas que incluye algunas observaciones
y recomendaciones de carácter administrativo surgidas de dicha evaluación.

Al respecto, durante el transcurso

de nuestra permanencia en la entidad, estimaremos nos alcance información
referente a la adopción de las respectivas medidas correctivas debidamente
sustentadas.

Es propicia la oportunidad para expresarle los sentimientos de nuestra mayor

consideración.

Atentamente:

Auditor Encargado Supervisor

 INTRODUCCIÓN
La Contraloría General de la República como parte de su examen sobre la
operatividad y administración del ÁREA DE TESORERÍA de la empresa
“Estrella”, cuyo alcance tiene como objetivo la evaluación de la suficiencia y
confiabilidad de la información, la efectividad y eficiencia de las operaciones y el
cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables, ha efectuado el estudio y
evaluación del sistema del control interno, en cumplimiento de las Normas de
Auditoria Gubernamental –NAGU. El sistema de control interno comprende el
plan de organización, los métodos, procedimientos y función de auditoría interna,
establecidos dentro de una Entidad Pública para salvaguardar su patrimonio
contra el malgasto, perdida y uso indebido, verificar la exactitud y veracidad de
la información financiera y administrativa, promover la eficiencia en las
operaciones y comprobar el cumplimiento de los objetivos y las políticas de la
identidad.

Nuestra revisión revelo ciertos cambios que podrían haber hechos a fin de
permitir a la Alta Dirección o Gerencia, salvaguardar los activos de la entidad
más efectivamente.

El examen comprendió las áreas de tesorería, nuestro estudio y evaluación del

sistema de control interno no revela necesariamente todas las debilidades en el
sistema de dicha área, en virtud al carácter selectivo de las pruebas sobre los
registros y la información examinada.

Sin embargo, dicho estudio y evaluación revelo algunas observaciones sobre

debilidades de control interno y procedimientos administrativos, los mismos que
fueron discutidos con los funcionarios responsables: como auditor encargado,
Campos Cabrera Antoni y como supervisor, Barboza Olivos Genarito.

A continuación describiremos las observaciones y recomendaciones

encontradas en el estudio de control interno.
 OBSERVACIONES

1. Un tesorero general, desde luego en un área de tesorería tiene que tener

alguien quien supervise las labores de cada uno de los trabajadores en
esa área.

2. El cajero, una empresa tiene que tener un trabajador para las distintas
operaciones de efectivo, ya sea para recaudación o para desembolsos.

3. Tres auxiliares a cargo de las cajas registradoras, desde luego es lógico

que haya tres auxiliares para cubrir los tres establecimientos de
autoservicio.

4. Un tenedor de caja chica, la caja chica sabemos que es para gastos

menores de la empresa que podría estar a cargo del cajero, por lo tanto
no justifica que haya un trabajador en esa área.

5. Un jefe de cobranza y cuatro cobradores, de acuerdo a la información

proporcionada por la gerencia, no existe ventas al crédito, por lo tanto no
debería haber cobranzas.

6. Dos auxiliares para ayudar a cualquier empleado que tenga recargadas

sus labores, en una empresa los trabajadores cumplen una función
específica, por lo tanto estos dos trabajadores no cumplen ninguna
función en la empresa.

7. Las secretarias deben optimizar su trabajo, y hacer labores solo de la

institución y no asuntos personales del tesorero.

8. El encargado de esta área hace los registros de los dos libros, cuando
deben encargarse a dos personas diferentes.

9. Los tres auxiliares de contabilidad es un exceso porque las labores no

necesitan esa cantidad de auxiliares.

10. Al final del día se presiona la tecla del total y se obtiene la cifra del total
de ventas del día. En este momento abren la caja registradora, y extraen
de ella la cifra total ventas, asientan en el libro diario de entradas a caja.

11. Cuentan el dinero q hay en el cajón y retienen un fondo básico de 200.00

para cambio y entregan el dinero restante al cajero.
12. Los pagos que superan el importe de 200.00 se cancelan con cheque,
que son firmados por el tesorero general y referenciado por el director
gerente de administración, que debido a viajes frecuentes, dejan firmados
cheques en blanco para que se utilicen en el caso necesario por el auxiliar
tesorero.

13. Se señala que los salarios no cobrados por el personal son depositados
en caja chica permitiendo la reducción de cheques girados, al analizarlo
notamos que no se está cumpliendo con el objetivo de la creación de la
caja chica, debido a que ésta se encuentra destinado a cubrir gastos
menores que no ameritan el giro de cheque.

14. El departamento de cobranzas no realiza un plan de prevención,

planificación de deudas.

15. No hay una información exacta de los comprobantes no cobrados, ya que

los cobradores solo entregan dinero recaudado y devuelven los que no
han cobrado.

16. No hay un control para los cheques anulados.

17. El auxiliar de Libro Bancos no realiza conciliaciones bancarias.

 RECOMENDACIONES

1. El tesorero general no debería llamarse así, porque hace parecer como si

hubiera varias áreas de tesorería, este debería llamarse jefe de tesorería.

2. En este caso, la empresa debería tener personal capacitado para ese

trabajo, para que todos los días haya un cambio de personal en esa área,
para que el cajero no haga lo que quiera.

3. El jefe de tesorería, debería designar a tres personas más para los

distintos percances que pueda ocurrir en cada caja registradora, y así los
auxiliares no tengan conocimiento de cómo se maneja los sistemas de
control de cada caja registradora.

4. La recomendación que le daríamos a la gerencia, es que no tiene que

tener un trabajador en esa área.

5. La gerencia debería eliminar esa área, ya que en la empresa no se realiza

ventas al crédito.

6. En este caso, la gerencia debería implantar un manual de funciones en el

departamento de tesorería, para que así no haya trabajadores que estén
perdiendo el tiempo, y que la empresa no page sueldos de más.

7. Nuestra recomendación que solo una secretaria realice estas labores que
solo pertenecen a la institución.

8. Nuestra recomendación es que el auxiliar solo debe estar encargada del

llenado del libro bancos y que otro auxiliar debe encargarse de las
conciliaciones bancarias.

9. Nuestra recomendación es que deben reducir los auxiliares y designarles

a las áreas donde falte por ejemplo en llenar el libro de conciliaciones
bancarias.

10. El auxiliar de tesorería no debe registrar las ventas totales obtenidas del
día directamente al libro diario con entradas a caja, porque esta función
se realiza por el área de contabilidad.

11. El auxiliar no debe entregar el dinero restante de las ventas del día
obtenidas por la máquina registradora al cajero, sino que debería
entregarlo a tesorería general.
12. El uso del fondo fijo para caja chica, debe ser destinado al pago de gastos
menudos y urgentes de menor cuantía, y para el caso de los gastos
pagados con cheques primeramente deben ser revisados antes de ser
firmados por el gerente de administración, que además el auxiliar tesorero
solo rendirá la cuenta documentada del gasto .si el administrador siguen
viajes continuos durante un mes, deben establecer sus políticas para
hacer cambio de gerente administrativo.

13. La recomendación respecto a este punto es el de hacer que cada una de

las partes que conforman la entidad se dedican a su función designada
para evitar posibles problemas puedan surgir.

14. Se recomienda que se haga un aviso, notificación a los clientes de su

próximo pago.

15. El jefe de cobranzas después del informe por los cobradores, debería
constatar la situación actual de los clientes que no cancelaron para ver si
esta de acorde con la información que ha recibido.

16. Se recomienda que la solicitud de anulación de cheques se deberá

realizar por escrito al Área de Tesorería, adjuntando para ello los
documentos sustentatorios. Los cheques anulados deberán ir junto y en
su respectivo talonario para un buen control.

17. La entidad debería realizar conciliaciones bancarias mensualmente para

constatar que no se haya realizado algún giro inadecuado así como la
constatación de saldos de la debida cuenta.

Recomendación general : se debe establecer claramente el manual de

organización de funciones (MOF), jerarquizando a cada trabajador que sean
necesarios en cada departamento de acuerdo al organigrama, las funciones
que deben delegar cada uno para que no exista un desorden en las tareas
que debe elaborar cada uno, porque hay información relevante que no puede
estar a cargo de cualquiera que no tiene el conocimiento necesario.