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CARÁCTERÍSTICAS DIFERENCIADORAS

El aspecto diferenciador de AuraPortal, y que se Es importante reseñar que AuraPortal no es solo

desarrolla en el documento, es la no necesidad
de programación a la hora de Modelizar y
Ejecutar los procesos, y por tanto AuraPortal se
convierte en una solución BPM verdaderamente
orientada a los usuarios de negocio.
una solución para la automatización de los
procesos de cualquier organización, sino que
aporta un gran valor añadido completando el BPM
con otros módulos tales como Intranet, Gestión
Documental, Gestión de Contenidos, Comercio
Online y las Reglas de Negocio.

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Características Diferenciadoras
AuraPortal es una de las Suite BPM más avanzada del mercado y cuenta con múltiples capacidades originales que marcan la gran
diferencia con otras soluciones BPM del mercado actual. A continuación se exponen los más relevantes.

1. Orientado a los Usuarios de Negocio

Un proyecto BPM suele ser un proyecto corporativo en el que, con la involucración directa de la Dirección General, participa de una forma
u otra en la práctica totalidad de la entidad.

Los roles deben estar perfectamente definidos. Para Modelizar un proceso hay que conocer bien la problemática que resuelve y realizar
un análisis del proceso alineado con el plan estratégico y los objetivos. Esta información es la que uno o varios expertos suministrarán a
la herramienta. En el caso de AuraPortal, gracias a sus especiales características, serán los directivos que poseen el conocimiento del
Negocio los que determinan qué y cómo se debe realizar. Por tanto no es obligatorio delegar esta función en el departamento de TI.

2. Sin Programación
Los BPM tradicionales basan su implantación en la generación de código para diseñar, implementar y poner en funcionamiento los
procesos. De esta forma, acometer un proyecto BPM supone una gran inversión en el coste y tiempo, por lo que solo puede llegar a ser
rentable en operaciones de implantación de Procesos estratégicos y, además, muy uniformes (sin demasiados cambios), dejando
fuera la posibilidad de una implantación corporativa de BPM.

El problema estriba en que para sustituir la programación BPM en procesos complejos debe disponerse de unas funcionalidades
muy avanzadas que difícilmente se pueden encontrar en los BPM del mercado. Hay algunos BPM que anuncian que no se necesita
programación pero en realidad solo es cierto cuando se trata de procesos sencillos o cuando las prestaciones y la automatización es
mínima. Con estos BPM se limitan mucho los beneficios que se obtienen de la implantación de BPM y se impide llegar a un nivel de
maduración BPM.

AuraPortal, gracias a su sistema exclusivo e innovador llamado Generatriz, ofrece la capacidad de poder crear procesos muy
complejos sustituyendo el más alto nivel de programación por un sistema amigable de marcar o seleccionar que no solo permite
reducir drásticamente el trabajo sino que ayuda y guía al modelador para conseguir una Modelización de alto nivel.

3. Tareas de Sistema
Las Tareas de Sistema de AuraPortal son una mecánica única en su concepción y configuración para la gestión de tareas sin
intervención humana. Gracias a las Tareas de Sistema de AuraPortal la automatización de los procesos se acelera enormemente.

4. Reglas de Negocio y Reglas de Proceso

AuraPortal incluye, además de las Reglas de Proceso (reglas que atañen un proceso determinado), un innovador y revolucionario
sistema de Reglas de Negocio (las que atañen al negocio en general) que, al ser expresada en un repositorio general, puede ser aplicada
a cuantos objetos del diagrama afecte de todos los procesos de la entidad, otorgando coherencia, uniformidad y control.

Además, bajo el punto de vista práctico, permite un extraordinario ahorro de tiempo/coste en su implantación y, sobre todo, en los
cambios del día a día, ya que al cambiar la Regla se aplicará de forma inmediata a todos los objetos a los que afecte de todos los
procesos de la entidad.

Es importante mencionar que muy pocos fabricantes de herramientas BPM incorporan un Motor de Reglas de Negocio independiente a
los procesos. Estos fabricantes nombran Reglas de Negocio a lo que ellos ofrecen, que en realidad son Reglas de Proceso.

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5. Editor de Formularios Dinámicos

El Editor de los Formularios Dinámicos es uno de los elementos principales en la configuración de Tareas Personales. Es de gran
importancia que el Editor ofrezca al diseñador del formulario un amplio repertorio de opciones y funcionalidades capaces de crear
formularios de extrema complejidad. A día de hoy el Editor de Formularios de AuraPortal es uno de los más completos y flexibles del
mercado. Ofrece mecánicas que son únicas y muy diferenciadoras.

6. Familias Propias (Fichas Personalizables)

AuraPortal es el único BPM que cuenta ya con los elementos de gestión básicos (llamados Familias de Sistema) que conforman la
columna vertebral de la empresa: Empleados, Cuentas (Clientes, Proveedores, etc.), Ítems (Productos, Servicios, Existencias e
Inmovilizado), Proyectos y Áreas de la entidad. Son fichas de información estructurada accesibles por los procesos y que pueden ser
consultadas y modificadas (con los apropiados permisos) en cualquier momento.

Pero además, permite la creación ágil (y sin programación) de otras familias llamadas Familias Propias (Fichas Personalizables), que
son diseñadas por la propia entidad según sus necesidades. En la práctica, estas familias complementarán algunas aplicaciones que ya
está utilizando la entidad y sustituirán aquellas que queden obsoletas.

El conjunto de estas Familias (de Sistema y Propias) constituyen una estructura imbricada que enlaza y conecta cada uno de estos
elementos entre sí y con el resto de elementos de la Plataforma (procesos, documentos, etc.), ofreciendo por tanto unas posibilidades
de management hasta ahora desconocidas:

 Por una parte, la información que soportan estos elementos de gestión (junto con la que proviene de la integración de las
aplicaciones informáticas que utiliza la entidad: ERP, sistemas Legacy, etc.) nutre a los Procesos de la información necesaria
para óptimo desarrollo.

 Y al mismo tiempo, la ejecución diaria de los Procesos va volcando de forma automática y en tiempo real toda su
información sobre estas Familias y/o en las aplicaciones integradas, proporcionando un sistema de información, gestión y
análisis de todos los elementos que se quieran controlar en la empresa, y sin trabajo adicional alguno.

Esquema gráfico de cómo los procesos interactúan con la Familias y con sistemas externos a AuraPortal

Las Familias Propias permiten soportar todo tipo de Gestiones Adicionales que la empresa necesite, y son diseñadas por la propia
entidad según sus necesidades. Su diseño y creación se realiza de forma muy simple y sin necesidad de programación y ofrecen
una gran potencia de gestión ya que están totalmente interconectadas entre sí y con el resto de Familias y del resto de elementos
(Procesos, Documentos, etc.).

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Básicamente, los elementos de información que puede contener una Familia Propia son estos:

 Información Estructurada. Con todos los campos de gestión e información que han sido creados para esa Familia.

 Información No Estructurada. Documentos y/o Bibliotecas enteras, ya sea Integrados (cuando el repositorio de los
Documentos es la propia ficha) y/o Asociados (cuando el repositorio está en otro elemento o biblioteca, pero se puede
acceder directamente desde la ficha).

 Información Relacionada. Mediante enlaces con el resto de familias: empleados, cuentas, etc. o bien otras Familias Propias,
a través de redes de relaciones entre todas las Familias a nivel 1:1, 1:N y N:N (del tipo Cliente - Facturas - Albaranes -
Artículos vendidos o cualquier otra que desee).

 Información sobre Actividades. A través de enlaces con los Procesos y con las Tareas de Workflow Libre.

 Información de Control y Análisis. Control de Costes y Rentabilidad y acceso directo a Tiempos, Reportes, Estadísticas,
Análisis, etc.

Cuando se ejecuta un Proceso (o se gestiona un Caso, que puede estar compuesto de varios procesos) toda la información que se va
generando en el/los procesos puede ser volcada en tiempo real en las Familias y queda automáticamente organizada según la
estructuración que se haya determinado. De esta forma contendrá toda la información que se desee.

 La ventana de gestión de cada Familia contará con toda la información, análisis y estadística de todos los elementos o grupos
de estos.

 Desde la Ficha de cada elemento de la Familia podrá conocerse toda su información, análisis y estadística de ese determinado
elemento.

Es interesante mencionar que las Familias Propias, al ser de libre creación, pueden sustituir a las tradicionales hojas de cálculo y bases de
datos de tipo Access. Por tanto en una sola herramienta se puede compartir y trabajar con este tipo de información.

7. WIP (Integración de Procesos en la Web Corporativa)

Es una plataforma, exclusiva de AuraPortal, desde donde los externos pueden realizar preguntas o notificaciones, consultas, etc. que
podrán ser contestadas por Email. También pueden Iniciar y ser ejecutores de Tareas de Proceso. La propia WIP inicia de forma
automática los procesos diseñados para cada asunto, logrando de esta forma la excelencia en el servicio junto con la optimización
de los recursos. Y todo ello a través de la página Web, el Email, el móvil, etc.

No es suficiente con tener un buen escaparate en Internet, es necesario que esté integrado con los procesos internos de gestión
de la empresa y sus empleados. Sólo así será un sistema eficaz, dinámico y atractivo para los Clientes.

Una vez un visitante de la web está registrado, ya podrá entrar en “su sitio privado” de la WIP para ver información restringida, iniciar
procesos, consultar el estado de los procesos que ha iniciado, recibir y gestionar Tareas, ver los Emails recibidos desde AuraPortal, y
modificar los datos de su registro.

8. Gestión de Contenidos y Comercio Online

En el mercado existe una gran variedad de productos que ofrecen soluciones de Gestión de Contenidos y también productos de Comercio
Online. La característica diferenciadora en AuraPortal es que tanto La Gestión de Contenidos como el Comercio Online están totalmente
integrados con los procesos, aportando una completa solución en la entidad.

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9. 100% Tecnología Web

Hoy en día la gran mayoría de soluciones BPM ofrecen un portal de ejecución de procesos online, por tanto el usuario solo ha de acceder
a una URL a través de un navegador de Internet para acceder a sus procesos. En AuraPortal, no solo la ejecución de los procesos es
con tecnología 100% Web, sino que la configuración y administración del sistema también se realiza con tecnología 100% Web. Por
tanto, cualquier tipo de usuario con los permisos adecuados, ya sea un gerente, un técnico, un administrador, etc. accederá al sistema
mediante Internet en cualquier lugar y momento. Todo el sistema AuraPortal es 100% Web, no solo el portal de ejecución.

10. Dynamic Case Management

La Gestión de Casos o Case Management es de vital importancia para cualquier entidad ya que los Casos suponen una parte importante
de la actividad cotidiana de la mayoría de las empresas privadas y entidades públicas.

La resolución de casos complejos no es un asunto trivial y requiere que la Suite BPM que los maneje contenga muchas funcionalidades y
capacidades que aun no se encuentran en los BPM tradicionales. Pero sí en AuraPortal.

La Gestión Dinámica de Casos DCM probablemente se convertirá en los próximos años en el gran reto de las Suites BPM y
AuraPortal cuenta con el Producto y la Metodología necesarios para acometer con éxito proyectos de DCM, aportando la
flexibilidad que las empresas necesitan.

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