Planteamiento de proyecto

Armando Gutiérrez Arroyo – Matrícula 2846070

Universidad Tec Milenio campus Chihuahua
Prof. Guillermo Daumas Muller
14.04.2018
 Dgi estudio creativo

Av. Mirador 7312-12 Residencial Campestre Washigton

Servicios integrales de mercadotecnia y diseño
Director: Juan González González
T. 4232345 jgonzalez@dgi.com.mx
A pesar de que DGI es una empresa consolidada y establecida, creemos firmemente que

siempre existe espacio para la mejora. Uno de los principales obstáculos que se presentan en

DGI es el flujo de información cliente-equipo creativo, siendo esta parte del proceso productivo

una de las más tardadas y frustrantes, tanto para los diseñadores, el equipo de marketing y

para los mismos clientes.

Se piensa que se necesita una organización más estricta desde el momento de iniciar la

investigación del proyecto hasta la recepción de información y/o feedback por parte del cliente.

Se propone como proyecto el desarrollo de una plataforma digital que ayude en los procesos

de administración de proyectos.

Dgi tiene una historia larga y un peso considerable en el ámbito del diseño chihuahuense.

Fundada en 1997 por Juan González González, ha sido parte del ranking de las mejores 200

agencias del país por parte de la revista especializada Merca 2.0 durante ocho años

consecutivos.

A lo largo de sus 20 años ha dado servicios de mercadotecnia y diseño a empresas como

Grupo Bafar, Grupo Cementos de Chihuahua, Grupo Ruba, Pizza del Rey, Union Progreso,

Tec de Monterrey, Tec Milenio, Abison Burke, entre otros. Parte del éxito de la agencia ha sido

la atinada selección del equipo; contando siempre con profesionales sumamente preparados

y con amplia experiencia en las ramas que le competen.

Se ha sido testigo y parte de la eficacia que caracteriza a la agencia. Sin embargo también se

conoce de primera mano las deficiencias que pueden mejorarse y hacer del proceso de crear,
producir y entregar una experiencia más rápida y organizada para todos los involucrados.

En este proyecto se propone el desarrollo de una plataforma digital, accesible a través de

nuestra web y como una app móvil. Que servirá para eficientar todo lo relacionado al manejo

de proyectos.

Para este fin, se mantendrá una comunicación activa con el personal de diseño y

mercadotecnia, así como con los clientes, quienes aportarán retroalimentacion en el proceso

de investigación y planeación del proyecto.

El presupuesto será de $100,00.00 destinados de manera directa al desarrollo de la plataforma

digital de administración de proyectos.

Como ya se había planteado anteriormente, en DGI el mayor problema es la comunicación,

mayoritariamente con los clientes, quienes no proporcionan en tiempo y forma la información

que se les requiere. Esta situación también genera un problema interno al momento de

administrar los proyectos, ya que se desfasan los tiempos de entrega, inutilizando el Gantt

inicial y generando tensión adicional en la agencia.

La propuesta es generar una aplicación interactiva mediante la cual se llevará control de la

información y de los tiempos, para que ambas partes esten empapadas en todo momento del

proceso y estatus del proyecto.

En primera instancia se le daría una forma de acceso al cliente, la aplicación sería sumamente

visual e intuitiva, debe facilitar el intercambio rápido y directo entre la agencia y los clientes.
En esta primera fase la app ofrecería una forma simplificada de brief, para que el interesado lo

pueda llenar desde su dispositivo de preferencia, haciendo esta parte más inmersiva y

cohesiva, dejando de lado la multitud de correos y llamadas que en ocasiones son difíciles de

archivar y administrar.

Dentro de la aplicación, cada proyecto tendría su espacio individual, hospedado en nuestro

propio servidor y utilizado por la interfaz de usuario para alimentar cada sección en la que

estaría dividido. La intención es que todas las partes involucradas tengan acceso rápido,

directo y conciso al estatus del proyecto en tiempo real.

La generación de gráficas de Gantt sería optimizada y sencilla de utilizar para los empleados

de la agencia, con opción de notificar de deadlines, fechas importantes (como citas, juntas,

presentaciones, etc.) a ambas partes. De esta manera se motiva al cliente a tomar su parte

como un componente vital del proceso y a entregar la información de una forma fácil, intuitiva

y amigable. La idea es que aportar los datos y el feedback necesarios para la efectiva

realización se pueda hacer desde cualquier sitio, a la hora y tiempo que le sea más cómodo al

cliente, con notificaciones y mensajes exclusivos de la aplicación que le estarían apareciendo

cada que el proceso necesite de su input o atención.

De esta forma se estaría creando un entorno amigable divertido e interactivo; l equipo se

mantendrá enfocado y dirigido, cada integrante tendrá acceso exclusivo a las secciones del

proyecto en el que estén trabajando y se podrá invitar a más miembros en caso de ser

necesario.
En este sentido creo que sería más sencillo mantener la concentración y la efectivad, ya que

la falta de organización en la agencia usualmente se debe a la vasta cantidad de proyectos

que se manejan a la vez, y en los cuales van entrando y saliendo distintos miembros del equipo

(lo cual puede, en ocasiones, producir una desconexión importante entre el planteamiento

original de gráficos y lo que termina entregándose).

Controlando con la aplicación los problemas planteados, podríamos incluir en el Gantt de

proyecto una etapa de testeo, en la cual se pondrían a prueba las aplicaciones mediáticas,

pudiendo hacer las modificaciones pertinentes antes de lanzarlas, reduciendo el riesgo de un

resultado desfavorable.
 Universidad Tecmilenio
Campus Chihuahua

ACTA CONSTITUTIVA del proyecto:

Optimización del proceso productivo en la agencia de marketing y diseño DGI,

implementando el diseño de una plataforma digital de administración de proyectos.

Para: DGI Estudio Creativo SC

Fecha Líder del Proyecto: Asesor Empresa: Alumno:

28/03/201 Armando Gutiérrez Juan González Armando
8 DGI estudio creativo DGI estudio creativo Gutiérrez
Av. Mirador 7312-12 DGI estudio
creativo
Residencial Campestre
Chih, México, C.P.
31215

Propósito del Proyecto o Justificación:

El objetivo principal del proyecto será la optimización del proceso productivo y creativo dentro

de la agencia, mejorando la organización de actividades, con una rápidez y practicidad

incrementadas en la recabación y recepción de información y resultados por parte del

personal y los clientes.

Esto será resultado de la generación e implementación de una plataforma digital de

administración de proyectos desarrollada para estos fines.

Descripción del Proyecto:

Se implementará una reestructuración de la administración de proyectos.

 En primera instancia se evaluará la eficacia y rapidez de respuesta actual del personal, para

encontrar áreas de mejora y los obstáculos que ralentizan el proceso creativo. Estos parámetros

serán estudiados para gestionar la programación de actividades, la comunicación con los

 clientes y el servicio posterior al desenlace del proyecto.

 Con la información recabada se propondrá un concepto de administración de proyectos a través

de una plataforma digital desarrollada exclusivamente para la empresa (con vías a

comercializarla en el ámbito publicitario y creativo de la ciudad).

 Se analizará el presupuesto para la programación e implementación de la plataforma digital.

 Se someterá a aprobación dicho presupuesto. (La factibilidad de inversión ya ha sido

comprobada antes de iniciar el proyecto).

 De ser aprobado, se iniciará con la programación de la plataforma, en caso contrario, la

plataforma se reconfigurará a una de menor alcance o se propondrá el uso de alguna plataforma

genérica comercial.

 Fase de pruebas: al ir avanzando en la programación, se pondrá en fase beta la plataforma,

que estará dispuesta en la red interna de DGI así como en una app, diseñada para el personal

y para los clientes.

 Finalización del desarrollo de la plataforma digital

 Implementación de la plataforma, en la empresa y con los clientes.

 Medición de resultados, comparativa con los parámetros iniciales.

Objetivos Medibles del Proyecto:

Se espera que con una optimización en la eficacia de la comunicación e intercambio de información de

las partes involucradas, a través de la nueva plataforma digital se consigan los siguientes objetivos:

 Aumentar de 3 a 5 cuentas por diseñador.

 Reducir el tiempo de entrega final en proyectos de branding, de 3 meses a 1 mes.

 Implementar una plataforma digital, donde se englobe el intercambio de archivos, información,

retroalimentación, gráficos de Gant, etc. Al cual tendrán acceso los diseñadores y mercadólogos

involucrados, así como los clientes, a través de una página dedicada a la plataforma y una app

donde se podrá estar en constante e inmediata comunicación.

 El periodo de investigación y desarrollo será de 18 meses, iniciando el día en el que se apruebe

 el proyecto.

 La inversión final será de no más de $100,000.00

Requerimientos de Alto Nivel:

1.- Aprobación de presupuesto e implementación: LDG Juan González González.

2.- Aprobación de aplicación y plataforma digital, en cuanto a u diseño y su uso: LDG: Hilda Casas
Descripción de alto nivel del proyecto y sus límites:

Objetivos del
Proyecto Criterio de Éxito Aprobador
Alcance:
 Reducir la ineficacia Aumentar el número de LDG Juan González
en terminos de cuentas por diseñador de González
recepción y entrega 3a5
de información.
 Reducir el tiempo de Reducir el tiempo de LDG Juan González
entrega de proyectos entrega de proyectos de González}
 Implementar una branding
plataforma digital de
comunicación con Desarrollo e
los clientes implementación LDG Juan González
González
Tiempo
 Investigación Meses 1,2 y 3 LDG Juan González
preliminar de fallas y González
experiencia
administrando Meses 4,5,6
proyectos LDG Juan González
 Inciio de desarrollo Meses 6,7,8 González
de la app y primera Meses 9, 10, 11
fase Beta
 Puesta a prueba de LDG Juan González
la fase beta González
 Reconfigurar la Meses 12, 13, 14
plataforma de
acuerdo a la primera Meses 14-18 LDG Juan González
fase de pruebas González
 Segunda fase de
pruebas
 Implementación final LDG Juan González
y etapa de medición González
de resultados
Costo:
• Primer pago por incio de $50,000.00 LDG Juan González
desarrollo de la plataforma González
• Segundo pago al finalizar
la impleme $50,000.00
LDG Juan González
González
 Sumario de Hitos: Fecha de
vencimiento:
Incio de recabación de información sobre el proceso mes 1
Encuestas con clientes mes 2
Diseño preliminar de la plataforma mes 4
Inicio del desarrollo mes 6
Primera fase de pruebas mes 8
Inicio de cambios en plataforma mes 11
Segunda fase de pruebas mes 14
Implementación mes 15
Medición de resultados mes 18

Riesgos de Alto Nivel:

 El aplazamiento del desarrollo por parte de la empresa contratada para la misma.

 La ralentización del flujo de trabajo en etapas de prueba

Presupuesto Estimado:

$100,00.00

El líder del proyecto asignado, su responsabilidad y su nivel de autoridad:

El líder del proyecto es el Lic. Armando Gutiérrez, creativo senior en DGI estudio creativo, quien

mantendrá contacto directo con el asesor de proyecto en la empresa, en tres momentos específicos

del tetramestre empresarial:

a. Durante la segunda semana. Para validar el inicio del proyecto y los detalles de contacto

posteriores entre ambos.

b. Al finalizar la semana 6 para revisar avances en conjunto y reorientar al estudiante en caso de

ser necesario.

c. Al inicio de la semana 13 (final) para validar el alcance esperado del proyecto y organizar el

cierre del mismo en términos del proceso académico del estudiante.

d. Se podrán tener sesiones adicionales si la empresa así lo necesita.

El nombre y el nivel del asesor de la empresa o de quienes autorizan el acta de constitución del proyecto, su
responsabilidad y su nivel de autoridad:

El asesor de la empresa es LDG Juan González González, Director, es la persona asignada por la

misma en la que se lleva a cabo la estancia del estudiante durante su tetramestre empresarial para

conjuntar las actividades asignadas al mismo. El coordinador de la empresa se compromete a:

1. Dedicar tiempo a los estudiantes de la Universidad Tecmilenio que están participando en el

programa.

2. Asignar un espacio físico y recursos necesarios para que los estudiantes participantes puedan

llevar a cabo las actividades asignadas.

3. Brindar la inducción necesaria a los estudiantes relacionada con la misión, visión, valores y

normativas de la empresa.

4. Proporcionar los apoyos logísticos y de información durante el desarrollo del programa para

facilitar el cumplimiento de los objetivos.

5. Ser responsable de supervisar las actividades que los estudiantes hagan en la empresa.

6. Llevar control de la asistencia de los estudiantes apoyándose en los formatos de bitácora

diseñados por la Universidad Tecmilenio

7. Respetar y hacer respetar la propiedad y los derechos de autor propiedad de la Universidad

Tecmilenio y de la propia empresa.

8. Evaluar periódicamente a los estudiantes participantes en el programa, de acuerdo con el

calendario académico de la Universidad Tecmilenio, en los formatos establecidos para cumplir

con este objetivo.

9. Revisar y autorizar, en su caso, la bitácora de actividades semanales elaborada por cada

estudiante, misma que será entregada al líder del proyecto.

10. Recibir y evaluar las presentaciones de avance de actividades de los estudiantes cuando sea

necesario.

11. Llegar a acuerdos con el líder de proyecto sobre todos los asuntos, previstos o imprevistos,

relacionados con el programa.

Aprobaciones.

Líder de Proyecto Asesor de Proyecto

Por: Armando Gutiérrez Arroyp Por: Juan González González

Título Creativo Senior DGI Título: Director DGI

:

Lista de interesados:

Nombre Puesto Área Datos de Nivel de Clasificación de

 contacto autoridad interesados
Hilda Casas Diseñador Senior Diseño hcasas@dgi.com Acceso total al Equipo central
.mx desarrollo del proyecto
Sajaro Palma Diseñador Senior Diseño spalma@dgi.com Acceso total al Equipo central
.mx desarrollo del proyecto
Jaqueline Marketing Marketing marketing@dgi.c Acceso total al Equipo central
Barraza junior om.mx desarrollo del proyecto
Aldo Lopez Comunicac Marketing alopez@dgi.com. Acceso total al Equipo central
mx desarrollo del proyecto
Karla Delgado Coordinadora Clientes karladelgado@s Acceso Grupos de
Mkt anfranciscocc.co restringido a usuarios
m pruebas
Irma Lopez Coordinadora Clientes irmac@ruba.com Acceso Grupos de
Mkt .mx restringido a usuarios
pruebas
Ricardo Lopez Coordinador Mkt Clientes ricardol@agenci Acceso Grupos de
allantera.com.mx restringido a usuarios
pruebas
Flor Holguin Coordinadora Clientes fholguin@fechac. Acceso Grupos de
comunicación org restringido a usuarios
pruebas
Ana Gascón Coordinadora Clientes agascon@union Acceso Grupos de
Mkt progreso.com.mx restringido a usuarios
pruebas

Requisitos del proyecto:

 Información / benchmarking / identificación clara de problemas de comunicación y

entregas en el proceso creativo-- output final.

 Resultados de encuentas con clientes.

 Presupuesto $100,000

 Contratación de agencia especializada de software.

 El desarrollo inicial de la plataforma.

 Implementación preliminar / fase beta de pruebas. Resultados.

 Reconfiguración de plataforma de acuerdo a el input del equipo de diseño y clientes.

 Segunda fase de pruebas con resultado satisfactorio.

 Implementación final.
  Informe final de seguimiento.

Restricciones del proyecto:

 El costo no deberá ser mayor a $100,00, si alguna situación llegase a afetar esta

restricción se tendrá que reconfigurar el alcance para adaptar el proyecto al

presupuesto.

 No deberá exceder los 18 meses de desarrollo e implementación.

 Al termino del proyecto se tendrá una plataforma personalizada para el équipo y para el

grupo de clientes, con el cual se gestionará el proceso productivo de la agencia. No se

deberá pensar en comercializar de ninguna manera la plataforma en este proyecto.

Suposiciones y dependencias

 Fallo en la primera fase de pruebas: al existir un fallo considerable o que se considere

de menor conveniencia al sistema actual, el proyecto puede extenderse por una

reconfiguración mayor a la prevista. En este supuesto caso se debe revisar el

presupuesto, ya que es posible que la compañía contratada cobre un extra por

una reconfiguración / reprogramación mayor a la esperada.

 El tiempo de respuesta del grupo de clientes: siendo una de las principales situaciones

a mitigar, se espera que el feedback de los clientes sea coherente con el timeline del

desarrolo del proyecto, sin embargo si este tiempo llegara a extenderse se deberá

replantear de manera concisa el resto del tiempo previsto para las siguientes etapas.

 Si alguna de las anteriores situaciones diera como resultado la disminución el

 presupuesto del desarrollo podría pensarse en hacer unicamente la app móvil, evitando

el gasto de una implementación para desktop.

Alcance del proyecto:

El objetivo principal del proyecto será la optimización del proceso productivo y creativo dentro

de la agencia, mejorando la organización de actividades, con una rápidez y practicidad

incrementadas en la recabación y recepción de información y resultados por parte del

personal y los clientes.

Esto será resultado de la generación e implementación de una plataforma digital de

administración de proyectos desarrollada para estos fines que será desarrollada en varias

etapas con un presupuesto no mayor a $100,000

El proyecto será aceptado si es comprobable que:

La plataforma desarrollada aumentará la capacidad del équipo creativo,

Incrementará la eficacia (medida en tiempo) del proceso de investigación y comunicación con

el cliente.

Ayudará a mantener un control más efectivo en la transacción de información entre el équipo

y el cliente.

Entregables:

Plataforma digital personalizada para el proceso creativo de la agencia DGI estudio creativo.

Aplicable como app de escritorio y dispositivos móviles.

EDT: