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3) POR SU FORMA.- Según las fases alternativas que presenta, pueden ser:
a) Flexibles.- Estos presupuestos consideran anticipadamente las variaciones que pudiesen ocurrir y permiten cierta elasticidad por posibles cambios o
fluctuaciones propias, lógicas o necesarias.
b) Fijos.- Son los presupuestos que permanecen invariables durante al vigencia del periodo presupuestario. La razonable exactitud con que se han formulado,
obliga a la empresa a aplicarlos en forma inflexible a sus operaciones, tratando de apegarse lo mejor posible a su contenido.
4) POR SU DURACION.- La determinación del lapso que abarcarán los presupuestos dependerá del tipo de operaciones que realice la empresa, y de
la mayor o menor exactitud y detalle que se desee, ya que a mayor tiempo corresponderá una menor precisión uy análisis. Así pues, pueden haber
presupuestos:
A) A Corto Plazo, los que abarcan un año o menos, y
B) A Mediano plazo, los que se formulan para más de un año a 5 años
C) A largo plazo, son los que abarcan a mas de 5 años
6) POR SU REFLEJO EN LOS ESTADOS FINANCIEROS.- Por la forma como se exponen en los estados financieros son:
a) De Posición Financiera o de Balance General.- Muestra la posición estática que tendría la empresa en el futuro, en caso de que se cumplieran las
predicciones. Se presenta por medio de lo que se conoce como posición financiera o Balance General presupuestado.
b) De Resultados.- Muestran las posibles utilidades a obtener en un periodo futuro.
c) De Costos.- Se preparan tomando como base los principios establecidos en los pronósticos de ventas, y reflejan, a un periodo futuro, las erogaciones que se
hayan de efectuar por concepto del costo total o cualquiera de sus partes.
La experiencia obtenida dará lugar a la elaboración del:
d) Presupuesto maestro o tipo.-. Con estos presupuestos se ahorra tiempo dinero y esfuerzo, ya que posteriormente, solo se hacen los que tengan variación
sustancial.
El autor Cristóbal del Río, clasifica además:
8) DE TRABAJO.- Es el presupuesto común utilizado por cualquier empresa; su desarrollo ocurre normalmente en las etapas de Previsión, Planeación.
y Formulación.
El autor aclara, de que la clasificación anterior pretende tan sólo presentar separadamente las características más importantes que poseen los presupuestos y
no significa que cada una de las partes de la clasificación es independiente de la otra sino al contrario pueden estar todas unidas en un sistema de control
presupuestario. Por ejemplo puede ser al mismo tiempo: público, principal, fijo, corto, estándar, etc.
1. - La Dirección posee en todo momento un cuadro general de las operaciones y resultados pudiendo de esa manera prever las situaciones y tomar
decisiones mas acertadas.
2. - Se dispone de instrumento por el cual el trabajo de la empresa se desarrolla de acuerdo a un plan general coordinado.
3. - Le posibilita la acción o adopción de medidas con suficiente anticipación permitiendo juzgar los acontecimientos con la perspectiva adecuada.
4. - Ayuda al manejo financiero de la Empresa.
5. - Sirve para medir la eficiencia de los jefes responsables.
6. - Hace participar en las tareas de programación y dirección a una mayor cantidad de responsables impulsándoles a actuar de manera eficaz en la
corrección de planes que son suyos.
7. - Facilita el control administrativo.
8. - Es un reto constante presentado a los ejecutivos de la empresa para ejercitar su creatividad y criterio profesional a fin de mejorar la situación de la misma.
9. - Impone a los ejecutivos no solo responsabilidad operativa sino también responsabilidad financiera.
10. - Obliga a mantener un archivo de datos históricos controlables
1. - Los datos incluidos en los presupuestos están basados en estimaciones o pronósticos, es decir, se debe considerar la posibilidad de error en las
estimaciones como un factor adicional, al analizar las diferencias entre los datos reales y los presupuestados.
2. - Un sistema presupuestario no puede implantarse de improvisto, para su uso en condiciones satisfactorias son necesarios ciertos requisitos básicos, dentro
de los cuales el factor tiempo y experiencia acumulada tiene un papel preponderante.
3. - La limitación más importante se deriva de la circunstancia de que el control presupuestario, es una herramienta de la dirección de la empresa. Es decir, no
debe pensarse que la suplanta de alguna manera sino que es su mejor auxiliar.
4. - Toma tiempo y costo su preparación.
5. - No se debe esperar resultados demasiado pronto.
6. - Su ejecución no es automática, es necesario que el personal de la empresa comprenda la utilidad de esta herramienta.
7. - Una de las principales limitaciones que enfrenta la elaboración del presupuesto, es la falta de información contable en forma adecuada y oportuna.
8. - En muchos casos la administración empírica de la empresa, hace que el presupuesto sea solo un documento de simple estimación y no de aplicación y
control.
Dentro del marco del tiempo, el presupuesto empresarial adquiere tres grandes grupos clasificados en el presupuesto Maestro, el cual se compone de
los siguientes presupuestos:
A) El Presupuesto Operativo: Elaboración del Estado de Resultados Proyectado.
B) El Presupuesto Financiero: Elaboración del Balance General Proyectado.
C) El Presupuesto de Capital: Evaluación de las inversiones a Futuro.
- Responsabilidad, preparación y administración.- Es necesario, hacer notar que en la elaboración del presupuesto participan todo el personal de la
empresa, de manera organizada para este objetivo, por ejemplo, el gerente de ventas, gerente de producción, Director de Finanzas; pero, en una empresa
pequeña el presupuesto la realiza el propio gerente administrativo, quién imparte todas las instrucciones a través de las vías de mando ordinarias.
A.- La Responsabilidad.- La responsabilidad de la elaboración y del control presupuestal, es delegada a una persona con autoridad, pudiendo este ser Director
o ejecutivo, debiendo además, tener conocimientos y experiencia sobre la empresa y en este tipo de trabajos, conocer el sistema contable su organización y la
estructura administrativa.
B.- Preparación.- En la preparación están obligados a colaborar todo el personal de la empresa. Debe procederse con sujeción a las faces establecidas
como ser:
1. Previsión.- Tener en forma anticipada los materiales necesarios para cumplir el plan.
2. Planeación.- Comprende la recopilación de datos, ordenamiento e integración del plan
3. Formulación.- Integra la elaboración de los presupuestos parciales que se hacen en forma analítica de cada área de la empresa, luego realiza los
presupuestos legales.
Es importante programar el tiempo de elaboración del presupuesto mediante un listado de actividades, estructurando un cronográma que nos permita
elaborar un diagrama de camino crítico (pert). de acuerdo a la lamina sintética de actividades del control presupuestal.
4. Aprobación.- Debe realizarse mediante la Gerencia General o Gerencia Administrativa de la Empresa, en consulta con los que hubieran participado en su
elaboración.
5. Ejecución y Coordinación.- La tarea de elaborar y llevar a cabo el presupuesto es de todo el personal, desde los obreros hasta la más alta jerarquía, por lo
que es necesario formular manuales específicos de labores coordinadas de procedimientos y métodos.
6. Control.- Comprende una serie de tareas encaminadas a la observación y vigilancia del cumplimiento de lo presupuestado.
Sin embargo cabe señalar que un sistema de control presupuestal puede llevarse a cabo con o sin el manual, sobre todo en aquellas empresas pequeñas y
además dependiendo del tipo y otras características de la empresa.
C.- Administración.
1. - Evaluación.- Se parte de lo presupuestado comparando con lo ejecutado basados en registros. De los resultados obtenidos y sus costos se realiza la
evaluación mediante el análisis, comparación revisión e interpretación de ellos, para formular un juicio y determinar si se está procediendo correctamente o de
lo contrario tomar las decisiones necesarias,
Todo lo descrito anteriormente, debe estar plasmado en un manual de control presupuestario, el que contiene Políticas, Operaciones, y Actividades de la
empresa, así como las responsabilidades y limites de autoridad de las personas que intervienen en el control presupuestal.