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PLAN DE MEJORA

OBJETIVO GENERAL

Lograr un cambio sustantivo en el Estandarización Coordinación Organización de procesos y áreas


de trabajo, mediante el desarrollo de competencias profesionales de alto nivel que generen cambios
notables en la calidad de la producción de la empresa y su optimización de recursos.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Aumentar los estándares de seguridad empresarial mediante la implementación de


señalética y rotulación apropiada dentro de la empresa.
 Diseñar instalaciones adecuadas para el funcionamiento de los equipos que permita llevar
en armonía las tareas de las diferentes áreas de trabajo.
 Mejorar la calidad y eficiencia de los procesos para evitar el desperdicio de materiales.
 Fortalecer la vinculación entre la documentación y los procesos de control y evaluación
que permitan medir la efectividad de las diferentes actividades.
 Instalaciones inadecuadas para el funcionamiento de los equipos
 Fortalecer la calidad del trabajador, posibilitando su renovación, perfeccionamiento y
habilitación en conocimientos técnicos y prácticos de acuerdo a las nuevas exigencias
laborales.
METODOLOGÍA

La metodología a utilizar consiste en el análisis de las áreas a mejorar, definiendo los


problemas a solucionar, y en función de los objetivos, actividades, responsables e indicadores de
gestión que permita evaluar constantemente, este proceso debe ser alcanzable en un periodo
determinado. Para ello el Plan de mejora deberá seguir los siguientes pasos:

Evaluación

Implementación y seguimiento

Propuesta y planificación del plan

Análisis de las posibles causas que han


provocado problemas

1. Análisis de las posibles causas que han provocado problemas en el tiempo.


Para cumplir con este requerimiento se recomienda tener en consideración los siguientes
puntos.
a) Identificar el área y procesos a ser mejorados, y para lo cual se debe ser priorizada en
función de su importancia, en relación a la misión, visión y objetivos estratégicos de la
organización.
b) Analizar el impacto que tiene el proceso en el área, para alcanzar los objetivos
estratégicos planteados por la empresa.
c) Describir las causas y efectos negativos de la problemática, apoyándose con diversas
herramientas y técnicas de análisis como:
 Estratificación.
 Diagrama Causa- efecto (Espina de pescado).
 Las 9 s de organización
 Diagrama de Pareto
 Matriz de priorización de Holmes
 Histograma y polígono de frecuencia

2. Propuesta y planificación del plan.


Deberá ser viable, flexible y que permita integrar nuevas acciones a corto, mediano o largo
plazo, y para lo cual se debe tener en cuenta las siguientes acciones:
a) Definir objetivos y resultados del análisis realizado en el punto 1.
b) Analizar las posibles soluciones apoyándose en herramientas como:
 Lluvia de ideas
 Diagrama de flujo
 Matriz de relación
 Diagrama de comportamiento
c) Establecer acciones para la solución: en esta fase es necesario asignar tareas a cada
miembro del equipo; se sugiere aplicar diferentes herramientas para la solución de
problemas que se han identificado, entre ellas están:
 Planificación estratégica y operativa
 Análisis y rediseño de procesos
 Cuadro de mando integral
 Benchmarking (Aprender Mejores Práctica)
d) Verificar la aplicación de las acciones en el proceso.
e) Especificar los indicadores que evidencien la mejora en el proceso.
f) Documentar el plan de mejora.

3. Implementación y seguimiento.
Para realizar la implementación y seguimiento del Plan de mejora es indispensable
incorporar al proceso al personal encargado de realizar las acciones propuestas; los mismos
que deben ejecutar las siguientes funciones:
a) Informar sobre el plan.
b) Ejecutar las acciones programadas con las personas involucradas
c) Dar seguimiento en base a los indicadores de impacto y desempeño, este deberá
realizarse en un periodo determinado por los involucrados.
d) Verificar que se cumpla el plan de acuerdo a lo que se proyectó.
e) Valorar el cumplimiento del plan.

4. Evaluación.
Este punto consiste en la verificar el cumplimiento del Plan de mejora continua de acuerdo
a la propuesta, planificación e implantación.
La evaluación es necesaria para poder observar las irregularidades que han surgido en el
tiempo de ejecución.
La técnica utilizada para la evaluación del Plan de mejora es:
a) Diseñar un plan de evaluación, basándose en los objetivos e indicadores.
b) Ejecutar el plan de evaluación.
c) Realizar un informe sobre la evaluación indicando las ventajas y desventajas, de los
resultados obtenidos del Plan de mejora.
DIAGNOSTICO

Después de realizar cada una de las herramientas y determinar que la estandarización es


el problema principal en la organización hemos decidido mejorar las cuatro áreas que componen
este mencionado problema.

Procesos y
procedimientos no
documentados

Instalaciones
inadecuadas para el
Capacidad subutilizada
funcionamiento de los
equipos

Desperdicio de Falta de señalética y


materiales rotulación

Realizando acciones de mejora para cada una de ellas llevando acabo un diagrama que
nos ayude a identificar falencias de manera más ágil en caso de presentarse.

Problema

Acciones de
Tareas Responsables Tiempo Recuros
mejora.
FALENCIA OBJETIVO ACTIVIDADES RECURSOS TIEMPO RESPONSABLES
 Recursos de
a) Realizar evaluaciones oficina
prácticas y teóricas a los  Personal
trabajadores de la institución, a interno
fin de conocer su situación  Personal de Departamento
Mantener de 15 días
actual sobre su capacidad para recursos recursos humanos
forma puntual poder desarrollar las humanos
y actividades asignadas a su  Gerente de
correctamente cargo. Recursos
aplicados, los humanos
lineamientos  Equipo de
normativos y b) Filtrar los resultados obtenidos computación
legales de las evaluaciones y,
 Recursos de
respecto a la mediante técnicas y oficina
1. Personal capacidad de herramientas administrativas,
 Especialistas Departamento de
no los empleados jerarquizar las áreas más
administrativos recursos humanos
capacitado para necesitadas de capacitación. 1 mes
 Personal de Departamento
desenvolverse Una vez realizado este
recursos financiero
en sus análisis, determinar el
humanos
labores, presupuesto y recursos
brindándoles necesarios para capacitar a  Personal
la cada sector. financiero
capacitación  CEO
necesaria c) Realizar la recopilación de  Personal de
acorde a sus profesionales internos o recursos
funciones. externos necesarios para la humanos Departamento de
capacitación respectiva. Y  Personal recursos humanos
3 meses
gestionar los trámites financiero Departamento
administrativos para su  CEO financiero
contratación y el desarrollo de  Recursos de
las capacitaciones. oficina
FALENCIA OBJETIVO ACTIVIDADES RECURSOS TIEMPO RESPONSABLES
 Recursos
de oficina
a) Realizar encuestas anónimas
 Personal
a los empleados con temas
interno
orientados hacia la
 Personal
identificación de los mismos
Conocer dentro de Departamento
con la institución para 10 días
del campo recursos recursos humanos
conocer la situación actual
actitudinal y de humanos
de la organización y el
criterio de los compromiso de sus  Gerente
empleados de la empleados con ella. de
empresa, qué Recursos
tan identificados humanos
y representados b) Analizar los resultados de las
2. Falta de
se sienten con la encuestas y determinar el  Recursos
identidad
organización, nivel de representatividad de de oficina
organizacional
para poder tomar los empleados con la  Personal Departamento de
acciones que organización. Sistematizando de 15 días recursos humanos
impulsen la las respuestas de forma recursos
representatividad cuantitativa para poder darle humanos
de los un tratamiento posterior al 
trabajadores problema.
hacia la c) Realizar planes y  Personal
empresa. actividades de socialización de
interna que impulsen la recursos Departamento de
integración del personal con humanos 3 meses recursos humanos
la empresa y el valor que dan  CEO
los trabajadores al  Recursos
pertenecer a la institución. de oficina
FALENCIA OBJETIVO ACTIVIDADES RECURSOS TIEMPO RESPONSABLES
a) Realizar un seguimiento  Recursos de
del funcionamiento de los oficina
procedimientos y procesos  Personal
de la organización, interno Departamento
verificando con el  Personal 15 días administrativo
flujograma los organizacional CEO
documentos originados en  CEO
todo el ciclo, para poder  Personal
Mediante determinar falencias. administrativo
actividades de b) Realizar informes de los
evaluación y documentos faltantes y los
corrección, datos que deben tener los  Recursos de
determinar y mismos para posterior oficina
dar solución al implementación de  Personal Departamento
3. Procesos y faltante de correcciones y omisiones administrativo 1 mes administrativo
procedimientos documentos de los documentos de los  Personal
no en procesos y procesos y procedimientos financiero
documentados procedimientos de la empresa junto con el
que lo respectivo presupuesto
necesitan para para su aplicación
el correcto  Personal
funcionamiento financiero
integral de la  Personal
organización. c) Implementar un sistema
administrativo
de documentación, Departamento
 Empleados
gestionando la parte de financiero
externos:
Software y Hardware junto 6 meses Departamento
legislación
con el asesoramiento para administrativo
 Recursos de
que los mismos respeten
oficina
la normativa vigente.
 Programas de
Software
 Impresoras
CONCCLUSIONES
1. Se evidenció dentro de la empresa problemas de distinta índole y diferentes áreas que
conforman la organización, sin embargo mediante la aplicación de las herramientas de gestión
de la calidad se logró identificar y priorizar a aquellas cuya incidencia afectaba de manera
directa a los objetivos generales de la empresa.

2. Con ayuda de la estratificación y posteriormente de la estandarización y jerarquización de los


problemas, se pudo determinar cuáles necesitaban mayor atención de mejora dentro de la
empresa, siendo estos la falta de documentación necesaria en varios procedimientos de la
organización, la falta de identidad del personal con la empresa y aspectos relacionados con el
entorno de trabajo

3. Estos fenómenos mencionados afectan al funcionamiento legal y administrativo de la empresa


en un caso, y en otro a la motivación profesional y desarrollo de los mismos dentro del entorno
de la empresa.

RECOMENDACIONES
1. Realizar un análisis más profundo y periódico del organigrama de procesos y funcional de la
institución para poder identificar a su debido momento la necesidad de documentos que
sustenten el funcionamiento de la organización y cada uno de sus procesos y procedimientos,
acorde a la base legal vigente.

2. Establecer campañas de integración del personal con la institución para fomentar la relación e
identidad de los trabajadores con la empresa a la que pertenecen para así obtener mayor
compromiso y motivación intrínseca ante sus labores.

3. Mantener un seguimiento periódico de las áreas determinadas con mayor riesgo de problemas
para mitigar el riesgo a la presencia de siniestros u eventos que perjudiquen el correcto
funcionamiento de la empresa.