Gestión judicial

MAESTRÍA EN MAGISTRATURA
Universidad de Buenos Aires

Posadas, 25 de abril de 2009

Héctor M. Chayer – hchayer@foresjusticia.org.ar 1

 Formulación de
Proyectos de Cambio
Definición y contenidos

2
 Proyecto: definición

EMPRENDIMIENTO
•de duración limitada
•por única vez
•con recursos específicos
CUYO RESULTADO
FINAL ES
UN RESULTADO
SOSTENIBLE EN EL
TIEMPO

3
 Ejemplos

•implementar un nuevo esquema organizativo,

con mejores objetivos de desempeño

•cambiar el sistema informático

•desarrollar un sistema de calidad

•implementar un programa de capacitación en respaldo a un nuevo

sistema de gestión;

•cambiar sistema de conservación de expedientes

4
Necesidad del proyecto

No hay proyecto
sin problema, sin
cuestionamiento No debería haber
problema o
cuestionamiento sin
intención de resolverlo

5
 Un proyecto implica…
esforzarse
capacitarse
La
excepcionalidad medir
es una
característica organizar
inherente a los
proyectos reportar información

más allá de las

actividades habituales

6
Gestión de proyectos

Conocimientos
Habilidades
Planificación
OBJETIVOS
Métodos
Ejecución DEL
Técnicas
Herramientas Control PROYECTO

contexto organizacional
específico y único 7
El período de transición

8
Punto de partida

Surge necesariamente de una

mirada crítica al interior de la organización,
hecha por sus propios miembros

9
Punto de partida

DIAGNÓSTICO:
Medición ex ante
Realizado por los mismos operadores

10
Punto de llegada

Aumentar el valor y la
satisfacción desde el punto de
vista del usuario
Ello implica ponerse objetivos:

1. Reducir los tiempos del proceso,

2. Facilitar el acceso a la justicia
3. Aumentar la calidad de las
resoluciones
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Ciclo de vida del proyecto
Encargo

Definición de la Situación
Problemática y del
Sistema
Plan de
Proyecto

Programa Presupuesto

Equipo y
Recursos
Feedback Feedback
Acciones
Concretas

Monitoreo

Terminación 12
Herramientas de gestión
e implementación del
cambio

13
Algo es seguro: el sistema habrá
de resistir el cambio

Hay que atender a las fuentes de

resistencia

..\..\..\Proy en curso\GJS Cipolletti Penal\Taller 2

Bases Proyecto\YouTube - El Nuevo Sistema o El
libro vs Pergamino.mpeg
14
 Escala actitudinal ante el cambio

sabotaje
falta de colaboración
protesta
indiferencia
aceptación
apoyo
cooperación
identificación
15
Estilos de procesos de cambio
impuesto
Acciones secuenciales, planificadas,
lineales, sin marcha atrás
Unidireccional
Jerarquía: medio de presión
Personal: no involucrado en
diagnóstico ni en implementación
Procedimiento preestablecido y
rígido
Fundamentalmente cuantitativo
Seguridad, uniformidad,
estandarización
participativo
Acciones planificadas con posibilidad
de modificación adelante-atrás
Bidireccional
Agentes de cambio: facilitadores
Personal: involucrado en diagnóstico
e implementación
Procedimiento con margen de
maniobra
Cuantitativo y cualitativo
Flexibilidad, disminución de
resistencia
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Necesidades y resistencia al cambio

Factores institucionales:
Problema: - las instituciones son “aparatos para no cambiar”

resistencia
Factores personales:
al cambio - miedo a la pérdida (ansiedad depresiva)
- miedo al ataque (ansiedad paranoica)

Solución:
identificar una necesidad compartida
17
Identificación de necesidades
compartidas

¿Cuáles son los resultados actuales? Para el usuario, para los empleados
¿Por qué es importante mejorar? Análisis de amenazas y oportunidades
¿Es compartida la necesidad del cambio? ¿Es superior a la resistencia?

Asumir que la necesidad es obvia

Crear el pánico
El problema es de “los otros” que no entienden...
Diagnóstico erróneo
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Identificación de necesidades
compartidas

SI NO CAMBIAMOS SI CAMBIAMOS

Amenaza Oportunidad
Corto
plazo
Largo
plazo

19
 Dar forma a la visión

Pertinencia Misión de la Visión del cambio

organización

AFIANZAR LA
JUSTICIA
Actitud necesaria Acciones /
Comportamientos

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Análisis de las contrapartes del cambio

Objetivo: Lograr red de individuos comprometidos y que

respalden el cambio
♦ identificar a los involucrados “clave”:
¾ controlan los recursos,
¾ pueden bloquear las iniciativas de cambio,
¾ influyen en otros involucrados,
¾ son “dueños” de los procesos influenciados por el cambio.
♦ identificar su ubicación en el cuadro de resistencias; y la posición en que deberían estar
♦ analizar las causas de resistencia;
♦ establecer la estrategia para vencerla.

21
Análisis de las contrapartes del cambio

Determinación de resistencias y estrategias

Actitud frente al
Nombre cambio Estrategias
-2 -1 0 +1 +2

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Seguimiento del progreso

Establecerlos en términos concretos

Fijarlos por etapas en guía de proyecto
Resultados Relacionarlos con objetivos de la organización
Relacionarlos con el proceso
Que sean evidentes para el usuario
Que impliquen disminución del tiempo total
Compartirlos
Asignar responsables
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Seguimiento del progreso

Desarrollar indicadores de progreso de los esfuerzos de cambio

Medir los avances
Compartir los resultados
Asignar responsabilidades sobre los resultados

Si no se establecen medidores del éxito no hay indicadores de progreso

Falta de relación entre el cambio y los objetivos de la organización
Exigencias de resultados demasiado rápidos
Falta de recursos necesarios
Falta de previsión de todas las consecuencias del cambio

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Causas de tensiones

Incompatibilidad de objetivos y prioridades

Incertidumbre de la tarea y requerimientos de información
Erróneo dimensionamiento del equipo de proyecto
Roles mal especificados, opuestos, superpuestos
Personalidades
Actividades de seguimiento y control insuficientes o excesivas

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Principales fuentes de pérdida de
productividad

Insuficiente experiencia o habilidades del equipo

Especificaciones poco claras e incompletas
Baja moral de personal
Cambios en el alcance del proyecto generados externamente
Baja disponibilidad y/o experiencia de los supervisores
Exceso de trabajo y fatiga del personal

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Actitudes necesarias para el éxito

No enojarse por los cambios, concentrarse en su necesidad.

Recordar que hay más de una manera de alcanzar un objetivo.
Contar con la aprobación de la autoridad.
Evaluar siempre los riesgos asociados al nuevo plan.
Cuando se requieran ajustes, hacer participar siempre a los involucrados.
Una vez aprobados los cambios, comunicarlos a todos los partícipes y equipo.
Trabajar siempre a partir del plan original y documentar las modificaciones.
Considerar siempre el impacto sobre el plan considerado integralmente.

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Finalización

Inclusión
en el flujo de actividad continua

Desintegración
considerar problemas con usuarios y equipo

Extinción
usos prioritarios de los recursos
inviabilidad (de recursos o técnica)
sustitución

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Pasos para definir un proyecto

Partir de la necesidad del destinatario

Hacer autodiagnóstico
Detectar núcleos problemáticos
Desarrollar objetivos específicos
Definir medidas necesarias

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Criterios para la selección de un proyecto

Debe ser:
- formulable: se lo debe poder describir;
- pertinente: relacionado con los objetivos de la
organización;
- compatible con la cultura de la organización;
- realizable: factible de llegar a término.

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Criterios para la selección de un proyecto

Que afecte funciones de valor desde el punto de

vista del usuario:
Atributos Imagen Disponibilidad
técnicos
Acceso a los
Calidad del servicios
Confiable
servicio
Tiempo de
Receptiva
respuesta 31
 Formulación de
proyectos de cambio

32
 Formulación

Título
9 El nombre con el que individualizaremos al proyecto;
9 No es necesario que sea autosuficiente: no es la descripción del proyecto;
9 Puede elegírselo por su atractivo, por su carácter representativo, por su
facilidad para ser recordado;
9 Debe ser breve;
9 Se lo usará en todos los documentos del proyecto.

33
 Formulación

Subtítulo
9 Es una “bajada” del título: acá sí hay una descripción, si bien básica, del
proyecto o de sus componentes principales;
9 Puede usarse lenguaje técnico, pero no es indispensable;
9 Debe remitir claramente al proyecto;
9 Es breve, aunque más extenso que el título.

34
 Formulación

Fundamentación
9 Justificación de la importancia del proyecto, por qué vale la pena hacerlo;
9 Debe ser claro para sus destinatarios: que transmita las razones que
llevaron a plantear el proyecto; que describa el punto de partida; que defienda
la existencia del proyecto y el modo en que se lo plantea;
9 Debe identificar el problema que se quiere resolver o la situación que se
quiere mejorar;
9Puede incluir antecedentes que se hayan considerado, sean o no de la
misma organización;
9 Puede incluir marco teórico, bibliografía, informes previos, citas.

35
 Formulación

Objetivo/s
9 Es lo que va a permitir saber si tuvo éxito el proyecto;
9 Debe indicar qué queremos conseguir con el proyecto, su destino;
9 Debe describir el producto o impacto a lograr;
9 Debe incluir cuantificaciones, en lo posible, numéricas;
9 Conviene separar:
9 Objetivos generales, la finalidad última del proyecto;
9 Objetivos específicos, se orientan más a la acción, se desprenden de
los generales, señalan el camino para alcanzarlos.

36
 Formulación

Destinatarios
9 Describir los beneficiarios del proyecto, y por qué se verán beneficiados;
9 Si es conveniente, se puede distinguir entre beneficiarios directos e
indirectos;
9 Se puede valorar por qué se los eligió;
9 Se puede detallar también a los participantes en las actividades.

37
 Formulación

Plan de trabajo
9 Debe describir:
9 metodologías y técnicas que se emplearán;
9 actividades;
9 productos;
9 plazos de ejecución;
9 indicadores de avance;
9 indicadores de éxito.

38
 Formulación

Plan de trabajo
9 Actividades:
9 detallar qué se va a hacer, cuándo, cómo, para conseguir qué;
9 asignar responsables para cada actividad;
9 conviene distinguir las preparatorias de las ejecutorias;
9 incluir etapas de control de la marcha del proyecto;
9 deben ser suficientemente flexibles para permitir pequeños ajustes.

39
 Formulación

Plan de trabajo
9 Productos:
9 es conveniente identificar sub productos para cada etapa;
9 Plazos de ejecución:
9 dividir el tiempo total del proyecto en períodos menores que permitan
controlar el avance.

40
 Formulación

Plan de trabajo
9 Indicadores de avance:
9 deben dar cuenta del estado del proyecto en etapas intermedias;
9 deben estar relacionados a los objetivos;
9 permiten hacer ajustes;

9 Indicadores de éxito:
9 deben dar cuenta de los objetivos específicos y generales;
9 preferentemente con cuantificación numérica;
9 debe incluir datos objetivos. 41
 Formulación

Presupuesto
9 Estimación de todos los recursos que se necesitan;
9 Recursos humanos: se los puede estimar en horas hombre;
9 Recursos materiales: lo necesario para llevar adelante el proyecto:
9 herramientas tecnológicas;
9 disponibilidad física;
9 insumos;
9 muebles;
9 dinero.
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 Formulación

Equipo de trabajo
9 describe los perfiles de quienes son necesarios para cumplir el proyecto;
9 si ya se los conoce, se incluyen datos personales básicos de quienes lo
realizarán (nombre, cargo, rol en el proyecto).

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Trabajo práctico

De a dos:

1. Identificar un proyecto para presentar como trabajo

final de la asignatura
2. Esbozar sus componentes

Puesta en común

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