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A Dios Todopoderoso.
ii
ÍNDICE GENERAL
Pág.
DEDICATORIA………………………………………………………………. ii
Indice de Lista de Figuras................................................................................... v
Indice de Lista de Cuadros................................................................................. vi
Indice de Tablas.................................................................................................. vii
RESUMEN …………………………………………………………………… viii
INTRODUCCIÓN …………………………………………………………… 1
CAPÍTULO I. EL PROBLEMA...................................................................... 4
1.1 Planteamiento del problema…………………………………….................. 4
1.2 Objetivo General………………………………………………………....... 10
1.3 Objetivos Específicos…………………………………………………........ 10
1.4 Justificación………………………………………………………………... 10
1.5 Delimitación…………………………………………………...................... 12
iii
3.5 Confiabilidad y Validez del Instrumento …...................………………….. 31
3.6 Técnicas de procesamiento y análisis de datos……………………………. 32
CAPÍTULO IV. ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS.................................. 33
4.1 Situación actual del proceso de solicitud de materiales…………………… 33
4.1.1 Descripción del proceso…………………………………………………. 34
4.1.2 Diagrama PEPSC del proceso de solicitud de materiales……………….. 35
4.2 Análisis de la situación actual del proceso de solicitud de materiales……. 38
4.3. Factores básicos que inciden en el proceso……………………………….. 50
CAPÍTULO V. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES………….. 53
5.1 Conclusiones ……………………………………………………………… 53
5.2 Recomendaciones ………………………………………………………… 54
CAPÍTULO VI. PROPUESTA ……………………………………………. 56
6.1 Denominación del proyecto ………………………………………………. 56
6.2 Objetivos del proyecto…………………………………………………….. 57
6.3 Desarrollo del proyecto……………………………………………………. 58
6.3.1 Política para la administración de personal……………………………… 58
6.3.2 Manual de procedimientos del proceso de solicitud de materiales……… 60
6.3.3 Indicadores de gestión…………………………………………………… 72
6.3.4 Sistemas de información………………………………………………… 73
6.4 Recursos necesarios ………………………………………………………. 74
6.5 Factibilidad ……………………………………………………………….. 74
REFERENCIAS …………………….............................................................. 75
ANEXO…......................................................................................................... 78
iv
INDICE DE LISTA DE FIGURAS
Figuras Pág.
v
INDICE DE LISTA DE CUADROS
Cuadros Pág.
1 Operacionalización de variables 27
vi
INDICE TABLAS
Tablas Pág.
Distribución frecuencial y porcentual del indicador preparación de
1 39
la solicitud
Distribución frecuencial y porcentual del indicador transmisión de
2 40
la solicitud
3 Distribución frecuencial y porcentual del indicador entrada de la 43
solicitud
4 Distribución frecuencial y porcentual del indicador despacho de la 45
solicitud
5 Distribución frecuencial y porcentual del indicador control de la 47
solicitud
6 Distribución frecuencial y porcentual del indicador recursos 49
7 Matriz FODA del proceso solicitud de materiales 54
8 Indicadores de gestión 71
vii
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL
POLITÉCNICA DE LA FUERZA ARMADA BOLIVARIANA
COORDINACIÓN DE INVESTIGACIÓN Y POSTGRADO
NÚCLEO ANZOÁTEGUI
RESUMEN
viii
INTRODUCCIÓN
Actualmente las empresas que desean sobrevivir a los rápidos cambios del
entorno, están buscando una manera de mejorar su gestión y lograr acoplarse como
una organización dinámica y productiva en el mundo de los negocios. Cada día se
habla de nuevas teorías gerenciales de mejoramiento, en las cuales sobresalen
elementos como calidad, costos, mercadeo, tecnología de información,
administración, logística, entre otras. Estas teorías son manifestaciones de las
preocupaciones que tienen las organizaciones por su devenir, y esta realidad es aun
más evidente en la principal empresa de estado.
Por ello, en este trabajo se pretende plasmar el interés acerca de lo que está
pasando en el mundo empresarial, de cómo las empresas sin importar su tamaño
desean mejorar y conseguir un puesto digno en el competitivo mercado de hoy. Es
por ello, que hoy en día se está insertando cada día más la acción logística dentro de
las empresas, ya que una acción logística bien diseñada es una herramienta
contundente que permite incorporar mejoras en una organización. Referirse a la
logística, es referirse al renglón dentro de la empresa en el cual se tiene que dar un
alto nivel de servicio al cliente mediante tiempos cortos y consistentes en el manejo
de materiales para el desarrollo de sus productos y/o servicios.
Capítulo II. Marco Teórico: Constituido por los antecedentes de la investigación, las
bases teóricas en las que se fundamentan la investigación y la operacionalización de
la variable del estudio. Además, como complemento para un mayor entendimiento
del tema, se incluye un glosario de términos.
EL PROBLEMA
De acuerdo con lo expresado por los anteriores autores, se puede afirmar que la
gerencia, es el cargo que ocupa una o varias personas en la organización. Son
responsables del éxito o fracaso de la misma. Por ello una gerencia bien administrada
eleva los índices de productividad dentro de una organización.
Cabe considerar, que dentro de la gerencia, existe un factor muy importante que
mide su desempeño, este factor se denomina Gestión, y no es más que el proceso
mediante el cual, se coordinan los recursos disponibles en pro de lograr los objetivos
trazados. La gestión tiene su valor fundamental dentro de una organización, dado que
debe asegurar el constante y adecuado desempeño de los bienes y activos
administrados por la gerencia.
Hoy en día las organizaciones sufren cambios a una velocidad muy rápida,
debido a este fenómeno deben incorporar gestiones diferentes al común, para marcar
ventajas competitivas que le permitan lograr la diferenciación de las empresas frente
a la competencia. Para ello, es necesario que la gerencia sea vista como un proceso y
a partir de allí, pueda ser analizada y descrita en términos de sus principales
funciones.
¿Cuáles son los factores básicos (internos y externos) que inciden en el proceso
10
1.4 Justificación
para poder discernir y lograr un trabajo eficaz. Por ello el gerente debe trascender
sus límites funcionales y concebir su función en términos holísticos, por cuanto cada
área dentro de la organización, tiene que jugar un papel estratégico, con la finalidad
de elevar su imagen corporativa.
Sin duda alguna, tiene su aporte social para la empresa PDVSA, por cuanto
permitirá identificar nuevas estrategias que le permitan ser más eficaces en las
funciones operacionales y administrativas. Por tal motivo, Drucker (citado en Stoner
J., Freeman R. y Gilbert D, 1996) “afirma que la eficacia es la clave del éxito de una
organización. Antes de dedicarnos a hacer algo en forma eficiente, tenemos que estar
seguros de que hemos encontrado algo acertado para hacer.” (p. 11).
Así mismo, el trabajo servirá como base, para que otros investigadores
continúen esta línea de investigación en un tema novedoso y pueda tener un alto
impacto no sólo para la Gerencia de Construcción y Mantenimiento de Pozos, sino
para la Industria Petrolera Venezolana.
1.5 Delimitación
1.6 Alcance
MARCO TEORICO
2.1 Antecedentes
Ventajas:
Se concentra el esfuerzo en ámbitos organizativos y de procedimientos
puntuales.
Consiguen mejoras en un corto plazo y resultados visibles.
Incrementa la productividad y dirige a la organización hacia la
competitividad, lo cual es de vital importancia para las actuales
organizaciones.
Contribuye a la adaptación de los procesos a los avances tecnológicos.
Permite eliminar procesos repetitivos.
Desventajas
Cuando el mejoramiento se concentra en un área específica de la
organización, se pierde la perspectiva de la interdependencia que existe entre
todos los miembros de la empresa.
Requiere de un cambio en toda la organización, ya que para obtener el éxito es
necesaria la participación de todos los integrantes de la organización y a todo
nivel.
En vista de que los gerentes en la pequeña y mediana empresa son muy
conservadores, el Mejoramiento Continuo se hace un proceso muy largo.
17
La gestión y mejora de procesos es uno de los pilares sobre los que descansa la
gestión según los principios de Calidad Total. Al respecto, González (2009), señala lo
siguiente:
La calidad total tiene claro que es a través de los procesos como consigue hacer
llegar ese “algo” que genera a aquellos a quienes ha definido como “Destinatarios” de
lo que hace, y que son por tanto sus procesos los que condicionan la satisfacción de
éstos y por lo tanto la probabilidad de que en el futuro sigan contando con la
organización. Una “Organización Calidad Total” tiene también claro que la única
estrategia que la va a mantener desarrollando su actividad a largo plazo es la que
consiga implicar a todo su personal en la mejora continua de esos procesos.
18
2.2.4 Procesos
Los procesos son importantes, ya que son las acciones que conducen a un
resultado preestablecido. Mediante el análisis de dichos procesos:
2.2.5 Logística
Se puede concluir que los primeros tres elementos han estado particularmente
sujetos a los avances tecnológicos, manejo computarizado de pedidos y comunicación
electrónica. Para las empresas que usan dicha tecnología, la preparación, transmisión
y entrada de pedidos pueden reducirse a casi una parte insignificante del tiempo total
del ciclo de pedido.
En atención a las teorías expuestas, se puede indicar que las organizaciones son tan
eficaces y eficientes como lo son sus procesos. De allí, radica la importancia, de la
mejora continua de los mismos, la identificación y análisis de las áreas problemas y
las causas que los generan, permitirán a corto, mediano y largo plazo, la
identificación de mejoras tecnológicas y administrativas que se requieran para el
mejor funcionamiento de los procesos.
24
Como base legal del presente estudio se consideró el siguiente marco legal:
Artículo 117. Todas las personas tendrán derecho a disponer de bienes y servicios de
calidad, así como a una información adecuada y no engañosa sobre el contenido y
características de los productos y servicios que consumen, a la libertad de elección y a
un trato equitativo y digno. La ley establecerá los mecanismos necesarios para
garantizar esos derechos, las normas de control de calidad y cantidad de bienes y
servicios, los procedimientos de defensa del público consumidor, el resarcimiento de
los daños ocasionados y las sanciones correspondientes por la violación de estos
derechos.
Cuadro 1
Operacionalización de variables
ESTRATEGIAS PARA MEJORAR EL PROCESO DE SOLICITUD DE MATERIALES EN LA GERENCIA DE CONTRUCCION
Y MANTENIMIENTO DE POZOS
(CASO: PETROLEOS DE VENEZUELA, S.A. DISTRITO SAN TOME)
MARCO METODOLÓGICO
1. Revisión de la información.
2. Tabulación de la información en tablas de distribución frecuencial y
porcentual.
3. Presentación de la información en diagramas de procesos.
4. Interpretación de los resultados.
5. Elaboración de conclusiones.
6. Elaboración de recomendaciones.
7. Propuesta.
CAPÍTULO IV
El departamento cuenta con siete (7) Analistas de Logística, los cuales tienen
34
Una vez asignada la empresa contratista para el transporte, esta se dirige a las
oficinas de logística donde se le hace entrega del respectivo formato para salida de
materiales al personal de transportación, y se archiva la copia del pedido de
materiales, del formato para la salida de materiales con la respectiva SOLPET.
COMPROBAR EL PEDIDO
VERIFICAR
DISPONIBILIDAD DE
MATERIALES
CREAR SOLPET
SOLICITAR
TRANSPORTACION
ENTREGAR SOLPET A
CONTRATISTA DE
TRANSPORTACION
ARCHIVAR PEDIDO DE
MATERIALES Y SOLPET
(COPIA)
Ítem 1.- ¿Se realizan los pedidos de materiales en función de todos los materiales
requeridos para la ejecución del pozo, se realiza la entrega de un pedido por cada
pozo?
Tabla 1
Distribución frecuencial y porcentual del indicador preparación de la solicitud
Alternativa FA FR
Siempre 2 22%
Casi Siempre 1 11%
1 Algunas Veces 6 67%
Casi Nunca 0 0%
Nunca 0 0%
Fuente: Cuestionario aplicado, diciembre 2008
3.- ¿Los requerimientos de materiales son realizados por una persona autorizada de la
unidad solicitante?
Tabla 2
Distribución frecuencial y porcentual del indicador transmisión de la solicitud
Alternativa FA FR
Siempre 6 67%
Casi Siempre 0 0%
2 Algunas Veces 3 33%
Casi Nunca 0 0%
Nunca 0 0%
Siempre 9 100%
Casi Siempre 0 0%
3 Algunas Veces 0 0%
Casi Nunca 0 0%
Nunca 0 0%
Fuente: Cuestionario aplicado, diciembre 2008
40
78% de los encuestados señaló que los pedidos se procesan casi siempre, una
vez son entregados por el solicitante y 22% indico que solo algunas veces se procesan
de forma inmediata, debido a que se realizan numerosos pedidos de materiales por
día. Se evidenció que no existe un control y/o priorización de los pedidos de
materiales a procesar, por cuanto los mismos se procesan según se entregan por los
solicitantes.
10.- ¿Se almacenan las copias de los formatos de pedidos de materiales una vez que
han sido procesadas?
Tabla 4
Distribución frecuencial y porcentual del indicador despacho de la solicitud
Alternativa FA FR
Siempre 7 78%
Casi Siempre 2 22%
9 Algunas Veces 0 0%
Casi Nunca 0 0%
Nunca 0 0%
(continúa tabla)
44
Alternativa FA FR
Siempre 9 100%
Casi Siempre 0 0%
10 Algunas Veces 0 0%
Casi Nunca 0 0%
Nunca 0 0%
Fuente: Cuestionario aplicado, diciembre 2008
100% del personal señaló que siempre almacenas las copias de los pedidos de
materiales, sin embargo, se evidenció que no se cuenta con un sistema automatizado
para el almacenamiento y control de las mismas, cada analista las almacena seguna la
disponibilidad de recursos (carpetas, mobiliario, estantes, entre otros).
12.- ¿Se realiza un rastreo y localización del pedido de materiales en todo el ciclo?
45
13.- ¿Las actividades ejecutadas por los analistas de logística y suministro se llevan a
cabo de acuerdo a procedimientos de trabajo normalizados?
14.- ¿Se utilizan indicadores de gestión para medir la gestión del proceso de pedido
de materiales?
Tabla 5:
Distribución frecuencial y porcentual del indicador control de la
solicitud
Alternativa FA FR
Siempre 2 22%
Casi Siempre 7 78%
11 Algunas Veces 0 0%
Casi Nunca 0 0%
Nunca 0 0%
Siempre 0 0%
Casi Siempre 2 22%
12 Algunas Veces 7 78%
Casi Nunca 0 0%
Nunca 0 0%
Siempre 0 0%
Casi Siempre 0 0%
13 Algunas Veces 0 0%
Casi Nunca 0 0%
Nunca 9 100%
(continúa tabla)
46
Alternativa FA FR
Siempre 0 0%
Casi Siempre 0 0%
14 Algunas Veces 0 0%
Casi Nunca 0 0%
Nunca 9 100%
Fuente: Cuestionario aplicado, diciembre 2008
100% de los encuestados señaló que nunca se realiza una medición y/o
evaluación del proceso de pedido de materiales en función a indicadores de gestión.
15.- ¿Se cuenta con un sistema computarizado para el manejo y control de los pedidos
de materiales?
16.- ¿Dispone de todos los recursos requeridos para la realización del trabajo?
Tabla 6
Distribución frecuencial y porcentual del indicador recursos
Alternativa FA FR
Siempre 0 0%
Casi Siempre 0 0%
15 Algunas Veces 0 0%
Casi Nunca 0 0%
Nunca 0 100%
Siempre 0 0%
Casi Siempre 2 78%
16 Algunas Veces 0 0%
Casi Nunca 7 22%
Nunca 0 0%
(continúa tabla)
48
Alternativa FA FR
Siempre 0 0%
Casi Siempre 0 0%
17 Algunas Veces 9 100%
Casi Nunca 0 0%
Nunca 0 0%
Fuente: Cuestionario aplicado, diciembre 2008
78% de los encuestados señaló que casi siempre disponen de los recursos para
la ejecución del trabajo y 22% indicó que casi nunca. Al respecto se evidencio
deficiencia en cuanto al suministro de material de oficina (papelería, impresoras,
fotocopiadoras) disponibilidad de teléfonos con salida, claves de usuario para manejar
el sistema SAP.
100% de los encuestados señaló que algunas veces recibe adiestramiento acorde
con su puesto de trabajo.
Proveedores:
Personal de operaciones: con respecto al personal se pueden destacar las
siguientes desviaciones:
49
Entradas:
Pedidos de materiales: con relación a los pedidos de materiales se determinó lo
siguiente:
1. Envío de pedidos de materiales sin el uso del formato establecido.
2. Suministro incompleto de los datos requeridos para procesar los
respectivos pedidos de materiales.
3. Solicitud de pedidos erróneos.
procesados.
8. No existen procedimientos de trabajo normalizados para la ejecución de
las actividades.
Salidas:
1. Falta de disponibilidad de equipos de transportación.
2. Generación de SOLPET con información de disponibilidad de materiales
no acorde a la disponibilidad de los almacenes.
3. No se utilizan indicadores de gestión para evaluar la gestión de los
resultados del proceso.
Tabla 7
Matriz FODA del proceso de pedido de materiales
FORTALEZAS (F) DEBILIDADES (D)
El personal posee Falta de capacitación.
conocimiento de las No se cuenta con un programa
especificaciones de los computacional para el manejo y
materiales solicitados por los control de los pedidos de
clientes. materiales.
Posee un sistema de Ausencia de indicadores de
información denominado SAP gestión del proceso.
(Suministros, Aplicaciones y Retraso en la entrega de los
Productos). materiales a los clientes.
Personal identificado con la Almacenamiento inadecuado de
empresa. las SOLPET y pedidos de
Disponibilidad de la intranet materiales.
entre clientes y proveedores. Carencia de recursos para la
Existe un presupuesto ejecución de trabajo (teléfono,
asignado para capacitación y fax, computador, papelería).
adiestramiento. Falta de procedimientos de
El tamaño de la organización trabajo que sirvan de guía para
hace posible llevar un control llevar a cabo las operaciones.
de la misma.
OPORTUNIDADES (O) ESTRATEGIAS <FO> ESTRATEGIAS <DO>
Existencia de planes de Adiestramiento del personal en Establecer un control interno en
adiestramiento para el personal el manejo del SAP. el sistema de procesamiento de
de logística operacional. Proponer el uso de un sistema pedidos de materiales.
Existencia de técnicas y computarizado para el manejo Adiestramiento del personal en
programas computarizados para y control de pedidos de el área logística.
el control automatizado del materiales que sea compatible
proceso. con el SAP.
Se cuenta con gerencias de
apoyo (AIT) para la
implementación de programas
informáticos.
Aumento de producción y planes
de negocio.
AMENAZAS (A) ESTRATEGIAS <FA> ESTRATEGIAS <DA>
Ausencia de retroalimentación. Realizar evaluaciones del nivel Elaborar un manual de
Rápidos cambios en la de cumplimiento de las procedimientos con el fin de
planificación de los pozos. contratistas a través del normalizar el proceso de pedido
Incumplimiento de las empresas manejo de no conformidades. de materiales.
contratistas en el suministro de Establecer indicadores de
los equipos de transportación. gestión que permitan medir el
desempeño del proceso .
Fuente: Elaboración propia
CAPITULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1 Conclusiones
5.2 Recomendaciones
PROPUESTA
1. Inducción general sobre a la empresa: Al nuevo ingreso se le debe dar una breve
historia de la compañía, explicar su estructura organizativa y reglamento interno de
trabajo y seguridad ocupacional; así como los servicios que ofrece la empresa,
normas generales sobre los horarios y prestaciones sociales y/o convencionales a que
tiene derecho el trabajador.
4. Evaluación del personal. Una sana administración requiere que el personal sea
continuamente evaluado, para verificar y controlar si los procesos de selección,
entrenamiento y capacitación han sido satisfactorios. Asimismo, determinar el grado
60
de cumplimiento de las tareas por parte del trabajador y si estas se ajustan a las
políticas de la empresa.
Clave:
PDVSASD-1
Asunto:
Índice
Pág.
1. Introducción.………………………………… 3
2. Objetivo General.……………………………. 4
3. Objetivos Específicos.……………………….. 5
4. Alcance.……………………………………… 6
5. Responsables…………………………………. 7
6. Políticas………………………………………. 8
7. Procedimiento………………………………… 9
8. Glosario………………………………………. 11
Asunto:
Introducción
Asunto:
Objetivo General
Asunto:
Objetivos Específicos
Asunto:
Alcance
Asunto:
Responsables
Personal de Operaciones: requerir materiales para la perforación y
completación de pozos según el formato de “Pedidos de Materiales”
con al menos 5 días hábiles de anticipación a la mudanza del taladro.
Analista de Programación: atender las solicitudes de pedidos de
materiales, asignar grado de prioridad para su procesamiento,
entregar formato de salida de materiales a contratistas y llevar control
de los pedidos de materiales recibidos.
Analista de Logística: verificar disponibilidad de materiales y
generar las SOLPET.
Líder de Logística: emitir las SOLPET y aprobar las salidas de
materiales.
Tanto el personal de logística operacional, personal de operaciones (los
solicitantes) y empresas contratistas de transportación son responsables
de cumplir a cabalidad lo establecido en este procedimiento.
Elaborado Por: Revisado por: Aprobado por:
Asunto:
Políticas
Asunto:
Glosario de Términos
Tabla 8
Indicadores de Gestión
Plan
Objetivos Indicadores
Metas
% Utilización Formato de Solicitud de
100% de
Materiales (FPM)
Normalizar las entradas utilización del
del proceso (solicitudes formato FPM
No. De Solicitudes con Formato (FPM) x 100
de pedido de materiales) para el pedido
No. Total de Solicitudes Entregados
de materiales
100% de % Llenado del Formato de Solicitud de
cumplimiento Materiales (FPM)
Normalizar las entradas en el llenado
de las solicitudes del formato de No. Solicitudes llenadas correctamente x 100
pedido de No. Total de Solicitudes Entregados
materiales
% Procesamiento de Solicitudes de Materiales
100% de (FPM)
Garantizar el
cumplimiento
Procesamiento de las
del No. De Solicitudes Procesados* (FPM) x 100
Solicitudes de materiales
procesamiento No. Total de Solicitudes Entregados
realizados
de los pedidos
* Según manual de procedimientos
Fuente: Elaboración propia
73
6.5 Factibilidad
Véliz, A. (2005). Cómo hacer y defender una tesis (4ª ed.). Caracas: Texto.
Fecha:
Nro. _
CUESTIONARIO
Instrucciones:
Lea cuidadosamente cada pregunta a responder.
Al contestar, hágalo con la mayor objetividad y sinceridad.
Señale con una X la respuesta que está de acuerdo a su opinión.
No deje ninguna pregunta sin contestar.
En caso de tener dudas con el cuestionario consulte de inmediato.
Gracias
81
1.- ¿Se realizan los pedidos de materiales en función de todos los materiales
requeridos para la ejecución del pozo, se realiza la entrega de un pedido por cada
pozo?
3.- ¿Los requerimientos de materiales son realizados por una persona autorizada de la
unidad solicitante?
10.- ¿Se almacenan las copias de los formatos de pedidos de materiales una vez que
han sido procesadas?
12.- ¿Se realiza un rastreo y localización del pedido de materiales en todo el ciclo?
13.- ¿Las actividades ejecutadas por los analistas de logística y suministro se llevan a
cabo de acuerdo a procedimientos de trabajo normalizados?
14.- ¿Se utilizan indicadores de gestión para medir la gestión del proceso de pedido
de materiales?
15.- ¿Se cuenta con un sistema computariza para el manejo y control de los pedidos
de materiales?
16.- ¿Dispone de todos los recursos requeridos para la realización del trabajo?