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NOTARIA 7 [Título del curso]

[Subtítulo del documento]

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Manual de Organización Notaria 7

Índice
1. INTRODUCCION
2. OBJETIVO DEL MANUAL
3. MISION
4. VISION
5. VALORES
6. ESTRUCTURA ORGANICA
7. ORGANIGRAMA
8. OBJETIVO Y FUNCIONES DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS
1.1 Notario
1.2 Notario Adscrito
1.3 Director Administrativo
1.4 Recepción y caja
1.5 Gestoría
1.6 Auxiliar Jurídico
1.7 Archivo
1.8 Servicios generales

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Manual de Organización Notaria 7

INTRODUCCION
El presente Manual de Organización, refleja la importancia de la
funcionalidad que debe existir dentro de una organización sea pública o privada. El
presente manual de organización será una herramienta de trabajo para lograr el
buen funcionamiento dentro de los puestos administrativos dentro la Notaria número
7 del municipio de Tizayuca Hidalgo.
Su contenido permite reflejar un conocimiento exacto de la estructura
orgánica, organigramas, descripción de objetivos y funciones de cada uno de los
puestos que integran.
A través del presente se tendrá una base tangible donde la administración
tendrá un sustento. Pues, las organizaciones requiere innovación y mejora
continua, generando retos para ofrecer sus servicios y funciones, con mayor calidad
y poder estar en condiciones de responder funcionalmente a las innovaciones que
su propio y mejora continua, generando retos para ofrecer sus servicios y funciones,
con mayor calidad y poder estar en condiciones de responder de manera óptima a
las necesidades que su propio entorno demanda, por lo que el contenido del
presente Manual estará en una revisión constante a fin de que presente la
organización actualizada de la Notaria número 7.

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Manual de Organización Notaria 7

OBJETIVO DEL MANUAL

El objetivo del presente manual de organización es contar con un instrumento
administrativo en el que se documente la estructura orgánica de la Notaria número
7 del municipio de Tizayuca Hidalgo y precisar las funciones de cada uno del equipo
administrativo que lo integran, lo que permitirá delimitar sus responsabilidades y
evitar duplicidad durante el desarrollo de las mismas, propiciando el óptimo
aprovechamiento de los tiempos y recursos con los que se cuentan dentro de la
organización.

MISION Commented [DAR1]: Se establecerá junto con la

administración
VISION

VALORES

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Manual de Organización Notaria 7

ESTRUCTURA ORGANICA
Commented [DAR2]: Se mostrara los puestos que en
base a sus aptitudes y experiencias las personas
ocuparan en la notaria
Commented [DAR3R2]:
Commented [DAR4R2]:
Commented [DAR5R2]:
Notario *

Director General - Apoderado*

Notorio adscrito

Director Administrativo

Recepción y caja

Gestoría

Auxiliar Jurídico

Archivo

Servicios generales. Commented [DAR6]:

Commented [DAR7]: Propuesta de nueva jerarquía

NOTARIO organizacional

NOTARIO
ADSCRITO

DIRECTOR DE
ASESOR JURIDICO
ADMINISTRACION

SERVICIOS
RECEPCION Y CAJA GESTORIA ARCHIVO
GENERALES

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OBJETIVO Y FUNCIONES DE LAS

UNIDADES ADMINISTRATIVAS
Notario
Objetivo:
Brindar asesoría jurídica en el ámbito del Derecho Notarial a los ciudadanos
que así lo requieran y soliciten. Así como también atender asuntos con los
Fedatarios Públicos y todos aquellos que la Ley del Notariado enuncia.
Subordinados
Directos Administrativo, Asesor Juridico
Perfil del ocupante:
Ser ciudadano en pleno goce de sus derechos políticos y civiles;
Contar con título profesional en la carrera de Licenciatura en Derecho en el
área de Derecho Notarial.
Experiencia mínima requerida de 1 año en el área jurídica
Contar con conocimiento mínimo de 6 meses en manejo de Documentos
Notariales
Conocimientos de computación para capturar e ingresar datos
Habilidad de trato con personas
Comunicación efectiva
Descripción de responsabilidades:
Vigilar la guarda y custodia del archivo.
Coordinar las visitas notariales.
Supervisar el trabajo del personal.
Tramitar escrituras pendientes de autorización definitiva.
Atender quejas de ciudadanos contra notarios públicos.
Supervisar la expedición de testimonios, copias simples y certificadas.
Asesorar al ciudadano en casos jurídicos.
Coordinar la elaboración y ejecución de los distintos programas.
Coordinación frecuente del grupo de trabajo .

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Manual de Organización Notaria 7

Director Administrativo
Objetivo:
Supervisar y gestionar los recursos económicos y financieros de la Notaria
para poder trabajar con las mejores condiciones de coste, liquidez, rentabilidad y
seguridad. Además de verificar, desarrollar y supervisar los procedimientos
operativos en la administración

Puesto superior inmediato (a):

Notario, Notaria adscrito.

Subordinado (a):
Departamento de gestoría, recepción y caja, archivo y servicios generales.

Perfil de ocupante:
Ser ciudadano en pleno goce de sus derechos políticos y civiles.
Contar con título profesional orientado a la administración.
Titulación universitaria Superior preferentemente en área de economía o
administración de empresas.
Conocimientos de contabilidad, matemáticas financieras, legislación
mercantil y fiscal.
Experiencia en habilidades para la negociación de 6 meses.
Tener flexibilidad mental a la hora de toma de decisiones.
Habilidades para la obtención y análisis de información.
Tolerancia a la presión.

Descripción de responsabilidades:
Diseñar, instaurar y controlar las estrategias financieras de la empresa.
Coordinar las tareas de contabilidad, tesorería, auditora interna y análisis
financiero.
Realizar y mantener negociaciones con las entidades financieras y otros
proveedores.

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Optimizar los recursos económicos y financieros necesarios para conseguir
los objetivos planteados.
Analizar, definir y dirigir las inversiones de la empresa.
Supervisión y control de gestión.
Gestión de créditos obtenidos para la liquidez dentro de la administración de
la notaria
Análisis financiero de ingresos y egresos.

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Recepcionista

Objetivo:
Atender, tratar y canalizar al cliente, ser el primer filtro en la recepción de los
clientes y/o documentos para la notaria.
Puesto superior inmediato (a):
Director administrativo
Subordinado (a):
--------
Perfil de ocupante:
Ser ciudadano en pleno goce de sus derechos políticos y civiles.
Contar con carrera técnica, carrera trunca o estudios superiores enfocados a
la administración.
Facilidad para la atención al público atreves de la empatía y la comunicación
efectiva.
Capacidad de organización para distribuir en su área de trabajo todo lo
recibido y canalizarlo al área designada si es el caso.
Buen trato por teléfono.
Gestión del material de papelería para la función de su área.
Habilidad para resolver problemas con clientes y/o compañeros de trabajo.
Conocimientos administrativos.

Descripción de responsabilidades:
Recibir las llamadas entrantes y canalizarlas a las distintas áreas de la
empresa.
Efectuar las llamadas que le sean requeridas, en tiempo oportuno,
manteniendo informados a los usuarios del status de su solicitud.
Enviar, recibir y archivar fax, correos electrónicos y documentos varios.
Mantener un registro en bitácora de llamadas.
Gestionar la distribución de la correspondencia externa recibida.
Recibir a los visitantes, propiciando la atención por parte de la persona
requerida, cuidando los aspectos de seguridad establecidos en la empresa para el
ingreso de visitantes.

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Cajera

Objetivo:
Culminar en forma eficiente las transacciones entre la Notaria y los clientes,
cumpliendo normas y procedimientos, recibiendo los recursos financieros
involucrados, registrándolos y custodiándolos apropiadamente durante el tiempo
indicado.
Puesto superior inmediato (a):
Director administrativo
Subordinado (a):
-------
Perfil de ocupante:

Descripción de responsabilidades:
Efectuar la apertura de caja e ingresar al sistema el saldo del día anterior con
la supervisión del director administrativo.
Realizar operaciones de caja, conteo de efectivo, cobros a clientes, pagos
con autorización del director administrativo.
Realizar el proceso diario de cobros en la gestión que los clientes requieran
dentro de la Notaria.
Mantener un volumen adecuado de efectivo en la caja, conforme a sus
necesidades de operación y a los límites establecidos.
Realizar el cierre de caja y su cuadratura, solicitando el visado al director
administrativo y guardar finalmente el efectivo entregándolo al mismo.

Objetivo:

Puesto superior inmediato (a):

Subordinado (a):

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Perfil de ocupante:

Descripción de responsabilidades:

Objetivo:

Puesto superior inmediato (a):

Subordinado (a):

Perfil de ocupante:

Descripción de responsabilidades:

Objetivo:

Puesto superior inmediato (a):

Subordinado (a):

Perfil de ocupante:

Descripción de responsabilidades:

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