Plan Estratégico de Gestión del Servicio de Contabilidad

PLAN ESTRATÉGICO DE GESTÓN

SERVICIO DE CONTABILIDAD

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Plan Estratégico de Gestión del Servicio de Contabilidad

INTRODUCCIÓN

La planificación estratégica del Servicio de Contabilidad, nace de la voluntad del Rector

y su equipo, expresada en su programa electoral y consecuentemente, del proceso
formal desarrollado por la Gerencia de nuestra Universidad.

Somos conscientes de que se trata de un plan sectorial que en su momento deberá

integrarse en el Plan Estratégico General de la Universidad de Alicante.

La planificación estratégica no es un fin en sí misma sino que es una herramienta que, a

partir de la identificación de la misión de una organización y del análisis de su situación
en un momento determinado, le permite formular sus objetivos estratégicos y, de
acuerdo con ellos, planificar sus actuaciones futuras y diseñar indicadores para conocer
el grado de consecución de los mismos.

El proceso de elaboración de un plan estratégico supone un valor en sí mismo. El hecho

de que un grupo de personas reflexionen acerca de cuál es la razón de ser del Servicio
en el que desempeñan su labor, cuáles son sus fortalezas y debilidades, qué áreas dentro
de la misma tienen carácter estratégico y cuáles son los objetivos a alcanzar en cada una
de ellas, supone ya un claro beneficio para el Servicio y para la organización entera
derivado de la propia reflexión, del contraste de opiniones y del trabajo en equipo.

Por último queremos agradecer el asesoramiento del profesor Acosta y la colaboración

de todos los miembros del Servicio.

Esperamos que el Plan Estratégico del Servicio de Contabilidad nos ayude a hacer una
gestión cada vez más transparente y orientada a nuestros usuarios, a garantizar la mejora
continua y la eficiencia de nuestras actuaciones.

MISIÓN

La misión del Servicio de Contabilidad de la U.A. es garantizar la gestión contable,

presupuestaria y financiera, realizando un especial énfasis en el control y ejecución de
los ingresos y pagos, así como, en facturación, gestionar los contratos establecidos.
Todo ello caracterizado por la transparencia, la eficiencia y la profesionalidad de sus
trabajadores.

VALORES

Transparencia
Eficiencia
Profesionalidad

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EJES ESTRATÉGICOS

- Dirección y Organización
- Componente Humano
- Contabilidad
- Tesorería
- Facturación
- Tecnologías
- Comunicación y Sistema de información y comercialización

ANÁLISIS DE LA MATRIZ DAFO

FORTALEZAS

- Elemento humano
- Desarrollo tecnológico
- Sentimiento de pertenencia
- Estilo de dirección
- Gestión responsable

DEBILIDADES

- Carencia de un adecuado sistema de indicadores

- Infraestructuras mínimas insuficientes
- No existencia del manual de procedimientos por escrito.
- Falta de una buena comunicación con otras Unidades de la Universidad.

OPORTUNIDADES

- Buena situación tecnológica y de red de la Universidad.

- Integración con la Gestión Económica
- Existir una decisión favorable de la Gerencia para desarrollar un plan
estratégico.

AMENAZAS

- Desconocimiento de las funciones del Servicio por parte de proveedores y

clientes internos y externos.
- Falta de claridad de la Unidad en las funciones.
- Dificultad de procedimientos bancarios.
- Retrasos en la disponibilidad financiera.
- Falta de una buena comunicación con otras Unidades de la Universidad.

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VISIÓN

El Servicio de Contabilidad es una Unidad integrada en la Universidad y

comunicada con su entorno, a través del aprovechamiento de las tecnologías; lo que ha
posibilitado el conocimiento de sus funciones y procesos definidos en un Manual de
procedimientos de las Áreas de Contabilidad, Tesorería y Facturación como la recogida
de información de los distintos Centros de Gasto, y su puesta a disposición de clientes y
proveedores.

Con ello se ha logrado que los servicios que ofrece la Unidad en las Áreas
citadas se puedan realizar con la máxima eficacia y calidad.

Asimismo, se ha dispuesto de unas infraestructuras adecuadas que permiten el

desempeño de las funciones de manera eficaz y cómoda tanto para el personal del
servicio como para los usuarios internos y externos.

Todo ello ha sido posible por un estilo de Dirección participativa, apoyándose en

una estructura de gestión flexible, orientado a colocar el elemento humano como factor
clave y al que se le ha posibilitado la capacitación acorde con sus necesidades y con un
sistema de evaluación que reconoce el esfuerzo por un trabajo desarrollado con la
mayor profesionalidad.

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS:

Dirección y Organización

Implantar un sistema de Dirección Estratégica y participativa, con una Organización

flexible que permita la mayor motivación e independencia del personal.

Componente Humano

Diseñar y llevar a la práctica un sistema de gestión del componente humano que permita
que las personas sean el centro del Servicio.

Contabilidad

Gestionar eficientemente el tratamiento de la información contable.

Tesorería

Gestionar eficazmente los programas y la documentación que permita la disponibilidad

económica de los distintos usuarios.

Facturación

Gestionar eficazmente el programa de facturación y la documentación referente a ella

que permita obtener recursos.

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Tecnologías

Estudiar y Diseñar las necesidades de mejora en los distintos programas del Servicio
que permita utilizarlos con la máxima eficacia, dándolos a conocer a todo el personal de
la Unidad.

Comunicación y Sistema de información y comercialización

Diseñar e implantar un proyecto de comunicación tanto interno como externo que

garantice la coordinación y eficacia del servicio a la comunidad universitaria y al
entorno.

CRITERIOS DE MEDIDA

Eje Estratégico: Dirección y Organización

INDICADOR VALOR OBJETIVO

Porcentaje de las propuestas de mejora que son atendidas por
100%
la Dirección
Porcentaje de los procedimientos que tienen definidos sus
100%
indicadores.
Porcentaje del personal que está satisfecho en las encuestas 80%
Porcentaje de de los objetivos y de los criterios de medida que
80%
se han cumplido
Porcentaje de de las personas que tienen elaborados sus
80%
objetivos y criterios de medida
Porcentaje de personal que puede desarrollar cada
30%
procedimiento
Porcentaje de procedimientos clave que se han analizado e
80%
integrado en los correspondientes manuales
Porcentaje de procedimientos de gestión acreditados
20%
siguiendo la norma ISO9000
Periodicidad con que una vez elaborada la Carta de Servicios,
1 año
se elabora memoria normalizada
Periodicidad con que se revisa el cumplimiento del plan de
1 año
mejoras de la evaluación del Servicio

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Eje Estratégico: Componente Humano

INDICADOR VALOR OBJETIVO

Porcentaje del personal que solicita asistir a cursos de
100%
formación, al que la Dirección facilita la asistencia.
Porcentaje de personas que manifiestan que el clima de
90%
trabajo es adecuado, en encuestas de clima sociológico-laboral
Porcentaje de puestos de trabajo cuyo análisis y diseño esté
100%
actualizado.
Porcentaje de personal que tienen estabilidad laboral 90%
Porcentaje de personas que asisten a cursos y demuestran
60%
satisfacción por ellos
Porcentaje de personal que conoce cada procedimiento 30%

Eje Estratégico: Contabilidad

INDICADOR VALOR OBJETIVO

Porcentaje de los documentos que son contabilizados
90%
oficialmente en menos de 15 días desde su pago o abono.
Porcentaje de coincidencia con el Servicio de Gestión
100%
Económica.

Eje Estratégico: Tesorería

INDICADOR VALOR OBJETIVO

Porcentaje de programas de Banca Electrónica que son
100%
conocidos por el personal que los maneja
Porcentaje de los ADOP que entran en el Servicio que se
80%
abonan en un plazo máximo de 4 días.
Porcentaje de los expedientes de Devolución de Tasas que se
90%
tramitan en un plazo máximo de 2 días.
Porcentaje de los ingresos recibidos en las cuentas generales,
que son gestionados y remitidos a los Servicios de
60%
Investigación y/o Gestión Económica, en un plazo máximo de
4 días.
Porcentaje de los traspasos solicitados por ingresos en las
cuentas de Jornadas y Congresos, transferidos a la cuenta 90%
general en un plazo máximo de 4 días.
Porcentaje de las liquidaciones de tasas de los distintos
cursos, gestionados y remitidos al Servicio de Investigación 100%
en un plazo máximo de 2 días.

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Eje Estratégico: Facturación

INDICADOR VALOR OBJETIVO

Porcentaje de las facturas proformas que se convierten en
100%
facturas en 48 horas
Porcentaje de las facturas impagadas de años vencidos que
90%
anualmente se solucionan
Porcentaje de las facturas emitidas anualmente que están
100%
recogidas en un libro de facturas.
Porcentaje de contestación a las preguntas de empresas
100%
externas referentes al IVA a declarar
Porcentaje de llamadas telefónicas solicitando información
para cumplimentar facturas proformas que son contestadas 100%
inmediatamente.

Eje Estratégico: Tecnologías

INDICADOR VALOR OBJETIVO

Porcentaje del personal que aunque no pertenezcan a esa área,
60%
conocen los distintos programas
Porcentaje del personal de cada área que conoce
100%
perfectamente sus programas
Porcentaje del personal de cada área que participa en el
80%
estudio y diseño de las necesidades.

Eje Estratégico: Comunicación y Sistema de información y comercialización

INDICADOR VALOR OBJETIVO

Porcentaje de las respuestas de la Ventanilla de Sugerencias
100%
on line
Porcentaje de respuestas a la Ventanilla de Sugerencias que se
100%
dan en un plazo de 48 horas
Porcentaje de de las llamadas telefónicas solicitando alguna 75%
información, que son contestadas inmediatamente.
Plazo para que las 3 Áreas del Servicio, dispongan su
información más relevante, estructurada y normalizada, en 1 año
una página Web.
Periodicidad máxima con que las 3 Áreas del Servicio,
1 año
actualizan su información en la página Web.

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PLAN DE ACCIÓN

Acción Fecha Participante Responsable

Redactar la información 2007-2008 Personal del Servicio Grupo de trabajo
relevante del Servicio.
Elaborar contenidos pag. Web 2007-2008 Personal del Servicio Grupo de trabajo
Diseñar un manual de 2007-2008 Personal del Servicio Grupo de trabajo
procedimientos
Analizar procedimientos clave 2007-2008 Personal del Servicio Grupo de trabajo
e integrarlo en manual de
procedimientos.
Publicar manual de 2008 Personal del Servicio Grupo de trabajo
procedimientos
Establecer indicadores para 2008 Personal del Servicio Grupo de trabajo
los distintos procedimientos
Revisar el manual de Anualmente Personal del Servicio Grupo de trabajo
procedimientos anualmente
Realizar un análisis y diseño 2008 Personal del Servicio Grupo de trabajo
de los puestos de trabajo
Realizar un manual de manejo 2007-2008 Personal del Servicio Grupo de trabajo
de los distintos programas
Informáticos.
Estudiar un procedimiento 2007-2008 Personal del Servicio Grupo de trabajo
para poder seguir el
cumplimiento de objetivos
Reunión mensual para ver el 2007-2008 Director del Servicio Grupo de trabajo
cumplimiento de los objetivos. Subd. Contabilidad
Subd. Tesorería
Gestor/a J. Facturación
Diseñar el procedimiento a 2007-2008 Personal del Servicio Grupo de trabajo
seguir para responder la
Ventanilla de Sugerencias
Confeccionar encuestas de 2007-2008 Personal del Servicio Grupo de trabajo
satisfacción
Pasar las encuestas Anualmente Personal del Servicio Grupo de trabajo
periódicamente
Tratar las quejas recibidas A la Personal del Servicio Grupo de trabajo
recepción
Realizar Memoria Gestión Anualmente Director del Servicio Grupo de trabajo
Subd. Contabilidad
Subd. Tesorería
Gestor/a J. Facturación
Evaluar cumplimiento plan de Anualmente Director del Servicio Grupo de trabajo
mejora del Servicio Subd. Contabilidad
Subd. Tesorería
Gestor/a J. Facturación

Confección Carta de Servicio 2007 Gestor/a J.Ingresos/Pagos Grupo de trabajo

Gestor/a J.Control Ctas.

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Actualización Carta de Anualmente Gestor/a J.Ingresos/Pagos Grupo de trabajo

Servicios Gestor/a J.Control Ctas.
Acreditar procedimientos 2008-2009 Personal del Servicio Grupo de trabajo
siguiendo norma ISO 9000

Grupo de Trabajo:

Mª Jesús Berenguer Fenoll - Gestora Jefe de Facturación

Margarita Castejón Ortega - Subdirectora de Tesorería
José Vicente Baeza Gomis - Subdirector de Contabilidad
Enrique Gomis Ferrer - Director del Servicio