Contabilidad Intermedia

AQUAFINCA SAINT PETER FISH S.
Universidad Tecnológica De Honduras

Contabilidad Intermedia
Proyecto Manual De Políticas y Control Interno De La Empresas
Catedrático: Lic. Javier Urbina
Integrantes: Cuenta:
Claudia Paola Laureano A. 200810210002
Sindy Oscarina Chevez Mejía 201110610081
Yaritza Otoniela Cruz Reyes 201310010470
Olvin Iván Valle Gallardo 221081127
Aula: 238
Hora:7:40
San Pedro Sula,08 de Agosto 2013
AQUAFINCA SAINT PETER FISH S.A
OBJETIVOS ESPECIFICOS:
*Dar a conocer las herramientas de como contabilizar y llevar el control interno de la empresa
*Mostrar las diferentes cuentas que utilizan en AQUAFINCA SAINT PETER FISH S.A
INTRODUCCCION.
El siguiente manual es acerca de las políticas y procedimient5os de la empresa AQUAFINCA

SAINT PETER FISH S.A
En el cual se trató de seguir los procedimientos que se han realizado en la clase y en cada uno
de ellos se explica la forma en la que se deben aplicar en cualquier área de la empresa.
La responsabilidad del administrador de la empresa es controlar las operaciones, donde los
jefes fijan las metas y realizan las contrataciones como a los gerentes para que dirijan las
acciones y estos reclutan empleados para que se realicen los negocios satisfactoriamente.
El control interno es un plan organizacional y están diseñados para:

1. Salvaguardar los activos
2. Motivar a los empleados para que sigan las políticas y reglas de la compañía
3. Promover la eficiencia operativa
4. Asegurar los registros contables y confiables.
POLITICA 1
CAJA CHICA
1. Fondo de Caja Chica:

Se define como la suma de dinero en efectivo asignado a los empleados de los distintos
departamentos de la compañía en el cual se deben considerar indicaciones para dicho manejo.
Monto: Son los valores asignados a la compañía de acuerdo a las necesidades de cada
departamento de la compañía y estos a su vez se pueden aumentar o disminuir de acuerdo a
los análisis de la administración.
2. Reembolso de Caja:
Es el reintegro de efectivo que se recibe cuando el fondo de caja chica se ha agotado en los
porcentajes establecidos en el presente reglamento producto de los gastos relacionados en el
rubro principal de la empresa (Ver Anexo Uno).
Sobrante:Cantidad de dinero que sin justificación exceda el valor total del fondo al momento
que se realiza el arqueo de caja chica.
Faltantes:Cantidad de dinero que sin justificación falte del valor total del fondo al momento
de realizar el arqueo de caja chica.
3. Asignación y Responsabilidad.
Todo fondo de caja chica estará respaldado por la asignación la cual será extendida por el
contador general de la compañía AQUAFINCA SAINT PETER FISH S.A y este será firmado por el
empleado responsable asiéndose responsable de los fondos asignados por la compañía.
Se establece que los arqueos a los fondos de caja chica se arán un vez por mes; Esta
disposición quedara sujeta a cambio sí, así lo decide la gerencia de la compañía (Ver Anexo
Dos).
4. Registró De Diferencia.
Las diferencias encontradas sin justificación alguna en la práctica de arqueo de caja y serán
contabilizados en la misma fecha.
Ejemplo:
Sobrante:Otros Ingresos
Faltantes: Cuentas por cobrar, funcionarios y empleados.
5. Expediente De Control:
Los empleados que administren los fondos de caja chica deberán tener un expediente
conteniendo los siguientes documentos.
1. Fotocopia de asignación del fondo
2. Fotocopia de creación del fondo
3. Fotocopia de arqueos practicados
4. Políticas de manejo
5. Observaciones de la revisión del fondo a la y memorándum de la gerencia
administrativas
6. Formato de Reembolso:
El formato que se utiliza para el fondo de caja chica será establecido por la administración y
será de carácter único por la Compañía AQUAFINCA SAINT PETER FISH S.A Es decir que no se
aceptara reembolso de fondo en cualquier otro formato diseñado por el empleado
responsable de este.
7. Procedimientos Generales:
1. El fondo de caja chica será establecido para realizar compras y gastos que representen
costos mínimos para la compañía esto es que no deben incurrir en egresos que superen
el 30% del total del fondo, salvo los autorizados por la administración.
2. El fondo no puede ser utilizado para realizar préstamos, vales o bonificaciones a los
empleados de la compañía.
3. El reintegro de los fondos de caja chica será solicitado cuando este se allá agotado en un
porcentaje menor o igual al 70% del fondo inicial.
4. Los fondos de caja chica no serán utilizados para gastos personales de los empleados de
la compañía.
5. Todos los gastos que se realicen deberán ser justificados con documentos legibles y de
entera credibilidad.
6. No se permite el reemplazo de facturas o recibos por comprobante de caja interna
7. Los comprobantes de caja interna serán utilizados solamente para casos extremos de los
cuales deberán ser documentados y escritos por parte de los proveedores
8. En el documento de rembolso deberán de registrarse con el sello de pagado.
9. La compra de materiales y suministros que se4 realicen por medio de caja chica y que se
encuentren en la familia de inventarios que ya estén establecidos deberán reunir con
todos los requisitos y contar con el siguiente procedimiento.
8. Coordinación:
En este punto deberá existir total coordinación entre el responsable de caja chica y los
almacenistas, es decir que los primero deberán reportar a los segundos de la compra
del producto que se realicen de su caja chica y tengan relación con el inventario.
9. Liquidación De La Cuenta, Gastos de Caja Chica:
El auxiliar de contador será el encargado de contabilizar de reembolso de caja chica,

deberá identificar todas las compras que tenga entrada de almacén para establecer un
cargo a la cuenta (Gastos De Caja Chica) De manera que se vayan liquidando cada vez
que se registre caja chica.
10. Provisión De Gastos Por Caja Chica:
Es el propósito de evitar que gastos del mes anterior se registren en el mes posterior
donde el Auxiliar del Contador Ara un registro contable previo a la liquidación del gasto
en la que debitara la cuenta de gastos y acreditara una cuenta puente, dicha cuenta
deberá quedar con un saldo de cero cuando se acredite el pago una cuenta que no
afecte los inventarios de almacén como: Servicios recibidos, reparaciones de equipo,
compras de alimentación u otros no relacionados.
11. Prioridad Para Presentar Reembolso:
Para ser efectivo el reembolso, este deberá ser presentado a más tardar el dio miércoles
de cada semana, si se presenta un día después el tramite queda sujeto a que el
rembolso se pueda realizar hasta la siguiente semana.
Política 2
Fondos Especiales De Caja
Se define como la suma de dinero en efectivo creado para fines especifico, que estén
relacionados directamente con el giro principal de la compañía.
12. Reembolso de Caja
Es el reintegro de efectivo que se recibe cuando el fondo se haya agotado en los
porcentajes establecidos por el presente reglamento, producto de gastos relacionado
directamente con la compañía.
Sobrante: Cantidad de dinero, que sin justificación, exceda el valor total del fondo al
momento que se practica el arqueo de caja.
Fáltate: Cantidad de dinero, que sin justificación, falté del valor total del fondo al
momento de practicar el arqueo de caja.
13. Propósito de Creación

Fondo Principal de Caja; Tendrá como propósito exclusivo lo siguiente.
1. Pago de viáticos y gastos de viaje a los empleados que por alguna razón estén
relacionados con la compañía ya sea dentro o fuera del país.
2. Cualquier otro gasto que la administración considere necesario siempre y cuando sea
agregado a la política y que no tenga relación con gastos de caja chica.
3. Proveer vales de caja o préstamos a los empleados de la compañía destinada para
emergencias justificadas que se les presenten previo visto bueno a la gerencia
administrativa.
14. Arqueo De Caja
Se establece que los arqueos de caja se harán una vez por mes lo que queda sujeto a
cambio, sí así lo decide la gerencia administrativa.
15. Asignación y Responsabilidad
El fondo de caja; Estará respaldado por la asignación, la que será extendida por el
gerente administrativo AQUA FINCA SAINT PETER FISH S.A y firmada por el empleado
responsable con el fin de asumir la responsabilidad sobre la asignación del fondo.

administrativas
Las diferencias encontradas sin justificación alguna en la práctica de arqueo de caja y
serán contabilizados en la misma fecha.
Ejemplo:
Sobrante: Otros Ingresos
Faltantes: Cuentas por cobrar a funcionarios y empleados.
18. Procedimientos Generales:

1. Los montos correspondientes a viáticos y gastos de viaje serán entregados de acuerdo a
lo establecido con las políticas de la compañía.
2. Los préstamos otorgados deberán ser liquidados el mismo mes que se originen, salvo
los casos que sean autorizados por la gerencia.
3. El empleado tiene toda la responsabilidad de pago sobre los valores negativos
(Faltantes) que puedan resultar del arqueo realizado a caja.
4. El reintegro de fondo será autorizado cuando este se haya agotado en un porcentaje

menor o igual al 70% del fondo.
5. Los fondos de caja chica no deberán ser utilizados para gastos personales del empleado
que los maneje ni otros empleados de la compañía.
Política 3
Fondos De Emergencias
Es la suma de dinero en efectivo con duración temporal asignado al empleado que

defina el Gerente General; Por norma el gerente administrativo financiero. Y se deberá
utilizar para realizar compras al contado de materiales y suministros de uso exclusivo en
periodos de emergencias.
19. Monto
Es el valor establecido y asignado por la compañía de acuerdo a las necesidades
imprevistas en un periodo de emergencia este monto puede ser fijo o con variaciones
según su agotamiento o inactividad.
20. Reembolso de Caja
Es el registro de efectivo que se recibe cuando el fondo de haya agotado en los
porcentajes establecidos por el presente reglamentó, producto de gastos relacionados
por las emergencias presentadas.
Sobrante: Cantidad de dinero que sin justificación exceda el valor total del fondo al
momento que se practica el arqueo de caja
Faltante: Cantidad de dinero que sin justificación alguna falte del valor total del fondo
al momento de practicar el arqueo de caja.
21. Propósito de Creación

El fondo de emergencia es de carácter temporal, por el tiempo que dure el mismo, y su
uso deberá ser exclusivo para ese tipo de situaciones. No existe una fecha fija para la
creación del fondo, pero normalmente se establece tomando como referencia cuando
hay estados de alerta.
22. Asignación y Responsabilidad
El fondo, estará establecido por la asignación el cual será extendido por el gerente
administrativo y a la misma vez deberá ser firmado por el empleado responsable con el
objetivo que asuma la responsabilidad sobre el fondo dado por la compañía AQUA
FINCA SAINT PETER FISH S.A.
23. Arqueo de Caja
Se establece que el arqueo de fondos de emergencia se deberá realizar una vez por mes
siempre y cuando se enmarque en los meses antes mencionados.

administrativas
Las diferencias encontradas sin justificación alguna en la práctica de arqueo de caja y
serán contabilizados en la misma fecha.
Ejemplo:
Sobrante:Otros Ingresos
Faltantes: Cuentas por cobrar a funcionarios y empleados.
26. Formato de Reembolso:

El formato que se utiliza para el fondo de caja chica será establecido por la administración y
será de carácter único por la compañía AQUAFINCA SAINT PETER FISH S.A Es decir que no
se aceptara reembolso de fondo en cualquier otro formato diseñado por el empleado
responsable de este.
27. Procedimientos Generales.
1. No se define un porcentaje límite en cuanto al monto y volumen de las compras ya
2.
3. que es de uso exclusivo para situaciones de emergencia.
4. El reintegro del fondo será solicitado cuando este ya se haya agotado en un
porcentaje menor o igual al 70% del fondo
5. No serán utilizados fondos personales ni de otros empleados para la compra que
correspondan al fondo de emergencia en caso de que se den, su reembolso será
solicitado directamente al departamento de contabilidad para su cancelación través
de cheque.
6. Los recibos de caja interna serán utilizados únicamente para casos extremos en los
que no se reciba documento por parte del proveedor (Ver anexo tres)
7. El empleado tiene total responsabilidad del pago sobre los valores negativos
(Faltantes) que resulten de la práctica del arqueo de caja.
8. Todos los gastos deberán ser respaldados por undocumentó legible y de entera
credibilidad
9. El fondo no será utilizado para realizar préstamos, vales o bonificaciones a ningún
empleado de la compañía.
28. Coordinación:
En este caso, se necesita total coordinación entre el responsable del fondo y los
almacenistas, e4s decir que los primero serán los responsables de notificar a los
segundos acerca de las compras que realicen con su fondo de caja y que tengan relación
con su fondo de caja.
29. Cuando una compra requiere entradas:

Las compras realizadas con el fondo de emergencia que afecten la existencia física delo
almacén deben ser ingresadas al mismo en el sistema SAP BUSINESS ONES
30. Registro Contable De La Empresa

Las compras mencionadas anteriormente serán registradas con un cargo en inventario y
almacén respectivo, acreditando la cuenta de orden para entrada de materiales y
seguido deberá de registrarse la factura del proveedor en el sistema SAP.
31. Otras Compras

Las compras que no afecten inventarios como los servicios recibidos, compra de
alimentación, reparaciones de equipo, u otros relacionados no será necesarios su
ingreso a almacén ya que son contabilizados directamente en los cheques de
reembolso.
32. Periodicidad Para Representar Reembolso

Ya que se trata de un fondo para emergencias, la periodicidad quedara sujeta de
acuerdo a la discrecionalidad de la gerencia administrativa.
Política 4
Cuenta Caja Colectora Ventas De Contado
Es un mecanismo de control que sirve para conectar los ingresos que se generan por las
diferentes maneras de transacciones de venta al crédito, contado y6 pago a cuenta que
realizan nuestros clientes.
33. Recibos de Caja:

Es un documento de carácter obligatorio que extiende la empresa como mecanismo de
control para comprobar la cancelación total o parcial de un bien o servicio brindado por
la compañía. Al recibo de la caja se le adjunta la copia de la ficha del depósito bancario,
los pagos recibidos se depositaran al siguiente día y en los días feriados se realizaran
hasta el siguiente día hábil. (Ver anexo Tres)
34. Ventas Al Contado:

Son todas las transacciones de ventas, y que su transacción es estrictamente en efectivo
y pueden realizarse con cheques certificados, depósitos a nuestra cuenta y cheques de
caja.
35. Liquidación Diaria De Ingreso
Es un reporte diario en el que se describen los ingresos de ventas por contado, crédito,
pagos por recibido por medio de cheques normales “Ventas al crédito” cheques
certificados de caja, comprobante de depósitos y transferencias bancarias, ventas al
contado.
36. Liquidación Diaria Del Vendedor
Son los ingresos por medio de un reporte que realiza el vendedor de ruta y que se
adhiere a la liquidación diaria de ingresos; Esta deberá ser precisa entre las ventas y los
ingresos recibidos (Anexo Cuatro)
37. Conciliación Interna De Saldos
Es el procedimiento que se aplica de forma interna en el sistema contable con el
objetivo de garantizar que el saldo de la cuenta sea de cero.
38. Fines de Uso
Es el uso de la cuenta Caja Colectora Ventas De Contado, es para controlar el proceso
de efectivo entre el pago de una factura y el depósito en los bancos.
39. Control Contable
Es la responsabilidad única del contador general y el auxiliar de contabilidad asignado,
realizar la liquidación, revisión y registro diario de esta cuenta asegurándose de que se
cumplan los procedimientos establecidos.
40. Registró De Diferencia

Son las diferencias encontradas sin justificación alguna de la práctica de los arqueos de
caja serán contabilizadas en la misma fecha; Así:
Sobrantes=Otros Ingresos
Faltantes=Cuentas por cobrar a funcionarios y empleados
41. Expediente De Control
Los departamentos de ventas y contabilidad tendrán un archivo similar a los siguientes
documentos:
1. Liquidación diría de ingresos
2. Liquidación diaria de los vendedores de ruta
3. Informe sobre las observaciones que realice el encargado de liquidar la caja y las
recomendaciones que de la auditoria externa.
42. Formato De Liquidación:

Son los formatos establecidos por la gerencia administrativa para la liquidación de
ingresos y la liquidación diaria del vendedor y deberán ser de carácter único, es decir
que no se aceptaran liquidaciones en otro diseño de formato.
43. Procedimientos Generales

1. El encargado de ventas traerá los documentos como cheques, depósitos, facturas y
comprobantes, de entrega a la encargada de facturas.
2. La encargada de facturas en presencia del encargado de ventas realizara la liquidación
diaria del vendedor de ruta y consignara en el reporte todos los documentos realizados
con la caja colectora de ventas al contado, más los documentos por venta al crédito
3. El auxiliar de contabilidad, a diario y sin interrupción alguna, deberá realizar la
liquidación de esta cuenta, incorporando todos los documentos e incidencias como
facturas, depósitos estrictamente de contado y cheques certificados o de la caja.
4. El auxiliar de contabilidad deberá reportar de manera inmediata al contador general
cualquier anormalidad que detecte el el informe con el firme propósito de hacerlo
correctivo s oportunamente.
5. Es obligatorio que el contador general revise las liquidaciones semanalmente y deberá
pasar un reporte a la gerencia administrativa los días lunes
6. Queda prohibido que los supervisores de ventas y cualquier otro empleado reciban
efectivo de los clientes.
7. Como regla general la encargada de administración no deberá recibir efectivo de los
clientes almenos que cuente con una autorización por escrito de la gerencia
administrativa.
8. Para todo pago recibido se emitirá un recibo de caja a favor del cliente donde se detalle
el concepto de pago haciendo mención de las facturas que está cancelando.
9. Como lo dice el control contable de la presente política es responsabilidad única del
auxiliar de contabilidad y contadorgeneral, contador de esta cuenta.
10.La caja colectora de ventas de contado solo presentara saldos cuando se hayan
realizado pagos en exceso de facturas. Este saldo se cancelara cuando se realice una
nueva venta de productos o se clasifiquen a la cuenta de anticipos recibidos por los
clientes.
POLITICA 5
Bancos
Descripción:
Son empresas constituidas bajo la forma asociativa cuya actividad se dirije a colectar capitales
ociosos dándoles colocación útil a facilitar las operaciones de pago y negociar con valores.
44. Conciliación Bancaria:
La conciliación bancaria es un proceso que permite confrontar y conciliar los valores que la
empresa tiene registrado de una cuenta de ahorros o corrientes con los valores que el banco
suministra por medio de extracto bancario (Anexo5)
45. Estado de cuenta Bancario:
Son los reportes proporcionados por los bancos, en los cuales se reflejan el movimiento de
efectivo que tienen las cuentas en una fecha determinada (Mensualmente)
46. Libro de Bancos:
Libro de anotación de los movimiento de efectivo que representa las diferentes cuentas de
bancos estos pueden se manuales o reportes generales por sistemas computarizados.
47. Responsabilidad De Control:
La responsabilidad de elaboración y control de las conciliaciones bancarias que corresponden
al asistente de contabilidad, quien será nombrado por la administración supervisada por el
contador general. Es el encargado de velar4 por que los movimientos de efectivo de registren
de la mejor manera y que al final de cada, mes se tengan saldos consistentes y comparables de
los movimientos de los bancos.
Las conciliaciones deben estar formadas por los siguientes documentos:
1. Restado de cuenta bancario del mes a conciliar
2. Libro de banco o detalles auxiliar generados por sistemas de computo
3. Conciliación Bancaria
4. Archivar mensualmente por separado los cheques pagados y devueltos por el banco en
orden correlativo
5. No se debe admitir cheques al portador
6. Los cheques deben tener una leyenda ( No negociables)
7. Todos los documentos que soportan el Boucher de cheques deben de estar a nombre de
la empresa y no a nombre del empleado
8. Los cheques anulados en el sistema se mutilan y se les coloca el sello de anulado, al
cheque original y copias.
9. El recibo anulado debe figurar el sello y anulado en el original y copia
48. Fecha de Elaboración:

Las conciliaciones bancarias serán elaboradas de cada mes por cada una de las cuentas del
banco que tenga la empresa, ya sea en monedas nacional y extranjera, cuentas de cheque
o ahorro. Aunque las cuentas bancarias no presenten movimiento de debe elaborar las
conciliaciones bancarias y se presentaran a más tardar dentro de los primeros diez (10) días
del mes siguiente.
49. Esquema de Elaboración, Revisión y Aprobación:

Las conciliaciones bancarias una vez que se elaboran deben de ser sometidas al proceso de
revisión y aprobación el cual se define de la siguiente manera:
Formato de Conciliación
El formato de conciliación bancaria h utilizar. Sera el que elija la gerencia administrativa,
considerando q quereúna los requisitos básicos de control (Si adjunta al formato)
Procedimientos Generales:
Utilizando las herramientas de reconciliación externa del sistema SAP BUSSINES ONE, las
conciliaciones bancarias deben esta elaboradas por los menos antes del décimodía del mes
siguiente al cierre correspondiente y al SAP.
Se utiliza la herramienta DW de SAP BUSSINES ONE para bajar ONLINE el extracto bancario
luego módulos- gestión de bancos- extracto de cuentas y reconciliaciones – externas.
Previo a la elaboración de la conciliación bancaria de debe realizar minuciosamente todos los
movimientos en forma comparativa a este reporte auxiliar o libro de banco o del estado de
cuenta bancaria, al fin de asegurarse que todos los registros estén operados de forma
equivalente de esta labor será responsabilidad del asistente del contador como el encargado
del banco
1. Los valores que no se logren conciliar de acuerdo a lo mencionado en el párrafo anterior
debe ser plenamente investigado por el empleado responsable, con el fin de conocer su
procedencia y aplicar su registro, salvo caso de cheques y depósitos en tránsito.
2. Por los valores del estado de cuenta que no se logren tener identificación de sui
procedencia se debe hacer de inmediato la nota de reclamo al banco que corresponda.
3. Los valores que se presenten en la conciliación bancaria y que no se han logrado
compensar o conciliar serán manejados de la siguiente manera.
Antigüedad considerada
Tipos de Operación
para ajuste
Depósitos en tránsito (operados por
contabilidad y no por el banco) Un mes
Cheques en circulación (operados por
contabilidad y no por el banco) Seis meses
Notas de crédito (operadas por el banco y no
por contabilidad) Un mes
Notas de débito (operadas por el banco y no
por contabilidad) Un mes
POLITICA 6
Cuentas Por Cobrar
Definición:
Son valores constituidos por créditos concedidos a favor de clientes, compañías
afiliadas, socios, empleados y otros, dicho valores eran de fácil convertibilidad
dentro del ciclo operativo de la empresa y fuera de este cuando se trate de
cuentas cubiertas de lago plazo.
50. Cliente:
Es la persona natural o jurídica que demanda productos y servicios con el fin de
satisfacer su necesidad
51. Cuentas por Cobrar Al Cliente:
Son valores originados por venta de productos, Sub-Productos y otros a los
diferentes clientes establecidos y aceptados por ambos
52. Cuentas por Cobrar a Compañías Afiliadas:
Son valores originados por préstamosporabsorción de gastos de una compañía
relacionada o ventas de productos; Estas cuentas pueden ser a corto o largo plazo.
53. Cuentas por Cobrar a Socios:
Son valores originados por préstamos de efectivo y desembolso e gastos
personales de los socios de AQUA FINCA SAINT PETER FISH S.A.
54. Cuentas por Cobrar a Funcionarios y Empleados:
Son valores originados porprotestamos de efectivo, anticipo de derechos
laborales, venta de producto al crédito, perdidas de archivos fijos, alimentación no
cobrada y atenciones médicas a dependientes de los empleados y otros que estén
relacionados con el mismo
55. Cuentas por cobrar diversos:
Son valores cargados a personas naturales o jurídicas que no están contemplados
en los incisos anteriores pero que se alguna manera tienen relación con la
compañía, Estos pueden se anticipos sobre contratos de servicio, prestamos,
efectivo, etc.
56. Ciclo Operativo:
Es el tiempo establecido en que las operaciones financieras provocan un cambio
en el capital de la compañía y que normalmente es dictado por las leyes fiscales
del país, además de definirse como periodo fiscal.
57. Condiciones de Crédito:
Son los requisitos que regulan las cuentas por cobrar desde su otorgamiento hasta
su recuperación, tales requisitos son límites de Crédito, plazo de crédito, garantías
exigidas, precios autorizados y formas de pago. Las condiciones son expresadas en
los diferentes formatos de control que se establezcan para otorgar cuentas por
cobrar, Ejemplo: Solicitud de crédito por producto, ampliación de crédito,
refinanciamiento de deuda, oferta de ventas, nota para cargos médicos, solicitud
de crédito,
58. Crédito para empleados:
El formulario Pre- Impreso Establecido por medio del cual se inicia el proceso e
crédito. Existen dos tipos de solicitudes (Solicitudes crédito, compra de producto y
solicitudes de protestamos para empleados) (Anexo 6)
POLITICA 7
ALMACEN DE MATERIALES, SUMINISTROS Y ACTIVOS NO CORRIENTES
Definición:
Almacén: Espacio físico, destinado para el resguardo de los maritales, suministros y quipos de
la empresa ya que sean estas instalaciones permanentes o contenedores.
59. Almacén Virtual:
Como su nombre lo indica (Virtual) no es un espacio físico si no un código en el sistema SAP
en el módulo de inventarios con el propósito de administrar eficientemente las transferencias
de artículos entre almacenes. Este código de almacén se diferencia de los otros utilizado el
código baso y agregando un carácter alfabético en este caso (V de Virtual)
60. Almacén Ficticio:
La finalidad de este almacén es exclusiva para registrar la cantidad de alevines y los consumos
de alimentos o del a biomasa.
Almacenista:
Empleado asignado para la gerencia administrativa como responsable de asegurar los
materiales y suministros de la empresa dentro del área destinada para el almacén
70. Para que deduzcan las responsabilidades del caso. El procedimiento para el registro es el
siguiente:
1. Primero elaboran la nota informando a la gerencia administrativa y solicitando la
autorización para correr este procedimiento.
2. La gerencia administrativa autoriza e indica la cuenta que afectaran en la salida y puede ser
(Cuenta de gastos y/ o cuenta del agente de compras o empleado responsable de la perdida).
3. Con la nota autorizada, proceden a realizar la entrada y factura al 100% de los artículos
extraviados y según la orden.
4.El producto que viene dañado por causa del proveedor o no es igual a lo solicitado; En este
caso, se requeriría un informe técnico por escrito del usuario del material y suministro
justificando las razones para la devolución, el almacenista tiene que solicitar la autorización al
administrador para hacer la devolución si es concedida ambos firman el documento junto a la
persona responsable de regresar la mercadería al proveedor.
La sub-dirección de aduanas DEI deberá aprobar el informe.
5. Los precios no son iguales a la orden de compra
Se pueden dar dos opciones: El precio
es inferior al verdadero: Si esto sucede el agente de compras reportara al almacenista que el
proveedor le hizo una rebaja de precio. Para hacer la entrada, el almacenista solicitara al
contador general la autorización por medio de una clave de usuario para poder cambiar el
precio en la entrada.
6. El precio es superior al precio de compra: Cuando esto se presenta el agente de compras
deberá justificar por qué el proveedor subió el precio, si la justificación no es existente el
almacenista solicita al contador general para que haga el trámite administrativo.
71. Otras entradas
El almacenista no tendrá autorización para realizar otras entradas en el sistema, sin embargo,
cuando sea necesario hacer ajustes por sobrantes, devoluciones que hacen en los
departamentos o por problemas al momento de practicar un inventario físico de deberá
cumplir el siguiente procedimiento:
72. Sobrantes de materiales al terminar un proyecto en ejecución:
Los monitores de los materiales sobrantes y lo entregan al contador general o al asistente
quien verificara en el sistema la ejecución de presupuesto. Una vez revisado, el asistente junto
con el almacenista registraran otras entradas de todos los artículos, afectara la cuenta Obras
en construcción y en cada fila del artículo se colocara el código del proyecto; la entrada será
impresa y la firmaran los monitores de proyectos de inversión, el almacenista y asistente de
contador; el registro contable lo autorizara el contador, el controlador y gerente
administrativo.
73. Devolución de materiales por un departamento:

Cuando se devuelven sobrantes; el almacenista junto con un auxiliar de contador buscaran la
salida para ver las cuentas que se afecten y procederá a registrar la entrada afectando la
cuenta de gasto utilizada cuando se realiza la salida, si es implemento de trabajo deberá
colocar el código de empleado al cual se le asigno los implementos; siendo todo registrado por
el contador general.
74. Sobrantes por inventarios físicos:
Después de haber practicado un inventario físico y se tenga que ajustar el stock en el sistema
antes de hacer el registro de otras entradas se tiene que contar con un reporte autorizado por
la gerencia administrativa y el contador general quienes decidirán las cuentas que se
afectaran, una vez autorizados el almacenista y el auxiliar de contabilidad registraran la otra
entrada.
75. Fallo en la aplicación de cuentas al momento de hacer la salida:
Para hacer este registro el almacenista notifica al auxiliar de contador para que ambos lo
hagan, los asientos contables los autoriza el contador general.
76. Procedimiento para salida de Materiales
Los almaceneros podrán entregar y realizar la salida de materiales cumpliéndose los siguientes
requisitos:
1. Si el almacenista retira los materiales que están en la lista de firmas autorizadas.
Si 2.El que retira los materiales trae una requisición interna de materiales conteniendo una de
las firmas autorizadas. 3. Si se cumple el requisito anterior,
puede entregar físicamente los materiales al solicitante; de inmediato realiza la salida en el
sistema,
77. Aplicando correctamente la cuenta.
1. Si este es gasto, debe buscar la cuenta que corresponde al departamento si no existe la cuenta
se solicita al contador general para que la cree.
2. Siendo activo no corriente, debe consultar con el asistente de contador cual es la cuenta que
debe aplicar y además solicitar la hoja de asignación.
3. Si es implemento de trabajo debe asignar el código de empleado haciendo clic en el menú
(Vista-campos definidos por el usuario y a su derecha aparece la asignación).
78. Si el gasto pertenece al mantenimiento se debe hacer lo siguiente:

1. Consultar con el mecánico que se encarga de retirar los materiales si el mantenimiento que
realiza es preventivo o correctivo.
2. Debe pedir al mecánico que le adquiera el nombre y código de inventario del activo al que le
está haciendo mantenimiento. En la salida de inventarios específicamente en el
campo comentarios a nivel de línea el almacenista colocara lo siguiente: Si es mantenimiento
correctivo C=XXXXX.
3. Materiales para proyectos de inversión, la persona que retirara debe traer una requisición
interna de materiales con la autorización respectiva la que debe especificarse para que código
de proyecto serán, el almacenista buscara el presupuesto para comprobar si los materiales
solicitados están presupuestados, no entregara materiales que no estén en el presupuesto de
la obra, al menos que tengan la autorización de la gerencia administrativa. Cuando realice la
salida no se debe olvidar que por cada uno de los artículos entregados colocara el código del
proyecto en la columna proyecto.
79. Salida de Reactivos y Químicos de Laboratorio:
Por razones de seguridad e inocuidad, el procedimiento para salida de los químicos y reactivos
de laboratorio se registraran en una cuenta denominada Gastos diferidos de reactivos y
químicos de laboratorio.
80. El registro de consumo se hará bajo le siguiente procedimiento:1.Mensualmente el
contador general y el jefe de laboratorio revisaran los consumos de materiales y químicos de
laboratorio y redactaran un informe que lo firmaran para aplicar los registros contables.
2. Por lo menos dos veces al año el contador general y jefe de laboratorio practicaran un
inventario físico de materiales y reactivos de laboratorio y de existir diferencias redactaran un
informe para presentarlo a la gerencia administrativa y proceder a realizar los registros
contables.
81. Salida de materiales cuando sea por descarte:

Hay productos que tienen vencimiento, se dañan, o que se ha descontinuado el uso, cuando
esto ocurra el almacenista no podrá hacer estos registros sin autorización de la gerencia
administrativa. Para hacer estas salidas el almacenista debe notificar al gerente de proyecto
que existen productos en esta condiciones y que requiere se levante un inventario supervisado
por el departamento de contabilidad, después del inventario físico, el contador general y
gerente de proyecto informaran al gerente administrativo para tomar la decisión de la cuenta
que afectaran al momento de hacer los ajustes. La salida de materiales la elaboraran el auxiliar
de contabilidad y el almacenista, este procedimiento debe ser informado y autorizado por el
sub administrador de la DEI.
82. Salidas por Donaciones:

Para realizar la salida de material por concepto de donaciones, los almacenistas deben contar
con una nota autorizada por la gerencia administrativa o por la gerencia general.
83. Salidas por medicamentos entregados a dependientes de empleados:
La compañía proporcionara el servicio de atención médica a dependientes de empleados, para
realizar esta operación el almacenista debe hacer lo siguiente:
1. Hacer la salida utilizando la cuenta 103200-00000 Cuenta puente por cobrar suministros.
2. Después de la salida, debe hacer un asiento de diario debitando la cuenta del empleado y
acreditando la cuenta 10320-00000 Cuenta puente por cobrar suministros. Imprime el registro
contable. Como hacer el asiento de diario,
(Módulos-Finanzas-Asiento), coloca la fecha, en el campo comentarios: colocar la sinopsis
Materiales cargado a: escribir el nombre del empleado. -. En el campo Cuenta mayor/Código
SN, presiona las teclas control-TAB. -. Busca el código de socio de negocios, si no está en la
base de datos lo reporta al contador general para que lo cree.
-. En la columna debito coloca el valor que se registró según el asiento contable.
84. Salida de materiales para eventos especiales:
Los almaceneros, podrán hacer la salida de materiales para celebraciones y eventos especiales,
pero algunos de estos materiales deben retornar al almacén una vez que haya culminado el
evento; para volverlo a utilizar. En este caso el almacenista realizara la salida utilizando la
cuenta puente y luego hará el registro contable debitando la cuenta del empleado y
acreditando la cuenta puente.
85. Transferencia de Materiales:
En el proceso de transferencias de materiales y suministros los almacenistas deben tener bien
claro que existe un almacenista origen, quien es el que transfiere los materiales, y el
almacenista destino, quien es el que recibe los materiales; por lo tanto cada uno debe hacer lo
siguiente: Almacenista Origen
Primero: realiza la transacción de transferencia en el sistema SAP, rebajando el almacén
origen y afectando el almacén destino, el almacén virtual al cual está transfiriendo los
materiales y suministros.
Segundo: una vez que ha creado la transferencia en SAP imprime el formato, procede a la
entrega, conteo y revisión de los materiales junto con la persona que los transportara;
finalmente solicita la firma de recibidos en la transferencia; luego le aplica que esos materiales
tiene que entregarlos únicamente al almacenista destino.
Tercero: Informa al almacenista destino y le detalla los materiales que les está transfiriendo, y
también le comunica quien es el motorista responsable de llevar los materiales. Esta
comunicación la realiza vía radio comunicación y correo electrónico
Cuarto: El almacenista destino recibe del motorista la documentación y ambos tienen el deber
de contar y revisar todos los materiales en mención, luego el almacenista firmara el
documento de transferencia.
Quinto: El almacenista destino revisa en SAP, la transferencia.
Sexto: Si la transferencia en el sistema esta correcta, procede a realizar la transferencia del
almacén virtual a su almacén de materiales.
Séptimo: Si la transferencia en el sistema difiere a lo recibido, notifica de inmediato al
almacenista origen y debe aclarar donde está el error esto implica también al motorista
encargado, de este punto en adelante se debe seguir el mismo procedimiento definido de la
recepción y entrada de materiales.
Los procedimientos generales y contables que de estas políticas emana deberán cumplirse en
completo apego.
1. La recepción, las transacciones de entradas por compras y otras entradas, debe registrarse
en el momento que ocurre; no estápermitidos registros fuera de tiempo, solamente en
aquellos casos que la red o el sistema hayan fallado. Para esto se deberá solicitar autorización
del contador general y proceder a realizar registros con fechas posteriores
2. Todo almacén debe tener un horario específico para la recepción y entrega de materiales, el
cual debe estar concertado con la gerencia del proyecto y gerencia administrativa. Este horario
debe estar colocado en un lugar visible para las partes involucradas. En caso de requerir usar
tiempo adicional al tiempo requerido se debe solicitar autorización a la gerencia de proyecto y
gerencia administrativa.
3. Queda prohibido para los almacenistas ingresar al sistema de materiales y suministros que
no hayan verificado físicamente.
4. Las únicas personas autorizadas para recibir materiales y suministros del agente de
compras son los almacenistas.
5. Cuando la entrada sea de activos no corrientes inmediatamente se debe marcar el activo,
siguiendo el procedimiento de marcación que se describe en las políticas de propiedad planta
y equipo.
6. Cuando la entrada sea por pedidos del exterior, a la entrada hay que adicionar los costos
de importación como ser (derechos arancelarios, gastos de aduana, fletes y seguro) y la
entrada la realiza el almacenista pero la aplicación de los costos de importación lo hace el
auxiliar de contador.
7. En caso que el medio de transporte tenga mecanismos de seguridad como, marchamos o
candados, estos deben ser verificados contra la documentación que envía el proveedor y
solamente pueden ser retirados por el almacenista.
8. Cuando sean repuestos que requieran de una opinión técnica, el almacenista solicitara a la
gerencia de logística para que le apoye en la revisión.
9. Entradas por compras de materiales a través de caja chica: las compras de materiales a
través de caja chica requerirá de entrada al almacén cuando estos no sean consumidos de
manera inmediata y, por lo tanto deberán estar bajo la custodia en un almacén. Los
procedimientos a seguir cuando se requieran son los siguientes:
10. Cuando la compra es sin orden de compra: Para identificar que una compra de esta índole
es por caja chica, el encargado caja o el agente de compras deberá informar al almacenista, en
este caso se hará uso del módulo de inventarios y afectara la cuenta del pasivo, Gastos de caja
chica por pagar. El auxiliar de contabilidad que revisa inventarios reportara al auxiliar que
realiza los pagos para que aplique el reembolso de caja chica.
11. Cuando la compra es con orden de compra: La entrada se hará en el módulo de compras,
el almacenista buscara la orden y la copiara a pedidos entradas y creara la entrada, el auxiliar
que realiza los pagos para que aplique el reembolso de caja chica.
12. De manera visible los almacenistas deben contar con la lista actualizada de personas y
firmas autorizadas para entregar materiales, suministros y equipo. Cualquier cambio de firma
autorizada deberá ser hecho de forma escrita por la gerencia administrativa.
13. Cuando sea salidas para proyectos de inversión deben contar con el presupuesto y código
de la obra.
14. No se permite que los almacenistas entreguen materiales y suministros a terceros si estos
no tienen una autorización por escrito.
15.En cuanto a las diferencias en los productos cuyas unidades de medidas sean por peso,
longitud o volumen se aceptara un margen de diferencia del 2.5% sobre el valor total del
producto, para cualquier otro tipo de unidad de medida no se aceptara ningún margen de
error, y las diferencias faltantes serán cargadas a los almacenistas cuando la gerencia
administrativa considere que no hay justificación razonable por tal diferencia.
16. Queda terminantemente prohibido que los almacenistas realicen salidas y entradas con el
propósito de ajustar el inventario.
17. Queda prohibido la permanencia de personas ajenas a los almacenes, salvo en casos
especiales, por revisión de auditoría o supervisión administrativa.
18. En todo momento el acceso a los almacenes debe mantenerse restringidos y con
mecanismos de seguridad.
19. La gerencia administrativa solicitara una revisión física de inventarios en porcentajes.
20. El almacenista debe estar presente en la evaluación de inventarios tanto en la toma física
del almacén y deberá verificar el informe de las inconsistencias encontradas por el auditor.
21.Cuando la compra tiene un pago anticipado: La recepción y entrada de estos artículos se

hace de manera normal, el agente de compras debe reportar al almacenista que es una
compra con pago anticipado y le entrega la orden de compra, la factura al proveedor con el
sello de cancelado y el Boucher con el cual se realizó el anticipo, con esta documentación al
momento de crear la factura el almacenista debe asociar el anticipo a la factura y debe revisar
que el saldo de la factura sea cero si se canceló el 100%, si el pago fue solamente un
porcentaje debe asociar el anticipo a la factura y debe revisar el saldo de la factura.
ALMACENES DE PRODUCTO TERMINADO

Espacio físico, destinado para el resguardo de los productos disponibles para la venta, ya sean
estas instalaciones permanentes o contenedores.
87. Almacenista:
Empleado responsable de resguardar el producto terminado de la empresa en el área
destinada para el almacén.
88. Supervisor de producción:

Empleado que se encarga de recibir y registrar la cosecha de biomasa por cada camión que
ingresa a la planta.
Entrega de producto:Documento con el cual el almacenista comprueba la entrega de productos
terminados a clientes.
Autorización de donación y muestras: Formato con el cual la gerencia autoriza la entrega de
producto para donación a terceros o muestras de producto enviadas a clientes o laboratorio
para su análisis.
Existencia:Es la cantidad física de producto en el almacén.
89. FarmControl:
Sistema de información que sirve para controlar el registro de consumo, crecimiento y
existencia de los peces.
90. Interfaz:
Es la interrelación entre un sistema y otro consistente en la generación de un archivo
denominado XML generado en el sistema FarmControl y que genera las cosechas de biomasa
en SAP Business One.
91. Biomasa:
Es la materia prima para la elaboración de producto terminado, en este caso es la
transformación de alimento concentrado en peces.
92. Biomasa por camión:
Es el reporte que se genera a partir de la biomasa cosechada que ingresa a la planta de
proceso.
93. Crear la orden de Producción:
Registro en el sistema de información donde se indica la cantidad de producto que se requiere
producir.
94. Cantidad planificada:
Es la cantidad que por defecto tiene la orden de producción al momento de crearla, en este
caso la cantidad es 1.
95. Recibo de producción:
Es el registro de la producción en el sistema SAP Business One en el momento que ocurre.
96.Entrega de componentes:
Consiste en la asignación de materia prima (biomasa) a los productos en cada una de las
órdenes de producción que se crearon durante el día.
97. Devoluciones de producto:
Es la cantidad física de producto que retorna al almacén después de haber realizado la entrega
física y haberse operado la salida en el sistema.
98. Transferencias entre Almacenes:
Traslados de producto realizados entre los distintos almacenes de la compañía.
99. Transformación de productos:
Es la conversión de un producto terminado a otro tipo deproducto terminado.
100. ASIGNACION Y RESPONSABILIDAD
La asignación de un almacén, estará respaldada por una “Acta de Recepción”, la cual será
emitida por la gerencia administrativa refrendada por la firma del gerente de proyecto y/o los
almacenistas que reciben. En el acta de recepción se hace entrega del total de las existencias
de productos que contiene determinado almacén. Dicha acta es de carácter legal y a partir de
ser firmada, el empleado almacenista tiene total responsabilidad sobre el manejo de los
inventarios.
101. EVALUACION DE EXISTENCIAS (INVENTARIOS FISICOS)
Las evaluaciones al manejo de las existencias en los almacenes de producto terminado se

realizaran al 100% una vez al mes por el personal que la gerencia administrativa designe. Esta
disposición quedara sujeta a cambios según lo estime conveniente la gerencia a
administrativa. Durante la toma física, el auditor designado deberá considerar y plasmar en el
informe los siguientes aspectos a evaluar:
1. Orden y aseo del almacén
2. Manejo de las existencias (claridad, exactitud y actualización)
3. Archivo de documentación y manejo de papelería.
4. Exactitud de existencias (físico-sistema)
5. Revisión de existencias del almacén virtual;
6. Registro de las transacciones en el momento que ocurren.
7. Controles de seguridad y calidad generales en área restringida (temperaturas, utensilios de
medición, sellos de empaque, higiene de los productos, peso, y cerraduras en los puntos de
entrada y salida etc.)
8. El informe de las evaluaciones de los almacenes será presentado por el auditor a la gerencia
administrativa y debe ser presentado a más tardar dos días después de haber culminado la
evaluación.
102. ARCHIVO DE CONTROL
Los almacenistas deberán tener un archivo de la papelería utilizada, estructurada de la
siguiente manera:
103. Transferencias entre almacenes:
Archivadas en fólder separado por mes, fecha y correlativo ascendente. Además deberá
justificar en cada documento la razón que dio lugar a la transferencia.
104. Entregas de productos:
Archivadas en folders, por mes, fecha y número correlativo ascendente.
105. Devoluciones de producto:
Archivadas en folders, con separador por mes, fecha y número correlativo ascendente.
106. Autorización de donaciones:
Archivadas por fecha en un fólder con separadores por mes.
Acta de recepción de almacén: Deberá estar en fólder separado en la parte destinada para
documentación diversa del almacén.
107. Comunicación Interna:
Clasificados en tres tipos:
1. Correspondencia entre las gerencias y el almacén,
2. Correspondenciaentre almacenes
3. Correspondencia entre contabilidad y el almacén.
Todas estas clasificaciones se archivaran por fecha en un solo fólder por año.
Descripción funciones y responsabilidades/políticas y procedimientos: Esta documentación
deberá archivarse en un solo fólder junto con los detalles de las personas que poseen firmas
autorizadas para el retiro de producto terminado del almacén.
108. FORMAS A UTILIZAR Las formas de la
papelería a utilizar por los almacenistas, serán establecidas por la administración de y solo se
aceptaran como válidas las nuevas que la gerencia considere implementar.
109. PROCEDIMIENTO DE REGISTRO CONTABLE

El almacenista de producto terminado hará todos los registros de inventarios en el sistema
SAP Business One, el sistema ya tiene la configuración de las cuentas contables que afectara
dichas transacciones.
110. REGISTRO DE ENTRADA MATERIA PRIMA
PLANTA PROCESO
Este proceso tiene como objetivo transformar el alimento consumido por la cosecha en
biomasa (materia prima) y se ejecuta de la siguiente manera:
1. El supervisor de producción en el área de recepción de biomasa, registra las cosechas en un
formato pre-impreso denominado (Reporte de biomasa por camión).
2. Al terminar de cosechar una jaula lleva el reporte a la analista de datos de producción. Al
finalizar el proceso de cosechas firma el reporte de biomasa por camión y lo lleva al jefe de
producción.
3. La analista de datos de producción una vez que obtiene el reporte ingresa al sistema
FarmControl y hace lo siguiente:
Genera la cosecha y este a su vez genera un archivo denominado XML
El archivo XML genera la interfaz de cosecha en el sistema SAP.
Al generar la última cosecha del día, reporta al jefe de producción para que genere las
órdenes de producción de biomasa.
4. El jefe de producción al finalizar el ingreso biomasa la planta hace lo siguiente:
Revisa el reporte de biomasa por camión y lo firma. Ingresa al
sistema SAP y busca las cosechas que se generaron a través de la interfaz (FarmControl–SAP) y
revisa que estas sean igual a las que están en el reporte de biomasa por camión.
Genera la orden de producción de biomasa y cierra la orden.Reporta al almacenista de
producto terminado que ya se generó la cosecha.
111. PLANTA HARINA

En esta planta el proceso de registro de la materia prima lo hace el almacenista a través de
otras entradas de la siguiente manera: La planta de proceso le remite un
pase de salida de desechos (Cabezas) indicando la cantidad de bienes.
Con estos datos el almacenista ingresa la cantidad de materia prima; cada bien contiene 738
kilos de cabezas por 8 bines hacen un total de 5,904 kilos por cada viaje.
112. REGISTRO DEL RECIBO DE PRODUCCION
El procedimiento de registro diario de entrada de producto terminado se hace de acuerdo a
los siguientes procesos: Crear la orden de producción
En la planta de proceso para crear la orden de producción el almacenista recibirá la
programación de pedidos semanales que le entrega la gerencia de planta y el departamento
de ventas nacionales. Para la planta de harina el almacenista no
recibe programación de producción ya que está se sujeta a los días de procesamiento en la
planta de proceso, además los productos están previamente determinados y son harina, aceite
húmedo de tilapia y aceite Premium de tilapia, dicho de otra manera si no hay proceso en la
planta proceso no hay producción en la planta de harina.
En el caso particular del aceite de tilapia el registro de la producción se hace en dos etapas:
1. Producción de aceite húmedo:la materia prima es cabezas de tilapia y el almacenista crea la
orden de producción por cada día y registra la producción diaria de este tipo de aceite.
2. Producción de aceite Premium:la materia prima es aceite húmedo y el almacenista crea la
orden de producción por cada día de proceso y registra la producción. Al momento de crear la
orden de producción el sistema asume por defecto la cantidad 1 conocida como cantidad
planificada la que se actualizara al momento de completar la producción del día.
113. Crear la orden de producción
(Módulos – Producción- Órdenes de fabricación)
En el campo No de producto presione la tecla TAB, elija el producto
En cantidad planificada coloque 1.
Coloque la fecha de finalización
En el espacio para comentario escriba lo más relevante para orden
Presione el botón crear.
Busque la orden de producción
Módulos - informes de producción - lista de partidas abiertas - en el campo “Documentos
pendientes” elija órdenes de fabricación, busque la orden que creo y selecciónela.
Libere la orden de producción, en el campo “Estado” elija la opción liberado esto le permitirá
ingresar producto, una vez liberado haga clic en el botón “OK”
114. Recibir la producción
En el sistema al momento de registrar la producción en la orden se acumulara en el campo
denominado “Cantidad completada” que representa la cantidad de producto recibido en el
cuarto frio o el almacén.
1. Haga clic derecho sobre la orden de producción y elija la opción de
“Terminación report”, aparecerá el formulario de recibo de producción, en la columna
“Cantidad” coloque la cantidad recibida y escriba el comentario.
2. Haga clic en el icono “Crear”.
3. Este paso se repite cuantas veces reciba producción. Actualizar la orden de producción
4. Vuelva a la orden de producción y presione la viñeta “Componentes” y luego presione la
viñeta “Resumen” esto actualizara los datos de producción.
Completar la cantidad planificada En el
campo “cantidad planificada1” coloque la cantidad según la cantidad que aparece en el
campo “Cantidad completada”, luego clic en el botón actualizar. (Asegúrese que la cantidad
completada sea igual que la cantidad planificada)
Revisar la disponibilidad de biomasa
5. Antes de entregar componentes es obligatorio que el almacenista revise en el sistema la
disponibilidad de biomasa, verificar que todas las ordenes producción de biomasa estén
registradas y de acuerdo al reporte biomasa por camión. Ver el ingreso de materia prima a
planta proceso.
6.Entregar componentes
Una vez comprobados que los datos de la cosecha coinciden con los registros del sistema,
entonces el almacenista debe ejecutar el proceso entrega de componentes para cada una
de las órdenes de producción a las que les ingreso producto.
7. Haga clic derecho sobre la orden de producción y de clic en “Entrega de componentes”,

aparecerá el formulario de “artículos para la producción”, coloque el comentario y de clic en el
botón crear.
8. Regrese a la orden de fabricación y actualícela, haciendo clic en la viñeta “componentes” y
luego en “resumen”.
9. Cerrar la orden de producción
Este proceso consiste en cambiar el estatus de la orden de producción, de planificado ha
cerrado haciendo lo siguiente:
10. En el campo de estado elija la opción de “Cerrado”. Luego clic en Ok.
115. AJUSTES DE INVENTARIO

Errores de registros: Al final del proceso diario, el almacenista debe revisar y comparar la
producción física versus el sistema, si tiene errores le notificara al auxiliar de contabilidad para
que le apoye en los registros, a su vez este pedirá al contador general para que verifique y
luego solicite la autorización a la gerencia administrativa, una vez autorizados y operados lo
registros los deben imprimir para que sean firmados por el almacenista, auxiliar de contador,
contador general y gerente administrativo.
Los errores que con frecuencia ocurren son los siguientes:
1. Seingresó más producto en la orden de producción,
Hacer la salida de producto por la cantidad ingresada de más, utilizando la 102200-00000
Cuenta puente para producto terminado, en el campo comentarios se debe colocar la sinopsis
explicando lo ocurrido. Se debe imprimir el registro contable
DEBE HABER
Cuenta puente para producto terminado Lps. 0.00
Inventario de producto terminado Lps. 0.00
Después de realizar la salida se debe hacer la entrada de biomasa que fue utilizada para esa
cantidad de producto, colocando el costo según el registro contable que se operó en la salida
anterior, el registro contable es el siguiente:
DEBE HABER
Inventario de biomasa Lps. 0.00
2. El artículo al cual le ingreso producción es incorrecto

Tiene que corregir los errores el mismo día en que los identifica y debe comunicarse con el
auxiliar de contabilidad para que le apoye en la corrección del error y juntos harán los
siguientes registros:
Se hace la salida de producto por el total o parcial del producto equivocado utilizando la
102200-00000 Cuenta puente para producto terminado, en el campo comentarios se debe
colocar la sinopsis explicando lo ocurrido. Se debe imprimir el registro contable.
DEBE HABER
Para registrar la producción correcta al artículo se debe hacer otra entrada afectando la
cuenta 102200-00000 Cuenta puente para producto terminado, con el valor de la salida
anterior.
DEBE HABER
Estos registros quedan sujetos a verificaciones previas de inventarios físicos cuando así lo
considere necesario la gerencia administrativa y estarán a cargo de un auxiliar de contador
quien será el responsable de presentar el informe avalado con la firma del contador general y
autorizado por la gerencia administrativa.
116. REGISTRO DE SALIDAS
Las salidas de producto terminado se realizan cuando se generan las entregas por venta,
donaciones, transferencias entre almacenes, re-procesos y descartes; a continuación se
describen los procesos para cada uno de los casos:
1. Entrega por ventas y donaciones:
Para realizar la entrega, el almacenista busca en el sistema el pedido del cliente.
Prepara físicamente el pedido y luego en el sistema copia el pedido a la entrega.Al crear la

entrega notifica al encargado(a) de facturación para que elabore la factura en el caso de la
venta.
Hacer la salida de producto por la cantidad ingresada de más, utilizando la 102200-00000

Cuenta puente para producto terminado, en el campo comentarios se debe colocar la sinopsis
explicando lo ocurrido. Se debe imprimir el registro contable.
DEBE HABER
Cuenta puente para producto terminado Lps. 0.00 Inventario de producto
terminado Lps. 0.00
Después de realizar la salida se debe hacer la entrada de biomasa que fue utilizada para esa
cantidad de producto, colocando el costo según el registro contable que se operó en la salida
anterior, el registro contable es el siguiente:
DEBE HABER
Inventario de biomasa Lps. 0.00
2. El artículo al cual le ingreso producción es incorrecto
Tiene que corregir los errores el mismo día en que los identifica y debe comunicarse con el
auxiliar de contabilidad para que le apoye en la corrección del error y juntos harán los
siguientes registros: Se hace la salida de producto por el total o parcial del
producto equivocado utilizando la 102200-00000 Cuenta puente para producto terminado, en
el campo comentarios se debe colocar la sinopsis explicando lo ocurrido. Se debe imprimir el
registro contable.
DEBE HABER
Para registrar la producción correcta al artículo se debe hacer otra entrada afectando la
cuenta 102200-00000 Cuenta puente para producto terminado, con el valor de la salida
anterior.
DEBE HABER
Estos registros quedan sujetos a verificaciones previas de inventarios físicos cuando así lo
considere necesario la gerencia administrativa y estarán a cargo de un auxiliar de contador
quien será el responsable de presentar el informe avalado con la firma del contador general y
autorizado por la gerencia administrativa.
117. REGISTRO DE SALIDAS

Las salidas de producto terminado se realizan cuando se generan las entregas por venta,
donaciones, transferencias entre almacenes, re-procesos y descartes; a continuación se
describen los procesos para cada uno de los casos:
118. Entrega por ventas y donaciones:
Para realizar la entrega, el almacenista busca en el sistema el pedido del cliente.
Para hacer una entrega físicamente el almacenista debe exigir la factura o la autorización de
donación.
Antes de entregar el producto debe firmar los documentos tanto el almacenista el cliente o
supervisor de entrega.
1119. Transferencia de productos:
Para realizar este tipo de transacción se utilizara el almacén virtual como almacén destino y los
almacenistas deben tener bien claro que existe un almacén origen quien es el que transfiere
los productos y el almacenista destino quien es el que recibe los productos; por lo tanto cado
uno debe hacerlo siguiente:
120. Almacenista de Origen
Primero: realiza la transacción de transferencia en el sistema SAP, rebajando el almacén
origen y afectando el almacén destino.
Segundo: una vez que ha creado la transferencia en SAP, imprime el formato, procede a la
entrega, conteo y revisión de los productos junto con la persona que los transportara;
finalmente solicita la firma de recibidos en la transferencia; luego le explica que esos
productos tiene que entregarlos si y solo si al almacenista destino.
Tercero: Informa al almacenista destino y le detalla los productos que le está transfiriendo,
también le comunica quien es la persona responsable de llevar los productos.
Almacenista de Destino
Cuarto: El almacenista destino recibe de la persona que lo transporta la documentación y

ambos tienen el deber de contar y revisar todos los productos en mención luego el
almacenista firmara el documento de transferencia.
Quinto: El almacenista destino revisa en SAP, la transferencia.
Sexto: Si la transferencia en el sistema esta correcta procede realizar la transferencia del

almacén virtual a su almacén.
Séptimo: Si la transferencia en el sistema, difiere a lo recibido, notifica de inmediato al

almacenista origen y debe aclarar donde está el error, esto implica también a la persona que
entrega los productos
121. Transferencias de Producto
Para realizar una transformación de producto terminado en otro tipo de producto, se debe
realizar una salida del producto que se desea transformar y luego generar otra entrada por la
cantidad de producto que resulte de este proceso.
122. Descarte de Productos
Para ejecutar este proceso, se debe hacer lo siguiente:
1. El almacenista notificara al departamento de contabilidad y control de calidad que existe
producto dañado.
2. El departamento de contabilidad ordenara levantar un inventario físico del producto
terminado.
3. El departamento de control de calidad hará la inspección y redactara un informe técnico del
producto y lo remitirá al departamento de contabilidad.
4. Con el inventario físico más el reporte de calidad el contador general lo remite a la gerencia
administrativa para que autorice el descargo del producto.
5. Con la autorización de la gerencia administrativa el auxiliar de contabilidad y el almacenista
de producto terminado realizan la salida de producto utilizando la cuenta de gasto
correspondiente y la firman el almacenista y auxiliar de contador.
6. El registro contable que genero la salida la firmaran el contador general, contralor y gerente
administrativo.
123. OTRAS ENTRADAS
Devoluciones de producto: Este proceso se registrara en el sistema a través de otras entradas
en el módulo de inventarios.
Para proceder a realizar este tipo de entradas el almacenista notificara al auxiliar de contador
que existen devoluciones y este a su vez debe solicitar autorización a través de contador
general al gerente administrativo. Una vez autorizados procederán a registrar las devoluciones
en el sistema.
124. Registros que se deben hacer en el sistema
Solamente se ha realizado la entrega:
En este caso la devolución en el sistema hace los ajustes al inventario y el registro contable
correspondientes.
125. Se realizó la entrega y la factura:

Cuando esto ocurre, el almacenista y auxiliar de contador tendrán que hacer el registro de la
nota de crédito para el cliente.
126. Firmas Autorizadas
Son las personas designadas por la gerencia administrativas cuya firma avala o autoriza la
salida de productos del almacén. El almacenista deberá tener una copia en el archivo y una
copia pegada en un punto que sea visible al momento de hacer la entrega del producto.
Los procedimientos generales y contables que de estas políticas emanan deberán cumplirse en
completo apego.
1. Queda terminantemente prohibido que los almacenistas realicen salidas y entradas con el
propósito de ajustar el inventario.
2. Queda prohibido la permanencia de personas ajenas a los almacenes, salvo en casos
especiales, por revisión de auditoría o supervisión administrativa.
3. Para ingresar al almacén de producto terminado se debe usar la indumentaria correcta
exigida por el departamento de control de calidad de planta proceso (Bota de hule, gabacha,
gorro desechable, naricera).
4. En todo momento el acceso a los almacenes debe mantenerse restringidos y con
mecanismos de seguridad.
Las únicas personas autorizadas para recibir productos del personal de planta son los
almacenistas. Al final del día el almacenista y auxiliar de contador deben verificar si quedan
órdenes de producción abiertas, de existir alguna o varias las cancelara el almacenista.
5. El almacenista debe estar presente en la evaluación de inventarios tanto en la toma física
del almacén y deberá verificar el borrador de las inconsistencias encontradas por el auditor.
6. La recepción de producto terminado se debe registrarse en el momento que ocurre, no está
permitido registro fuera de tiempo. Solamente en aquellos caso que la red o el sistema hayan
fallado pero se debe solicitar al contador general para proceder a realizar los registros con
fechas posteriores.
8. Todo almacén debe tener un horario específico para la recepción y entrega producto
terminado, el cual debe estar concertado con la gerencia del proyecto y gerencia
administrativa. Este horario debe estar colocado en un lugar visible para las partes
involucradas. En caso de requerir usar tiempo adicional al tiempo requerido se debe solicitar
autorización a la gerencia de proyecto y gerencia administrativa. Queda entendido que el
horario de recepción de producto terminado queda sujeto al horario de procesamiento de las
plantas.
9. Queda prohibido a los almacenistas que realicen registros de productos que no hayan
verificado físicamente.
10. En caso que el medio de transporte tenga mecanismos de seguridad el almacenista debe
colocar marchamos o candados y anotar en el pase de salida el número de marchamos.
11. En cuanto a las diferencias en los productos cuyas unidades de medidas sean por peso,
volumen se aceptara un margen de diferencia del 2.5% sobre el valor total del producto. Y las
diferencias faltantes serán cargadas a los almacenistas cuando la gerencia administrativa
considere que no hay justificación razonable por tal diferencia.
12. El almacenista debe estar presente en la evaluación tanto en la toma física del almacén
como en la verificación del informe sobre las inconsistencias encontradas por el auditor.
13.Cuando se trate de un producto que por su naturaleza no se puede culminar el mismo día y
requiera más de un día de proceso es necesario que el almacenista revise, cuente, verifique y
costee cada producto que recibe.
128. PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO
Propiedad, planta y equipo: Son los bienes tangibles adquiridos o construidos por la compañía
para ser usados en la producción o suministro de bienes y servicios, con una expectativa de
duración mayor a un año.
Vida útil:Es el plazo durante el cual se espera que los bienes o propiedades cumplan su
función con un grado razonable de eficiencia.
Libro para control numero inventario de activos: Es donde se registra el número de inventario
y los datos generales del activo fijo al momento de hacer la asignación a los empleados y a los
proyectos.
Importe en libros:Es el valor por el que se reconoce un activo, una vez deducidas la
depreciación acumulada.
Costo de adquisición:Es el importe en efectivo o medios equivalentes al efectivo que la

empresa paga por la compra o construcción de un activo. Este se determina de la siguiente
manera:
1. El costo de adquisición más los aranceles de importación y los impuestos indirectos no
recuperables que recaen sobre la adquisición, después de deducir cualquier descuento.
2. Todos los costos directamente relacionados con la ubicación del activo en el lugar y en las
condiciones necesarias para operar de forma prevista por la gerencia además de los gastos de
instalación inherentes al activo.
3. La estimación de los costos de rehabilitación o desmantelamiento del lugar donde se
construya el bien.
4. Y cualquier otro costo necesario para el funcionamiento del bien.
129. Depreciación: Es la proporción en que disminuye el costo de los bienes, distribuido
durante su vida útil estimada, con el fin de obtener los recursos necesarios para la reposición
de los bienes, de manera que se conserve la capacidad operativa o productiva.
130. Valor residual: Es el valor de un bien sujeto a depreciación al final de su vida útil o en
cualquier momento anterior, este concepto es conocido también como valor de salvamento. El
1% sobre el costo de adquisición es el que se considera como valor residual.
131. Marcación de activos:Es el acto que consiste en colocar una marca permanente al activo,
de manera que sea fácil de identificar.
Asignación de activos de uso personal o específico:
Es el documento mediante el cual se delega la responsabilidad de un bien de uso personal a un
empleado o tercero, para su cuido y buen desempeño en el uso del mismo.
132. Descarte de activos:
Es el documento mediante el cual se solicita y autoriza retirar un activo de su uso corriente.
Responsable del descarte: Es el empleado nominado por la gerencia administrativa para que
se encargue de dirigir el proceso de descarte de los activos.
133. Informe técnico:
Es un informe pormenorizado a cargo de un experto en el ramo que señala si un activo puede
o no seguir operando de manera continua o amerita ser reemplazado.
134. Clasificación de activos:
Consiste en la estructura contable bajo la cual se registrara el activo no corriente y que se ve
reflejado en la estructura financiera de la compañía.
135. Ficha técnica del activo:
Es el registro de control en el sistema que contiene toda la información relacionada al activo
no corriente.
136. Mayor de propiedad planta y equipo:
Es el reporte detallado y específico de los activos no corrientes de la empresa.
137. Manifiesto de entrega:
Es el comprobante mediante el cual se autoriza la salida de un activo no corriente de las
instalaciones físicas en donde está asignado, cuando el activo tenga que ser trasladado a
reparaciones en talleres tanto internos como externos.
138. Autorización de salida:
Es el comprobante que autoriza el traslado de un activo fijo a otro centro de costo ya sea
como asignación permanente o para uso temporal en dicho centro de costo.
139. ASIGNACION Y RESPONSABILIDAD
La responsabilidad de velar por la custodia y buen uso de los bienes de la compañía recae de
manera directa sobre la gerencia de departamentos, gerencia de proyectos y jefaturas
correspondientes. La asignación de responsabilidad se definirá con la entrega del mayor de
propiedad planta y equipo para cada departamento. Para los activos de uso personal o
específicos, se elaborara una asignación directa de los bienes. La elaboración y entrega del
mayor de propiedad y asignaciones directas es obligación del departamento de contabilidad
de la empresa.
140. REGISTRO CONTABLE ESQUEMA DE APROBACION
Se considera activo fijo aquel cuya vida útil exceda de un año y su costo de adquisición sea
superior a los Lps. 1,000.00. Para los bienes que queden fuera de estos parámetros pero que
sean de uso personal o específico se manejaran como implementos de trabajo y se asignaran
bajo este concepto a través del sistema. Para el esquema de solicitud de compras y adquisición
debe apegarse a las políticas y procedimientos de compras.
141. METODO Y REGISTRO DE DEPRECIACION

La depreciación de los activos tangibles se hará por el método de “LíneaRecta” con base en la
vida útil estimada de cada activo, su fórmula de determinación es la siguiente:
Valor de adquisición (-) Valor residual (1%) Vida Útil
El registro contable de la depreciación será de forma mensual y se origina de la suma de la
depreciación de cada uno de los activos que posee la compañía, con su clasificación
correspondiente.
142. PROCEDIMIENTOS GENERALES
Marcación:
Sistemáticamente, todo activo de la compañía será marcado física mente en un lugar visible
con el número correlativo que se lleva en el libro para control inventarios de activos, esta
acción se ejecutara inmediatamente después de ingresar activo al almacén. La responsabilidad
recae sobre el almacenista de la bodega principal y supervisado por el auxiliar de contabilidad
que la gerencia administrativa asigne.
143. Asignación de uso personal o específico:
Antes que el activo sea retirado del almacén el responsable de activos no corrientes deben
realizar la asignación en el formato establecido, el cual será firmado por el empleado
responsable de uso del activo.
Control
Se establecen las partes involucradas en el control de los activos de acuerdo a su función, de la
manera siguiente:
Elauxiliar de activos no corrientes: realiza inventarios físicos con sus respectivos informes
cuando así lo defina la administración, verifica la solicitud de descarte, recepción y
documentar activos para reparaciones.
Auxiliar de contador:registra los activos fijos en el sistema, realizar los registros contables por
concepto de depreciación, liquidación de proyectos de inversión, dar de baja a los activos y
velar porque se cumplan los procedimientos de marcación, asignación. Es el responsable de
remitir al archivo toda la documentación que soporte la asignación de activos.
Contador General:revisa y autoriza registro de activos fijos, asientos por depreciación,

descarte y aprueba y presenta los informes de inventarios físicos cuando así lo defina la
administración.
Gerente administrativo: Es quien autoriza la adquisición de activos no corrientes, el descarte
de activos, las asignaciones de responsabilidad y todos aquellos registros que conciernen a
transacciones de activos fijos.
Elresponsable de asignación de uso personal o especifica: Custodia los activos bajo su
responsabilidad, solicita descartes, colabora en inventarios físicos, entrega activos al auxiliar
de activos no corrientes cuando se requieran reparaciones, reportar en el término de 24 horas
cualquier extravió o daños del activo, entregar personalmente el activo no corriente al auxiliar
de activos cuando este ya no vaya estar bajo su custodia, mantener su archivo de control de
asignaciones en orden y actualizado.
1. Movimientosfísicosdeactivosnoasignadosdeformapersonal:
Existen varios tipos de movimientos activos y entre los más comunes están los
siguientes:
Envío a mantenimiento:
2. La jefatura a la cual se le asignó la responsabilidad de la custodia de activos debe remitir
el activo al taller de su departamento dejando constancia de la entrega y recepción a
través del formato envió de activo a taller de departamento. Este formato servirá como
soporte para avalar la permanencia de activos en el taller.Una vez que el activo haya
sido reparado debe ser entregado de nuevo a la jefatura responsable de la custodia del
activo y dejando constancia mediante el formato de entrega activo reparado.
3. En caso que el taller del departamento no pueda hacer las reparaciones y se requiera
moverlo a un taller de otro departamento o a un taller externo, el jefe de taller lo debe
remitir al almacén de su departamento y solicitar el movimiento de activo,
especificando hacia donde deberá llevarse el activo. Este manifiesto servirá a su vez
como constancia de recepción y entrega del activo.
Una vez reparado el activo debe retornar al almacén que lo remitió para que este lo
entregue al taller que solicito la reparación. En caso de venir de un taller externo el
almacenista soportara la recepción con la factura y la orden de compra por reparación.
4. Prestamos entre centros de costos
Cuando esto se requiera, la jefatura que tiene la responsabilidad del bien solicitado, lo
reporta al almacén de su departamento para que elabore el movimiento de activos en el
sistema especificando a qué almacén lo remite. El documento que genere este
movimiento debe ser autorizado por el gerente del centro de costo origen.
5. Descarte activos no corrientes
Para realizar esta actividad, la administración designara a un responsable para coordinar
y realizar el proceso de descarte.
Cada vez que se requiera hacer los descartes de activos, se debe cumplir con los
siguientes procedimientos:
a) El empleado que tenga asignado el activo solicitara por escrito el descarte al
responsable asignado.
b) El responsable asignado hace la inspección con un técnico para elaborar el informe
técnico y después lo presentan a la gerencia del centro de costo para la aprobación.
c) Una vez aprobado el informe, el responsable de descarte lo remite al auxiliar de
contabilidad quien verifica la documentación y le dan el visto bueno junto con el
contador general.
d) El contador general presentara el informe a la gerencia administrativa para que
autorice el descarte del activo.
e) Cuando se haya autorizado el descarte, el auxiliar de contador indicara el retiro del
activo para colocarlo en el centro de acopio.
f) El centro de acopio deberá llevar un inventario de los activos no corrientes que están
bajo su custodia.
1. Deducción de responsabilidad por pérdida o daños de activos

Toda perdida o daño de activos debe ser reportada dentro de las veinticuatro horas en
que se dio el evento. Dicha comunicación debe ser dirigida por escrito al auxiliar
contable responsable de activos fijos con copia a su jefe inmediato, especificando los
pormenores del incidente. En caso de no respetarse esta disposición se deducirá la
responsabilidad total de reparación o reposición al responsable del activo.
En el caso de la pérdida de un activo se deducirá responsabilidad al empleado que tiene
asignado el activo, cargando a su cuenta personal y deduciendo por planilla el valor de
reposición del activo.
En caso de daño se exigirá un reporte técnico para comprobar si el activo puede ser
reparado o requiere ser reemplazado en su totalidad. Los costos de reparación o
reposición del activo serán cargados a la cuenta del empleado y deduciendo por planilla
el valor de reposición del activo.
En caso del daño, si se comprueba que el usuario del activo cumplió con las normas de
seguridad e instrucciones para el buen uso del activo y además que el incidente que
provoco el daño no es responsabilidad directa del mismo, no se le deducirá
responsabilidad sobre el daño.
144. PROYECTOS DE INVERSION

Proyecto de inversión: Es una propuesta de acción técnico económica para resolver una
necesidad utilizando un conjunto de recursos disponibles, los cuales pueden ser, recursos
humanos, materiales y tecnológicos entre otros.
Formulario para autorización de inversión
Es el formato oficial autorizado para solicitar, justificar y aprobar los proyectos de inversión a
realizar en la compañía.
145. Contrato:
Es el documento legal que sirve de soporte entre la compañía y el(los) contratista(s)
aprobados para llevar a cabo el proyecto de inversión, este contrato deberá contener las
cláusulas necesarias estipuladas en las leyes del país.
146. Contratista:
Es la persona natural o jurídica externa que es elegida por la compañía para realizar los
proyectos de inversión planificados.
147. Presupuesto de inversión:
Es el valor estimado del costo de las obras, tomando en cuenta la cantidad y costo de los
materiales, la mano de obra, fletes, equipos, gastos de supervisión y cualquier otro necesario
para que la inversión pueda ser operable correctamente.
148. Liquidación de obras:
Es el proceso final de la obra en el cual se determina y se contabiliza su costo real, tomando en
consideración el cumplimiento del contrato y la ejecución del presupuesto.
149. Acta de liquidación de obra:
Es el documento que confirma y garantiza la culminación de una obra en proceso.
150. SUPERVISION DE OBRAS
La responsabilidad de supervisión de los proyectos de inversión es compartida en coordinación
entre la gerencia del departamento, la gerencia del proyecto solicitante, la gerencia
administrativa financiera y la gerencia de proyectos y mantenimiento.
151. EXPEDIENTE DE CONTROL
Antes de iniciar y al culminar un proyecto de inversión se debe tener un expediente formado
con los documentos siguientes:
1. Formulario para autorización de inversión
2. Contrato firmado por el (los) contratistas y empresa.
3. Reporte semanal avance de la obra.
4. Liquidación de la obra.
152. SQUEMA ELABORACION - APROBACION-DOCUMENTOS
El documento que se presentara para la aprobación de un proyecto de inversión es el
formulario para autorización de inversión, el cual cuenta con los siguientes elementos:
1. Descripción del proyecto
2. Es el nombre y una breve reseña de lo que es el proyecto de inversión.
3. Tipo de proyecto de inversión
Se refiere a la naturaleza del proyecto de inversión y se tomara como clasificación básica la
siguiente:
-Reposición de activos, es cuando se sustituye un activo que ya cumplió su vida útil o no
cumple con los requisitos operativos.
-Ampliación, cuando se requiere aumentar capacidad. -
Requerimientos obligatorios, cuando se requiera cumplir con un mandato de carácter interno
o externo para poder operar según estándares determinados (Calidad, productividad etc.).
-Optimización: Cuando se requiera aumentar índices de eficiencia.
-Otros, cualquier otra necesidad inherente que no esté especificados anteriormente.
153. Presupuesto de inversión:
Consiste en calcular la cantidad de recursos necesarios para llevar a cabo el proyecto de
inversión y no debe obviarse ningún detalle inherente al mismo, esto debe incluir costos tales
como: Maquinaria y equipo, mano de obra, materiales, infraestructura, gastos de supervisión,
gasto por desmantelamiento, fletes, seguros, derechos arancelarios de los equipos, gastos de
puesta en marcha, esto incluye (Utilización de materia prima para pruebas, energía,
combustibles y lubricantes etc.), si usare recursos externos debe incluirse los intereses y costos
financieros que ocurran durante el proceso de inversión.
154. Justificación del proyecto
Es una narración detallada del proyecto de inversión que especifica los beneficios,la vida útil,
los objetivos que se persiguen.
155. Análisis económico-financiero
Tendrá como base el flujo de caja proyectado, que consta de los siguientes elementos:
--.Inversión inicial, que son todos los costos incurridos en la inversión -.incluyendo los gastos
financieros durante el proceso de inversión. -.Ingresos y costos marginales, que
corresponderán a partir del primer periodo después del inicio de operación del activo.
-.Periodo de análisis, que estará sujeto a la vida útil del proyecto. -.Los
indicadores que se utilizaran para el análisis financiero serán TIR, VAN, periodo de
recuperación.
156. Autorización
Una vez avalado el proyecto de inversión será autorizado mediante las firmas
correspondientes según los niveles siguientes:
a) Gerencia financiera-administrativa.
b) Gerencia general
c) Consejo de administración
d) Asamblea general
157. ROCEDIMIENTOS GENERALES
Elaboración y presentación del proyecto de inversión
Este procedimiento se regirá bajo los siguientes puntos:
1. La elaboración del proyecto de inversión estará bajo la responsabilidad directa del gerente
del departamento solicitante; este solicitara el apoyo interno al:departamento de proyectos
con el propósito de obtener el estudio técnico de equipo, materiales, servicios, diseños,
especificaciones etc. que apliquen al proyecto financiero.
2. Dependiendo de la naturaleza del proyecto este apoyo se puede extender a otros
departamentos de la empresa o a consultores externos, una vez que se haya
realizado el estudio técnico se remitirá al departamento administrativo financiero para
elaborar el presupuesto de inversión y el análisis económico-financiero;
3. Después de elaborado el formulario para autorización de inversión, debe ser entregado al
comité de estudio y aprobación de inversiones, que estará constituido dependiendo del nivel
de autorización que requiera la inversión. Este comité lo presidirá la gerencia general y
además convocara a los que considere necesarios para la discusión.
4. La respuesta a la propuesta de inversión debe ser comunicada al gerente del departamento
proponente en un tiempo no mayor de quince días después de presentada la propuesta.
5. En caso de que la propuesta sea aprobada esta debe ser entregada a la gerencia
administrativa financiera para iniciar las acciones de cotización y compra de los materiales,
equipos y servicios necesarios para la ejecución del proyecto
6. Compra de suministros y contratación de servicios
La compra de suministros como equipo y materiales está bajo la responsabilidad de la gerencia
administrativa financiera basada en las recomendaciones técnicas expuestas en la propuesta
de inversión y además en las políticas y procedimientos de compra establecida en la compañía.
7. La contratación de servicios externos está bajo la responsabilidad de la gerencia
administrativa financiera basándose en las recomendaciones técnicas expuestas en la
propuesta de inversión. Para tal fin dependiendo de cuál sea el caso lo hará mediante la
emisión de orden de compra por servicios o contratos. Dichos contratos solamente deben ser
firmados por los funcionarios que tengan poder de representación en la compañía.
8. Ejecución, seguimiento y liquidación del proyecto de inversión
a) La ejecución de la obra está bajo la responsabilidad del departamento de proyectos, quien
se encargara de hacer uso racional de los recursos, con el propósito de cumplir con lo
estipulado en la propuesta. Debe velar por cumplir con el cronograma del avance y calidad de
proyecto.
b) Semanalmente se dará seguimiento a los avances de la obra mediante un comité de revisión
que estará compuesto por un representante de contabilidad, un representante del
departamento de proyectos, el contratista y la gerencia solicitante. Este comité dará el visto
bueno para realizar los pagos parciales a los contratistas de acuerdo a los avances y/o
estipulado en la base del contrato.
c) La liquidación del proyecto de inversión será responsabilidad del departamento
administrativo financiero. Esta liquidación se ejecutara hasta obtener el acta de liquidación del
proyecto en ejecución, donde se plasmara las firmas de conformidad del gerente solicitante
del proyecto, la gerencia de proyectos, gerente administrativo financiero y el contratista. El
acta de liquidación también servirá para avalar el último pago por servicios a los contratistas y
para realizar el registro contable descargando el proyecto en ejecución y cargándolo como
activo fijo.
158. Consideraciones especiales
1. Los contratistas de los proyectos en ejecución deben apegarse a las normas y
procedimientos de seguridad y cualquier otro reglamento que la compañía estime
conveniente aplicar.
2. El contratista deberá cumplir con todos los requerimientos de ley que establece el estado de
Honduras con respecto a los empleados de este, y cualquier otro requerimiento que la
empresa considere necesario.
3. Los almacenistas solamente entregaran al contratista la cantidad de materiales que está en
el presupuesto del proyecto de inversión, si se requiere de material adicional, se deberá
justificar y presentar solicitud por escrito a la gerencia administrativa financiera.
4. Los sobrantes de materiales serán reportados por el contratista al almacenista que se le
asignó el proyecto, este último será el responsable de contar y medir los sobrantes y los
reportara al departamento de contabilidad para proceder a realizar el registro de otras
entradas.
5. El comité de revisión elaborara el informe de los sobrantes de materiales y lo presentara a la
gerencia administrativa antes de realizar el último pago por servicios y esta decidirá el cobro o
no de dichos materiales al contratista.6. Cualquier defecto o error del proyecto de inversión
que sea imputable al contratista será responsabilidad del mismo y todos los costos que se
incurriere serán cargados a su cuenta.
159. CUENTAS POR PAGAR/PROVEEDORES
1. Cuentas por pagar a proveedores: Son obligaciones contraídas por la compañía; producto de
acuerdos comerciales formales e informales con diferentes proveedores, dichos valores son
originados por las compras al crédito y registrados en la contabilidad a favor de las casas
comerciales.
2. Acuerdos comerciales formales: Son las relaciones comerciales con los proveedores que
exigen a la compañía la firma de documentos legales que respalden parcial o totalmente los
plazos, condiciones y límites de crédito concedidos.
3. Acuerdos comerciales informales: Son las relaciones comerciales con los proveedores que
no exigen a la compañía la firma de documentos legales que respalden los límites de crédito
concedidos, estos acuerdos son denominados como de “Buena fe” o la compañía ha creado un
buen record crediticio con los proveedores.
4. Condiciones de crédito: Son los términos o parámetros exigidos por los proveedores y los
que la compañía debe cumplir en el manejo y pago de lasfacturas de compras al crédito.
160. Esquema de Registros Contables y Documentos
Factura del proveedor: Para registrar la cuenta por pagar, es obligatorio que el almacenista
haya registrado en el sistema la entrada de los artículos y desde esta debe realizar la factura
que acredita los valores a pagar a favor del proveedor. No se reconocerá como cuenta por
pagar aquellas facturas que no estén respaldadas con una entrada al almacén y con la orden
compra emitida a través del sistema SAP.
* Expedientes de control: El departamento de contabilidad llevara un expediente por
proveedor donde se archiven los documentos siguientes
PROVEEDORES NACIONALES:
*Listas de precios u ofertas de venta de los proveedores
*Pagares, solicitudes y contratos exigidos (Si aplica)
*Notificaciones de cambios de precios (Si aplica)
*Copias de notas de débito y crédito
*Cartas de confirmación enviadas por los proveedores.
*Copias de cotizaciones aprobadas.
*Facturas compras pendientes de pago
*Otros que sean relacionados
Proveedores Extranjeros:
El departamento de contabilidad llevara un expediente por proveedor donde se archiven los
documentos siguientes:
*Factura pro-forma
*Orden de compras
*Bill of landing B/L
*Copia Del pago realizado
*Fotocopias de notas de débito y crédito
*Fotocopias de cotizaciones
*Facturas pendientes de pago
*Otros relacionados
Los expedientes se formaran, siempre y cuando los proveedores proporcionen los
documentos mencionados, salvo facturas pendientes de pago.
*Las cuentas por pagar se originan por la contabilización de las facturas de compras al crédito.
*Los almacenistas deben registrar las facturas de compras al crédito inmediatamente después
que realicen la entrada de materiales.
*Los pagos de facturas se hacen de acuerdo al orden de antigüedad y es responsabilidad del
auxiliar de contador reportar todas las facturas en el orden mencionado para que sea
tramitado su pago.
*El control de saldos de proveedores será a través del reporte antigüedad de saldos del
módulo compras en el sistema SAP Business One y los saldos deben ser igual al archivo de
facturas pendientes de pago de existir diferencias se deben realizar las conciliaciones
respectivas.
*En el caso de que algunos proveedores otorguen descuentos por pronto pago en sus
facturas, el valor por ese descuento debe ser registrado rebajando el costo del inventario.
*El departamento de contabilidad debe realizar revisiones y reconciliaciones internas de
proveedores de forma trimestral o mensual con los proveedores que la administración
considere conveniente.
*Para realizar conciliaciones de cuentas entre el proveedor y la empresa, el auxiliar de
contador debe solicitar la persona contacto que le envié un estado de cuenta sellado y firmado
por el contador general del proveedor.
*No se dará por aceptado un estado de cuenta del proveedor cuando esto no esté
debidamente autorizado.
POLITICA 12
VENTAS
DEFINICIONES
162. Ventas: Es la comercialización de los diferentes productos y sub productos, así como de los
desechos obtenidos del mismo giro o finalidad comercial de la compañía, estas pueden ser ventas
al crédito y ventas al contado
163. Ventas al contado:Son las ventas que se cobran de inmediato al entregar los productos y las
modalidades de cobro son acordadas previamente con los clientes.
164. Ventas al crédito:Son las ventas que se esperan cobrar en un periodo de tiempo determinado
bajo las condiciones establecidas y previamente aceptadas por las partes.
165. Clientes:Son las personas jurídicas o naturales que a través de una compra adquieren bienes
y servicios.
166. Ventas nacionales o locales: Son las ventas que se realizan a los clientes que están
geográficamente ubicados dentro del país adoptado como origen de operaciones de la compañía.
167. Ventas internacionales o exportaciones: Son las ventas que se realizan a los clientes que están
geográficamente ubicados fuera del país adoptado como origen de operaciones de la compañía.
168. Oferta de venta:Documento mediante el cual se difunde precios, modalidad de productos y
condiciones de ventas en general.
169. Pedidos de clientes:
Es la petición de compra que hace un cliente a un proveedor en donde se detallan las cantidades,
precios, modalidades de productos requeridos, fecha y lugar de entrega.
170. Factura de ventas:
Es el documento por medio del cual se realiza la venta al cliente, el mismo indica cuando la venta
es al crédito o al contado.
171. Expediente De Control

La Empleada de facturación y el auxiliar contable encargado de la cuenta de ingresos tendrán el
siguiente expediente de control:
*Oferta de venta aprobada
*Solicitud de crédito aprobada
*Correspondencia actualización oferta de ventas.
*En casos que aplique para algunos clientes debe estar los procedimientos de entrega de
productos y facturas.
*Cualquier correspondencia relacionada.
*Las facturas se anulan en el sistema y posteriormente se estampa el sello de anulado a la

factura original y a las copias
172. PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO PARA LA VENTA

Aprobación de Clientes y fijación de las condiciones Comerciales.
*Para aprobar un nuevo cliente en la base de datos, el Jefe de ventas debe presentar ante la
gerencia administrativa financiera el perfil del potencial cliente, especificando los productos, los
volúmenes y el tiempo que durante el cual se le realizara la venta de los productos.
*Con la información proporcionada por el jefe de ventas, el Gerente Administrativo la solicitud
aprobada o desaprobada. En caso de ser aprobado el Gerente administrativo indicara los
productos, volúmenes, tiempo durante el cual se le venderá y las condiciones de pago.
*Las condiciones aprobadas deberán ser plasmadas en la oferta de venta, que deberá elaborar
el jefe de ventas, autorizada por la gerencia administrativa financiera y con la aceptación de
condiciones por parte del cliente.
*Si cumplen los requisitos anteriores, el gerente administrativo financiero autorizara a un auxiliar
de Contabilidad para la apertura de la cuenta en el sistema.
173. Proceso de venta
*Inicia con la toma del pedido, Los clientes harán los pedidos al empleado que se desempeña en
atención al cliente, a través de los medios que la compañía ponga a la disposición.
*El jefe de ventas, especificara por escrito al empleado de atención al cliente, los días y horarios
para la toma de pedidos.
*El empleado de atención al cliente no está autorizado para tomar

Pedidosde clientes queno tengan la oferta de ventas debidamente aprobadas y que no estén
en la base de datos.
*Una vez completada la toma de pedido por el empleado de atención al cliente lo remitirá al jefe
de ventas quien especificara por escrito y autorizara a que clientes se les dará prioridad en la
entrega de producto.
*Con la autorización, el empleado de atención al cliente ingresara
Al sistema la orden de venta según el orden de prioridades que autorizo el jefe de ventas.
*Una vez que las ordenes de pedido está en el sistema el jefe de
Almacén genera las órdenes de entrega según la prioridad que se estableció en el pedido y
prepara el pedido físicamente.
*Cuando ha terminado el proceso de entrega el empleado encargado de facturación elabora la
factura, que luego deberá entregar al cliente para retirar el producto. En cuanto a la facturación
hay que hacer dos consideraciones dependiendo de las condiciones de crédito.
 Facturas al crédito: Al momento de entregar la factura al cliente para retiro

de producto se le entrega un juego completo con factura Original, dos copias,
la cual deberá firmar el cliente al momento de la entrega del producto, el jefe
de almacén le entrega una de las copias firmadas al cliente y la copia sobrante
la dejara en archivo, la original la remitirá al departamento de contabilidad a
diario.
 Factura de contado: Antes de proceder a la facturación el facturador debe
tener a la vista los siguientes documentos de pago: Un depósito que haya
realizado en efectivo a nuestras cuentas de banco, o cheques certificados o
de caja a nombre de la empresa.
*No se permitirá depósitos o pagos con cheques sin que reúnan las condiciones anteriores.
*Una vez que el cliente tenga la factura en sus manos, se remitirá al área y la persona que le
especificara el facturador para que a la presentación de la factura reciba el producto especificado
en este. Una vez recibido el producto, ambos (Cliente y persona que entrega) deben firmar la
factura y la orden de entrega (para productos inventaríales).
*Al momento de retirar el producto de la empresa, el cliente debe presentar y dejar una copia
de estos dos documentos en los diferentes puntos de control.
*Al momento de entregar físicamente el producto al cliente se le permitirá que revise y pese el
producto, en este momento se podrá dar por aceptado cualquier devolución de productos. En
caso de existir una devolución por este asunto esta deberá tener una autorización verbal o por
escrita del jefe de ventas y que deberá ser refrendada por escrito cuando se registre en el sistema
SAP. Después de este proceso y de haberse decepcionado el producto, la empresa no será
responsable de aceptar devoluciones.
*Al momento de la entrega del producto se le permitirá al cliente corroborar los productos que
se le facturaron y en caso que la compañía de por aceptados los mecanismos de pesos, se tomara
para efectos de cobro el valor que resulte de esta operación, sea mayor o menor al peso
facturado. Los valores procedentes de este mecanismo de pesado deben venir por escrito y con
la firma tanto del cliente como el que entrega el producto por parte de la empresa. En caso que
el cliente no tenga un mecanismo formal de recepción la empresa lo hará en el formato de
recepción.
*En caso de que el cliente pese el producto con material de empaque, la empresa aceptara como
peso para el peso de las cajas el cual deberá estar especificado por el jefe de ventas al cliente.
*Todas las ventas sin excepción deben someterse a los controles establecidos por la ley de ZOLI,
es decir que ninguna venta podrá salir de la compañía sin los procedimientos de revisión y control
que establece la Dirección Ejecutiva de Ingresos (DEI).
*En el caso de las ventas que se realicen a través de la empresa se seguirá el siguiente
procedimiento especial: todas las entregas a distribuidoras se acumularan en el mes corriente
para ser consolidadas contra la facturación de Distribuidora al fin de mes y generar una solo
factura.
POLITICA13
COMPRAS
DEFINICIONES
175. Compras:
Es el acto de obtener bienes y servicios de calidad, a un determinado precio, en el tiempo
razonable y en el lugar correcto; con el propósito de aprovisionar de los recursos necesarios para
el desempeño productivo de la compañía.
176. Compras al contado:
Estas se realizan con pagos inmediatos y los productos o servicios serán recibidos de la misma
forma. Las compras al contado se realizaran cuando los productos sean de suma urgencia, cuando
las emergencias en su tiempo lo ameriten y cuando el proveedor lo exija de tal manera.
177. Compras al crédito:
Estas son las que sus pagos se realizan dentro de un periodo posterior a la fecha en que se reciben
los productos o servicios. Los periodos de tiempo son previamente acordados con los
proveedores.
178. Anticipo sobre compras:
Esta modalidad de compras se efectúa cuando no se tiene crédito con el proveedor ya sea este
por servicios o por artículos; en otras palabras es un nuevo proveedor y para facilitarnos los
artículos o servicios nos solicita por anticipado el valor de la compra.
179. Proveedores:
Se les llama proveedores a todas las empresas o personas tanto del mercado local como del
extranjero que en más de una vez se les haya comprado productos o servicios utilizados por la
compañía.
180. Compras nacionales:
Son las que se realizan a los distintos proveedores que están geográficamente ubicados dentro
del país adoptado como origen de operaciones de la compañía.
181. Compras internacionales:
Son las que se realizan a los distintos proveedores que están geográficamente ubicados fuera del
país. Las mismas se realizan con la modalidad de importación.
182. Solicitud de compras:
Es el formulario establecido por la Empresa para realizar los pedidos de materiales y suministros
siendo estos autorizados por el gerente de proyecto solicitante.
183. Cotización:
Documento formal que emiten los proveedores con el propósito de proporcionar información
de costo, especificaciones de calidad, presentación, términos de pago.
184. Orden de compra:
Este es un documento con el cual la administración autoriza la compra de materiales y suministro
necesarios para la operación de la compañía.
Existen tres tipos orden de compra:

1. Orden de compra exenta
2. Orden de compra importaciones
3. Orden de compras gravadas
185. La orden de compra exenta,

Se registra en SAP Business One al igual que las otras contiene dos autorizaciones la electrónica
que se genera cuando el agente de compras ingresa los datos en SAP Business One, de inmediato
el sistema genera una alerta que la recibe el gerente administrativo; toma de decisión, si es
aprobada entonces el departamento de compras la imprime en un formato pre-impreso, el Jefe
de importaciones, autoriza el documento impreso, si la orden no es aprobada queda en el
sistema en un estatus pendiente de autorización.
186. La orden de compra importaciones,
Se diferencia de la orden de compra exenta, su numeración correlativa y en el formato de
impresión se le adiciona los dígitos del año corriente, y se imprime en una página tamaño carta y
todos los datos se imprimen en inglés. (Ver Anexo)
187. La orden de compra gravada,
Se utiliza este formato cuando se realizan compras que son para donaciones, también se utiliza
la orden de compra gravada para la asignación de combustibles a empleados y/o menaje del
hogar. (Ver Anexo)
188.Reporte de compras:
Es el reporte mensual de las compras exoneradas que se presenta a la Dirección Ejecutiva de
Ingresos (DEI).
189. FINALIDAD DE LAS COMPRAS

El objetivo principal de las compras es formar un inventario de productos que sirva en medidas y
limites necesarios para hacerle frente a las diferentes necesidades que a diario se presentan los
clientes, originadas por el desarrollo de las operaciones productivas y administrativas de la
empresa. Las existencias de inventario deben ser consistentes con la situación financiera de la
compañía y las mismas deben ser sometidas a análisis periódicos que determinen límites mínimos
y máximos de los diferentes productos que lo forman
190. ESQUEMA ELABORACION-APROBACION DE DOCUMENTOS
El proceso de elaboración y aprobación de documentos debe apegarse estrictamente a las

políticas establecidas, ningún empleado está facultado para contravenir las disposiciones aquí
emanadas, sino tiene el visto bueno de la Gerencia General y la Gerencia Administrativa.
191. Solicitud de compras;

Sera elaborado por el almacenista según los requerimientos este formato de pedidoserá de uso
exclusivo para los siguientes casos:
1. Obras en proceso y reposición de activos fijos
2. Celebraciones o eventos especiales que requiera compras masivas.
No se tramitara ninguna orden de compra sino reúne los dos requisitos antes mencionados.
NOTA:Las solicitudes de compra se remitirán directamente al almacén central, el departamento

de compras no debe recibirlas sin la revisión del jefe de almacenes.
192. Cotización;
No se requiere de cotización por aquellos materiales y suministros que de manera recurrente se
estén comprando y que el costo unitario no excede a incrementos de un 5%. El jefe de compras
enviara la cotización al contador para revisión según las presentes políticas y luego a la gerencia
administrativa para la aprobación de acuerdo a las de mejores condiciones y costos.
193. Orden de compra (Materiales y suministros);
En apego al inciso13.3el departamento de compras elabora la OC, basado en el reporte MRP y
solamente en los casos especiales se hará a través de la solicitud de compra. Cuando sean
proyectos de inversión, servicio por reparaciones de maquinaria y equipo, reemplazo de activos,
compras masivas para celebraciones y donaciones.la orden de compra deberá ser autorizada de
la siguiente manera:
a. De USD xxxxx a USD su equivalente en Lempiras, las autoriza solamente el gerente
administrativo.
b. De USD XXXX a USD XXXX Las autoriza el gerente general y el gerente administrativo.
Es potestad única del departamento de compras elaborar este documento y su
autorización depende del monto a comprar.
194. Orden de compra (combustibles);

Para el suministro de combustibles que se maneja para cada almacén como el que se asigna y
autoriza a los empleados, se utilizara el formato Orden Compra gravada. Existe diferencia entre
la asignación de combustibles para empleados y la asignación de combustibles para stock en los
almacenes; consiste en que para los empleados el código del articulo iniciara con los caracteres
alfanuméricos ACE-0000, mientras que cuando sea combustible para stock en los almacenes se
usara los códigos CLU-0008 si es diesel, si es gasolina el código CLU-0009; en este caso es
importante que en la orden de compra se asigne el código de almacén solicitante.
195. Reporte de compras:
De manera sistemática entre los primeros cinco días de cada mes se debe generar el reporte en
el departamento de compras, este debe contener lo siguiente:
a. Fecha orden de compra
b. Fecha factura proveedor
c. Numero orden de compra
d. Numero factura proveedor
e. Descripción de los artículos comprados
f. Nombre del proveedor
g. Monto 12% sobre el valor de la compra
h. Monto de la compra
i. Destino de la compra.

1. Antes de elaborar un pedido de compras; el almacenista debe realizar un monitoreo de
existencias de los productos que se requieren, esto con el fin de cerciorarse de existencias
de esos productos tanto en su almacén como en los diferentes almacenes que pertenecen
a la compañía. La herramienta para realizar el monitoreo será proporcionada por el sistema
contable y sus datos siempre serán reales y cuando los ingresos y salidas de productos
estén completamente actualizados.
2. La empresa tiene la potestad de elegir a sus proveedores de acuerdo a la mejor proporción

de precios, servicios y calidad de productos.
3. Será potestad de la gerencia general y la gerenciaadministrativa recibir y aprobar

propuestas de plazos y montos de créditos ofrecidos por los proveedores.
4. Cuando se planifiquen compras como se menciona en el inciso definiciones en el título de

“Cotizaciones” será de carácter obligatorio exigir como mínimo tres cotizaciones.
5. Las solicitudes de compras se harán de forma manual y en formato pre-impreso diseñado

por la compañía.
6. Para las compras internacionales se establecen como firmas autorizadas la gerencia

administrativa, producción y logística y en todos los casos la gerencia general, para las
compras nacionales ya se especifica en el inciso III numeral 3.
7. Se entregaran las solicitudes de compras nacionales semanalmente en los días que

establezca la gerencia administrativa y de esta misma forma serán remitidas e este
departamento para proceder a elaborar las órdenes de compra, previamente el agente de
compras la elaborara y girara un resumen por proyecto con el fin de reconfirmar los
pedidos y evitar no proveer los productos solicitados.
8. Las solicitudes de compras internacionales se harán de acuerdo a las necesidades de los

productos o por proyectos de inversión que se planifiquen.
9. Las órdenes de compra se remitirán a los proveedores por el medio que se considere de
mayor seguridad, ya sea vía fax o correo electrónico.
10. Una vez realizada la compra debe ser remitida al almacén central o en su caso a los demás
almacenes siguiendo los procedimientos establecidos por la Dirección Ejecutiva de
Ingresos (DEI) y las normas de recepción de las compras en los almacenes.
11. Es muy probable que las compras hechas en estado de emergencia incumplan los
procedimientos mencionados en las presentes políticas, pero no deben ser motivo de
descontrol en el manejo de los inventarios.
12. Cuando van motoristas a retirar materiales a la bodegas de proveedores: Ocasionalmente,

no es el agente de compras quien retira materiales y suministros de las bodegas de los
proveedores, sino que lo hacen los motoristas de la empresa, cuando esto ocurra los
motoristas deben hacer los siguiente:
 Revisar contra la factura cada uno de los artículos que reciben.
 Entregar los documentos al almacenista indicado.
 Deben firmar la entrada junto con el almacenista.
 Contar y verificar que los artículos a retirar están en buen estado y que valla la cantidad
debida.
 Al momento de entregar los materiales al almacenista deben contar y revisar juntos.
 Si hay diferencias deben responsabilizarse ya sea por el faltante o sobrantes
Anexo 1
AQUAFINCA SAINT PETER FISH, S.A
Reembolso de caja chica
Nombre del empleado: ________________________________________________________________________
Centro de costos: ________________________________________________________________________
Fecha: ________________________________________________________________________
Fecha Descripción Numero de documento Cuenta contable Valor
Total reembolso
Saldo en caja
Total del fondo

Nº cheque de reembolso:
_______________________
Para el uso exclusivo de contabilidad
Elaborado por:_____________________ Autorizado por:________________________
Anexo 2
AQUAFINCA SAINT PETER FISH, S.A
Arqueo de caja
Nombre del empleado: ___________________________________________________
Cargo del empleado: __________________________________________________
Fecha del arqueo: __________________________________________________
Fecha ultimo reembolso: __________________________________________________
Monto total del fondo
Detalle de efectivo Detalle de gastos
Denominación de moneda Cantidad Total Descripción Valor
L. 500.00 L. - L. -
L. 100.00 L. - L. -
L. 50.00 L. - L. -
L. 20.00 L. - L. -
L. 10.00 L. - L. -
L. 5.00 L. - L. -
L. 2.00 L. - L. -
L. 1.00 L. - L. -
L. 0.50 L. - L. -
L. 0.20 L. - L. -
L. 0.10 L. - L. -
L. 0.05 L. - L. -
TOTAL L. - L. -
L. -
Otros / Cheques L. - L. -
L. -
Total efectivo L. - L. -
L. -
L. -
RESUMEN L. -
Efectivo L. - L. -
.+ Gastos L. - L. -
Sub-total L. - L. -
.- Fondo asignado L. - L. -
Variación L. - Total gastos L. -

Anexo 3
AQUAFINCA SAINT PETER FISH, S.A.
LIQUIDACION DIARIA DE INGRESOS
Lugar y fecha: _______________________________
Desde factura:_________________ Hasta:_______________________
VENTAS AL CREDITO
Orden de entrega Factura Cliente Orden de entrega Valor
Faltante
TOTAL VENTAS AL CREDITO L. -
Cheques pendientes de depósito
Banco Cliente Nº cheque Valor
TOTAL L. -
VENTAS AL CONTADO
Orden de entrega Factura Cliente Valor de la factura Valor del deposito Diferencia
TOTAL VENTAS AL CONTADO L. - L. - L. -

TOTAL VENTAS DIARIAS L. -
RESUMEN DE LIQUIDACION
Ventas al crédito L. -
Ventas al contado L. -
Sub- total L. -
Cheques pendientes de deposito
Depósitos en efectivo
Total pagos recibidos
Diferencia neta - Faltante (sobrante) L. -
Observaciones:
Firma del encargado de facturación Firma del auxiliar del Contador
Sobrante
Observaciones:
Elaborado por:__________________________________
Firma del responsable :________________________________
Anexo 4
COMPROBANTE DE CAJA
POR L. Nº 0000001
Pagado a: _________________________________________________________________________
La Suma de: _________________________________________________________________________
Por Concepto de:_____________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
Aldea Borbotón ________de_____20________
Cárguese a:_________________________________________________________________________
Vº Bº Recibí conforme
Anexo 5
AQUAFINCA SAINT PETER FISH
CONCILIACION BANCARIA
BANCO
CUENTA :
Fecha :31 de mayo
Saldo del banco según estado de cuenta L. -
Saldo de Aqua finca según libros L. -
Saldo a Conciliar L. -
Créditos de Aqua finca no operados por el Banco
Debito de Aqua finca y no operado por el Banco L. -
Créditos del Banco no operados p/Aqua finca L. -
Débitos del Banco no operados p/Aqua finca
Valor conciliado L. -
Observaciones:________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
Hecho por el controlador
Anexo 6
SOLICITUD DE CREDITO
1 LUGAR FECHA
2 ACTUALIZACION DE DATOS
CODIGO DEL CLIENTE
A NOMBRE DE EMPRESA O COMERCIANTE INDIVIDUAL

NOMBRE DEL REPRESENTANTE
DIRECCION DE LA EMPRESA
TELEFONOS Casa Oficina Celular
DIRECCION PARTICULAR
CEDULA DE IDENTIDAD Pasaporte No.
RTN
CORREO ELECTRONICO
B SOCIEDAD / RAZON SOCIAL
NOMBRE COMERCIAL
DIRECCION
TELEFONOS
RTN
CORREO ELECTRONICO
NOMBRE DEL REPRESENTANTE LEGAL
CEDULA DE IDENTIDAD Pasaporte No.
TELEFONOS PBX Fax Otros
CORREO ELECTRONICO
3 DATOS PARA EL CREDITO SOLICITADO

MONTO MAXIMO DE CREDITO
DIAS CREDITO SOLICITADO
DOCUMENTOS - PRESENTAR Gtiasbancarias Pagare Cks post-fechados Otros
Nacional Internacional
MERCADO META
4 REFERENCIAS COMERCIALES
EMPRESA TELEFONO CONTACTO DIAS CREDITO MONTOS CLASIFICACION
-
5 REFERENCIAS PERSONALES
NOMBRE TEL. CASA TEL. TRABAJO CELULAR
6 REFERENCIAS BANCARIAS
BANCO CLASE DE CTA. NUMERO CTA. NUMERO PTMO. GARANTIA SALDOS
7 OBLIGACIONES DEL SOLICITANTE

7.1.- Declaro que los datos arriba consignados son reales, y autorizo a AQUAFINCA. SAINT PETER FISH S.A, a comprobarlos, en fe de lo cual
firmo la presente solicitud.
7.2.- Me comprometo a informar a AQUAFINCA SAINT PETER FISH S.A. cualquier cambio en la información declarada en el presente
formulario.
Firma del solicitante Sello de la empresa

8 Para uso de AQUAFINCA SAINT PETER FISH S.A.
MONTO AUTORIZADO
FIRMAS ESPONSABLES Firma 1 Firma
Anexo 07
Anexo 8
Anexo 9
Anexo 10
Anexo 11
Anexo 12
LIBRO CONTROL DE ACTIVOS
CODIGO DE
DESCRIPCION MODELO SERIE COLOR ASIGNADO AL EMPLEADO DEPARTAMENTO PROYECTO
INVENTARIO
8322
8323
8324
8325
8326
8327
8328
8329
8330
8331
8332
8333
8334
8335
8336
8337
8338
8339
8340
8341
8342
8343
8344
8345
8346
8347
8348
Anexo 13
Anexo 14
ACTA DE RECEPCION Y LIQUIDACION DE OBRA EN CONSTRUCCION
En La Aldea Borbotón, jurisdicción del municipio de San Francisco de Yojoa, Cortes, nos reunimos por la gerencia administrativa, ____Nombre del
titular___________________________, con identidad número___________________________ mayor de edad, en carácter de __PUESTO QUE
DESEMPEÑA______________________, y el contratista ___________________________________________, con identidad numero___________________________,
también mayor de edad, con el propósito de liquidar la obra en construcción numero____________ denominada
____________________________________________,valorada en un monto de Lps./UDS,_____________________, los cuales detallamos a continuación:
Presupuesto de la obra: Lps.__________________________
Ejecución de la obra: Lps.__________________________
Variación
Porcentaje de variación %: _________________________
(Si hay sobrantes de materiales, especificar y anotar en el acta la entrega de los mismos al contratista y rebajarlo del monto final.)
El objeto de la reunión es la aprobación de la siguiente liquidación:

BASES ESPECIFICAS DE LA LIQUIDACIÓN
Liquidación del proyecto N:________________________
Costo total de la obra: _______
Firma del contratista firma del gerente administrativo
Firma del supervisor firma del supervisor
Firma del gerente de logística o representante
Conclusión
El manual es una herramienta muy útil para la contabilidad de los movimientos que se hacen
internamente en la Compañía, ya que contiene una descripción precisa de cómo deben
desarrollarse las actividades de cada empresa, así se manejan más ordenadamente todos los
datos que la contabilidad necesita para cualquier reporte y así presentar los datos confiables a
los Dueños y asociados de la Compañía.
Un manual es tan indispensable como él trabajó de un gerente financiero porque si no es por
ellos no se podría tener un buen control del efectivo y todo sería un tanto más difícil de presentar.

Contabilidad Intermedia

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AQUAFINCA SAINT PETER FISH S.

Universidad Tecnológica De Honduras

Catedrático: Lic. Javier Urbina

El siguiente manual es acerca de las políticas y procedimient5os de la empresa AQUAFINCA

El control interno es un plan organizacional y están diseñados para:

1. Fondo de Caja Chica:

El auxiliar de contador será el encargado de contabilizar de reembolso de caja chica,

10. Provisión De Gastos Por Caja Chica:

11. Prioridad Para Presentar Reembolso:

13. Propósito de Creación

14. Arqueo De Caja

16. Expediente De Control:

18. Procedimientos Generales:

4. El reintegro de fondo será autorizado cuando este se haya agotado en un porcentaje

Es la suma de dinero en efectivo con duración temporal asignado al empleado que

21. Propósito de Creación

24. Expediente De Control:

26. Formato de Reembolso:

29. Cuando una compra requiere entradas:

30. Registro Contable De La Empresa

31. Otras Compras

32. Periodicidad Para Representar Reembolso

33. Recibos de Caja:

34. Ventas Al Contado:

40. Registró De Diferencia

42. Formato De Liquidación:

43. Procedimientos Generales

48. Fecha de Elaboración:

49. Esquema de Elaboración, Revisión y Aprobación:

73. Devolución de materiales por un departamento:

78. Si el gasto pertenece al mantenimiento se debe hacer lo siguiente:

81. Salida de materiales cuando sea por descarte:

82. Salidas por Donaciones:

21.Cuando la compra tiene un pago anticipado: La recepción y entrada de estos artículos se

ALMACENES DE PRODUCTO TERMINADO

88. Supervisor de producción:

Las evaluaciones al manejo de las existencias en los almacenes de producto terminado se

109. PROCEDIMIENTO DE REGISTRO CONTABLE

111. PLANTA HARINA

7. Haga clic derecho sobre la orden de producción y de clic en “Entrega de componentes”,

115. AJUSTES DE INVENTARIO

2. El artículo al cual le ingreso producción es incorrecto

1. Entrega por ventas y donaciones:

Para realizar la entrega, el almacenista busca en el sistema el pedido del cliente.

Prepara físicamente el pedido y luego en el sistema copia el pedido a la entrega.Al crear la

Hacer la salida de producto por la cantidad ingresada de más, utilizando la 102200-00000

117. REGISTRO DE SALIDAS

Cuarto: El almacenista destino recibe de la persona que lo transporta la documentación y

Sexto: Si la transferencia en el sistema esta correcta procede realizar la transferencia del

Séptimo: Si la transferencia en el sistema, difiere a lo recibido, notifica de inmediato al

125. Se realizó la entrega y la factura:

Costo de adquisición:Es el importe en efectivo o medios equivalentes al efectivo que la

141. METODO Y REGISTRO DE DEPRECIACION

Contador General:revisa y autoriza registro de activos fijos, asientos por depreciación,

1. Deducción de responsabilidad por pérdida o daños de activos

144. PROYECTOS DE INVERSION

171. Expediente De Control

*Solicitud de crédito aprobada

*Correspondencia actualización oferta de ventas.

*Cualquier correspondencia relacionada.

*Las facturas se anulan en el sistema y posteriormente se estampa el sello de anulado a la

172. PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO PARA LA VENTA

173. Proceso de venta

*El empleado de atención al cliente no está autorizado para tomar

Elaborado por:_ Autorizado por:____

Desde factura:_ Hasta:_______

Aldea Borbotón ______de_20______