Relación de la informática con la administración

Cuando se habla de la función informática se definen temas como son nuevas aplicaciones tecnológicas, nuevos dispositivos
y nueva forma de elaborar información consistente y la base que lo hace posible es la información.

Puntos que se deben considerar en el significado que tiene la información dentro de la función informática:

1. 1.- La información debe ser almacenada y procesada por computadora

2. 2.- Debe ser confidencial para algunas personas
3. 3.- Puede ser mal utilizada o divulgada
4. 4.- Puede ser saboteada o verse afectada por fraude

La administración es el proceso de crear diseñar y mantener un ambiente en el que el personal pueda trabajar de tal forma
que pueda alcanzar las metas seleccionadas.

Funciones de la administración:

• Planear
• Organizar
• Integrar
• Dirección
• Control

Existe una relación muy estrecha, la informática se encarga de automatizar los flujos de información para que esta se mueva
con extrema dinamicidad, de tal forma que la toma de decisiones sede con mayor facilidad y precisamente esto es lo que usa
el administrador para proseguir con su trabajo de desarrollar la empresa. Por ejemplo, antes un administrador tenía que
esperar por lo menos una semana para que los contadores le brindaran datos frescos de las ventas y el avance de la cartera
de crédito, pero hoy, el administrador desde su máquina puede acceder a los más frescos datos solo colocando información
en un campo de SQL y este en menos de un minuto le devuelve el CUBO que requiere para fíltralo, y no solo eso, puede
importar los datos a una hoja de Excel para procesarlos y crear gráficos que le permitan visualizar de mejor modo las
tendencias de las transacciones del negocio donde esté. Por otro lado, la informática ha permitido que otros tipos de datos
externos estén a la mano, por ejemplo, información macroeconómica de la nación (vista hoy en día en la página web de los
bancos centrales) boletines de desarrollo en el campo administrativo y puede enviar una serie de datos por la red a sus
colegas en otros países.

La labor administrativa en la función informática reside en la necesidad de controlar y dirigir los recursos humanos,
materiales, técnicos y financieros; de igual manera los recursos de software y hardware que se requieran para la realización
de las metas trazadas al día o desde el principio.

Es importante la planeación y la organización en un departamento de informática, ya que precisamente es la sistematización

la base sobre la cual trabaja la informática, además de que existen en ella demasiados recursos que requieren ser
coordinados y organizados (hombre-máquina) para un trabajo armonioso y exitoso.

Este equilibrio radica en que tanto unas como las otras se necesitan ya que son un complemento para el correcto
funcionamiento de los recursos en una organización. Las habilidades técnicas se refieren a la habilidad que tiene el recurso
humano para manipular las diferentes maquinarias que tiene la empresa en funcionamiento y que ayudan de alguna u otra
manera a lograr los objetivos de la misma. Las habilidades empresariales se refieren a la capacidad que tienen ciertas
personas para ser líder en una organización o grupo social.

Es elemental en toda organización contar con una herramienta, que garantice la correcta evaluación de los riesgos, a los
cuales están sometidos los procesos y actividades que participan en el área informática; y por medio de procedimientos de
control se pueda evaluar el desempeño del entorno informático.

Viendo la necesidad en el entorno empresarial de este tipo de herramientas y teniendo en cuenta que, una de las principales
causas de los problemas dentro del entorno informático, es la inadecuada administración de riesgos informáticos, este trabajo
sirve de apoyo para una adecuada gestión de la administración de riesgos, basándose en los siguientes aspectos:

• La evaluación de los riesgos inherentes a los procesos informáticos.

• La evaluación de las amenazas ó causas de los riesgos.
• Los controles utilizados para minimizar las amenazas a riesgos.
• La asignación de responsables a los procesos informáticos.
La ofimática es aquel conjunto de herramientas, técnicas y aplicaciones que se utilizan para facilitar, optimizar, mejorar y
automatizar las tareas referentes a la oficina. Es decir que la ofimática alude a los métodos que se emplean para todo lo
relacionado a las actividades de la oficina que logran el procesamiento computarizado de datos escritos, sonoros y visuales.
La palabra ofimática se forma de los acrónimos de los vocablos oficina e informática. El objetivo principal de esta práctica es
brindar ciertos elementos que posibiliten y auxilien en la mejora y simplificación en cuanto a la organización de las actividades
que realizan un grupo de personas o una compañía en particular.

En la actualidad las compañías y diferentes organizaciones requieren un alto grado de comunicación, y gracias a la evolución
de la ofimática que ya no solo se delimita a capturar documentos manuscritos, esto es posible. La ofimática hoy en día
también puede abarcar gestiones de documentos administrativos, planificación de reuniones y administración de
cronogramas de trabajo, además de tratamientos de datos numéricos e intercambio de información. Las herramientas
ofimáticas le permiten a muchas empresas crear, manipular, idear, almacenar y hasta transmitir información imprescindible en
una oficina; y todo esto es posible ya que actualmente es de suma importancia que dichas organizaciones estén conectadas
a una red local o internet.

La ofimática tuvo un mayor desarrollo en la década de los 70, junto con la manifestación de los equipos de oficina cuando se
incluyen los microprocesadores, disminuyendo el uso de métodos y herramientas, para el uso de otras más avanzadas, un
ejemplo de ellos es el reemplazo de las máquinas de escribir por las computadoras incorporadas con sus procesadores de
texto. Entre las herramientas y procedimientos informáticos más comunes están: procesamiento de textos, hoja de cálculo,
herramientas de presentación multimedia, Programas de e-mail, correo de voz, mensajeros, base de datos, agendas,
calculadoras, etc.

¿Para qué sirve?

El proceso de ofimática se basa en la creación, manipulación, transmisión y almacenamiento de la información necesaria en

la oficina.

Es sabido que en la actualidad lo más útil a esos efectos es utilizar redes informáticas, que necesitan tanto una estructura de
software (redes internas, programas para la comunicación entre diferentes partes de la oficina) como una de hardware
(computadoras, impresoras, escáneres conectados media una red de área local, teléfonos y equipos de fax).

La comunicación por la vía informática permite compartir en forma mucho más veloz y eficiente lo que antes estaba
completamente mediado por la habilidad manual, transformándose a partir de la generalización de las computadoras en una
cuestión de segundos.

Ejemplos de herramientas de ofimática

1. Procesamiento de textos.
2. Desarrollo de hojas de cálculo.
3. Herramientas de presentación multimedia.
4. Bases de datos.
5. Agendas.
6. Equipos de Fax.
7. Calculadoras.
8. Teléfonos.
9. Impresora.
10. Programas de E-Mail
11. Softwares de programación.
12. Presentaciones multimedia.
13. Programas de correo de voz.
14. Programas de mensajería instantánea.
15. Herramientas de reconocimiento de voz.