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Manual de “Gestión de Formularios”

Contenido

1. Diseño de formularios ........................................................................................................... 2

1.1. INGRESO AL MODULO ................................................................................................... 2
1.2. GESTIÓN DE ELEMENTOS DEL FORMULARIO ................................................................ 2
1.2.1. BUSQUEDAS DE SECCIONES .................................................................................. 3
1.2.2. DISEÑAR UNA SECCION ......................................................................................... 4
1.3. GESTIÓN DE FORMULARIOS ........................................................................................ 15
2. Diligenciamiento de Formularios ........................................................................................ 18
2.1. INGRESO AL MODULO DE DILIGENCIAMIENTO DE FORMULARIOS ............................ 18
2.2. DILIGENCIAMIENTO..................................................................................................... 20
2.2.1. AYUDAS Y VALIDACIONES.................................................................................... 22
2.2.2. DILIGENCIAR EL FORMULARIO ............................................................................ 23
2.2.3. CERRAR EL DILIGENCIAMIENTO .......................................................................... 25
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1. Diseño de formularios

A continuación se describe el funcionamiento general del módulo de diseño de formulario,

para tener clara la composición de las pantallas y los flujos entre estas en el sistema.

1.1. INGRESO AL MODULO

En el menú principal del sistema, seleccionamos la opción de Gestión de Formularios, esta

opción desplegará tres sub menús (Gestión de formularios, Gestión elementos del formulario,
Diligenciar formulario), solo el administrador seccional y el súper administrador podrán tener
acceso a este módulo de diseño de formularios. Seleccionamos el sub menú de Gestión
Elementos del Formulario.

1.2. GESTIÓN DE ELEMENTOS DEL FORMULARIO

Al ingresar al módulo seleccionado el sistema mostrará la pantalla de gestión de secciones de
formulario, en esta podremos realizar los filtros y búsquedas de las secciones ya creadas, se
podrá crear nuevas secciones, editar una sección existente, cambiarla de estado (Activarla o
desactivarla) y también realizar clones de la sección seleccionada para crear otra nueva
partiendo de una ya creada anteriormente.
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1.2.1. BUSQUEDAS DE SECCIONES

En esta pantalla podremos realizar las búsquedas específicas que se deseen realizar con el
nivel de exactitud que queramos.

Por ejemplo, seleccionamos la entidad 40- Juzgado Municipal y le damos clic al botón Buscar
para iniciar la búsqueda.

Este filtro por entidad me arroja los siguientes resultados.

Se presentan los resultados que cumplan con la condición de la entidad Juzgado Municipal, en
la parte superior podremos ver la cantidad de coincidencias para la búsqueda.

Ahora agregamos un filtro más y buscamos también por nombre “Sección”, el sistema me
mostrara las secciones que cumplan las dos condiciones que sean de Juzgado Municipal y que
en el nombre contengan la palabra Seccion.
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Podemos ver como ahora solo se mostraron 28 registros y se realizó el filtro de búsqueda por
entidad y nombre. También podremos buscar por el Código de la sección para una consulta
más exacta.

1.2.1.1. TABLA DE RESULTADOS ENCONTRADOS

Esta tabla de resultados muestra las secciones creadas, y como todas las tablas del sistema,
tiene las siguientes opciones:

 Exportar la tabla a Excel.

 Organizar cada columna de menor a mayor o alfabéticamente.
 Seleccionar la cantidad de registros a mostrar por página pueden ser (5, 10, 15).
 Navegación a través de las páginas de la tabla.

1.2.2. DISEÑAR UNA SECCION

Al seleccionar el botón de diseñar sección el sistema abre la pantalla para la
creación de secciones nuevas.

Lo primero que se hace es crear la cabecera de la sección que contendrá el nombre de la

sección el código, entidad, el tipo de sección, una etiqueta y descripción.
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Llenamos todos los campos con la información de la sección que estamos creando.

CAMPO DESCRIPCION
Código de sección Este código es autogenerado, no es ingresado por el
usuario.
Nombre de Sección El nombre que tendrá la sección a crear
Entidad Se selecciona la entidad que tendrá acceso a esta
sección, solo los formularios con la misma entidad
podrán utilizar esta sección.
Etiqueta La etiqueta debe ser un nombre corto que identifique la
sección.
Descripción La descripción o información general de la sección
Tipo Se selecciona que tipo de Sección es.

Se ingresa la información y se da clic en el botón guardar. Mostrará el siguiente mensaje

Al crear la cabecera de la sección desplegara los paneles de Grupos, Columnas y Filas.

Grupos Disponibles:
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Columnas Disponibles:

Filas Disponibles:

1.2.2.1. CREAR FILAS

Para crear nuevas filas debemos abrir el panel de filas disponibles, este contiene todas las filas
creadas en la aplicación, acá podemos realizar búsquedas por alguno de los campos (id, código
nombre) e igualmente ordenar por cada columna.

Al lado del buscar, está el botón de creación para filas.

Damos clic al botón y este abrirá una ventana emergente con los campos requeridos para
crear una fila.
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Todos los campos son obligatorios y necesarios para crear la fila, el tipo de fila viene siempre
por defecto Fila Sin Tipo.

Creamos la fila dando clic en el botón de Guardar, este creara la fila e inmediatamente
mostrara un mensaje de confirmación.

Luego dejara los campos limpios para crear otra fila o todas las que necesitemos. Podemos
verificar que las filas han sido creadas en la tabla de gestión de filas.

1.2.2.2. CREAR COLUMNAS

Para crear nuevas columnas debemos abrir el panel de columnas disponibles, este contiene
todas las columnas creadas en la aplicación, igualmente podemos realizar búsquedas por los
campos de la tabla e igualmente ordenar por cada columna.

Al lado del buscar, está el botón de creación para columnas.

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Damos clic al botón y este abrirá una ventana emergente con los campos requeridos para
crear una nueva columna.

Todos los campos son obligatorios y necesarios para crear la columna, el tipo de columna viene
siempre por defecto Columna Sin Tipo.

Creamos la columna dando clic en el botón de Guardar, este creara la columna e

inmediatamente mostrara un mensaje de confirmación.

Si creamos una columna de tipo inventario final o inventario inicial es importante seleccionar
ese tipo en Tipos de Columna

Podremos verificar que las columnas han sido creadas buscándolas en la tabla de Columnas
Disponibles.
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1.2.2.3. CREAR GRUPOS

Para crear los grupos debemos abrir el panel de grupos disponibles, este contiene todos los
grupos que se han creado en la aplicación, igualmente podemos realizar búsquedas por los
campos de la tabla y de la misma forma ordenar por cada columna de la tabla.

Al lado del buscar, está el botón de creación para grupos.

Damos clic al botón y este abrirá una ventana emergente con los campos requeridos para
crear un nuevo grupo.

Es importante tener en cuenta que para crear un grupo previamente deben haber creadas
columnas ya que los grupos son agrupaciones de columnas para el formulario. Si nos falta una
columna para un grupo que vamos a crear podremos crearla también en esta pantalla.

Todos los campos son obligatorios y necesarios para crear el grupo, el tipo de grupo viene
siempre por defecto Grupo Sin Tipo.

Llenamos la información requerida y luego debemos seleccionar las columnas que queremos
que tenga el grupo para seleccionarlas, buscamos la columna en la lista y la arrastramos o la
seleccionamos y la pasamos al campo vacío de columnas seleccionadas.

Las columnas que se agregan a un grupo desaparecen de la lista para no volver a seleccionarlas
en esa sección.
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Creamos el grupo dando clic en el botón de Guardar, este creara el grupo e inmediatamente
mostrara un mensaje de confirmación. Además lo ira agregando a la sección dinámica que se
va generando en la parte de abajo de la página.

1.2.2.4. CREANDO LA SECCIÓN

En el panel de diseño de la sección se va creando dinámicamente la sección con los objetos
que le voy agregando sean grupos o filas.
En la siguiente pantalla vemos la sección con los grupos que creamos Y un mensaje de alerta
para indicar que se deben agregar las filas de la sección.

Las filas se agregan desde la tabla Filas Disponibles dando clic en la opción de agregar.
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Las agregamos y podemos ver el resultado de la sección con las filas seleccionadas.

1.2.2.5. OPCIONES DE LA SECCIÓN

Después de que se ha creado la sección, se puede controlar con las siguientes cuatro opciones,
las cuales son

 Gestión de fórmulas que permite crear y agregar una formula a la sección.

 Gestión de columnas del grupo permite modificar las columnas de un grupo y el
orden de estas.
 Gestión de Grupos permite eliminar grupos y modificar el orden de estos.
 Gestión de filas Permite eliminar filas y modificar el orden de estas.

1.2.2.6. GESTION DE FORMULAS

Seleccionamos el botón de Gestión de fórmulas, este abrirá una ventana emergente con la
información disponible para crear una formula y asociarla a la sección.

Para crear la formula primero debemos ingresar un nombre para esta y en “Seleccione la
columna resultado” elegir la columna en la que van a quedar los resultados de la formula.
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Al seleccionar la columna de resultado esta se agrega en la tabla de abajo que va mostrando la

estructura de la formula y ahora se presentan dos campos más. “Seleccione una columna” y
”Seleccione un operador”.

Vamos agregando las columnas que queremos que tengan alguna operación en el resultado y
seleccionamos si la columna suma o resta, luego de seleccionarla damos clic en el botón Añadir
y este la ira agregando en la formula.

Agregamos todas las columnas que queremos operar y al final tendremos la formula armada
en la tabla además en la parte de abajo hay un campo de texto que me ira mostrando la
fórmula que se va generando.

Después de haber diseñado la formula damos clic en el botón Guardar Operación Esto me
creará la formula y me mostrara un mensaje de confirmación además se limpiaran los campos.
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Cuando se crea una formula el sistema marca la columna de la sección que contendrá esta
operación creada.

1.2.2.7. GESTIONAR COLUMNAS DEL GRUPO

Esta opción nos permitirá tener control sobre las columnas de un grupo seleccionado, primero
se despliega la siguiente ventana emergente y aquí seleccionamos el grupo que vamos a
configurar.

Al seleccionar el grupo nos mostrará la siguiente pantalla.

En esta podremos quitar o agregar columnas y también modificar el orden de las columnas
dentro del grupo seleccionado.

Al dar Aceptar el sistema guarda los cambios y los presenta automáticamente en nuestra
sección dinámica.
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1.2.2.8. GESTION GRUPOS

Esta opción nos permitirá tener control sobre los grupos, seleccionamos el botón
correspondiente y este nos desplegara una ventana emergente.

En esta ventana podremos eliminar un grupo o cambiar el orden de estos para la mostrarlos a
la sección por ejemplo se modificará el orden de la siguiente forma: 1 Ejemplo inventario
inicial, 2 Ejemplo grupo Entradas, 3 Ejemplo grupo salidas, 4 Ejemplo grupo inventario final

Damos clic en el botón de Aceptar y el sistema guardara los cambios y los presentara
automáticamente en la sección dinámica.

1.2.2.9. GESTION DE FILAS

Esta opción nos permitirá tener el control de las filas dentro de la sección, Seleccionamos el
botón correspondiente y este nos desplegara la siguiente ventana emergente.

Al igual que los grupos, en esta ventana podremos eliminar las filas y modificar el orden de
estas.
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1.3. GESTIÓN DE FORMULARIOS

En el menú principal seleccionamos el submenú de Gestión Formularios.

Entramos al módulo de gestión de formularios, en esta pantalla se encuentran todos los

formularios creados en el sistema, igual a los demás módulos en este se pueden realizar filtros
y búsquedas con los siguientes campos

En la tabla que presenta los formularios se pueden realizar ordenamientos sobre todas las
columnas y también exportar a Excel los datos de esta.
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1.3.1.1. DISEÑO DE FORMULARIOS

Para diseñar un formulario seleccionamos el botón de este nos re

direccionará a la pantalla de creación del formulario.

Esta pantalla se divide en dos partes, la primera es la cabecera del formulario donde
diligenciaremos toda la información requerida

La segunda parte de la creación del formulario, en esta se seleccionan las secciones creadas
anteriormente

CAMPO DESCRIPCION
Código Este código es autogenerado, no es ingresado por el
usuario.
Nombre El nombre que tendrá el formulario que se crea
Versión La versión del formulario, no se puede editar
Fecha Inicio de Vigencia La fecha para la cual el formulario va a estar habilitado
Fecha Fin de vigencia La fecha en la que el formulario se cerrara
Fecha Creación Fecha en la que se crea el formulario no se puede editar
Periodicidad Seleccionar si el formulario es mensual, trimestral etc.
Descripción Información general del formulario
Entidad Entidad a la que pertenece el formulario, las secciones
que el formulario puede usar dependen de este filtro de
entidad.
Especialidad La especialidad a la que el formulario corresponde
Estado Estado en que se encuentra el formulario, por defecto
viene Diseño
Tipo formulario Se elige el tipo del formulario.

Todos los campos son obligatorios

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Después de que se diligencia toda la cabecera se eligen las secciones que va a tener el
formulario, en el panel de “Árbol” se generará dinámicamente la estructura que tendrá el
formulario.

Al seleccionar el botón de Guardar el sistema despliega una ventana de confirmación y

mostrara la información básica del formulario.

Al dar aceptar se crea el formulario.

NOTA: Los formularios quedaran disponibles para diligenciar una vez estos están en estado
Producción y la fecha inicio ya se ha cumplido.

Además este formulario solo lo podrán diligenciar los funcionarios que estén en un despacho
que tenga la Entidad y la Especialidad que se seleccionaron en la creación del formulario.
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2. Diligenciamiento de Formularios

A continuación se describe el funcionamiento general del modulo de Diligenciamiento de

formularios para tener claro la composición de las pantallas y los flujos de estas entre en
sistema.

2.1. INGRESO AL MODULO DE DILIGENCIAMIENTO DE

FORMULARIOS
En el menú principal de la aplicación seleccionamos la opción de Gestión de Formularios y
dentro de este seleccionamos el submenú de Diligenciar Formulario

Este módulo está dividido en tres partes, Formularios Disponibles por diligenciar, formularios
En Proceso y formularios Finalizados

Los formularios disponibles por diligenciar, son todos los formularios nuevos o de inicio de
periodo que tienen los funcionarios.

Los formularios nuevos vienen con el periodo vacío ya que este campo se completa cuando se
inicia a diligenciar, Para formularios disponibles que vienen por un cambio de periodo si trae el
número del periodo
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En proceso se encuentran todos los formularios que el funcionario está diligenciando y están
abiertos para el periodo actual.

Los formularios finalizados son todos los que ya han cerrado de los periodos anteriores.
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2.2. DILIGENCIAMIENTO
Para iniciar un diligenciamiento primero debemos ubicarnos en la pestaña de Disponibles por
diligenciar, en la tabla seleccionamos el formulario que deseemos diligenciar.

Seleccionamos al formulario que vamos a diligenciar y el sistema lo carga para ser diligenciado,
la pantalla que se carga está dividida en dos partes la cabecera del formulario donde aparece
la información del formulario que estoy diligenciando.

En esta parte el funcionario puede seleccionar la fecha de finalización del diligenciamiento

parcial que está haciendo, aclarando que durante todo el periodo el funcionario puede
diligenciar el formulario en los días que desee y guardar el formulario para continuar el
diligenciamiento en otra ocasión.

En esta parte se pueden crear observaciones para documentar algún proceso o especificar
algún caso, si se crean varias novedades en la tabla se presentara siempre la última creada.
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La segunda parte de esta pantalla tiene el formulario que se va a diligenciar.

El formulario está compuesto por cuatro partes importantes:

Inventario inicial: resaltado en color naranja, esta columna del formulario es calculada por el
sistema, si el formulario es nuevo los inventarios iniciales siempre serán cero, si el formulario
viene de un periodo ya cerrado esta columna arrastrara los inventarios finales del periodo
anterior.

Inventario final: resaltado en verde, esta columna del formulario es calculada por el sistema,
corresponde a la columna que tiene una formula y tendrá el inventario final que es el que se
arrastrara para periodos posteriores.

Entradas: Las entradas son aquellas columnas que suman procesos a la formula y se van
reflejando como ingresos de procesos en el inventario final

Salidas: Las salidas son aquellas columnas que restan procesos a la formula y se van reflejando
como egresos de procesos en el inventario final.
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2.2.1. AYUDAS Y VALIDACIONES

El sistema también valida en tiempo real que los inventarios nunca sean negativos mientras se
va ingresando la información, también valida que un acumulado no sea negativo.

Por ejemplo que haya una salida de 10 cuando el inventario está en cero, o cuando hay mas
egresos que ingresos.

Cuando aparece la validación el sistema de obliga a cambiar el dato erroneo para poder
continuar con el diligenciamiento.

El sistema tambien permite seleccionar cuales grupos mostrar con el fin de que en formularios
muy grandes se pueda ver de manera más sencilla un solo grupo para diligenciar.
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El sistema tiene un sistema de ayudas que si se selecciona aparecerán mensajes o tooltips que
te permitirán ver la descripción de un grupo, columna fila y también formula.

2.2.2. DILIGENCIAR EL FORMULARIO

El formulario se diligencia ingresando todos los procesos que se han llevado, llenando las
entradas o salidas, No es obligatorio llenar todos los campos solo los que se necesiten.

Luego de diligenciar el formulario seleccionamos el botón de guardar para grabar los datos
ingresados en el sistema.
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Cuando el sistema guarda se calcula el inventario final y los valores ingresados se pasan a
acumulados del periodo, también se calculan los totales para cada columna.

El formulario se puede guardar todas las veces que se quiera en el día para continuar el
diligenciamiento más adelante, el día siguiente solo cambiarán la fecha de diligenciamiento.

Una vez guardado el formulario pasa a estado En Proceso y no aparecerá más en la pestaña de
Disponibles por diligenciar.
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2.2.3. CERRAR EL DILIGENCIAMIENTO

Cuando el periodo llega a su fin y se han registrado todo el movimiento de los procesos del
periodo, el funcionario deberá cerrar el formulario para esto solo necesita seleccionar el botón
de Cerrar Diligenciamiento.

El sistema muestra un mensaje de verificación para comprobar que si se desea cerrar el

periodo.

NOTA: Es importante que esta opción solo se seleccione cuando el funcionario desea cerrar
definitivamente el diligenciamiento para ese periodo, o en casos de novedad.

Al cerrar el diligenciamiento el sistema cambia el formulario a estado Cerrado Normalmente,

si el funcionario olvida cerrar el formulario al finalizar el periodo, el sistema lo finalizará
automáticamente y el estado será Cerrado por el Sistema.

Cuando se cierra el formulario pasa a la pestaña de Cerrados y queda disponible un nuevo

formulario en la pestaña de Disponibles por diligenciar.
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Cuando se quiere iniciar el diligenciamiento para el nuevo periodo, el funcionario selecciona su

formulario y este trae los inventarios finales como iniciales para el nuevo periodo.