Manual Excel2007 Avanzado

Niv
vel III
Manual del Usuario
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__________
___________
__________
____________
Manual de
el curso:
MICROSOFFT EXCEL 2007
7 NIVEL III
D.R. © 20010 CONALEP P.

Prohibida la reproduc cción total o parcial de esta
e obra,
incluida la
a portada, po or cualquier medio sin au
utorización
por escrito
o del CONAL LEP. Lo contrario represen
nta un acto
de pirateríía intelectual perseguido por
p la Ley Pennal.
Calle 16 de
d septiembre
e No. 147 Norrte, Col. Láza
aro Cárdenas,,
C. P. 5214
48, Mepetec, Estado de México.
________ _______________________ ___________ ____________
MICROS
SOFT EXCEL2007, NIVEL III 2
Manual del Usuario
CONTEN
NIDO
1. ESQU UEMAS Y VIST TAS

1.1. Introducción
1.2. Creación
C auttomática de esquemas
1.3. Creación
C ma
anual de esq quemas
1.4. Borrar
B y oculltar un esque
ema
1.5. Ver
V una hoja a en varias ventanas
v
1.6. Dividir
D una hoja en paneles
1.7. Inmovilizar paneles
p
Ejercicio
2. TABLA AS DE DATOS S
2.1. Introducción
2.2. Crear
C una tabla
2.3. Modificar
M dattos de una liista
2.4. Modificar
M esttructura de la
a tabla
2.5. Estilo
E de la ta
abla
2.6. Ordenar
O unaa tabla de da
atos
2.7. Filtrar
F el conttenido de la tabla
2.8. Funciones
F dee base de da atos
2.9. Crear
C un resumen de da atos
Ejercicio
3. TABLA AS DINÁMICA AS
3.1. Crear
C una tabla dinámica a
3.2. Aplicar
A filtros
s a una tabla
a dinámica
3.3. Obtener
O prommedios
3.4. Gráficos
G diná
ámicos
Ejercicio
4. CARA ACTERÍSTICA AS AVANZADA AS DE EXCEL

L
4.1. Formas
F de cambiar un foormato
4.2. Definir
D formaatos personaalizados
4.3. El
E formato co ondicional
4.4. La
L validación n de datos
4.5. Enlazar
E y consolidar hoja
as
4.6. Excel
E e Interrnet
Ejercicio
MICROS
Manual del Usuario
5. MACR ROS
5.1. Introducción
5.2. Crear
C una macro automá áticamente
5.3. Ejecutar
E una
a macro
5.4. Guardar
G un archivo
a con Macros
Ejercicio
6. PLANTILLAS DE EXCELX
6.1. Usar
U plantilla
as
6.2. Crear
C plantillas
MICROS
Manual del U
Usuario
1. ESQU
UEMAS Y VISTAS
1.1. INTR
RODUCCIÓN
Un esquuema podría a definirse como un resumen

r prreciso que refleja los conceptos más
importanttes o de may
yor trascend
dencia del doocumento essquematizad
do.
Así puess, un esqueema puede ser perfecta amente un índice de uun libro, don
nde ve todoos los
mbién podrá ver como ejemplo de esquema e
puntos trratados en el libro, tam el índice de
e este
curso, el cual contiiene los pu untos más importantes que se trratan en él y además está
estructura
ado por niveeles de proffundización sobre un te
ema en conccreto, vamoss desplegan
ndo el
esquema a de los punttos contenidos en el tem
ma.
Antes de empezar a crear un esq

quema debe
e tener en cu
uenta alguno
os aspectos.
- Aseguraarse de quee los datos sean

s apropiaados para c rear un esquema. Los d datos aproppiados
para crea
ar un esquema debe tener una jera arquía o disp
poner de un na estructura
a por niveless, por
ejemplo si
s tiene dato
os sobre las precipitacion
nes ocurridaas a lo largo del año en toda España con
las precipitaciones mensuales
m de
d todas las s provincias , estos datoos son buennos candidaatos a
formar un esquema a. Pero si únicamente
ú tiene datoss sobre los gastos efe ectuados en n una
compra, con una estructura com mpuesta por Producto---P Precio, no dispone de niveles suficientes
para haceer un esquema.
- En una hoja solo poodrá incluir un esquema n esquema ssobre los mismos
a, para tene r más de un
datos, de
ebe copiar lo
os datos a ottra hoja.
- Para crear esquemmas automátiicamente de

ebe prepararr lo hoja con o adecuado como
n un formato
vera máss adelante.
Existen dos
d formas de
d crear un esquema
e en Excel 2007
7: Manual y A
Automática.
1.2. CRE
EACIÓN AUTO
OMÁTICA DE ESQUEMAS
La mejor opción para

a crear esqu
uemas es qu
ue lo haga E
Excel automá
áticamente, puesto que tarda
mucho menos
m tiempo
o que hacién
ndolo manua
almente.
Existen unos
u requisittos previos para
p que Exc
cel 2007 pue
eda crear au ente el esquema:
utomáticame
- Las filas
s sumario de
eben estar por
p encima o por debajo de los datos, nunca enttremezclado
os.
- Las co
olumnas sum
mario deben estar a la derecha o a la izqu
uierda de los datos, n
nunca
entremez
zclados.
Si la dis
sposición de e los datos
s no se corrresponde ccon estas ccaracterística
as nos verremos
obligados
s a definir el esquema manualmente
m e.
MICROS
Manual del U
Usuario
En la ima
agen podrá ver
v el ejemplo de datos bien estructturados:
Podrá ve
er que existeen subtotales
s en las celddas B8, C8, D8, B12, C 16, C16, D16 y la
C12, D12, B1
columna na de subtottales correspondientes a las filas d
a E está llen donde se en
ncuentran. E
En las
celdas B17, C17, D17 y E17 son n los totales de los subto
otales.
En este ejemplo
e poddrá hacer unn esquema tanto
t de fila s como de columnas, ppuesto que sse ha
organizad
do los subtootales de cad
da comunida
ad autónom a (filas) y se
e ha calcula
ado los subto
otales
de cada trimestre
t (co
olumnas).
o, como ya tiene los dato

Por tanto os vamos a realizar
r el essquema.
Para ello
o nos situars
se sobre un
na celda cuaalquiera y sseleccionar lla opción Autoesquem
ma del
menú Ag grupar que se
s encuentra
a en la pesta
aña Datos.
MICROS
Manual del U
Usuario
Automáticamente, Ex
xcel nos gen
nera los nive
eles del esqu
uema como podrá ver a continuació
ón:
En la imaagen anterioor podrá verr que ahora unas líneas en la zona izquierda d
a aparecen u de las
celdas y otra línea so
obre las colu
umnas de la tabla.
Además, ve en la esquina supe da unos nú meros que nos indican

erior izquierd n cuántos niiveles
tiene el esquema.
e
Por colum
mnas podrá ver que exis
sten dos nive
eles:
- La tabla
a desplegada
a por comple
eto
- y la tablla con los da

atos trimestrrales.
MICROS
Manual del U
Usuario
Por filas tiene

t tres niv
veles:
- La tabla
a desplegada
a completam
mente
- Por dep
partamente
- y solo por
p Universid
dad.
mprimir y expandir el es
Para com squema sólo
o tiene que h
hacer clic en
n los símbollos - y + de cada
nivel.
Por ejemplo, en la tabla del

ejemplo, si hace clic
c sobre el
e -
encima del prim mer trimesttre,
comprimee ese trimestre, si realliza
lo mismo
o sobre los niveles
n de ca
ada
autonomía, el esqu uema se nosn
quedaría como pod drá ver en la
imagen.
1.3. CRE
EACIÓN MANU
UAL DE ESQUEMAS
nda opción es
La segun e la de crea
ar el esquem
ma manualme
ente.
Para crea ar un esque

ema manualmente debe
e crear grup nas dependiendo
pos de filas o de column
del tipo de
d esquema que quiera hacer.
Para cre
ear un grupo o debe sele eccionar las
s filas (sele
eccionando los númeross de las filas) o
columnass (selecciona ando las letras de las columnas) de e las cuales vaya a crea
ar un grupo,, pero
no debe incluir las fila
as o columnnas que conttengan fórmu ulas de summario.
Una vez seleccionad

das las filas o columnas debe ir all menú Agru
upar de la pestaña Da
atos y
namos Agrupar.
seleccion
Para trab
bajar un poco
o más rápido
o podrá utiliz
zar las tecla
as para agrup
par y desagrupar.
Para agru
upar, una ve
ez que tenga
a el grupo se
eleccionado presione Allt+Shift+Fle
echa derech
ha.
Para desagrupar, una

u vez qu
ue tenga el grupo se
eleccionado presione A
Alt+Shift+Fllecha
izquierda
a.
MICROS
Manual del U
Usuario
1.4. BOR
RRAR Y OCUL
LTAR UN ESQ
QUEMA
Borrarr un esquem
ma.
Para borrar un esque

ema debe acceder
a a la opción Des
sagrupar y sseleccionar la opción B
Borrar
esquema a.
Antes de eliminar un esquema, debe

d estar seguros de qque es lo que
e realmente desea, pues una
vez dada
a la orden, Excel
E no nos
s ofrece la posibilidad
p d
de deshacerr. Así pues ssi no está se
eguro
de querer eliminar el esquema es mejor ocultarlo.
ar un esquema.
Oculta
Al ocultarrlo lo que ha
ace es oculta
ar las marcaas que nos a
ayudan a expandir/contrraer un esqu
uema,
pero el essquema sigu ue estando activo,
a para ocultar un esquema bbasta con preesionar las tteclas
Ctrl+8 y automáticam mente desapparecen las marcas del e esquema, para volverlas a mostrar volve
a pulsar la
l combinación de teclas s Ctrl+8.
1.5. VER
R UNA HOJA EN
E VARIAS VENTANAS
V
Suele suceder de foorma muy co omún que al a estar realizzando hojass de cálculo
o vaya ampliando
z más el cam
cada vez mpo de visiónn de la pantalla, llegand
do a ocupar más de una a página por hoja,
y cuando
o se trata dee estar cote
ejando datos modo tener que desplazarse
s resulta basstante incóm
cada vez
z de arriba ha
acia abajo o de un lado al otro.
Vamos a ver las distintas opcion

nes que Exce
el 2007 nos ofrece para el problema y así
a minimizar e
trabajar de
d una maneera más cóm moda con los
s datos intro
oducidos.
Podrá utiilizar la opció

ón de ver la s ventanas, o utilizar la opción de v
a misma hojja en varias ver la
misma hoja
h en varioos paneles..
Para ver la misma hoja

h en varias ventanass, debe acce eder a la peestaña Vista y pulsar el botón
Nueva ventana,
v si la
l ventana que
q tenía es
staba maxim mizada no sse dará cue enta de que haya
s se fija en la barra de título podrá ver que aho
ocurrido algún cambio en la ventana, pero si ora el
nombre del
d documen nto además tiene añadiddo al final ": 2" indicandoo que es la ssegunda ventana
del mismo documentto.
MICROS
Manual del Usuario
Para ver las dos venntanas al mis

smo tiempo haga clic e n
Organizaar todo y seleccione e Vertical, Horizonta l,
Mosaicoo o Cascad da, depend diendo de como esté n
situados los datos en
n la hoja.
Ahora podrá des splazarse sobre un

na a
ventana
independ
dientemente de la otra.
MICROS
Manual del U
Usuario
1.6. DIVIDIR UNA HOJJA EN PANELLES
Podrá utilizar también la opción de

d dividir la
a hoja por p
paneles.
Si no le gusta lo de e tener varia

as ventanas abiertas en
n la pantalla
a, podrá utilizar la opció
ón de
dividir la hoja en 2 ó 4 paneles.
Para diviidir la hoja en paneles podrá haceer clic en ell botón Diviidir en la pestaña
Vista y automáticam
a mente apareecen dos ba arras, una vvertical y otra horizonttal en las ccuales
puede deesplazar para ajustar el tamaño
t de la
as porcioness de ventanaa a nuestro gusto.
Otra opciión para deffinir los pane

eles y dividirr la pantalla a nuestro g
gusto es utilizzando las barras
de división:
MICROS
Manual del U
Usuario
Tiene dos
s disponibles:
- La barrra de división horizontal que aparec

ce en la barrra de desplazamiento vvertical arrib
ba del
todo. Al situar el
e puntero del
d ratón sobre la línea
a gris que e
está encima
a de la flech
ha de
desplazaamiento el puntero
p del ratón toma el aspecto ndo el desplazamiento hacia
, indican
arriba y hacia
h abajo.
- La barrra de divisiión vertical que aparec

ce en la ba o horizontal a la
arra de dessplazamiento
derecha del todo. Al situarr el puntero del ratón ssobre la líne

ea gris verticcal que estáá a la
a de desplaz
derecha de la flecha zamiento, el puntero dell ratón adop pta la forma , indican
ndo el
amiento de la
desplaza a barra haciaa la derecha
a y hacia la izzquierda.
1.7. INMO
OVILIZAR PA
ANELES
Si lo que le interesa es
e dejar inm
móviles las ca
abeceras de e los datos y así desplazzarse únicam mente
sobre los
s datos tenieendo siempree disponible la vista de llas cabecera
as, podrá utiilizar la opció
ón de
inmoviliza
ar los panelees.
Para reallizar esto, simplemente despliega el menú Inmo neles que se

ovilizar pan e encuentra en la
pestaña Vista. Si te interesa mantener la primera
p fila (como cabeecera) o la primera columna
(para que
e ejerza la misma
m funció na la opción correspondiente
ón) seleccion
En el cas
so de que lo o que quisies
ses inmovilizzar no se en
ncontrase en
n esas posicciones seleccciona
el rango de celdas y pulsa la a opción In nmovilizar ppaneles. Laa zona sele eccionada p podrá
desplazaarse, el resto
o permanece erá inmoviliza
ado.
MICROS
Manual del U
Usuario
Siga uno de estos prrocedimiento

os:
ara bloquear solo una fila, haga clic

Pa c en Inmovilizzar fila supe
erior.
ara bloquear solo una columna, hag

Pa movilizar primera colum
ga clic en Inm mna.
Paara bloquea
ar más de una
u fila o co
olumna, o pa
ara bloquea
ar filas y collumnas al m
mismo
tie
empo, haga clic en Inmo
ovilizar paneeles.
sactivar la in
Para des nmovilizació
ón de los pa
aneles vuelvve a seleccionar esta o
opción y ha
az clic
sobre Mo
ovilizar paneeles.
MICROS
Manual del U
Usuario
EJERCICIO
Coches
1 Empezar un nuevo
o libro de trab
bajo.
Un conceesionario quuiere estudiar las venta as realizada

as durante e
el año y lass clasifica p
por la
a del vehículo y por venttas trimestra
categoría ales...
2 Crear el
e modelo de
e datos como
o el que se muestra
m en lla imagen.
3 Realiza
a un esquem
ma Automátic
co.
4 Borra el
e esquema realizado.
r
5 Realiza
a un esquem
ma manual.
ar el libro en la carpeta Mis

4 Guarda ntos del discco duro, con
M documen n el nombre Venta_coches.
5 Cerrar el libro.
MICROS
Manual del U
Usuario
2. TABLLAS DE DATOS
2.1. INTR
RODUCCIÓN
Una tabla en Excel es un conjjunto de da atos organizzados en filaas o registrros, en la q

que la
primera fila
f contiene las cabecerras de las columnas (lo s nombres d de los camppos), y las demás
atos almacenados. Es como
filas conttienen los da c una ta bla de base de datos, dde hecho tammbién
se denom minan listas de base de datos. Ca ada fila es uun registro de entrada, por tanto p podrá
compone er como máx ximo una listta con 255 campos y 65 535 registroos.
Las tabla
as son muyy útiles porq
que además s de almace enar informa
ación, incluyyen una serrie de
operacion
nes que permiten analiz
zar y adminis
strar esos da
atos de form
ma muy cómo oda.
Entre las operaciones más intere

esantes que podrá realizzar con las liistas tiene:
- Ordenar los registro

os.
- Filtrar el
e contenido de la tabla por
p algún critterio.
- Utilizar fórmulas para la lista añ

ñadiendo alg
gún tipo de fiiltrado.
- Crear un resumen de
d los datos.
- Aplicar formatos a todos

t los datos.
Las tabla
as de datos, ya se usaba ones anteriorres de Excel, pero bajo el término L
an en versio Listas
de datoss. Incluso en ue en algunos cuadros de diálogo, se refiere a las tablas como
ncontrará, qu
listas.
2.2. CRE
EAR UNA TAB
BLA
Para crea
ar una lista tiene
t que seguir los sigu
uientes paso
os:
- Seleccio
onar el rango de celdas (con datos o vacías) qu
ue quiera inccluir en la lista.
- Seleccio
onar del Tab
bla en la pes
staña Inserta
ar.
Aparecerrá a continua
ación el cuad
dro de diálog
go Crear tab
bla.
MICROS
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Usuario
Si se ha saltado
s el pa
aso de selec
ccionar previamente las celdas, lo p
podrá hacer ahora.
- Si en el
e rango sele eccionado in
ncluye la fila
a de cabece
eras (recomendado), acctive la casilla de
verificació
ón La lista tiene
t encab
bezados.
- Al final hacer clic en

n Aceptar.
Al cerrars
se el cuadro
o de diálogoo, podrá verr que en la banda de o
opciones aparece la pestaña
Diseño, correspondi
c ente a las Herramienta
H s de tabla:
Y en la hoja de cálcu e rango seleccionado ccon el forma

ulo aparece en ato propio de
e la tabla.
2.3. MOD
DIFICAR DATOS DE UNA TABLA
T
Para modificar o inttroducir nue evos datos en e la tabla podrá tecleear directam
mente los nu
uevos
valores sobre
s la ella
a, o bien pod drá utilizar un
u formulari o de datos. Esta segunnda opción viene
muy bienn sobre todo si la lista es
s muy grande e.
Vea un ejemplo,
e tiene la siguientte lista con in
nformación d
de nuestros amig@s.
MICROS
Manual del U
Usuario
Un formu ulario de daatos es un cuadro

c de diálogo que p
permite al usuario escribir o mostra
ar con
era de datos (un registro
facilidad una fila ente o).
atos, tiene que

Para abrrir el formulario de da q narse en la lista para que esté activa, y
posicion
pulsar en
n el icono Fo
ormulario .
Como es sta opción no está dirrectamente disponible e

en la
Cinta dee opciones,, podrá añaadirla a la Barra
B de ac
cceso
rápido, de
d la forma que ya vio. Pulsando el Botón Offfice >
Opcione es de Excel > Person nalizar, y Agregar
A el icono
Formulario..., en la sección de
e Comandos que no e están
en la cinta de opcio
ones.
Al crear el
e formulario
o, dispone de
e siguientes botones:
Nuevo: Sirve
S para in
ntroducir un nuevo
n registtro.
Eliminarr: Eliminar el registro que
e está activo
o.
ar: Deshace los cambios
Restaura s efectuados
s.
Buscar anterior:
a Se desplaza al registro antterior.
Buscar siguiente:
s Se
S desplaza al siguiente registro.
s: Sirve para
Criterios a aplicar un filtro
f de búsq
queda.
Cerrar: Cierra
C el form
mulario.
MICROS
Manual del U
Usuario
Para cammbiar los daatos de un registro,

r priimero se possiciona sobrre el registro
o, luego recttifique
los datos
s que quiera (para desplazarse por los campos p podrá utiliza
ar las teclas de tabulacióón), si
se ha equivocado y no quiere guardar los cambios
c haccer clic en e
el botón Res staurar, si q
quiere
guardar los cambios pulse la tecla Intro.
Para cre ear un nuev o, hacer clic

vo registro c en el botó ón Nuevo, Excel se po osicionará e
en un
registro vacío,
v sólo nos
n quedará á rellenarlo y pulsar Intrro o Restau
urar para acceptar o can
ncelar
respectiv
vamente.
Después de aceptarr Excel se posiciona

p en
n un nuevo rregistro en blanco por si desea inssertar
varios reg
gistros, una vez agregad stros, hacer clic en Cerrrar.
dos los regis
Para bus scar un reg gistro y pos e él podrá utilizar los botones Bu
sicionarse en uscar anterrior y
Buscar siguiente o ir directa amente a unu registro concreto in ntroduciendo o un criteriio de
búsqueda a. Pulse en el botón Crriterios con lo cual passa al formula ario para inttroducir el criterio
de búsquueda, es sim ulario de dattos pero enccima de la ccolumna de botones apa
milar al formu arece
la palabra
a Criterios.
Por ejemmplo, si busca un regis

stro con el valor
v en el campo Nombre, escriba An
Ana e na en
Nombre y pulse el botón Buscar Siguiente, Excel vuelvve al formula
ario de datos y nos posiiciona
en el registro de nom
mbre Ana.
2.4 MODIFICAR LA ES
STRUCTURA
A DE LA TABL
LA
Pulsandoo en el icoono Cambia ar tamaño de la tab bla, podrá

seleccion
nar un nuevvo rango de datos. Pero o si la tabla
a contiene
encabezaados, estos deben permmanecer en la misma po osición, así
que sólo podrá aumeentar y dismiinuir filas.
Podrá modificar dire

ectamente el
e rango de filas y colu
umnas, estirrando o enccogiendo la tabla
desde su
u esquina infferior derech
ha.
Cuando necesite añ ñadir una fila

a al final de
e la tabla p
para continuar introducieendo datos,, sólo
tendrá qu
ue pulsar la tecla
t TAB desde la últimma celda y a
aparecerá unna fila nueva
a.
Si necessita insertarr filas y columnas entre las filas

existente
es de la tablaa, debe pos
sicionarse en n la primera
celda que quiere desplazar y elegir la opción
correspondiente desd de el menú Insertar, en n la pestaña
de Inicio
o o en el mennú contextuaal de la tabla
a.
MICROS
Manual del U
Usuario
Para elim
minar filas o columnas, debe
d posicio
onarse sobre
e una celda
a,
y elegir Filas o Co olumnas de e la tabla en el men nú Eliminarr,
disponible en la pes staña de Inicio y en el menú conttextual de la
a
tabla.
nando una celda, fila o columna

Seleccion a, y pulsan
ndo la tecla
a SUPR, elimina los datos
nados, pero no la estructura de la ta
seleccion abla.
Para elim
minar la tablla completa, seleccione
e toda la tab
bla y pulsa SUPR. Si d
desea elimin
nar la
estructura
a de la tabla
a, pero conservar los da
atos en la ho
oja, entoncess pulse en
la pestañ
ña de Diseño o de la tabla
a.
2.5. ESTILO DE LA TA
ABLA
Una formma fácil de dar una combinación de coloress a la tablaa que resulte
elegante,, es escogiendo uno de los estilos predefin onibles en la
nidos, dispo
pestaña Diseño
D de la tabla.
En Opcione es de estiloo de la tabla,

podrá marccar o desmarcar otros aspectos, como
que las colu n remarcadas con
umnas o filass aparezcan
bandas, o sse muestre un resaltad do especial en la
primera o úlltima column
na.
Las band
das y resalta
ados depend
derán del esttilo de la tab
bla.
Por lo demás,
d a cada celda se le podrán aplicar los coloress de fuente y fondo, ffondo
nal, etc. que a cualquier celda de la hoja de cálcculo.
condicion
En está tabla, se ha o el estilo, y se han m arcado las opciones P

a cambiado Primera y Ú
Última
columnaa.
MICROS
Manual del U
Usuario
2.6. ORD
DENAR UNA TABLA
T DE DA
ATOS
A la hora
a de ordenarr una tabla, Excel puede e hacerlo de
e forma simple, es decir, ordenar p
por un
único cam
mpo u ordennar la lista po
or diferentes
s campos a lla vez.
Para hac
cer una orde mple, por eje
enación sim emplo orden nterior por e
nar la lista an el primer ape
ellido,
debe possicionarse en
e la columna del prim mer apellido,, después p podrá acced der a la pestaña
Datos y pulsar sobre
e Ordenar.... y escoger el criterio de
e ordenación n o bien pulsar sobre unno de
nes
los boton de la secció
ón Ordenar y filtrar pa
ara que la ordenación ssea ascendeente o
descende ente respec
ctivamente. Estos
E botonnes también
n están disp
ponibles al d
desplegar la
a lista
que aparrece pulsand
do la pestañaa junto al en
ncabezado d
de la columna.
Para orden nar la lista por

p más de o de ordena
e un criterio ación, por ejemplo ordennar la
lista por ell primer apeellido más laa fecha de nnacimiento, en la pesta aña Datos, pulsa
sobre Orde enar... nos aparece
a el cuadro
c de di álogo Orden nar donde ppodrá selecccionar
los campo os por los queq quiere ordenar (pu ulsando Agrregar Nivell para añad dir un
campo), si ordena seg gún el valorr de la celd
da, o por su u color o ico
ono (en Ord denar
Según), y el Criterio de d ordenaciión, donde e elegir si el o abético (A a Z o Z
orden es alfa
a A) o sig
gue el ordenn de una Listta personallizada.
Por ejem
mplo, si en la columna de la tabla se guardan n los nombrres de días de la sema ana o
meses, laa ordenaciónn alfabética no sería co
orrecta, y po drá escogerr una lista donde se gua
arden
los valorres posibles
s, ordenado os de la foorma que ccrea conven niente, y así el criteriio de
ordenacióón seguirá el
e mismo pattrón.
Seleccion
nando un nivel,
n y puls
sando las fle
echas hacia a arriba o hhacia abajo, aumentam mos o
disminuim
mos la prioridad de orde enación de este nivel. L
Los datos sse ordenaránn, primero, p
por el
vel de la lista, y sucesivamente por los demás n
primer niv niveles en orrden descen
ndente.
En la paarte superiorr derecha tiene un bottón Opcion es..., este

botón sirv d ordenac ión dónde
ve para abriir el cuadro Opciones de
podremos especific car más opciones
o en
n el criterrio de la
ordenacióón.
MICROS
Manual del U
Usuario
2.7. FILTTRAR EL CON

NTENIDO DE LA TABLA
na lista sign
Filtrar un nifica que de
d todos loss registros almacenado os en la tabla, seleccionar
aquellos s que corresspondan co on algún criterio fijado p
por nosotross.
Excel nos
s ofrece dos
s formas de filtrar
f una lis
sta.
- Utilizand
do el Filtro (autofiltro).
- Utilizand
do filtros av
vanzados.
Utilizarr el Filtro.
Para utiliizar el Filtro

o nos servimmos de las listas desp legables associadas a las cabecera
as de
campos (podrá
( mosttrar u ocultar el autofiltro
o en la pesttaña Datos marcando o desmarcan
ndo el
botón Filtro).
Si pulsa, por ejemplo, sobre la flecha del

d campo 1er Apellid do, nos ap parece un menú
desplega
able como es
ste, donde nos
n ofrece un
na serie de o
opciones pa
ara realizar e
el filtro.
Por ejem
mplo, si sólo marca More eno, Excel filtrará
f os que tengan Moreno en el
todoss los registro
1er apelliido y las dem
más filas 'de
esapareceránn' de la lista .
MICROS
Manual del U
Usuario
Otra opciión, es usar los Filtros de

d texto, do
onde se desp
pliegan una serie de opcciones:
En cualq quier opción, accede a una ventan na donde po odrá elegir d dos condiciones de filtro de
texto, y exigir
e que se
e cumpla una
a condición o las dos. E xcel evaluarrá la condición elegida ccon el
texto quee escriba, y si se cumplle, mostrará la fila. Usa rá el carácteer ? para de
eterminar quue en
esa posicción habrá un
u carácter, sea
s cual sea a, y el asteriisco * para indicar que p
puede haberr o no
un grupo de caracterres.
En el ejemplo de la im
magen, solo
o se mostrará
án los registtros cuyo 1e
er Apellido ttenga una o en el
segundo carácter y no
n contenga la letra z.
Para indicarnos que hay un filtro activo, la fle

echa de la lissta desplega
able cambia
a de icono.
o, volver a desplegar la lista y elegir la o

Para quitar el filtro opción (Sele eccionar Todo),
reaparecerán todos los registros
s de la lista. También p
podrá quitarr el filtro pulsando en B
Borrar
filtro en la pestaña Datoos.
MICROS
Manual del U
Usuario
Utilizarr Filtros ava

anzados.
Si quiere filtrar los re

egistros de laa lista por una condición
n
más com mpleja, se debe
d utilizar el cuadro o de diálogoo
Filtro av vanzado. Prreviamente deberá
d tene
er en la hoja
a
de cálcullo, unas filas donde se indican los criterios de el
filtrado.
Para abrir el cuadro de diálogo Filtro avanzado, pulsa

ar
en en la
a sección Orrdenar y filtrrar.
Rango de d la lista: Aquí espec cifica los reg

gistros de la
a
lista a los
s que quiere aplicar el filltro.
Rango de criterios: Aquí selecc

ciona la fila donde
d se en
ncuentran loss criterios de
e filtrado (la zona
de criterio
os).
También podrá optarr por guarda ar el resultaddo del filtrad

do en otro lugar, seleccio
onando la o
opción
Copiar a otro lugarr, en este caso c rellenar el campo Copiar a: con el rang go de celdass que
recibirán el resultado
o del filtrado..
a la casilla Sólo
Si marca S os únicos, las repeticio
registro ones de registros (filas con exactam
mente
los mismos valores) desaparecerán.
ver a visua
Para volv s los registtros de la l ista, accede
alizar todos er al menú Datos - Filtro -
Mostrar todo.
2.8. FUNCIONES DE BASE

B DE DAT
TOS
En el tem
ma de funcio
ones vamos a explicar ca
ada una de las funcione plican a tablas de
es que se ap
datos.
Estas fu
unciones se e utilizan cu
uando dese ea realizar cálculos so obre alguna a columna pero
añadiend
do una condición de sele ección de las filas que e
entrarán en e
el cálculo, e
es decir apliccando
previame
ente un filtro.
mplo si tiene una column

Por ejem na con el beneficio obte nido por árb
boles frutales (ver figura
a más
abajo) y quiere sabeer cuánto ha sido el ben
neficio de loss Manzanoss, no podrá utilizar la función
suma porque sumarría todos los s árboles, en
e este caso o lo podría conseguir ccon la funció ón de
base de datos
d BDSUUMA incluye la condiciónn de filtrado árbol="Mannzano"
MICROS
Manual del U
Usuario
Para exp
plicar las fun
nciones de Base de da
atos que no
os ofrece Exxcel, se utilizará la sigu
uiente
hoja:
En esta hoja tiene una lista con los árbo

oles de la e
empresa, co
on los dato
os de alto, e
edad,
rendimien
nto y benefic
cio obtenido.
Nota: Las
s filas 1 a 3 se utilizan para
p definir lo
os filtros.
A continu uación se enlistan

e toda as las funcio
ones de basse de datoss ofrecidas p por Excel. T
Todas
ellas llevan tres arguumentos: el rango de da atos que deffine la tabla o base de datos, el noombre
del camp po que se utiliza en la función, un ra erios para indicar la condición que d
ango de crite deben
cumplir laas filas que serán
s álculo de la ffunción (el filtro).
utilizadas en el cá
Función Descripción
Cuenta
C el núm
mero de celda
as que contienen númeross en la
BDCONT
TAR(datos;ca
ampo;criterio
os)
basee de datos
Cuenta el n
número de ce
eldas no vacía
as de la base de
BDCONT
TARA(datos;c
campo;criterrios)
d
datos
Devuelve el vvalor máximo de las entraddas seleccion
nadas
BDMAX(d
datos;campo
o;criterios)
de la ba
ase de datos
Devuelve el vvalor mínimo de las entrad
das seleccionadas
BDMIN(datos;campo;;criterios)
de la ba
ase de datos
Multiplica loss valores de u
un campo con
ncreto de registros
BDPROD
DUCTO(datos
s;campo;crite
erios) de la baase de datos que cumplenn los criterios
espe
ecificados
Devuelve el promedio de las entradas seleccionada
as en
BDPROM
MEDIO(datos;campo;crite
erios)
la basse de datos
MICROS
Manual del U
Usuario
Agrega loss números de la columna dde campo de los

BDSUMA
A(datos;camp
po;criterios)
registros de la base de datos que cum
mplen los crite
erios
Extrae de la b
base de dato os un único re
egistro que cu
umple
BDEXTRA
AER(datos;c
campo;criteriios)
los criterios especificad
dos
Calcula la va
arianza a parttir de una muestra de entra
adas
BDVAR(d
datos;campo
o;criterios)
eleccionadas de la base de
se e datos
Calcula la
a varianza a p
partir de la pob
blación total d
de
BDVARP(datos;camp
po;criterios)
entradaas selecciona
adas de la ba ase de datos
Calcula
C la dessviación están
ndar a partir d
de una muesttra de
BDDESVEST(datos;campo;criteriios)
entrada as seleccionaadas en la baase de datos
Calcula
C la dessviación estándar en funciión de la pobllación
BDDESVESTP(datos;;campo;crite
erios)
total de las e
entradas selecccionadas dee la base de ddatos
Sintaxis.
Función BDCONTA
AR(rango_d
datos;nomb
bre_campo;;rango_crite
erios)
rango_datos: es el rango de ce
eldas que componen
c la
a base de datos o lista donde se q
quiere
contar.
_campo: ind
nombre_ dica el nomb
bre del camp
po que contie
ene los valo
ores a contarr.
rango_criterios: es el rango de d celdas que

q contiene
en la condicción que de
eben cumpllir los
registros que entran en el recuen
nto.
s
Ejemplos
Fórmula Descripció
ón (Resultado)
=BDCUENTA(A4:E10; "Edad
d"; A1:F2) Esta funció
ón examina los registros de maanzanos cuyo altto varía entre 10
0 y 16
metros y determina
d cuántoos campos Edadd de esos registros contienen núúmeros
(1)
=BDCONT
TARA(A4:E10; "Be
eneficio"; A1:F2) Esta funció
ón examina los registros de maanzanos cuyo altto varía entre 10
0 y 16
metros, y determina el nú
úmero de campo os Ganancia de esos registros qque no
están en blanco
b (1)
=BDMAX(A
A4:E10; "Beneficio"; A1:A3) Beneficio máxiimo de los manzaanos y perales (1
105)
=BDMIN(A
A4:E10; "Beneficio
o"; A1:B2) Beneficio mínimo de los manzaanos con un alto
o superior a 10 (7
75)
MICROS
Manual del U
Usuario
=BDPRODUCTO(A4:E10; "R
Rendimiento"; A1
1:B2) Producto de los rendim
mientos de los maanzanos con un a
alto superior a 10
0 (140)
=BDPROM
MEDIO(A4:E10; "R
Rendimiento"; A1:B2) Rendim
miento medio de los manzanos co
on un alto superio
or a 3 metros (12
2)
=BDPROM
MEDIO(A4:E10; 3; A4:E10) Edad media de todos lo
os árboles de la b
base de datos (13
3)
=BDSUMA
A(A4:E10; "Beneficio"; A1:A2) Beneficio total de
d los manzanos (225)
=BDSUMA
A(A4:E10; "Beneficio"; A1:F2) Beneficio total de
d los manzanos con un alto entree 10 y 16 (75)
=BDVAR(A
A4:E10; "Rendimie
ento"; A1:A3) La varianzaa calculada en el rendimiento de manzanos y perrales si los datos de la
base de da atos son únicameente una muestraa de la población
n total de la supe
erficie
de frutaless (8,8)
=BDVARP((A4:E10; "Rendim
miento"; A1:A3) La varianza
a verdadera en eel rendimiento dee manzanos y perales si los datoss de la
base de daatos representan el conjunto de l a población (7,04
4)
=BDDESVE
EST(A4:E10; "Rendimiento"; A1:A3
3) La desviación estándarr calculada del reendimiento de manzanos y perale es si
los dattos de la base dee datos son únicaamente una mueestra de la poblacción
total de
d la superficie dee frutales (2,97)
=BDDESVE
ESTP(A4:E10; "Rendimiento"; A1:A
A3) La desviación estándarr verdadera en el rendimiento de manzanos y perrales si
los dattos de la base dee datos representtan el conjunto d
de la población (2
2,65)
2.9. CRE
EAR UN RESU
UMEN DE DAT
TOS
Cuando se s habla de crear un ressumen de

los dato os de una tabla nos estamos
refiriendoo a crear subtotales
s agrupando
a
los registtros por algu
uno de los ca
ampos de
la lista.
Por ejemmplo si tiene

e una lista de niños
con los campos nombre, dirección,
localidad y edad; podrá obtener un
resumen de la edad d media de los niños
por localidad.
MICROS
Manual del U
Usuario
Otro ejem
mplo, el que se muestra abajo, dispo one de una lista de vehículos clasificados por m
marca
y modeloo; y quiere av
veriguar el coste
c total de
e cada marcca.
Para agrregar los suubtotales automáticamente debe

situarse sobre una celda cualq quiera de la lista y
marcar la
a opción Filaa de totales en las Opciones de
e tabla, en la
estilo de a pestaña Diiseño.
Al selecc
cionar una celda de la a fila de totales, apare estaña con una lista de las
ece una pe
s que podrá usar para calcular el tottal de esa co
funciones olumna.
Se pued de mejorar el resume

en y los subtotales
s d
de la tabla
a utilizando
los esquuemas que ya vio, o las tablas dinámicas,
d que verá e
en el tema
siguiente
e.
MICROS
Manual del U
Usuario
EJERCICIO
1 Abre un
n nuevo libro
o de trabajo..
2 Crear el
e modelo de
e datos como
o el que se muestra
m en lla imagen.
3 Converrtir los datos en una tabla.
4 Introducir más dato

os utilizando
o el formulario (no importta que sean ficticios).
5 Ordena
ar la lista porr el campo Ponente.
P
6 Filtrar la ones de Juan Lopez.

as delegacio
7 Quitar el
e filtro.
8 Crear un
u filtro avan
nzado para filtrar
f los pon
nentes que ccuesten men
nos horas de
e6
9 Guarddar el libro
o en la carpeta
c s documenttos del dissco duro, con el no
Mis ombre
Ponente_
_delegacion.
10 Cerrar el libro.
MICROS
Manual del U
Usuario
3. TABLLAS DINÁM
MICAS
3.1. CRE
EAR UNA TAB
BLA DINÁMIC
CA
Una tabla dinámica consiste en el resume en de un cconjunto de datos, aten ndiendo a vvarios
criterios de agrupacción, represe
entado com
mo una tabla a de doble entrada qu ue nos facillita la
interpreta
ación de dich
hos datos. Es
E dinámica porque noss permite ir o
obteniendo d
diferentes to
otales,
filtrando datos, cambiando la presentación de los dato ando o no los datos origen,
os, visualiza
etc...
Para aquuellos que tengan

t cono
ocimientos de
d Access e
es lo más parecido a una consulta de
referencia
as cruzadas
s, pero con más
m interactiividad.
ar una tabla dinámica a partir de un os datos que ya tiene.

Vea cómo podrá crea
ar una tabla dinámica, Excel

Para crea E nos pro
oporciona la
as tablas y g
gráficos din
námicos.
Suponga a que tiene una colección de dato

os de los arrtículos del almacén coon el número de
referencia
a y el mes de
d compra, además
a sabee la cantidad
d comprada y el importe
e del mismo..
Se necessita crear un
na tabla din
námica a pa
artir de esto
os datos parra poder exa
aminar mejo
or las
ventas de
e cada artícu
ulo en cada mes.
MICROS
Manual del U
Usuario
o debe ir a la pestaña
Para ello a Insertar y hacer cliic en Tabla a dinámica (también p podrá
desplega aciendo clic en la flecha
ar el menú ha a al pie del b
botón para crrear un gráfiico dinámico
o).
Aparece el cuadro de
d diálogo ded creación de tablas d dinámicas. D Desde aquíí podrá indiccar el
lugar don
nde se encue
entran los da
atos que quiere analizarr y el lugar d
donde quiere
e ubicarla.
En nuesttro caso ind

dique que vaa a seleccio
onar los dato
os de un ra
ango de celd
das y que q
quiere
ubicarla en
e una hoja de cálculo nueva.
n
Podría crear
c una conexión
c con otra aplic
cación para
a obtener lo
os datos de
esde otra fuente
diferente a Excel.
so de selecc
En el cas cionar la opc ción Selecciona una ta o debe seleccionar toda
abla o rango as las
celdas qu
ue vayan a participar,
p incluyendo las
s cabecerass.
Pulse Ac
ceptar para seguir.
s
MICROS
Manual del U
Usuario
á un nuevo panel
Se abrirá p en la derecha
d de la
a pantalla:
Desde esste panel se

e puede pe
ersonalizar la
a forma en que van a verse los d
datos en la tabla
dinámica
a.
Con esta
a herramienta
a podría con
nstruir una ta
abla dinámicca con la sig
guiente estru
uctura:
- Una fila
a para cada una
u de las Referencias
R de la tabla.
- Una columna para cada

c e los Meses de la tabla.
uno de
- En el re
esto de la tab
bla incluirá el
e total del Importe parra cada Refe
erencia en c
cada Mes.
MICROS
Manual del U
Usuario
Para ello simplementte se tiene que

q arrastrar los elemen ntos
stados a su lugar correspondiente al
que ve lis a pie del pan
nel.
En este ejemplo debería

d arrrastrar el campo
c F a
REF
, el campo ME
ES a y
finalmentte el campo IMPORTE a la sección .
Tras rea
alizar la tab
bla dinámica
a este seríía el resulta
ado
obtenido..
Puede ve er que la estructura es

s la que ha definido an
nteriormentee, en el cammpo fila tien
ne las
referencia
as, en el campo columnnas tiene los
s meses y e
en el centro de la tabla las sumas dde los
importes..
Con esta
a estructura es
e mucho más
m fácil analizar los resu
ultados.
Una vez creada la tabla dinámica

a nos aparec
ce la pestañ
ña Opciones
s:
El panel lateral seguirá pudiéndose utilizar, así que e

en cualquie
er momento podrá quita
ar un
campo dee un zona arrrastrándolo fuera.
MICROS
Manual del U
Usuario
Con estoo ve que en un

u segundo puede varia
ar la estructu
ura de la tab
bla y obtenerr otros resultados
sin casi esfuerzos.
e
Si arrastrra a la zona
a de datos los campos cantidad y total, obten
ndría la sigu
uiente tabla,, más
complejaa pero con más
m informac ción:
Puede que no visuaalices la tabla de la missma forma, al añadir vvarios campo os en la se

ección
Valores el
e rótulo apare
ecerá en unaa las seccio nes de rótulos, si te apa
arece en Ró
ótulos
mna desplieg
de colum sociada a él y selecciona
ga la lista as a la opción M
Mover a róttulos de fila
a.
Eliminar una tabla

a dinámica..
Para elim
minar una tabla dinámica simplem
mente debe seleccionarr la tabla e
en su totalid
dad y
presionarr la tecla Supr.
MICROS
Manual del U
Usuario
3.2. APLICAR FILTRO

OS A UNA TABLA DINÁMIC
CA
Otra cara
acterística útil
ú de las tablas dinámicas es perm
mitir filtrar lo
os resultadoss y así visualizar
únicamennte los que nos interes
sen en un momento
m de
eterminado. Esto se em mplea sobre e todo
cuando el
e volumen de datos es importante.
Los campos principa ales en el pa

anel y los róótulos en la
a tabla están ados, en su parte
n acompaña
derecha, de una flech
ha indicandoo una lista desplegable.
Por ejem sa sobre la flecha del rótulo

mplo, si puls r Rótullos de coluumna nos a aparece una
a lista
como ve e en la imaggen con loss distintos meses
m onibles en la tabla con una casilla de
dispo
verificació
ón en cadaa uno de elllos para inddicar si los quiere ver o no, más una opción para
marcar toodas las opc
ciones en este caso todoos los mesess.
Si deja marcados
m los
s meses Eneero y Febre
ero, los otross meses dessaparecerán
n de la tabla,, pero
no se piierden, en cualquier
c momento
m endo a dessplegar la lista y
puede visualizzarlos volvie
marcando o la casilla (Selecciona
ar todo).
Para cerrrar este cua

adro debe pu
ulsar en Aceptar o sob
bre Cancela ar y dejarlo como
ar para cerra
estaba.
Aplicando
o el filtro a varios
v camp
pos se puede e formar con
ndiciones dee filtrado má
ás complejass, por
ejemplo seleccionar
s ver
v los artícu
ulos con refe
erencia 1236
6 de Abril.
MICROS
Manual del U
Usuario
3.3. OBTTENER PROM

MEDIOS
Por defeccto, al crearr una tabla dinámica,

d Ex
xcel nos ge nera unos ttotales con ssumatorio, p
puede
interesarnos modifica ar esas fórm
mulas por otras como puueden ser sacar el máxximo o el míínimo,
el promeddio, etc.
Para haccer esto deb

be situarse en
e cualquierr celda de la
a zona que quiera rectiificar y hace
er clic
con el bo
otón derecho
o del ratón, nos
n aparece e un menú e emergente coon diferentes opciones, debe
escoger la opción Configuració
C ón de camp po de valorr... y nos ap
parece un cu uadro de diálogo
como el que
q ve en la a imagen.
En este cuadro
c de diálogo
d se podrá
p escoge
er cómo dessea hacer e
el resumen, mediante S
Suma,
Cuenta, Promedio, etc.
También puede abrir el cuadro de diálogo con el botó

ón de la pestaña
es.
Opcione
MICROS
Manual del U
Usuario
3.4. GRÁ
ÁFICOS DINÁMICOS
Para cre
ear una grááfica de nue
estra tabla dinámica d
deberá hace
er clic en e
el botón Grráfico
o de la pesta
dinámico aña Opciones.
Para cam
mbiar el form
mato del gráffico a otro tiipo de gráficco que nos a
agrade máss o nos convvenga
más segú
ún los datos que tenga.
Al pulsarr este botón

n se abrirá el cuadro de
d diálogo d
de Insertar g
gráfico, allí debe escog
ger el
gráfico qu
ue más convvenga.
a mecánica a seguir parra trabajar con

Luego, la c el gráfico
o es la mism
ma que se vvio en el tem
ma de
gráficos.
MICROS
Manual del U
Usuario
EJERCICIO
Taller
1 Copia estos
e datos y guárdalos en un archiv
vo llamado T
Taller_dinam
mica.
2 Crear una tabla dinámica a partir de la tabla antterior para saber de ccada coche e (ref.
reparació
ón), en cada mes, cuántas horas ha empleado e
en repararlo y el desemb
bolso realiza
ado.
3 Visualiz
zar únicame
ente las repa
araciones de
el mes de En
nero.
4 Crear una
u gráfica de
d la tabla dinámica.
5 Guarda os realizados.
ar los cambio
MICROS
Manual del Usuario
MICROS
Manual del U
Usuario
4. CARA
ACTERÍSTIC ZADAS DE EXCEL
CAS AVANZ
En este tema
t se esttudiaran algu unas caractterísticas avvanzadas d de Excel quue pueden sser de
utilidad cuando quierra realizar allgún trabajo un poco má al o que se salga un poco de
ás profesiona
lo habituaal.
4.1. FOR
RMAS DE CAM
MBIAR UN FO
ORMATO
Para moddificar el form

mato de una
a o varias ce
eldas, puede e las distintas formas que nos
e elegir entre
proporcio
ona Excel, es e interesan
nte conocerla ara luego elegir la que nos resulte
as todas pa e más
cómoda.
Estas son
n las diferen
ntes formas de
d utilizar:
Utilizan
ndo la pestaña Inicio.
Como se e ha visto, en temas anteriores,

a que
q en la ppestaña Inic
cio tiene vaarios iconos para
asignar de
d forma ráppida un deterrminado form
mato a los nú uidos en las celdas.
úmeros inclu
Los forma
atos incluido
os en la barrra son los más comuness.
Utilizan
ndo las tecla
as de acces
so rápido
También puede esco oger un form

mato utilizand
do las teclas o rápido qu
s de acceso ue se expone
en en
nte tabla:
la siguien
Teclas de Acce
eso
Efe
ecto
Rá
ápido
Ap
plicar el forma
ato Moneda co on dos decim
males (los núm
meros
CT
TRL+MAYÚS+
+$
neg
gativos apareecen en rojo)..
CT
TRL+MAYÚS+
+% Ap
plicar el forma
ato Porcentaje
e sin decimale
es.
CT
TRL+MAYÚS+
+^ Ap
plicar el forma
ato numérico E
Exponencial ccon dos decim
males.
CT
TRL+MAYÚS+
+# Ap
plicar el forma
ato Fecha con
n el día, mes y año.
Ap
plicar el forma
ato Hora con l a hora y minu
utos e indicarr a.m. o
CT
TRL+MAYÚS+
+@
p.m
m.
Applicar el forma
ato Número coon dos decim
males, separad
dor de miles
CT
TRL+MAYÚS+
+!
y signo
s menos (-)
( para los va
alores negativvos.
MICROS
Manual del U
Usuario
Esta form
ma permite aplicar
a también en un só
ólo paso un fformato, incluye formato
os que no tie
ene
en la barra Formato, pero es tal vez
v más commplicada de utilizar ya qque requiere que memorrice
las combbinaciones de
e teclas.
Utilizan
ndo el cuadrro de diálogo
o Formato de
d celdas
Esta últim
ma forma ess menos rápida ya que requiere
r de vvarios pasoss (abrir el cu
uadro de diá
álogo,
elegir la pestaña addecuada y luego el formato desea ado), pero ppermite utilizzar muchoss más
formatos y sobre todo nos permite ver todo el e amplio ab
banico de forrmatos que nos ofrece E Excel,
además ded permitir definir
d nuestrro propio forrmato personnalizado.
Para abriir el cuadro de

d diálogo Formato
F de celdas pue de elegir entre:
- Hacer clic
c en la flec
cha que aparrece al pie de
d la sección
n Número (e
en la imagen
n más arriba
a).
- Hacer clic
c con el botón
b derech
ho sobre la celda y esccogiendo de
el menú con
ntextual la o
opción
Formatoo de celdas...
- Presionar la combin
nación de teclas Ctrl + 1.
1
Al realiza
ar cualquiera
a de estas op
peraciones nos
n aparece e el cuadro d omo el que ve en
de diálogo co
la imagenn donde pue ede escoger entre los div
versos formaatos numéricos.
MICROS
Manual del U
Usuario
4.2. DEFINIR FORMATTOS PERSON

NALIZADOS
Excel pro
ovee una gra
an cantidad de formatoss numéricos , pero es poosible que en
n algún mom
mento
necesite algún forma
ato que no es
sté disponib
ble en los esttándares de
e Excel.
Para subsanar esta

a carencia Excel disp
pone de un enta para crear form
na herramie matos
personalizados.
Por defeccto todas las

s celdas de Excel tienen el formato
o de número o general. Su funcionam
miento
se basa en
e que lo quue se escribe
e es lo que se
s tiene, es decir se ada e haya escrito, ya
apta a lo que
sea texto
o, números con
c decimale es, porcenta
ajes, etc.
ar un nuevo
Para crea o formato
debe accceder al cu
uadro de
diálogo Formato
F de celdas,
seleccion
nar la Ca ategoría:
Personalizada y
seguidammente en el cuadro
de texto Tipo: debe
e escribir
el código
o del formato que
desea cre
ear.
Para creear un formmato de

número person
nalizado,
primero debe cono ocer las
reglas dee los códig
gos para
crear un formato.
El formatto se compone de cuatro

o secciones separadas p
por ; (punto y coma).
________
_____ ;____
_________ ; _________
____ ; _____
________
La primeera sección define el formato

f e tendrá el número en
que n la celda ssi es positivvo; la
segunda,, si el núme
ero es negaativo, la terc
cera, si el n
número vale
e cero; la ccuarta si la celda
contiene texto.
MICROS
Manual del U
Usuario
0 : Reserva un dígito
o para un número, si no
o se comple
eta el tamañ
ño definido p
por el forma
ato se
completa
a con ceros.
# : Reserrva un dígito
o para un nú
úmero, pero si no se com
mpleta el tamaño definido por el forrmato
se deja en
e blanco.
? : Reserrva un dígito
o. Añade esp
pacios en ce
eros insignificcantes.
. : Punto decimal.
% : Símb
bolo porcentu
ual.
, : Separa
ador de milla
ares.
E- E+ e- e+ : Notació
ón científica.
$ - + / ( ) : : Muestra estos caractteres. No ne

ecesitan com
millas.
\ : Muestrra el siguien
nte carácter en
e el formato
o.
* : Repite
e el siguiente
e carácter ha o de la celda.
asta completar el ancho
_ : Deja un
u espacio
"texto" : Muestra el texto

t escrito millas doble s.
o entre la com
@ : Espa
acio reservad
do para texto
o.
[color] : Muestra el carácter en el color especificado

e o. Puede se er Negro, Azzul, Cian, V
Verde,
Magenta, Verde, Rojo y Amarillo. El color se
e coloca al prrincipio.
[color n]] : Muestra el correspondiente colo

or de la pale
eta de colorres, n puede
e ser un nú
úmero
entre 0 y 56.
ondición] : Permite escoger

[valor co e tu propio crite
erio para ca
ada sección
n de un forrmato
numérico
o.
m : Mues
stra el mes como
c númerro sin ceros (1-12).
s como número con cero

mm : Muestra el mes os (01-12).
mmm : Muestra
M el no
ombre del mes
m como ab
breviación (E
Ene, Feb).
mmmm : Muestra el nombre del mes por completo (Ene

ero, Febrero).
m : Muestra la inicial del mes (E, F).

mmmmm
MICROS
Manual del U
Usuario
d : Muesttra el día como número sin ceros (1-31).
dd : Mue
estra el día como
c o con ceros (01-31).
número
ddd : Mu mbre del día como abrev

uestra el nom viación (Lun , Mar).
dddd : Muestra
M ombre del día por completo (Lunes, Martes).
el no
yy o yyyy : Muestra el año en do

os dígitos (0
00-99) o cuattro (1900-99
999).
h o hh : Muestra
M la hora
h como números sin ceros
c meros con cceros (00-23
(0-23)) o como núm 3).
m o mm : Muestra lo
os minutos como
c númerros sin ceross (0-59) o co
omo número
os con ceross (00-
59).
s o ss : Muestra
M los segundos como
c númerros sin ceross (0-59) o co
omo número
os con ceross (00-
59).
AM/PM : Muestra la hora en form

mato de 12 horas,
h si no se indica essta opción se
e muestra la
a hora
en formato 24 horas.
Por ejemplo, puedes utilizar el siguiente form

mato persona
alizado:
[Azul]$#,,##;(0.00$)[[Rojo];"Cero
o";""
Este form
mato contienne cuatro seecciones separadas po r el signo d
de punto y ccoma y utilizza un
formato diferente
d parra cada secc
ción.
Con estee formato es stá indicanddo que los números

n possitivos (1ªse
ección) se e escriben en azul,
llevan el signo de peesos delantee, no se mue estran los ce
eros no sign nificativos y ssolo se mueestran
2 decimaales (#,##); los números negativos se s escriben en rojo, entre paréntesiis con el $ d detrás
y con doss decimales siempre; los valores ce ero se sustitu
uyen por la palabra cero ro y los texto
os por
la cadenaa nula, es de
ecir que si en la celda ha
ay texto, ese
e texto desa aparecerá.
MICROS
Manual del U
Usuario
4.3. EL FORMATO
F CO
ONDICIONAL
El formato condicionnal sirve pa

ara que dep
pendiendo d
del valor de
e la celda, E
Excel apliqu
ue un
formato especial
e o no
o sobre esa celda.
El formato condicion
nal suele uttilizarse parra resaltar e
errores, paraa valores q que cumplan
n una
determina
ada condició
ón, para resa
altar las celd
das según e el valor conte
enido en ella
a, etc...
Cómo ap
plicar un forrmato condicional a un
na celda:
- Seleccio
ona la celda
a a la que va a aplicar un
n formato co
ondicional.
Por ejemplo
- Accedee al menú Fo ormato conndicional de

e la pestaña
a
Inicio en el grupo de
e Estilos.
Aquí tiene varias opciones, como

c resaltar algunass
ependiendo de su relación con otra
celdas de as, o resaltarr
aquellas celdas que tengan un valor mayor o menor que e
otro.
s opciones Barras
Utiliza las B de datos, Escallas de colorr
y Conjun nos para ap
nto de icon plicar diverso
os efectos a
determina adas celdas
s.
Mediantee la aplicació
ón de formatto condiciona
al a los dato e identificar rápidamente
os, es posible e
varianzas
s en un interrvalo de valo
ores con solo
o echar un vvistazo.
MICROS
Manual del U
Usuario
s nos fijarem
Nosotros mos en la oppción Nueva a regla que
e permite crrear una reg
gla personalizada
para aplic
car un forma
ato concreto a aquellas celdas
c que ccumplan detterminadas ccondiciones.
Nos aparrece un cuad

dro de diálog
go Nueva re mato como e
egla de form el que ve en la imagen.
En este cuadro seleeccione un tipo

t de regla
a. Normalmeente quiere que se apllique el forrmato
únicame eldas que contengan un
ente a las ce u valor, aun
nque puedess escoger otro diferente..
En el marco Editar una

u descrip gla indicar la
pción de reg as condiciones que debe
e cumplir la celda
y de qué forma se maarcará.
De esta forma si nos basamos en el Valorr de la celd

da puede esscoger entre
e varias opcciones
como puueden ser un valor entrre un rango
o mínimo y máximo, un n valor mayyor que, un valor
menor qu
ue y condicio
ones de ese estilo.
Los valores de las condiciones

s pueden se
er valores fiijos o celda
as que conte
engan el va
alor a
comparar.
Si pulsa sobre el bo otón Forma ato... entra en

e un cuad ro de diálog go donde p puede escog ger el
formato con
c el que se mostrará á la celda cuando
c la ccondición se e cumpla. E El formato ppuede
modificarr, el color de
e la fuente de or de fondo de la
d la letra, el estilo, el b orde de la ccelda, el colo
celda, etc
c.
MICROS
Manual del U
Usuario
Al pulsar sobre Acep ptar se crearrá la regla y cada celda que cumplaa las condicio
ones se marrcará.
Si el valo n cumple ninguna de la
or incluido en la celda no as condicion
nes, no se lee aplicará ningún
formato especial.
e
Si pulsa sobre
s elar, no se aplicarán
Cance a los
s cambios effectuados en
n el formato condicional.
El formatto condiciona
al se puede aplicar a tod e cálculo, o bien a un ra
da la hoja de ango de celd
das,
nforme de tabla dinámica
tabla o in a selecciona ando estos ppreviamente.
El formatto condicional ayuda a permite

p resp
ponder visuaalmente preguntas espe ecíficas sobre los
datos porrque facilita el proceso ded resaltar celdas
c o ran
ngos de celddas interesan
ntes, de desstacar
valores in
nusuales y ded ver datos s empleando o barras de d es y conjuntos de
datos, escalas de colore
iconos. Un
U formato condicional cambia el aspecto d de un rango o de celdass en funcióón de
condicionnes (o criterrios). Si la condición
c ess verdadera, el rango dee celdas ba
asa el formaato en
dicha con a condición es falsa, el rango de ce
ndición; si la ene formato basado en dicha
eldas no tie
condiciónn.
Borrar fo
ormatos con
ndicionales
s
En una hoja
h de cálc
culo
ha Inicio, en el grupo Esttilos, haga clic

En la fich c en la fleccha situada junto a Form
mato condicio
onal
y, a continuación, haga clic en Borrar reglas.. Haga clic een Toda la hoja.
ango de celd
En un ra das, una tab
bla o una ta
abla dinámic
ca
Seleccion
ne el rango de
d celdas, la
a tabla o la tabla dinámicca para la que desea bo
orrar formato
os
condicion
nales.
En la fich
ha Inicio, en el grupo Esttilos, haga clic
c en la fleccha situada junto a Form
mato condicio
onal
y, a continuación, haga clic en Borrar reglas..
Según lo que haya seleccionado

o, haga clic en
e Celdas se
eleccionadass, Esta tabla
a o Esta tabla
dinámica
a.
MICROS
Manual del U
Usuario
4.4. LA VALIDACIÓN
V DE DATOS
La valida
ación de dato
os es muy similar
s al form
mato condiccional, salvo que esta ca
aracterística tiene
una función muy con ncreta y es validar
v el coontenido de una celda; pudiendo in ncluso mostrrar un
mensaje de error o aviso
a si llegara el caso.
Para apliicar una vallidación a una

u celda.
- Seleccio
one la celda
a que quiere validar.
- Accede a la pestaña Datos y pulsa Validac

ción de dato
os.
Nos aparrece un cua adro de diáloogo Validac os como el que ve en la imagen d

ción de dato donde
puede ele
egir entre va
arios tipos de
e validacione
es.
cción Criterio de validación indica la condición

En la sec n para que el dato sea co
orrecto.
Dentro dee Permitir puede

p encon
ntrar Cualqu
uier valor, N
Número enttero, Decim mal, Lista, Fe
echa,
Hora, Loongitud de texto y perrsonalizadaa. Por ejempplo si elige Número en ntero, Excel sólo
permitirá números enteros en esa
e celda, si el usuario intenta esccribir un núm
mero decima al, se
producirá
á un error.
Puede reestringir má
ás los valore es permitido
os en la ce
elda con la opción Dattos:, donde
e, por
ejemplo, indicar que los valores estén
e entre 2 y 8.
Si en la opción Perm mitir: selecc

ciona Lista,, escribir un
na lista de v
valores parra que el ussuario
pueda esscoger un va alor de los disponibles en la lista. En el recua
adro que aparecerá, Orrigen:
puede esscribir los distintos
d ores separados por ; ( punto y com
valo ma) para quue aparezca an en
forma de lista.
El botón Borrar Todos elimina el

e criterio de validación.
MICROS
Manual del U
Usuario
staña Mensa
En la pes ada puede in
aje de entra ntroducir un mensaje qu
ue se muestrre al accede
er a la
celda. Es
ste mensaje
e sirve para informar de
e qué tipos d
de datos so
on considera
ados válidoss para
esa celda
a.
En la pes
staña Mensaaje de errorr escribir el mensaje
m de error que de
esea se le m
muestre al ussuario
cuando in
ntroduzca en
n la celda un
n valor incorrrecto.
Por ejemplo, si desea

a que los us
suarios espe
ecifiquen un número de ccuenta de 5 dígitos, en e
el
cuadro Permitir,
P sele
eccione Lon exto, en el ccuadro Datos
ngitud del te s seleccione
e igual a y e
en el
cuadro Lo
ongitud escrriba 5.
La valida
ación de dato
os es sumammente útil cu
uando desea a compartir u
un libro con otros miemb
bros
de la orga
anización y desea que los datos quee se escriba
an en él sean
n exactos y coherentes.
Para resttringir los daatos a elemeentos predeffinidos se uttiliza la opción lista. Po

or ejemplo, p
puede
limitar los
s tipos de deepartamento os a Ventas,, Finanzas, IInvestigación y desarrolllo y TI. De fforma
similar, puede
p e valores a partir de un rango de cceldas que sse encuentre
crear una lista de en en
otra partee del libro.
Mensajes
s de validaciión de datos
s:
MICROS
Manual del U
Usuario
4.5. ENLA
AZAR Y CON
NSOLIDAR HO
OJAS DE TRA
ABAJO
Enlaza
ar hojas de trabajo.
El concepto de enlazzar en Excell es el hecho

o de utilizar fórmulas de
e varias hoja
as para com
mbinar
datos. Al enlazar hojas de trabajo está crean
ndo una dep pendencia de una con re especto a la
a otra,
aparecienndo así dos conceptos:
- el libro de trabajo dependientte: es el que

e contiene la
as fórmulas.
- el libro de trabajo fuente: es el

e que contie
ene los datoss.
La cuestión que deb be plantearse antes de enlazar hoja almente nos hace
as de trabajjo, es si rea
falta com
mplicarnos tanto o sencilllamente hac
cerlo todo en
n una mismaa hoja.
No existee una respue esta genéric ca, dependerrá de la envvergadura de

e los datos y de las fórm
mulas;
si las hoja
as las van a utilizar varia
as personas
s, etc...
Para crea e trabajo dependiente debe crear fó

ar un libro de externas, es decir
órmulas de rreferencias e
fórmulas que hacen referencia a datos que se encuentrran en una h a a la que está la
hoja externa
fórmula.
¿Cómo crear
c fórmulas de referrencias exte
ernas?
Para crea
ar fórmulas de
d referencia externa de
ebe seguir lo
os siguientess pasos:
- Abrir el libro de trab

bajo fuente (el libro que contiene
c loss datos).
- Abrir el libro de trab

bajo dependiiente y selec
ccionar la ce
elda donde q
quiere incluirr la fórmula.
cir la fórmula
- Introduc a de la formaa que realiza
a siempre, ccuando se lle egue al puntto de escoger las
celdas dee datos, activ
var el libro de
d trabajo fuente y selecccionar las cceldas necessarias.
- Termina
ar la fórmula
a y pulsar Inttro.
Las referencias al libro

l externo
o las gestioona automá
áticamente Excel, inclu
uso si camb bia el
nombre del
d archivo donde
d estánn los datos desde
d hivo → Gua
Arch ardar como.... las refere
encias
también se
s cambiaríaan.
Si en el libro de trabajo dependiente quiere ver todos lo

os vínculos a las página
as fuente, haacerlo
accediendo a la pestaña Datos y haciendo o clic en el b
botón Editarr vínculos... Nos apare ece el
cuadro de e diálogo Mo e puede haccer modificaciones sobre
odificar vínculos donde e los vínculo
os.
MICROS
Manual del U
Usuario
ar valores: Actualiza
Actualiza A la lista con los
s vínculos.
Cambiarr origen: Mo
odificar el origen del vínc
culo seleccio
onado.
Abrir origen: Abre el

e libro del vín
nculo selecc
cionado.
Romper vínculo: Qu
uita los víncu
ulos de las fó
órmulas exte
ernas.
bar estado: Comprueba

Comprob a el estado del
d origen.
Pregunta a inicial: Pu
uede incluirr una adverttencia al ab
brir el libro dependiente
e, indicando
o que
tiene enla
aces externoos.
Conso
olidar hojas de trabajo.
El concepto de cons solidar hojas

s de trabajo viene muy lligado al concepto de e
enlace que aacaba
de ver. Cuando
C se habla
h de con
nsolidar hoja
as de trabajo
o se está enntablando una relación entre
varias hoojas de trab
bajo, por tannto es muy posible qu e existan e enlaces entrre esas hoja
as de
trabajo.
Un ejem mplo donde se puede utilizar la consolidación

c n de hojas de trabajoo puede serr una
compañía a que dispo one de varios departame entos, cada uno de ello
os con un presupuesto, para
conocer el presupue esto total de la empresa na hoja dependiente y llos libros fuentes
a, crearía un
s libros de lo
serían los os departammentos con sus prepuesttos.
MICROS
Manual del U
Usuario
Si pulsa sobre la pestaña

p Dattos y
pulsando
o el botón Consolidar..
C . nos
aparece el cuadrro de diá álogo
Consoliddar como ve
v en la im
magen
donde puuede escoge
er:
- la Func
ción: a utiliza
ar,
- en Refe
erencia: va a seleccionaar las
e uno de los libros fuentes,
celdas de
- pulsa sobre
s Agregar para añadir
a
las celda
as seleccionaadas a la lista de
todas las
s referencias
s,
- repetir los dos últim

mos pasos pa
ara seleccion
nar las celda
as de los differentes libro
os fuentes,
nte pulsar en
- finalmen n Aceptar para
p finalizarr la fórmula.
Si marca a la casilla Crear

C víncullos con loss datos de o origen, los d
datos de loss libros fuen
nte se
incluirán en el libro consolidadoo a modo de e esquema, y si cambia a un valor e
en el origen n, ese
cambio quedará
q auto
omáticamentte reflejado en
e el libro co
onsolidado.
Por ejemplo:
Para consolidar datos de hojas de d cálculo de enominadass Ventas (en la celda B4), HR (en la
celda F5)) y Marketing g (en la celd
da B9), en la e la hoja de cálculo mae
a celda A2 de estra, tendría
a que
escribir lo
o siguiente:
Para consolidar los datos

d de las celdas A2 desde
d Venta s hasta Marrketing (amb
bos incluidoss),
tendría que escribir lo
o siguiente en
e la celda A2
A de la hoja
a de cálculo maestra:
MICROS
Manual del U
Usuario
4.6. EXCEL E INTERN

NET
Excel no
os ofrece la posibilidad de comparttir nuestras hojas de trrabajo en la
a Web y tam
mbién
recoger información de Internet.
ertir una hojja en página

Conve a web.
Para pod
der exponer ("colgar") en
n Internet nu
uestro trabajjo realizado en Excel, d
debe converttirlo a
un forma
ato reconocib
ble por los navegadores
n s (html o xm
ml). Para haccer esto segguir los siguientes
pasos:
- Pulsar sobre
s el Bottón Office.
- Seleccio
onar la opció
ón Guardar como.
- En el cuadro
c de diálogo Guarrdar como tipo
t tendrá que seleccionar el tipo Página We
eb en
Guardar como tipo::.
En esta pantalla
p disp
pone de dos posibles mo
odos de gua
ardar la págin
na Web:
Una vez elegido la opción quee más nos interesa seg

gún nuestra
as necesidad des pulsar ssobre
Guardar y tendrá su hoja Excel guardada como una pá on la extenssión .htm en lugar
ágina web co
del clásic
co .xls.
Una vez que tenga la

a hoja conve ertida a form
mato html ne
ecesitará sub
birla a un se
ervidor de Intternet
para que pueda ser vista
v por los internautas.
MICROS
Manual del U
Usuario
EJERCICIO
Factura muebles
m
1 Empezar un nuevo
o libro de trab
bajo.
2 Crear una
u factura sencilla
s para
a la venta de
e muebles.
El modeloo deberá ser como aparrece en la fig

gura de arrib
ba, teniendo
o en cuenta q
que las celdas de
color azu
ul contienen fórmulas:
Aquí las fó
órmulas del primer
p TOTAL L corresponde
en a multipliccar la cantidad
d vendida po
or el precio un
nitario,
así en la celda
c E4 la fó
órmula será =A
A4*D4, en la E5 pondremo os =A5*D5, y en la E6 seráá =A6*D6
Cuando yay tengamos el e precio tota

al de cada arttículo tendrem
mos que sum
marlos para ob
btener otro T
TOTAL
en la celda
a E8, es decir, pondremoss =E4+E5+E6 6
A continua
ación en la ce q poner la parte de DE SCUENTO a aplicar para nuestro clien
elda E9 hay que nte. Si
el descuento se encuentra en D9, la
a fórmula de E9
E será =E8* D9
La BASE IMPONIBLEE es el totall vendido restándole el descuento a

aplicable, porr lo tanto en
n E10
os =E8-E9
pondremo
El IVA se aplica sobre la base imponible, por lo ta

anto en E11 p
pondremos =
=E10*D11
Sólo nos falta el TOTA

AL de la factu
ura que resultará de sum ar el IVA a la
a base impon
nible, por lo q
que la
fórmula de
e E12 será =E
E10+E11
3 Guarda
ar el libro en la carpeta
a Mis docum
mentos del disco duro, con el nom
mbre de Factura
muebless.
MICROS
Manual del U
Usuario
4 Crear en
e la celda A5
A un formatto condiciona
al que contrrole si el valo
or es mayor de 5.
3 Si es mayor
m de 5 que la celda se s ponga enn color Azul Oscuro de ffondo y la fuente de la le
etra
con estilo
o Negrita currsiva y colorr Turquesa Claro.
C
4 Crear en
e la celda C13
C una celd
da con valida
ación de dattos.
5 Los critterios de validación debe ea de tipo fe cha y que esté acotada entre el
e ser que se
01-01-20011 y el 30-12-2011.
6 Crear un
u mensaje de
d error si el valor fuera
a erróneo.
7 Cerrar el libro y gua

ardar en un archivo llam
mado Factura
a_muebles.
MICROS
Manual del U
Usuario
5. MACR
ROS
En esta unidad trab baja con las

s Macros, ene qué nos pueden ayudar y cóm mo crear ma acros
automáticamente. Esta
E unidad tratará de manera
m muy sencilla el tema de maccros sin entrrar en
profundid
dad con el le
enguaje de programació
p ón utilizado p
por MS Exce el, el Visual Basic Appliccation
(VBA), ya
a que esto ocuparía
o un curso
c entero
o y se sale ddel objetivo d
del curso.
5.1. INTR
RODUCCIÓN
Cuando trabaja con un libro pe ersonalizadoo, es decir, que se ha a definido ccon una serrie de
caracterís sticas específicas como puedan sers el tipo d de letra, el color de ciertas celdass, los
formatos de los cálculos y carac erde mucho tiempo en fformatear to
cterísticas similares, pie odo el
libro si dispone de muchas hojas s.
Con las macros lo que

q se prettende es auutomatizar vvarias tareass y fusionarrlas en una sola,
añadienddo por ejemmplo un botóón en nuesttro libro quee al pulsar sobre él re ealice todas esas
tareas.
Una mac cro es una ac
cción o un conjunto
c de acciones
a qu e se puede ejecutar toddas las veces que
desee. Cuando
C se crea
c una ma aban los cli cs del mouse y las pu
acro, se gra ulsaciones dde las
teclas. Después
D de crear una macro,
m puede modificarl a para realiizar cambioss menores een su
funcionammiento.
5.2. CRE
EAR UNA MAC
CRO AUTOMÁ
ÁTICAMENTE
E
La forma
a más fácil e intuitiva de
e crear macrros es crearrlas mediantte el grabador de macro
os del
que dispo
one Excel.
Este grabbador de ma
acros permitte grabar las
s acciones d
deseadas quue posteriorm mente las tra
aduce
a instrucciones en VBA,
V las cuaales puede modificar po osteriormentte si tiene cconocimiento
os de
programa ación.
Para graabar una macro

m debe acceder a la pestaña Vista y
despliega
a el subme enú Macross y dentro de este ssubmenu
seleccion
nar la opción
n Grabar ma
acro...
Además de esta opción

o en el
e menú pu
uede encon
ntrar las
siguiente
es opciones:
Ver Maccros... - Doonde accede ado de las macros

e a un lista
creadas en
e ese libro..
MICROS
Manual del U
Usuario
erencias relativas - Co
Usar refe on esta opcióón utilizar reeferencias re
elativas para
a que las macros
se graben con accion
nes referente
es a la celda
a inicial sele
eccionada.
Al selecccionar la opción Gra abar

macro...,, lo primero
o que ve ese el
cuadro de
d diálogo Grabar ma acro
donde puede dar un u nombre a la
macro (nno está pe ermitido insertar
espacios en blanco en
e el nombrre de
la macro)).
Debe asignarle un Méttodo

abreviad
do: meediante la
combinacción de las s tecla CTRRL +
"una tecla del tecladdo". El probllema
está en encontrar una combina ación
que no uttilice ya Excel.
En Gua ardar mac cro en: debe

d
seleccion
nar guardar la macro ene el
libro actiivo, en el libro de ma
acros
personal o en otro lib
bro.
En Descripción: describir cuál es el comettido de la m

macro o cualq
quier otro dato que creamos
convenie
ente.
Para com menzar la grabación de la macrro pulsa el botón Acep ptar y a

continuacción, si nos fijamos
f a barra de estado, enco ntrará este b
en la botón en
la barra de
d estado do onde tiene laa opción de detener
d la g rabación.
A partir de entonce es debe re

ealizar las acciones q ue quiera grabar, es convenientte no
seleccion
nar ningunaa celda a partir
p de la
a grabación na alguna celda
n, ya que ssi seleccion
posteriormente, cuando ejecute
e la macro, la selecció
ón nos puedde ocasionaar problema
as de
celdas fuera de rango.
Una vez concluidas las acciones

s que quiere
e grabar, prresione sobrre el botón D
Detener de la
barra de estado, o ac
ccediendo al menú de Macros
M y hacciendo clic e
en .
MICROS
Manual del U
Usuario
5.3. EJEC
CUTAR UNA MACRO
Una vez creada una macro, la po

odrá ejecuta
ar las veces que desee.
Antes de
e dar la orde
en de ejecuc
ción de la macro, depenndiendo del tipo de maccro que sea,, será
necesario
o seleccionaar o no las celdas quee quiera que
eden afectaadas por lass acciones de la
macro.
Por ejemmplo si ha creado un na macro que autom máticamente da formatto a las cceldas
seleccion
nadas, tendrrá que selecc eldas previa mente antess de ejecutar la macro.
cionar las ce
Para ejeccutar la mac

cro debe accceder
al menú ú Ver Mac cros..., que
e se
encuentra a en el mennú Macros ded la
pestaña Vista, y nos n aparecce el
cuadro ded diálogo Macro com mo el
que ve en n la imagen donde tiene
e una
lista con las macros creadas.
c
Debe seleccionar la macro deseada

y pulsar sobre el bottón Ejecutar. Se
cerrará el
e cuadro y se ejecutará la
macro.
e botones:
En cuanto al resto de
Cancelarr - Cierra el cuadro o de

diálogo sin
s realizar ninguna acció
ón.
Paso a paso - Ejecuta la macro m

instrucció
ón por instrrucción abriendo
el editor de program
mación de Visual
V
Basic.
ar - Abre el editor de programació

Modifica p ón de Visua
al Basic parra modificarr el código de la
macro. Estos dos últiimos botone
es son para los
l que sabe
en programaar.
Eliminarr - Borra la macro.

m
Opcione es - Abre otro cuadro de diálogo donde mo odifica la te

ecla de méétodo abrev viado
(combinaación de tecllas que prov
voca la ejecu
ución de la m
macro sin ne
ecesidad de
e utilizar el m
menú)
y la desc
cripción de la macro.
MICROS
Manual del U
Usuario
5.4. GUA HIVOS CON MACROS

ARDAR ARCH
Cuando guarda un archivo y quiere que la as Macros que ha creado se

almaceneen con el re
esto de las hojas
h de cállculo debe u
utilizar un ttipo de
archivo diferente.
d
Para ello debe ir al Botón

B e y seleccion
Office nar la opción
n Guardar c
como.
Se abrirá el cuadro de diálog go Guardar como. E En el desplegable

Guardar como tipo seleccionarr Libro de Excel
E habilittado para m
macros
(*.xlsm).
Darle un nombre al archivo

a que almacenará.
a .
Cuando abre un arrchivo que tiiene Macros

s almacenad
das se nos m
mostrará estte anuncio b
bajo la
banda de
e opciones:
Esto ocurre porque Office no coonoce la pro

ocedencia d
de las Macroos. Como esstán compuestas
por códig
go podrían realizar
r acciones que fuesen
f perjuudiciales pa
ara nuestro
o equipo.
Si confía
as en las poosibles Macros que con
ntuviese el a
archivo o la
as ha cread
do pulsa el botón
Opcione es para activ
varlas.
MICROS
Manual del U
Usuario
Aparecerrá este cuad

dro de diálog
go:
Seleccion
na la opción Habilitar es
ste contenido y pulsa A ceptar.
MICROS
Manual del U
Usuario
EJERCICIOS
Cree las siguientes macros:

m
1. Macro "archivo" qu
ue se active con Controll + a y que p
permita abrirr un archivo
2. Macro "seleccion" que seleccione las celd de la primer hoja del librro abierto
das A1:B10 d
3. Macro "letra" que ponga

p letra tipo
t Arial
4. Macro "color" que ponga letra de color Azul
5. Macro "tamaño" qu
ue ponga lettra de tamañ
ño 14
6. Macro "Todo" que una las mac

cros anteriores
MICROS
Manual del U
Usuario
6. PLAN E EXCEL
NTILLAS DE
6.1. USA
AR PLANTILLA
AS
Las plan ntillas son archivos

a dis
señados pa ara ser doccumentos co on un aspe ecto interessante,
atractivo y profesiona al. Todo el formato
f está
á completo; debe agreg garles lo que e desee. Alggunos
ejemploss son currícu ulum vítae, invitaciones
i y boletines . Las aplica
aciones de O Office vienen
n con
varias pla
antillas previiamente insttaladas. Para
a encontrarl as, use las ssiguientes in
nstruccioness.
Una plan
ntilla es un modelo qu ue puede se
ervir como base para muchas ho
ojas de cállculo.
Puede incluir tanto datos como fo
ormatos.
Para crea
ar un libro de
d trabajo utilizando plantillas:
Seleccion
nar el Botón
n Office.
Elegir la opción
o Nuev
vo...
Hacer clic
c sobre la ca
ategoría Pla aladas en e l cuadro de diálogo Nue
antillas insta evo Libro.
Aparecerrán las planttillas instalad

das, si no lo
o estuviesen
n habría que
e volver a in
nstalar Excel2007
con las opciones
o de plantillas activadas.
MICROS
Manual del U
Usuario
Seleccion
nar el tipo de
e plantilla de
eseada, com
mo Factura o Informe de Gastos.
Hacer clic
c sobre el bo
otón Crear.
Posiblem
mente nos avvise de la habilitación de unto con la plantilla, y a
d macros ju al final apare
ecerá
una copia
a de nuestro
o modelo ele
egido.
Rellenar la plantilla.
Al guardar nuestro modelo, nos

s aparecerá
á el cuadro Guardar c
como para tener siemp
pre la
plantilla original.
o
6.1. CRE
EAR PLANTILLAS
Para crea ntilla, seguir los siguiente

ar una plan es pasos:
Crear un libro de trabajo o abrir el libro que desee usarr con todos los datos y los formatoss que
serán com
munes a tod dos los libros
s de trabajo creados a p
partir de esta
a plantilla.
Seleccion
nar el Botón
n Office.
Elegir la opción
o Guarrdar como....
Escribir el e la plantilla en el recuad

e nombre de dro Nombre
e de archivo
o.
En el reccuadro Guarrdar como tipo, hacer clic c sobre la fflecha de la derecha pa bra la
ara que se ab
lista desp
plegable y ellegir la opció
ón Plantilla de Excel.
Hacer clic
c sobre el bo
otón Acepta
ar.
07 cambia automáticamente a la ca
Excel200 arpeta de pla
antillas, parra que la nueva plantilla
a esté
siempre disponible
d al seleccionar la opción Nuevo
N del B
Botón Office e.
Nota. Para seleccion nar una planttilla que hayya creado o d

descargado en el equipo o, seleccione Mis
plantillas y, a continu
uación, elija la
l plantilla de la ventana
a Plantillas p
personales.
MICROS
Manual del U
Usuario
Como ya a se vio, us sar las planttillas ayuda ahorrar tiemmpo o fome entar la esttandarizaciónn. Se
pueden crear
c plantilla
as para libroos y hojas de cálculo. L a plantilla predeterminaada para librros se
denomina L plantilla predetermina
a Libro.xlt. La ada para hojaas de cálcullo se denom mina Hoja.xlt..) que
puede ussar para crea ar otros libro
os. En Micro Excel 2007, un archivo de plantilla (.xltx)
osoft Office E
puede incluir datos y formato, y un archivo de plantilla a habilitada para macros (.xltm) tam mbién
puede inc
cluir macros s.
¿Desea buscar
b y des
scargar una nueva planttilla?
¿Desea crear
c un currrículum víta
ae, un presupuesto, unaa portada de fax, una pre esentación o una
invitación
n? Para obte as gratuitas para éstas y otras área
ener plantilla as, vaya a la
a página prin ncipal
de las pllantillas en Office.com. Puede usa ar estas plan
ntillas gratuiitas o modifficarlas para
a que
coincidann con lo que necesita cre ear.
También puede desc cargar estas plantillas de

esde el prog
grama de Off
ffice siguiend
do el Paso 1
1, que
aparece en la sección anteriorr. En Plantilllas de Officce.com, pue ede buscar la bibliotecca de
plantillas en línea o selecciona ar un tipo ded plantilla de la lista
a para filtrarr la búsque
eda y
descarga ar la plantilla directamente en el equipo.
MICROS
Manual del U
Usuario
EJERCICIO
1 Selecciona una pla

antilla que tipo calendario y person
nalízalo con las fechas más importantes
para uste
ed.
2 Selecciona la plantilla Presupu

uesto Perso
onal observa á formada y que operacciones
a como está
as contiene.
aritmética
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Niv

D.R. © 20010 CONALEP P.

1. ESQU UEMAS Y VIST TAS

4. CARA ACTERÍSTICA AS AVANZADA AS DE EXCEL

Un esquuema podría a definirse como un resumen

Antes de empezar a crear un esq

- Aseguraarse de quee los datos sean

- Para crear esquemmas automátiicamente de

La mejor opción para

o, como ya tiene los dato

Además, ve en la esquina supe da unos nú meros que nos indican

- y la tablla con los da

Por filas tiene

Por ejemplo, en la tabla del

Para crea ar un esque

Una vez seleccionad

Para desagrupar, una

Para borrar un esque

Antes de eliminar un esquema, debe

Vamos a ver las distintas opcion

Podrá utiilizar la opció

Para ver la misma hoja

Para ver las dos venntanas al mis

Ahora podrá des splazarse sobre un

1.6. DIVIDIR UNA HOJJA EN PANELLES

Podrá utilizar también la opción de

Si no le gusta lo de e tener varia

Otra opciión para deffinir los pane

- La barrra de división horizontal que aparec

- La barrra de divisiión vertical que aparec

derecha del todo. Al situarr el puntero del ratón ssobre la líne

Para reallizar esto, simplemente despliega el menú Inmo neles que se

Siga uno de estos prrocedimiento

ara bloquear solo una fila, haga clic

ara bloquear solo una columna, hag

Un conceesionario quuiere estudiar las venta as realizada

ar el libro en la carpeta Mis

Una tabla en Excel es un conjjunto de da atos organizzados en filaas o registrros, en la q

Entre las operaciones más intere

- Ordenar los registro

- Utilizar fórmulas para la lista añ

- Aplicar formatos a todos

- Al final hacer clic en

Y en la hoja de cálcu e rango seleccionado ccon el forma

Un formu ulario de daatos es un cuadro

atos, tiene que

Como es sta opción no está dirrectamente disponible e

Para cammbiar los daatos de un registro,

Para cre ear un nuev o, hacer clic

Después de aceptarr Excel se posiciona

Por ejemmplo, si busca un regis

Pulsandoo en el icoono Cambia ar tamaño de la tab bla, podrá

Podrá modificar dire

Cuando necesite añ ñadir una fila

Si necessita insertarr filas y columnas entre las filas

nando una celda, fila o columna

En Opcione es de estiloo de la tabla,

En está tabla, se ha o el estilo, y se han m arcado las opciones P

Para orden nar la lista por

En la paarte superiorr derecha tiene un bottón Opcion es..., este

2.7. FILTTRAR EL CON

Para utiliizar el Filtro

Si pulsa, por ejemplo, sobre la flecha del

Otra opciión, es usar los Filtros de