Gerencia de Administración y Finanzas

Sub Gerencia de Logística

“Año del Dialogo y la Reconciliación Nacional”
INFORME N° 986-2018/MDLO/GAF/SGL
A : Abog. DANIEL ELIAS CORDOVA PAUCAR
Gerente de Administración y Finanzas
C.C. : Econ. DANIEL ROMERO ROSPIGLIOSI
Gerente Municipal
DE : Econ. RODOLFO HUAYTA ENRIQUEZ
Sub Gerente de Logística
ASUNTO : VALORACIÓN DE RIESGOS
REFERENCIA : MEMORANDUM N° 1334-2018-GAF/MDLO
MEMORANDUM MULTIPLE N° 117-2018-MDLO/GM
MEMORANDUM N° 1280-2018-GAF/MDLO
MEMORANDUM MULTIPLE N° 103-2018-MDLO/GM
OFICIO N° 104-2018/MDLO-OCI
CONTRATO N° 011-20018-MDLO-SGL
CONTRATACIÓN DIRECTA N° 002-2018-MDLO/SGL
FECHA : Los Olivos, 08 de agosto de 2018
Por medio del presente me dirijo a su despacho para saludarlo asimismo en atención a los documentos de la
referencia través de los cuales se remite el INFORME DE ACCION SIMULTANEA N° 007-2018-OCI/3794-AS, a fin de
implementar las medidas preventivas pertinentes, dirigidas a mitigar o superar los riesgos comentados, respecto a lo
cual cumplo con remitir el PLAN DE ACCION PARA EL TRATAMIENTO DE RIESGOS para cada uno de los riesgos
identificados, por el Órgano de Control Institucional (OCI):

1. INCONSISTENCIA EN LA FORMA DE PAGO AL PROVEEDOR ESTABLECIDA EN LAS BASES Y PROFORMA DEL

CONTRATO, ASÍ COMO LA MODIFICACIÓN DE ÉSTA AL MOMENTO DE SUSCRIBIR EL CONTRATO, GENERA
CONFUSIÓN, ASÍ COMO EL RIESGO DE INCUMPLIMIENTO DE PAGO EN EL PLAZO ESTABLECIDO, PAGO DE
INTERESES AL PROVEEDOR Y AFECTACIÓN A LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO EN PERJUICIO DE LOS CIUDADANOS
Y DEL MEDIO AMBIENTE.
A. ANALISIS DEL RIESGO
De conformidad con lo establecido en el Art. 16 de la Ley N° 30225, modificada por D.L. 1341, Ley de
Contrataciones con el Estado, el área usuaria es la dependencia responsable de la formulación de las
especificaciones técnicas, términos de referencia o expediente técnico, debiendo justificar la finalidad
pública de la contratación, los bienes, servicios u obras que se requieran deben de estar orientados al
cumplimiento de las funciones de la entidad.
Ahora bien, del expediente de contratación del procedimiento de selección CONTRATACIÓN PÚBLICA N°
002-2018-MDLO/SGL, por el cual se suscribió el Contrato N° 011-2018-MDLO-SGL, con la empresa
PETRAMAS S.A.C. para la CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE RECOLECCIÓN, TRANSPORTE Y DISPOSICIÓN
FINAL DE RESIDUOS SÓLIDOS Y MALEZA EN EL DISTRITO DE LOS OLIVOS, habiéndose establecido que la
forma de pago sea SEMANAL, condición que responde a lo requerido por la JEFATURA DE LIMPIEZA PUBLICA
Y GESTIÓN DE RESIDUOS SOLIDOS, conforme el numeral 6, folio 25 de los Términos de Referencia
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Si bien nos encontramos ante la EXISTENCIA DE UN ERROR MATERIAL, al consignar en el numeral 2.5 de la
sección específica de las bases, así como en la proforma del contrato, información que no correspondía, sin
embargo el periodo de pago consignado en el contrato es el mismo que ha establecido el área usuaria en los
términos de referencia, que dieron origen a la contratación.
Es de observar también, que el procedimiento de CONTRATACIÓN DIRECTA, de conformidad con el art. 27
de la Ley, es un método de contratación excepcional, que emplean las entidades, siempre que se configuren
alguno de los supuestos que en ella se establecen, pudiendo invitarse de manera directa a un proveedor, la
contratación directa, faculta a la Entidad a omitir la realización del procedimiento de selección ; sin
embargo, no enerva su obligación de aplicar las disposiciones de la normativa de contrataciones del Estado
que regulan las fases de actos preparatorios y ejecución contractual, debiendo observarse los requisitos,
condiciones, formalidades, exigencias y garantías propios de estas fases, establecidas en la Ley y el
Reglamento1; por tanto al omitirse el procedimiento de selección, no se cuenta con etapas de formulación
de consultas y observaciones, que hubieran permitido dentro del procedimiento dejar claro que el pago se
efectuará en VALORIZACIONES SEMANALES, conforme lo requerido por la JEFATURA DE LIMPIEZA PÚBLICA Y
GESTIÓN DE RESIDUOS SÓLIDOS, condición que si fue claramente establecido en el Contrato suscrito.

B. PLAN DE ACCIÓN
Ante el riesgo identificado, y tratándose de un error material, se ha procedido a capacitar al personal
responsable de procesos de selección de la Sub Gerencia de Logística, para que la información que se
registre en las bases correspondan a lo requerido por el área usuaria, en los términos de referencia y/o
especificaciones técnicas que dan inicio al proceso de contratación.

1 De conformidad con lo establecido en el numeral 87.2 del artículo 87 del Reglamento; artículo modificado por el Decreto Supremo N° 056-2017-EF que entró en
vigencia el 3 de abril del 2017.
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C. ESTADO DEL RIESGO
Consecuentemente el riesgo ha sido MITIGADO.

2. DOCUMENTO CON EL QUE SE REMITIÓ EL CERTIFICADO DE CRÉDITO PRESUPUESTARIO PARA LA APROBACIÓN

DEL EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN DIRECTA PRESENTA ENMENDARURA, EXISTIENDO EL RIESGO DE QUE LA
CONTRATACIÓN DIRECTA SE HAYA REALIZADO SIN CUMPLIR CON LOS REQUISITOS, CONDICIONES,
FORMALIDADES, EXIGENCIAS Y GARANTÍAS ESTABLECIDOS EN LA LEY Y EL REGLAMENTO, ADEMÁS DEL
RIESGO DE SANCIÓN DE NULIDAD.
A. ANALISIS DEL RIESGO
El numeral 19.1 del art. 19 de la Ley de contrataciones con el Estado, claramente establece que para poder
convocar un procedimiento de selección, se debe de contar con la Certificación de Crédito Presupuestal,
bajo sanción de nulidad.
Ahora bien de conformidad con lo establecido en la DIRECTIVA N° 008-2017-OSCE/CD “DISPOSICIONES
APLICABLES AL REGISTRO DE INFORMACIÓN EN EL SISTEMA ELECTRÓNICO DE CONTRATACIONES CON EL
ESTADO”, en la consola de Actos Preparatorios, de manera obligatoria se interconecta al Número de
Certificación de Crédito Presupuestal generado en el SIAF, y la Constancia de Previsión Presupuestal si la
contratación supera el año fiscal, conforme se aprecia en la imagen:

Conforme se puede apreciar en la imagen, al momento de registrar e interconectar el CCP generado en el

SIAF con el SEACE, este se encontraba aprobado, consecuentemente el procedimiento no tiene el riesgo de
nulidad, máxime si vemos que la CONTRATACIÓN DIRECTA, deviene de la NECESIDAD URGENTE de la Entidad
de continuar con las prestaciones no ejecutadas derivadas de un contrato resuelto, y se trata de un servicio
de primera necesidad que presta la Entidad, sin embargo resulta necesario mejorar el sistema de registro de
información de ingreso y salida de documentos (Trámite Documentario) con el fin de que se pueda
subsanar, el riesgo identificado por el OCI.

B. PLAN DE ACCIÓN
Ante el riesgo identificado, y tratándose de errores materiales al momento de recepcionar los documentos
por parte de las responsables de Tramite Documentario de cada una de las gerencias que participan, se
procede en coordinación con la Gerencia de Administración y Finanzas, ha capacitar a los responsables de
cada oficina a fin de poder subsanar dicho riesgo.
C. ESTADO DEL RIESGO
El riesgo es ACEPTADO por la Sub Gerencia de Logística, sin embargo dejamos constancia que este no puede
ser causal de NULIDAD, puesto que al momento de su registro en el SEACE, la CERTIFICACION DE CREDITO
PRESUPUESTAL N° 606 de fecha 13 de junio de 2018, se encontraba aprobada, y sobre la base de ella se
viene ejecutando los pagos respectivos, en contraprestación por el Servicio prestado por la empresa
PETRAMAS S.A.C.
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3. LA ENTIDAD REALIZÓ LA INVITACIÓN PARA PRESTAR EL SERVICIO A LA EMPRESA PETRAMAS S.A.C. SIN QUE
PREVIAMENTE SE HAYA APROBADO EL EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN Y LAS BASES DEL PROCEDIMIENTO DE
SELECCIÓN, ALTERANDO EL NORMAL DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO Y GENERANDO EL RIESGO DE
SANCIÓN DE NULIDAD.
A. ANALISIS DEL RIESGO
El artículo 86 del Reglamento establece que para la aprobación de las contrataciones directas se requiere la
resolución del Titular de la Entidad o acuerdo de Consejo Regional, Concejo Municipal o Acuerdo de
Directorio en caso de empresas del Estado —según corresponda—; dicha resolución, acuerdo, o Acuerdo de
Directorio —además de declarar la aprobación de la contratación—, debe contar, obligatoriamente, con el
respectivo sustento técnico y legal, el mismo que debe desprenderse del informe o informes previos que
contengan la justificación de la necesidad y procedencia de la contratación 2.
Así, una vez aprobada la contratación directa, la Entidad debe efectuar las acciones inmediatas, invitando a
un solo proveedor, cuya oferta cumpla con las características y condiciones establecidas en las Bases, las
mismas que deben contener como mínimo: (i) la denominación del objeto de la contratación; (ii) los
términos de referencia; (iii) la modalidad de ejecución de llave en mano, de corresponder; (iv) el sistema de
contratación; (v) las garantías aplicables; y, (vi) la proforma del contrato, de corresponder; de conformidad
con lo establecido en el numeral 87.1 del artículo 87 del Reglamento 3.
La contratación directa faculta, a las entidades del sector público, ÚNICAMENTE A OMITIR LA REALIZACIÓN
DE LA FASE DE PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN, más no la realización de las fases de actos preparatorios y
ejecución contractual. En el expediente de contratación, se tiene el Formato que lo aprueba, así como las
bases, que contienen la información mínima requerida, tales como:
 Denominación del objeto de la contratación: CONTRATACIÓN DIRECTA N° 002-2018-MDLO-SGL.
 Los Términos de Referencia, formulados por la Jefatura de Limpieza Pública y Gestión de Residuos
Sólidos.
 Las bases no han establecido la modalidad de ejecución, puesto que no corresponde a esta
contratación.
 El numeral 1.6 de las bases, establece claramente que la contratación se desarrollará bajo el
sistema de contratación de PRECIOS UNITARIOS.
 El literal b. del numeral 2.3 de las bases, establecen claramente la obligatoriedad de la empresa,
para que presente la CARTA FIANZA DE GARANTÍA DE FIEL CUMPLIMIENTO, la misma que fue
entregada previo a la suscripción del Contrato, emitido por SCOTIABANK, por el importe de S/ 1
´027,942.40 soles, vigente hasta el 28 de febrero de 2019
 Asimismo en el Capítulo IV de las bases se estableció LA PROFORMA DEL CONTRATO, el mismo
que previa a ser suscrito se realizo los ajustes necesarios conforme los Términos de Referencia
alcanzados por la Jefatura de Limpieza Pública y Gestión de Residuos Sólidos.
De lo anterior se puede tener claro que no existe la posibilidad de que el procedimiento sea NULO, puesto
que se ha cumplido con las exigencias mínimas establecidas por la norma en materia, como son haber
formalizado la invitación un solo postor, que cumple con las características y condiciones establecidas por el
área usuaria. No podemos dejar de reconocer que por error material las horas consignadas por los
responsables de trámite documentario de las oficinas participantes difieren respecto a los horarios
consignados, sin embargo de conformidad a lo establecido en el principio de EFICACIA Y EFICIENCIA, literal f.
del Art. 2 de la Ley de Contrataciones, “El proceso de contratación y las decisiones que se adopten en su
ejecución deben de orientarse al cumplimiento de los fines, metas y objetivos de la Entidad, priorizando
estos sobre la realización de formalidades no esenciales, garantizando la efectiva y oportuna satisfacción de
los fines públicos para que tengan una repercusión positiva en las condiciones de vida de las personas, así
como del interés público y con el mejor uso de los recursos públicos”
B. PLAN DE ACCIÓN
Ante el riesgo identificado, y tratándose de errores materiales al momento de recepcionar los documentos
por parte de las responsables de Tramite Documentario de cada una de las gerencias que participan, se
procede en coordinación con la Gerencia de Administración y Finanzas, ha capacitar a los responsables de
cada oficina a fin de poder subsanar dicho riesgo.
C. ESTADO DEL RIESGO

2 De conformidad con el numeral 86.2 del artículo 86 del Reglamento.

3 El numeral 87.1 del artículo 87 del Reglamento, prevé que las Bases de las contrataciones directas deben contener como mínimo lo indicado en los literales a), b),
e), f), m) y q) del numeral 27.1 del artículo 27, el cual establece el contenido mínimo de los documentos del procedimiento.
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El riesgo es ACEPTADO por la Sub Gerencia de Logística, sin embargo dejamos constancia que este no puede
ser causal de NULIDAD, puesto que de conformidad con el principio de EFICACIA Y EFICIENCIA, actuación de
los funcionarios estuvo orientado a cumplir los objetivos de la entidad, procurando que el Servicio de
Recolección de Residuos Sólidos en el distrito no se deje de prestar, poniendo en riesgo la salubridad de
todo el distrito, y que hubiera generado la imposición de sanciones por parte de los entes fiscalizadores.

4. FUNCIONARIO ENCARGADO DE LA SUBGERENCIA DE LOGÍSTICA NO CUENTA CON LA CERTIFICACIÓN

OTORGADA POR EL ORGANISMO SUPERVISOR DE LAS CONTRATACIONES DEL ESTADO, ESTANDO EXPUESTO A
INCURRIR EN ERRORES E INCUMPLIMIENTOS, PONIENDO EN RIESGO EL RESULTADO DE LAS DECISIONES Y
GESTIONES REALIZADAS EN RAZÓN DE SUS FUNCIONES.
A. ANALISIS DEL RIESGO
De conformidad con el Art. 22 del Reglamento de la Ley de Contrataciones con el Estado, el Órgano
Encargado de las Contrataciones, es responsable de conducir el procedimiento de CONTRATACIÓN DIRECTA.
A la fecha en que se desarrolló el procedimiento, el responsable de la Sub Gerencia, fue el Ing. Ivan Yamil
Saturno Chávez, quien estuvo bajo la condición de ENCARGADO, sin dejar su cargo principal de GERENTE DE
PARTICIPACIÓN VECINAL, consecuentemente le tocaba a él llevar adelante dicho procedimiento, pese a no
encontrarse certificado por el OSCE

B. PLAN DE ACCIÓN
A la fecha, el responsable del OEC de la Municipalidad, se encuentra certificado por el OSCE, de la misma
forma el personal que labora en el área de procesos de esta Sub Gerencia.
C. ESTADO DEL RIESGO
Consecuentemente el riesgo ha sido MITIGADO.

5. INFORMACIÓN CONTENIDA EN EL EXPEDIENTE DE LA CONTRATACIÓN DIRECTA Nº 002-2018-MDLO/SGL Y

PUBLICADA EN EL PORTAL WEB DEL SEACE PRESENTA INCONSISTENCIAS, GENERANDO RIESGO DE
CONFUSIÓN Y AFECTACIÓN A LOS PRINCIPIOS QUE RIGEN LAS CONTRATACIONES DEL ESTADO
A. ANALISIS DEL RIESGO
A.1. Respecto a la fecha consignada para la invitación, si bien la bases han consignado error material al
señalar como fecha 14 de junio de 2018, sin embargo en el SEACE se ha consignado la fecha de 13 de
Junio de 2018, y conforme lo establecen las propias bases estandarizadas del OSCE, cuando se
presentan ese tipo de discrepancias, prima la que se ha registrado en el portal del SEACE,
consecuentemente la fecha 13 de Junio de 2018, que es además la que corresponde a la CARTA DE
INVITACIÓN remitida por esta Sub Gerencia.
A.2. Las Bases no Invocan la normativa relacionada al objeto de contratación, hecho omitido tanto por el
Área Usuaria, así como por el Órgano Encargado de las Contrataciones, sin embargo dicha omisión no
fue limitante para que se solicite de manera obligatoria, las autorizaciones y permisos con los que
debiera de contar la empresa que se dedica a la prestación de este tipo de servicios, tales como:
 Copia simple del Registro como Empresa Prestadora de Servicios de Residuos Sólidos (EPS-RS) en
el ámbito municipal vigente. expedida por DIGESA del Ministerio de Salud en las actividades de
Recolección y Transporte.
 Copia simple de la Autorización de Operador de Aseo urbano.
 Copia simple de la Autorización de Operador de Transporte de Residuos Sólidos de Limpieza
Pública, emitido por la Municipalidad Metropolitana de Lima.
Con dichos documentos que fueron de presentación obligatoria, se garantiza que la prestación se
realizó cumpliendo los parámetros que la ley en materia señala.
A.3. La dirección consignada en las bases no corresponde a la entidad, por error material en el uso de las
bases estandarizadas, se consignó como dirección para el pago por el costo de reproducción de bases
una dirección que no corresponde, sin embargo las mismas bases, en el folio 06, la carta de invitación y
la ficha de registro en el SEACE han establecido con precisión la dirección de la municipalidad,
conforme se aprecia en las imágenes siguientes:
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A.4. En la propuesta de promesa de consorcio, de la pagina

32 de las bases se hace referencia a un numero de procedimiento distinto al del procedimiento, sin
embargo, cabe precisar que corresponde a una proforma que debe ser debidamente rellenada por los
postores, cuando se presente en consorcio a un procedimiento de selección, este no es el caso, por
demás queda claro que el Procedimiento corresponde a la CONTRATACION DIRECTA N° 002-20018-
MDLO/SGL
A.5. El acta de verificación de documentos y otorgamiento de buena pro cita una empresa que no participó
del proceso de selección y un tiempo mayor al tiempo de la prestación del servicio.
En efecto, el acta presenta dichos errores materiales de digitación, sin embargo, la parte introductoria
de la misma claramente señala el NOMBRE y RUC de la empresa PETRAMAS S.A.C., lo mismo se repite
en la adjudicación final del acta, conforme se aprecia en la imagen:

Respecto, al plazo señalado en el acta, por error se ha consignado 09 meses, sin embargo se debe de
entender, que el expediente de contratación incluye la propuesta del postor, teniendo así que en el
anexo 04, folio 253, la declaración jurada de plazo de prestación del servicio se encuentra por 230 días,
conforme los términos de referencia proporcionado por el area usuaria y que dieron lugar a la
contratación, conforme se aprecia en la imagen siguiente:
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Sub Gerencia de Logística

B. PLAN DE ACCIÓN
Ante el riesgo identificado, y tratándose de un error material, se ha procedido a capacitar al personal
responsable de procesos de selección de la Sub Gerencia de Logística, para que se tenga mayor cuidado en
el registro de la información en las bases estandarizadas propuestas por el OSCE de manera que esta
coincida con la información que se registra en el SEACE.

C. ESTADO DEL RIESGO

Consecuentemente el riesgo ha sido MITIGADO.
Finalmente es de ver que el procedimiento se ha llevado conforme la normatividad y los principios establecidos en la
ley de contrataciones han establecido, lográndose con ello que la Entidad no deje de prestar el servicio de
RECOLECCIÓN, TRANSPORTE Y DISPOSICIÓN FINAL DE RESIDUOS SÓLIDOS Y MALEZA EN EL DISTRITO DE LOS
OLIVOS, por lo que se viene implementando las acciones orientadas a superar los riesgos identificados por el
OCI, conforme lo señalado en el presente.

Sin otro particular, quedo de usted.

Atentamente,

c.c. Archivo
NEUHOR/sgl