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10 RECOMENDACIONES PARA UNA

PLANEAR UN EVENTO EXITOSO

Si alguna vez organizaste un convivio, sabes que no todo funciona de acuerdo con el plan y tienes
que confrontar diversos desafíos. Esta norma establece que en el exterior debe estar tranquilo y en
paz. Pero, de hecho, estás remando enérgicamente con los pies bajo el agua para mantenerte a flote.
Sin embargo, nadie debería enterarse de eso. Hasta el día de hoy, aún creo que esta es la regla más
preciada.

Organizar una convivio no es una tarea simple. Pero puedo identificar 10 puntos clave que tiene que
tener en consideración con el fin de que todo salga correcto.

1. Definir el objetivo y el formato

Parece bastante obvio, pero vale la pena tener un enfoque crítico sobre este argumento. Formule su
propósito lo más específicamente posible: ¿desea transmitir conocimiento a los participantes;
expresar gratitud a los socios; ¿recaudar fondos para una causa u ofrecer placer estético a los
huéspedes? El formato de la fiesta dependerá de la respuesta: su concepto, el lapso y la duración, la
repartición de roles en el interior del equipo, el diseño de la sala, la restauración y el sonido.

Trate de no estar atascado en los formatos típicos. Eche un vistazo a "unconference", PechaKucha,
formato TED, brunches temáticos, eventos en internet, fiestas al aire libre. Lo que cuenta es que su
formato ayuda a conseguir el objetivo del fiesta.

2. Preste suficiente concentración a la planeación

El proyecto debe incluir logística, contenido y la promoción del fiesta. Cree un documento disponible
para todo el equipo donde cada elemento pueda ver las tareas del otro y el panorama global. En
primer lugar, prepare un listado de las tareas principales y, luego, póngalas en la mayor cantidad de
pormenores posible en forma de pasos específicos que están obligados a completarse. Es esencial
designar el cronograma en el plan: el tiempo requerido para acabar una actividad. A menudo se
subestima y la planificación va más lenta de lo que esperabas.

3. Elabore su presupuesto teniendo en cuenta momentos imprevisibles

Vea la lista de tareas y las refleje en su costo. También vale la pena razonar en una reserva en caso
de condiciones imprevisibles.

4. El diablo está en el detalle

Si desea sorprender gratamente a sus invitados, analice en por completo hasta el más pequeño
detalle: cómo se registran, quién saludará a los participantes y cómo, qué melodías se reproducirá,
si cuenta con un rincón fotográfico interesante, cómo se ven sus presentaciones y la manera sobre
como su equipo está vestido, qué hacer durante los descansos.

Por ejemplo, a lo largo de el registro, a los participantes se les podría brindar la alternativa de ir a
una resumida clase magistral, jugar juegos o ver un video de información.

Intenta maravillar a la concurrencia y produce el impacto wow, supera sus expectativas en las
acciones más generales. Esta situación es exactamente lo que crea la percepción de una evento.

5. Verifique la sede y considere un plan B

Siempre verifique la ubicación en persona desde la etapa de selección. En el momento más

inesperado, Pudiera suceder que el aire acondicionado no funcione adecuadamente en la sala, no
existan inodoros para discapacitados o el equipo no atraviese la puerta. Por lo tanto, verifique tales
dificultades con anticipación.

6. Asignar responsabilidades

Es muy esencial distribuir las tareas entre los miembros del equipo no solo en la etapa de gestación
sino también a lo largo de el evento. Asignar responsabilidades por zona. Por ejemplo, alguien es
responsable de la zona de registro, alguien más para saludar a los oradores, una persona diferente
para el equipo, para el paquete de alimentos, comunicación con la prensa, etc. Cada persona
necesita tener su zona, que él o ella debería ser responsable durante toda la duración del evento.

Entregue a cada elemento del grupo un documento con las instrucciones asignadas, para que cada
persona sepa a quién contactar para un dilema en particular.

7. Cuéntale a tu audiencia sobre el convivio

Jamás subestime el tiempo requerido para la promoción adecuada de un evento. El estilo de evento,
su público objetivo, los recursos interiores y el costo determinan su modo de ubicarse de publicidad.
Al seleccionar a sus socios de medios, concéntrese en todos los que se dirigen a su audiencia. Es
más conveniente tener diversos socios, pero específicos, en lugar de hablar sobre el acontecimiento
para casi todos.

También es importante producir un mensaje clave que se transmitirá en todos los canales.
Cerciórese de que sea breve y que transmita con precisión la percepción del acontecimiento a su
audiencia.

8. Preste cuidado al servicio

Asegúrate de que tu equipo siga la regla de la cara de pato. Sea amigable con los asistentes,
oradores y socios. Trata de solucionar sus problemas o dudas y cumplir con sus expectativas,
inclusive si te encuentras cansado y no todo funciona de acuerdo con lo planeado. Al final del día, lo
que la grupo recuerda es sobre como fueron tratados además el atmósfera, no lo que el orador
estaba diciendo en el escenario.

9. Realiza un control final 24 horas previo al convivio

Asegúrese de haber informado a los asistentes acerca de cómo presentarse al lugar, invitó a todos
los asistentes trascendentes y preparó los componenetes impresos, el contenido de audio y video.
Verifique si todos entienden sus tareas e responsabilidades, y si el espacio está listo.

Asegúrese de imprimir el programa del evento, permita que cada miembro del grupo y voluntarios
tenga una copia. Además, brinde a todos el número de teléfono de contacto crucial para
comunicarse entre sí en caso de una urgencia.

10. Solicitar sugerencias

Probablemente estés cansado y contento posterior del evento, pero será difícil para usted
proporcionar una evaluación objetiva de cómo fue todo. Es por eso que los asistentes deben
completar un formulario de evaluación impreso al final del evento o un formulario en internet
cuando lleguen a casa. Pídales que evalúen diversos aspectos del evento: logística, oradores,
localidades y el labor de los organizadores. Esta información lo apoyará a evitar errores en el futuro
y a mejorar la categoría de sus fiestas. Si es posible, obtenga opiniones a través de las redes sociales
o grabe las comentarios de videos al final de una convivio. Esto será beneficioso si su fiesta se
realiza otra vez.

Cualquiera que sea el convivio que organice, sea animoso y no tenga pánico a las sorpresas, ¡y su
convivio será un triunfo!