Código: U-PR-14.002.

001
EVALUACIÓN, MEDICIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO
Versión: 3.0
PROCEDIMIENTO PARA AUDITORIAS INTERNAS A UN-SIMEGE Página 1 de 6

PROCESO: AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL SUBPROCESOS: AUTOEVALUACIÓN DE LA GESTIÓN

1. INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO: Verificar y evaluar el cumplimiento de los requisitos del Sistema de Mejor Gestión por medio de la planificación, ejecución, control y seguimiento de las
auditorías internas a UN-SIMEGE, así como para informar sus resultados y mantener los registros que se deriven de su aplicación.

ALCANCE: Inicia con la programación del ciclo de auditorías y finaliza con la evaluación de la competencia técnica de los Auditores Internos; aplica para las Auditorías
internas de cumplimiento a los requisitos NTC GP 1000:2009, MECI 1000:2005, NTC ISO 9001:2008, NTC ISO 14001:2004 y NTC ISO 18001:2007.

DEFINICIONES:
1. Alcance de la Auditoria: Extensión y límites de una auditoria dada.
2. Auditado: Organización a la que se le aplica auditoria.
3. Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoria.
4. Auditoria Complementaria: Es aquella que se programa teniendo en consideración la importancia de los procesos y puede ser posterior al ciclo de auditorías.
5. Auditoria de escritorio: es la verificación de todos los documentos que van a ser evaluados en la auditoria.
6. Auditoria: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencia de la auditoría y evaluarla objetivamente para determinar la medida en la cual
se cumplen los criterios de Auditoría.
7. Competencia: Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes
8. Conclusiones de la Auditoria: Resultado de una auditoria que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoria y todos los hallazgos de la
misma.
9. Coordinador de Auditoría: Persona que coordina las actividades de un Equipo Auditor, puede Liderar la auditoría en el caso que el auditor líder requiera apoyo.
10. Criterios de Auditoria: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia.
11. Documento: Toda fuente de información registrada sobre cualquier soporte, un registro ó un formato diligenciado es un documento.
12. Equipo auditor: Persona o grupo de personas que llevan a cabo una auditoria
13. Evidencia de hecho: Que lo que está documentado corresponde a la realidad.
14. Evidencia de la Auditoria: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría, y que son
verificables.
15. Experto Técnico: Persona que suministra un conocimiento especifico o experiencia (relacionada con la Institución, proceso o actividad que va a ser auditada) al
equipo auditor.
16. Formato: Documento utilizado para registrar los datos obtenidos en el desempeño de las actividades contenidas en los procesos, está compuesto por campos a
diligenciar.
17. Hallazgos de la Auditoria: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoria recopilada frente a los criterios de auditoría. Pueden indicar conformidad o no
conformidad con los criterios de la auditoria u oportunidades de mejora.
18. Líder de Auditoria: Persona que coordina las actividades de un Equipo Auditor
19. Observación: Hallazgo con tendencia al incumplimiento de un requisito o para prevenir un riesgo detectado que no incumple los requisitos.
20. Plan de Auditoria: Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una auditoria.
21. Programa de Auditoria: Conjunto de una o más auditorias planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico.
22. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.
 Código: U-PR-14.002.001
EVALUACIÓN, MEDICIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO
Versión: 3.0
PROCEDIMIENTO PARA AUDITORIAS INTERNAS A UN-SIMEGE Página 2 de 6

PROCESO: AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL SUBPROCESOS: AUTOEVALUACIÓN DE LA GESTIÓN

DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
1. Norma Técnica Colombiana NTC-GP1000:2009
2. Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005
3. NTC-ISO 19011: 2002
4. NTC ISO 9001:2008
5. NTC ISO 14001:2004
6. OHSAS NTC ISO 18001:2007.
7. Instructivo Uso y Administración del Módulo de Auditorías SIMEGE Electrónico U-IN-14-002-001
8. Anexo 1 Generalidades para la realización de las Auditorías Internas al UN-SIMEGE.
CONDICIONES GENERALES:
1. Los auditores deben ser independientes de la actividad auditada.
2. Los hallazgos y conclusiones se deben basar en las evidencias.
3. Todas las evidencias deben ser verificables.
4. Los auditores internos deben cumplir con el perfil establecido por la Universidad Nacional.
5. Los auditores internos deben tener conocimientos en los temas a Auditar y en fundamentos de las Normas aplicables según el alcance de este procedimiento.
6. En caso que el auditado solicite aplazamiento lo debe hacer por medio de oficio o correo electrónico a los auditores donde se informe sobre la postergación de la
auditoria, el motivo por el que se debe aplazar la auditoria y se solicite acordar una fecha en la que se pueda efectuar la auditoria. Se debe llegar a un acuerdo entre auditores
y auditados y debe quedar por escrito. Los auditores deben enviar las respectivas copias del aplazamiento y el acuerdo al coordinador del SIMEGE; Si por el contrario es el
auditor quien requiere realizar aplazamiento de la auditoria, debe realizar el acuerdo de la fecha de la realización de auditoría con los auditados y enviar el oficio con la firma
de ambas partes o correo al SIMEGE informando el motivo del aplazamiento y la fecha en la que se efectuará la auditoria.
8. En el caso de no estar presente el líder del proceso en la ejecución de la auditoria, debe nombrar formalmente (físico o Magnético) un delegado
9. Ver anexo 1: Modelo para realizar las auditorías Internas a UN-SIMEGE.

2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE
SISTEMAS DE
DEPENDENCIA O CARGO Y/O
ID. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTROS INFORMACIÓN O
UNIDAD DE PUESTO DE
APLICATIVOS
GESTIÓN TRABAJO
1 Elaborar y Aprobar el Anualmente se debe elaborar un Programa UN- SIMEGE Coordinadores Modulo de Auditorías
programa de General de Auditoría que especifique los Sede o General de SIMEGE Electrónico/ Modulo de
Auditorias. requisitos y procesos o áreas en donde se UN-SIMEGE. Gestión- Auditorías SIMEGE
ejecutarán las Auditorías Internas. Comité o Planificación de Electrónico
Subcomités de Integrantes del Auditoría (Ruta de
El Comité o los Subcomités de Coordinación de Coordinación de comité aprobación)
Control Interno deben aprobar los Programas de Control Interno Formato Programa de
Auditorías Internas, presentados por las
Auditorias U-FT-
Coordinaciones de UN-SIMEGE.
14.002.001
 Código: U-PR-14.002.001
EVALUACIÓN, MEDICIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO
Versión: 3.0
PROCEDIMIENTO PARA AUDITORIAS INTERNAS A UN-SIMEGE Página 3 de 6

PROCESO: AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL SUBPROCESOS: AUTOEVALUACIÓN DE LA GESTIÓN

2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE
SISTEMAS DE
DEPENDENCIA O CARGO Y/O
ID. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTROS INFORMACIÓN O
UNIDAD DE PUESTO DE
APLICATIVOS
GESTIÓN TRABAJO
Los Coordinadores de Sede o General de Modulo de Auditorías
2 Seleccionar el Equipo UNSIMEGÉ, teniendo en cuenta la Información SIMEGE Electrónico/ Modulo de
Auditor del Consolidado Evaluación de los Auditores Gestión- Auditorías SIMEGE
por Ciclo de Auditoría y Las Hojas de Vida de Planificación de Electrónico
cada Auditor, (Según los resultados obtenidos Auditoría (Auditor)
en las capacitaciones impartidas y/o Coordinadores Hoja de Vida de los
UN- SIMEGE
evaluaciones de Auditoría anteriores), Sede o General de Auditores, Formato
seleccionan los Auditores y los Líderes que UN-SIMEGE. Selección de Auditores
integrarán los diferentes Equipos de Auditoría. U-FT-14.002.002
Consolidado
Evaluación de auditores
U-FT-14.002.010
Los Auditores deben elaborar el Plan de Modulo de Auditorías
Auditoría (con todas las firmas), el cual debe SIMEGE Electrónico/
entregarse con una semana de antelación (8 Gestión-
días hábiles) como mínimo al auditado y a la Planificación de Modulo de
Elaborar y
coordinación del SIMEGE en las Sedes o a la N/A Auditoría (Auditor) Auditorías SIMEGE
3 comunicar el Plan Auditor(es)
coordinación general según corresponda, Electrónico
de Auditoría
diligenciar el formato establecido para tal fin. Formato Plan de
El Auditor debe asegurarse que el Plan de Auditorias U-FT-
Auditoría se comunica a los responsables de los 14.002.003
procesos a Auditar.
La coordinación del SIMEGE en las Sedes o la Modulo de Auditorías
coordinación general según corresponda, Debe SIMEGE Electrónico/ Modulo de
enviar una copia de los planes de Auditorias a la Gestión- Auditorías SIMEGE
Coordinadores
oficina de Control Interno. (Física o Magnética). UN-SIMEGE Planificación de Electrónico
Enviar el Plan de Sede o General de
4 Auditoría (Auditor-
Auditoria. UN-SIMEGE.
Auditado)
Formato Plan de
Auditorias U-FT-
14.002.003
 Código: U-PR-14.002.001
EVALUACIÓN, MEDICIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO
Versión: 3.0
PROCEDIMIENTO PARA AUDITORIAS INTERNAS A UN-SIMEGE Página 4 de 6

PROCESO: AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL SUBPROCESOS: AUTOEVALUACIÓN DE LA GESTIÓN

2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE
SISTEMAS DE
DEPENDENCIA O CARGO Y/O
ID. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTROS INFORMACIÓN O
UNIDAD DE PUESTO DE
APLICATIVOS
GESTIÓN TRABAJO
5 Con base en la información contenida en el Plan
Preparar la Auditoría de Auditoría, cada uno de los auditores prepara Modulo de Auditorías Modulo de
una lista de preguntas o de aspectos a evaluar SIMEGE Electrónico/ Auditorías SIMEGE
durante el desarrollo de la auditoría.( Auditoria Gestión- Electrónico
de escritorio) En la preparación de la lista de N/A Auditor(es) Planificación de
verificación se debe tener en cuenta: el Mapa Auditoría (Requisitos de
de Macroprocesos, Manual de Mejor Gestión, la auditoría)
Caracterización de procesos, procedimientos Listado de preguntas
instructivos, guías, Manuales Requisitos
aplicables al proceso y demás documentos de
referencia. Aplicables según el alcance de la
auditoria a realizar.
6 El Auditor Líder debe realizar la Reunión de Modulo de
Reunión de Apertura Apertura en la cual participan todos los Auditorías SIMEGE
involucrados, auditados y auditores, donde se N/A Auditor(es) Electrónico
informa sobre el objetivo, alcance de la N/A
auditoría y se presenta el equipo auditor.

7 Ejecutar la Auditoría. De acuerdo con lo establecido en el plan de Modulo de Auditorías Modulo de

auditorías, se obtienen evidencias según el SIMEGE Electrónico/ Auditorías SIMEGE
requisito indagado y se deja constancia de la Gestión- Electrónico
actividad. N/A Auditor(es) Planificación de
Se debe hacer un receso en el cual el grupo de Auditoría (Ejecución de
auditores delibera sobre los resultados de la la auditoría)
Auditoría. Los auditores deben decidir si se Listado de preguntas
presentan No conformidades y/o
observaciones, y definir las Conclusiones.
 Código: U-PR-14.002.001
EVALUACIÓN, MEDICIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO
Versión: 3.0
PROCEDIMIENTO PARA AUDITORIAS INTERNAS A UN-SIMEGE Página 5 de 6

PROCESO: AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL SUBPROCESOS: AUTOEVALUACIÓN DE LA GESTIÓN

2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE
SISTEMAS DE
DEPENDENCIA O CARGO Y/O
ID. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTROS INFORMACIÓN O
UNIDAD DE PUESTO DE
APLICATIVOS
GESTIÓN TRABAJO
8 Al finalizar la Auditoria, el Auditor Líder y los Modulo de Auditorías
Reunión de Cierre Auditores se reúnen con los Auditados y SIMEGE Electrónico/
comentan los hallazgos encontradas durante la Gestión-
Auditoría (se hace la lectura los resultados de la N/A Auditor(es) Planificación de
ejecución de la auditoría). Auditoría (Ejecución de
Se entrega el resumen de la auditoria, se la auditoría)
mencionan los hallazgos encontrados, haciendo N/A
Modulo de
énfasis en los aspectos positivos
Auditorías
encontrados.(fortalezas).
SIMEGE
Si el auditado no está de acuerdo con los
Electrónico
Hallazgos, es el momento para discutirlo con el
auditor y llegar a una conciliación.
De no darse la conciliación, se debe informar al
coordinador de SIMEGE (en las Sedes o en la
coordinación según aplique), quien definirá con
base en las evidencias y los argumentos del
auditado y el auditor si se presenta o no el
hallazgo.
9 Informe Auditoria. Luego de realizar las auditorias y las Modulo de Auditorías
retroalimentaciones del caso con los auditados, SIMEGE Electrónico/
cada auditor entrega la lista de verificación Gestión-
diligenciada y firmada al auditor líder. Auditor Líder Planificación de
(Físico) Se diligencia el formato Informe de Auditoría (Reporte de la
Modulo de
Auditoría Interna. En él se describen y se auditoría) se genera
Auditorías
enumeran las Fortalezas, las oportunidades de automático
Equipos Auditores SIMEGE
mejora (Observaciones), las no conformidades
Electrónico
y las conclusiones.
Máximo 5 días hábiles después de la ejecución Formato Informe de
de la Auditoria deberán entregar todos los Auditoría U-FT-
formatos generados en el proceso de la 14.002.007
auditoria a la coordinación del UN-SIMEGE (en
las sedes o coordinación según corresponda).
 Código: U-PR-14.002.001
EVALUACIÓN, MEDICIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO
Versión: 3.0
PROCEDIMIENTO PARA AUDITORIAS INTERNAS A UN-SIMEGE Página 6 de 6

PROCESO: AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL SUBPROCESOS: AUTOEVALUACIÓN DE LA GESTIÓN

2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE
SISTEMAS DE
DEPENDENCIA O CARGO Y/O
ID. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTROS INFORMACIÓN O
UNIDAD DE PUESTO DE
APLICATIVOS
GESTIÓN TRABAJO
10 Realización Evaluación Se hace la evaluación del auditor según lo UN-SIMEGE Auditado Formato Evaluación de Modulo de
auditor. estipulado en el formato Evaluación de Desempeño del Auditor Auditorías
Habilidades del Auditor. (El Auditado evalúa al U-FT-14.002.008 / SIMEGE
Auditor) La coordinación del UN-SIMEGE (en Consolidado evaluación Electrónico
las sedes o coordinación según corresponda) de los Auditores - U-FT-
debe consolidar la información de las 14.002.010
evaluaciones y registrar en la Hoja de Vida de adjuntarlo en el SIMEGE
cada auditor el puntaje obtenido en cada ciclo Electrónico
de auditoría.
11 Realizar control a Para el seguimiento de toda la Información en UN-SIMEGE. Coordinadores Modulo de Auditorías
los registros de cada coordinación del UN-SIMEGE, se debe Sede o General SIMEGE Electrónico/
Auditoria. diligenciar el formato Lista de chequeo de Gestión- Planificación Modulo de
documental de auditoría, Asegurando la calidad UN-SIMEGE. de Auditoría (finalización Auditorías
documental en el proceso de auditorías de la auditoría) se SIMEGE
Internas a UN-SIMEGE. genera automático Electrónico
Lista de chequeo
documental de Auditoria
U-FT-14.002.009

COORDINACIÓN GENERAL
ELABORÓ EQUIPO TÉCNICO UN SIMEGE COORDINACIÓN REVISÓ EQUIPO TÉCNIO UN SIMEGE NIVEL NACIONAL Y APROBÓ VICERRECTORIA GENERAL
GENERAL SEDES

CARGO ANALISTAS CARGO COORDINADOR GENERAL, ASESORES Y ANIALISTAS CARGO VICERRECTORA GENERAL

FECHA Junio de 2011 Junio de 2011 Junio de 2011

FECHA FECHA