Asignatura:

Planeación y Organización

Actividad 7
Organización

Presenta
Karen Rocio Joya Morales ID. 411547
Jorge Lugo Olarte - ID. 410052
Monica Lopez Farfan - ID 410465
Julie Andrea colorado Vergara - ID 409930

Docente
Lic. Julio Faenz Ruiz González

Colombia_ Ciudad Bogotá D .C. Abril 25 de 2014

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 Tabla de contenido

Actividades de Repaso y Análisis........................................................................................................................3

Cuestionario..............................................................................................................................................................24

Glosario Cuestionario............................................................................................................................................26

Mapas Conceptuales..............................................................................................................................................28

Referencias Bibliográficas...................................................................................................................................30
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 ACTIVIDADES DE REPASO Y ANÁLISIS

1. Explique el significado de organización como función en el proceso financiero.

La organización como función en el proceso financiero, hace referencia a una función

que hace parte del proceso administrativo, “y se refiere al acto de organizar” –Bernal 2007.

La organización dentro del proceso financiero da un orden, define autoridad y

responsabilidades, establece la coordinación y asignación de recursos para el desarrollo de
las actividades y el desarrollo de los objetivos institucionales.

Dentro del proceso financiero se podría decir que sirve para organizar los recursos,
procedimientos, y ayuda a diseñar estructuras organizacionales en pro del cumplimiento de
la misión de la empresa.

2. Relación entre la función organizativa y los actos de planear, dirigir y controlar.

Dentro de las funciones administrativas y del proceso administrativo la planeación, la

organización, la dirección y el control son parte de la organización y es la base de las funciones
administrativas y de la organización en sí. Pero no solo basta con estos actos el nuevo ambiente
de las organizaciones requiere una mejor manera de competir en el mercado, se necesita de
organizaciones con procesos y procedimientos que sean eficientes, eficaces, efectivos y
productivos con el fin de satisfacer las necesidades del entorno, manejando internamente la
organización de tal manera que sea un conjunto de trabajo en pro del cumplimiento de los
objetivos y metas institucionales.

3. Relación entre organización y estructura organizacional.

ORGANIZACION ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

 Dar orden a la empresa, establece una
estructura administrativa.
 Entidad, compañía o empresa.
 Coordinar recursos para ser capaces de
desarrollar planes y alcanzar resultados.
 Asignar recursos con el fin de organizar
recursos, para el diseño organizacional.
 Designa relaciones formales, niveles
jerárquicos.
 Agrupación por departamentos dentro de
cada organización.
 Diseño de sistemas, TIC`s, para asegurar la
comunicación.
 Jerarquías administrativas.
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 Sistema de permanente interacción con el  Departamentalización.
entorno.

4. Relación entre estructura organizacional y el entorno de las organizaciones.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ENTORNO DE LAS ORGANIZACIONES

 Funcionesadministrativasplaneación,  Estructura adecuada a la estrategia.
organización dirección y control.  De acuerdo con su tamaño requiere una
 Diseñar una estructura para realizar un estructura.
trabajo eficiente y eficaz. 
 Compañías competitivas.
 Estrategias definidas para el logro de
objetivos.
 Amplitud del control.
 Jerarquizaciónyformalizaciónde
relaciones normas y procedimientos.

5. Enuncie los factores que afectan la estructura y las organizaciones.

Teniendo en cuenta que las organizaciones son sistemas compactos, se tiene claro que existen
factores internos y externos que impactan directamente, estos factores deben ser conocidos por la
gerencia o dirección de la empresa para así poder realizar los cambios o ajustes que se
consideren necesarios. A continuación enumero algunos de estos factores:

Las estrategias definidas: Son definidas en un principio durante la planeación con el

fin de establecer cómo vamos a alcanzar o lograr los objetivos.

El tamaño de la empresa u organización: Como todos sabemos todas las empresas son
diferentes, tanto en labor o servicio que presta, como en tamaño, por tal razón es necesario
definir muy bien la estructura que más se ajuste a todas las necesidades que la empresa demande.

Disponibilidad y uso de las TIC: Hoy día las empresas buscan tener herramientas que
faciliten el desarrollo de las actividades, no importa la actividad económica en que se
encuentre ni lo sencillas o robustas que sean en su estructura, siempre se busca que los
procesos estén sistematizados y automatizados.
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 Cambios en el entorno industrial y sectorial: El medio en el que se desarrolla nuestra
actividad es de vital importancia, es uno de los aspectos más importantes y de tener en cuenta
ya que el mercado es dinámico y está en constante cambio.

Se debe estar muy bien documentado de cómo se está comportando el mercado tanto
a nivel local, nacional e internacional.

Mercados y actividad realizada: Siempre debemos tener conocimiento de nuestro

mercado, la población que vamos a impactar, los posibles cambios que el cliente espera y
como se está comportando la competencia.

Todo esto con el fin de mantener nuestro negocio actualizado y dispuesto para cumplir las
necesidades del cliente.

Capacidad de los colaboradores: El recurso humano para una organización es uno de

los factores más importantes para lograr el éxito, el tener colaboradores capacitados y que tengan
la formación adecuada para el cumplimiento de las actividades para las que fue contratado, nos
da garantía de mejor rendimiento y productividad así mismo disminuimos el riesgo de hacer las
cosas mal, lo que implica retrocesos y sobrecostos en operación.

6. Explique el significado de: especialización y división del trabajo, jerarquía

administrativa, autoridad, cadena de mando, amplitud del control, centralización y
descentralización de la toma de decisiones, formalización de normas y
procedimientos y departamentalización, como aspectos contributivos del diseño de
la organización.

Desde el punto de vista empresarial y organizacional relacionamos los siguientes términos.

Especialización y división del trabajo: Existe una gran variedad de actividades que
se realizan en una organización, por eso es necesario definir de acuerdo a la estructura
organizacional el trabajo en áreas básicas como:

 Administración general
 Productos y operaciones
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  Marketing
 Contabilidad y finanzas
 Desarrollo humano

Todo esto se hace con el ánimo que cada funcionario se dedique a una actividad específica
en cada una de estas áreas, especializando a cada uno para que se desempeñe de la forma
esperada de acuerdo a su rol.

Jerarquía administrativa: con esto nos referimos a los niveles jerárquicos que existen en
una organización, tanto para la administración, autoridad, responsabilidad y toma de decisiones.

Entre mayor es la autoridad se dice que el nivel jerárquico es más alto.

Cadena de mando: Este aspecto va de la mano a la jerarquía administrativa, son las

relaciones de autoridad que se relacionan entre los cargos, un nivel jerárquico alto y otro de un
nivel más bajo.

Amplitud del control: Esto se refiere a una cantidad de personas que son controladas o
supervisadas por otra, este factor es determinado por los siguientes factores.

 Naturaleza de la tarea
 Ubicación de los trabajadores
 Capacidad de delegación
 Grado de calificación, motivación y compromiso de los trabajadores
 Grado de robotización o automatización de las actividades

Centralización y descentralización: La centralización se caracteriza es exclusivo de la

dirección, únicamente estos son quienes toman las decisiones y la delegación de nula o
muy limitada.

Por su parte la descentralización delega gran parte de la autoridad a niveles diferentes, dando
una mayor participación a los mismos tanto en la toma de decisiones como en la definición de
los objetivos.
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 Formalización de normas y procedimientos: Todas las organizaciones que están debidamente
organizadas tienen establecidas y definidas las normas y procedimientos que van a controlar tanto el
comportamiento de los trabajadores como el de los propios directivos, en muchos casos estas mismas
normas son las bases del comportamiento empresarial en el mercado.

Departamentalización: Hoy en día muchas compañías utilizan este tipo de estructura para
organizar y definir tanto los roles de cada uno como los objetivos corporativos ya que al dividir
o agrupar las actividades por departamentos se pueden definir tanto las responsabilidades como
las metas a alcanzar.

Cada departamento cuenta con un jefe o líder quien se encarga de distribuir o asignar tareas a
cada colaborador, haciendo seguimiento a cada una de las actividades a realizar.

7. Explique la diferencia entre diseños de departamentalización tradicionales y diseños

de departamentalización modernos.

De acuerdo al tipo de organización, mercado, y medio en que se desenvuelven las

empresas pueden definir el tipo de departamentalización que más se ajuste a las necesidades, a
continuación relaciono algunas características por cada diseño de departamentalización.

Diseños de departamentalización tradicional:

 Departamentalización funcional
 Departamentalización por productos o divisional
 Departamentalización por procesos
 Departamentalización geográfica
 Departamentalización por proyectos
 Departamentalización por clientes
 Departamentalización matricial
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 Diseños de departamentalización moderno:

 Estructuras organizacionales planas

 Estructuras organizacionales horizontales
 Estructuras por equipos
 Estructuras por redes o modulares
 Estructuras con enfoque virtual

8. Explique los diferentes tipos de diseños de departamentalización tradicionales y

muestre las ventajas y desventajas de cada uno de ellos.

Diseños de departamentalización tradicionales:

Funcional: Una compañía que está organizada funcionalmente, separa el trabajo sobre la
base de pasos, procesos o actividades que se llevan a cabo para obtener un determinado resultado
final.

Ventajas Desventajas
Agrupar varios especialistas bajo una Las personas se preocupan más por el
jefatura trabajo de su unidad que del servicio o
producto en general que se presta o se
vende, esto causa una suboptimización
organizacional.
Es la indicada para circunstancias estables Las personas que realizan diferentes
e pocos cambios. funciones habrán de encontrarse separadas
unas de otras, afectando coordinación que
fluye de una función a otra.
Alto nivel de auto orientación y Dificulta a la adaptación de los cambios
introversión administrativa. externos.
Proporciona un buen entrenamiento para Reduce la cooperación de los
los gerentes en potencia. departamentos
Permite que las personas que realizan
trabajos y que afrontan problemas
semejantes, brinden mutuamente apoyo
social y emocional.
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 Por productos o divisional: Se organiza de acuerdo a lo que se produce ya sean bienes o
servicios; esta forma de organización es empleada en las grandes compañías donde cada unidad
que maneja un producto se le denomina “divisiones” estos poseen subunidades necesarias para
su operación.

Ventajas
Permite el empleo de equipo especializado
para el manejo de materiales, así como de
sistemas especializados de
comunicaciones.
Permite que los problemas de coordinación
e integración sean detectados lo más pronto
posible y se les dé una solución rápida.
Centra la atención en el producto que se
obtiene facilitando la coordinación entre
las diversas especialidades
Desventajas
Es difícil que una compañía se pueda
acoplar a los cambios bruscos en volumen
o que pueda adaptarse a los cambios en los
productos o servicios,
Se entorpece la comunicación entre
especialistas, ya que ahora presentan sus
servicios en diferentes unidades.
Reduce la oportunidad de utilizar equipo o
personal especializado.

Por procesos: Se utiliza con frecuencia en las empresas industriales en los niveles más
bajos de la estructura organizacional de las áreas productivas o de operaciones. En esta clase de
departamentalización se reúnen las personas y los materiales con el fin de llevar a cabo una
operación en particular.

Ventajas Desventajas
Usa la tecnología como punto de referencia Falta de flexibilidad y adaptación.
para la agrupación de unidades y
posiciones.
Completo rediseño de los procesos La tecnología provoca cambios.
empresariales

Geográfica: La departamentalización territorial es bastante común en empresas que

operan en amplias áreas geográficas. En esta se da un eje central de control, sin embargo la
organización en cada área forma sus propios departamentos para satisfacer los requerimientos de
la misma.

Ventajas
La gente en las organizaciones separadas
toma decisiones rápidamente de acuerdo a
sus necesidades.
La organización puede adaptarse a
Desventajas
Deja en segundo plano la coordinación de
los aspectos de la planeación y control de
la organización.
Ocurre principalmente en las áreas de
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 necesidades específicas de su región. marketing y de producción.
Por proyectos: La agrupación por proyectos permite lograr un elevado grado de

coordinación entre las partes involucradas, que abandonan sus posiciones anteriores para

dedicarse temporalmente a determinado proyecto, que las absorbe por completo.

Ventajas
Cada proyecto tiene su ciclo de vida, está
orientada a los resultados.
Concentración en diferentes recursos en
una actividad compleja.
Desventajas
Corre el riesgo de despedir personal o
paralizar maquinaria.
Angustia en el personal por el trabajo.

Por clientes: la organización se adapta y se subdivide agrupándose el personal para

cumplir las funciones necesarias para satisfacer las necesidades de cada tipo de cliente.

Ventajas
Logra mayor especialización en el
vendedor (o promotor) respecto del
conocimiento y de la manera de operar de
sus clientes.
Disminuye relativamente los costos
proporcionados por comunicaciones, en
virtud de que las mismas pueden fijarse en
relación a cada tipo de cliente.
Saca provecho respecto del tiempo y
eficacia del vendedor (o promotor) que se
limita al manejo de un grupo de clientes
con características similares.
Desventajas
Dificultad de coordinación con los
departamentos organizados sobre otras
bases, con una constante presión de los
gerentes solicitando excepciones y
tratamiento especial.
En ciertas ocasiones pueden reducirse o
incrementarse ciertos tipos de clientes
Requiere más vendedores pero disminuye
el grado de eficiencia de los mismos.

Matricial: combina dos o más de Las ya mencionadas. Se recomienda para compañías de

tamaño mediano y grande que realizan actividades en diferentes zonas del país, buscan optimizar
los recursos y tener buenos sistemas de coordinación y visión integral.

Ventajas
Facilita la flexibilidad ante los cambios del
entorno externo en las organizaciones.
Facilita el trabajo en equipo entre las áreas
funcionales y lineales.
Desventajas
Muchas reuniones innecesarias.
Reciben autoridad dual los trabajadores.
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Facilita los procesos innovadores y Demanda alto grado de coordinación
la calidad técnica en los servicios. entre los directivos tanto así que los
colaboradores, para evitar conflictos de
autoridad y de responsabilidad.
 9. Explique los diferentes tipos de diseño de departamentalización modernos y
sus respectivas ventajas y desventajas.

Diseño de departamentalización modernos

Planas: un número reducido de niveles jerárquicos frente a los cambios den entorno.

Ventajas Desventajas
Interacción entre los directivos y demás Similar alas estructuras jerárquicas
trabajadores.
La comunicación es ascendente y Similar a las estructuras de pirámides
descendente. dificultan la coordinación entre ellas,
Los logros de los objetivos se comparten
entre los directivos y demás trabajadores.

Horizontales: eliminan la jerarquía y las barreras y los departamentos entre ellos. Se

facilita la flexibilidad y la movilidad entre las especializaciones con e l propósito de responder a
las exigencias de los entornos complejos y dinámicos.

Ventajas Desventajas
La responsabilidad en el logro de los Requieren cambios significativos en la
objetivos se comparte entre los directivos y cultura organizacional
los responsables de los proyectos.
Trabajo en equipo es una estrategia. Requieren excelentes competencias
interpersonales para evitar conflictos.
Estimulan la actividad creativa e Definición clara de los proyectos y
innovadora por parte de los equipos de objetivos.
trabajo
Mayor capacidad de los Cambios en el
entorno.
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 Por equipos: son flexibles y los grupos o quipos se renuevan de forma permanente. La
organización crea grupos de trabajo con capacidad de llevar a cabo una gran diversidad de
actividades para poder cumplir tareas específicas y coordinar grandes departamentos.

Ventajas
Facilitan la visión de conjunto de proyectos
y el logro de resultados.
Mayor motivación facilita actividades
creativas e innovadoras.
Disminuyen las barreras de áreas
funcionales y promueven su interacción.
Desventajas
Exigen excelentes habilidades.
Requieren cambios significativos en la
cultura organizacional.
Definición más clara en los proyectos.

Por redes: la compañía se concentren más en las actividades y mejor las realizan y
contraen las demás actividades de otras compañías.

Ventajas Desventajas
Centrarse en las actividades fundamentales. Falta de control local.
Optimiza el uso de los recursos. Riesgos de pérdidas.
Creación de redes entre compañías. Necesidad de actualización del personal.
Enfoque virtual:

Ventajas
Espacios físicos permanentes.
Optimizan las ventajas que ofrece la
tecnología y las comunicaciones para la
actividad administrativa.
Gran volumen de actividades comerciales.
Desaparecen las barreras de espacio y
tiempo.
Desventajas
Formación en el uso de las tecnologías.
Cambio en la cultura organizacional
Empoderamiento de las personas que
laboran en la compañía.

10. Explique la diferencia entre organizaciones mecanicistas y orgánicas.

La organización con estructuras mecanicistas es de un alto grado de especialización del

trabajo es poco conocedora de los entornos cambiantes, complejos y no se adapta a ellos y la
organización con estructuras orgánicas es de poca formalización, es muy dinámica, conocedora
de los cambios del entorno y es adaptable ellos.
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11.
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12. Gerente Sucursal:

En el Grupo Bancolombia estamos orientados hacia la conformación de una banca más

humana donde la calidad de la relación entre empleados y líderes sea fundamental para la
transformación generando innovación y eficiencia en cada uno de los procesos

Convirtiéndonos en una organización en crecimiento, sostenible, rentable, en búsqueda

de la eficiencia y basada en las personas, encaminados hacia la banca mas humana

VENTAJAS Y DESVENTAJAS

Es una ventaja cuando todo estamos enfocados en la búsqueda de objetivos, ya que se

basa en una relación de confianza donde cada uno de nosotros estamos comprometidos con
calidad y gran sentido de pertenencia, es lograr que seamos el primer banco en lograr la
banca más humana.

Desventaja es que al comienzo algunos colaboradores confundía la cercanía con el

irrespeto y la banca mas humana con el pasar por encima de las reglas, al igual que habían
personas reacias al cambio pues era cambiar el chip de años de trabajo no solo en la forma de
liderar si no en e cambio a procesos.

Ha sido algo positivo uno de los papeles clave es el liderazgo ya que es el encargado de
manejar el cambio cultural los líderes deben tomar conciencia del nuevo rol que requiere la
Organización en el que sea enfocando el cambio en las necesidades de las personas.
incentivando a las personas a pensar de otra forma, a construir una nueva manera de trabajar,
trabajar en equipo.

SOHO PARRILA BAR

Esta es una empresa que esta creada en un pueblo de Cundinamarca lleva funcionando un
año y su dueño actualmente esta realizando la constitución de la empresa, dicho local comercial se
abre de martes a domingo, cuenta con meseros, cocineros, cajero y personal de seguridad, ha
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tenido una gran acogida en el sector por el ambiente con e cual fue inspirado, el servicio que
ofrece y es algo innovador en el sector; podría realizar un diseño organizacional de la
siguiente manera

Ventajas: debe basar las relaciones en la confianza con sus empleados, ya que por el
número de personas que frecuenta el lugar es imposible que el gerente este en todo lugar, para
ello es indispensable que los empleados cumplan a cabalidad con sus tareas ya que es un negocio
al le esta entrando un flujo de caja significativo, al igual es importante que el personal que allí se
contraten sean calificado para desarrollar las diferentes funciones para lo cual serán contratados,
ya que deben tener valore muy claro y innegociables como el respeto y la honestidad, se debe
generar en un ambiente de trabajo en equipo, agilidad y calidad estando siempre enfocados en la
atención al cliente para que este se lleve una experiencia satisfactoria y siga recomendando y
frecuentando el lugar puesto que un cliente satisfecho traerá dos mas pero uno insatisfecho nos
podrá quitar cinco del lugar.
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 Desventajas: Al ser un trabajo basado en el servicio es importante contar con el numero
ademado de empleados para que así ningún cliente se quede sin atender, y al ser así mismo un
mercado tan competitivo debemos manejar un control de calidad excelente y una atención al
publico excepcional, en el área financiera contar con tecnología ademada y una persona que
tenga experticia en el cargo y valores innegociables
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 CUESTIONARIO

1. Cuáles de los siguientes factores afectan las estructuras de las organizaciones?

a) El temperamento de los funcionarios, la religión
b) El horario y el clima
c) El tamaño de la organización, las estrategias, mercados, entorno
d) Ninguna de las anteriores
2. Cuál de los siguientes términos se relacionan con el entorno organizacional?
a) División del trabajo, cadena de mando, jerarquización, amplitud del control
b) Rotación y traslación
c) Aceleración, peso, masa
d) Todas las anteriores
3. La organización mecanicista es de poca formalización, libre flujo de información y toma de
decisiones descentralizadas. (FALSO)

4. Las modernas estructuras administrativas necesitan ser altamente mecanicistas para ser
competitivas y cambiantes del entorno externo e interno de las organizaciones. (FALSO)

5. Las organizaciones deben organizarse en estructuras flexibles que les erita adaptarse de
forma rápida a los retos (VERDADERO)

6. El desafío para los directivos es diseñar una estructura de trabajo que permita a los
colaboradoras trabajar de forma eficiente y eficaz (VERDADERO)

7. Cuáles son los principales factores que afectan la estructura organizacional?

a) Estrategias definidas, tamaño de la organización, disponibilidad y uso de la tecnología.

b) Cambios del entorno, el mercado, grado de calificación.
c) Todas las anteriores.

8. Las líneas de autoridad o cadenas de mando, corresponde a:

d) La jerarquía administrativa, los niveles que se establecen en las organizaciones para

su administración y respectiva relación de autoridad.
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e) Se vincula a la jerarquía administrativa, se entiende como las relacionas de autoridad y
dependencia que se establecen para la relación entre los cargos de un nivel jerarquico.
f) Ninguna de las anteriores.
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 GLOSARIO

Antagonismo: Los subordinados pueden enfrentar a los jefes entre sí.

Suboptimización: Se produce cuando uno o varios de sus componentes dejan de contribuir
al propósito del sistema y en su lugar actúan buscando otro propósito o de forma
descontrolada.

Doble Subordinación: En la estructura horizontal, cada equipo debe tener un líder y, en
muchos casos, los miembros del equipo pueden provenir de otros departamentos regulares de
la organización. En este caso, cada miembro tiene dos jefes: el líder del equipo y el jefe del
departamento funcional, como ocurre en la organización matricial.

Aspecto Piramidal: A medida que se sube por los niveles de la jerarquía administrativa, se
reduce la cantidad de cargos u órganos.

Cooperación: supone sujetos múltiples que colaboran entre sí para lograr fines comunes. El
trabajo cooperativo no compite, sino que suma fuerzas hacia el objetivo.

Presupuesto: calculo anticipado del costo de una obra o servicio.

Rentabilidad: Relación existente entre los beneficios que proporciona una determinada
operación.

Ejecución: Realización de una acción, especialmente en cumplimiento de un proyecto.

Backorder: Falta de disponibilidad de un producto, ya sea por desabastecimiento o falta de
producción.

Eficacia: "Capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera, sin que priven para ello los
recursos o los medios empleados"

Eficiencia "Capacidad para lograr un fin empleando los mejores medios posibles". Aplicable
preferiblemente, salvo contadas excepciones a personas y de allí el término eficiente.

Filosofía Corporativa: Son los lineamientos a seguir de una empresa ayuda a la empresa a
desarrollar una cierta cultura, fortalece la relación entre los empleadores y los empleados.
También posiciona los valores de la empresa

Competitividad "la capacidad de una empresa u organización de cualquier tipo para
desarrollar y mantener unas ventajas comparativas que le permiten disfrutar y sostener una
posición destacada en el entorno socio económico en que actúan. Se entiende por ventaja
comparativa aquella habilidad, recurso, conocimiento, atributos, etc., de que dispone una
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empresa, de la que carecen sus competidores y que hace posible la obtención de unos
rendimientos superiores a estos”
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MAPAS CONCEPTUALES
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Referencia Bibliográfica


Libro Proceso Administrativo para las organizaciones del siglo XXI, C.Bernal – H.
Sierra – Ed. Pearson – Segunda edición.

Lecturas de Apoyo – CAMPUS UNIMINUTO

O4 de febrero de 2013.Recuperado el 14 de abril de

2015.http://www.gestiopolis.com/recursos4/docs/ger/estrorgorg.htm

Recuperado el 14 de abril de
2015.http://www.fcca.umich.mx/descargas/apuntes/Academia%20de%20Administracion/
Enfoque%20Integral%20de%20la%20Funci%C3%B3n%20Administrativa%20%20Orga
nizaci%C3%B3n%20AGUILERA%20AGUILERA.pdf
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Recuperado el 14 de abril de
2015.http://thesmadruga2.blogspot.com/2012/01/departamentalizacion.html
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Recuperado el 15 de abril de
2015.https://books.google.com.co/books?id=yly3Ak0GLykC&pg=PA166&lpg=PA166&
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%20organizacion%20mecanicista%20y%20organica%20administracion&f=false
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Recuperado el 15 de abril de
2015.https://jmraventos.wordpress.com/2013/02/04/lasuboptimizacion-sistemica-en-las-
organizaciones/
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Recuperado el 14 de abril de 2015. http://deconceptos.com/ciencias-
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30