QUE ES MEJORAR DE PROCESOS

Octubre 24, 2017José PachecoBPM

Antes de entender exactamente lo que es la mejora de procesos y cómo puede llevar

su empresa al siguiente nivel, es importante definir lo que es un proceso. Toda
organización tiene sus procesos. Podemos definirlos como una secuencia de
acciones y actividades llevadas a cabo, preferentemente, en el mismo
orden, involucrando un intercambio de información y de datos, conducidos por una
persona o un grupo.

En una empresa que vende muebles, por ejemplo, uno de los procesos es la compra,
que se inicia con la solicitud del cliente, pasa por el registro de la solicitud, el pago y
la entrega. Cada uno de estos pasos forma parte del proceso y lo compone,
envolviendo personas (vendedores, administradores) e información (precio, datos
del cliente). Esto es sólo un ejemplo de proceso.

El objetivo de todo trabajo de BPM es atentar para todas las tareas y etapas de los
procesos para que ocurran con eficacia y eficiencia a lo largo de toda la cadena
productiva de la empresa, proporcionando un mayor valor percibido por el cliente en
el momento de la entrega del producto o servicio.

Cuanto mayor sea ese valor, más el cliente estará dispuesto a pagar para
disfrutarlo. Y si los procesos de entrega son eficientes, sin desperdicios y con alta
productividad operacional, permitirán que la empresa logre un buen margen de
beneficio.

En este contexto, la mejora de procesos se convierte en una actividad muy

importante para lograr ese objetivo.

Vea también:

 Mejora de procesos – 7 pasos para llevar su empresa desde donde está a

donde usted quiere que vaya
 Para entender mejor, vea también los tipos de procesos de negocio .

Lo qué no es, la mejora de procesos

Para comprender mejor lo que es la mejora de procesos, podemos empezar
destacando algunos errores comunes de interpretación de sus objetivos.

Un trabajo eficiente de mejora de procesos NO tiene como objetivos:

  Diseñar diagramas muy complejos.
 Desarrollar sistemas nuevos.
 Sustituir las actividades humanas por la automatización.

Estos elementos pueden incluso aparecer durante la búsqueda de soluciones, pero el

verdadero objetivo de la mejora de procesos es que sean adecuados y capaces de
ofrecer el mejor resultado final al cliente, ya sea un servicio o producto, en particular
con respecto a la relación con este cliente.

De esta forma, se añade aún más valor a la entrega, al considerar una mejora,
también en el ámbito de las relaciones y no sólo en las características de los
productos y servicios.

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En resumen, podemos definir así lo que es la mejora de procesos:

Es el análisis del proceso actual para la detección de actividades que se pueden

mejorar, como ineficiencias y obstáculos, con el objetivo de definir sus metas y
objetivos, el flujo de trabajo, los controles y la integración con otros procesos, para
que contribuya de forma significativa en la entrega de valor al cliente final.

Para ello, se deben seguir algunos principios del diseño de este nuevo proceso.

Primer paso para entender qué es la mejora

de los procesos
El primer paso, y uno de los más importantes, es el análisis. ¿Cómo mejorar algo
que no comprendemos completamente? Antes de comenzar con una mejora de
procesos, es importante entender los procesos actuales y cómo funcionan, sin ningún
maquillaje o intento de engaño. Para ello, usted puede contar con un analista de
procesos – que es un profesional cada vez más solicitado por empresas grandes, y
que trabaja justamente en el análisis y mejora de los procesos empresariales. A
través del mapeo de procesos AS IS usted puede dibujar un gráfico del proceso y de
todas sus fases, para obtener una visión completa de lo que puede estar causando
retrasos, dónde hay obstáculos y cuáles son los puntos de mejora.

Es muy importante conversar con las personas involucradas en este

proyecto. Nadie mejor que quien trabaja diariamente con el proceso, para decirle
exactamente dónde están las dificultades.

Paso a paso para la mejora de procesos

Después del análisis por medio del mapeo, lo que se debe hacer es el modelado del
proceso. ¿Cómo debe suceder? ¿Cuál sería la mejor manera de realizar este proceso
para encontrar el mejor resultado, de la manera más rápida y utilizando menos
recursos? ¡Haga otro diagrama y comparta ideas con el equipo!

Vea también: Modelado de procesos.

Después de modelar, ¡es el momento de ejecutar! Poner en acción lo que se

discutió, con eficacia y con todos a bordo, es esencial para el éxito de la mejora
de procesos. Es durante la aplicación que usted podrá examinar si las ideas incluidas
funcionaron y si las mejoras van a tener éxito. Mejora continua. Seguramente usted
encontrará nuevos puntos de mejora y nuevos obstáculos. El proceso de mejorarlos
otra vez, se llama optimización, y no se debe omitir de ninguna manera.

Principios para el diseño de nuevos

procesos
Interacción entre clientes
Este principio establece que incluso si los procesos se vuelven extremadamente
eficientes, después de aplicar las mejoras, si la experiencia del cliente no
es satisfactoria, todo este trabajo se puede perder. Esto es lo que los vendedores
llaman “momentos de la verdad”: todos los puntos de contacto del cliente con
la organización deben proporcionar la mejor experiencia posible.
Actividades que agregan valor
Un principio clave y simple de entender: ¿la actividad analizada agrega algún valor
al servicio o producto? En caso afirmativo, debemos dedicar toda la atención para
que se realice de la mejor manera posible durante el proceso. En cuanto a las
actividades que no agregan valor, se deben eliminar del nuevo proceso.

Vea también: Definición de BPM: vea cómo agregar valor a su negocio

Disminución de las actividades propensas a causar

una falla en el proceso
Siempre que una actividad de riesgo forma parte del proceso, es necesario buscar
una manera de eliminarla o simplificar su ejecución. Generalmente, el uso de una
tecnología más adecuada es la solución a esta situación.

Primero rediseñe el proceso, después automatícelo

Aquí se debe tener cuidado para no pensar en mejoras de procesos enfocados
exclusivamente en la automatización. No siempre el reemplazo de las actividades
humanas, es la solución que traerá la mejora deseada para alcanzar los objetivos de
ese proceso.

Estandarización de procesos
Algunos procesos se repiten a lo largo de la cadena de valores. Si están bien
documentados y almacenados en una biblioteca de procesos, se puede tener acceso a
ellos y sus características. Por lo tanto, cuando se diseña un proceso intentando
hacer mejoras, es importante estandarizarlo, siempre que sea posible, en
componentes reutilizables para aportar agilidad de gestión para la empresa, además
de más facilidad para la integración entre los procesos.

Reglas del negocio

Son reglas simples que pueden facilitar mucho los procesos, evitando tareas largas y
procedimientos complejos que se pueden substituir por esas reglas. Un ejemplo
hipotético: los cheques de menos de $100,00 se pueden cobrar sin el análisis de la
firma. Al analizarse el proceso, se notó que sería más caro analizar todos, uno por
uno, que recibir un cheque devuelto por error de la firma eventualmente. La regla
del negocio trajo agilidad al proceso sin pérdida de valor. Y lo que es más: ¡mejoró
la experiencia del cliente! ¿Y qué es la mejora de procesos si no buscar la mejor
experiencia para el cliente, con eficiencia y eficacia?

Conformidad
La mayoría de los sectores tienen patrones de medición, procedimientos,
certificaciones y otros parámetros que son monitoreados por entidades de gobierno o
de clase. Es evidente que el proceso mejorado no puede escaparse a estas reglas.

Una cosa que la mejora de procesos no es, es un proceso finito. En realidad es un

proceso cíclico, pues cuanto más mejoramos, más vemos cómo ir adelante. Es
crucial que esto sea inculcado en la cultura de la empresa, ya que debe ser eterno y
constantemente aplicado.

Al final, ¿qué es la mejora de procesos? Podemos concluir que después del

análisis del proceso actual, debemos buscar un rediseño en el que las actividades que
no agregan valor o que implican grandes riesgos, se deben eliminar (o al menos
simplificarlas), siempre siguiendo las reglas normativas, intentando crear reglas de
negocios fáciles de implementar y patrones reutilizables, todo eso con el objetivo de
añadir más valor al producto o servicio y a la experiencia del cliente.

Vea también: Mejora continua – Conozca el método japonés y el método

americano

Una cosa que ayuda mucho en la implementación de la mejora de procesos y su

mentalidad, es el uso de un software confiable que ayude a los gerentes y a los
empleados a compartir información y estar seguros de que los datos están
actualizados. El software adecuado puede realizar hasta un análisis eficaz de los
procesos y asignarlos, modelarlos, optimizarlos y automatizarlos.

https://www.heflo.com/es/blog/bpm/que-es-mejora-de-procesos/