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Guide des bonnes pratique d’achats Inserm (Version 2) - Mars 2011 - Thierry VAES
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Délégation régionale Nord Ouest
Nord Pas de Calais - Basse Normandie
Haute Normandie - Picardie
Préambule
Ce guide précise quels sont les acteurs et les nouvelles règles applicables dans le
cadre de la déconcentration des achats à l’Inserm DR Nord-Ouest.
Grâce à ce nouveau contexte réglementaire, les achats peuvent être réalisés de façon
plus réactive et plus souple.
Ces évolutions, qui ont été apportées au code des marchés publics et à l’ordonnance,
impactent également les achats effectués par les laboratoires : c’est ainsi, par
exemple, que tous les achats inférieurs à 20 000 € HT, sont désormais libres, c'est-à-
dire qu’ils peuvent être passés sans obligation de publicité et de mise en concurrence.
L’achat constitue un enjeu économique majeur, tant pour ses laboratoires que pour le
secteur des PME technologiques dans lequel il intervient.
C’est pourquoi, il convient de s’inscrire dans la démarche permanente d’accroissement
de la simplification et de la réactivité de l’achat, en maintenant efficacité économique et
sécurité juridique.
Le guide des bonnes pratiques d’achats, prend donc en compte ces évolutions tout en
renouvelant les principes qui y étaient retenus :
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Par ailleurs, l’Inserm possède un outil (Portail Achats) qui permet de faciliter l’achat au
sein des unités de recherche.
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Sommaire
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Fiche 1
L'utilisateur/acheteur:
Fiche 2
Fiche 3
L'ordonnateur:
Fiche 4
Le pôle achat :
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Rôle :
Responsabilité :
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Il est PRM pour les besoins de fournitures et services réguliers d'un Groupe homogène
de Produits (GHP) et/ou ponctuels inférieurs ou égaux à 125 000 € HT (hors travaux).
Rôle de la PRM
La Personne Responsable des Marchés (PRM) est chargée de la mise en œuvre des
procédures de passation et d'exécution des marchés.
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Responsabilité de la PRM
La Personne Responsable des Marchés (PRM) doit veiller à respecter les principes de
la commande publique : liberté d'accès à la commande publique, égalité de traitement
des candidats, transparence des procédures.
Ces principes sont garants de l'efficacité des achats et de la bonne gestion des crédits.
De ce fait, la Personne Responsable des Marchés (PRM) doit pouvoir justifier d'une
mise en concurrence adaptée et du choix du fournisseur retenu.
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Fiche 3 : L'ordonnateur
Répartition des ordonnateurs :
Pour les achats jusqu'à 125 000 € HT (hors travaux) et lorsqu'ils bénéficient d'une
délégation de signature de l'ordonnateur secondaire, les directeurs d'unités gèrent :
Pour les montants supérieurs à 125 000 € HT, la demande d’achat est transmise à la
DR via SaFir pour validation.
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• Pascal MATHON
Responsable Achats - Marchés
Tél. : 03 20 29 93 74 pascal.mathon@inserm.fr
• Thierry VAES
Adjoint au Responsable Achats - Marchés
Tél. : 03 20 29 93 79 thierry.vaes@inserm.fr
Exemple : rédaction du cahier des charges, négocier avec les candidats, régler les
litiges avec les fournisseurs, faire évoluer les dispositions contractuelles, regrouper des
commandes …
Le pôle achat doit être saisi de toute question relative à la réglementation applicable aux
achats de l'Inserm dès lors qu'à l'occasion d'un achat ou de sa préparation, le directeur
d'unité en tant que Personne Responsable des Marchés ou l'acheteur identifie un risque,
ou s'interroge sur les dispositions applicables.
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Fiche 5
Évaluation et définition des besoins
Fiche 6
Publicité et mise en concurrence
Fiche 7
Négociation
Fiche 8
Choix de la meilleure offre
Fiche 9
Information aux fournisseurs non retenus
Fiche 10
Notification / Contractualisation
Fiche 11
Exécution
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Il s'agit d'achats effectués de manière récurrente ou habituelle, sans que puisse être a
priori limitée la durée du besoin (ex : papier pour impression, fourniture de bureau,
certains consommables de laboratoires : gants, blouses, consommables en plastique).
L'évaluation se fait en début d'année par famille Groupe homogène de Produits (GHP)
du référentiel achat. Exemple : 5101 Consommable pour culture cellulaire.
Cette évaluation peut s'obtenir par projection des dépenses de l'année précédente, par
famille, en tenant compte des évolutions prévisibles pour la nouvelle année. Par
principe, la durée prise en compte est l'année civile. Toutefois, le directeur d'unité peut
décider d'une durée supérieure, pour des raisons économiques ou d'opportunité. Dans
ce dernier cas, le montant du besoin régulier est le montant total, toutes années
confondues.
Exemples : tous les besoins s'inscrivant dans un projet d'organisation d'un colloque
(les travaux d'impression et de publication, la location de salle, la restauration,
l'hébergement).
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Exemples :
Plusieurs unités ou entités peuvent avoir des besoins communs (ex : fournitures de
bureaux, petits équipements de laboratoires…). Il peut alors s'avérer intéressant de
globaliser les achats pour obtenir de meilleures offres et/ou maintenir une cohérence
de service.
Les directeurs d'unité sont libres de décider de regrouper certains de leurs achats et,
ainsi, de ne passer qu'un seul marché pour l'ensemble des unités concernées.
Dès lors vous devez prendre contact avec le pôle achat de la DR pour mettre en
œuvre cette solution.
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Mise en concurrence
Acheteur Laboratoire
0 à 20 000 € H.T Facultatif 3 devis
Pôle Achat de la DR si contrat
Acheteur Laboratoire
Portail Achats Pôle Achat de la DR si contrat
20 000 à 125 000 € H.T Obligatoire
Inserm Documents adaptés (si
nécessaire)
JOUE +
Au dessus de 125 000 € Pôle Achat
Obligatoire Plateforme
H.T Procédures formalisées
dématérialisée
Avis de publicité :
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Les achats peuvent être réalisés directement auprès de l'Union des groupements
d'achats publics (UGAP) en lui adressant un bon de commande (cf. " www.ugap.fr/ ").
Les achats effectués auprès d'un fournisseur dit " Unique ".
Fournisseur exclusif :
Le fournisseur détient la vente exclusive d'un produit, matériel ou service. Dans ce cas,
il est nécessaire de demander au fournisseur de produire une attestation d'exclusivité.
Cette pièce est à conserver au sein de l’unité de recherche puis à archiver.
Par exemple : dans le cadre d'une mission de recherche, pour des produits chimiques
ou biologiques, pour certains gaz, pour des matériels brevetés, pour certains services
de maintenance, etc…
Commande complémentaire :
Commande effectuée à titre accessoire auprès du fournisseur initial. Elle est destinée
soit:
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Fiche 7 : La Négociation
La négociation ne s'établit qu'avec le ou les fournisseurs ayant bien répondu au
besoin.
Objectifs :
Une négociation " acheteur gagnant / fournisseur gagnant " n'est pas un simple
marchandage " acheteur gagnant / fournisseur perdant ".
Contraintes :
A ce titre, il doit :
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uniquement à partir du critère " prix ", pour des achats très standard par
exemple.
Au vu des offres reçues, La Personne Responsable des Marchés (PRM) effectue son
choix et le consigner par écrit.
Pour ce faire, il lui est conseillé d'utiliser le " formulaire de justification du choix " pour
tout besoin d'un montant supérieur ou égal à 20 000 €HT.
Ce formulaire doit être numéroté pour être rappelé lors des commandes successives.
L'archivage des documents relatifs à l'achat permet de justifier ultérieurement les choix
effectués, notamment en cas d'audit externe.
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Documents publicitaires
5 ans à compter de la
émanant des fournisseurs non- Plaquettes, etc.
contractualisation
retenus
Documents à caractère
5 ans à compter de la
contractuel émanant des devis, lettre, etc
contractualisation
fournisseurs non retenus
copie de la publicité,
Documents contractuels 10 ans à compter de la
formulaire du choix de
émanant de l’Inserm contractualisation
l’offre, etc
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Les fournisseurs non retenus doivent être avertis du rejet de leur offre pour toutes les
commandes.
Elle doit être faite avant toute notification (signature et l'envoi du bon de commande ou
du contrat spécifique), afin de leur permettre de connaître les motifs du rejet.
Aucune information, sans exception, ne peut être divulguée (pas de nom, montant,
information technique, etc.).
Tout renseignement est communicable, sauf s'il porte atteinte au secret industriel,
commercial et financier du fournisseur retenu.
le nom,
le montant global,
les avantages de la solution retenue par rapport à son offre.
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Pour tout achat simple, le contrat est constitué du bon de commande SAFIr, des
conditions générales d'achat Inserm y figurant et du devis ou de l'offre du fournisseur
retenu.
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Fiche 11 : L’exécution
Le rôle de l’unité de recherche
Concrètement :
dans le cas d'un achat de fournitures : une fois la livraison faite (bordereau)
réception dans SaFir et pour les achats supérieurs à 1 600 €HT : PV de
réception à transmettre au Gestionnaire Polyvalent d’Unité (GPU).
dans le cas d'une prestation de service : une fois l'intervention faite (attestation
du service fait par le prestataire) : réception dans SaFir.
Le rôle de la DR
Les GPU conseillent les unités de recherches pour le suivi des bons de commande et
des crédits disponibles.
Les factures reçues au sein des laboratoires doivent être transmises dans les
meilleurs délais à la DR.
Rappel : le non-respect des délais de paiement fait courir des intérêts moratoires
à la charge de l’Inserm et des unités de recherche.
Pôle-achats :
Les difficultés rencontrées lors de l'exécution des marchés doivent également être
remontées à la DR. Si le fournisseur ne parvient pas à répondre à l'attente de l'Inserm,
la traçabilité des problèmes liés à l'exécution des marchés permet d'écarter un
candidat qui n'a pas donné satisfaction.
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Fiche 12
Les 9 questions à se poser pour tout achat
Fiche 13
Apporter la preuve du respect des principes de la commande publique
Fiche 14
Optimiser ses achats
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• Pascal MATHON
Responsable Achats - Marchés
Tél. : 03 20 29 93 74 pascal.mathon@inserm.fr
• Thierry VAES
Adjoint au Responsable Achats - Marchés
Tél. : 03 20 29 93 79 thierry.vaes@inserm.fr
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Pour améliorer l'efficacité économique des achats, il est possible d'agir sur :
les coûts de traitement des commandes, tant a l’Inserm que chez les fournisseurs ;
l'offre globale des fournisseurs en termes de qualité, de délais et de coûts.
Pour être efficace, la stratégie d'achat ne doit porter que sur les achats représentant un chiffre
d'affaires significatif pour l'unité. Il convient donc d'identifier les familles stratégiques sur
lesquelles des économies substantielles peuvent être réalisées. On constate en effet
qu'environ 80 % des dépenses sont concentrées sur environ 20 % des familles d'achat : c'est
principalement sur ces 20 % que doit porter la stratégie d'achat.
Pour établir la cartographie des achats de l'unité, il faut rechercher les achats fréquents, d'un
coût élevé, relevant d'une même famille de besoins. Il est donc conseillé de connaître le chiffre
d'achats annuel de l'unité réalisé pour chaque groupe homogène de produit (GHP).
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Pour obtenir une offre satisfaisante, il faut au préalable avoir défini précisément le besoin. La
PRM doit effectuer une « analyse fonctionnelle » de son besoin, c'est à-dire qu'elle décrit ce
besoin de façon exhaustive, en termes d'objectifs ou de performance.
Cette analyse permet d'éviter un achat de sur-qualité (trop onéreux et inutile) ou de sous-qualité
(pouvant nécessiter une nouvelle commande).
Un « bon achat » permet, en outre, une meilleure gestion des coûts directs (exemple :
mutualiser l'achat de fournitures de bureau diminue leur coût global) et des
coûts indirects (par exemple, rationaliser les factures diminue le nombre de factures à traiter en
interne).
Cette analyse permet enfin de « résister » aux commerciaux qui peuvent inciter à souscrire à
des achats qui ne correspondent pas exactement aux besoins du laboratoire et qui restent,
sans négociation, à un coût élevé.
réaliser des mises en concurrence sur des volumes de besoins plus importants, et donc
de bénéficier de prix plus avantageux.
De plus, l'identification des produits standard pouvant répondre aux besoins de l'unité, permet
une meilleure adéquation de la demande à l'offre disponible sur le marché (consultation de
catalogues, bonne connaissance du marché) et élargit ainsi la concurrence.
La globalisation consiste à prévoir les besoins sur une période pluriannuelle, afin de jouer,
d'une part, sur l'effet de volume des commandes et, d'autre part, de sécuriser
l'approvisionnement sur la durée prévue d'un projet en évitant les risques de rupture (arrêt de
fabrication, par exemple).
La durée d'un marché se définit toujours par rapport au secteur économique concerné (excepté
pour les marchés à bons de commande et les accords-cadres dont la durée ne peut, en
principe, dépasser 4 ans).
Cette pratique est à différencier du regroupement des bons de commande qui vise uniquement
à réduire les coûts liés à leur traitement (cf. Point 14.7), mais est liée, en revanche, à la
standardisation des besoins d'achats (cf. Point 14.4)
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Pour toute demande de conseil, n'hésitez pas à consulter le pôle achats de la Délégation
Régionale.
Une fois un marché à bons de commande attribué (exemple : fournitures de bureau), il est utile,
pour un fournisseur donné, sur un même bon de commande, de regrouper les demandes
d'achats de différents demandeurs au sein de l'unité et/ou de les regrouper dans le temps
(exemple : 1 à 2 fois par semaine).
Ce regroupement diminue les coûts de gestion liés au traitement des commandes et des
factures. Il ressort, en effet, d'une étude menée par le ministère des finances que le traitement
d'une commande (commande proprement dite et exécution du paiement) génère un coût fixe de
l'ordre de 75 €. Ainsi, le montant de la facture doit être au moins de 1 500 € pour que le coût
complet du traitement de la commande représente moins de 5 % du montant de la dépense.
Parallèlement, les commandes de faible montant génèrent des frais de traitement importants
pour les fournisseurs, qui sont naturellement répercutés sur le client (tarification plus élevée,
application de frais de port ou de frais de gestion).
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Partie Administrative
1) Contexte
Généralités
Acteurs concernés
Contraintes
Marché
Règlement, sécurité
Financier
Quelle est la fourchette de prix que vous avez prévus pour cet achat ?
Pouvez vous préciser le financement de cet achat ?
A votre avis, cet achats nécessite t-il un montage financier (convention de
financement, subvention, etc.) ?
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2) Fonctionnalité
Découpage
Partie Technique
1 Contexte
Finalité de l’étude
Contraintes
Environnement
Performance technique
Existant
2 Fonctionnalité
Objectifs fonctionnels
Performance
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3 Autres
Planning
Formation
Maintenance
Service après-vente
Garantie
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LEXIQUE
Accord-cadre :
Contrat liant l’Inserm à un ou plusieurs fournisseurs sur une période définie. Une remise en
compétition ultérieure, précisant le besoin, détermine l’entreprise qui signe le marché
subséquent.
Besoin ponctuel :
Besoin ne survenant pas de manière continue ou habituelle (exemple : achat d’un équipement :
imprimante ; appareil scientifique). Il est assimilé à une unité fonctionnelle.
Besoin régulier :
Besoin survenant de manière continue ou habituelle sans limitation a priori de la durée du
besoin (exemple : papier d’impression ; électricité ; certains consommables de laboratoire -
gants, blouses, consommables en plastique, etc. - service de nettoyage ; maintenance).
Bon de commande :
Document adressé à un fournisseur pour l’achat de fournitures, prestations ou travaux. Il
constitue un engagement juridique et financier de l’Inserm.
BOAMP :
Bulletin Officiel des Annonces des Marchés Publics. La publication sur ce support, bien
qu’onéreuse, est efficace, car bien connue des fournisseurs du secteur public.
CMP :
Code des Marchés Publics, réglementation ne s’appliquant plus aux achats des unités.
Contrat :
Convention faisant naître des droits et obligations entre l’Inserm et le fournisseur.
Contractualisation :
Modalités qui donnent naissance à un contrat, par l’envoi au fournisseur d’un bon de
commande signé ou d’un contrat spécifique signé. Elle est également appelée notification.
JOUE :
Journal Officiel de l’Union Européenne. Ce support est bien connu des grands fournisseurs du
secteur public. La publication est gratuite.
Marché :
Contrat conclu à titre onéreux (dès le 1er centime d’euro) entre l’Inserm et un fournisseur pour
répondre à ses besoins en matière de travaux, de fournitures ou de services.
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Marché formalisé :
Marché ayant fait l’objet de procédures de publicité et de mise en concurrence spécifiquement
définies par la réglementation (exemple : appel d’offres).
Notification :
C’est porter à la connaissance de l’intéressé ou son représentant dans les formes légales.
Offre préférentielle :
Proposition commerciale d'un fournisseur sur son catalogue à des prix et services avantageux.
Lorsqu’elle est nationale, et ou régionale elle profite à tous les laboratoires de la Délégation
Régionale. Elle n’est pas un marché, car l’Inserm ne s’engage pas et le fournisseur n’a aucun
droit d’exclusivité.
Ordonnance :
Réglementation à laquelle sont soumis les achats des unités (c’est-à-dire l’ordonnance du
06/06/2005 et ses deux décrets du 30/12/2005 et 25/04/2007). Elle remplace le CMP pour ces
achats.
Ordonnateur secondaire :
Qualité accordée aux délégués régionaux pour engager, liquider et ordonnancer les dépenses
de l’Inserm.
L’ordonnateur secondaire peut déléguer sa signature aux directeurs d’unité jusqu’à un certain
montant.
Pouvoir adjudicateur :
Personne juridique qui passe des marchés soumis aux directives communautaires. L’Inserm en
est un.
Publicité :
Action d’information destinée à assurer la liberté d’accès des fournisseurs à la commande
publique et la transparence des procédures d’achat. Pour les petits achats, la demande de
devis à quelques fournisseurs est suffisante ; pour les autres, un avis de publicité peut ou
doit s’effectuer sur le portail Achats de l’Inserm. Le support de publicité doit être pertinent par
rapport au secteur économique concerné.
Seuil :
Montant auquel est comparé une dépense prévisionnelle correspondant à un besoin pour
déterminer la procédure d’achat à mettre en œuvre.
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