GESTIÓN DE SEGURIDAD, SALUD OCUPACIONAL,

m
MEDIO AMBIENTE Y CALIDAD (HSEQ)
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
Código: PR-LOG-001 Revisión: 00 Fecha: 05/01/2018 Página: 1 de 9

PROCEDIMIENTO PR-LOG-001
COMPRAS

Nombre: Cargo: Fecha: Firma:

Elaborado por:
JAVIER
JEFE DE HSEQ 0/01/2018
ORTIZ VARGAS

Revisado por:
ANGELINA GERENTE
04/01/2018
ORTIZ VARGAS ADMINISTRATIVO

Aprobado por:
NELSON
GERENTE GENERAL 05/01/2018
HERNÁNDEZ VÁSQUEZ

DAYANNA INGENIEROS S.R.L. 1

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NTO PR-LG-001
CO CONTROL DE CAMBIOS
REVISIÓN FECHA DESCRIPCION

00 10/01/2017 Aprobación de procedimiento elaborado.

01 05/01/2018 Actualización y aprobación de la primera revisión del procedimiento.

MPRAS

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1. OBJETIVO

Describir de manera ordenada las acciones necesarias a realizar en la compra de bienes y

servicios necesarios para el desarrollo de las actividades de DAYANNA INGENIEROS SRL
estableciendo criterios razonables que conduzcan al orden y control del proceso de compras
de bienes y servicios, además de proporcionar los lineamientos que en esta materia deban
considerarse, sirviendo como consulta a quienes laboran en el área y demás personas que por
algún motivo necesiten conocer sobre las compras en DAYANNA INGENIEROS SRL.

2. ALCANCE

Involucra a toda la “DAYANNA INGENIEROS SRL”, a los usuarios internos que requieran de
algún bien o servicio.

3. RESPONSABILIDADES

3.1. Supervisor de Operaciones y Mantenimiento

Responsable del registro y trámite documentario de compras.
Responsable de recoger los repuestos, de compras directas y envío de provincias.
Responsable de la compra de repuestos automotrices

3.2. Gerente Administrativo

Responsable de la disposición de fondos, aprobación de los presupuestos y órdenes de
compra, según las escalas establecidas.

3.3. Almacén.-
Responsable de revisar el stock según el pedido del usuario y retransmitir el
requerimiento.
Responsable de planificar, organizar, ejecutar y controlar las actividades de compras.

3.4. Usuarios.-
Solicitantes de compra de algún bien o servicio, son responsables por la requisición del
bien específico.

4. REFERENCIAS

4.1. ISO 9001.

4.2. Manual de Calidad

5. DEFINICIONES

5.1. Requerimiento: Es la solicitud de un bien o un servicio, hecho a Gerencia de Operaciones

5.2. Orden de compra: Es un documento que emite el comprador para pedir mercaderías al
vendedor, indicando cantidad, detalle, precio, condiciones de pago entre otros detalles que
se considere pertinente.

5.3. Cuadro comparativo: Documento en que se plasma las condiciones comerciales de los
proveedores consultados, respecto a un bien o servicio.

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5.4. Stock: Cantidad de mercadería o artículos disponibles en el almacén para ser usado a su
requerimiento.

5.5. Tiempo de respuesta: Ciclo o periodo de tiempo que transcurre desde que se hizo el
requerimiento del bien, hasta su entrega al usuario o solicitante.

5.6. Cotización: Es el documento que emite el proveedor dando a conocer su propuesta y

condiciones comerciales de determinado producto o servicio. Además sirve como
elemento de negociación.

5.7. Negociación: Proceso mediante el cual el comprador y el vendedor de una empresa tratan
un asunto determinado, como la compra de un bien o servicio. Plantean puntos de vista,
acercan posiciones y tratan de llegar a un acuerdo beneficioso para ambos.

5.8. Ciclo de la orden: El tiempo y proceso involucrados desde la colocación de una orden al
recibo del embarque.

5.9. Usuario: Persona que utilizará el bien solicitado.

5.10. Comprador: Persona encargada de ejecutar las compras dentro de las funciones que le
fueron asignadas.

6. DESPLIEGUE:

Descripción Responsable Registro

6.1 Recepción de Requerimiento

6.1.1 Área de Mantenimiento

6.1.1.1 El Supervisor de Operaciones y Requerimiento de

Mantenimiento recibe del almacén el Compras
requerimiento de materiales, vía correo Supervisor de Operaciones y
electrónico y en el F-LOG-003 Mantenimiento
“Requerimiento de Compras”, llenado con
la información básica obligatoria:
 Área del solicitante.
 Responsable del área.
 Fecha de pedido.
 Ítem.
 Descripción.
 Cantidad.
 Unidad de medida.
 Centro de Costo.
 Sede

6.1.1.2 El Gerente Administrativo revisa el

formato y considera válido el pedido si los
espacios han sido llenados correctamente. Gerente Administrativo
En caso contario devuelve al requirente y por
el mismo medio el referido formato haciendo
notar la falta.

6.1.1.3 El Supervisor de Operaciones y Supervisor de Operaciones y Control de Pedidos

Mantenimiento registra el pedido en el Mantenimiento
formato “Control de Pedidos” a efectos de
monitorear y controlar el flujo de los mismos.

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6.1.1.4 El Supervisor de Mantenimiento y Supervisor de Mantenimiento y

Seguridad se encarga de canalizar pedidos Seguridad
de compra de repuestos, accesorios y demás
partes para vehículos de Lima y provincias.
No se aceptan pedidos directos.

6.1.2 OTRAS AREAS

6.1.2.1 Gerente de Área hace uso del Supervisor de Operaciones y Requerimiento de

formato F-LOG-003 “Requerimiento de Mantenimiento Compras
Compras”, para hacer el requerimiento de
compra respectivo. Considerando los detalle
enunciados en el párrafo uno (1) del
requerimiento del área de Mantenimiento.

6.1.2.2 El Supervisor de Operaciones y Supervisor de Operaciones y

Mantenimiento y compradores siguen los Mantenimiento
pasos 2,3 y 4 del procedimiento para el área
de Mantenimiento.

6.2 Cotización

El comprador asignado ubica las fuentes de Comprador asignado

abastecimiento. Determinando primero si la
compra es repetitiva o por vez primera. Para
ello hace uso de la base de datos existente.
Para ubicar a los proveedores posibles el
comprador hace uso de Catálogos, bases de
datos, Guías especializadas o referencias.

6.2.1 Compra Repetitiva

6.2.1.1 Si la compra es repetitiva, el Comprador asignado

comprador pide al proveedor actualización
de cotización y disponibilidad del producto,
teniendo en cuenta, siempre, que se
respeten los acuerdos vigentes en lo referido
a condiciones de pago y tiempos de entrega.

6.2.1.2 El comprador informa al Supervisor

de Operaciones y Mantenimiento sobre la
viabilidad de esta compra. Comprador asignado

6.2.2 Compra por Primera Vez

6.2.2.1 Si la compra es por primera vez. El Comprador asignado

comprador debe ubicar tres proveedores que
posean el producto, hacer una pre o
evaluación de la empresa: formalidad,
vigencia y solvencia; para luego pedir la
cotización respectiva.

6.2.2.2 El comprador en todo momento debe

negociar las mejores condiciones. Estas

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deben estar plasmadas en las cotizaciones Comprador asignado

que luego son trasladados al cuadro
comparativo que es presentado al Supervisor
de Operaciones y Mantenimiento .

6.2.2.3 El Supervisor de Operaciones y

Mantenimiento evalúa el cuadro comparativo
y de ser necesario hace los comentarios
pertinentes a las jefaturas solicitantes para
confirmación y Visto Bueno de lo requerido. Supervisor de Operaciones y
Además, solicitando autorización de compra Mantenimiento
teniendo en cuenta los niveles aprobación.

6.2.3 Niveles de Aprobación

Supervisor de Gerente Administrativo

0 – S/.100 Operaciones y Gerente General
Mantenimiento
Almacén/Gerente
S/100 a + Administrativo
$4000 a + Gerente General

6.3 Orden de compra

6.3.1 El Supervisor de Operaciones y Orden de Compra

Mantenimiento ordena al comprador genere Supervisor de Operaciones y
la orden respectiva, considerando al Mantenimiento
proveedor que tiene las mejores condiciones.

6.3.2 El comprador al momento de generar la

Orden de Compra se asegura que en la Orden de Compra
misma figuren los acuerdos convenidos con
el proveedor de manera que no haya duda en Comprador asignado
ningún aspecto.

6.3.3 El comprador transmite la Orden de

Compra vía correo electrónico o fax y pide Orden de Compra
confirmación de su llegada y conformidad de
la misma. Nunca debe caer en supuestos o
sobrentendidos. Comprador asignado
Seguimiento

- El Supervisor de Almacen hace el

seguimiento de la orden, pidiendo Comprador asignado
información o haciendo las coordinaciones
con el proveedor y el almacén sobre la
llegada del bien.

Tiene en cuenta:

 Despacho de los almacenes de los Orden de Compra

proveedores
 Tiempo de tránsito.
 Posibles problemas o tardanzas en la
llegada de los productos. Comprador asignado
 Coordinar e informara de posibles
dificultades eventuales a los usuarios.

-El comprador comunicará oportunamente al

almacén sobre la llegada de producto de
manera que pueda estar preparado y
programado para recibirlo. Para el efecto

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envía vía correo copia de la Orden de

Compra F-LOG-005.

-El ciclo culmina cundo el bien llega al

almacén y este da conformidad de la
coincidencia entre lo pedido y lo recibido.

6.4 Productos en Consignación

6.4.1 El Supervisor de Operaciones y Supervisor de Operaciones y

Mantenimiento gestiona para que el Mantenimiento
proveedor otorgue en consignación
determinada cantidad de artículos en
determinada línea que considere necesario
para no quedar desabastecido.

6.4.2 El Supervisor de Operaciones y

Mantenimiento en coordinación con el
responsable del almacén y usuario
determinan la cantidad optima a pedir. Supervisor de Operaciones y
Mantenimiento /Supervisor de
6.4.3 El Supervisor de Operaciones y Almacén/Usuario
Mantenimiento en coordinación con el
proveedor convienen en seguir los siguientes
pasos:

 Proveedor envía pedido inicial o de

reposesión con la guía de remisión.
 Proveedor realiza el corte en la fecha
convenida, haciendo un inventario de Supervisor de Operaciones y
situación a esa fecha, en la que se Mantenimiento /Proveedor
determina la cantidad consumida.
 Proveedor emite informe de la cantidad
consumida.
 El auxiliar de almacén verifica la cantidad
consumida e informa a Supervisor de
Operaciones y Mantenimiento.
 Supervisor de Operaciones y
Mantenimiento verifica la información y
solicita al comprador generar la orden de
compra respectiva.
 Proveedor envía factura respectiva.

6.4.4 Los cortes se realizan los día 25 de

cada mes.

6.5 Verificación de Productos y Servicios

Comprados

6.5.1 El Supervisor de Almacén recibe el Supervisor de Almacén

producto y en presencia del proveedor (de
preferencia) o transportista, se toman las
muestras al azar, si la cantidad del pedido lo
amerita. De lo contrario la inspección será
sobre el producto único.

6.5.2 El Supervisor de Operaciones y

Mantenimiento hace el muestreo aleatorio

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simple (azar), en función al artículo o bien, Supervisor de Operaciones y

teniendo en cuenta la cantidad adquirida Mantenimiento
(población o universo).Y comunica al
responsable del almacén para que llegado el
producto proceda con evaluar la muestra.

6.5.3 La responsabilidad de la inspección

generalmente recae en el encargado de
Almacén, salvo que se determine a otra
persona por alguna razón justificada. Ella
bajo criterio selecciona la muestra, teniendo
en cuenta la cantidad que la conforma,
previamente establecido. De ser necesario
se pedirá la asistencia de un especialista
(mecánico, electricista, soldadores, etc.)
cuando se requiera su opinión.

6.5.4 El “evaluador” aplica el formato Pauta

de inspección de Recepcion adquiridos, el
mismo que firma al final.

6.5.5 Si no existe observación alguna, el

“evaluador” registra y archiva el formato.

6.5.6 Si existe alguna observación, el Pauta de inspección de

“evaluador” hace conocer al Gerente Recepción
Administrativo para que haga el reclamo
respectivo al proveedor.

6.5.7 Para los servicios, el usuario final dará

conformidad del mismo con su sello
respectivo en el Comprobante de Pago del
mismo.

6.6 Compras por Caja Chica

6.6.1 Las compras por caja chica se lleva

cabo por emergencias, urgencias y siempre
en cuando los montos no superen los S/.
500.00 por compra usando el formato de F-
LOG-004 “Hoja de Liquidación”.

6.6.2 El Supervisor de Operaciones y

Mantenimiento posee un fondo de S/. 100.00
reembolsable para manejo de compra de las
operaciones de DAYANNA INGENIEROS
SRL.
En caso exceda el monto solicita a Almacén
u Gerente Administrativo.

6.6.4 Las compras de esta naturaleza en su

mayoría lo efectúa el Supervisor de
Operaciones y Mantenimiento de manera Supervisor de Operaciones y
directa movilizándose para ello en una Mantenimiento
unidad camioneta 4 x 4 Pickup

6.6.5 El Jefe de Tesorería, facturación y

cobranza otorga el dinero al Asistente previa
proforma o valorización del bien. Supervisor de Operaciones y
Mantenimiento
6.6.6 El asistente se responsabiliza de
comprar el bien de acuerdo a las

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especificaciones coordinadas con los

encargados de mantenimiento.
Supervisor de Operaciones y
6.6.7 Hecha la compra entrega el bien y el Mantenimiento
comprobante al Supervisor de Almacén.

6.6.8 Además del Supervisor de Almacén, el

Supervisor de Mantenimiento y Seguridad
debe sellar la factura dando conformidad.

6.6.9 El Supervisor de Operaciones y

Mantenimiento presenta liquidación en Supervisor de Mantenimiento y
formato respectivo para su rembolso a Caja Seguridad
chica Central.

6.6.10 En caso de útiles de oficina la

coordinación se realiza directamente por el Supervisor de Operaciones y
Jefe de tesorería, Facturación y cobranza Mantenimiento
siguiendo las pautas del punto 6.1.2. Los
Requerimientos se realizarán los fines de
semana.

7. REGISTROS

CÓDIGO DOCUMENTO
F-LOG-003 “Registro de Proveedores”
F-LOG-004 “Hoja de Liquidación”
F-LOG-005 “Orden de Compra”

8. ANEXOS

Ninguno.

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