MATRIZ DE COMUNICACIONES PARA EL SGA

¿CON QUE
¿QUE SE VA A ¿QUIEN A QUIEN SE ¿CÓMO SE
FRECUENCIA SE VA A
COMUNICAR COMUNICA? COMUNICA COMUNICA?
COMUNICAR?

Carteleras
informativas
Politica, metas y Gerente General Anual o cada vez que
Coordinador del SGA A todo el personal Pagina web de la
objetivos del SGA se modifique fundación
Inducciones

Gerente General Presentación de

Revisión Ambiental Coordinador del SGA Cordinadores de Anual informe en una
Inicial cada área reunión

docmuento digital o
Semestral o escrito. A través de
Requisitos legales A todo el personal Cada vez que se reuniones o
Ambientales aplicables Coordinador del SGA Partes interesadas actualice o haya procesos de
para la organización que lo soliciten cambios en la inducción o
legislación vigente capacitación.

Permanentemente, o Capacitaciones,
Programas de acuerdo al
Coordinador del SGA A todo el personal inducciones y
Ambientales cronograma de reinducciones.
capacitaciones

Folletos
Procesos de
Controles Coordinador del SGA A todo el personal Permanente Inducción,
operacionales reinducción y
capacitaciones.

A través de
Resultados de Gerente General Coordinador del SGA Anual documento escrito y
evaluación del SGA reuniones

Informe de avances y Coordinador del SGA A todo el personal Carteleras

Partes interesadas Semestral informativas,
desemepeño del SGA que lo soliciten reuniones.
 A través de
documento escrito
Anual Correo electronico
Gerente General
Plan de trabajo anual Coordinador del SGA A todo el personal Inducciones y En reuniones,
reinducciones procesos de
inducción y
reinducción

Anual
Cuando ingrese Cartelera
Aspectos e impactos personal nuevo o informativa. Proceso
ambientales A todo el personal
identificados para la Coordinador del SGA visitantes a la de Induccion,
fundación o la Matriz reinducción y
fundación de A e IA se capacitaciones.
modifique

Anual
Cada vez que se A través de los
Responsabilidaes, modifiquen las procesos de
funciones, y autoridad Coordinador del SGA A todo el personal existentes o se inducción,
ante el SGA definan nuevas reinducción y
responsabilidades o capacitaciones
funciones

Carteleras
informativas, tips
ambientales en las
Acciones control, Permanente o cada diferentes área de
mitigación y trabajo o correo
Coordinador del SGA A todo el personal vez que la matriz de A
prevencion de electronico
e IA se modifique
impactoas ambientales Procesos de
inducción
reinducción y
capacitación

Carteleras
Mecanismos de A todo el personal Semestral informativas,
participación y Coordinador del SGA Partes interesadas Inducciones y folletos, información
consulta en temas de externas Reinducciones por correo
GA electronico

Carteleras
Programación de Coordinador del SGA A todo el personal Semestral informativas , correo
capacitaciones electronico

Cada vez que se

Respuesta a queja, Correspondencia
requiera contestar
reclamos, solicitudes y Gerente General, Partes interesadas externa, correos
alguna solicitud de
sugerencias a partes Coordinador del SGA externas electronicos,
partes interesadas
interesadas externas atención al cliente
externas
 Plan de auditorias Coordinador del SGA A todo el personal Semestral Cartelera iformativa
internas

Despues de cada Informe escrtito

Informe de auditorias Coordinador del SGA A todo el personal auditoria cartelera informativa
Vigencia: Oct 2015-Oct 2016
Versión: 01
Código: SGA-MC
Elaboró: Gina Barrrera
Natalia Monroy

REGISTRO

Documento de la politica, objetivos

y metas firmado y aprobado por
gerencia

Acta de reunión

Matriz legal actualizada.

Documento de programas
Ambientales
Registro e asistencia a
capacitaciones, inducciones y
reinducciones

Documento impreso o digital de los

controloes operacionales

Informe escrito aprobado y firado

por gerencia.
Registro e asistencia a reuniones.

Informe escrito.
Registro e asistencia a reuniones.
Documento impreso o digital del
Plan de trbajo Anual

Revisión Ambiental Inicial

Matriz de Aspectos e Impactos
Ambientales

Matriz y manual de funciones

responsabilidaes y autoridades
actualizado

Programas de Gestión Ambiental

Controles operacionales

Documento del SGA

Programa y cronograma de
capacitaciones

Carta o informe escrito

 Documnto impreso o digital

Formato para informe de auditorias

internas
 MATRIZ DE COMUNICACIONES PARA EL SGSST

¿QUIEN A QUIEN SE
¿QUE SE VA A COMUNICAR COMUNICA? COMUNICA

Política, metas y objetivos del G.G A todo el personal

SGSST

Resultados de evaluación del Jefe de Seguridad y

G .G
SGSST Salud

A todo el personal
Informe de avances y desempeño JSST Partes interesadas
del SGSST que lo soliciten

G.G
Plan de trabajo anual A todo el personal

Peligros y riesgos laborales A todo el personal

JSST
identificados para la fundación

Acciones preventivas y correctivas

para riesgos, accidentes y JSST A todo el personal
enfermedades laborales

A todo el personal
Requisitos legales de SST JSST Partes interesadas
aplicables para la organización que lo soliciten

A todo el personal
Mecanismos de participación y JSST Partes interesadas
consulta en temas de S ST externas

Programación de capacitaciones JSST A todo el personal

Programación de los exámenes JSST A todo el personal

periódicos ocupacionales

Controles operacionales JSST A todo el personal

Respuesta a queja, reclamos, G.G Partes interesadas

solicitudes y sugerencias a partes externas
interesadas externas
 Plan de emergencias JSST A todo el personal

Plan de auditorias internas JSST A todo el personal

informe de auditorias JSST A todo el personal

*G.G = Gerente general
*JSST = Jefe de Seguridad y Trabajo
 Codigo: ss-MC-01-2016
Versión: 01
MATRIZ DE COMUNICACIONES PARA EL SGSST
Pagina: 21 de 21
Fecha: 08 de Enero del 2017
¿CON QUE FRECUENCIA SE VA A ¿CÓMO SE COMUNICA? REGISTRO
COMUNICAR?

Carteleras informativas Documento de la política, objetivos y

Anual o cada vez que se modifique Pagina web de la fundación metas firmado y aprobado por
Inducciones gerencia

Informe escrito aprobado y firmado

Anual A través de documento escrito y por gerencia.
Inducciones y reinducciones reuniones Registro e asistencia a reuniones.

Informe escrito.
Semestral Carteleras informativas, reuniones. Registro e asistencia a reuniones.

A través de documento escrito

Anual Documento impreso o digital del Plan
Correo electrónico En reuniones,
Inducciones y reinducciones de trabajo Anual
procesos de inducción y reinducción

Anual
Cuando ingrese personal nuevo o visitantes Cartelera informativa. Proceso de Diagnostico Inicial de SST
a la fundación o la Matriz de riesgos se Inducción, reinducción y capacitaciones. Matriz de peligros y riesgos laborales
modifique

Carteleras informativas en las diferentes Programas de SST

Permanente o cada vez que el panorama área de trabajo Reglamento de Higiene y seguridad
de riesgos se modifique Procesos de inducción reinducción y Industrial
capacitación

Semestral o documento digital o escrito. A través de Matriz legal actualizada.

Cada vez que se actualice o haya cambios reuniones o procesos de inducción o
en la legislación vigente capacitación.

Semestral Carteleras informativas, folletos, Documento del SGSST

Inducciones y Reinducciones información por correo electrónico

Carteleras informativas , correo Programa y cronograma de

Semestral electrónico capacitaciones
Carteleras informativas, correo Cronograma de exámenes periódicos
Anual electrónico ocupacionales
Folletos Documento impreso o digital de los
Permanente Procesos de Inducción, reinducción y controles operacionales
capacitaciones.

Cada vez que se requiera contestar alguna Correspondencia externa Carta o informe escrito
solicitud de partes interesadas externas
 Anual
A solicitud de partes interesadas o al
ingreso de personal nuevo o visitantes
Semestral
Después de cada auditoria
*G.G = Gerente general
*JSST = Jefe de Seguridad y Trabajo
Capacitaciones, inducciones y
reinducciones, Carteleras informativas,
folletos
Cartelera informativa
Informe escrito
cartelera informativa
Documento impreso o digital del Plan
de Emergencias
Documento impreso o digital
Formato para informe de auditorias
internas
 : ss-MC-01-2016
: 01
21 de 21
08 de Enero del 2017

REGISTRO

mento de la política, objetivos y

tas firmado y aprobado por
gerencia

me escrito aprobado y firmado

por gerencia.
stro e asistencia a reuniones.

Informe escrito.
stro e asistencia a reuniones.

mento impreso o digital del Plan

de trabajo Anual

Diagnostico Inicial de SST

de peligros y riesgos laborales

Programas de SST
mento de Higiene y seguridad
Industrial

Matriz legal actualizada.

Documento del SGSST

rograma y cronograma de
capacitaciones
grama de exámenes periódicos
ocupacionales

mento impreso o digital de los

controles operacionales

Carta o informe escrito

mento impreso o digital del Plan
de Emergencias

ocumento impreso o digital

ato para informe de auditorias
internas