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INSTRUCTIVO TÉCNICO
GA-It06
TABLA DE CONTENIDO
2. ALCANCE ....................................................................................................................... 3
5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA………………………..…………………………………8
6. ANEXOS………………………………………………………………………………………….9
7. FORMATOS…………………………………………………………………………...…………9
8. DOCUMENTOS RELACIONADOS………………………………………………...………....9
9. CONTROL DE CAMBIOS……………………………………………………...……………....9
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
El alcance de este instructivo abarca a la Sección de Bienestar y Urgencias Médicas del Senado
de la República.
3. TERMINOS Y DEFINICIONES
Archivo: conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el
transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como
testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o
como fuentes de la historia
Carpeta: unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para
su almacenamiento y preservación.
Documento de apoyo: documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o
instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es de utilidad para el
cumplimiento de sus funciones.
Equipo de Salud: son los Profesionales, Técnicos y Auxiliares del área de la salud que
realizan la atención clínico asistencial directa del Usuario y los Auditores Médicos de
Aseguradoras y Prestadores responsables de la evaluación de la calidad del servicio
brindado.
Estado de salud: el estado de salud del paciente se registra en los datos e informes
acerca de la condición somática, psíquica, social, cultural, económica y medioambiental
que pueden incidir en la salud del usuario.
Folio: hoja.
Valoración documental: labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y
secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes
fases del ciclo vital.
Todo prestador de servicios de salud que atiende por primera vez a un usuario debe
realizar el proceso de apertura de historia clínica.
Las oficinas responsables del manejo de Historias Clínicas elaboraran el Inventario Único
Documental de los expedientes bajo su custodia.
Los espacios destinados al archivo de Historias Clínicas, deben ser de acceso restringido
y con las medidas de seguridad y condiciones medioambientales que garanticen la
integridad y conservación física de los documentos.
La custodia de la historia clínica estará a cargo del prestador de servicios de salud que la
generó en el curso de la atención, cumpliendo los procedimientos de archivo.
1) El usuario.
2) El Equipo de Salud.
3) Las autoridades judiciales y de Salud en los casos previstos en la Ley.
5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Ley 100 de 1993 art 173 numeral 2 (Ley del Sistema General de Seguridad Social)
Resolución 1995 de 1999 “Por la cual se establecen normas para el manejo de la Historia
Clínica”.
Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos “Por medio de la cual se dicta la Ley General
de Archivos”.
Acuerdo 042 de 2002 “Por el cual se establecen los criterios para la organización de los
archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones
públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23
y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000”.
Resolución 2003 de 2014 (derogó la resolución 1441 de 2013 sobre plazos de inscripción
de entidades IPS)
Acuerdo 002 de 2014 "Por medio del cual se establecen los criterios básicos para
creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo y
se dictan otras disposiciones"
6. ANEXOS
N/A
7. FORMATOS
8. DOCUMENTOS RELACIONADOS
N/A
9. CONTROL DE CAMBIOS