Acta de Constitución del Proyecto

Implementación de una Plataforma Tecnológica de Educación Virtual Complementaria al

Proceso Educativo y Administrativo

Fecha: 10/06/2018

Institución Educativa Silvano Caicedo Girón

Realizado por:
CAROLINA MORENO MOSQUERA
HERNÁN ANDRÉS PALACIOS ANGULO
SORAYDA MOSQUERA RODRÍGUEZ

Buenaventura, 2018

Acta de constitución del proyecto GERENCIA DE PROYECTOS DE TECNOLOGIA

EDUCATIVA
 DATOS DE CONTROL DEL DOCUMENTO

Fecha Versión Descripción Autor

10/06/2018 I Acta de Iniciación del proyecto

1. Descripción del Proyecto

La Institución Educativa Silvano Caicedo Girón, está ubicada en el río Anchicayá,

corregimiento N° 9 del distrito de Buenaventura, cuenta con trece (13) sedes distribuidas en
el territorio; atiende una población educativa de 610 estudiantes en los niveles de preescolar,
básica, media y programa para adultos, su énfasis es Agroindustrial.

En respuesta a la fuerte demanda que hacen las nuevas tecnologías a los diferentes
procesos académicos para alcanzar una mejor calidad en la formación de los educandos, nace
el proyecto de implementación de una plataforma tecnológica de educación virtual, la cual
presente, dentro de sus herramientas tecnológicas una variedad de funciones encaminadas a
dinamizar el proceso de aprendizaje y la operatividad de los diferentes procesos
administrativos en la Institución Educativa.

Con la integración de estas herramientas al currículo institucional, se busca contextualizar

las dinámicas particulares del entorno educativo, donde se desarrollan los diferentes
procesos de la institución educativa. De manera que, el docente contará con la posibilidad de,
no solo complementar su accionar de la labor presencial diaria, a través de un medio
tecnológico, sino que podrá permitir que muchos estudiantes que se les imposibilita estudiar
presencialmente, lo puedan hacer desde donde estén; puesto que ahora, la plataforma
permitirá al docente, desde la distancia, ejercer control y seguimiento de manera dinámica y
recreativa de los aprendizajes en las diferentes áreas específicas y, de igual modo, los
estudiantes podrán acceder desde cualquier dispositivo móvil a la información que él
requiere.

Por otro lado, el aprendizaje se convierte en un espacio flexible para aquellos estudiantes
que de una u otra forma, se ausentan temporalmente de la institución, para dedicarse a
labores económicas propias de su entorno. De hecho, la Institución disminuirá los índices de
deserción en sus educandos, puesto que, con el uso de esta plataforma contaría con la
posibilidad de ponerse al día con sus compromisos académicos, desde cualquier lugar,
haciendo uso de herramientas hardware, software y conectividad mientras dure su ausencia.
De igual forma, se aseguraría la continuidad y constancia en el desarrollo de los programas de
aprendizaje para adultos, el cual se desarrolla por ciclos en la institución.
En este sentido, también, a los padres de familia se les facilitaría la interacción con los
docentes, respecto a todo lo concerniente al proceso de enseñanza y aprendizaje de sus hijos,
sobre seguimiento (académico, disciplinario, convocatorias etc). La plataforma contará con
opciones de servicio de biblioteca virtual y acceso a bases de datos alternas para consultas e
investigaciones de aprendizajes y conocimiento general de la sociedad, operatividad del área
administrativa, la cual facilitara el acceso a la información con a la subida de notas para los
boletines, por parte del docente; los estudiantes y padres de familia, en efecto, tendrán la
posibilidad de observar la información referente al avance académico de sus hijos (notas),

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 solicitud de documentación como constancias, certificados, entre otros. Otro factor, será la
realización de publicación de información de eventos especiales realizados por la institución.

2. Objetivos del proyecto a realizar

Implementar una plataforma tecnológica de educación virtual, que

Objetivo general
Ob-jetivos específicos
Entregables
Objetivos
institucionales que
apoya el proyecto
complemente el proceso educativo y administrativo en la Institución
Educativa Silvano Caicedo Girón.
-Determinar las especificaciones técnicas de la infraestructura tecnológica
(SW y HW)
-Desarrollar talleres de capacitación y sensibilización a la comunidad
educativa.
-Adecuar el SW de acuerdo a los requerimientos del establecimiento
educativo.
-Integrar Objetos Virtuales de Aprendizajes (OVA) mediante aplicaciones
dinámicas de acuerdo a las diferentes asignaturas específicas.
-Integrar logística requerida respecto a los estudiantes (boletines, informes
académicos, certificados, constancias de estudio etc.)
Acta de inicio
EDT
Cronograma del proyecto
Infraestructura tecnológica (servidor)
Los OVA
Plataforma (Interfaz)
Evidencia de capacitaciones
Manual de usuarios
Manual de mantenimiento
Articular al currículo propio una herramienta tecnológica, transversal a todas
las áreas del conocimiento, útil para actuar como generadora de mejores
escenarios educativos que sirvan para profundizar el aprendizaje asertivo.
Contribuir con el mejoramiento de la calidad educativa, con la oportunidad
de introducir al contexto, el conocimiento del mundo globalizado, y la
pervivencia de los principios fundamentales de la comunidad: territorio,
identidad y cultura.
Permitir a los estudiantes ingresar a procesos de aprendizaje virtual,
permitiendo que ellos reconozcan desde elementos prácticos como lo es un
módulo, las bondades y dificultades de la educación virtual.

3. Finalidad y justificación del proyecto.

3.1. Oportunidades de negocio que justifiquen el proyecto

Para todo tipo de sociedad activa y en proceso de desarrollo, es innegable la necesidad de contar con
los grandes beneficios que actualmente ofrece el uso de las tecnologías de la información y las
comunicaciones; ya que esta se ha convertido en una herramienta indispensable para el desarrollo
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 económico, educativo y cultural de todas las instituciones, organizaciones empresariales y
corporaciones de toda clase. Así, por ejemplo, el uso de plataformas tecnológicas virtuales en el
contexto educativo va avanzando cada día, esto obedece a varios fundamentos: las distancias tan
amplias que hay entre estudiantes y los centros educativos, y los costos de compra de equipamiento
(tabletas, celulares inteligentes, computadores e impresoras), de acceso a Internet, la facilidad de
desarrollar labores y mejorar la calidad de vida en muchos campos de la acción humana con su
progreso y constante evolución, que es asequible y de fácil adaptación a cualquier contexto, según las
necesidades emergentes y planeaciones administrativas desarrolladas con una visión futurista.

Como oportunidad de negocio a mediano plazo:

Presentar el proyecto a la Secretaria de Etnoeducación del Distrito Especial de Buenaventura
y Departamental como Proyectos de Innovación Tecnológica.
Financiar el acceso a Internet para los estudiantes en la sede central por parte de la
Secretaria de Etnoeducación.
Albergar en la plataforma repositorios de objetos de aprendizaje realizados por los
educandos en las prácticas de las competencias específicas.
Optimizar recursos económicos en gastos de papelería.

Las oportunidades de negocio a largo plazo:

Generar los módulos de aprendizaje a los estudiantes de la media con enfoques de nivel
profesional universitario.
Involucrar otros proyectos (de área, pedagógicos, transversales) en el uso de las plataformas
tecnológica virtual.
Presentar el proyecto en seminarios de innovación pedagógica.
Servir de modelo para la construcción de otros proyectos con el mismo ideal.

4. Cronograma

4.1.Hitos 1

Para verificar el cumplimiento de cada etapa se detallaran los entregables que se presentaran en las
etapas de control y verificación, estas son:

Ítem Nombre Descripción V/ X

H1 Acta de Inicio Permite tener completamente identificado el
proyecto que se va a desarrollar.
1
Actividades de duración cero, por ejm. Terminación fase, entrega documentación, etc.
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 H2 Requerimientos del Versión completa y especifica de todos los
proyecto requerimientos del proyecto.
H3 Tecnología asignada Recursos tecnológicos requeridos para el proyecto
que han sido asignados
Se seleccionan material didáctico digital para el
H4 Selección de material modulo, se debe revisar los derechos de autor y los
requerimientos para ser alojados en la plataforma
tecnológica.
H5 Aprobación material Se aprueba el material a ser utilizado.
unidades temáticas
H6 Usuarios formados Capacitación a los diferentes usuarios.
H7 Modulo implantado El modulo es entregado a los usuarios finales
correctamente
H8 Cierre Se cierra el proyecto

4.2. Criterios de aceptación

Las características de cada entregable, deberán ser aprobadas.

Requerimientos Criterios de Aceptación

permite registrar a los usuarios del sistema, solo aquellos estudiantes que
Autenticación de estén matriculados en la institución, docentes, directivos docentes,
usuarios administrativos y padres de familia
Componente Lista de chequeo de las características de los equipos que se podrán
Hardware conectar a la plataforma tecnológica. Procesador, Memoria RAM, Disco Duro.
Resolución Video.
Componente Lista de chequeo del sistema operativo, aplicaciones y sus versiones que se
Software requerirán para ingresar a la plataforma tecnológica.
Componente Características de transmisión de datos (velocidad, tipo de conectividad)
conectividad requerida para la permanencia en la plataforma tecnológica.
Se encuentran aspectos asociados a cada módulo de área específica con sus
Unidad didáctica respectivas características de los objetivos de cada temática a abordar. Así
como las posibilidades de registro, control de calificaciones
Elementos de Se desarrollan mínimo tres evaluaciones con tiempos establecidos por el
evaluación del área docente de la especialidad.
Elementos Se cuenta con la posibilidad de consulta y descargue de los boletines e
administrativos informes académicos por parte de padres de familia, toda vez que cuente
con los permisos respectivos desde la dirección. Expedición de certificados
académicos y constancias de estudio.

4.3.Definición detallada del alcance (EDT o WBS)

El diseño, la planeación y ejecución del proyecto permitirá poner a disposición de la comunidad de la

Institución Educativa Silvano Caicedo Girón, que se encuentre vinculada a la educación básica, media
y por ciclos, una herramienta que albergará la posibilidad de complementar el estudio academico con
la plataforma tecnológica de educación virtual.

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 4.4. Organigrama del proyecto, listado de tareas

4.5. Recursos

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 Recursos Descripción Proveedor
El equipo del proyecto está conformado por:
Líder o promotor del proyecto:
Equipo del Institución Educativa Silvano
Sorayda Mosquera
proyecto Caicedo Girón
Carolina Moreno
Hernan Andrés Palacios Angulo
Equipamiento, 02 computadores de mesa, 02 computadores Institución Educativa
Hardware portátiles, Video Beam, televisor inteligente. Silvano Caicedo Girón
Institución Educativa
Software Plataforma moodle, paquete office
Silvano Caicedo Girón
Educación virtual, uso de plataforma para el
Institución Educativa
Formación rol de administrador, docente, estudiante y
Silvano Caicedo Girón
acudiente.
Institución Educativa
Papelería Informes escritos
Silvano Caicedo Girón
Conectividad a Internet con una velocidad Secretaría de Educación de
Otros mínima d e2MB por segundo durante un Buenaventura
periodo de 6 meses. e I.E. Silvano Caicedo Girón.

5. Influencias de los interesados

Interesado Requerimientos exigidos

Seguridad y veracidad de la información
Buena calidad el servicio
Rector Materiales y contenidos en los proyectos de cada área teniendo en cuenta los derechos de
autor.
Información contextualizada
Alto grado interactividad en los diferentes programas.
Capacitación sobre el uso de la plataforma a los diferentes usuarios.
Patrocinador Entrega de un producto de excelente calidad
(Secretaría de Asegurar que se le dé el uso educativo requerido
Educación Distrital).
Administrativos Programas sencillos y fáciles de manejar, con herramientas visibles.
Los programas administrativos permitan generar documentación solicitada al instante.
Docentes Contar con material educativo para el proceso de enseñanza aprendizaje (Planes de área,
test, videos educativos, ayudas didácticas digitales, control y seguimiento académico para
los estudiantes, asignación de tareas, actividades evaluativas).
Comunicación entre docentes y estudiantes de forma acrónica y sincrónica.
Estudiantes Ambientación agradable
Fácil manejo del contenido
Recomendaciones bibliográficas
Biblioteca virtual con variedad de contenido de las diferentes áreas del conocimiento.
Juegos didácticos interactivos.
Facilidad de interacción entre docente – estudiantes y entre pares.
Padres de familias Fácil uso de la plataforma.
Facilidad de comunicación sobre el proceso de aprendizaje de los hijos.

6. Organizaciones funcionales y su participación

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 Para el proyecto se necesita el siguiente personal

CARGO CANTIDAD PERFIL HORAS DE

TRABAJO
Director del 1 Experiencia en dirección de proyectos 80
proyecto
Ingeniero de 1 Experiencia en implementación de TIC educativos 500
sistemas
Técnico en sistemas 1 Sin importar la experiencia 80
Implementador de 1 Ingeniero o Tecnólogo en Sistemas con
OVA´s experiencia en la implementación de OVA´s 400
Capacitador para los 1 Ingeniero, tecnólogo o docente con experiencia en 130
docentes educación universitaria y virtual
Capacitador para los 1 Ingeniero, tecnólogo o docente con experiencia en 130
directivos educación universitaria y virtual
Capacitador para 1 Ingeniero, tecnólogo o docente con experiencia en 130
administrativos educación universitaria y virtual
Capacitador para 1 Ingeniero, tecnólogo o docente con experiencia en 130
estudiantes educación universitaria y virtual
Capacitador para 1 Ingeniero, tecnólogo o docente con experiencia en 200
padres de familia educación universitaria y virtual

6.1. Definición y descripción de roles de los involucrados

Rol Nombre / Cargo

2
Patrocinador Secretaría de Educación Distrital, Proveedor financiero
Sorayda Mosquera. Especialista
Líder funcional 3 Carolina Moreno. Ingeniera Agrónoma
Hernan Andrés Palacios Angulo. Lic. Matemáticas
Comunidad educativa (Estudiantes, administrativos, docentes y
Usuarios Finales 4
acudientes de la Institución Educativa Silvano Caicedo Girón)
Coordinador o director del
Especialista Sorayda Mosquera Rodríguez, directivo docente
proyecto 5

7. Asunciones o supuestos.
A continuación se identifican algunos supuestos del proyecto considerados como hipótesis, las cuales
permitirían alcanzar los objetivos:
 La implementación de la plataforma virtual de aprendizaje en la Institución Educativa Silvano
Caicedo Girón, permitirá alcanzar una mayor calidad en el desarrollo de competencias
específicas, no solamente asociadas a las académicas, sino también, la posibilidad de
contribuir en la construcción del aprendizaje colaborativo a distancia y el desarrollo de
tejidos sociales desde la distancia, rompiendo las dificultades de acceder al estudio por
causas de movilización y los tiempos adecuados para llevar a cabo un proceso de aprendizaje
significativo.

2
Área o persona que proporciona los recursos financieros, monetarios o en especie, para la realización del proyecto.
3
Persona a quien se le entregará el producto resultante del proyecto (cliente), él está involucrado en las actividades de monitoreo y
control y en las decisiones sobre el proyecto.
4
Área, persona o grupo de persona que utilizaran el producto resultante del proyecto para ejercer sus funciones (académicas o
laborales).
5
Designado como el responsable por las actividades y resultados del proyecto
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  La construcción de una cultura tecnológica que vaya de la mano con un mundo que avanza en
pasos gigantescos en materia de las TIC.
 Servir de modelo a nivel de zona rural, en materia de liderazgo de procesos de enseñanza
virtual de calidad.

8. Restricciones

Las limitaciones están en el funcionamiento del 100% de los equipos y la red de internet, sin duda
alguna el proyecto depende de la tecnología actual, el personal de colaboradores que está capacitado
para apoyar el proceso de aprendizaje en línea.
Un incidente de conexión a Internet, del video beam o ausencia del tallerista el día del preámbulo
crearía desinterés frente a la ejecución del resto del proyecto. De igual forma se enlistan otros
aspectos:

- No contar con la entrega puntual de los recursos necesarios para la ejecución del proyecto.
- Realización de las actividades en el tiempo propuesto.
- La austeridad en el manejo del recurso.
- Coordinación de las diferentes gestiones.
- Eventualidades que se presentan en el desarrollo del proyecto.
- Cumplimiento del cronograma establecido.

9. Presupuesto

Requerimientos Descripción Cantidad Valor unitario Total $

$
Capacitadores 5 1800000 9000000
RECURSOS Desarrolladores de 2 4000000 8000000
HUMANO aplicaciones
Soporte técnico 2 1000000 2000000
Video beam 3 1500000 4500000
RECURSOS Computadoras 100 1000000 100000000
TECNOLÓGICOS
Impresora 2 500000 1000000
Internet 2MB 100000 100000
Total 124600000

10. Análisis de riesgos

Se identifican a continuación aquellos riesgos que enfrentaría el proyecto para alcanzar el éxito tanto
técnicos, como en tiempos, costos, o en el cumplimiento de los objetivos establecidos.

Listado de riesgos Acciones

No contar con la entrega puntual de los
recursos necesarios para la ejecución del
proyecto.
Realización de las actividades en el tiempo
propuesto.
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Gestión ante diferentes entidades.
Constante verificación de los resultados ante la
gestión.
Seguimiento continuo del desarrollo del cronograma
de actividades.
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La austeridad en el manejo del recurso.
Coordinación de las diferentes gestiones.
Fallas en el fluido eléctrico
Dificultades con la conexión de Internet
Control en la inversión de los recursos.
Informes que evidencien el estado de las gestiones a
través del control y seguimiento.
Consecución de planta eléctrica.
Contratación con otra empresa

11 . Requisitos para la aprobación del proyecto

Los líderes funcionales aprobarán el proyecto con las siguientes especificaciones:

 Que todos los componentes de la plataforma digital funcionen correctamente.
 El 100% de los usuarios hayan sido capacitados.
 Que se contemple un mes de uso para desestimar errores.
 Contar con el manual instructivo para cada uno de los entes implicados.
 Garantías de soluciones ante un problema técnico.

Ing. Carolina Moreno Mosquera Esp. Sorayda Mosquera Rodríguez

Lic. Hernán Andrés Palacios Angulo
Líderes funcionales Coordinador del proyecto

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