El proceso de comunicación

Empecemos por decir que el emisor puede tratarse de cualquier individuo interno o externo de una organización o
empresa, es la fuente de comunicación, quien desea transmitir un pensamiento o idea a otro u otros. En el caso de
una empresa podría tratarse del gerente, secretaria, obrero, cliente, quien sea que tenga necesidad de transmitir
una información relacionada con los servicios, sucesos, etc. que ocurra en la empresa.

? Horizontal: se da entre personas del mismo nivel

? Vertical ascendente: se origina en un nivel jerárquico inferior y se dirige a un superior, por ejemplo un
subordinado a su jefe

? Vertical descendente: nace en un nivel jerárquico superior y se dirige a un nivel inferior, por ejemplo un jefe a un
obrero.

La comunicación dentro de una empresa adquiere un carácter jerárquico, basado en órdenes y mandatos,
aceptación de políticas, etc. Es por ello que hay que destacar la importancia de la relación individual frente a las
relaciones colectivas y la cooperación entre directivos o altos mandos y trabajadores.

ELEMTOS QUE INTERVIENEN

Los elementos que intervienen en el proceso de comunicación son los siguientes:

  Emisor: Aquél que transmite la información (un individuo, un grupo o una máquina).
 Receptor: Aquél, individual o colectivamente, que recibe la información. Puede ser una máquina.
 Código: Conjunto o sistema de signos que el emisor utiliza para codificar el mensaje.
 Canal: Elemento físico por donde el emisor transmite la información y que el receptor capta por los sentidos corporales.
Se denomina canal tanto al medio natural (aire, luz) como al medio técnico empleado (imprenta, telegrafía, radio,
teléfono, televisión, ordenador, etc.) y se perciben a través de los sentidos del receptor (oído, vista, tacto, olfato y
gusto).
 Mensaje: La propia información que el emisor transmite.
 Contexto: Circunstancias temporales, espaciales y socioculturales que rodean el hecho o acto comunicativo y que
permiten comprender el mensaje en su justa medida.

barreras en la comunicación

Barreras Físicas

Barreras Físicas: Son las circunstancias que se presentan no en las personas, sino en el medio ambiente y que
impiden una buena comunicación ejemplo: ruidos, iluminación, distancia, falla o deficiencia de los medios que se
utilizan para transmitir un mensaje: teléfono, micrófono, grabadora, televisión, etc.

Barreras Semánticas: Es el significado de las palabras; cuando no se precisa su sentido, éstas se prestan a diferentes
interpretaciones y así el receptor no interpreta lo que dijo el emisor, sino lo que su contexto cultural le indica. Por
ejemplo, si una persona hace un pedido y dice que lo quiere "lo más pronto posible", esto puede tener diferentes
significados, desde la persona que lo entiende como "inmediatamente", hasta la que lo entiende como "rápido
pero no es tan urgente".

Barreras Semánticas

Barreras Fisiológicas: Impiden emitir o recibir con claridad y precisión un mensaje, debido a los defectos fisiológicos
del emisor o del receptor. Tales defectos pueden afectar cualquiera de los sentidos. Ya sea en forma total o parcial.
Por ejemplo: Alteración de aquellos órganos que constituyen los sentidos, deficiencia en la escritura, lectura,
escuchar a través de la música o sonidos fuertes.

Barreras Fisiológicas

Barreras Psicológicas: Representan la situación psicológica particular del emisor o receptor de la información,
ocasionada a veces por agrado o rechazo hacia el receptor o emisor, según sea el caso, o incluso al mensaje que se
comunica; la deficiencia o deformación puede deberse también a estados emocionales (temor, odio, tristeza,
alegría) o a prejuicios para aprobar o desaprobar lo que se le dice, no lea lo que está escrito, no entienda o no crea
lo que oye o lee.

Barreras Psicológicas

Barreras Administrativas: Éstas pueden ser por la falta de planeación, presupuestos no aclarados, distorsiones
semánticas, expresión deficiente, pérdida en la transmisión y mala retención, escuchar mal y evaluación prematura,
comunicación impersonal, desconfianza, amenaza y temor; periodo insuficiente para ajustarse al cambio; o
sobrecarga de información.

Definir la estructura de las redes de comunicación

1. 1. Intrapersonal

Para Meichembaum (1982) la comunicación intrapersonal es aquella que se desarrolla dentro de las personas. Es
un proceso de naturaleza cognitiva y se utiliza como técnica de intervención psicológica.
 Siguiendo a Ruesch y Bateson (1984), en la red interpersonal hay una participación total del observador, la
procedencia y el destino del mensaje está en el interior del organismo con lo que existe gran dificultad para corregir
los errores y no se puede examinar la codificación empleada.

Para estos autores en esta red existen tres grupos de funciones: (a) Recepción (Propiocepción y esterocepción),
(b) Transmisión (Propiotransmisión y esterotransmisión), (c) Funciones centrales (Coordinación, interpretación y
almacenamiento de la información).

En definitiva, en este nivel intrapersonal “dentro de uno” el origen y el transmisor del mensaje, son los órganos
sensorreceptores, los canales, son los conductos neurales o humorales y sendas contiguas, y el receptor y
destinatario del mensaje, son los órganos efectores.

1. 2. Interpersonal

Podemos decir que la naturaleza social del hombre le empuja ineludiblemente hacia la comunicación. Ser es
comunicarse. Caille (1984) propone sustituir el clásico postulado de descartes “Pienso, luego existo” por “Comunico,
luego existo (soy)”.

Scott y Powers (1985) apuntan que las personas se comunican porque necesitan esa comunicación para su
bienestar psicológico, para la satisfacción de sus necesidades particulares así como por el nivel en que permite a los
otros la satisfacción de las suyas.

Según Ruesch y Bateson (1984) este tipo de red presenta las siguientes características:

1. Los individuos participantes presentan potencialidades iguales, es decir hay una distribución equitativa en la
capacidad de recepción, transmisión y evaluación de los mensajes. Por ello es posible corregir la información
ya que ambos participantes (emisor y receptor) conocen la procedencia y destino de los mensajes.
2. La persona que de forma obligatoria realiza la observación de otras, es dentro de la misma experiencia,
parcialmente observadora y parcialmente participante; siendo ambos tipos de información complementarias
aunque no de una forma completa.
3. El individuo ha de elegir de forma constante entre uno y otro modo de experiencia, con la consecuente
pérdida de información.
4. Debido a la relación complementaria y a la imposibilidad de recoger una información total, se puede inferir
que exista la posibilidad de que la persona nunca se perciba de forma completa en su relación con los
demás.

Podríamos decir, a modo de resumen, que en este nivel interpersonal “uno a uno” el origen del mensaje es el
centro de comunicación de la persona que lo emite. El transmisor es el órgano efector de la persona que lo envía.
Los canales son las vibraciones acústicas, de la luz, el olor, el calor, que viajan por el espacio además del contacto
mecánico o químico con materiales o personas. El receptor son los órganos sensoriales de la persona receptora. Y
por último el destinatario el centro de comunicación de la persona que recibe el mensaje.

1. 3. Grupal

La red grupal según Ruesch y Bateson (1984) presenta las siguientes características:

1. Las posibilidades de recepción y de transmisión de los mensajes están distribuidas de forma equitativa entre
las distintas personas.
 2. Los participantes de grandes grupos organizados sólo pueden conocer o la fuente o el destino de los
mensajes. La faceta no conocida está asociada a una doble actuación de los individuos como origen y
destino o como canales para pasar exclusivamente a otros el mensaje con el consiguiente retraso en la
corrección de los mensajes; este retraso puede superarse con la utilización de atajos.

En este tipo de red podemos encontrar dos tipos de mensajes:

1. Comunicación de “una persona a muchas” (mensaje centrífugo). El origen del mensaje es el centro de
comunicación del grupo: la cabeza directiva o comité. El transmisor es el portavoz o ejecutivo del centro de
transmisión. Los canales son la multiplicación de los mensajes por la prensa, la radio, el cine…El receptor
son las personas encargadas de recibir e interpretar para el grupo los mensajes que llegan, lectores,
oyentes, críticos… Los destinatarios los miembros del grupo conocidos por su rol.
2. Comunicación de “muchas personas a una” (mensajes centrípetos). El origen del mensaje son los
componentes del grupo, que como en el nivel anterior sólo son conocidos por su rol. El transmisor es el
Vocero, familia, o cualquier otro pequeño grupo periférico. Los canales son las acciones instrumentales de la
gente como la correspondencia, transmisión oral… Los receptores son especialistas que se ocupan de recibir,
resumir e interpretar los mensajes como analistas de noticias, servicios de inteligencia… El destino del
mensaje es el centro de comunicación del grupo, ejecutivo, comité o directivo.

1. 4. Cultural

Siguiendo a Ruesch y Bateson (1984) en la red cultural podemos distinguir:

1. Mensajes espacialmente ligados de “muchos hacia muchos”. El origen del mensaje son muchos grupos
conocidos por su rol y que expresan opiniones morales, estéticas… El transmisor del mensaje son los grupos
especializados en la formulación de normas de vida como los legisladores. Los canales son escritos, leyes,
reglamentos escritos o no, costumbres transmitidas por el contacto personal implícito en la acción. Las
personas se convierten en canales de comunicación. El receptor son grupos dedicados a la recepción e
interpretación de los mensajes: jueces, abogados, científicos, ministros. El destinatario del mensaje varios
grupos de personas vivientes conocidas por el rol que desempeñan.
2. Mensajes de “muchos hacia muchos” temporalmente ligados. El origen del mensaje son grupos no
específicos cuyos miembros son más viejos que los receptores o ya han muerto. El transmisor es la
tradición: figuras míticas o históricas. Los canales escritos, objetos, estructuras arquitectónicas. Y el contacto
personal de generación en generación, frecuentemente implícito en la acción. El receptor son grupos
especializados en la recepción e interpretación de los mensajes del pasado: arqueólogos, historiadores,
clérigos… y el destino del mensaje son muchos grupos no específicos cuyos miembros son más jóvenes que
los que emitieron el mensaje.

Plan de Comunicación

El plan de comunicación de una empresa se construye en dos líneas: interna y externa.

La comunicación interna se centra en el capital humano. Integra a los dirigentes (gerentes, directores, etc.) de una
organización con todos los niveles de trabajadores de la misma. Todas las acciones y su gestión contribuirán a
fortalecer la cultura corporativa de la empresa.

La comunicación externa, es en la que voy a centrar mi trabajo.

Para comenzar con el plan que determinar que se quiere llegar a ser en la mente del consumidor. Hay que hacer un
análisis interno y externo de la empresa.
El análisis interno tratará de observar la autopercepción de la empresa, es decir, su posicionamiento intencional en
el mercado, y anteriores experiencias. Es muy importante conocer las fortalezas y debilidades del producto, calidad
intrínseca: número de sitios donde el consumidor lo puede encontrar, por ejemplo.

En segundo lugar, para el análisis externo hay que enmarcar a la empresa dentro de la

situación coyuntural del país, y determinar su posición relativa frente a la competencia.

Es muy importante estudiar las características de los clientes reales y potenciales del producto, determinar sus estilos
de vida, sus hábitos de trabajo, etc.

Documentos que utilizan en una empresa

Una empresa utiliza documentos para comunicarse, gestionar el negocio y analizar su productividad. Como los
documentos proporcionan una prueba de las relaciones de una organización y podrían hacer referencia a los años
venideros, es importante que estén bien escritos. La gama de documentos varían de mensajes breves de correo
electrónico a acuerdos legales complejos. Algunos documentos los preparan los empleados y los dueños del negocio,
mientras que otros son elaborados por profesionales de fuera de la empresa, como contables y abogados.

Correos electrónicos y memorándums

Los compañeros de trabajo suelen utilizar el correo electrónico para transmitir información entre sí. Antes de que el
correo electrónico se convirtiera en frecuente, los memorandos se utilizaban para los mensajes dentro de la oficina.
Las notas todavía se utilizan en situaciones donde un mensaje está destinado a acompañar a un archivo específico y
en casos en los que requieran más privacidad que un correo electrónico. Tanto una nota como un correo electrónico
identifican al remitente y al destinatario y contienen una línea de asunto. El texto se formatea en uno o varios
párrafos.

Cartas

Las cartas comerciales se utilizan para comunicarse con personas fuera de la oficina. Los destinatarios pueden incluir
a clientes, colegas de otras empresas, proveedores de servicios, profesionales que asesoran a las empresas,
funcionarios gubernamentales y solicitantes de empleo. Una carta comercial generalmente está formateada en estilo
bloque, en el que todos los elementos de la carta, excepto el papel con membrete, están alineados al margen
izquierdo. Se puede enviar por correo electrónico o ser entregado por correo. Si se envía una carta por correo
electrónico, el remitente incluye su nombre, título del trabajo e información de contacto en la parte inferior del
correo electrónico.

Informes

Los informes de negocio transmiten información en un formato que es más formal y generalmente más largo que
una carta. Estos abarcan una variedad de temas, como el cumplimiento de normas de seguridad, cifras de ventas,
datos financieros, estudios de viabilidad y planes de marketing. Pueden incluir estadísticas, tablas, gráficos, imágenes,
estudios de casos y resultados de la encuesta. Algunos informes se publican en beneficio de los inversionistas. Si un
informe es periódico, como un informe mensual de venta, se utiliza una plantilla para tener mayor comodidad y para
permitir la comparación con los informes anteriores.

Documentos transaccionales

Una empresa utiliza documentos para tramitar el negocio con sus clientes. Para ahorrar tiempo, estos documentos
pueden formatearse como un formulario, como un formulario de pedido, una página de la transmisión, una factura
o un recibo. Los tipos de documentos transaccionales varían un poco por la naturaleza de un negocio. Un agente de
seguros, por ejemplo, genera solicitudes de seguros y pólizas, mientras que un prestamista usa formularios de
préstamos y documentos de la hipoteca. En algunos campos, las empresas entran en acuerdos y contratos con los
demás. Estos documentos podría redactarlos el abogado de la empresa.

Documentos económicos

Una empresa utiliza documentos financieros para mantenerse dentro de su presupuesto, preparar las propuestas
presupuestarias y presentar declaraciones de impuestos. Estos documentos incluyen registros de recibo, informes
de nómina, facturas pagadas, estados de cuentas bancarias, declaraciones de la renta, balances y reportes de
formularios tributarios. Estos documentos los puede preparar el contador de la empresa. El dueño de un negocio
utiliza estos documentos para determinar el éxito financiero de la empresa y para identificar las áreas que son
improductivas. Un jefe de departamento puede utilizar documentos financieros para preparar una propuesta de
presupuesto.

La comunicación interna puede organizarse en tres tipos, teniendo en cuenta la dirección en que circulan los
mensajes. Conocerlos te permitirá aplicar las herramientas más convenientes para cada uno, y así lograr una
auténtica cultura de comunicación en tu empresa, que tenga en cuenta todas sus dimensiones.

Considerá cada una de estas formas de comunicación para mantener una interacción positiva con tu equipo de
trabajo.

1. Comunicación descendente

Se trata de la comunicación formal básica e históricamente más utilizada. Surge desde los directivos de la empresa y
desciende a los distintos niveles de la pirámide jerárquica. Su finalidad es informar instrucciones, objetivos o políticas
de la empresa.

Para este tipo de comunicación, seleccioná las herramientas de acuerdo con lo que querés transmitir y a quiénes va
dirigido. Las más típicamente utilizadas en las empresas son:

Manual del empleado

Publicación institucional (revista, periódico, newsletter)

Carta al personal

Reuniones informativas

Entrevista

Cartelera

2. Comunicación ascendente

Son los mensajes que circulan de abajo hacia arriba en la empresa; nacen en la base de la organización y llegan a la
alta dirección. Permite a los empleados plantear ideas y sugerencias, así como dar retroalimentacióna la
comunicación descendente.

Como señala Peter Drucker, "en la empresa basada en la información, los conocimientos están en la parte baja de la
pirámide jerárquica", por lo que este tipo de comunicación resulta fundamental para el desarrollo del negocio.

Entre las herramientas más utilizadas para alentar este tipo de comunicación figuran:

Buzón de sugerencias

Entrevista

Intranet
 Correo electrónico

Círculos de calidad

Reuniones periódicas

3. Comunicación horizontal

Es la que existe entre personas o áreas de la empresa que se encuentran en el mismo nivel jerárquico; básicamente
se da entre pares. En esta categoría gran parte de la comunicación suele ser informal, a través relaciones de amistad
y compañerismo. Cuando se fomenta desde la empresa, se promueve como pauta de trabajo la colaboración y el
trabajo en equipo. Los instrumentos más adecuados son:

Reuniones por departamentos o grupos de trabajo

Sesiones informativas

Correo electrónico

Redes sociales

Reuniones con otras divisiones (comunicación horizontal)

En la actualidad, tené en cuenta que muchas de las herramientas mencionadas pueden ser electrónicas, ahorrando
costos y generando barreras más difusas entre los tres tipos de comunicación. Por ejemplo, un blog puede servir para
que los directivos informen novedades sobre el negocio, pero también recibir comentarios o reclamos de los
empleados. O una red social puede servir para crear conocimientos en forma colectiva entre jefes y subordinados, o
bien para compartir información entre pares.

Técnicas de comunicación interna oral en una empresa

1. Crea un plan de comunicación interna (coordinado por el equipo de marketing)

Lo primero que debes hacer para lograr una comunicación interna efectiva es crear un plan de comunicación interna:
Realiza un análisis previo sobre la situación actual de la misma. Fija cuáles serán tus objetivos, incluyendo los puntos
de mejora y define el plan estratégico para cumplirlos, así como las herramientas y canales que se van a utilizar. Por
último (como veremos en el punto 4) siempre debemos medir los resultados obtenidos y ver si se cumplieron los
objetivos propuestos.

Es importante no perder de vista que la comunicación interna, si bien debe implicar a todos los departamentos,
siempre debe venir marcada por uno de los departamentos de la compañía. Éste será referiblemente el
departamento de marketing o comunicación, que dispone de los conocimientos necesarios para definir e
implementar el plan de comunicación interna. De esta forma, conseguiremos que esta rama de la comunicación no
se convierta en un “tablón de anuncios” donde los trabajadores hablan sin ninguna coordinación sobre cómo y desde
qué canales llega el mensaje.

2. Diversifica tus canales de comunicación

No todos los canales de comunicación son válidos, sino que utilizaremos uno u otro dependiendo de la información
que queramos transmitir en cada momento. Así, el e-mail es una herramienta de comunicación interna obviamente
muy importante y nos ayudará a gestionar la información de manera muy rápida y más general, pero hay ciertos
mensajes que precisan de una reunión cara a cara entre las personas pertinentes, especialmente cuando se trate de
temas más complejos.
A día de hoy existe infinitud de canales de comunicación al alcance de tu empresa ¿Por qué no sacarles el máximo
partido? Desde el manual de bienvenida del empleado, al uso de una intranet corporativa donde compartir noticias
y conocimiento, pasando por el envío de newsletters a los empleados y el uso de las redes sociales.

Aunque es cierto que este tipo de canales han tomado las empresas y son de gran utilidad para trasmitir información
multimedia a gran velocidad, no debemos olvidar la gran importancia de la comunicación cara a cara con nuestros
trabajadores, especialmente indicada no sólo para temas más complejos, sino como una forma de mejorar el
ambiente laboral a través de reuniones interpersonales o actividades de ocio promovidas por la propia empresa.

3. Haz protagonistas a los trabajadores a través de la gamificación

Seguro que últimamente has oído hablar del término gamificación. Esto no significa otra cosa que la aplicación de
elementos y dinámicas propias de los juegos y el ocio en otro tipo de ámbitos, con el fin de potenciar la motivación,
la productividad, la creatividad o la fidelización, entre otros.

También puedes sacarle partido a esta técnica dentro del ámbito de la comunicación interna para lograr motivar a
tus empleados a formar parte más activa de la organización y como fin último para retener el talento en tu empresa.

¿Cómo conseguirlo? Motiva a tus empleados para que se conviertan en los verdaderos protagonistas de la
comunicación interna de tu empresa: Hazles partícipes, escucha sus propuestas y si puedes conseguir todo esto a
través de un juego o concurso, ¡mucho mejor!

Una forma divertida de crear engagement con tus empleados puede ser a través de las redes sociales corporativas
de la empresa. Muchas compañías ya utilizan plataformas como Instagram, donde por ejemplo puedes animarles a
participar por medio de un hashtag o pedir que compartan una imagen en sus propias redes premiando a quien
consiga mayor repercusión entre sus contactos.

La consultora Accenture España, por ejemplo, utilizó una estrategia de gamificación donde, a través de cinco
programas distintos, impulsaba a los empleados a participar desde su plataforma donde podían fomentar hábitos
saludables, promover ideas comprometidas con el medio ambiente, hacer propuestas de mejora en el ámbito de
trabajo, etc. Según sus propios datos, esta estrategia resultó un éxito y supuso el aumento de la participación de los
trabajadores en las iniciativas de comunicación interna en un 20%.

4. Mide la efectividad y el impacto de tu comunicación interna

La comunicación debe ser bidireccional, por lo que es importante medir si nuestro plan de comunicación interna es
efectivo y detectar posibles debilidades, y esto sólo será posible escuchando a los trabajadores.

Con este fin, podemos crear una encuesta interna recurrente, que nos ayudará a poner el foco en las áreas que
requieren una mejora. Es importante que a la hora de crear la encuesta no utilices sólo preguntas de escala (evaluar
del 1 al 10), sino otro tipo de preguntas en las que los empleados puedan responder de forma amplia y razonada.

Aprender a utilizar la escucha activa

La escucha activa se llama precisamente así porque requiere un esfuerzo consciente por tu parte. Debes conseguir
que tu interlocutor se sienta comprendido y libre para expresarse, y también centrar tu atención no sólo en lo que
dice, sino en lo que siente.

Cuando la empieces a emplear con las técnicas que verás más abajo te darás cuenta de que, sin hacer nada, la gente
empezará a encontrar la solución a sus problemas. Tú te estarás convirtiendo en el catalizador necesario para que la
gente organice sus sentimientos y se sienta más segura para tomar decisiones. Y la mayoría de los problemas de la
gente son dudas a la hora de hacer una elección importante.
Es un desprendimiento de cosas que interfieren con la escucha, nuestras preocupaciones, nuestro miedo, de cómo
podemos responder a lo que oímos".

 Concentración en el emisor. Si queremos escuchar activamente, nuestro interlocutor debe ser

nuestra prioridad, evitando caer en distracciones externas, como mirar el móvil, interrumpirlo para
hacer un comentario a otra persona o revisar documentos mientras habla. Es importante mantener el
contacto visual para percibir la mayor información posible y fijarse, no solo en las palabras, pues el
lenguaje corporal no verbal aporta el 93% de todo el mensaje, según psicólogo alemán Albert
Mehrabian.
 Sin prejuicios. La clave de la escucha radica en no caer en conclusiones subjetivas o prematuras
sobre lo que la otra persona está diciendo. Se trata de hacer un ejercicio de objetividad, eliminando
los prejuicios o suposiciones y analizando solo los datos que realmente tenemos. Si necesitamos
más, solo hay que preguntar.
 Aprovechar los silencios. La ausencia de palabras contiene también información que puede
resultarnos muy valiosa. Hay quien dice más por lo que calla, que por lo que dice y nuestra misión
es tolerar estos silencios y comprenderlos. Además, las pausas también permiten reflexionar en lo
que se está diciendo.
 Parafrasear. Quedarnos paralizados mientras nuestro interlocutor habla puede generar confusión
en el emisor, que se planteará si el oyente realmente está escuchando lo que dice. Por ello, Treasure
aconseja introducir un ‘eco’ en la conversación: repetir las últimas palabras, asentir, emitir algunas
interjecciones, reformular el mensaje… son algunas técnicas para contribuir a una escucha eficaz.

Identificar los tipis de motivaciones en al ámbito laboral

 Motivación extrínseca. La externa. Aquella en la que intervienen factores que no dependen del
individuo. Los empleados están motivados como consecuencia del beneficio que les aportará el
desempeño de una determinada tarea o bien por eludir una pérdida. Esta motivación tiene como
objetivo premiar el rendimiento de los trabajadores mediante incentivos económicos u otras
ventajas profesionales. Así, la empresa pretende obtener un resultado satisfactorio por parte de su
equipo humano.
.
 Motivación intrínseca. Nace del propio trabajador. Está relacionada con su satisfacción personal
por realizar sus funciones, más allá del beneficio material que pueda conseguir. Responde a la
necesidad de sentirse autorealizado y permite mejorar el rendimiento en el trabajo. Si un empleado
está contento con lo que hace y le gusta, eso repercute en su estado de ánimo y en el desarrollo de
sus funciones..
En este tipo de motivación influyen otros factores como contar con las herramientas adecuadas y un
buen entorno de trabajo. Como siempre, mantener un buen clima laboral debe ser prioritario en la
gestión de recursos humanos de cualquier organización.

 Junto a los dos anteriores existe una motivación trascendente, aquella en la que la satisfacción
proviene del beneficio que obtienen terceras personas. Es una motivación para los demás, por lo
que aquí encajan todos aquellos trabajos que se realizan por propia voluntad. En el ámbito laboral,
cada vez es más común que las empresas colaboren con ONGs o realicen actividades solidarias.

Conocer las teorías que se pueden aplicar para la motivación de los trabajadores

La Pirámide de Maslow es una de las teorías más conocidas dentro de la psicología humana. La teoría resume
en 5 niveles las necesidades de todo ser humano: necesidades fisiológicas como comer o dormir, la necesidad
de sentirse seguro y protegido, de vivir en sociedad y pertenecer a un grupo, de reconocimiento y, por último,
la autorrealización personal.

Es posible adaptar la jerarquía de necesidades dentro del ámbito laboral teniendo en cuenta que los empleados
tienen una necesidad de superación profesional: tener trabajo con un sueldo que permita un nivel alto de bienestar,
disfrutar de un buen ambiente laboral, tener libertad de decisión y conseguir éxito en nuestras carreras profesionales
son sólo algunos ejemplos.

Estos son algunos ejemplos de cómo las empresas pueden ayudar a sus empleados a cubrir sus necesidades:

1. A través del salario

El salario de los empleados es el elemento motivacional más importante. Es el dinero que ganamos con nuestro
trabajo lo que nos permite cubrir los dos primeros niveles de la pirámide. Si el salario ofrecido no da para cubrir
dichas necesidades, será difícil mantener a los empleados motivados.

2. Ofreciendo beneficios sociales

Ofrecer beneficios sociales también puede cubrir las necesidades básicas de tus empleados. Algunos beneficios
típicos en las empresas como los seguros médicos, coches de empresa o guarderías permitirán a tus empleados a
satisfacer con menos esfuerzo tanto el nivel básico como el de seguridad y protección.

3. Ofreciéndoles un desarrollo profesional adecuado

Una vez superados los niveles más básicos de la pirámide, toca dar paso a la superación de las necesidades de estima.

4. Reconociendo sus méritos

Reconocer los méritos de los empleados es especialmente efectivo para ayudar a satisfacer sus necesidades de
estima y realización.

1) Teoría de las Necesidades

Se concentra en lo que requieren las personas para llevar vidas gratificantes, en particular con relación a su
trabajo.

El siguiente esquema ilustra la teoría motivacional de las necesidades:

Existen diversas teorías de las necesidades, las cuales se citarán en el orden que creímos conveniente para
realizar comparaciones y adjuntar opiniones sobre las mismas.

1.1 La jerarquía de las Necesidades de Maslow

Esta es la teoría de motivación por la cual las personas están motivadas para satisfacer distintos tipos de
necesidades clasificadas con cierto orden jerárquico.

1.2 Teoría de los dos factores de la motivación

Esta es la teoría desarrollada por Frederick Herzberg a finales de los años cincuenta, en la cual se dice que
tanto la satisfacción como la insatisfacción laboral derivan de dos series diferentes de factores. Por un lado
tenemos a los factores higiénicos o de insatisfacción, y por el otro a los motivantes o satisfactores.

A continuación realizamos un cuadro con respecto a lo dicho anteriormente, a modo de comparación con la
pirámide que Maslow describió.

En cuanto a la clasificación que hace Herzberg indicando a los factores higiénicos como no satisfactorios,
no estamos completamente de acuerdo; debido a que consideramos que tanto el salario, como la seguridad
logran la satisfacción de las necesidades fisiológicas, (medios necesarios para obtener una digna condición
de vida), que como bien las señalaba Maslow serían necesidades indispensables para poder adquirir un
nivel jerárquico superior.

1.3 Teoría ERG

Esta es la teoría expuesta por Clayton Alderfer. Éste estaba de acuerdo con Maslow en cuanto a que la
motivación de los trabajadores podía calificarse en una jerarquía de necesidades.

Es importante destacar que la teoría ERG difiere de la de Maslow en dos puntos:

En un primer punto Alderfer señala que las necesidades tienen tres categorías:

 Existenciales (las mencionadas por Maslow)

 De relación (relaciones interpersonales)
 De crecimiento (creatividad personal)

En segundo lugar menciona que cuando las necesidades superiores se ven frustradas, las necesidades
inferiores volverán, a pesar de que ya estaban satisfechas.
1.4 Teoría de las tres necesidades: John W. Atkínson propone en su teoría que las personas motivadas
tienen tres impulsos:

 La necesidad del Logro

 La necesidad del Poder
 La necesidad de Afiliación

El equilibrio de estos impulsos varía de una persona a otra. Según las investigaciones de David C. Mc
Clelland la necesidad de logro tiene cierta relación con el grado de motivación que poseen las personas
para ejecutar sus tareas laborales.

2) Teoría de la Equidad

El factor central para la motivación en el trabajo es la evaluación individual en cuanto a la equidad y la

justicia de la recompensa recibida. El término equidad se define como la porción que guarda los insumos
laborales del individuo y las recompensas laborales.

3) Teoría de la expectativa:

En este caso David Nadler y Edward Lawler dieron cuatro hipótesis sobre la conducta en las
organizaciones, en las cuales se basa el enfoque de las expectativas:

 La conducta es determinada por una combinación de factores correspondientes a la persona y

factores del ambiente.
 Las personas toman decisiones conscientes sobre su conducta en la organización.
 Las personas tienen diferentes necesidades, deseos y metas.
 Las personas optan por una conducta cualquiera con base en sus expectativas que dicha conducta

4) Teoría del Reforzamiento

Es la llevada a cabo por el psicólogo B. F. Skinner. En esta se explica que los actos pasados de un
individuo producen variaciones en los actos futuros mediante un proceso cíclico que puede expresarse así:

A modo de síntesis puede citarse lo siguiente con respecto a esta teoría:

“Enfoque ante la motivación que se basa en la ley del efecto, es decir, la idea de que la conducta que tiene
consecuencias positivas suele ser repetida, mientras que la conducta que tiene consecuencias negativas
tiende a no ser repetida.”(4)
5) Teoría de las Metas:

Esta es la teoría expuesta por el psicólogo Edwin Locke, en la cual se establece que las personas se
imponen metas con el fin de lograrlas. Para lograr le motivación de los trabajadores, éstos, deben poseer las
habilidades necesarias para llegar a alcanzar sus metas.

CICLO MOTIVACIONAL:

En cuanto a la motivación, podríamos decir que tiene diversas etapas, las cuales forman parte del siguiente
ciclo:

El ciclo anterior ilustra un círculo completo, en el cual se logra un equilibrio si las personas obtienen la
satisfacción. La satisfacción con el trabajo refleja el grado de satisfacción de necesidades que se deriva del
trabajo o se experimenta en él.

En el caso de que sea imposible la satisfacción de la necesidad, el ciclo motivacional quedaría ilustrado de
la siguiente forma:

Esto provoca la frustración de la persona. Ahora bien podríamos mencionar a qué nos referimos con este
concepto. Frustración es aquella que ocurre cuando la persona se mueve hacia una meta y se encuentra con
algún obstáculo. La frustración puede llevarla tanto a actividades positivas, como constructivas o bien
formas de comportamiento no constructivo, inclusive la agresión, retraimiento y resignación.

DIFERENCIA ENTRE MOTIVACIÓN Y SATISFACCIÓN:

Se puede definir a la motivación como el impulso y el esfuerzo para satisfacer un deseo o meta. En cambio,
la satisfacción está referida al gusto que se experimenta una vez cumplido el deseo.

Podemos decir entonces que la motivación es anterior al resultado, puesto que esta implica un impulso para
conseguirlo; mientras que la satisfacción es posterior al resultado, ya que es el resultado experimentado.

Motivación -> Resultados -> Satisfacción

Motivación Laboral

Lo primero que hay que tener en cuenta en la elaboración de un plan de motivación laboral es que la gran
mayoría de personas no realizan un trabajo únicamente por dinero, puesto que suelen depositar en su
experiencia laboral muchas expectativas y deseos: reconocimiento, respeto, realización personal,
sentimiento de valía, sentirse útiles e interactuar con los demás.

 Premiar los logros en el trabajo tanto económicamente como a través de reconocimientos e incentivos como
viajes, actividades lúdicas, regalos, etc.
 Facilitar la promoción. Los empleados debe estar convencidos de que si se esfuerzan y trabajan con calidad
acabarán logrando mejoras y ascensos en la empresa.
 Proponer retos. A la mayoría de personas les encantan los retos, pues son una forma de demostrar su valía y de
superarse, sobre todo si van acompañados de algún tipo de recompensa: felicitaciones, ascensos, aumento de
sueldo, etc.
 Facilitar y promover la formación constante de los trabajadores supone múltiples ventajas: se consigue una
mayor calidad del trabajo, la empresa cuenta con profesionales más capaces y los empleados ven aumentada su
autoestima y satisfacción.
Pag. 1

Conocer los parámetros para diseñar documentos de una empresa

1. La presentación debe ser correcta: limpia y con márgenes.

2. Corrección ortográfica y gramatical.
3. Utilizar un vocabulario adecuado al nivel cultural del receptor. Evitando vulgarismos.
4. Utilizar frases cortas.
5. Texto breve.
6. Agrupar en párrafos lo referente a una misma idea.
7. Cohesión entre las ideas expresadas.

Identificar cuando se desarrolla un documento en una empresa

1. INTRODUCCIÓN
En el mundo de los negocios es necesario elaborar continuamente documentos, desde
una carta de una hoja hasta un informe de varias cuartillas. Pero desgraciadamente
muchos de ellos no cumplen con su cometido, porque fueron escritos en una forma
incorrecta.

2. EL PROCESO EN LA ELABORACIÓN DE UN DOCUMENTO

Como en todo texto, en la elaboración de un documento de negocios se recomienda
seguir un proceso que incluye cuatro etapas principales: planeación, redacción,
revisión y edición, las cuales serán explicadas a continuación.
2.1. PLANEACIÓN
Entre más tiempo se dedique a la planeación del documento, mayor certeza tendremos
de cumplir con el objetivo del mismo y ahorraremos tiempo en modificaciones y correcciones que
pudieron ser innecesarias.

Aplicar los documentos que se utilizan en una empresa

A. CARTAS:

Se dirigen a otras empresas o a particulares, que pueden ser clientes, trabajadores, proveedores, empresas,
etc.

 Carta Circular:

Es una carta que informa de noticias de interés y que se envía con un mismo modelo para varios
destinatarios, sólo cambia el nombre y dirección de la persona a la que se dirige.

La carta irá escrita en papel timbrado, redactada cuidadosamente, de modo que de la impresión de estar
escrita sólo para la persona a la que se envía.

Ejemplo de Carta Circular

 Carta de Presentación:

Es el documento que acompaña al currículum vitae, solicitando participar en un proceso de selección. Debe
causar una impresión favorable. Su objetivo es despertar el interés de la persona que recibe la carta.
CURRÍCULUM VITAE:

Es el documento que debe redactar el candidato a un puesto de trabajo.

Contiene todos sus datos personales, académicos y profesionales.

Su objetivo principal es captar la atención del receptor, para participar en una entrevista personal.

C. INFORMES:

Es un documento que se elabora a petición de una persona, departamento o entidad. Contiene una
exposición detallada y ordenada de hechos o actividades.

Existen diferentes tipos de informes:

1. Informe descriptivo o expositivo:

Se limita a relatar unos hechos de forma objetiva.
Ejemplo: Informe sobre un accidente de trabajo ocurrido en la empresa.
2. Informe valorativo:
Junto al análisis de los hechos da una visión personal, incluyendo recomendaciones y terminando con una
conclusión.
Ejemplo: Informe que aportan los representantes de los trabajadores sobre la necesidad o no de realizar un
despido colectivo.
3. Informe demostrativo:
Refleja la constatación de unos hechos y su prueba. Informe sobre la investigación de unos hechos
concretos.

D. MEMORÁNDUM:

Es un documento específico de comunicación interna de la empresa. Aporta información sobre un único

tema.

G. PEDIDO:

Es el documento que recoge los artículos que queremos comprar, así como las condiciones de compra:
Precio, forma de pago, forma de envío, plazo y lugar de entrega.

H. ALBARÁN:

Es la nota de entrega que firma la persona que recibe una mercancía. Hace referencia al número de pedido.

I. FACTURA:

Documento que detalla y justifica una operación de compraventa o la prestación de un servicio, con la
mención, en su caso, del número, peso o medida, calidad y precio.
Este documento es expedido por el vendedor.
Diferencias los documentos de pago

El recibo

Cuando una persona física o jurídica (empresa) cobra una cierta cantidad de dinero de otra, el primero
deberá extender al segundo un documento que acredite o justifique que ha cobrado una cierta cantidad de
dinero de otra por un determinado concepto. A ese documento se le denomina recibo.

El cheque

Es un documento mercantil regulado y normalizado con el que se obliga a las entidades bancarias al pago
de un cierto importe económico por orden de un cliente y a cago de la cuenta bancaria que éste tenga
suscrita en dicha entidad bancaria.

Tipos de cheques

Existen distintos tipos de cheques, es recomendable que los conozca ya que a buen seguro tendrá que usar
algunos de ellos en su vida profesional. Pasemos a describirlos de forma somera:

 Al portador.En ellos se indica la expresión “al portador” justo después de la expresión “páguese
por este cheque a...”. El cheque lo podrá cobrar la persona que lo porta.

La letra de cambio al igual que vimos en los cheques puede endosarse, es decir, el librador transmite a otra
persona o endosatario los derechos de cobro de la letra. El endosatario adquiere la titularidad del crédito
contenido en la letra de cambio con los mismos derechos que tenía el librador.

Pagare

Es un documento mercantil por el cual una persona física o jurídica (suscriptora) hace una promesa
incondicional de que pagará a otra (beneficiaria o tenedora) una cierta cantidad de dinero en una fecha
establecida, firmado el suscriptor el pagaré como promesa de ello. Su nombre proviene de la frase con la
que se empieza la declaración de obligaciones: "debo y pagaré".

Documentos Privados en la Comunicación Escrita

2. La Comunicación Escrita |

Son numerosas las situaciones en que debemos dirigirnos a un organismo público. El documento más
utilizado en estos casos es la instancia.

La Instancia es un escrito que formula una solicitud, alegando los méritos o motivos en que se funda.

Estructura de una instancia:

 Encabezamiento: Datos personales del solicitante.

  Cuerpo: Recoge los hechos en que se basa la solicitud. Comienza con la palabra EXPONE.
 Petición: Contiene la solicitud. Comienza con la palabra SOLICITA:
 Lugar y fecha.
 Firma del solicitante con su identificación.
 Pie: Tratamiento en mayúsculas del destinatario.

Ejemplo: Instancia que subsana un error.

 SUBSANACIÓN DE EXCLUSIÓN DE LISTAS DE ASPIRANTES

AL CUERPO DE AUXILIARES TÉCNICOS DE LA JUNTA DE ANDALUCÍA

Don ALBERTO GARCÍA GARCÍA, con NIF XXXXXXXX, con domicilio a efectos de notificación en Pza. de la Libertad 3 – 2º C, 18005
Granada, con número de teléfono 555555555.

EXPONE que,

He sido excluido de la relación provisional de aspirantes a realizar pruebas selectivas para ingreso en el Cuerpo de Auxiliares
Técnicos de la Junta de Andalucía, opción Informática (C2.2002), por la razón “NO ABONA IMPORTE COMPLETO PARA SU GRUPO”.

Abono ahora, dentro de los 10 días hábiles para subsanar la exclusión, los 3 € restantes hasta llegar a los 10,50 €.

SOLICITA

Ser admitido en la relación definitiva de aspirantes a realizar las pruebas selectivas en el citado cuerpo, de código C2.2002, dado
que ya he subsanado la razón por la que me excluyeron en la relación provisional.

Documentos Adjuntos:

Modelo 046 que originalmente presenté con el pago de los 7,50 €.

Modelo 046 con el pago de los 3 €, para subsanar la razón de exclusión.

Ejemplo: Instancia en la que solicita un documento y se omite la clausula “EXPONE”.

 SOLICITUD ANEXO I

Doña MARÍA GARCÍA HERRERA, con NIF XXXXXXXX, con domicilio a efectos de notificación en Calle Recogidas 3 – 2º C, 18005
Granada, con número de teléfono 555555555.
Cuerpo: Profesores Técnicos de Formación Profesional (591).
Especialidad docente: Sistemas y Aplicaciones Informáticas.

SOLICITA

Me sea enviado, a la dirección indicada en el anterior párrafo, el Anexo I a efectos de reconocimiento de servicios prestados en la
administración pública.