Prezentare

valabila pentru
V1 a DxArchive

Arhivare electronica: DxArchive

Solutia optima de stocare in cloud a documentelor tranzactionale

1
Portofoliul nostru
Oferim o intreaga gama de instrumente de digitalizare in afaceri, concepute
pentru scaderea costurilor si pentru maximizarea profitului, atat pentru companii
mari, cat si pentru intreprinderile mici si mijlocii.

DocXchange – software pentru procesul DxNoPaper – dematerializarea/digitizarea

procure-to-pay, order-to-cash, EDI documentelor pe hartie

DxArchive - solutia de arhivare electronica DxCatalog - armonizarea datelor master

pentru documente tranzactionale

2
 Certificari DocProcess

DocProcess este avizat de Ministerul Comunicatiilor

si Societatii Informationale pentru arhivare
electronica (Legea nr.135/2007).
Aici gasiti lista companiilor avizate
http://bit.ly/earchiveMCSI

3
 Certificari DocProcess

DocProcess are ISO 27001 pentru securitatea

informatiei.
Auditarea este realizata de Bureau Veritas in
2017.

4
DxArchive
O solutie mult mai
eficienta si accesibila.
5
 Ce este DxArchive?

Un serviciu prin care preluam si stocam in format digital

documentele tranzactionale ale unei companii, asigurand accesul

in cloud securizat si respectand cerintele legale de stocare.

6
 De ce aveti nevoie de DxArchive?

Documentele fizice se degradeaza in timp.

Documentele fizice sunt costisitor de stocat si de interogat.

In arhiva fizica informatiile sunt captive, nu pot fi utilizate in deciziile de business de zi cu zi.
Pierdeti astfel valoarea informatiilor.

Documentele fizice sunt supuse riscului de distrugere (foc, cutremur etc.).

Documentele tinute in baza de date a software-ului de contabilitate sau in memoria

computerului, sunt supuse riscului de distrugere, pierdere etc.
7
 De ce aveti nevoie de DxArchive?

50%
Dintre angajatii unei companii
80%
petrec 15% din timp parcurgand Din informatiile detinute de
informatia si 50% din timp o companie se afla in
cautand-o. diverse documente.

7,5% Dintre documente, se pierd si trebuie

refacute/retrimise.

Sursa: studiu PriceWaterhouseCooper 8

 Ce veti obtine cu serviciul nostru de arhivare electronica?
Cu aproximativ 40% mai
accesibila la nivel de cost de
stocare
Comparativ cu o arhiva fizica.
Diminuare investitii in
infrastructura IT
Platforma noastra in cloud,
elimina costurile de
hardware/software propriu
de arhivare.
Trasabilitate si conformitate
fiscala si legala
Timpul alocat auditului
financiar este mult diminuat.
Model simplu ”pay-as-you-go”
Pretul de stocare este determinat
de numarul de documente
(pret/document). Astfel, stii ca ceea
ce platesti este in stricta legatura
cu dezvoltarea business-ului tau.
Securitate extinsa
Prin stocarea in doua centre
de date pe falii diferite si cu
proceduri de redundanta.
Informatie disponibila
oricand, oriunde
Cu toate documentele arhivate
digital, informatia devine mult
mai accesibila.
9
 Ce veti obtine cu serviciul nostru de arhivare electronica?
Acces rapid la informatii
Arhiva in cloud poate fi
accesata instant, printr-un
simplu click.
Echipa dedicata
Ce acopera toate nevoile
dvs. (consultant, account
management, IT, support).
Utilizare concurenta
Documentele pot fi accesate
de mai multe persoane, in
acelasi timp.
Semnatura digitala si marca
temporala
Intareste si mai mult integritate si
originalitatea documentelor stocate.
Niveluri de acces
diferentiate
In functie de rolul din
organizatie, fiecare persoana
poate accesa doar
documentele alocate.
Platforma capabila sa
digitizeze orice format de
document
Format structurat, PDF
imagine sau text, hartie.
10
 Oferta de arhivare
- Documente tranzactionale -

In cazul partenerilor DocProcess avem 2 niveluri de arhivare:

DxArchive Standard DxArchive Plus

- Durata stocare: 10 ani -
- Durata stocare: 10* ani -

Stocam timp de 10 ani orice document ce Stocam timp de 10 ani orice document ce
tranziteaza platforma DocXchange. tranziteaza platforma DocXchange.
+
Orice alte documente tranzactionale din
alte surse (alte platforme, ERP-ul
clientului etc.).
*10 ani dupa ce se incheie exercitiul fiscal in care a fost emisa factura/documentul 11
 DxArchive Standard
Timp de
Formatul documentului original
Oferta Proces arhivare implementare
de arhivat*
(zile/lucratoare)

Structurat:
• XML; File Plan: standard
• Edifact; DocXchange
• Idoc; • conector (FTPS,
Metadate: standard
• Etc. SFTP, AS2 etc.) 10
DocXchange
• API
PDF (imagine, text) Proces suportat: pe loturi
sau unul cate unul
Hartie

* Conform cu formatul agreat si cu fluxul agreat in contractul de servicii pentru platforma DocXchange
 DxArchive Plus

Timp de
Formatul documentului original
Oferta Proces arhivare implementare
de arhivat
(zile/lucratoare)

Structurat:
• XML; • conector (FTPS,
Stabilit dupa
• Edifact; File Plan: standard SFTP, AS2 etc.)
analiza
• Idoc; DocXchange • API
• Etc. Metadate: standard
DocXchange
Proces suportat: pe loturi • flux de
• PDF (imagine, text) sau unul cate unul Stabilit dupa
dematerializare
• Hartie. analiza
/scanare
 Functionalitati incluse in DxArchive (1/3)

• Interfata intuitiva, usor de utilizat

• Cautare rapida dupa cuvinte-cheie (metadate)
• Filtrare avansata
• File plan standard: Tip document/Client/An/Luna/Zi
 Functionalitati incluse in DxArchive (2/3)

Fomate multiple pentru documente:

• Original (XML, Edifact, etc.)
• UBL
• Format lizibil (daca originalul nu
este usor lizibil)

15
 Functionalitati incluse in DxArchive (3/3)

• Reguli standard de retentie si distrugere, conform

normelor legale
• Diferite niveluri de acces in functie de rolul userului in
organizatie
• Alerte de diverse tipuri

• Metadate standard:
• Numar factura
• Data emitere factura
• Nume client
• Cod TVA/CIF client
• Valoare factura
• Ultimul status al documentului

16
 Functionalitati incluse in DxArchive

• Raportare standard
• numar documente arhivate/perioada
Raportare
• numar documente ce urmeaza sa fie distruse/perioada

• Account manager
Suport • Manual de utilizare
• Suport pe email

• Stocare in doua centre de date, cu protocol avansat de securitate

Securitate • Arhitectura redundanta, ce poate prelua informatia in cazul in care unul dintre
noduri sufera intarzieri
17
 Functionalitati extra

• File plan personalizat

• Metadate personalizate
Utilizare
• Conversie arhiva pe hartie
• Export metadate catre sistemul dorit (ERP, CRM, etc.)

• Arhivare conform cu legea 135/2007 prin care atat clientul cat si

Securitate DocProcess semneaza electronic si aplica marca temporala pe fiecare
document stocat.
extinsa
Atentie! Conform codului fiscal, facturile sunt exceptate de la cerinta aplicarii
semnaturii digitale ca modalitate de garantare a originalitatii si integritatii.
18
 Proces pentru ahivarea documentelor tranzactionale

Propunere
Analiza varianta
Implementare Inrolare Raportare
necesitati tehnologica
optima

• Tipuri de
documente • Cale de • Documente
• Format comunicatii • Mapare • Creare useri procesate
documente • Procese IT • Testare • Alocare drepturi • Documente
• Metadate implicate etc. response etc.
disponibile etc.
Va multumim!
Camelia Ciurea
Camelia.ciurea@doc-process.com
www.doc-process.com
20