SISTEMA DE ARCHIVO ALFABETICO

Este sistema de Archivo, la documentación correspondiente a cada asunto, se

agrupa alrededor de los nombres de las personas físicas o morales cuyos nombres
son, en este caso, el factor o elemento preponderante. De tal manera, cada
expediente se forma con los documentos que se refieren a las personas físicas o
morales. Estos expedientes se ordenan entonces por riguroso orden alfabético de
arreglo sucesivo de palabras; es decir, el orden alfabético se contrae a las letras de
cada palabra y no al de las letras sucesivas de dos o mas palabras: terminado el
arreglo de la primera palabra, se arregla la segunda y después la tercera, por
ejemplo.

INSTITUTO SUPERIOR DE ESTUDIOS CONTABLES

INSTITUTO TECNOLOGICO DE MONTERREY

López, Andrés

López, Apolonio

López, López, Aurelio

López, Martínez, Carlos

López, Martínez, Crispín

Esta REGLA GENERAL DE ALFABETIZACION, es aplicable a los expedientes y a

las cédulas de catálogos, registros o índices, por lo cual en sistemas y en distintas
clases de cédulas, que deban ordenarse con los signos del alfabeto, será forzosa su
aplicación. Alfabetizar palabra por palabra, es norma invariable e inolvidable del
Archivista y del Catalogador.

Para la colocación de los expedientes en las Gavetas de los muebles, se usan guías
divisionarias a cinco cortes, que tienen en sus apéndices o pestañas las letras del
alfabeto ; en el primer corte la letra principal, y en las siguientes, de acuerdo con las
necesidades y extensión del Archivo, combinaciones de dos o tres letras, tambien
en serie alfabetica; ejemplo:

A (Guía Principal)

Ag. Am. Ar. At. (Guías Auxiliares)

C (Guía Principal)

Cal. Cer. Cle. Cru. (Guías Auxiliares)

El uso de estas guías facilita la localización y manejo de los expedientes.

Claramente se entiende que este sistema de Archivo es directo y no necesita
catálogo para su manejo.

SISTEMA DE ARCHIVO NUMERICO

Consiste en asignar un número a cada persona, entidad o asunto que genera

documentos de interés para la empresa. Dicho número identifica la carpeta donde
se archivan en orden cronológico todo el documento relativo a esa persona,
entidad o asunto.
Ventajas
Ø Identificación rápida en secuencia de los documentos; esto permite
localizar más rápidamente los documentos codificados.
Ø Evita la duplicación, pues todas las carpetas tienen unos números diferentes.
Ø Permite la expansión permanente del archivo, añadiendo números
adicionales.
Ø Su carácter es ilimitado.
Ø Lectura rápida.
Ø Exactitud.
Ø Carencia de dudas o errores.
Ø La falla de un documento se pone de manifiesto inmediatamente.
Desventaja
Ø La localización del documento clasificado resulta difícil si no se reconoce el
número.
Ø Es necesaria una guía de confección de localización.
Ø Necesita un índice.
Ø Posibilidades de intercambiar números.
Ø Obliga a conocer la fecha del documento.
 Ø Cuando se extrae documentación hay que dejar constancia del lugar
correspondiente de la misma.

Organización
Sistema numérico es muy utilizado por las diferentes entidades por su alto grado
de confidencialidad y fácil expansión.
Los componentes del sistema numérico se componen por cuatro partes básicas:
Ø Al archivo principal.
Ø El archivo alfanumérico misceláneo.
El tarjetero índice.
Ø El registro de números asignados.
El archivo principal solo se mantiene las carpetas individuales de los
corresponsales de los archivos.