Conservar Si Del TH Segun Normatividad

GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL
PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR

GUÍA DE APRENDIZAJE
1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENIZAJE
 Denominación del Programa de Formación: Tecnólogo gestión del talento humano

 Código del Programa de Formación: 112005
 Nombre del Proyecto: 1237414 Modelo simulado de la gestión del talento humano en una
organización
 Fase del Proyecto: ANÁLISIS
 Actividad de Proyecto: Implementar proyectos y actividades para el desarrollo de los procesos de
gestión del talento humano en la unidad de negocios simulada, de acuerdo a políticas establecidas.
 Competencia: 210201015 Controlar la calidad de la información del sistema de información de
gestión del talento humano de acuerdo con la normatividad y procedimientos vigentes.
 Resultados de Aprendizaje Alcanzar: Conservar el sistema de información de la gestión de talento
humano de acuerdo con normatividad vigente.
 Duración de la Guía: 25 horas
2. PRESENTACION
La Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura “UNESCO”, por intermedio
del Programa de “Información Para Todos “PIPT”, prioriza entre sus líneas de acción la preservación y el
acceso a la información, temas que abarcan cuestiones como la disponibilidad, accesibilidad y la
conservación de información, las cuales están en concordancia con las políticas de la gestión documental y
la administración de Archivos en Colombia. Siendo la gestión del talento humano uno de los procesos
misionales de gran valor en la empresa que centraliza la información correspondiente al personal, debe
contar con un Sistema de Información que administre y conserve los registros de la información referente
al personal en la identificación y estado de reportes de selección, capacitación, entrenamiento, nomina,
novedades y sistema de vigilancia epidemiológica, usted estimado aprendiz del Talento Humano, debe saber
cómo integrar, actualizar, preservar y conservar la información con un sistema de control de toda la
documentación, del control de accesos de empresas, trabajadores y equipos a los centros de trabajo, el
control de pagos a proveedores y el control de acreditaciones de trabajadores para el desempeño de su
puesto de trabajo y el manejo eficaz de equipos
Por lo anterior, en esta guía de aprendizaje, se realizarán actividades orientadas a la definición, importancia,
clases, características de documentos, elementos básicos en la preservación, conservación de la información
en diferentes soportes, así como la fundamentación, principios, procesos archivísticos y normatividad
vigente de la gestión documental.
GFPI-F-019 V3
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
Procedimiento de Desarrollo Curricular
3. FORMULACION DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE
3.1 Actividades de Reflexión inicial.
Estimado aprendiz interesémonos por la estructura educativa a nivel mundial en la formación e

investigación, consultando el video: https://www.youtube.com/watch?v=lk-l3aVmt-c
Responde las siguientes preguntas para socializar en un foro
1. ¿Cuáles son los objetivos de desarrollo sostenible?

2. ¿Qué es una educación inclusiva, equitativa y de calidad?
3. ¿Qué agenda propones tú, para el desarrollo de las competencias del programa de talento humano?
4. ¿Que consideran ustedes que métodos aplicar para motivar el desarrollo del aprendizaje y de la
enseñanza en los desafíos pedagógicos?
5. Investiga cual es la agenda 2030 de implementación educativa.
3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el

aprendizaje.
Linda Elder y Richard Paul, uno de los referentes bibliográficos, de la guía “identificar y aplicar
metodología de la investigación”, afirman en el bolsillero sobre el Arte de formular preguntas
esenciales, que “existen muchas maneras de cuestionar lo que aprendemos, lo que leemos,
escribimos, decimos, lo que pensamos y por qué pensamos como lo hacemos, lo que dicen los demás
y lo que quieren decir. Que es necesario que esta práctica sea frecuente para que se convierta en algo
natural en nosotros para que seamos formuladores de preguntas esenciales”.
3.2.1. Analizar los Sistemas de Información aplicando el método científico con un enfoque de inteligencias
múltiples.
Cada aprendiz debe observar, analizar, interpretar y concluir sobre la imagen de cada recuadro de la lámina
en relación con los Sistemas de Información de la Gestión del Talento Humano; luego, observe la lámina en
su conjunto y luego en parejas conteste las siguientes preguntas, las cuales socializará en sesión presencial
desde el enfoque del método científico y representado mediante la teoría de las inteligencias múltiples.
Tomado de Teoría de las Inteligencias Múltiples Tomado de Mi Bioblog de Janet Alcalá Fieri
1. ¿La lámina tiene, o no, sentido en todo su conjunto con la investigación e implementación de los SI?
Argumente su respuesta con una inteligencia múltiple.
2. ¿Las imágenes presentadas en cada recuadro son representativas con la investigación e implementación
de los SI? o las debo cuestionar. Argumente su respuesta según las habilidades múltiples.
3. ¿La lámina sugiere ideas representativas para la investigación e implementación de los SI?, o no.
Argumente. Si su respuesta es positiva que conceptos, ideas o teorías propone. Represéntela con una
habilidad múltiple
4. Describan la acción que le sugiere cada recuadro en cuanto a los SITH.
5. Elabore un párrafo que describa lo que le sugiere la lámina

6. Una vez se haya realizado la socialización registre su opinión en la secuencia creada en el foro temático
de la plataforma, titulado: Analizar los Sistemas de Información aplicando el método científico con un
enfoque de inteligencias múltiples.
3.2.2. Argumentar las tendencias de la Gestión del Talento Humano 2020

De acuerdo a los videos tomados de: https://www.youtube.com/watch?v=p3Le-US12Ds ;
https://www.youtube.com/watch?v=tpJeZ4Hk3Ns ; https://www.youtube.com/watch?v=TKj4cwCssnM
Socializa en grupo los siete enfoques de las alternativas y represéntalos mediante un socio drama en clase
y subir a plataforma la presentación del contenido de los tres videos.
3.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).
3.3.1. Desglosar la importancia del Sistema de Información del Talento Humano desde la estructura
organizacional.
Mediante la socialización del tema por parte del instructor, en la planeación de la estructuración del sistema
de información del talento humano en una organización, se deben tener en cuenta los siguientes requisitos:
1. Diagnóstico: De acuerdo al estudio del modelo simulado de la gestión del talento humano en una
organización, referente al proyecto formativo debe identificar problemas, oportunidades, objetivos,
análisis, determinación de los requerimientos de información, mantenimiento, evaluación, documentación
del programa, planes de mejoramiento y planes de contingencia, elaborar un plan de acción discriminado
a corto, mediano y largo plazo, que facilite su implementación mediante un coordinador de gestión de
documentos que garantice su adecuado desarrollo y a través del cual se definan las políticas generales de la
gestión documental en cada organización (Comité de Archivo, Acuerdo AGN 012 de 1995) y un conjunto de
directrices que faciliten el planeamiento de la documentación.
2. Requisitos técnicos: Son los instrumentos técnicos previos como: manuales de procesos y
procedimientos, con compilación de formas o formatos regulados, manual de funciones y tablas de
retención documental, tablas de valoración documental, adopción de normas técnicas y normatividad en
general, existencia de archivos en las diferentes fases del ciclo vital y de Unidad de Correspondencia. Para
ello, se deberán verificar el cumplimiento de las siguientes condiciones:
 Centralización de la recepción y envío de los documentos.
 Definición de procedimientos de distribución de documentos internos y externos.
 Aprobación de las tablas de retención y/o las tablas de valoración documental, según sea el caso.
 Definir el reglamento y funciones del Comité de Archivo.
 Definir el reglamento de archivos para la entidad, basado en el Reglamento General de Archivos del
AGN.
3. Requisitos administrativos: integración del programa de gestión documental (PGD) con todas las
funciones administrativas de la entidad, así como con los sistemas de información, con los aplicativos y
demás herramientas informativas de las que haga uso la entidad en su gestión organizativa y de control.
Determinada la planificación se establece el sistema de gestión documental, consta de 8 lineamientos

básicos, los cuales son: planeación, valoración, preservación a largo plazo, disposición de documentos,
transferencia, producción, gestión y trámite, organización.
En grupo de aprendices elaboran el desglose de los requisitos del sistema de información del RH para la
organización del proceso de gestión documental del modelo simulado de la gestión del talento humano,
mediante en un mantel de áreas o mapa conceptual, sustentado en presentación grupal y socializada
mediante una técnica didáctica activa 6-5-3 en clase que nos dará una serie de preguntas para socializar su
entendimiento.
Tomado de INSOR
Tomado de: Me-Soluziones: gestión controlada de toda la documentación, del control de accesos de
empresas, trabajadores y equipos a los centros de trabajo, el control de pagos a proveedores y el control de
acreditaciones de trabajadores para el desempeño de su puesto de trabajo y el manejo eficaz de equipos
3.3.2. Definir el marco estratégico y objetivo general en el control del intercambio documental y
preservación del SITH en el modelo organización simulada.
El Archivo General de la Nación de Colombia, ente rector de la política Archivística, define el documento
como “toda Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado” Al revisar los términos
de la definición, es necesario reconocer el significado de información, forma, y medios utilizados, como
insumo básico para determinar la gestión, preservación y conservación de documentos y la administración
de los archivos. Luciana Duranti, una de las archivísticas contemporáneas, dice que en un documento de
archivo hay mucho más que un soporte, una forma y un contenido, que implica la presencia de un hecho y
una voluntad de manifestarlo, determina consecuencias, es decir, puede crear, preservar, modificar o
concluir situaciones, que, además, evidencia consecuencias porque es el resultado de un procedimiento, o
de un proceso, lo que requiere de unos elementos básicos para su comprensión y aplicación. Es por lo anterior
que nos ocuparemos de reflexionar acerca del concepto “información” previo a la conservación y
preservación.
En grupo de aprendices elabore el portafolio estratégico del sistema de gestión documental

correspondiente a la visión, misión, política, principios de ética, valores, objetivo general y específicos, con
que debe contar el modelo simulado de la empresa en la preservación y control de los documentos físicos
e informáticos. Elabore una presentación e Prezi o Power Point para socializar en una sustentación en clase
y al final cerrar con una didáctica que confirme su entendimiento por el personal.
3.3.3. Establecer la matriz de indicadores de cumplimiento de la normativa legal del SIGTH

En grupo de aprendices identificar el marco normativo para la preservación y conservación documental,
defina al menos un indicador de cumplimiento para cada uno de los requisitos de la normativa legal vigente
y elabore una matriz de cumplimiento de la normativa respecto al indicador definido e incorpórela a la
presentación del marco estratégico modelo de empresa simulado, para ser subido como evidencia a la
plataforma
Tomado del Archivo General de la Nación

3.3.4. Reconocer las características de las unidades de información según necesidades de consulta de los
usuarios.
“La información se reúne, se gestiona, se analiza, se conserva, se preserva se recupera, de manera manual,
automatizada o combinada, en las bibliotecas, en los archivos y los centros de documentación, para
satisfacer las necesidades de consulta de sus usuarios, cumpliendo un rol intermediario entre el usuario y el
conocimiento, de allí la importancia de reconocer las características de cada una de estas unidades de
información”. Teniendo en cuenta esta información, se propone:
a. Consultar la definición de biblioteca, archivo y centro de documentación.

b. Describir las características de las bibliotecas, los archivos y los centros de documentación.
c. Identificar las diferencias y semejanzas.
Registre el desarrollo de estos puntos en el siguiente formato y socialice en sesión presencial.
DEFINICIÓN CARACTERÍSTICAS SEMEJANZAS DIFERENCIAS USUARIOS
3.3.5. Argumentar los diferentes métodos de conservación, cuidados y mantenimiento de la información

y sus documentos.
De acuerdo a los siguientes videos, proponga el sistema de conservación de la información en la gestión del
talento humano para la organización establecida en el proyecto formativo.
Ingrese a:
www.youtube.com/watch?v=xerBb4wgPNQ
www.youtube.com/watch?v=GRL-PdS8bQg
www.youtube.com/watch?v=IpvvHrIO4Aw
A partir del contenido de estos vídeos, aplicar la técnica didáctica 6-5-3 en cada grupo de trabajo, para cada
video y al terminar se socializan las preguntas de cada grupo en un debate en clase.
3.3.6. Interpretar la valoración documental para su disposición y toma de decisiones.
Documento de archivo: Concepto, clases, características y tipología.

El término documento, es patrimonio de varias ciencias, cada una acentúa un matiz o una característica de
su concepto. Para los documentalistas, todo documento es comunicación; para los historiadores soporte
con información referida a un pasado; para los bibliotecólogos es un soporte que lleva un texto preparado
para fines culturales, sociales, económicos; para los juristas texto que goza de valor legal para imponer o
probar un hecho; para los diplomáticos son soportes con un texto escrito que presenta formalidades
determinadas. Etimológicamente, según el aporte de Vicenta Cortés, está relacionado con el verbo docere
en latín, y viene a significar pequeña enseñanza, y del griego doxein que significa parecer, ser opinión de
alguien; para los archivistas Manuel Vásquez y Antonia Heredia, es “un medio de comunicación, por lo tanto,
lleva información, contenida en datos, diferenciando documento de documento de archivo”.
De acuerdo al análisis del párrafo anterior y determine los valores primarios y secundarios de las series
documentales del modelo simulado de la organización y defina la disposición a seguir en una tabla en EXCEL.
Responda cada una de las siguientes preguntas:
1. ¿Qué es una valoración documental?

2. ¿Qué beneficios presta la valoración documental?
3. ¿Defina valor primario documental?
4. ¿Defina cada uno de los valores primarios de los diferentes tipos de documentos?
5. ¿Defina cada uno de los valores secundarios de los diferentes tipos de documentos?
6. ¿Defina valor secundario documental?
7. ¿Qué es la macro valoración documental?
8. ¿Defina el ciclo vital de los documentos?
9. ¿Defina la importancia de cada uno de los archivos?
10. ¿Defina la importancia del título XI de la Ley 594 del 2000?
11. ¿Cómo debe ser la organización documental?
12. ¿Defina cada uno de los principios archivísticos?
13. ¿Defina cada uno de los tres procesos de la organización documental?
14. ¿Qué es la preservación a largo plazo?
15. ¿Cómo se da la aplicación de la preservación a largo plazo?
16. ¿Cuáles acciones se deben seguir en la preservación a largo plazo?
17. ¿Qué es la migración?
18. ¿Qué es el replicado?
19. ¿Qué beneficios tiene la preservación a largo plazo?
Para la resolución de las preguntas en la sesión de clase se aplicará la técnica de la guerra de estrellas, en
donde cada participante selecciona una estrella y responde la pregunta correspondiente.
3.3.7. Identificar el marco normativo legal vigente en cuanto a la preservación y conservación de

documentos del SIGTH.
En la carpeta de apoyo a la guía “Identificar el marco normativo para la preservación y conservación

documental” se encuentra una carpeta comprimida, titulada “Documento”, la cual contiene ocho textos:
definición de documentos, tipos documentales, categorías de documentos, ciclo vital del documento, el
trámite en el ciclo vital del documento, momentos de vigencia del documento, plazos precauciónales y
valoración documental, Lea estos documentos y realice, a nivel individual las siguientes tareas:
e un listado de las palabras desconocidas.
significado, lea nuevamente cada uno de los documentos

de esta segunda lectura.
las cuales serán tema de trabajo en sesión presencial.

zado.
3.3.8. Relacionar los métodos de conservación y preservación de la información según el medio y clase de
información.
En la carpeta material de apoyo encuentra la carpeta comprimida “soportes documentales” que contiene 3
documentos: 1.Documentos en soporte papel. 2 Criterios de Conservación de Archivos Audiovisuales y 3
sonoros y la Guía 3 de documentos electrónicos.
Para abordar estos documentos, se conformarán cinco grupos:
uno) mediante una técnica de exposición grupal, que se elegirá con el acompañamiento de su instructora.
documento.
Para la conformación de los grupos se darán instrucciones en el momento de establecer el cronograma del
desarrollo de las actividades de la guía.
3.3.9. Organizar los documentos del modelo simulado de GTH de una organización aplicando sus tres
procesos.
En la carpeta material de apoyo encuentra una carpeta comprimida con cinco documentos que se relacionan
a continuación:
de la Archivística
El grupo se subdividirá en cinco subgrupos, cuatro grupos presentarán mediante la técnica de exposición
grupal el contenido de estos documentos. Un sexto grupo, realizará las memorias de cada exposición y un
grupo séptimo elaborará un banco de preguntas sobre cada uno de los temas. Los subgrupos se concertarán
con la instructora en el momento de realizar el cronograma.
PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN DOCUMENTAL

La preservación y conservación de documentos de archivo, estrategias y procesos para asegurar el adecuado
mantenimiento de los documentos de archivos, independiente del soporte de tal manera que se garantice
la integridad física y funcional de toda la información, desde el momento de su emisión, el trámite, su
periodo de vigencia, hasta su disposición final.
3.3.10. Establecer la preservación a largo plazo del SI documental del modelo simulado de GTH de una
organización.
Consulte en la página del Archivo General de la Nación, “Conservación Preventiva en Archivos”, compilado
de Natasha Eslava Vélez. Una vez lean el documento, realicen a nivel grupal un banco de preguntas sobre
las dudas o inquietudes que les genere el documento.
FUNDAMENTOS Y PRINCIPIOS ARCHIVÍSTICOS

La función archivística en Colombia, está definida en la Ley 594 del 2000 y otras normas relacionadas con el
quehacer archivístico que comprende desde la elaboración de un documento hasta su eliminación o su
conservación permanente.
3.3.11. Estructurar las funciones, objetivos, recursos, presupuesto y plan de acción de la organización
archivística para la preservación y conservación del SI en el modelo simulado de GTH de una organización.
En la carpeta material de apoyo a la guía, encuentra, un documento en PDF y otro documento en Word,
titulados: “Función Archivística en Colombia” A partir de la lectura del PDF, realice, el ejercicio propuesto
en el documento Word, titulado “Ejercicio función archivística en Colombia” que encuentra en la carpeta
material de apoyo. Presente en el mismo formato donde ha consignado los puntos anteriores.
3.3.12. Proponer la metodología del desarrollo e implementación del programa de gestión documental
para la preservación y conservación del SI en el modelo simulado de GTH de una organización.
A nivel grupal planeen y realicen un simposio sobre la función archivística y las funciones del Archivo General
de la Nación, con base en el contenido del documento Función Archivística en Colombia. En la carpeta
material de apoyo encuentra un documento PDF titulado simposio, el cual le ofrece la metodología para su
desarrollo. Además, puede consultar otros referentes bibliográficos sobre la técnica de exposición.
3.4 Actividades de transferencia del conocimiento.
3.4.1. Estructurar el normograma de cumplimiento del modelo simulado de GTH de la organización.
Con base en la conceptualización y teorización ofrecida por el equipo de instructoras técnicas, consolide la
información normativa y regístrenla en una base de datos por proceso archivístico. Para este ejercicio, se
pueden conformar diez grupos, cada grupo se encargará de compilar la normatividad de un proceso y el
grupo nueve y diez, se encargará de la revisión de los datos compilados por los compañeros.
NOTA IMPORTANTE: Se presentarán avances en cada sesión presencial.
El documento se titulará NORMOGRAMA DEL PROCESO “X” (la “X” es reemplazada por el nombre del
proceso asignado. ELABORADO POR, FECHA DE ELABORACIÓN deberá contener: tipo de documento, (código
ley, decreto, resolución, acuerdo, circular, número, fecha, contenido, artículo). Ver ejemplo:
3.4.2. Propuesta de la planificación de la estructura del programa de gestión documental en la

conservación y preservación de los documentos y SITH para el modelo simulado de la organización.
En grupo de aprendices desarrollar un informe técnico digital según normas de presentación de trabajos.
El cual contenga portada, resumen, tabla de contenido, introducción, justificación, objetivo general,
identifique la organización, plan estratégico (visión, misión, principios éticos, valores, matriz DOFA o MAFE
o diagrama Ishikawa), la planificación documental con el análisis de factores productivos, plan de acción,
cronograma de actividades presupuestadas en el tiempo, costo de recursos (infraestructura, tecnología,
talento humano, servicios), marco conceptual preservación y conservación del SI, marco técnico en la
preservación y conservación del SI, conclusiones, recomendaciones, bibliografía, anexos.
El trabajo debe ser sustentado mediante una exposición en sesión formativa y socializado mediante una
técnica didáctica activa que implemente el grupo expositor y verifique su entendimiento por cada aprendiz.
El informe técnico debe ser subido como evidencia a la plataforma de forma individual en el tiempo
establecido.
4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN
Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Evaluación
Evidencias de Conocimiento :
Socialización de respuestas del Formulación de preguntas

cuestionario de preguntas de Aplica los métodos de Didáctica 6-5-3,
requisitos del sistema de preparación de la
información del RH para la documentación del sistema de
organización del proceso de gestión de calidad, de manera Esquema de planificación
gestión documental diligente. estratégica.
Cuestionario de planificación
estratégica en la Gestión Formulación y cálculo de
documental de la organización. indicadores de cumplimiento
normativa
Cuestionario Normatividad e
indicadores de gestión.
Socialización de la
caracterización de las unidades
de información documental.
Registra las acciones correctivas Listas de chequeo de la
Evidencias de Desempeño y preventivas en el formato sustentación a los trabajos.
establecido por la organización,
Sustentación de los requisitos del siguiendo pautas del manual de Lista de chequeo
sistema de información del RH calidad, adecuadamente comportamientos y actitud en
para la organización del proceso sesión de clase.
de gestión documental del
modelo simulado de la gestión Lista de chequeo presentación y
del talento humano uso del uniforme.
Sustentación portafolio Lista de chequeo cumplimiento

estratégico del SGD normativa
Participación debate
caracterización unidades de
información
Evidencias de Producto: Lista de Chequeo del Desarrollo

del Mantel de áreas
Desglose de los requisitos del
sistema de información del RH
para la organización del proceso Lista de Chequeo de la Estructura

de gestión documental del del Mapa conceptual
modelo simulado de la gestión
del talento humano Lista de Chequeo portafolio
Portafolio estratégico del sistema Lista de Chequeo matriz de

de gestión documental cumplimiento de la normativa
Matriz de cumplimiento Lista de chequeo normograma.

normativa.
Normograma. Lista de chequeo informe técnico
Informe técnico preservación propuesta implementación de la
documental a largo plazo preservación a largo plazo
5. GLOSARIO DE TERMINOS
Acervo: Es una colección o conjunto de colecciones de un individuo o institución, o un fondo o un grupo de

registros o un conjunto de ellos que forman un archivo. Las instituciones con acervos son las bibliotecas,
archivos, instituciones educativas, históricas, religiosas, museos, órganos de gobierno y centros culturales.
Calidad del servicio. Es una metodología que organizaciones privadas, públicas y sociales implementan para
garantizar la plena satisfacción de sus clientes, tanto internos como externos, ésta satisfacción es
importante para que los clientes continúen consumiendo el producto o servicio ofrecido y no solo eso, que
se le cumplan las expectativas y necesidades a futuro.
Cintas de Video: El videotape es un medio todo electrónico, a diferencia de la película, que está formada
por una serie de fotografías fijas que son evidentes a la visión, el videotape no revela nada al ojo humano.
Colección: Es un conjunto de documentos seleccionados individualmente.
Comunicación con los clientes y aceptación de sus sugerencias, explicándoles el funcionamiento del servicio,
lo que éste les ofrece, y el coste del mismo.
Comprensión de las necesidades del cliente intentando proporcionar una atención individualizada.
Conservación curativa: Puede definirse como una acción sobre los efectos de la degradación. La
intervención es directa y obligatoria sobre una colección o el objeto de la colección cuya integridad está
amenazada.
Conservación digital. Es el conjunto de métodos y técnicas destinadas a garantizar que la información digital
almacenada, sea cual sea el formato, programa, máquina o sistema que se utilizó para su creación, pueda
permanecer y seguir usándose en el futuro pese a los rápidos cambios tecnológicos u otras causas que
puedan alterar la información que contienen.
Discos duros externos: Un disco duro portátil (o disco duro externo) es un disco duro que es fácilmente
transportable de un lado a otro sin necesidad de consumir energía eléctrica o batería, en donde se almacena,
grandes volúmenes de información y se conectan a través de puertos USB.
Digital Virtual Disc DVD: Esta tecnología aspira a ocupar el puesto de las anteriores e inclusive incursiona
en otros campos como el almacenamiento de video y de sonido, su ventaja frente a los anteriores formatos
de disco óptico radica en que funciona con un rayo láser de alta frecuencia, con una mayor cantidad de
surcos por disco lo que aumenta en unas cinco veces la capacidad de los CD-ROM.
Discos Compactos: Conocido también por CD- ROM, permite presentar en un único soporte, información
textual y no textual (imagen) y (sonido) gracias a la técnica de la digitalización
Disco Óptico: Se trata de un medio eficiente para almacenar información de tipo digital, que consiste en un
disco metálico sobre cuya superficie se puede grabar y leer puntos, utilizando para ello un Rayo láser.
Disponibilidad. Entendida como la posibilidad de que un usuario obtenga los servicios que necesita, en el
momento y en el lugar donde los necesita.
Documento: Se utiliza genéricamente para designar todas las formas de libros, manuscritos, registros y otras
clases de materiales que contienen información, u otro material con contenido intelectual, sin importar el
medio o formato empleado. Fondo: Es un cuerpo de registros generados orgánica y naturalmente por medio
de las acciones y transacciones de su creador, es decir, que tienen un origen y procedencia histórica común.
Elementos tangibles que están referidos a las condiciones físicas y materiales del Centro, como son unas
instalaciones adecuadas con unos equipos y materiales adecuados para realizar el trabajo.
Estrategias de conservación de documentos electrónicos.
Estrategias de conservación digital.
Fiabilidad en la actuación, lo que implica que en el Centro de Información se realiza correctamente el
servicio a la primera, en el tiempo previsto y que cumple los acuerdos a los que ha llegado previamente con
los usuarios.
Microficha: Es una lámina de película de dimensiones normalizadas, en donde se imprimen, por medio de
una cámara microfilmadora adecuada, las imágenes de los documentos. Entre sus ventajas está: reducción
del espacio, servicio rápido para el usuario, posibilidad de crear copias, permite la reproducción rápida en
papel, entre otras.
Microfilms: Es una lámina de emulsión gelatinosa sobre un soporte transparente y flexible que sustenta
micronométricas partículas de Nitrato de plata, protegida por una fina lámina permeable de material
transparente. Se presenta en forma de película. Este formato se utiliza para conservar originales difíciles o
de gran tamaño, como periódicos, manuscritos antiguos, planos. Es el formato más usual en archivos y
hemerotecas.
Microforma: Es básicamente una técnica fotográfica aplicada a la Reducción de los documentos.
Preservación: Comprende todas las actividades económicas y administrativas que incluyen el depósito y la
instalación de los materiales, la formación del personal, los planes de acción, los métodos y técnicas
referentes a la preservación de los materiales de archivos y bibliotecas y a la información contenida en ellos.
En otras palabras, organización y programación de todos los aspectos y actividades relacionadas con la
conservación de las colecciones en el sentido más amplio.
Profesionalidad. El personal del Centro debe tener los conocimientos necesarios para llevar a cabo su tarea.
Regrabables: Son discos cuya operación es similar a los Diskettes magnéticos, es decir que el usuario puede
grabarlos, leerlos y borrarlos cuantas veces desee
Restauración: Comprende las técnicas y conocimientos utilizados por el personal especializado, responsable
de reparar los daños causados por el uso, el tiempo y otros factores en los materiales de archivos y
bibliotecas.
Soportes magnéticos: es uno de los tipos de medios o soportes de almacenamiento de datos en los que se
utilizan las propiedades magnéticas de los materiales para almacenar información digital.
Soportes ópticos: es un medio de almacenamiento de datos de tipo óptico, que consiste en un disco circular
en el cual la información se codifica, guarda y almacena haciendo unos surcos microscópicos con un láser
sobre una de las caras planas que lo componen.
Word Write Once Read Many: son discos vírgenes sobre los cuales es posible grabar información una sola
vez, pero pueden ser leídos muchas veces.
6. REFERENTES BILBIOGRAFICOS
construya o cite documentos de apoyo para el desarrollo de la guía, según lo establecido en la guía de
desarrollo curricular
OREALC/UNESCO Santiago. (4 nov. 2016). Aprendizaje y docencia en la Agenda de Educación 2030.

Tomado de: https://www.youtube.com/watch?v=lk-l3aVmt-c
Big River TV, La TV de RRHH. (2 dic. 2014). TENDENCIAS DE Recursos Humanos al 2020; Gestión del
Talento Humano. Tomado de: https://www.youtube.com/watch?v=p3Le-US12Ds
CEC – IAEN. (Publicado el 27 sept. 2016). CONDICIONES TÉCNICAS DE CONSERVACIÓN

DOCUMENTAL. Tomado de: https://www.youtube.com/watch?v=xerBb4wgPNQ
Kta1636. (Publicado el 30 nov. 2011). Unidades de conservación. Tomado de:

https://www.youtube.com/watch?v=CMJ9B7lz7-Q
Certicámara S.A. (Publicado el 8 may. 2014). Gestión Documental Electrónica. Tomado de:
https://www.youtube.com/watch?v=GRL-PdS8bQg
Superintendencia de Industria y Comercio. (31 ene. 2014). Grupo de Trabajo Centro de Documentación e
Información. Tomado de: https://www.youtube.com/watch?v=UN7ueAexWRc
CanalAGNColombia. (Publicado el 27 ene. 2017). Conoce el concepto de Gestión Documental

Electrónica. Tomado de: https://www.youtube.com/watch?v=rYz-SbpowJA
Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible. (2017). Gestión

documentalhttp://www.minambiente.gov.co/index.php/component/content/article/83-atencion-y-
participacion-al-ciudadano/1228-plantilla-areas-planeacion-y-seguimiento-33#tablas-de-retenci%C3%B3n-
documental
7. CONTROL DEL DOCUMENTO
Nombre Cargo Dependencia Fecha
Autor (es) William Vargas Vargas Instructor SIG CGTS Noviembre 2017
8. CONTROL DE CAMBIOS
Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del Cambio
Autor (es)

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1. ¿Cuáles son los objetivos de desarrollo sostenible?

3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el

5. Elabore un párrafo que describa lo que le sugiere la lámina

3.2.2. Argumentar las tendencias de la Gestión del Talento Humano 2020

3.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).

Determinada la planificación se establece el sistema de gestión documental, consta de 8 lineamientos

En grupo de aprendices elabore el portafolio estratégico del sistema de gestión documental

3.3.3. Establecer la matriz de indicadores de cumplimiento de la normativa legal del SIGTH

Tomado del Archivo General de la Nación

a. Consultar la definición de biblioteca, archivo y centro de documentación.

Registre el desarrollo de estos puntos en el siguiente formato y socialice en sesión presencial.

DEFINICIÓN CARACTERÍSTICAS SEMEJANZAS DIFERENCIAS USUARIOS

3.3.5. Argumentar los diferentes métodos de conservación, cuidados y mantenimiento de la información

3.3.6. Interpretar la valoración documental para su disposición y toma de decisiones.

Documento de archivo: Concepto, clases, características y tipología.

Responda cada una de las siguientes preguntas:

1. ¿Qué es una valoración documental?

3.3.7. Identificar el marco normativo legal vigente en cuanto a la preservación y conservación de

En la carpeta de apoyo a la guía “Identificar el marco normativo para la preservación y conservación

e un listado de las palabras desconocidas.

significado, lea nuevamente cada uno de los documentos

las cuales serán tema de trabajo en sesión presencial.

Para abordar estos documentos, se conformarán cinco grupos:

PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN DOCUMENTAL

FUNDAMENTOS Y PRINCIPIOS ARCHIVÍSTICOS

3.4 Actividades de transferencia del conocimiento.

3.4.1. Estructurar el normograma de cumplimiento del modelo simulado de GTH de la organización.

3.4.2. Propuesta de la planificación de la estructura del programa de gestión documental en la

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Socialización de respuestas del Formulación de preguntas

Sustentación portafolio Lista de chequeo cumplimiento

Evidencias de Producto: Lista de Chequeo del Desarrollo

para la organización del proceso Lista de Chequeo de la Estructura

Portafolio estratégico del sistema Lista de Chequeo matriz de

Matriz de cumplimiento Lista de chequeo normograma.

Acervo: Es una colección o conjunto de colecciones de un individuo o institución, o un fondo o un grupo de

OREALC/UNESCO Santiago. (4 nov. 2016). Aprendizaje y docencia en la Agenda de Educación 2030.

CEC – IAEN. (Publicado el 27 sept. 2016). CONDICIONES TÉCNICAS DE CONSERVACIÓN

Kta1636. (Publicado el 30 nov. 2011). Unidades de conservación. Tomado de:

CanalAGNColombia. (Publicado el 27 ene. 2017). Conoce el concepto de Gestión Documental

Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible. (2017). Gestión

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del Cambio

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