PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Y ALMACEN

ELABORADO POR: Jefe de Compras y Almacén

Representante de la Dirección y/o
REVISADO POR:
Coordinador de Calidad
Director Administrativo y/o
APROBADO POR:
Rector

Fecha de Aprobación: 17/09/2015

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COMPRAS Y ALMACEN
FECHA:
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1. OBJETIVO
Establecer parámetros para la adquisición de materiales, equipos, insumos y servicios
necesarios para el correcto funcionamiento de los procesos del Colegio Británico de
Cartagena.

2. ALCANCE
El presente procedimiento aplica a todas las compras de materiales, equipos, insumos y
servicios en el Colegio Británico de Cartagena.

3. DEFINICIONES
 CBC: Corporación Educativa Colegio Británico de Cartagena o Colegio Británico.
 Proveedor: Persona Natural o Jurídica cuyo objetivo principal es suministrar bienes
o servicios.
 Proveedor Crítico: Es aquel proveedor cuyo producto o servicio tiene gran impacto
en la prestación del servicio educativo. La falta, omisión, retraso o falla del producto
o servicio imposibilita la prestación del servicio ofrecido por el CBC.
 Proveedor No Crítico: Corresponde a aquel proveedor cuyo producto o servicio no
tiene gran impacto en la prestación del servicio educativo. No representa un mayor
impacto o relevancia para la ejecución o cumplimiento de las funciones propias de la
Institución.
 Libros: Es un material didáctico impreso y encuadernado que contiene información
básica para apoyar, facilitar y estimular el aprendizaje en la prestación del servicio
educativo.
 No Libros: Todo tipo de material didáctico que no entran en la categoría de libros y
que representan un importante fuente de información en la prestación del servicio
educativo.
 Insumo: Corresponde a los demás materiales requeridos para las actividades diarias
de la Organización. Al ser considerados como artículos de disponibilidad comercial
pueden ser adquiridos rápidamente.
 Cotización: Documento que describe la propuesta económica de un proveedor de
un bien o servicio en un determinado momento y lugar.
 Orden de Compra: Documento comercial que soporta las condiciones del negocio
pactadas con el proveedor, y que debe estar soportado por una cotización.
 Documento de Cobro: Documento que reemplaza la factura para personas que
pertenecen al régimen simplificado.
 Remisión: Documento donde el proveedor registra las cantidades de los materiales
y/o servicios que despacha y a su vez, nosotros como clientes recibimos.
 Selección de Proveedores: Documento utilizado para la selección objetiva y
precisa del proveedor de bienes y/o servicios.
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 Evaluación del Proveedor: Clasificación del proveedor teniendo en cuenta unos

criterios y puntajes.
 Reevaluación del Proveedor: Evaluar nuevamente al proveedor dependiendo del
puntaje obtenido en la evaluación.

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
 Norma ISO 9001:2008
 Guía GTC 200
 Manual de Políticas

5. CONTENIDO

ACTIVIDAD REGISTRO RESPONSABLE

1. Requerimiento de suministro de Formato de Jefe de Sección,
materiales pedido de Jefe de Compras
Durante el transcurso del año, los profesores y materiales, y Almacén
personal de administración realizan pedidos de Requerimiento
útiles y materiales periódicamente. Para esto deben de Matriz de
diligenciar el formato de Pedido de Materiales. Compras y
Almacén
Para insumos del normal funcionamiento, no es
necesario el requerimiento. El Jefe de compras es
autónomo en la adquisición de dichos bienes y
servicios. Tales como lápices, cuadernos,
borradores, productos de aseo y cafetería.

Requerimiento por otros conceptos: ver Matriz de

compras y almacén.

2. Autorización de requerimientos de Formato de Coordinador de

materiales Pedido de Nivel y/o Director
Los pedidos de los profesores deben ser autorizados Materiales Administrativo
por los Coordinadores de Nivel. autorizados,
Matriz de
En ocasiones hay gastos que no están Autorización de
contemplados en el presupuesto, para su Requerimiento
aprobación es necesario el visto bueno del Director de Matriz de
Administrativo. Compras y
Almacén
Autorización de requerimiento por otros conceptos:
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ACTIVIDAD REGISTRO RESPONSABLE

ver Matriz de compras y almacén.

3. Verificación de existencia de materiales Plantilla de Jefe de Compras

y/o materia prima Excel y Almacén,
El Jefe de Compras y Almacén verifica que se Administrador de
cuente con el stock mínimo de materiales o insumos Cafetería y/o
para cumplir con las solicitudes del Colegio a Asistente de
excepción de la cafetería escolar. Cafetería

En caso de no contar con la cantidad suficiente, se

realiza el pedido al proveedor.

En el caso de la Cafetería Escolar el Administrador

de la Cafetería y/o la Secretaria de Cafetería Escolar
son los encargados de verificar el stock de insumos
y/o materia prima.

4. Cotización de materiales Solicitud de Jefe de Compras

Se solicitan cotizaciones a los proveedores Cotización y Almacén
escogidos cuando sea necesario, estas pueden ser
solicitadas telefónicamente o por e-mail.

Para las compras que tienen proveedor exclusivo,

no se requieren cotizaciones.

Cotización por otros conceptos: ver Matriz de

compras y almacén.

5. Selección del Proveedor de materiales Selección de Jefe de Compras

El Jefe de Compras y Almacén escoge al proveedor Proveedores, y Almacén
con base en el análisis de las cotizaciones recibidas Selección de
y la calificación de la selección de acuerdo con los Proveedor en
criterios de cada aspecto establecido en el formato Matriz de
de Selección de Proveedor. Compras y
Almacén
Sólo pueden ser aceptados como proveedores de
materiales críticos de impacto alto, aquellas
personas o empresas que en la selección hayan
obtenido un puntaje mayor a 70%. Ver cuadro de
control crítico de materiales en el ítem 6.
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ACTIVIDAD REGISTRO RESPONSABLE

No aplica selección para los proveedores exclusivos
y/o que ingresaron antes de la implementación del
SGC.

Selección de proveedor por otros conceptos: ver

Matriz de compras y almacén.

6. Identificación de Proveedores Formato de Jefe de Compras

Se definen los posibles proveedores con base en Creación y y Almacén
las especificaciones de materiales o insumos que Actualización de
son requeridos. proveedores

A partir de la implementación del Procedimiento de

Compras del Sistema de Gestión de Calidad toda
Persona Jurídica o Natural que quiera ingresar a la
nómina de Proveedores se le diligencia el Formato
de Creación y Actualización de proveedores. Los
que ingresaron antes no se les diligenció este
formato.

Los Proveedores antiguos y/o exclusivos con

quienes no se haya sostenido relaciones
comerciales durante el último año, deberán
suministrar nuevamente el RUT y hacerle una
actualización al reactivarse estas.

7. Solicitud de Compra de materiales Orden de Jefe de Compas

Una vez seleccionado el proveedor, el Jefe de Compra, Almacén
Compras y Almacén procede a diligenciar el formato Base de datos
de Orden de Compra en la base de datos de Excel de Excel,
especificando las condiciones de compra. Se le Solicitud de
asigna una numeración de acuerdo con el Compra en
consecutivo. Matriz de
Compras y
Solicitud de compra por otros conceptos: ver Matriz Almacén
de compras y almacén.

8. Autorización de la compra de materiales Autorización en Director

El Director Administrativo es quien autoriza las Orden de Administrativo
solicitudes de compras. Compra,
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ACTIVIDAD REGISTRO RESPONSABLE

Las compras hechas por la dirección no requieren Autorización de
de cotización, ni autorización, solamente sobre la la Compra en
factura debe rezar que la compra fue realizada por Matriz de
la Dirección. Compras y
Almacén
Autorización de compra por otros conceptos: ver
Matriz de compras y almacén.

9. Pedido de materiales al proveedor Comunicación Jefe de Compras

Ya debidamente diligenciada y aprobada la orden de envío y/o y Almacén
de compra, es enviada al proveedor. firma de
recibido de
Orden de
Compra

10. Recepción de la compra Factura y/o Jefe de Compras

La persona encargada de la recepción de las Remisión y Almacén
compras, verifica que los productos recibidos y
relacionados en la factura y/o remisión cumplan con
las características y condiciones relacionadas en la
orden de compra.

El Jefe de Compras se encarga de la verificación de

materiales propias del funcionamiento escolar, la
Secretaria de Cafetería se encara de las de la
cafetería escolar.

Cuando un producto o insumo tiene requisitos

especiales, el jefe de compra debe verificar el
producto recibido junto con la persona solicitante.

En caso de que los productos no reúnan las

condiciones requeridas, el jefe de compras debe
hacer la devolución al proveedor de manera
inmediata, para que el proveedor reemplace el
producto por uno de mejor calidad. En la cafetería
escolar la persona encargada de realizar las
devoluciones es su Administrador.

Para el caso de los proveedores de servicios se

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ACTIVIDAD REGISTRO RESPONSABLE

verificará la calidad y satisfacción del servicio
adquirido a través del encargado de su supervisión.

La recepción de compras de la Cafetería Escolar se

realiza de acuerdo con el instructivo de Recepción
de Materia Prima en Cafetería Escolar,
perteneciente al procedimiento de Cafetería Escolar.

11. Ingreso y registro en almacén de Entrada de Jefe de Compras

materiales Almacén en y Almacén
El Jefe de Compras y Almacén recibe y verifica el inventario
pedido, hace el ingreso al almacén, y realiza los
registros correspondientes en el software de
inventario.

12. Almacenamiento de materiales Reporte de Jefe de Compras

Para el almacenaje de los materiales se dispone de inventario – y Almacén
una bodega con estantes donde se ubican los Software
materiales teniendo en cuenta las especificaciones y
en lo posible con su ficha técnica de cada producto,
para ejercer un control sobre los mismos y para
garantizar su integridad.

El almacenamiento en materia prima en la Cafetería

Escolar se realiza de acuerdo con el instructivo de
Almacenamiento de Materia Prima de la Cafetería
Escolar, perteneciente al procedimiento de Cafetería
Escolar.

13. Recepción y registro de factura de Factura Jefe de Compras

materiales verificada, y Almacén,
El Jefe de Compras y Almacén recibe la factura y Bitácora de Persona que
verifica el cumplimiento de los requisitos legales Documentos solicita o
(Ver Políticas de Compras en el Manual de Políticas), para supervisa el
coloca su visto bueno de aceptación y la remite al Contabilidad, producto y/o
Auxiliar Contable, con todos los anexos, para ser Documento de servicio,
relacionada en la bitácora de documentos de cobro Auxiliar de
contabilidad y hacer su posterior pago. Contabilidad

La factura por otros conceptos es verificada por la

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ACTIVIDAD REGISTRO RESPONSABLE

persona que solicita o supervisa el producto y/o
servicio y/o el Auxiliar de Contabilidad.

Cuando el proveedor pertenece al Régimen

Simplificado se le diligencia un documento de cobro
que reemplaza la factura.

14. Evaluación y Reevaluación de Evaluación de Jefe de Compras

Proveedores Proveedores de y Almacén
Se realiza cada año mediante el formato de Materiales,
Evaluación de Proveedores. Éste evalúa el Evaluación de
desempeño de cada proveedor durante el período Proveedores de
de acuerdo con los aspectos establecidos y los Servicios,
criterios de cada aspecto. Evaluación y
reevaluación de
Para la Reevaluación se utiliza el mismo formato de Matriz de
la evaluación. Ésta se hará anualmente. Compras y
Almacén
Evaluación y reevaluación por otros conceptos: ver
Matriz de compras y almacén.

15. Compras por caja menor Recibos de pago Jefe de compras

Estas compras son hechas directamente por el Jefe y/o facturas y Almacén
de Compras y Almacén. Para esto el jefe de
Compras tiene asignada una tarjeta débito.

Una vez gastado el fondo asignado para estas

compras, el jefe de compras realiza el trámite para
su reembolso.

16. Reembolsos por Compra Recibos de Pago Personal que

El personal que incurra en gastos autorizados de con firma de incurra en gastos,
acuerdo con sus responsabilidades, deberá autorización de Director
presentar los debidos soportes para el pago. Administrativo,
diligenciamiento del reembolso. Auxiliar Tesorería

El reembolso es autorizado por el Director

Administrativo.
El Auxiliar tesorería efectúa el pago.
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ACTIVIDAD REGISTRO RESPONSABLE

17. Compras de Carácter Urgente Orden de Dirección
El Director Administrativo podrá autorizar la orden compra sin Administrativa,
de compra inmediatamente, sin importar la no cotizaciones Jefe de Compras
presentación de cotizaciones ni el valor de la
compra.

18. Inventarios Software de Jefe de Compras

Se mantiene inventario centralizado y actualizado Inventario y Almacén
que asegure una apropiada existencia de equipos. actualizado

6. CUADRO CONTROL DE PROVEEDORES

Tipo de Impacto en
Material y/o Servicio Control Aplicable
Proveedor el Servicio
Libros Producto Alto Planeación presupuestal
No Libros Producto Alto Planeación presupuestal
Material Didáctico Producto Alto Control de inventario
Consumo Docente Producto Alto Control de inventario
Servicios Profesionales producto Alto Supervisión del Contrato
Servicio Transporte Escolar producto Alto Supervisión del Contrato
Servicio de Cafetería producto Alto Supervisión del Contrato
Muebles y Equipos Admon producto Medio Control de Inventario
Muebles y Equipos Escolar producto Medio Control de Inventario
Insumos de Mantenimiento producto Bajo Control de Inventario
Insumos de Aseo producto Bajo Control de Inventario
Insumos de Oficina producto Bajo Control de Inventario

7. ANEXOS
 Formato de pedido de materiales
 Matriz de Compras
 Formato de Pedido de Materiales por Aseo y Mantenimiento
 Formato de Pedido de Materiales autorizados
 Software de Inventario
 Formato de Creación y Actualización de proveedores
 Solicitud de Cotización
 Selección de Proveedores
 Evaluación de Proveedores de Materiales
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 Evaluación de Proveedores de Servicios

 Orden de Compra
 Comunicación de envío y/o firma de recibido de Orden de Compra
 Factura
 Documento de cobro
 Remisión
 Inventario
 Bitácora de Documentos para Contabilidad
 Recibo de Caja Menor
 Recibos de Pago
 Contrato de Prestación de Servicios

8. ACTUALIZACIONES

FECHA DE NUMERO DE
PARTE MODIFICADA MODIFICACIONES
MODIFICACION VERSION
29/07/2011 Aprobación del 01 No aplica
procedimiento
06/12/2011 Formato de Pedido de 02 Se invirtieron los campos de
Materiales artículo y descripción del
artículo.
06/12/2011 Formato de Pedido de 02 Se agregó una línea de
Materiales observaciones.
14/02/2012 Encabezado de 03 Se identificó el procedimiento al
Registros y formatos. que pertenecen los registros.
14/02/2012 Formato de Pedido de 03 Se agregó campo para fecha de
Materiales recibido y fecha de entrega
12/04/2012 Modificación de todo 04 Se tuvo en cuenta las compras
el procedimiento manejadas fuera del
departamento de compras.
12/04/2012 Se agregó documento 04 Matriz de compras
19/11/2014 Se modificó actividad 05 Se agregó verificación de stock
3 por parte de cafetería escolar.
19/11/2014 Se modificó actividad 05 Se hace alusión al instructivo de
10 recepción de materia prima en
Cafetería Escolar.
19/11/2014 Se modificó actividad 05 Se hace alusión al instructivo de
12 almacenamiento de materia
prima en Cafetería Escolar.
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FECHA DE NUMERO DE
PARTE MODIFICADA MODIFICACIONES
MODIFICACION VERSION
17/09/2015 Todo el documento 06 Revisión y ajuste del
procedimiento

Jefe de Compras y Coordinador de Calidad Director Administrativo

Almacén y/o Representante de y/o Rector
la Dirección