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SOMMES
À VOS CÔTÉS
MIGRATION DES E-MAILS VERS OFFICE 365
Que contient votre boite à outils
de migration de la messagerie
Section 1 : Six étapes vers le succès........................................................................5
Vous avez décidé de migrer les e-mails de votre organisation vers Office 365. Un peu
intimidé ? Bien. C’est la bonne attitude parce qu’une migration vers le Cloud avec
Office 365 est susceptible d’être l’un des projets informatiques le plus important et
le plus visible que vous allez gérer toute l’année. En suivant les six étapes de cette
section, vous découvrirez pourquoi un plan détaillé du projet est essentiel pour assurer
une migration réussie.
Nous savons que la migration vers Office 365 est loin d’être simple. C’est pourquoi
nous vous présenterons un plan de projet intelligent, des e-mails de communication
prêts à l’emploi, pancartes, t-shirts, parapluies et même des sujets de migration afin
de séduire tout le monde en leur faisant penser qu’ils sont en fait en train de faire
un voyage à Disney. Alors, prenez du recul. Dans cette section, nous vous livrerons
quelques secrets, donnerons des conseils pratiques et lèverons le voile sur l’une de
nos réussites.
SIX
ÉTAPES
Section 3 : Qu’est-ce que la Foire aux Questions ? (F.A.Q.)......................................28
Nous sommes tellement habitués à réparer les dégâts des solutions précédentes, que
nous avons vraiment dû créer une F.A.Q. (qu’est-ce que la FAQ ?) pour vous aider à
choisir la bonne solution. Comment choisir la bonne solution ? Vous posez les bonnes
questions. Dans cette section, vous obtiendrez toutes les réponses aux questions que
vous devriez poser.
Vous devez vous décider à agir et ne plus vous contenter de paroles. Découvrez
pourquoi une communication claire est essentielle à la réussite de votre migration.
Repérez les champions de la migration dans votre organisation, puis décidez de ce qui
doit être communiqué, établissez une chronologie de la communication et apprenez à
créer des activités amusantes pour faciliter la communication. Pour faciliter les choses,
nous avons inclus des modèles d’e-mails de communication prêts à l’emploi et des
enquêtes sur la migration dans cette section.
Parfois, tout le monde a besoin d’un aide-mémoire. Dans cette section, vous trouverez
30 conseils Outlook 2013 pour aider rapidement la transition de vos utilisateurs finaux
vers Office 365 rapidement et une carte de démarrage rapide Outlook 2013.
DES CHOSES
DÉMARRAGE NOUS SOMMES
À FAIRE AVANT RAPIDE À VOS COTES
LA MIGRATION OUTLOOK
DE VOTRE COMPTE
Gagnez du temps, évitez bien des efforts. Notre méthodologie permet des
migrations haute fidélité à accomplir en 33 % moins de temps, avec jusqu’à 50 %
moins de ressources que les solutions concurrentes.
Nous sommes à vos côtés. À l’aide de Netmail et en suivant les étapes décrites dans ce
livre blanc, vous garderez votre organisation en sécurité pendant le processus. En fait,
vous ferez figure de héros.
Netmail Migration 6
Étape 1 : Évaluation,
planification et conception du
projet de migration
Évaluation du projet
Ne commencez pas votre projet de migration sans avoir une image claire et réaliste de
ce que le projet implique réellement. Quelles ressources avez-vous déjà ? De quelles
ressources aurez-vous besoin ? Combien de temps faudra-t-il pour réaliser le projet ?
Gardez ces points à l’esprit :
• Travail d’équipe : Une équipe bien équilibrée apporte beaucoup plus de perspicacité
dans le projet de migration globale. Créez une équipe avec des membres provenant de
divers milieux d’expertise afin d’assurer qu’aucune étape ou question ne sont omises.
Lors de la création de votre équipe, pensez à inclure l’administrateur informatique, le
directeur informatique, une liaison de communications et un membre de votre équipe
d’exploitation. Sélectionnez un gestionnaire de projet enthousiaste qui vous aidera
à mener votre équipe et à défendre le projet tout au long de la chronologie de la
migration.
• Infrastructure : Lorsque vous avez une vision très claire de votre infrastructure de
messagerie, vous pouvez déterminer de quelle, le cas échéant, autre configuration
système requise vous avez besoin pour faire progresser la migration. Ceci vous donne
Netmail Migration 7
une idée précise de ce qu’implique le projet et vous aide à éviter le problème de fixer
des attentes irréalistes quant au temps nécessaire pour la migration.
Netmail Migration 8
êtes un organisme à but non lucratif,
56 $ il existe des plans spécifiques
qui pourraient vous intéresser.
La bonne nouvelle est que vous
pouvez développer votre service Migrations sans pièce jointe
Office 365 au fur et à mesure que
Avec Netmail, vous pouvez migrer
votre activité se développe. Utilisez
vers Office 365 sans migrer les pièces
les informations provenant de votre
jointes. Empêchez la perte de précieuses
évaluation des ressources pour vous
informations lors de votre migration en
aider à déterminer quel plan 365
retirant les pièces jointes des messages et
fonctionne le mieux pour votre
en remplaçant chaque pièce jointe par un
organisation.
lien HTTP.
Plan de communication
Il est important de créer un plan de communication complet afin de tenir tous les
utilisateurs concernés par la migration de la messagerie, notamment la direction, l’équipe
projet et les utilisateurs, informés de l’avancement du projet.
• Les mises à jour de l’état de la migration par e-mail tout au long du processus
de migration
• Toutes les tâches avant la migration et/ou après la migration que les utilisateurs
pourraient avoir à terminer
Netmail Migration 9
Étape 2 : Collecter les données
dans votre système existant
Pour gérer le problème des Archives natives GroupWise, nous avons développé une
boîte à outils qui identifie, collecte, catalogue et traite les archives personnelles :
Phase Description
Netmail Migration 10
Phase Description
La phase finale est effectuée une fois que les archives ont
été déplacées vers le réseau et que toutes les archives
ont été cataloguées après quoi elles peuvent être traitées
automatiquement par Netmail et converties en données XML dans
Processus un référentiel centralisé. Cela permet aux données de messagerie
d’être pleinement accessibles aux clients, préserve la possibilité
de rechercher et de maintenir les données conformément aux
règlements de conservation des documents de l’État, et permet
aux données d’être migrées dans Office 365.
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Étape 3 : Provisioning utilisateur
et déploiement client
Provisioning utilisateur
Avant de pouvoir migrer les données vers le système Office 365, vous devez tout d’abord
fournir vos utilisateurs dans Azure Active Directory et sélectionner l’option de licence
appropriée pour leur activer la messagerie pour la nouvelle plate-forme e-mails. Ceci
permet aux utilisateurs d’accéder à leur courrier existant, à leurs rendez-vous récurrents
et futurs, tâches, notes, calendriers et carnets d’adresses personnels une fois qu’ils ont
été déplacés vers le nouveau système. Si vous le souhaitez, les administrateurs système
peuvent migrer aussi le carnet d’adresses système, les listes de distribution, les droits
proxy et plus.
La plupart des autres solutions de migration transfèrent simplement toutes les données
directement vers le Cloud sans les archiver en premier. Non seulement cette approche
accroît les risques de perte ou corruption des données, mais cela prend aussi beaucoup
plus de temps de migrer les données et par conséquent s’appuie fortement sur la
coexistence des deux systèmes de messagerie. Pourquoi est-ce une mauvaise solution ?
Elle introduit une complexité inutile au projet de migration, notamment aux prises à des
problèmes avec le répertoire, le flux de messagerie, le routage et la synchronisation de
la disponibilité du calendrier entre les deux systèmes.
Netmail Migration 12
Déploiement client
Avec le logiciel Office 365 en tant que solution de Service (SaaS), il n’existe pas
d’infrastructure d’échange sur site pour configurer ou déployer l’infrastructure de soutien
minimale. Tout ce dont vous aurez besoin pour installer sur site est Microsoft DirSync
server et l’agent de migration Netmail avec le connecteur Netmail à Office 365. Validez le
système et effectuez des tests clients et de capacité. Assurez-vous que votre personnel
informatique a reçu une formation adéquate au système Office 365 de façon à ce qu’ils
aient les connaissances pour résoudre les problèmes et gérer les problèmes futurs de
l’utilisateur et/ou questions. Une fois que tous les composants sont en place, validez
le processus d’injection des données et l’accès client. Lorsque vous êtes sûr que tous
les problèmes qui peuvent surgir au cours des phases de test et de validation ont été
résolus, vous pouvez signer votre procédure d’installation et de migration Office 365.
Avant d’utiliser votre système Office 365, vous devez déployer le client Outlook sur
les postes de travail des utilisateurs. Pour les grandes organisations, il peut être plus
pratique d’utiliser un outil tiers (tel que Microsoft System Center Configuration Manager)
pour pousser automatiquement le client vers tous les postes de travail plutôt que de le
déployer manuellement sur chaque poste de travail.
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Étape 5 : Passage à Office 365
Avant le passage final à Office 365, vous devez effectuer un dernier recueil des messages
de votre système de messagerie existant (depuis les deux dernières semaines, par
exemple), injecter ces données dans le Cloud et effectuer une validation finale de
votre nouveau système. Lorsque vous êtes sûr que tous les composants fonctionnent
correctement, vous pouvez alors prendre la décision de passer à votre nouvelle plate-
forme Office 365. Vous aurez besoin rediriger les processus internes vers Office 365 et
de router tous les messages Internet vers Office 365.
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Étape 6 : Exécution des tâches
de post-migration
Une fois que vous avez migré tous les utilisateurs et boîtes aux lettres vers Office 365,
il y a encore quelques tâches à accomplir pour finaliser votre projet de migration. Au
cours de la semaine suivant la migration, surveillez votre système Office 365 et faites
fonctionner via des procédures de validation afin de vous assurer que tout, y compris le
flux de messagerie, planification de rendez-vous et tâches, etc., fonctionne correctement
pour tous les comptes.
Formation
Une période d’ajustement et de formation est obligatoire pour toutes les personnes
touchées par la migration de la plate-forme de messagerie. Veillez à ce qu’une formation
adéquate soit offerte aux administrateurs système de façon à ce qu’ils soient à l’aise
dans l’administration du nouveau système Office 365. Vous devez également fournir
la formation pour votre personnel informatique et de soutien afin qu’ils puissent
effectivement traiter et résoudre les problèmes des utilisateurs. Bien sûr, vous devez
fournir à tous les utilisateurs un accès aux sites Web de formation et/ou documents,
webinaires, blogs, et tout autre matériel de soutien qui les aideront à une transition
rapide et facile vers leur nouveau client de messagerie. En outre, si votre organisation
est déjà confrontée à une demande e-Discovery, vous devrez vous assurer que votre
directeur, conseiller juridique, équipe d’exploitation et service des ressources humaines
reçoivent une formation suffisante pour qu’ils aient toutes les informations pertinentes
en main. Office 365 possède diverses fonctionnalités eDiscovery intégrées selon le plan
que vous avez sélectionné. Cela signifie généralement que les outils et les processus
peuvent changer pour en fonction du plan pour satisfaire aux demandes eDiscovery.
Nettoyer
Lorsque vous êtes convaincu que les boîtes aux lettres du serveur de votre système de
messagerie d’origine ont été migrées avec succès, vous pouvez les supprimer et mettre
vos serveurs d’origine hors service. Vous pouvez également supprimer les anciens
fichiers clients et paramètres du registre de votre système de messagerie d’origine et
nettoyer les anciens clients sur les postes de travail des utilisateurs.
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SECTION 2
Le fait que vous lisiez ce livre blanc signifie que vous vous demandez probablement :
dois-je rester ou partir ?
Ceci est une très bonne liste de raisons pour envisager la migration. Ou, peut-être que
le choix n’est pas même le vôtre ; ce pourrait simplement être un mandat corporatif à
faire le changement.
Voici la bonne nouvelle. Si vous pensiez que votre migration de messagerie est vouée à
être compliquée, en retard et en dépassement de budget, avec un risque de violations
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de la conformité et de perte des données, pouvant compromettre votre carrière, vous
pouvez y songer à nouveau.
Nous avons plus de 80 ans de talent Novell GroupWise de notre côté, ce qui fait vraiment
de nous le choix de facto pour la migration de messagerie.
Netmail rassemble tous les éléments clés pour lisser votre migration de GroupWise vers
Office 365. Sans conséquence. Sans incident, même.
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toutes les données directement depuis le système de messagerie légué dans le Cloud sur
une courte période de temps. Bang. Affaire conclue, non ? Faux.
Bien que ceci soit le but ultime d’une migration de messagerie, transférer les messages
du mois ou de l’année manque d’élégance. Le désavantage évident est l’énorme quantité
de données que vous transférez sur le nouveau serveur de messagerie. Pour donner
une image, cela reviendrait à emménager dans une maison neuve et prendre toutes vos
vieilleries avec vous. Quelques drapeaux rouges viennent immédiatement à l’esprit :
• Plus vous migrez d’e-mails, plus la complexité sera élevée et plus la longueur
du projet de migration sera importante.
• Plus le bureau de poste GroupWise d’origine est gros, plus le risque de corruption
des données lors de la migration est grand.
• Votre connexion internet d’entreprise doit gérer le transfert de tous les courriers,
ce qui peut agir comme un goulot d’étranglement. Cela pourrait alors potentiellement
affecter la disponibilité d’autres processus de l’entreprise qui dépendent de la
disponibilité de votre bande passante Internet.
• Les utilisateurs n’ont pas accès à leurs e-mails pendant la fenêtre de migration,
ce qui peut être sujet à des retards. (Bien qu’il existe des utilitaires de migration
pouvant accélérer ce processus, ces outils de migration non réutilisables sont
coûteux et ne fournissent aucun avantage à long terme).
Avons-nous dit qu’il existait quelques drapeaux rouges ? Nous dirions que cette liste est
considérée comme une cargaison. Alors pourquoi déménagez-vous toutes ces données
vers le Cloud de toute façon ? Enfin, si vous êtes coincé avec un outil de migration qui
ne peut pas faire autre chose que de déplacer des données d’un système à l’autre, vous
n’avez pas le choix.
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Netmail vs les autres solutions — 2 500 Comparaisons
de boîte aux lettres
Elément Netmail Autre solution
Plusieurs options de
politiques. Migrer
uniquement les données Migrer tout, y compris
requises. les éléments et données
Quoi migrer ?
obsolètes, inutilisables ou
Habituellement moins corrompus.
de 20 % des données
source sont injectées.
Can eDiscovery be
eDiscovery peut-il être
parfaitement mené
Oui. NON.
même lors de la migra-
tion ?deven during the
migration?
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Comment le faisons-nous ?
Netmail adopte une approche différente, plus
intelligente de migration de messagerie. Plutôt que
de déplacer tous les messages vers Office 365, nous
déplaçons tout d’abord la plus grande partie des
messages vers un système d’archivage centralisé.
Voyez cela comme « Collecter avant d’injecter. »
Nous nous occupons même des archives GroupWise
en utilisant un simple, mais brillant processus, que
nous avons développé, qui n’implique aucune
création PST, aucun dézippage et une implication
minimale de l’utilisateur final.
La majorité du travail est déjà accomplie, les données peuvent ensuite être injectées en
temps réel dans Office 365, souvent au cours d’un week-end. Non seulement cela, mais
une fois la migration terminée, vous obtenez une solution d’archivage à long terme pour
améliorer les capacités d’archivage limitées d’Office 365. Ceci est un cadeau intarissable.
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Netmail : simple.
• Vous bénéficiez d’une solution pour gérer le stockage des e-mails et les
exigences e-Discovery dans le nouveau système de messagerie.
• Vous pouvez choisir de ne pas inclure les grandes pièces jointes lors de la
migration, ce qui élimine le problème de la limite de taille de 25 Mo
pour le fichier joint.
Une vaste expérience. Une méthodologie intelligente. Un logiciel simple et fiable. Voici les
éléments clés qui garderont votre migration de messagerie sur la bonne voie. Le projet
qui semblait être si complexe et risqué devient soudainement beaucoup plus simple.
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Netmail aide Champlain Valley
Physicians Hospital Medical
Center à migrer vers Exchange
et à améliorer la santé du
système de messagerie
Situé à Plattsburgh, New York, Champlain Valley Physicians Hospital Medical Center
(CVPH) est reconnu comme un leader dans sa région pour sa capacité à offrir des
soins exceptionnels. En plus de sa large gamme de soins en hospitalisation, de services
ambulatoires, et soins de proximité, CVPH excelle dans les services d’angioplastie
élective, urgente et émergents sur place. En effet, son programme a été récemment
classé comme l’un des 100 meilleurs hôpitaux dans le pays pour les soins cardiaques et
a été classé parmi les meilleurs 10 pour cent dans le pays depuis 2008.
Comme vous pouvez le deviner, l’e-mail est une application d’entreprise cruciale pour
CVPH, sur laquelle les utilisateurs ont appris à compter en tant que partie essentielle
des communications quotidiennes à l’hôpital. Au printemps 2010, CVPH s’est retrouvé
face à un choix : s’en tenir au statu quo et rester sur GroupWise, ou faire le saut vers
Exchange.
CVPH n’est pas une organisation de type « statu quo ». Citant le manque d’intégration
GroupWise avec des applications essentielles et le manque de confiance dans l’avenir de
Novell, l’équipe informatique du CVPH a commencé sa recherche d’un outil de migration
de GroupWise vers Exchange.
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• Archiver tous les e-mails, rendez-vous, notes de tâches, et carnets d’adresses
des utilisateurs de GroupWise et rendre les données facilement accessibles.
• Injecter une quantité limitée de courrier électronique dans la nouvelle boîte aux
lettres Exchange pour qu’elle reste gérable.
La liste a dirigé CVPH vers la seule entreprise ayant la méthodologie, les logiciels et les
compétences pour les aider à la transition en douceur vers Exchange.
La bonne approche
Au départ, CVPH a envisagé une approche par étapes pour la migration qui permettrait
de maintenir à la fois Novell GroupWise et Exchange en place. « La coexistence a
certainement attiré notre attention, car nous hésitions à déplacer plus. Passer du système
familier GroupWise au système Exchange non familier allait introduire une énorme quantité
de changement pour la communauté
des utilisateurs CVPH et nous voulions
nous assurer que
“ N ous avons envisagé nous avions bien fait.
Toutefois, en fin de l’outil Quest, mais à la fin compte, la coexistence
n’est pas une bonne de la migration, vous jetez solution pour nous, »
déclare Justin Miller, juste l’outil.” le spécialiste du réseau
principal chez CVPH.
Robert Evans, CVPH
L’équipe CVPH a décidé en fin de
compte qu’essayer d’exécuter les deux
plates-formes ensemble compliquerait inutilement la migration, retarderait le projet
et confondrait les utilisateurs. Si CVPH voulait faire le grand saut à Exchange, il était
préférable de bien former les utilisateurs sur la nouvelle plateforme et de faire une rupture
nette.
L’équipe informatique CVPH a aussi aimé la façon dont Netmail a figuré dans l’équation.
« Nous avons envisagé l’outil Quest, mais à la fin de la migration, vous jetez juste l’outil.
Vous avez payé tout cet argent uniquement pour migrer, » déclare Robert Evans, Directeur
des opérations et télécommunications chez CVPH. « Avec Netmail, nous avons rapidement
réalisé qu’après la migration, nous allions avoir une solution d’archivage des e-mails au
niveau de l’entreprise sur place, et l’archivage des e-mails était un autre projet inscrit sur
notre liste de tâches informatiques. De plus, le coût des deux produits est comparable. »
Netmail Migration 24
Le bon logiciel
L’équipe CVPH a fait face à des défis difficiles, mais tous trop courants. D’une part,
le système GroupWise était extrêmement gonflé. Certains comptes de messagerie
n’étaient pas archivés et il y avait de nombreuses archives personnelles, dispersées à
travers le système.
Tout d’abord, notre équipe de Services professionnels a aidé CVPH à déployer Netmail
de façon à ce qu’ils puissent déplacer la majeure partie des courriers électroniques
et données associées hors de GroupWise et dans un système d’archivage centralisé.
À partir de là, les messages seraient accessibles par le biais de WebAccess. CVPH
a également déployé Netmail sur le nouveau système Exchange de cette façon les
utilisateurs pouvaient accéder aux messages archivés depuis leurs clients Outlook.
Netmail a apporté d’autres avantages importants. L’équipe CVPH l’a utilisé pour localiser
les archives personnelles et les transférer au système d’archivage centralisé sans avoir
à les convertir en fichiers PST d’Outlook, économisant ainsi une tonne de temps.
Avec Netmail, CVPH pourrait aussi facilement normaliser l’emplacement des archives.
Finalement, avec toutes les données appropriées archivées en toute sécurité, CVPH a
dû injecter uniquement un sous-ensemble de données dans le nouvel environnement
Exchange. À partir de là, ils pouvaient mettre en œuvre des politiques de rétention de
courrier électronique afin d’éviter le ballonnement dans le nouveau système.
Alors, comment êtes-vous passé à la migration réelle ? Ayez l’esprit tranquille. Tout
s’est bien déroulé. L’équipe informatique CVPH a géré la migration de GroupWise vers
Exchange pendant un week-end. « Nous avons pris quelques jours de préparation avant
la date d’entrée en service, mais c’était assez transparent pour notre communauté
d’utilisateurs, qui en parle encore, » explique M. Evans. « Même notre PDG a salué la
transparence de la migration. »
Netmail Migration 25
La bonne expertise
Comme nous l’avons mentionné plus tôt, nous effectuons des migrations de messagerie
depuis un certain temps. S’il y a une chose que nous avons apprise, est qu’il y a plus
compliqué que les détails techniques. Les utilisateurs sont essentiels. La migration de
CVPH n’a pas fait exception. La préparation, la communication et la formation qu’Evans
et son équipe ont fournies, avec les conseils de notre équipe de Services professionnels
ont été essentielles à la réussite de la migration de CVPH.
« Au début, je faisais des communications hebdomadaires et ensuite deux à trois fois
par semaine. Celles-ci contenaient des informations importantes ou formations qu’il
fallait sortir pour les équipes. J’ai beaucoup transmis le message que la vie chez CVPH,
allait changer, si bien que nos utilisateurs l’ont intégré. J’en ai fait une affaire beaucoup
plus grande que ce que probablement elle a fini par être, » rappelle Miller, spécialiste
du réseau principal chez CVPH. Mais cela a fonctionné. Les sessions de formation ont
été très bien suivies. « Une fois que les personnes ont compris la valeur de la formation,
nous recevions vingt à trente personnes par séance ».
Netmail Migration 26
Magie de la migration ? Non. Juste toutes les bonnes pièces aux bons endroits
Netmail Migration 27
SECTION 3
Netmail Migration 29
utilise le format de fichier d’une application indépendante et pérenne (nous utilisons
texte ASCII brut avec des balises XML). Ceci contribue à réduire le risque de perte de
données pendant la migration en archivant tous les e-mails et pièces jointes avant la
migration. L’utilisation de ce référentiel en tant que base pour la migration permet 100 %
de communications transparentes entre les deux systèmes de messagerie, même en
tenant compte des requêtes eDiscovery directes à effectuer lors de la migration.
Netmail Migration 30
Offrez-vous une assistance 24 h/24 et 7jrs/7 pour la
migration ?
Les oiseaux volent-ils ? Chaque projet de migration, que nous prenons est livré avec une
équipe de support de migration dédiée. Grandes migrations, petites migrations, nous
traitons chaque migration de la même manière. Votre migration est notre migration. Vous
gagnez, nous gagnons. Voyons comment cela fonctionne ?
Netmail Migration 31
Quels outils utilisez-vous pour faciliter la migration ?
Parce que nous sommes bons à cela, nous avons mis au point plusieurs méthodologies
et outils pour faciliter la migration. Nous vous dirons tout sur eux, mais alors nous devrons
vous « tuer ».
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SECTION 4
Site intranet..................................................................................................... 41
Liste de distribution......................................................................................... 42
Pseudonyme de migration............................................................................... 42
Thème de la migration..................................................................................... 42
Netmail Migration 34
Activités d’e-mail de communication — 1 mois avant..................................... 50
Utilisateurs de BlackBerry............................................................................... 68
Obtenir de l’aide.............................................................................................. 68
Aides- mémoire..................................................................................................... 69
Au sujet de Netmail...............................................................................................76
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Construire un plan de
communication par email
efficace pour la migration
Lorsque vous envisagez de migrer les e-mails de votre organisation de Novell GroupWise
vers Microsoft Office 365, une communication claire et pratique est essentielle à la
réussite de votre projet de migration. Vous devez communiquer avec les personnes en
cours de migration, leurs gestionnaires, l’équipe de Support de migration, l’équipe du
projet de migration et la gestion de votre organisation. Construire un plan d’e-mails de
communication efficace pour la migration fournit des recommandations importantes de
Netmail sur la façon de construire un plan d’e-mails de communication de migration
efficace.
Netmail Migration 36
Intervenants principaux Objectif de la communication
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Déterminer comment vous communiquerez
Diffusions d’e-mails
Netmail Migration 38
Événements
Netmail Migration 39
Intervenants principaux Ce qu’ils doivent savoir
Netmail Migration 40
• Site intranet
• Liste de distribution
• Pseudonyme de migration
• Thème de la migration
Site intranet
Netmail recommande de créer un site Intranet qui soit disponible à tous les membres de
l’équipe de migration, aux gestionnaires de soutien et utilisateurs finaux. Ce site devrait
contenir les renseignements suivants :
• Plan du projet
• Processus de migration
• Formulaire de bogue
Netmail Migration 41
les demandes de Support et de surveiller l’avancement de leurs demandes de Support
déposées antérieurement sur ce site. Si quelqu’un a le sentiment d’avoir identifié un
problème avec le produit ou le service, il doit être en mesure de déposer un rapport de
bogue.
Liste de distribution
L’équipe de migration doit créer une liste de distribution de l’équipe. Tous les e-mails du
projet sont envoyés à cette liste de distribution et sont disponibles à tous les membres
de l’équipe du projet.
Pseudonyme de migration
L’équipe de migration doit créer un pseudonyme de migration à partir duquel toutes les
communications officielles de la migration sont envoyées. Sélectionnez les personnes
qui doivent avoir la possibilité d’envoyer des e-mails depuis ce pseudonyme. Ceci aide
les utilisateurs à identifier les communications officielles de migration.
Thème de la migration
Pour rendre le processus de migration plus agréable et plus attrayant pour les utilisateurs
finaux, l’équipe de migration peut envisager de créer un thème autour du projet de
migration. Par exemple, les utilisateurs finaux peuvent être invités à embarquer pour un
voyage virtuel (complet avec un « itinéraire » indiqué sur des cartes postales). L’analogie
de la migration d’un animal ou des insectes vers des climats plus chauds peut également
être utilisée.
Netmail Migration 42
Établir une chronologie régulière des e-mails de
communication
La principale méthode de communication entre l’équipe de migration et le reste de
l’organisation doit être l’envoi d’e-mails. Netmail a créé des modèles d’e-mails qui sont
inclus dans « Construire un plan d’e-mails de communication efficace pour la migration ».
Ces e-mails sont destinés à être envoyés sur la base d’un calendrier précis, avant et après
la migration.
• E-mail au gestionnaire
Un mois avant
• E-mail aux utilisateurs
• E-mail de bienvenue
Après la Migration
• Enquête post-migration
Netmail Migration 43
Cette section décrit l’utilisation de chacun de ces messages électroniques inclus dans
la chronologie.
Ce message électronique informe tous les gestionnaires de votre organisation que votre
organisation migre vers Microsoft Office 365. Dans ce message électronique, vous
devez donner un aperçu du processus de migration et dire à vos gestionnaires quand
la migration est prévue. Vous devez donner aux gestionnaires l’information dont ils ont
besoin pour communiquer au sujet de la migration avec leurs employés. Voir Annexe B :
exemples d’e-mails de communications.
Ce message électronique est envoyé à tous ceux qui sont candidats à la migration de
boîtes aux lettres. Il les avertit que leur boîte aux lettres doit être migrée. Ce message
électronique leur fournit les informations de contact. Voir Annexe B : exemples d’e-
mails de communications.
Ce message électronique est envoyé à tous les gestionnaires et liste leurs employés que
vous envisagez de migrer. Cela informe les gestionnaires qui, de leurs employés, vous
envisagez faire migrer et leur donne l’occasion de reporter la migration de personnes en
particulier si nécessaire. Voir Annexe B : exemples d’e-mails de communications.
Ce message électronique est envoyé à toutes les personnes devant être migrées.
Il s’agit d’un rappel et il contient essentiellement les mêmes renseignements que le
message : deux mois avant — E-mail général. Des liens vers la documentation sur le site
intranet peuvent également être inclus pour permettre aux utilisateurs de commencer à
Netmail Migration 44
se familiariser avec le nouveau logiciel de messagerie. Voir Annexe B : exemples d’e-
mails de communications.
Ce message électronique est envoyé à toutes les personnes devant être migrées. Il s’agit
d’un rappel et il les encourage vivement à achever les procédures avant la migration. Voir
Annexe B : exemples d’e-mails de communications et Annexe C : échantillon
des procédures avant et après de migration.
Ce message électronique est envoyé à tous ceux qui ont rempli le sondage de pré-
migration et ont été qualifiés à migrer. Il contient des informations supplémentaires sur
ce à quoi il faut s’attendre lors de la migration de leur boîte aux lettres. Il peut également
rappeler aux utilisateurs où trouver la documentation sur le nouveau client Outlook. Voir
Annexe B : exemples d’e-mails de communications.
Ce message électronique est envoyé à tous ceux qui ont rempli le sondage de pré-
migration et sont prêts à migrer. Il s’agit de l’avis final que leurs boîtes aux lettres seront
migrées le jour ouvrable suivant. Cet e-mail peut également inclure les procédures après
la migration que les utilisateurs auront à effectuer une fois que leur compte aura été
migré. Voir Annexe B : exemples d’e-mails de communications et Annexe C :
échantillon des procédures avant et après de migration.
Netmail Migration 45
Après la Migration – E-mail de bienvenue
Ce message électronique est envoyé à tous ceux qui ont été migrés. Ce message
électronique est utilisé comme l’étape de vérification de la migration définitive. Il est
envoyé aux nouveaux utilisateurs de la boîte aux lettres Office 365. Les utilisateurs
verront leur boîte aux lettres du serveur Office 365 lorsqu’ils se connectent la première
fois. S’il y a un problème avec la migration des boîtes aux lettres, l’administrateur recevra
un récépissé de non-livraison (NDR). Si cela arrive, l’administrateur de migration peut
commencer les procédures de dépannage. Ce message électronique contient le nom
d’utilisateur Microsoft de l’utilisateur et le mot de passe temporaire. Cet e-mail rappelle
aussi aux utilisateurs d’effectuer les procédures post-migration et de mettre en place
leurs appareils mobiles. Voir Annexe B : exemples d’e-mails de communications et
Annexe C : échantillon des procédures avant et après de migration.
Netmail Migration 46
Créer des activités d’e-mails de communication éducatives
Il est important d’éduquer et d’impliquer l’ensemble de l’organisation sur la migration à
venir. Netmail a créé des activités de communication e-mail proposées qui sont incluses
dans « Construire un plan d’e-mails de communication efficace pour la migration ».
Ces activités sont destinées à être présentées selon un calendrier spécifique avant et
après la migration. Cette section décrit le public visé pour chacune de ces activités de
communication e-mail suggérées.
Netmail Migration 47
Public Activité Rempli par
Netmail Migration 48
Public Activité Rempli par
• Formation au service
d’assistance
Netmail Migration 49
Activités d’e-mail de communication — 1 mois avant
• Assistance technique de
migration disponible
Netmail Migration 50
Public Activité Rempli par
• E-mail « Différences »
Netmail Migration 51
Activités d’e-mail de communication — Post-migration
Cadres • Célébration
• E-mail de remerciement
au personnel
• Célébration de l’équipe
de soutien
Netmail Migration 52
À quoi s’attendre le jour de la migration
• Personnel de soutien disponible, formé et local
Netmail Migration 53
Annexe A : enquête sur la
migration
Enquête de pré-migration
Nom :...........................................................................................................................
Pseudonyme :...............................................................................................................
Gestionnaire :...............................................................................................................
Service :.......................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
3. Avez-vous réduit la taille de votre boîte aux lettres à moins de xx mégaoctets (Mo) ?
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
Netmail Migration 54
Enquête post-migration
Nom :...........................................................................................................................
Pseudonyme :...............................................................................................................
Gestionnaire :...............................................................................................................
Service :.......................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
3. Avez-vous utilisé les matériels et services supports fournis par l’équipe de Migration ?
Si non, pourquoi ? Si oui, vous ont-ils été utiles ?
....................................................................................................................................
4. Considérez-vous que votre migration de boîtes aux lettres ait été terminée avec
succès ? Si ce n’est pas le cas, quels problèmes avez-vous rencontrés ?
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
Netmail Migration 55
Annexe B : exemple d’e-mails de
communication
Construire un plan d’e-mails de communication efficace pour la migration contient les
exemples d’e-mails de communication pour les gestionnaires et utilisateurs lorsque vous
migrez les boîtes aux lettres vers Microsoft Office 365.
Informez tous les gestionnaires que votre entreprise/organisme migre vers Microsoft
Office 365. Prévenez vos gestionnaires de la date de la migration. Fournissez une vue
d’ensemble du processus. Expliquez pourquoi vous effectuez la migration. Donnez à
vos gestionnaires des outils pour promouvoir votre décision de faire ce changement.
Donnez-leur les informations à communiquer à leurs employés de sorte que leurs
employés sachent que la migration est à venir.
Titre : ACTION REQUISE : nous migrons votre boîte aux lettres à Office 365 ! Cet e-mail
est votre premier avis que votre boîte aux lettres sera migrée vers Microsoft Office 365
le <Date>. Vous devez effectuer beaucoup de tâches avant que votre e-mail puisse
être migré. Vous pouvez prendre également plusieurs actions avant la migration afin
d’améliorer votre expérience Microsoft Office 365.
Consultez ACTION REQUISE AVANT MIGRATION < insérez le lien pour : instructions
pré-migration sur votre site Intranet > pour préparer votre migration.
Vous pouvez aussi prévisualiser ce que vous devrez faire une fois que votre boîte aux
lettres aura été migrée. Voir ACTION REQUISE APRES MIGRATION < insérez le lien
pour : instructions post-migration sur votre site Intranet > pour afficher un aperçu de
cette information.
Netmail Migration 56
Si vous avez des questions, consultez la FAQ Microsoft Office 365 < insérez le lien
vers Microsoft Office 365 FAQ > et Problèmes connus Microsoft Office 365 < insérez
le lien vers Microsoft Office 365 Known Issues > ou contactez le support < insérez vos
informations de contact >.
Merci,
Titre : ACTION REQUISE : Approuvez-vous la migration des boîtes aux lettres pour ces
employés ?
Nous avons besoin de votre approbation pour migrer les boîtes aux lettres de vos
employés à Microsoft Office 365 le <Date>. Si nous ne recevons pas votre approbation,
les employés suivants ne seront pas migrés.
ACTION REQUISE
Passez en revue la liste de vos employés et répondez à cet e-mail pour nous faire savoir
s’ils peuvent être migrés.
Employé Migrer ?
Shaun Adams
John Hessel
Dans la colonne « Migrer » ? à côté de l’employé, veuillez indiquer « Oui » pour approuver
la migration des boîtes aux lettres. Si la boîte aux lettres de quelqu’un ne peut pas être
migrée, ou si vous ne souhaitez pas qu’elle soit migrée en ce moment, incluez cette
information dans la colonne « migrer » ? Colonne
Netmail Migration 57
Si vous avez des questions, consultez la FAQ Microsoft Office 365 < insérez le lien
vers Microsoft Office 365 FAQ > et Problèmes connus Microsoft Office 365 < insérez
le lien vers Microsoft Office 365 Known Issues > ou contactez le support < insérez vos
informations de contact >.
Merci,
Titre : ACTION REQUISE : nous migrons votre boîte aux lettres à Office 365 !
Votre boîte aux lettres sera migrée vers Microsoft Office 365 le < Date, Jour et Heure
>. Veuillez terminer les tâches que vous devez effectuer avant que votre e-mail puisse
être migré. Vous pouvez prendre également plusieurs actions avant la migration afin
d’améliorer votre expérience Microsoft Office 365.
Consultez ACTION REQUISE AVANT MIGRATION < insérez le lien pour : instructions
pré-migration sur votre site Intranet > pour préparer votre migration.
Vous pouvez aussi prévisualiser ce que vous devrez faire une fois que votre boîte aux
lettres aura été migrée. Voir ACTION REQUISE APRES MIGRATION < insérez le lien
pour : instructions post-migration sur votre site Intranet > pour afficher un aperçu de
cette information.
Si vous avez des questions, consultez la FAQ Microsoft Office 365 < insérez le lien
vers Microsoft Office 365 FAQ > et Problèmes connus Microsoft Office 365 < insérez
le lien vers Microsoft Office 365 Known Issues > ou contactez le support < insérez vos
informations de contact >.
Merci,
Netmail Migration 58
Une semaine avant – E-mail aux utilisateurs
Titre : IMPORTANT ! — ACTION REQUISE : nous migrons votre boîte aux lettres à
Office 365 !
Nous migrons vos boîtes aux lettres à Microsoft Office 365 le < Date >. Si vous ne
terminez pas les mesures requises avant le < Date-date du jour + 1 jour > votre boîte
aux lettres ne sera pas migrée.
Si vous avez déjà terminé les actions requises avant la migration, veuillez ignorer ce
message.
Consultez ACTION REQUISE AVANT MIGRATION < insérez le lien pour : instructions
pré-migration sur votre site Intranet > pour préparer votre migration.
Vous pouvez aussi prévisualiser ce que vous devrez faire une fois que votre boîte aux
lettres aura été migrée. Voir ACTION REQUISE APRES MIGRATION < insérez le lien
pour : instructions post-migration sur votre site Intranet > pour afficher un aperçu de
cette information.
Si vous avez des questions, consultez la FAQ Microsoft Office 365 < insérez le lien
vers Microsoft Office 365 FAQ > et Problèmes connus Microsoft Office 365 < insérez
le lien vers Microsoft Office 365 Known Issues > ou contactez le support < insérez vos
informations de contact >.
Merci,
Note pour l’administrateur Microsoft Office 365 : cet e-mail est envoyé à tous ceux
qui ont terminé l’enquête sur la migration et sont prêts à migrer. Les instructions pour
télécharger l’enquête sur la migration sont incluses dans le document ACTION REQUISE
Netmail Migration 59
AVANT MIGRATION.
Félicitations ! Votre boîte aux lettres est prête à être migrée le < Date >.
Vous pouvez continuer à utiliser votre boîte aux lettres courante comme d’habitude
jusqu’à ce que votre boîte aux lettres soit déplacée à Microsoft Office 365. Après la
migration de votre boîte aux lettres, vous recevrez un e-mail de bienvenue avec vos
informations d’identification Microsoft Office 365 et un lien vers les instructions décrivant
comment configurer et utiliser votre nouvelle boîte aux lettres Microsoft Office 365.
Pour un aperçu de ces instructions, consultez ACTION REQUISE APRES MIGRATION
< insérez le lien : instructions post-migration sur votre site Intranet >.
Si vous avez des questions, consultez la FAQ Microsoft Office 365 < insérez le lien
vers Microsoft Office 365 FAQ > et Problèmes connus Microsoft Office 365 < insérez
le lien vers Microsoft Office 365 Known Issues > ou contactez le support < insérez vos
informations de contact >.
Merci,
Note de l’administrateur Microsoft Office 365 : cet e-mail est envoyé aux gestionnaires des
employés dont des boîtes aux lettres sont en cours de migration et aux administrateurs
désignés pour la migration et au personnel de soutien.
Titre : NOTIFICATION : ces personnes seront migrées vers Microsoft Office 365 le
< Date >.
Les personnes suivantes seront migrées vers Microsoft Office 365 le < Date > :
Netmail Migration 60
Employé autres?
Shaun Adams
John Hessel
La migration débutera à < Heure > le < Jour > et devrait être terminée à < Heure >,
< Jour >.
Les employés, dont les boîtes aux lettres, sont en cours de migration, recevront un e-mail
de rappel la veille de leur migration. Lorsque leur migration est terminée, ils recevront un
e-mail de bienvenue avec des instructions décrivant comment utiliser sa boîte aux lettres
Microsoft Office 365.
Netmail Migration 61
Si vous avez des questions, consultez la FAQ Microsoft Office 365 < insérez le lien
vers Microsoft Office 365 FAQ > et Problèmes connus Microsoft Office 365 < insérez
le lien vers Microsoft Office 365 Known Issues > ou contactez le support < insérez vos
informations de contact >.
Merci,
Note pour l’administrateur Microsoft Office 365 : cet e-mail est envoyé à tous ceux
qui ont terminé l’enquête sur la migration et sont prêts à migrer. Les instructions pour
télécharger l’enquête sur la migration sont incluses dans le document ACTION REQUISE
AVANT MIGRATION.
Titre : Rappel : nous migrerons votre boîte aux lettres à Microsoft Office 365 demain !
La migration débutera à < Heure > et devrait être terminé à < Heure >. Un support
technique sera disponible par téléphone, < numéro de téléphone > et par e-mail,
< Pseudonyme Soutien technique >.
Vous pouvez continuer à utiliser votre boîte aux lettres courante comme d’habitude
jusqu’à ce que votre boîte aux lettres soit déplacée à Microsoft Office 365. Une fois
que votre boîte aux lettres est migrée, vous recevrez un Email de bienvenue avec vos
informations d’identification Microsoft Office 365 et un lien < insérez le lien pour les
instructions décrivant comment configurer votre nouvelle boîte aux lettres sur votre site
Intranet > pour les instructions décrivant comment configurer et utiliser votre nouvelle
boîte aux lettres Microsoft Office 365.
Si vous avez des questions, consultez la FAQ Microsoft Office 365 < insérez le lien
vers Microsoft Office 365 FAQ > et Problèmes connus Microsoft Office 365 < insérez
le lien vers Microsoft Office 365 Known Issues > ou contactez le support < insérez vos
informations de contact >.
Merci,
Netmail Migration 62
< Votre pseudonyme de contact Migration ou support >
Note pour l’administrateur Microsoft Office 365 : cet e-mail est envoyé à tous ceux qui
ont été correctement migrés après que l’équipe de migration ait vérifié que la migration
et le suivi des boîtes aux lettres des employés ont été accomplis avec succès. Il peut
être envoyé par courrier électronique ou imprimé et distribué à la main.
Félicitations ! Votre boîte aux lettres a été migrée avec succès à Microsoft Office 365.
Vous devez effectuer beaucoup de tâches maintenant que votre messagerie a été
migrée. Nous vous recommandons de prévoir deux ou trois heures de votre temps pour
les effectuer. Pour revoir les instructions et accomplir les tâches, consultez la rubrique
ACTION REQUISE APRES MIGRATION < insérez le lien pour : instructions post-migration
sur votre site Intranet >.
Si vous avez des questions, consultez la FAQ Microsoft Office 365 < insérez le lien
vers Microsoft Office 365 FAQ > et Problèmes connus Microsoft Office 365 < insérez
le lien vers Microsoft Office 365 Known Issues > ou contactez le support < insérez vos
informations de contact >.
Merci,
Netmail Migration 63
Annexe C : échantillon des
procédures avant et après la
migration
Construire un plan d’e-mails de communication efficace pour la migration contient les
listes d’échantillon des tâches suggérées que les utilisateurs doivent achever avant et
après la migration à Microsoft Office 365, ainsi qu’un échantillon des étapes que les
utilisateurs doivent effectuer pour configurer leurs appareils mobiles.
Veuillez modifier les documents des exemples en fonction de votre situation particulière.
Si vous avez des questions, veuillez contacter le service informatique à < adresse
e-mail IT ou Help Desk > ou au < numéro de téléphone IT ou Help Desk >.
1. Demandez à avoir vos archives migrées si vous avez une archive GroupWise et
que vous souhaitez que son contenu demeure après la migration de votre compte.
2. Localisez les éléments dans votre compte (et Archives) qui sont de 25 Mo et plus
et stockez-les à l’extérieur de GroupWise ou supprimez-les. (Applicable aux
migrations vers Office 365, mais ceci peut être atténué par Netmail Detach.)
4. Documentez-vous sur les règles GroupWise que vous voulez recréer dans Outlook.
Les règles ne migrent pas à Outlook.
Netmail Migration 64
5. Désactivez le courrier indésirable afin de permettre à tous les courriers d’entrer
dans votre nouveau compte. Laisser ces paramètres activés empêchera l’e-mail
que vous souhaitez déverminer d’être livré.
7. Prenez note de l’accès aux aspects des autres comptes qui vous sont accordés,
tels que les calendriers, carnets d’adresses, dossiers et droits proxy. Ceux-ci
seront disponibles dans Outlook, mais vous devrez passer par un processus pour
les revendiquer.
9. Consultez la documentation sur Outlook Web App et sur la façon de configurer vos
appareils mobiles. Vous devrez attendre que votre compte soit migré afin de les
utiliser, mais vous pouvez obtenir une longueur d’avance sur l’apprentissage à
leur sujet.
10. Mettez un signet ou imprimez une copie de la page du Top 10 des choses à faire
après la migration de votre compte, de cette façon vous vous pouvez vous
connecter immédiatement !
Netmail Migration 65
Top 10 des choses à faire après la migration de votre compte
Une fois que votre compte a migré à Office 365, vous souhaiterez probablement vous
connecter, configurer les choses comme vous les aimez et vous reconnecter à toutes
les ressources qui sont partagées avec vous. Les tâches répertoriées ci-dessous vous
fournissent les informations dont vous avez besoin pour configurer complètement votre
compte Outlook.
Si vous avez des questions, veuillez contacter le service informatique à < adresse
e-mail IT ou Help Desk > ou au < numéro de téléphone IT ou Help Desk >.
3. Vérifiez que tous les éléments qui devraient être dans votre compte sont
disponibles.
7. Recréez les règles que vous avez utilisées précédemment dans GroupWise.
Netmail Migration 66
Configuration de vos appareils mobiles
SMARTPHONES ET AUTRES APPAREILS MOBILES
Presque tous les appareils mobiles ont un client de messagerie compatible Office 365.
Utiliser POP/IMAP/SMTP pour ces appareils n’est pas recommandé.
Lorsque vous configurez votre appareil, on vous demandera les informations suivantes :
Adresse e-mail
Entrez l’adresse que vous utilisez comme votre adresse e-mail préférée (par exemple
< username@domain.xyz >).
Nom d’utilisateur
Entrez votre nom d’utilisateur (ou ID). Parfois, vous devrez peut-être entrer « < domain
>\ » (sans les guillemets) suivi de votre nom d’utilisateur (ou ID).
Mot de passe
Domaine
Serveur
Netmail Migration 67
Utilisateurs de BlackBerry
Les utilisateurs BlackBerry devront contacter le HelpDesk pour obtenir leurs dispositifs
de travail. Sachez que les paramètres devront changer, et qu’il est probable que votre
BlackBerry doive être remis à zéro par défaut. Si vous utilisez actuellement BlackBerry
Enterprise Server (BES) du système GroupWise, l’appareil fera l’objet d’une configuration
similaire comme avant. Si vous utilisez POP/IMAP/SMTP ou une autre configuration
d’e-mail, il faudra des changements importants à la façon dont vous vous connectez
actuellement à e-mail.
1. N’oubliez pas que votre BlackBerry est branché sur un plan d’entreprise avec votre
compagnie de téléphone – sinon il ne se connectera pas au BES.
2. Sauvegardez vos contacts (et tout le reste) à l’aide de votre logiciel de bureau avant
de demander à vous connecter au BES.
3. Prévoyez au moins trois heures au service d’assistance pour que votre BlackBerry
se connecte à Office 365.
Obtenir de l’aide
Tous les périphériques et les clients de messagerie sont différents. Si vous rencontrez
des difficultés à configurer, veuillez contacter le service d’assistance au < numéro de
téléphone ou poste > pour de l’aide.
Netmail Migration 68
SECTION 5
Aides- mémoire
Quick Start Card
The Ribbon
Quickly find the commands
you need to complete
a task.
View zoom
Navigation Pane control
Lets you select and Zoom in or out
organize items in your of your mail or
mailbox. calendar views.
Sneak a peek
Mouse over items in the
navigation bar to view
pop up window.
Navigation bar Message List Sort and group Reading Pane Social To-Do Bar
Allows you to switch Displays email email items Read emails and Connector Organize your
between the main messages, by clicking the see attachments Connects activities, tasks,
views in Outlook. sender’s name, Arrangements without opening you to social appointments, etc.,
subject, date, size, Header in the them in separate and business in an easy access
and importance. Messaging Pane. windows. networks. quick viewer.
The Ribbon
A B C D E F G
A - New: Mail Message (Ctrl+N), Task (Ctrl+Shift+K), E - Move: Move selected items to new folder, create Rules
Appointment (Ctrl+Shift+A), etc. to manage recipient(s) messages, access OneNote.
B - Delete: Delete (Ctrl+D), Ignore, Clean Up, Junk. F - Tags: Unread/Read (Ctrl+U+Q), Categorize, Follow Up.
C - Respond: Reply (Ctrl+R), Reply All (Ctrl+Shift+R), G - Find: Search for Contacts, access Address Book,
Forward (Ctrl+F), etc. Filter Email: Filter email messages in selected folder(s) to
D - Quick Steps (New): Automate common or repetitive tasks. only show certain items, such as Unread or Flagged items.
Note: The options available in the Ribbon will change according to the Outlook Item you are using. Page 1
Composing and Sending an Email Message
This section will show you how to open, compose and send an email message.
Opening a new email:
There are several ways to create a new email:
• From the Expanded Ribbon choose New Email or New Items.
• From the Quick Access Toolbar click the New Email icon.
• Using the keyboard (Ctrl+N) or (Ctrl+Shift+M).
To: Type the recipient’s Backstage View: Quick Access Toolbar: Address Book:
email address. (If the Contains external Add or remove your most Find and create contacts.
recipient is in your file commands. frequently used action buttons.
Address Book the name Attach Files: Click the
and address will be attachment icon, browse and
auto-completed. You can select the file, and click OK.
access the Address Book You can also drag and drop
by clicking the “To” button.) files from your system folders
into the Message Area.
Cc: Send a carbon
copy of this item to other The Ribbon:
users. To send a Blind When you create a New
carbon copy “Bcc” to Outlook Item, the appropriate
other recipients, select Ribbon and tab options that
the “Options” tab, click are required to compose a
the Bcc icon , the message or task will appear.
Bcc field will appear. Subject: Enter the email
(Recipients cannot see the subject.
other Bcc recipients).
Message Area: Type the
Send: Click button to content of your message here.
send your message.
People Pane: Include your
Social Connector profile.
Click to expand.
The Ribbon
The Ribbon is designed to help you quickly find the commands that you need to complete tasks. Commands are organized
in logical groups, which are grouped together under tabs. Each tab relates to a type of activity, such as writing or laying out a
page. The Ribbon is part of the Microsoft Office Fluent user interface system and appears in a variety of Office products.
Message Tab: Insert Tab: Options Tab: Format Text Tab: Review Tab:
Contains basic Outlook In this tab you can The options for formatting Allows you to set font Review spelling and
commands, such as access all items that your messages are found and paragraph styles, grammar, translate
cutting and pasting, can be inserted into here. Choose themes, find and replace text, languages, consult
attachments, basic text your messages like text or HTML formats, zoom in and out and cut dictionaries and
formatting, etc. images, shapes, page color, delivery and paste items to the encyclopedias.
tables, etc. instructions, etc. clipboard.
Note: The options available in the Ribbon will change according to the Outlook Item you are using. Page 2
Managing Received Messages
Outlook 2013 offers a number of features to improve message management. You may organize your email items with
color-coded categories, set rules, and file the messages in specific Cabinet folders.
Inbox: Stores received mail items. Right-click an item to display the action menu.
Copy: Copies message and content to the clip board.
To paste a copied item, select the desired Folder and enter
(Ctrl+V) using the keyboard.
Quick Print: Prints the content of a selected item.
Reply: Sends a reply message to the sender.
Reply All: Sends a reply message to the sender and
all other recipients of the email.
Forward: Forwards the highlighted item to another recipient.
Mark as Unread: Marks the message as unread.
Categorize: Classifies the item in a specific category
and color-codes it.
Follow Up: Flag the item and schedule it in your calendar.
Find Related: Find related messages or messages
from the sender.
Quick Steps: Access your automated tasks.
Sent Items: Stores Rules: Allows you to create specific management rules.
copies of all sent items. Move: Moves an item to a chosen folder.
OneNote: OneNote is a digital notebook for capturing, sharing,
Contents of selected folders will
appear in the Message List. and saving information.
Ignore: Keep unwanted conversations out of your Inbox.
Junk: Enables junk mail handling.
Delete: Moves the highlighted item to the Trash or deletes
the message from the system.
Convert to Adobe PDF: Convert email message to PDF.
Append to Adobe PDF: Inserts message in an existing PDF.
Note: The options available in the Ribbon will change according to the Outlook Item you are using. Page 3
Address Book and Contacts
Use the Address Book to look up and select Contacts and Distribution Lists when you address messages.
Finding Names in Search People in the Ribbon
In the Ribbon, type the name of the contact that you want to find in the Search People box (F11). Outlook will
search in Contacts. If no match is found, Outlook will then search all the available Address Books.
Note: The options available in the Ribbon will change according to the Outlook Item you are using. Page 4
Calendar and Scheduling
The Outlook Calendar lets you manage Appointments and Tasks. You can create multiple calendars and share calendars
with others. To access your Calendar, click the Calendar Button in the Navigation Bar.
Note: The options available in the Ribbon will change according to the Outlook Item you are using. Page 5
Sharing Contacts and Calendars
Outlook lets you share your contacts and calendars with people inside or outside your organization*.
* To share with someone outside your organization they must have an Exchange or Office 365 server.
To Share a Contact:
1. Click People in the Navigation bar at the bottom
of the window.
2. In the Ribbon of the People Pane, Click Share Contacts
Keyboard Shortcuts
Table of common keyboard shortcuts that will help you navigate and work more efficiently.
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Au sujet de Netmail
Netmail offre le moyen le plus simple de gérer vos emails, que vous ayez 100 ou 100 000 boîtes
aux lettres. Une plate-forme intégrée et primée qui comprend la sécurisation de la messagerie
et le cryptage, archivage et restitution, gestion des pièces jointes, stockage, et surveillance —
pour seulement 12 $ par boîte aux lettres par an, tout compris. Vous ne trouverez pas meilleure
technologie, meilleur support technique, ou meilleure équipe, pour moins d’argent. Partout. Pour
plus d’informations, visitez www.netmail.com