Sunteți pe pagina 1din 13

Comunicarea documentelor

1. Modalităţi şi forme de comunicare a documentelor

1.1 Colecţiile de bibliotecă

Totalitatea documentelor grafice şi audiovizuale aflate în patrimoniul unei biblioteci constituie


colecţiile sau fondurile acesteia.
Prin document se înţelege orice bază de cunoaştere (informare) fixată material în scopul utilizării
pentru consultare, studiu sau probă de timp şi spaţiu.
Documentul de bibliotecă este un produs al activităţii intelectuale care faciliează transmiterea
cunoştinţelor (informaţiilor). El poate avea mai multe forme: manuscris, carte tipărită, dischetă, revistă,
ziar, foaie volantă, program pentru calculator etc. După modul lor de concepere, redactare şi organizare,
documentele de bibliotecă se împart în trei categorii:
Documente primare - reprezintă rezultatul unor activităţi intelectuale originale, publicate sau nu.
Documente secundare - rezultate în urma prelucrării şi restructurării unuia sau mai multor
documente primare.
Documente terţiare - rezultate în urma prelucrării şi restructurării unuia sau mai multor documente
primare şi secundare.
Colecţiile unei biblioteci sunt formate din serii de documente asemănătoare şi reprezentative,
constituite în timp, sistematic şi unitar, după criterii bine stabilite cu pivire la conţinut, destinaţie, limbă şi
mod de organizare şi repartizare în interiorul bibliotecii.
Documentele existente în patrimoniul unei biblioteci au caracter de colecţie numai dacă
îndeplinesc,cel puţin, următoarele condiţii: sunt constituite în timp; sunt constituite în mod sistematic pe
baza unui plan prestabilit şi fundamentat ştiinţific; formează un tot, un întreg împlinit, nu în sens
numeric, ci în sensul reprezentării celor mai semnificative şi valoroase documente, în cazul
bibliotecilor publice, din toate domeniile cunoaşterii umane.
Colecţiile unei biblioteci sunt formate din următoarele categorii de documente:

Documente specifice

- tipărituri (cărţi, periodice, extrase din cărţi sau periodice, almanahuri, calendare, partituri, atlase,
hărţi, foi volante, afişe, anunţuri, programe, proclamaţii, descrieri de invenţii, norme tehnice, cataloage de
produse sau reclamă, reproduceri de artă - în serie, albume, gravuri, portrete, tablouri, ilustraţii, produse
filatelice etc);
- înregistrări multimedia, discuri, casete (audio-video), microfilme, microfişe, filme, diapozitive, compact
discuri etc;
- documente multiplicate în serie prin proceduri fizico-chimice (dactilografiere, litografiere,
fotografiere, xerografiere etc);
- manuscrise;
- materiale purtătoare de informaţii pentru nevăzători şi alte categorii de persoane defavorizate;
- alte documente (ex: acte diverse cu valoare documentară, privitoare la bibliografia locală);
- produse informatice educaţionale, ştiinţifice, culturale;
- programe pentru calcultor.

Documentele nespecifice bibliotecii, constituite sau provenite din donaţii po fi:


- piese numismatice;
- medalii şi decoraţii;
- piese filatelice;
- opere de artă plastică;
- alte documente: corespondenţă, fotografii, albume, dactilograme, documente istorice şi alte asemenea.

Structura colecţiilor unei biblioteci


Ansamblul colecţiilor unei biblioteci caracterizat după natura elementelor componente, modul de
alcătuire şi organizare se structurează astfel:

1. Colecţiile de bază, constituite din 1-2 exemplare din fiecare titlu de carte, periodic, document
grafic şi/sau audiovizual, achiziţionate din producţia editorială curentă sau retrospectivă, internă sau
externă. Colecţiile de bază sunt destinate comunicării pe loc, înţelegând prin aceasta modul accentuat de
manifestare a atributului de conservare a acestora. Comunicarea pe loc, în sala de lectură, nu este motivată
numai prin considerente de necesitate a conservării fizice a documentelor, ci, mai ales, prin grija de asiurare
a prezenţei lor permanente în bibliotecă şi a accesibilităţii tuturor cititorilor la ele, în orice moment, sub
supravegherea bibliotecarului. în funcţie de numărul şi diversitatea documentelor care le compun,
colecţiile de bază se organizează pe secţii după criterii formale şi/sau de conţinut în:
- colecţii speciale, care cuprind documente făcând parte din patrimoniul cultural naţional, lucrări
cu valoare bibliofilă (carte veche, carte rară, manuscrise, autografe, ex-librisuri), stampe, hărţi, brevete,
standarde etc.
- colecţii de periodice (reviste, ziare, almanahuri, anuare, calendare, dări de seamă, rapoarte etc.)
- colecţii audiovizuale (discuri, casete audio-video, filme, diafilme, diapozitive, microfilme etc.)
- colecţii (fonduri) de referinţă, care cuprind lucrări de informare, bibliografii.

2. Colecţiile uzuale sunt constituite din marea majoritate a titlurilor intrate în bibliotecă, după ce s-
au selectat exemplarele necesare colecţiilor de bază. Ele sunt destinate împrumutului la domiciliul
utilizatorilor. De aceea, aceste colecţii fac parte din categoria bunurilor culturale de consum, cu durată de
funcţionare mică, în funcţie de diversitatea lor tematică, aceste colecţii se organizează pe secţii, după
vârsta beneficiarilor (adulţi, copii etc), pe grupe tematice şi de interese, pe filiale fixe sau mobile,
permanente sau temporare etc, totdeauna ţinându-se seama de necesităţile culturale specifice fiecărei
comunităţi.(1)
Caracterul colecţiilor a suferit mutaţii fundamentale. Alături de cărţi şi periodice, bibliotecile
găzduiesc publicaţii noi, aflate, cel mai adesea, pe alţi suporţi în afara hârtiei. Aceşti noi suporţi prezintă o
caracteristică tehnică comună: înmagazinează, pe un spaţiu restrâns, o uriaşă cantitate de informaţii care, cel
mai adesea, devine lizibilă doar prin intermediul unor aparate.
În ceea ce priveşte ideea colecţiilor exhaustive, aceasta este încă prezentă în mintea multor
manageri de bibliotecă şi în deceniul al şaselea al secolului nostru, când a avut loc, o severă reducere a
bugetului bibliotecilor finanţate de stat.
De atunci au început să apară anumite modificări în politica de achiziţii. Are loc o severă reevaluare
a colecţiilor prin stabilirea unei mai directe relaţii între cerinţe şi resurse financiare. Au apărut o serie
de studii care au încercat să explice că nici o bibliotecă nu poate deţine toate publicaţiile, nici măcar
dintr-un domeniu, fie acesta cât de îngust.
Mitul exhaustivităţii colecţiilor începe să se clatine serios, mai ales în condiţiile de reducere a
bugetului bibliotecilor finanţate de stat şi ale „exploziei informaţionale". Plecând de aici, s-a pus problema
complementarităţii colecţiilor prin cooperarea tuturor furnizorilor posibili de informaţii: biblioteci, centre de
informare şi documentare, baze de date informatizate.(2)

1.2 Accesul utilizatorilor la colecţiile bibliotecii:


- acces direct, indirect;
- împrumut la domiciliu.
Un termen deosebit de important în biblioteconomia contemporană este accesul. Acces înseamnă
„a avea oportunitatea sau permisiunea de a intra, a te apropia, a vorbi cu sau a folosi". Deci accesul în
bibliotecă ar însemna permisiunea de a folosi colecţiile şi posibilitatea de a beneficia de asistenţă din
partea bibliotecarului.(3)
În orice bibliotecă, accesul la colecţii este posibil în primul rând pe baza legitimaţiei de cititor.
Regulamentul intern al fiecărei biblioteci stabileşte condiţiile de înscriere şi de împrumut către cititori.
În funcţie de organizarea şi aşezarea colecţiilor accesul poate fi:
- direct (în cazul colecţiilor deschise);
- indirect (în cazul depozitelor închise).
Modalitatea de acces depinde de:
- cum s-a stabilit organizarea colecţiilor;
- numărul de publicaţii;
- spaţiul deţinut;
- destinaţia colecţiilor;
- tipul de publicaţie.

1.2.1 Lectura în sală (3 bis)


Pentru consultarea unor publicaţii care nu se împrumută la domiciliu (lucrări care fac parte din
patrimoniu cultural naţional, lucrări de reperinţă, publicaţii periodice şi seriale), biblioteca trebuie să
asigure un spaţiu de preferinţă o sală de lectură. Dacă nu dispune de acest spaţiu în sala în care se face
împrumutul se anemajează un loc cu câteva mese şi scaune, unde cititorul să poată consulta aceste
consultaţii.
Pentru lectura acestor publicaţii, cititorul semnează în condica sălii, completează un „Buletin de
cerere” / Cod 19-1-12 pentru fiecare publicaţie solicitată şi îl predă bibliotecarului, împreuna cu Pernisul
de intrere. Custodele sălii completează rubricile: „Nr. sală” şi „Nr. loc”, semnează la rubrica „Eliberat
custode” după care trimite Buletinul de cerere la depozit.
Depozitarul completează rubrică Nr. inventar, semnează, detaşează partea a II- a formularului şi
expediază publicaţia la sala de lectură împreună cu partea I a Buletinului de cerere.
Custodele îmânează publicaţiile cititorului, semnează la rubrica Eliberat reţinând în mapa salii de
lectură Buletinul de cerere şi Permisul de intrare a cititorului.
La restituirea publicaţiei de către cititor, custodele semnează la rublica Restituit şi trimite
publicaţia la depozit însoţită de Buletinul de cerere.
Cititorului i se restituie Permisul de intrare.
Depozitareul semnează de primire la rubrică Restituit depozitar intercalează cartea la cota
respectivă şi trimite parteaI a Buletinului de cerere la sală pentru întocmirea evidenţelor.
În final partea a II-a a Buletinului de cerere se distruge.
Dacă depozitul constituie, partea componentă a sălii de lectură şi custodele este şi gestionar, pe
Buletinul de cerere se cumulează operaţiunile de predare – primire. În acest caz partea detaşabila a
Bletinului de cerere se păstrează în locul publicaţiei până la înapoierea acesteia la raft.
Dacă publicaţiile solicitate nu s-au întors la sala de lectură s-au n-au fost deturnate depozitului
până la sfârşitul zilei custodele şi depozitarul sunt publicaţi să clarifice imediat situaţia.
Partea I a Buletinului de cerere se foloseşte la întocmirea evidenţei statistice a publicaţiilor
consultante şi la calcularea frecvenţei.
Buletinele de cerere din cursul unei zile se leagă cu banderole de hârtie şi se păstrează în arhiva
bibliotecii pe o perioadă de doi ani.
Pentru publicaţiile împrumutate în afara bibliotecii, evidenţa se ţine cu ajutorul unor cartonaşe pe
care se scrie cota , numărul de inventar, numele şi prenumele celui care a împrumutat publicaţia şi data la
care aceasta va reveni în depozit. Cartonaşul se aşează la raft în locul publicaţiei, iar la sosirea acesteia în
depozit cartonaşul va fi retras de la raft. Pentru publicaţiile absente din depozit din diversemotive
(organizarea de expoziţii, expediate la legătorie, etc). Se completează formularele tipizate Borderou nr..../
Cod 19 – 1 – 4/1/ şi Proces verbal de predare – primir/ Cod 19 – 1- 20/.
1.2.1.1 Accesul direct sau accesul liber la raft
Este modul ideal de consulatre a publicaţiilor, acesta îi permite utilizatorului să aleagă cărţile singur,
de pe rafturile bibliotecii, urmând apoi să facă formalităţile de împrumut (completează buletinul de
cerere).
Accesul liber este practicat în una sau mai multe săli, amenajate special. în bibliotecile din
România el este aplicat la fonduri limitate de lucrări. Se foloseşte mai ales pentru: - fondurile de publicaţii
uzuale; periodice în curs; bibliografii; secţii pentru împrumut. (4)
Avantaje:
- cititorul poate găsi mai uşor informaţia dorită;
- cititorul este incitat la lectură pentru că are posibilitatea de a vedea mai multe titluri din domeniul
de interes;
- bibliotecarul mai puţin solicitat, poate consacra o mai mare parte din timp pentru îndrumarea
cititorului;
- bibliotecarul nu îşi petrece timpul căutând materiale la raft ci dă referinţe;
- servire mai rapidă.
Dezavantaje:
- intensa manevrare a cărţilor antrenează şi degradarea lor;
- presupune un număr mare de personal pentru aranjarea publicaţiilor consultate;
- necesită un sistem de securitate;
- asumarea riscului dispariţiei unor publicaţii.
În această epocă informaţională e important ca informaţia să circule rapid, de aceea, se simte tot
mai acut nevoia „bibliotecilor deschise", cu acces liber la raft.

1.2.1.2 Accesul indirect

Este un mod tradiţional de acces la lucrărire aşezate în depozite.


Utilizatorul caută într-un catalog cota şi completează buletinul de împrumut şi abia apoi primeşte
materialul solicitat.
În cazul accesului indirect accentul cade pe mijloacele de informare. Cataloagele bibliotecii
(alfabetic, sistematic, informatizat) vor concentra în jurul lor publicul, de aceea trebuie bine puse la punct.
Bibliotecarii preiau buletinele de împrumut şi caută cărţile pe care le vor trimite unui ghişeu urmând
ca apoi să fie înmânate utilizatorului.

Avantaje:
- colecţiile sunt bine păzite (bibliotecarul este gestionar);
- materialele nu riscă să se deterioreze prea repede (sunt mânuite cu grijă).

Dezavantaje:

- suprasolicitarea bibliotecarilor din depozite;


- timpul de aşteptare al cititorului este mare;
- mijloacele de informare (cataloagele) nu oferă suficiente date despre materialul dorit;
- unele materiale sunt returnate imediat după solicitare;
- necesită un număr mai mare de personal;
- nu stimulează lectura ca şi accesul liber la raft.
Accesul indirect este obligatoriu în cazul cărţilor de patrimoniu şi în cazul colecţiilor speciale.
Pentru aceste documente, comunicarea va fi supravegheată în mod special şi se va face în diferite săli de
lectură ale bibliotecii. Acestea necesită o conservare bună a unor lucrări care nu pot fi comunicate
oricui sau lucrări a căror comunicare cere utilizarea unui mobilier special (pupitre pentru atlase, albume)
sau a unor aparate (documente audio-vizuale).(5)
Accesul la informaţie în sistem electronic oferă:
- mai multe date despre materialul dorit (locul în bibliotecă, dacă este sau nu împrumutată,data
restituirii etc);
- sistem de somare automat, chiar şi prin e-mail (în funcţie de soft);
- posibilitatea rezervării, prelungirea termenului de restituire, etc.
Pentru o comunicare eficientă a documentelor trebuie ca bibliotecile să aibă colecţiile bine
organizate.
Aranjarea la raft într-o bibliotecă ţine seama de câţiva factori:
- tradiţia bibliotecii, respectarea clasărilor anterioare. Atunci când biblioteca deţine un fond
important de documente e greu să schimbi sistemul tradiţional de aranjare, aceasta însemnând un volum
uriaş de muncă şi bulversarea întregii activităţi din bibliotecă;
- specificul şi destinaţia bibliotecii (bibliotecă universitară, şcolară) specializată pe un anumit profil,
cu sau fără acces liber la raft;
- numărul de volume deţinut;
- coexistenţa în interiorul aceleiaşi biblioteci a unor fonduri care impun criterii de clasare diferite.
Aranjarea efectivă a cărţilor la raft trebuie să aibă drept obiective principale următoarele:
- regăsirea lor uşoară şi rapidă;
- economisirea spaţiului în depozite;
- gruparea documentelor după natura lor;
- stabilirea destinaţiei colecţiilor;
- buna conservare şi igiena publicaţiilor.
Orice operaţie de împrumut pune în relaţie trei elemente: documentul, împrumutătorul şi
o perioadă de timp determinată.(6)

1.2.2 Împrumutul la domiciliu

Făcut fie din acces direct, fie din acces indirect, este cel mai preferat de către public.
Împrumutul - una dintre cele mai vechi activităţi bibliotecare - este un contract între bibliotecă şi
cititor prin care documentele deţinute de bibliotecă sunt comunicate utilizatorului în vederea lecturii pe o
perioadă de timp determinată cu obligaţia de a fi restituite în starea în care au fost primite. Contractul
presupune reguli precise care trebuie respectate.
Toate modalităţile de împrumut la domiciliu sunt întotdeauna reglementate printr-un regulament
care poate fi diferit de la o bibliotecă la alta.(7) Regulamentul şi condiţiile de împrumut se stabilesc de
către conducerea instituţiei în funcţie de stoc, număr de personal, spaţiu, tipul şi provenienţa
documentelor şi chiar în funcţie de tipul bibliotecii.
Regulile de împrumut se referă la:
- identificarea celui care a împrumutat prin întocmirea unei fişe de împrumut individual;
- fixarea perioadelor de împrumut;
- fixarea duratei de împrumut pentru fiecare document. Durata de 2-3 săptămâni e durata medie.
Variază în funcţie de tipul de bibliotecă;
- fixarea numărului maxim de documente împrumutate fiecărui utilizator. Pentru anumite lucrări
sau documente ce nu pot fi împrumutate (ex: cărţile de patrimoniu), biblioteca va putea să-şi constituie
documente care înlocuiesc originalele, mai ales fotocopii.
- fixarea taxei de împrumut. în anumite cazuri va fi preferată gratuitatea completă a
împrumutului. Biblioteca va trebui să prevadă, totuşi, un sistem de amenzi pentru lucrările restituite cu
întârziere şi un mod de a plăti contravaloarea lucrărilor deteriorate sau pierdute.(8)
Pentru noutăţi (publicaţiile nou intrate în bibliotecă) se aplică reguli specifice:
- nu se împrumută primele 2-3 luni;
- existenţa unei „săli de actualitate", loc de informare rapidă;
- existenţa unor rafturi puse separat, sau organizarea unor expoziţii a noutăţilor, ca cititorul
(utilizatorul) să ia cunoştinţă de noile apariţii editoriale. (9)
După ce materialele au fost restituite sunt puse înapoi în raft. în sistem informatizat
restituirea se face mai uşor şi este posibilă prelungirea materialelor printr-o simplă comanda.
Nerestituirea la timp a documnetelor atrage după sine aplicarea unor sancţiuni: penalizări, somaţii,
amenzi, etc.
Se pot face prelungiri de termen şi fără a avea un soft de bibliotecă însă necesită operaţiuni
suplimentare şi maximă atenţie din partea bibliotecarilor.
În cazul rezervărilor:
- se completează formulare tip pentru rezervarea materialului (aceste formulare trebuie să
conţină datele personale ale solicitantului, datele documentului cerut, data la care s-a completat cererea);
cititorul trebuie anunţat;
- trebuie stabilită perioada de timp pentru care este valabilă rezervarea.
Rezervările reprezintă un serviciu apreciat în mod deosebit de cititori. Acest serviciu trebuie să fie
cunoscut de toţi cititorii, pentru a beneficia toţi de avantajele lui.
Orice sistem de împrumut de publicaţii trebuie să fie astfel gândit încât să rezolve aceste două
probleme: rezervările şi statisticile.
Statisticile de împrumut sunt esenţiale pentru a aprecia funcţionarea bibliotecii, dinamismul său,
modul în care răspunde nevoilor. Statisticile constituie elemente esenţiale de studiu în politica de
achiziţii.(10)
Circulaţia fondurilor e foarte importantă, atât bibliotecile cât şi cititorii au interesul comun ca
documentele să circule cât mai mult. Bibliotecarul trebuie să fie exigent cu cititorii pentru a prelungi
viaţa publicaţiilor cât mai mult posibil, iar cititorul trebuie deprins să aibă grijă de documentele
împrumutate şi să le restituie în aceeaşi stare în care le-a primit. Aici intervine educaţia cititorului care
trebuie să înveţe că utilitatea unei biblioteci depinde de gradul de circulaţie al documentelor deţinute.(11)

1.2.2.1 Sisteme de împrumut

Orice sistem de împrumut trebuie să fie simplu şi pentru bibliotecă şi pentru utilizatorii săi şi să
permită acoperirea următoarelor întrebări:
- cine împrumută? Fiecărui sistem îi corespunde o listă de persoane care împrumută întocmită,
în general, cu ajutorul fişelor de cititori;
- cât timp are cititorul dreptul să păstreze cărţile? Permite să se controleze dacă limita fixată de
regulament nu s-a depăşit;
- unde se află o anumită carte şi de când? Permite să se controleze dacă durata împrumutului este
depăşită şi să se asigure eventula rezervare a publicaţiei pentru alţi utilizatori;
- cine a deteriorat cartea? Importantă pentru asigurarea conservării fondurilor;
- câte cărţi au fost împrumutate pentru o perioadă determinată? Permite stabilirea unor statistici
globale sau parţiale de împrumut:
- cine, ce citeşte? Permite cunoaşterea preferinţelor cititorilor;
- care este costul împrumutului? Permite bibliotecii să-şi asigure o bună gestionare a
fondurilor sale.
Rezumate, aceste probleme sunt în număr de trei:
- câte documente au fost împrumutate şi care sunt acestea;
- cui au fost împrumutate;
- când trebuie restituite. (12)
Studiul diferitelor sisteme de împrumut dă răspuns la aceste întrebări precum şi la operaţiile practice
şi echipamntele materiale propuse de acestea.
În practica bibliotecară sunt cunoscute trei sisteme de împrumut:
- sisteme de împrumut manuale;
- sisteme de împrumut mecanizate;
- sisteme de împrumut informatizate.
A. Sisteme de împrumut manuale
Cele mai răspândite sisteme de împrumut manuale sunt Sistemul Newmark şi Sistemul Brown.
1. Sistemul Newark se bazează pe două elemente esenţiale: permisul de cititor şi fişa cărţii.
Fişa cărţii se află într-un buzunăraş în partea inferioară a copertei a doua a fiecărui volum. Ea
cuprinde elementele de identificare a publicaţiei respective (an, titlu, cotă, număr de inventar). Pe coperta
a treia se aplică o fişă cu termenele de restituire.
Fişierul de împrumut trebuie astfel organizat încât să permită o aranjare flexibilă a fişelor
documentelor împrumutate. în cazul împrumutului unui document se marchează data limită a restituirii pe
permisul de cititor şi pe fişa de pe coperta a treia. Pe fişa de împrumut a documentului, care se extrage din
buzunăraş, se notează de asemenea, data limită de restituire şi numărul de înscriere a cititorului. Fişele
documentelor împrumutate sunt apoi ordonate pe zile, pe cote sau pe număr de inventar. Pachetul cu
fişele documentelor împrumutate sunt ordonate după data restituirii în ordine cronologică, într-un fişier al
împrumutătorilor. La restituirea documentelor, după data menţionată pe fişa de pe coperta a treia, fişa cărţii
este căutată în fişier şi plasată la locul ei în buzunăraş. Ştampila de restituire este aplicată pe permisul de
împrumutător. Pentru prelungiri trebuie procedat ca pentru un nou împrumut. Controlul întârzierilor se
efectuează prin verificarea fişelor rămase în fişier după data limită de restituire. Se caută apoi în fişierul
cititorilor pentru a afla numele şi adresa celui întârziat.
Rezervările sunt posibile, dar dificil de efectuat. Ele necesită căutarea în fişier zi de zi, a fişelor
documentelor de rezervat, care trebuie individualizate cu un anumit reper.
Statisticile se efectuează după fişele documentelor împrumutate zilnic. (13)

Avantajele sistemului:
- permite cunoaşterea exactă a faptului dacă cititorul nu împrumută prea multe cărţi odată;
- permite identificare posesorului unei cărţi care se află în întârziere şi lansarea unui apel în măsura
în care biblioteca a ţinut un registru al înscrierilor sau un fişier al cititorilor alcătuit pe baza dublării
permiselor de cititor; poate permite rezervări dacă, fişele cărţilor sunt clasate pe cotă.

Dezavantaje:

- operaţiunile de ieşire şi returnare sunt relativ de durată şi pot face pe cititor să aştepte; permite
erori la nivelul fişelor (uitate, intercalate greşit, ilizibile);
- căutări obositoare pentru identificare cititorilor întârziaţi;
- statisticile sunt lente şi dau informaţii doar despre categoriile de cărţi împrumutate.(14)
2. Sistemul Brown suprimă orice operaţiune scrisă.
În momentul înscrierii la bibliotecă cititorul primeşte mai multe plicuri, corespunzător
numărului de publicaţii pe care are dreptul să le împrumute. Fiecare plic are pe el numele şi adresa
împrumutătorului, data naşterii şi numărul de înscriere la bibliotecă. în momentul împrumutului, data de
restituire este marcată pe fişa de împrumut şi pe fişa de pe coperta a treia a cărţii. Fişa cărţii este plasată
în plicul liber al împrumutătorului. La restituire, după data menţionată, se caută plicul cititorului pentru a
repune fişa documentului restituit în lucrare. Prelungirile , rezervările şi statisticile se fac ca în sistemul
Newark. Avizele de restituire se realizează uşor, deoarece pe fiecare plic se află elementele necesare
identificării cititorului. în principiu acest sistem prevede păstrarea plicurilor de către cititor. în mod practic
este mai util ca ele să fie conservate în bibliotecă, având certitudinea că nu se rătăcesc. Vor fi ordonate într-
un fişier alfabetic. Pentru a diminua volumul fişierului unele biblioteci nu realizează decât un singur plic
pentru un cititor, unde sunt introduse toate fişele documentelor împrumutate, fiind necesar ca în acest
caz toate cărţile să fie împrumutate şi restituite în acelaşi timp.
Avantaje:
- operaţiunile sunt mai rapide cu mai puţine surse de eroare, scrisul fiind eliminat;
- întârziaţii sunt identificaţi rapid prin adresa de pe plic;
- controlul întârzierii şi efectuarea statisticilor se realizează ca în sistemul Newark.
Dezavantaje:
- operaţiunile de restituire nu pot fi amânate;
- se pot comite erori prin greşita intercalare a plicurilor, prin introducerea unei fişe în plicul altei
persoane sau prin inversarea fişelor de la un document la altul cu ocazia restituirii.(15)
Rezervările în sistemele de împrumut manuale
Rezervările în sistemele de împrumut manuale sunt dificil de realizat.
La unele biblioteci cititorul completează o fişă, gen carte poştală. Aceste fişe se aranjează pe cote sau
autori într-un spaţiu special amenajat în apropierea fişierului de împrumut. Pentru ca procedeul să fie
eficient, bibliotecarul trebuie să aibă capacitatea de a memora titlurile sau cota lucrărilor rezervate.
Când documentul rezervat este restituit se expediază cartea poştală solicitantului lăsându-i acestuia
un răgaz de 8-10 zile pentru a veni să îl ridice. (16)
B. Sisteme de împrumut mecanizate
Sisteme de împrumut mecanizate nu s-au bucurat de un prea mare succes. Acestea sunt:
- sistemul audioşarjing;
- sistemul fotoşarjing.
Ele se bazează pe metode de înregistrare greoaie: camera fotografică pentru fotoşarjing şi
magnetofonul pentru audioşarjing. (17)
C. Sisteme de împrumut informatizate
Insatisfacţiile sistemelor manuale şi mecanizate au dus la sisteme de împrumut bazate pe
informatică.
Documentele achiziţionate pot fi introduse în memoria calculatorului. Pot fi înregistrate datele
privind împrumutătorul (fişa cititorului). Fiecare cititor primeşte un permis nominal cu o etichetă de barcod
proprie.
Avantaje:
- poate face diferenţieri între diferite tipuri de împrumutat ori.
- precizează locurile din bibliotecă unde se găseşte publicaţia sau dacă publicaţia este
disponibilă (împrumutată, la legat, pierdută);
- împrumutul se face prin simpla citire a etichetei de barcod de pe document şi de pe permisul de
cititor;
- odată cu restituirea publicaţiei, prin recitirea etichetei de barcod a documentului
respectiv se anulează legătura realizată de sistem între cititor şi documentul împrumutat;
- sistemul controlează situaţia fiecărui cititor, a fiecărui document, data restituirii. Unele
biblioteci informatizate introduc o fişă în carte pe care marchează data restituirii;
- rezervările se fac uşor; întârzierile sunt semnalate automat;
- statisticile se realizează automat pe tipuri de documente, categorii de cititori, perioade de timp.
(18)
Acest sistem nu are dezavantaje, dar pot exista la unele biblioteci inconveniente de genul resurselor
materiale.

1. 3 Documentele de substituţie
Cuvântul substituţie sau înlocuitor s-a dezvoltat odată cu preocuparea pentru lărgirea comunicării
documentelor către un public nou şi exigent. Această liberalizare s-a completat prin folosirea unor măsuri
de protecţie a documentelor originale, adică prin înlocuirea lor cu copii.
Avantaje:
- protejarea documentelor rare sau fragile pentru care împrumutul sau comunicarea pe loc ar fi
dăunătoare;
- utilizarea copiilor permite menţinerea integrităţii documentului original, în cazul comunicării
frecvente a acestuia;
- pot fi oferite spre consultare mai multe exemplare dintr-un exemplar unic sau uzat;
- permit completarea colecţiilor sau a unor fragmente lipsă;
- comunicarea cu uşurinţă a documentelor mici sau prea mari;
- permit expedierea prin împrumut interbibliotecar a unor documente a căror trimitere în forma
lor originală ar fi imposibilă;
- rezolvarea problemelor de spaţiu puse de conservarea colecţiilor indispensabile, dar
incomode.(19)
În concluzie, prin înlocuirea documentelor cu copii, acestea permit o mai bună comunicare şi o
mai bună conservare.

Dezavantaje:
- durata de viaţă a reproducerilor este mai mică;
- multe documente de substituţie necesită aparate de lectură speciale;
- financiar echipamentele pentru reproducere sunt costisitoare;
- juridice: legea copyright-ului;
- fotografierea pe hârtie este un procedeu costisitor şi lent. (20)
O altă modalitate de acces la publicaţii, de care, însă, lucrarea noastră nu-şi propune să se ocupe, este
împrumutul interbibliotecar naţional sau internaţional. Acesta poate răspunde în mod eficient cerinţelor
exprimate de utilizatori cu privire la documente pe care biblioteca frecventată de aceştia nu le deţine.
NOTE:
1. CIORCAN, Marcel. Organizarea colecţiilor de bibliotecă. Cluj: Casa Cărţii de Ştiinţă, 2001, p. 13-16.
2. REGNEALĂ, Mircea. Studii de .biblioteconomie, p. 213-215.
3. RUSEA, Lili. Un concept integrator: accesul. în: Buletin ABIR, 2001, vol.12, nr. 1, p.16.
3 bis. Biblioteconomie : manual. [Lucrare elaborată de un colectiv al Bibliotecii Naţionale, sub îngrijirea Serviciului Studii,
Cercetare şi Dezvoltare în Biblioteconomie; redactori coordonatori Silvia Nestorescu, Gheorghe-Iosif Bercan]. [Bucureşti]:
ABBPR, 1994, p. 79.
4. RICHTER, Brigitte. Ghid de biblioteconomie. Bucureşti: Grafoart, 1995, p. 128.
5. RICHTER, ref.29, p. 130.
6. REGNEALĂ, Mircea. Studii de biblioteconomie. Constanţa: Ex Ponto, 2001, p. 298.
7. REGNEALĂ, Mircea, ref. 31, p. 298.
8. RICHTER, Brigitte. Ghid de biblioteconomie. Bucureşti: Grafoart, 1995, p. 131.
9. CALENGE, Bertrand. Politicile de achiziţie: constituirea unei colecţii într-o bibliotecă. Bucureşti: Biblioteca Bucureştilor,
1998, p. 313.
10. REGNEALĂ, Mircea. Studii de biblioteconomie, p. 299.
11. REGNEALĂ, ref 35, p.298.
12. RICHTER, Brigitte. Ghid de biblioteconomie. Bucureşti: Grafoart, 1995, p. 131-132.
13. REGNEALĂ, Mircea. Studii de biblioteconomie, p. 301.
14. RICHTER, Brigitte. Ghid de biblioteconomie. Bucureşti: Grafoart, 1995, p. 134.
15. REGNEALĂ, Mircea. Studii de biblioteconomie, p. 302-303.
16. REGNEALĂ, Mircea, p. 303.
17. REGNEALĂ, Mircea, p. 300.
18. REGNEALĂ, p. 304-305.
19. RICHTER, Brigitte. Ghid de biblioteconomie. Bucureşti: Grafoart, 1995, p. 149-150.
20. REGNEALĂ, Mircea. Studii de biblioteconomie, p. 306.
2. Bibliotecarul - intermediar în comunicarea informaţiei

Serviciile de lectură, prin finalităţile lor educative, satisfac nevoi şi aspiraţii ale indivizilor şi
grupurilor sociale în perspectiva devenirii umane. Bibliotecarul trebuie să fie un element stimulator, care nu
se mărgineşte a fi un paznic al depozitului de gândire şi artă, ci caută să fie un difuzor al culturii aflate
în bibliotecă. Bibliotecarul trebuie să fie el însuşi un pasionat cititor, un intelectual informat şi dinamic. El
trebuie să aibă permanent în vedere faptul că primirea cititorilor reprezintă o componentă esenţială a
muncii sale, deoarece de modul în care cititorii sunt primiţi depind numeroşi factori legaţi de bunele
raporturi ale bibliotecii cu utilizatorii săi. Se poate vorbi, aşadar, de relaţii publice în bibliotecă. (1)
Relaţiile cu publicul reprezintă acea parte din relaţiile publice practicate de o instituţie prin
care se realizează contactul nemijlocit fie cu publicul larg, fie cu anumite categorii specifice de public şi
sunt asigurate de servicii specializate.
Serviciul de relaţii cu publicul dintr-o bibliotecă are drept obiectiv satisfacerea nevoilor
utilizatorilor şi de a influenţa favorabil opinia acelor utilizatori despre serviciile oferite. Din acest punct de
vedere, este locul în care se poate crea sau distruge prestigiul instituţiei.(2) aici se valorifică activitatea
tuturor departamentelor bibliotecii. Se poate spune că de activitatea serviciului de relaţii cu publicul
depinde într-o bună măsură imaginea bibliotecii.
Relaţiile publice au dublu sens: către public şi dinspre public. Primul sens implică ansamblul
metodelor şi tehnicilor utilizate de conducerea şi personalul instituţiei pentru a se câştiga încrederea şi
aprecierea diverselor categorii de public. Al doilea sens vizează tehnicile de recepţionare, analiză şi
interpretare a opiniilor exprimate de acel public, precum şi modalităţile de răspuns.(3)
Prin punerea la dispoziţia utilizatorilor a informaţiilor deţinute, biblioteca se constituie într-un
real şi inepuizabil factor de progres. Facilitând şi coordonând accesul la informaţie, biblioteca furnizează
servicii eficiente şi de calitate.
Dialogul cu utilizatorii este un lucru de care trebuie să se ţină seama în permanenţă. Primul contact
are o importanţă deosebită, contribuind la fixarea imaginii bibliotecii în spiritul noului beneficiar. O
primire proastă are efecte dezastruoase şi de durată. Pentru o bună primire a utilizatorului nu există reguli,
ci doar exigenţe umane. (4) Bibliotecarul trebuie să dovedească tact, să cunoască psihologia
utilizatorului, să fie discret, să aibă disponibilitatea şi calmul de a-1 asculta pe acesta.
Resursele bibliotecii înseamnă bunuri, servicii, capitaluri. Evaluarea capitalului uman trebuie să ţină
seama de:
- volumul de cunoştinţe teoretice şi practice (cantitatea şi actualitatea cunoştinţelor, dorinţa de
autoperfecţionare, capacitatea de valorificare a experienţei dobândite)
-gradul de aplicativitate a cunoştinţelor profesionale
-eficacitatea profesională
-receptivitatea faţă de solicitările profesionale (capacitatea de efort, promptitudinea)
-capacitatea de integrare în colectiv
-capacitatea de instruire (tactul şi răbdarea de a transmite informaţii, modul în care poate să ajungă
la nivelul celui instruit)
-respectarea disciplinei muncii (puterea de lucru, fişa de post, respectarea normelor P.S.I.,
relaţiile pe cale ierarhică). (5)
Cartea, ca element component al culturii unei naţiuni, face parte din acele bunuri a căror valoare se
defineşte prin relaţia ei cu utilizatorul. în perioada actuală, natura fenomenului lecturii s-a modificat
profund. S-au modificat cerinţele de lectură ale utilizatorilor, ca efect al nevoilor lor sociale,
economice, civice, spirituale. De asemenea, s-a modificat natura serviciilor menite a satisface necesităţile
de lectură. La cererile individuale şi foarte diferenţiate ale utilizatorilor trebuie răspunsuri individualizate.
Afluxul publicului în sălile de lectură a crescut foarte mult ca urmare a creşterii preţurilor la cărţile
noi şi aşezării învăţământului pe alte baze -studiul individual câştigând în pondere. (6) Creşterea
frecventării bibliotecii se datorează apariţiei de carte străină (prin achiziţie şi donaţie), formării
profesionale continue, cerută de piaţa muncii, extinderii reţelei universitare.
Biblioteca, prin personalul său calificat, realizează o "formare a informării". O persoană care ştie
să se informeze, fie ca bibliotecar sau utilizator, posedă următoarele abilităţi:
-recunoaşte necesitatea informării
-identifică sursele potenţiale de informaţii
-elaborează strategii reuşite de investigare
-are acces la surse de informaţii
-evaluează informaţia şi o organizează pentru utilizări practice
-integrează noua informaţie într-un stoc de informaţii deja existente
-utilizează informaţia în gândirea critică şi la rezolvarea problemelor.
O astfel de persoană ştie cum să înveţe deoarece ştie cum este organizată informaţia, cum să o
regăsească şi cum să o utilizeze astfel încât ceilalţi să poată învăţa de la ea. (7)
Bibliotecarul trebuie să devină un intermediar de informaţie şi "să ofere mai mult decât posedă".
(8) De asemenea, personalitatea şi abilităţile pe care trebuie să le posede contează foarte mult:
disponibilitate pentru comunicare, capacitate organizatorică, abilitatea de a lucra sub presiune, priceperea
de a condensa şi de a exprima cu claritate.
Această profesiune este considerată necesară deoarece bibliotecarul:
-oferă ajutor pentru accesul la informaţii
-face legătura între cititor şi carte
-îndrumă şi ajută la formarea profesională
-vine în ajutorul dorinţei de informare
-oferă acces la cultură
-activitatea lui face parte din procesul educativ. (9)
Profilul bibliotecarului în societatea actuală oferă imaginea unei persoane care:
-deţine abilităţi de comunicare socială deosebite
-deţine o bună cunoaştere umană
-are o pregătire de specialitate
-are dragoste de carte
-deţine o cultură astă
-dă dovadă de foarte multă răbdare
-se interesează de nivelul de cultură al cititorilor
-are un bagaj de cunoştinţe complexe
are chiar calităţi fizice deosebite. (10)
Utilizatorii aşteaptă de la bibliotecar îndeplinirea promptă, rapidă şi eficientă a atribuţiilor ce îi
revin (să ofere informaţii de conţinut al documentelor, recomandări de lectură) şi inter-relaţionare
profesională (amabilitate, politeţe, calm, răbdare, înţelegere în situaţii mai speciale sau neplăcute,
dispoziţie afectivă constantă). Prestigiul profesional al personalului din biblioteci este perceput
diferit de utilizatori: "Opinia publică îl judecă în mod diferit pe bibliotecar: pentru unii este cel plătit fără
a munci, un fel de trântor al societăţii (nu produce ceva concret), pentru alţii este foarte important (asociat
cu profesorul), iar pentru unii nici nu există".(11)
Imaginea utilizatorilor cu privire la îndatoririle unui bibliotecar a rezultat din ceea ce se poate
vedea din ipostaza de cititor: profesie monotonă, de rutină, prost salarizată, fără posibilitatea carierei,
ducând la plafonare, deşi, „probabil funcţia de bibliotecar implică mai mult în afară de a o face pe
gardianul în sălile de lectură". Bibliotecarul mai este catalogat drept "gestionar cultural”, „preot al
cărţilor”, „prinţ transformat într-o broască", "turnul răbdării”, „nervi de oţel”, „cerber între ignoranţă
şi absolut”, ba chiar „motan blazat”.(12)
Această criză de imagine a profesiei trebuie depăşită, bibliotecarii nefiind paznici ai sălilor de
lectură, cu ghizi autorizaţi în universul surselor de informaţie. Ca profesionist al informaţiei,
bibliotecarul contribuie la sporirea eficienţei cunoaşterii, la nivelul indivizilor şi al întregii societăţi;
este direct antrenat în realizarea sistemului de cunoaştere şi descoperire, responsabil cu menţinerea şi
rafinarea acestui sistem.(13)
Există două axe fundamentale ale formării profesionale:
-formarea iniţială
-dezvoltarea profesională continuă.
Difuzarea eficientă a informaţiei gestionate de bibliotecă este condiţionată de bibliotecar.
Condiţiile noi în care activează acesta, când automatizarea a pătruns în sistemul mijloacelor sale de lucru,
fac necesară o implicare profesională intensă. Implicarea profesională are efecte favorabile atât asupra
profesionalităţii bibliotecarului, cât şi asupra imaginii instituţiei, în procesul informării, bibliotecarul se
formează şi se informează în acelaşi timp. (14)
Eforturile depuse pentru ridicarea standardelor profesionale vor face ca, în viitor, bibliotecarii să
fie percepuţi ca parteneri educaţionali ai instituţiilor de învăţământ şi ei îi vor ajuta pe utilizatori să
devină consumatori efectivi de informaţie. In cadrul parteneriatului, expertiza pe care bibliotecarii o vor
aduce se referă la predarea abilităţilor de informare, metodologia şi abordările necesare pentru a localiza şi
utiliza în mod optim sursele de informare. (15)
Pentru reuşita profesională şi dobândirea unei imagini favorabile, profesioniştii bibliotecilor
trebuie să pună în practică un set de reguli, adevărat "decalog" al bibliotecarului:
1. Înscrieţi-vă la site-uri de discuţii profesionale pe Internet;
2. Aveţi o diplomă, dar desăvârşiţi-vă abilităţile în fiecare zi;
3. Generaţi-vă propriile oportunităţi şi cunoaşteţi-vă foarte bine instituţia din care faceţi parte;
4. Descoperiţi-vă, păstraţi-vă şi dezvoltaţi-vă simţul umorului;
5. Fiţi bibliotecarul pe care l-aţi dori dacă aţi fi utilizator;
6. Păstraţi-vă echilibrul între viaţa personală şi profesie;
7. Singura certitudine e schimbarea;
8. Dezvoltaţi-vă simţul valorii profesionale;
9. Respectaţi echipa din care faceţi parte;
10. Profesia de bibliotecar înseamnă a conecta oamenii cu ideile. (16)
Imaginea bibliotecarului, viitorul profesiunii au intrat în spectrul cercetărilor manageriale care
girează modernitatea, ducând spre competenţe mereu reactualizate. (17)
Profesia de bibliotecar, în contradicţie cu imaginea funcţionarului care dă/primeşte o marfă (cum
este considerată uneori cartea) presupune iniţiativă, originalitate, imaginaţie creatoare. În bibliotecă,
creativitatea se poate manifesta ca în orice alt domeniu, deoarece orice tip de activitate umană este
potenţial perfectibilă. Duşmanii principali sunt rutina, rigiditatea, plictisul, comoditatea. în orice tip de
activitate, performanţele depind, în primul rând, de însuşiri individuale:
-receptivitatea faţă de nou
-pregătirea profesională temeinică
-aptitudini pentru domeniul respectiv
-o bază de cultură generală-capacitatea de a formula probleme, întrebări şi de a da răspunsuri
-imaginaţie
-perseverenţă
-simţ competiţional.
În bibliotecă se manifestă, cu precădere, două tipuri de creativitate:
• inovaţia în scopul perfecţionării funcţionalităţii instituţiei, a relaţiilor publice ale acesteia
• investigaţia sociologică, valorificarea tezaurului cultural, lucrări pentru manifestări cu public
sau pentru sesiuni ştiinţifice. (18)
Stimularea creativităţii profesionale impune sprijinirea activităţilor, manifestărilor, înţelegerea
rolului bibliotecii şi al specialiştilor din domeniu în cadrul societăţii, limitarea plecării specialiştilor,
modernizarea activităţii de bibliotecă prin investiţii corespunzătoare.
NOTE:
1. POPESCU, Cristina. Cititor-bibliotecar-bibliotecă. În: Biblioteca : revistă de bibliologie şi ştiinţa informării, Serie
nouă, 14, 2003, nr.8, p.238.
2. CHIABURU, Elena. Despre „relaţii publice” în bibliotecă. În: ABIR : Asociaţia Bibliotecarilor din Învăţământ-
România : buletin trimestrial, vol. 9, 1998, nr.l, p.l8.
3. Ibidem, p.19.
4. POPESCU, Cristina. Op. cit., p.239
5. BANCIU, Doina ; BULUŢĂ, Gheorghe ; PETRESCU, Victor. Biblioteca şi societatea. Bucureşti: Ager, 2001, p.l32
- 133.
6. POPESCU, Cristina. Op. cit., p. 240.
7. Ibidem, p. 239.
8. STOICA, Ion. Criza în structurile infodocumentare : sensuri şi semnificaţii contemporane. Constanţa: Ex Ponto,
2001, p. 151.
9. BOCA, Camelia. Cum ne văd ei. În: ABIR : Asociaţia Bibliotecarilor din Învăţământ – România : buletin trimestrial,
vol. 10, 1999, nr.2-3, p. 13.
10. Ibidem, p. 11.
11. Ibidem, p. 12.
12. STOICA-CONSTANTIN, Ana. Bibliotecarul şi profesia lui în percepţia studenţilor. În: ABIR : buletin trimestrial, vol.
10, nr.2-3, 1999, p.16.
13. STOICA, Ion. Op. cit., p. 191.
14. MELINTE, Elena. Biblioteca şi diseminarea informaţiei. În: Anuarul ABIR, vol. 1997, p. 192.
15. PORUMBEANU, Octavia-Luciana. Utilizatorii şi intermediarii de informaţii şi documente în epoca
contemporană. Bucureşti: Editura Universităţii din Bucureşti, 2003, p. 23.
16. BONNIN, Jean - Francois, Formation profesionelle des bibliothecaires enfoncer des portes ouvertes. În: ABIR :
Asociaţia Bibliotecarilor din Învăţământ-România: buletin trimestrial, vol. 10, 1999, nr.2-3, p. 29.
17. PETREA, Margareta. Preliminarii la o apologie a contingenţei sau vocaţia socială a bibliotecii. În: ABIR: Asociaţia
Bibliotecarilor din Învăţământ-România: buletin trimestrial.-vol.9, nr.l, 1998, p.10-14, p.ll
18. POPA, Silvia. Comunicare şi bibliotecă. Braşov: Universitatea Transilvania, 2001, p. 56-57.

Concluzii

Comunicarea colecţiilor, la fel ca şi constituirea şi evaluarea activităţii de bibliotecă stau la baza


serviciului „Relaţii cu publicul”.(1)
Comunicarea colecţiilor, funcţia de bază a unei biblioteci şi raţiunea ei de a exista, este în directă
dependenţă de Relaţiile cu publicul. Serviciul Relaţii cu publicul reprezintă oglinda bibliotecii.
Nevoile reale ale utilizatorilor trebuie înţelese de către bibliotecari. Ideea care trebuie să domine
este ca utilizatorul să fie în centrul atenţiei, iar bibliotecarul să fie preocupat ca acesta să fie bine servit, el
trebuie să acţioneze permanent la dispoziţia utilizatorului.
Relaţia bună cu publicul oferă o imagine favorabilă asupra bibliotecii, în fapt prin serviciile de
calitate oferite de bibliotecă.
Activitatea de relaţii cu publicul trebuie îmbunătăţită mereu. Pentru aceasta trebuie să avem în
vedere: ţinuta, comportamentul, atitudinea profesională, mediul de lucru, o evaluare permanentă.

NOTĂ:

1. COSTIUC, Tatiana. Funcţia comunicativă în bibliotecă. În: Biblioteca, 2000, nr. 9, p.265.