Ofimática y Utilitarios

Access

Microsoft Access es un sistema de gestión de bases de datos incluido en el

paquete ofimático Microsoft Office.

Es un gestor de datos que recopila información relativa a un asunto o

propósito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el
mantenimiento de una colección de música, etc. Está pensado en recopilar datos de otras
utilidades (Excel, SharePoint, etc.) y manejarlos por medio de las consultas e informes.

Utiliza los conceptos de bases de datos relacionales.

Base de datos

Una base de datos es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados

sistemáticamente para su posterior uso. En este sentido; una biblioteca puede considerarse una
base de datos compuesta en su mayoría por documentos y textos impresos en papel e indexados
para su consulta. Actualmente, y debido al desarrollo tecnológico de campos como la
informática y la electrónica, la mayoría de las bases de datos están en formato digital, siendo
este un componente electrónico, por tanto, se ha desarrollado y se ofrece un amplio rango de
soluciones al problema del almacenamiento de datos.

Las aplicaciones más usuales son para la gestión de empresas e instituciones públicas; También
son ampliamente utilizadas en entornos científicos con el objeto de almacenar la información
experimental.

Bases de datos relacionales

Las bases de datos relacionales son un tipo de base de datos (BD) que cumple con el modelo
relacional (el modelo más utilizado actualmente). Su idea fundamental es el uso de relaciones.
Estas relaciones podrían considerarse en forma lógica como conjuntos de datos llamados tuplas
(lista ordenada de elementos). Sus ventajas son: Provee herramientas que garantizan evitar la
duplicidad de registros, garantiza la integridad referencial (al eliminar un registro elimina todos
los registros relacionados dependientes) y favorece la normalización por ser más comprensible
y aplicable.

1
Ofimática y Utilitarios

Sistema de gestión de bases de datos

Un sistema gestor de base de datos (SGBD) es un conjunto de

programas que permiten el almacenamiento, modificación y
extracción de la información en una base de datos, además de
proporcionar herramientas para añadir, borrar, modificar y analizar los
datos. Los usuarios pueden acceder a la información usando
herramientas específicas de consulta y de generación de informes, o
bien mediante aplicaciones al efecto.

Estos sistemas también proporcionan métodos para mantener la

integridad de los datos, para administrar el acceso de usuarios a los
datos, para recuperar la información si el sistema se corrompe y hacer
copias de seguridad. Permiten presentar la información de la base de
datos en variados formatos. La mayoría incluyen un generador de
informes. También pueden incluir un módulo gráfico que permita presentar la información con
gráficos y tablas.

Generalmente se accede a los datos mediante lenguajes de consulta, lenguajes de alto nivel que
simplifican la tarea de construir las aplicaciones. También simplifican las consultas y la
presentación de la información.

Elementos principales de una base de datos de Access

Tablas

Una tabla de base de datos es similar en apariencia a una hoja de cálculo en cuanto a
que los datos se almacenan en filas y columnas. Por ende, es bastante fácil importar
una hoja de cálculo en una tabla de base de datos. La principal diferencia entre
almacenar los datos en una hoja de cálculo y almacenarlos en una base de datos es la forma en
la que están organizados los datos.

Para aprovechar al máximo la flexibilidad de una base de datos, los datos deben organizarse en
tablas para que no se produzcan redundancias. Por ejemplo, si se quiere almacenar información
sobre los empleados, cada empleado debe especificarse solo una vez en la tabla establecida para
los datos de los empleados. Los datos sobre los productos se almacenarán en su propia tabla y
los datos sobre las sucursales se almacenarán en otra tabla. Este proceso se denomina
normalización.

Cada fila de una tabla se denomina registro. En los registros se almacena información. Cada
registro está formado por uno o varios campos. Los campos equivalen a las columnas de la tabla.
Por ejemplo, puede tener una tabla llamada "Empleados" donde cada registro (fila) contiene
información sobre un empleado distinto y cada campo (columna) contiene otro tipo de
información como nombre, apellido, dirección, etc. Los campos deben designarse como un
determinado tipo de datos, ya sea texto, fecha u hora, número o algún otro tipo.

Para crear una tabla de datos tenemos que hacer clic en la pestaña Crear. En el grupo Tablas se
pueden seleccionar estas opciones:

2
Ofimática y Utilitarios

 El botón Tabla abre la Vista Hoja de datos, consiste en

introducir directamente los datos en la tabla y según el valor
que introduzcamos en la columna determinará el tipo de
datos que tiene la columna.
 Listas de SharePoint consiste en crear un objeto compatible
con un sitio SharePoint desde el que se puede compartir los
datos almacenados en la lista o tabla con otras personas con
acceso al sitio.
 Desde el grupo Plantillas también se puede acceder a Elementos de aplicación, que permite
crear una tabla de entre las plantillas disponibles.
 Vista diseño. Este método consiste en definir la estructura de la tabla, es decir, definir las
distintas columnas que esta tendrá y otras consideraciones.

Otra forma de llegar a la Vista Diseño es haciendo clic en el botón de la barra de estado inferior.
También en caso de estar editando una tabla, encontraremos el botón Ver > Vista Diseño, en la
pestaña Campos de las Herramientas de tabla.

Aparecerá la Vista Diseño de la tabla. En la pestaña tenemos el nombre de la tabla (por defecto
Tabla1).

A continuación,
tenemos la rejilla
donde definiremos
las columnas que
componen la tabla,
se utiliza una línea
para cada columna,
así en la primera
línea (fila) de la
rejilla definiremos
la primera columna
de la tabla y así
sucesivamente.
En la parte inferior tenemos a la izquierda dos pestañas (General y Búsqueda) para definir las
propiedades del campo, es decir, características adicionales de la columna que estamos
definiendo. Y a la derecha tenemos un recuadro con un texto que nos da algún tipo de ayuda
sobre lo que tenemos que hacer.

3
Ofimática y Utilitarios

Relaciones

Para crear relaciones en Access deberemos:

 Pulsar el botón Relaciones de la pestaña Herramientas de base

de datos.
 O bien, desde el botón de Archivo > Información.

En caso de que se tenga una tabla abierta, también se puede ubicar este botón en:
 La pestaña Herramientas de tabla > Diseño > grupo Relaciones, si estamos en Vista
Diseño.
 La pestaña Herramientas de tabla > Tabla > grupo Relaciones, si estamos en la Vista Hoja
de datos.
Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar
tabla y en él se deberá indicar qué tablas
queremos relacionar.
1. Seleccionar una de las tablas que
pertenecen a la relación
haciendo clic sobre ella,
aparecerá dicha tabla remarcada.
También puedes seleccionar
varias a la vez pulsando CTRL.
2. Hacer clic sobre el botón Agregar.
3. Repetir los dos pasos anteriores
hasta añadir todas las tablas
sobre las cuales queramos
efectuar relaciones.
4. Hacer clic sobre el botón Cerrar.

Ahora aparecerá la ventana Relaciones

con las tablas añadidas en el paso anterior.

Para crear la relación:

1. Ir sobre el campo de
relación de la tabla
principal (código
paciente de la tabla
Pacientes).
2. Pulsar el botón
izquierdo del ratón y
manteniéndolo
pulsado arrastrar
hasta el campo
código paciente de la
tabla secundaria
(Ingresos).
3. Soltar el botón del
ratón.

4
Ofimática y Utilitarios

Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones:

En la parte superior
deben estar los nombres
de las 2 tablas
relacionadas (Pacientes e
Ingresos) y debajo de
éstos el nombre de los
campos de relación
(código paciente y código
paciente). La información
de ambos campos se
debe corresponder, por
lo tanto, han de ser del
mismo tipo de datos. No
se puede relacionar, por
ejemplo, una fecha de nacimiento con un apellido. En cambio, no es necesario que el nombre
del campo sea el mismo.
En la parte inferior se observa el Tipo de relación que se asignará dependiendo de las
características de los campos de relación (en este caso uno a varios porque un mismo paciente
puede ingresar en la clínica más de una vez). Para terminar, hacer clic sobre el botón Crear.

Se creará la relación y ésta aparecerá en la ventana Relaciones.

Formularios

Los formularios permiten crear una interfaz de usuario en la que se puede escribir y
modificar datos. A menudo contienen botones de comandos y otros controles que
realizan distintas tareas. Se puede crear una base de datos sin usar formularios con tan
solo modificar los datos en las hojas de datos de la tabla. Sin embargo, la mayoría de los usuarios
prefieren usar formularios para ver, escribir y modificar datos en las tablas.

Se puede programar botones de comandos para determinar qué datos aparecen en el

formulario, abrir otros formularios o informes, o ejecutar otras tareas. Por ejemplo, se puede
tener un formulario llamado "Formulario de cliente" en el que trabaja con los datos de los
clientes. El cual puede tener un botón que abra un formulario de pedido en el que puede
especificar un pedido nuevo para el cliente.

5
Ofimática y Utilitarios

Los formularios también permiten controlar de qué manera otros usuarios interactúan con los
datos de la base de datos. Por ejemplo, se puede crear un formulario que muestre solo
determinados campos y permita que se realicen únicamente ciertas operaciones. Esto ayuda a
proteger los datos y a asegurarse de que los datos se especifican correctamente.

Crear formularios: Para crear

un formulario tenemos varias
opciones.
Podemos acceder a todas ellas
desde la pestaña Crear:

 Formulario consiste en crear automáticamente un nuevo formulario que contiene todos los
datos de la tabla, consulta o informe seleccionado en el Panel de Navegación.
 Diseño del formulario abre un formulario en blanco en la Vista Diseño y tenemos que ir
incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en él. Este método no se suele
utilizar ya que en la mayoría de los casos es más cómodo y rápido crear un autoformulario o
utilizar el asistente y después sobre el formulario creado modificar el diseño para ajustar el
formulario a nuestras necesidades.
 Formulario en blanco consiste en crear un nuevo formulario sin contenido, pero en vez de
abrirse en Vista Diseño, se abrirá en Vista Presentación. Esta vista ofrece ventajas, como
poder incorporar datos simplemente arrastrando el objeto (consulta, informe, tabla...) desde
el Panel de Navegación.
 Asistente para formularios utiliza un asistente que va guiando paso por paso en la creación
del formulario.
 Navegación te permite crear un formulario dedicado a la navegación, que simula la estructura
típica de menús de una página web.
 Más formularios despliega un menú con otros tipos de formularios disponibles, como Varios
elementos, Hoja de datos, Formulario dividido y Cuadro de diálogo modal.

El asistente para formularios

Esta es la modalidad más sencilla y dirigida de creación de formularios. El asistente se inicia

desde la pestaña Crear > grupo Formularios > botón Asistente para formulario.

6
Ofimática y Utilitarios

Primero se elige en qué

tabla o consulta se basará
el formulario y los campos
que se van a incluir en él.
Para elegir el origen (tabla
o consulta), se selecciona
del desplegable superior.
Si se quiere sacar datos de
más de una tabla lo mejor
es crear una consulta
previamente que convine
los datos y luego crear el
formulario sobre ella.
A continuación, se
seleccionan los campos a
incluir en el formulario haciendo clic sobre el campo y pulsando el botón > o haciendo doble clic
sobre el campo. Pulsamos el botón < y el campo se quita de la lista de campos seleccionados.
Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón >> o deseleccionar
todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón <<.

Una vez seleccionada la distribución se pulsa el botón Siguiente y aparece la siguiente pantalla:

En esta pantalla elegimos la

distribución de los datos
dentro del formulario.
Al seleccionar una opción de
formato aparecerá a su
izquierda el aspecto que
tendrá el formulario con esa
distribución.
A continuación, se pulsa el
botón Siguiente>.

En esta ventana se establece el título del formulario.

7
Ofimática y Utilitarios

Antes de pulsar el botón Finalizar es posible elegir entre:

 Abrir el formulario para ver o introducir información. En este caso se ve el resultado del
formulario preparado para la edición de registros.
 Modificar el diseño del formulario, si seleccionamos esta opción aparecerá la vista Diseño de
formulario donde podremos modificar el aspecto del formulario, por ejemplo:

Informes

Los informes se usan para dar formato a los datos, resumirlos y presentarlos. Por lo
general, un informe responde a una pregunta específica como: "¿Cuánto dinero
recibimos de cada cliente este año?" o "¿En qué ciudades residen nuestros clientes?".
A cada informe se le puede dar formato para presentar la información de la manera más legible
posible.

Se puede ejecutar un informe por vez y siempre se reflejan los datos actuales de la base de
datos. Generalmente, se les da formato para imprimirlos, pero también pueden verse en
pantalla, exportarse a otro programa o enviarse como datos adjuntos en un correo electrónico.

Los informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta, generalmente para
imprimirlos. La diferencia básica con los formularios es que los datos que aparecen en el informe
sólo se pueden visualizar o imprimir (no se pueden modificar) y en los informes se puede agrupar
más fácilmente la información y sacar totales por grupos.

Crear un informe

Para crear un informe se pueden utilizar las

opciones del grupo Informes, en la pestaña
Crear:
 Informe: Consiste en crear automáticamente un nuevo informe que contiene todos los datos
de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Navegación.
 Diseño de informe: Abre un informe en blanco en la vista diseño al que se deben ir
incorporando los distintos objetos. No se suele utilizar ya que en la mayoría de los casos es
más cómodo y rápido crear un autoinforme o utilizar el asistente y sobre el resultado modificar
el diseño para ajustar el informe.
 Informe en blanco: Abre un informe en blanco en vista Presentación.
 Asistente para informes: Utiliza un asistente que va guiando paso por paso en la creación del
informe.
 Etiquetas: Utiliza un asistente que va guiando paso por paso en la creación del informe para
imprimir etiquetas a partir de los datos de una tabla o consulta.

8
Ofimática y Utilitarios

El asistente para informes

En la pestaña Crear, grupo Informes, se inicia el asistente pulsando el botón asistente para
informes.

En esta ventana se pide

introducir los campos a
incluir en el informe.
Primero se selecciona la
tabla o consulta del cuadro
Tablas/Consultas, este será
el origen del informe. Si se
quiere sacar datos de varias
tablas lo mejor es crear una
consulta para obtener esos
datos y luego elegirla como
origen del informe.
A continuación, se
seleccionan los campos
haciendo clic sobre el
campo para seleccionarlo y clic sobre el botón > o doble clic sobre el campo.
Pulsamos el botón < y el campo se quita de la lista de campos seleccionados.
Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón >> o deseleccionar
todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón <<. Luego, pulsamos el botón Siguiente >.

En esta pantalla se
elige los niveles de
agrupamiento dentro
del informe. Se puede
agrupar los registros
que aparecen en el
informe por varios
conceptos y para cada
concepto añadir una
cabecera y pie de
grupo. En el pie de
grupo normalmente
se visualizarán totales
de ese grupo.
Para añadir un nivel
de agrupamiento, en la lista de la izquierda, hacer clic sobre el campo por el cual queremos
agrupar y hacer clic sobre el botón > (o directamente hacer doble clic sobre el campo).
En la parte de la derecha aparece un dibujo que indica la estructura que tendrá el informe, en la
zona central aparecen los campos que se visualizarán para cada registro.
Para quitar un nivel de agrupamiento, hacer clic sobre la cabecera correspondiente al grupo para
seleccionarlo y pulsar el botón <.
Si se quiere cambiar el orden de los grupos definidos utilizamos los botones Prioridad,
la flecha hacia arriba sube el grupo seleccionado un nivel, la flecha hacia abajo baja el
grupo un nivel. Una vez establecidos los niveles de agrupamiento se hace clic en el
botón Siguiente.

9
Ofimática y Utilitarios

En esta pantalla se
puede elegir cómo
ordenar los registros.
Se selecciona el
campo por el que se
va a ordenar los
registros que saldrán
en el informe, y el
tipo: ascendente o
descendente. Como
máximo es posible
ordenar por 4
criterios (campos)
distintos.
Para seguir con el
asistente, se pulsa el
botón Siguiente.

En esta pantalla se elige la

distribución de los datos
dentro del informe.
Seleccionando una
distribución aparece en el
dibujo de la izquierda el
aspecto que tendrá el
informe.
En el cuadro Orientación
se puede elegir entre
impresión Vertical u
Horizontal.
A continuación, se pulsa
el botón Siguiente.

En esta ventana se establece el título del informe.

Antes de pulsar el botón

Finalizar podemos elegir
entre:
 Vista previa del informe: En
este caso se ve el resultado
del informe preparado para
la impresión.
 Modificar el diseño del
informe: Si se selecciona
esta opción aparecerá la
ventana Diseño de informe
donde se podrá modificar el
aspecto del informe.

10
Ofimática y Utilitarios

Consultas

Las consultas pueden realizar diversas funciones en una base de datos. La función más
común es recuperar datos específicos de las tablas. Los datos que se quieren ver
generalmente están distribuidos en varias tablas y las consultas permiten verlos en
una única hoja de datos. Además, debido a que muchas veces no es necesario ver todos los
registros a la vez, las consultas le permiten agregar criterios para "filtrar" los datos y obtener
solo los registros precisos.

Ciertas consultas son "actualizables", es decir, los cambios se realizan en realidad en las tablas
subyacentes, no solo en la hoja de datos de la consulta.

Hay tres variedades básicas de consultas:

 Consulta de selección: Recupera los datos y los pone a disposición para su uso: ver los
resultados en la pantalla, imprimirlos, etc.; o bien utilizarlos como un origen de registro
para un formulario o informe.
 Consulta de acción: Tal como el nombre lo indica, realiza una tarea con los datos. Se
pueden usar para crear tablas nuevas, agregar datos a las tablas existentes, y actualizar
o eliminar datos.
 Consultas específicas de SQL: Son consultas que no se pueden definir desde la cuadrícula
de Access, sino que se tienen que definir directamente en SQL, como por ejemplo las de
Unión.

Crear una consulta

Para crear una consulta, se deben seguir los siguientes pasos:

 Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a

crear.
 Hacer clic en el botón Diseño de Consulta en la pestaña
Crear.
 También existe la posibilidad de utilizar el Asistente para consultas.

Si se hace clic en el botón Asistente para consultas aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

El Asistente para consultas

sencillas crea una consulta
de selección sencilla. Los
otros asistentes permiten
generar tipos especiales
de consulta.

Al entrar en la Vista Diseño

de consulta pide primero
las tablas de las que la
consulta sacará los datos.

11
Ofimática y Utilitarios

 Seleccionar la tabla de la que queremos sacar datos y

hacer clic sobre el botón Agregar.

 Si se desea sacar datos de varias tablas agregar de la

misma forma las demás tablas.

 Finalmente hacer clic sobre el botón Cerrar.

Aparecerá la ventana Vista Diseño de consultas.

La Vista Diseño

Si se observa la pantalla, en
la parte superior esta la zona
de tablas donde aparecen las
tablas añadidas con sus
correspondientes campos, y
en la parte inferior,
denominada cuadrícula,
definimos la consulta.
Cada columna de la
cuadrícula corresponde a un
campo. Cada fila tiene un
propósito:
Campo: Se establece el
campo a utilizar. En la
mayoría de los casos será el
campo a visualizar.
Tabla: Nombre de la tabla de la que se obtiene el campo. Es útil cuando al definir consultas
basadas en varias tablas.
Orden: Sirve para ordenar las filas del resultado.
Mostrar: Si la casilla de verificación aparece desactivada la columna no aparecerá en el
resultado, se suele desactivar cuando se desea utilizar el campo para definir la consulta, pero
sin aparecer en el resultado. Por ejemplo, si se quiere que se muestren sólo los coches vendidos
de una determinada marca, no es necesario mostrar el campo marca, porque sería repetitivo y
no aportaría información adicional.
Criterios: sirve para especificar un criterio de búsqueda, una condición que deben cumplir los
registros que aparecerán en el resultado de la consulta. Por lo tanto, está formado por una
condición o varias condiciones unidas por los operadores Y (AND) y O (OR).
O: esta fila y las siguientes se utilizan para combinar condiciones.

Añadir campos

Para añadir campos a la cuadrícula podemos:

 Hacer doble clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas, este se
colocará en la primera columna libre de la cuadrícula.
 Hacer clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas y sin soltar el
botón del ratón arrastrar el campo sobre la cuadrícula, soltar el botón cuando estemos
sobre la columna delante de la cual queremos dejar el campo que estamos añadiendo.

12
Ofimática y Utilitarios

 Hacer clic sobre la fila Campo: de una columna vacía de la rejilla, aparecerá a la derecha
la flecha para desplegar la lista de todos los campos de todas las tablas que aparecen en
la zona de tablas. Si tenemos muchos campos y varias tablas podemos reducir la lista
seleccionando primero una tabla en la fila Tabla, así en la lista desplegable sólo
aparecerán campos de la tabla seleccionada.
 También se puede teclear directamente el nombre del campo en la fila Campo: de una
columna vacía de la cuadrícula.
 Si se quiere que todos los campos de la tabla aparezcan en el resultado de la consulta
podemos utilizar el asterisco * (sinónimo de 'todos los campos').

Macros

Las macros en Access pueden considerarse un lenguaje de programación simplificado

utilizado para agregar funciones a la base de datos. Por ejemplo, se puede adjuntar
una macro a un botón de comando en un formulario para que la macro se ejecute cada
vez que se hace clic en ese botón. Las macros contienen acciones que ejecutan tareas, como
abrir un informe, ejecutar una consulta o cerrar la base de datos. La mayoría de las operaciones
de la base de datos que se realizan manualmente se pueden automatizar mediante el uso de
macros, por lo que se convierten en dispositivos que permiten ahorrar tiempo.

Módulos

Los módulos, como las macros, son objetos que agregan funciones a la base de datos.
Mientras que las macros se crean en Access mediante la elección de una lista de
acciones de macro, los módulos se escriben en el lenguaje de programación Visual Basic
para Aplicaciones (VBA). Un módulo es una colección de declaraciones, instrucciones y
procedimientos que se almacenan juntos como una unidad. Un módulo puede ser un módulo
de clase o un módulo estándar. Los módulos de clase se adjuntan a formularios o informes y,
por lo general, contienen procedimientos que son específicos para el formulario o el informe al
que están adjuntos. Los módulos estándar contienen procedimientos generales que no están
asociados a ningún otro objeto. Los módulos estándar aparecen en Módulos en el panel de
navegación mientras que los módulos de clase no.

13