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DOCUMENTACION DE UN SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD-NTC

ISO90001
INFORME: AA1
Presentado por: VIRGINIA HERNÁNDEZ
ACTIVIDADES QUE SE DESARROLLAN EN UN PROCESO NORMAL DE
COMPRAS.

Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado a partir de la

comprensión e interpretación de las temáticas tratadas en la presente actividad,
realice un informe donde describa las actividades que se desarrollan en un proceso
normal de compras. En el informe además de describir las actividades, debe incluir
un cuadro en el cual relacione los documentos de origen interno y de origen externo
que se requieren o que se generarían en el desarrollo del proceso.

SOLUCIÓN

Proceso normal de compras esclarece lo siguiente: se hace adquisición de insumos

o bien llamados como materias primas, importantes para función pertinente de una
organización de ahí la relación con la gestión de calidad es de suma importancia;
una entrada para muchos de los procesos, es el departamento de compras desde
la ISO 9001, procesos de carácter misionales como procesos de carácter de apoyo
que ejerce una organización. Su gestión impacta directamente en los resultados que
busca la empresa porque su importancia va ajustada principalmente a los resultados
económicos de la empresa, la calidad del producto final, la satisfacción del cliente y
la confianza del cliente interno respectivamente.

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
HISTORIAL DE REVISIONES

REVISIÓN FECHA MOTIVO REVISIÓN

1 xx-yy-zz Procedimiento Original

DISTRIBUCIÓN DE COPIAS
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PERSONA DEPARTAMENTO FECHA ENTREGA FIRMA

CUADRO DE CONTROL
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

Nombre: Nombre: Nombre:

Dpto.: Dpto.: Dpto.:

Firma: Firma: Firma:

Fecha: Fecha: Fecha:

¿Cómo sería la gestión del proceso de compras?

1. Identificar los productos críticos a comprar: Los productos críticos son

aquellos que hacen parte del negocio pero con ellos van relacionado
aspectos negativos hacia el mismo, al identificar que productos son críticos
se debe seguir una reagrupación de aspectos que son característicos de
dichos productos o servicio que comercializa la empresa, y con ello entablar
diferencias entre un producto crítico y no crítico, también a qué proceso
pertenece y el producto final, es importante resaltar si el producto impacta, si
se compra en paquetes, como también resultaría provechoso mostrar cómo
sería el carácter crítico que estos poseen, si bien se puede llamar índice de
criticidad.

2. Definir especificaciones del producto a comprar: en toda organización se

deben establecer y de forma definida la metodología y responsabilidades
para comunicar las necesidades de compra a los proveedores para realizar
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las compras y que la metodología sea transmitida al proveedor. las

especificaciones para el proceso de compra están encadenados con
requisitos de manera definida: Por ejemplo, cantidad, material, forma,
medidas, fechas, etc. Dichos requisitos son muy variables en función del
sector y necesidades de la organización.

3. Planear las compras: A partir de la previsión de lo que se pretende vender,

se abastece de lo que lo principal que se necesita para así brindarlo de una
mejor forma. Para los programas de compras se emplea pronóstico de
demanda definido y con ello se induce a notar el tipo de ganancia el cual
establece la comercialización de un producto más que otro, dado que los
tipos de productos ofrecen un tipo de demanda dependiendo los gustos de
los compradores, adicional a los anterior, es importante las cantidades a
comprar y el momento justo que se debe realizar dicha acción de compra.
Mantener los puntos claros es lo que encamina a realizar acciones y con ello
la mejora en cuanto a negociaciones si de compras de habla con el proveedor
a fin de obtener descuentos, permite disminuir inconvenientes en el
inventario que se realice y aumentar una directa mejorar el tratamiento que
se le brinda al producto en comercialización, en caso de las características
entre ellos encajan materiales delicados y los que tiempo corto plazo como
los que se pueden vencerse estando en comercialización.

4. Evaluar y seleccionar proveedores: Toda empresas u organización en

funcionamiento inmediato deben disponer siempre de una lista destacada
en donde se encuentran seleccionados los proveedores capaces de poseer
funciones suficientes para satisfacer las necesidades de compra que brinda
la empresa o en algunos casos organizaciones amplias. Para dicha selección
de un proveedor, la organización debe aplicar una evaluación que permita
resaltar las funciones de capacidad de hacer el suministro directo de los
productos para comercializar ya obtenidos por la empresa, como las
empresas aparte pueden ofrecer productos hay otras cuya características de
servicios, lo cual lo mencionado anteriormente también aplica a empresas
que brinden servicios. Con dicha evaluación se deben seguir criterios en la
escogencia de los proveedores destacados y esto lleva a la breve
consideración pertinente que tiene la organización, Una forma sencilla de
realizar esta evaluación es obtener un índice de calidad de cada proveedor,
este resultado puede mostrar la cantidad de incidencias o no conformidades
de cada uno de los proveedores entre la cantidad de pedidos de servidos.
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por ejemplo, que se encuentre ubicado en un lugar determinado, que tenga

las certificaciones requeridas, ser un proveedor oficial, etc. Así es como se
rectifica la comodidad y beneficio de ciertos proveedores que son los que
trabajaran con dicha organización, pero también es importante tener en
cuenta que toda empresa en proceso de selección de proveedores, la
selección debe realizarse de manera periódica, considerado semestralmente
se realiza la reevaluación a los proveedores, con el fin de determinar si
continúan o no en el listado de proveedores, para futuras adquisiciones., esto
depende del comportamiento en general de los proveedores contratados. Los
datos de evaluación deben ser incorporados al listado de proveedores para
poder utilizar esta información en el momento de elegir a un proveedor.

5. Realizar el trámite de compra: Una vez ha sido seleccionado el proveedor,

el Jefe de Compra elabora lo que se le llama la "Orden de compra" y obtiene
la autorización del ordenador del gasto, asegurándose de contar con la
aprobación de la Junta Directiva

6. Verificar el producto comprado: Los productos que han sido entregados

por los proveedores previamente seleccionados deben seguir supervisión
previa como la verificados y/o inspeccionados antes de ser incluidos en los
procesos de la organización. Siempre se debe realizar dicha acción antes
mencionada al recibido solicitado, realizándose una breve inspección,
prueba, ensayo, entre otros aspectos necesarios del producto. Una práctica
muy útil es comparar lo especificado en la factura con lo que se tiene en el
espacio físico dado que si se encuentra una anomalía en aquello que no
coincide, puede considerarse como puntos considerados negativos en la
eficiencia de proveedor, según las disposiciones de la empresa. Recuerda
dejar evidencias, los registros como: Solicitud de Pedido, Orden de Compra,
Matriz comparativa de cotizaciones, Listado de Proveedores, Solicitud de
revisión y/o elaboración de contratos y convenios; aspectos que son esencial
en toda verificación.

7. Re-evaluar proveedores: la mayoría de las organizaciones tienen alrededor

de cientos de proveedores y sin embargo, los clasifican por proveedor de
carácter crítico o no crítico en función de su impacto en el sistema de gestión
de calidad. Por lo que establecen criterios como evaluaciones para
considerar un proveedor crítico y a estos proveedores les hacen
la evaluación de desempeño, lo cual puede ser permitido por la norma, pues
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esta específica que el tipo y grado de control sobre el proveedor depende del
impacto sobre el producto final.

8. Tomar acciones en el proceso de compra (correctivas, preventivas y

mejora): La medición del proceso de compras nos permitirá tomar acciones
para las respectivas correcciones y con ello la consecuente mejora para la
contribución al equilibrio esencial de toda empresa, resaltando que tener
riesgos asociados a la compra hacen más fácil el esclarecimiento de
acciones correctivas y preventivas que podemos adelantar.
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1. INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO: Establecer la sistemática a seguir para llevar a cabo la formalización de solicitudes de

necesidad de material, equipos o servicios, así como la posterior tramitación de los pedidos, teniendo como
resultado final la entrega de productos/servicios que cumplen todo lo requerido por la organización.

ALCANCE: Aplica a todas las actividades asociadas a la identificación y definición de necesidades de

compras de materiales, equipos y/o contrataciones de servicios, finalizando con la recepción de los
mismos en la empresa.

3. DOCUMENTACION APLICABLE

Manual de calidad
ISO 9001:2015
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4. RESPONSABILIDADES

El Supervisor General recibe la solicitud de compra de la mercadería necesaria para la venta de parte
de los jefes de bodega, por los elementos faltantes para aprovisionarse de materiales. En el caso de
reparaciones o mantenimiento para bienes internos de la empresa, se lo canaliza a través de la
conserjería o por cualquier empleado. El Supervisor General es el responsable por los trámites
correspondientes de contratación y ejecución/instalación de las solicitudes.

Para el caso de los productos para la venta, los jefes de bodega asisten al supervisor general en
cuanto a la cantidad, espesor y transparencia, u otros atributos relacionados con el producto o servicio.

En caso de adquirir bienes o servicios para mantenimiento, el supervisor general reunirá toda
la información necesaria para contactar al especialista adecuado, para el caso en particular.

DEFINICIONES:

1. Característica de la calidad: Característica inherente de un producto, proceso o sistema, relacionada

con un requisito.
2. Cliente: Organización o persona que recibe un producto y/o servicio.
3. Comprador: El cliente en una situación contractual.
4. Contratista: El proveedor en una situación contractual.
5. Proveedor: Organización o persona que proporciona un producto.
6. Defecto: Incumplimiento de un requisito asociado a un uso previsto o especificado.
7. Equipo: Maquinaria para la ejecución de una obra, realización de un producto o prestación de un
servicio.
8. Especificación: Documento que establece requisitos con los que un producto debe estar conforme.
Inspección: Evaluación de la conformidad por medio de observación y dictamen, acompañada cuando
sea apropiada por medición, ensayo/prueba o comparación con patrones.
9. Materia, producto, herramienta y/o equipo: Elementos necesarios para llevar a cabo las actividades
diarias del negocio.
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6. DESARROLLO

CONTROL DE LAS COMPRAS

La Gestión de Compras es responsabilidad del coordinador de material el cual debe asegurarse de:

a) que los requisitos de los materiales o servicios a contratar estén claramente definidos, según
especificaciones reflejadas en la Hoja de pedidos.

b) que la Hoja de pedidos esté firmada por todas aquellas personas responsables de la solicitud de un pedido
y de aquellas personas y de aquellas personas responsables de su aprobación.

6.1 NECESIDAD DE COMPRA

Se debe realizar la revisión de los requerimientos del cliente, según los alcances solicitados por el mismo, y a
partir de esto planificar las actividades a realizar, en la cual se definirán cuáles son los materiales y productos
necesarios, y por ende los que se tienen que comprar, definiendo cuales son las características y especificaciones
que deben tener.
Primeramente, se deberá comprar si dichos materiales están disponibles de stock en almacén, caso sea contrario,
se procederá al proceso de compra del mismo. La ejecución de esta actividad es responsabilidad del Responsable
de Compras.

6.2 IDENTIFICACIÓN DEL PROVEEDOR

Teniendo un listado de los materiales e insumos a comprar, el Responsable de Compras debe identificar de los
proveedores más idóneos y aptos de acuerdo a los lineamientos del procedimiento SGC-P-007 Selección,
evaluación y re-evaluación de proveedores externos.

6.3 EVALUACIÓN DE COTIZACIONES

Después de haber definido cuales son los proveedores aptos e idóneos, se les realizará la solicitud de cotización
por escrito (E-mail) y/o vía telefónica.
Se evaluarán las cotizaciones, eligiendo aquella que brinde las mejores condiciones comerciales. El pedido se
realizará según el formato “SGC-F-044 Requisición de Compra”, el cual debe ser aprobado por la gerencia o
jefatura correspondiente.

6.4 GENERACIÓN DE ORDEN DE COMPRA

Aprobado por la Gerencia o Jefatura correspondiente, el responsable de compras realizará la Orden de Compra
según formatoSGC-F-045. Dicha orden de compra deberá contener toda la información necesaria de la compra
como plazo y sitio de entrega, forma de pago, responsable, entre otros. Se deben imprimir tres (03) órdenes de
compra, una para el Responsable de compras, una para el registro de pedidos, y la última para el proveedor, aún
si ya se le haya enviado dicha orden por e-mail.
Es tarea del Responsable de compras, realizar el seguimiento al proveedor, con la finalidad que se cumpla con
los plazos establecidos y las especificaciones acordadas. Cuando se reciba la factura de la compra, esta debe
revisarse junto con la orden aprobada por Gerencia o Jefatura, para poder tramitar el pago de la misma.
6.5 RECEPCIÓN DE LOS PRODUCTOS COMPRADOS
La recepción del material adquirido es responsabilidad del encargado de almacén, el cual debe revisar sus
características especificadas en el pedido y orden de compra verificando que cumpla con todas las que se
requirió; y de no ser así se procederá a realizar la devolución, especificando al proveedor las razones del rechazo.
e) momento de recibir la mercadería se realizará la verificación del estado de la misma. En caso de
encontrar imperfecciones, daños, golpes, rayones u otra característica que incapacite la mercadería para su
venta o distribución debe ser devuelta inmediatamente, indicando del incidente al Supervisor general.

f) La mercadería en buen estado pasa a la bodega correspondiente e ingresa al inventario como disponible.
Lista para su comercialización.
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En caso de ser compra por adquisición de bienes o servicios:

a) La Gerencia General recibe la solicitud previamente verificada por el Supervisor.

b) Si es aceptada, el supervisor contacta a los proveedores calificados para cotizar y el factor de compra
será el proveedor que cumpla con las especificaciones necesarias a bajo costo y con el menor tiempo de
entrega. Para esto se solicita una cotización con el detalle del pedido.

c) Al momento de recibir la mercadería, o realizado el servicio por el cual se ha contratado, se realizará

la verificación del estado final de la misma. En caso de encontrar imperfecciones, daños, golpes, rayones
u otra característica que no sea la esperada o negociada, será notificado inmediatamente al Supervisor
general.

d) Si el proveedor realiza el trabajo contratado se recibe la factura contra el pago de la misma, de

acuerdo a las condiciones pactadas en el convenio o contrato.

7.REGISTROS
Orden de pedido
Solicitud de compra F-051 (Anexo 1)
Comparativo de Ofertas F-052 (Anexo 2)
Evaluación de Proveedores F-054 (Anexo 3)
Acta de Entrega Recepción de producto F-055 (Anexo 4)

8. ANEXOS

ORDEN DE PEDIDO

C.I.F: X-00000000

Dirección Teléfono: 954 00 00 00

41XXX Sevilla
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Proveedor

Plazo de entrega

Destino

Condiciones de pago

Cantidad Concepto Precio Total

DEPARTAMENTO SOLICITANTE GERENCIA:

Vº. Bº.

Vº. Bº.

ESPECIFICACIONES TÉCNICAS:
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Fecha:

Proveedor:

SOLICITUD DE COMPRA No.004

Teléfono Forma de Pago: Dirección entrega:

Solicitado por:

Favor despachar o realizar a nuestra orden lo detallado a continuación:

CANTIDAD DESCRIPCIÓN V. UNIT. V. TOTAL

SUBTOTAL $ 0,00
I.V.A.12% $ 0,00
TOTAL $ 0,00
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ELABORADO POR
APROBADO POR

NOTA: Sr. Proveedor, no haga ningún cambio a la orden de compra sin

previa autorización,
La empresa de aluminio y vidrio no se hace responsable por artículos
enviados que no aparecen en la orden de compra. El número de la
solicitud de compra debe aparecer en la factura.

ANEXO 1

CONFECCIONES S.A.

CUADRO COMPARATIVO DE OFERTAS Código: F-052 Versión: 1

OFERTA A OFERTA B OFERTA C

(Proveedor) (Proveedor) (Proveedor)

Nº Mercadería Tiempo V. Total V. Total V. Total

o entrega Unitario Unitario Unitario

Servicio
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Total

Criterio de selección: Recuerde utilizar el criterio de mínimo costo, mínima

demora, igual calidad.

En caso de utilizar algún otro. Anotarlo aquí:

Revisado por Aprobado por

ANEXO 2

CONFECCIONES S.A.

EVALUACIÓN DE PROVEEDORES Código: F-054 Versión: 1

Nombre del proveedor:

Domicilio: Ciudad:

Teléfono: Correo electrónico:

Propietario o representante legal:

Puntos Criterios Calificación

10 Calidad del producto/servicio

10 Precio del producto/servicio

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10 Tiempo de entrega del producto/servicio

10 Condiciones de garantía

10 Variedad de productos/servicios

Provee soluciones a los inconvenientes con el

producto o servicio
10

10 Productos/servicios de acuerdo al mercado

Criterio de selección: El proveedor que alcance la nota más alta sobre 70

puntos.

Escala: 1 mínimo, 10 máximo.

Revisado por Aprobado por

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ANEXO 3

Acta de Entrega Recepción de producto Código F-055 Versión:1

Lugar y fecha:

Por medio del presente certificado recibir mercadería con las siguientes
características:

Nombre de la Persona que entrega: Nombre de la Persona que recibe:

Departamento que recibe:

CANT DESCRIPCIÓN DETALLE HORA OBSERVACION

Queda certificado con nombre y firma de los aquí mencionados, que es lo recibido
en la fecha y hora indicada.

Particular que comunico para los fines consiguientes.

Entregué conforme Recibí conforme

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Cuadro relación de los documentos de origen interno y de origen externo

Documentos de origen interno Documentos de origen externo

Orden de pedido -Documentos constitución Empresa

Solicitud de compra F-051 (Anexo 1) -Ofertas generadas por

proveedores
Comparativo de Ofertas F-052 (Anexo 2)
- Documento de Experiencia
Evaluación de Proveedores F-054 (Anexo 3) reconocida
Acta de Entrega Recepción de producto F-055 -si es posible certificaciones iso
(Anexo 4) ambiental etc

CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN DEL PROCESO DE COMPRA:

INTERNOS EXTERNOS

Documento donde se recopila las características Requisitos legales, y

específicas del producto o servicio a vender, normas internacionales,
aspectos cuantitativos/cualitativos pertenecientes a donde acoplan las
dicho producto a vender, producto a comprar, características estándares
cantidad, criticidad entre otros que debe tener cada
producto.
Documento cargado con las metodologías del Catálogos de los equipos,
proceso de compra y subcontrataciones. necesarios para obtener el
producto o/y servicio a
realizar.
Documentos nutridos de los datos y resultados de la Hojas de seguridad, Hojas
selección y evaluación de proveedores que hacen de utilidad de la materia
parte de la empresa y los que están en el proceso prima o insumos, con las
evaluativo. cuales se obtendrá el
producto o/y servicio.
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Documento donde se describe tanto el producto Orden de compra,

como el plazo solicitado, así como otros facturas y Registros de lo
condicionantes (presupuestos, plazos de entrega, comprado
características del producto etc.)
Documento que contengan la realización de los
pedidos, como el proceso de la aprobación del
pedido.
 Los datos del pedido, los requisitos que describen
claramente el producto, para la aprobación del
producto, del sistema de calidad, para la
cualificación del personal, procedimientos, procesos
y equipo, el plazo solicitado, otros datos como el
presupuesto, condiciones de entrega, requisitos
para la aprobación del producto.

Documentos de las órdenes de

compra/subcontratación con la finalidad de asegurar
que los productos y servicios cumplen con los
requisitos especificados.
Formato de la hoja de pedido de compra, formato de
la hoja de pedido de subcontratación, formato de la
hoja de evaluación de proveedor, que son el registro
de la información solicitada a los proveedores para
su aceptación, formato de la hoja de no conformidad
de producto (para compras), formato de la hoja de
no conformidad de servicio (para
subcontrataciones).