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Agencias: Las agencias se definen como aquellas dependencias económicas que por lo
general sirven para distribuir preferentemente en otra plaza comercial, ya sea de carácter
exclusivo o no, los productos de la casa matriz y se caracterizan por tener independencia
económica y administrativa respecto de la casa principal, y no hay entre ambas más
relación de la que pueda existir entre productores y mayoristas o entre comitentes y
comisionistas.
En algunas ocasiones las agencias pueden estar representadas por personas físicas con el
carácter de agentes, limitándose sólo a levantar pedidos de ventas sobre condiciones y
precios autorizados previamente por la casa matriz.
Es una entidad Física o Moral, que ejerce sus actividades con independencia Económica y
Administrativa de la Oficina Matriz, la cual realiza dichas actividades en determinados
mercados establecidos con antelación, para vender normalmente las mercancías de la
Oficina Matriz.
Una agencia o un agente es un vendedor independiente, que ejerce sus actividades con
independencia económica y administrativa de la casa matriz, o sea es responsable de sus
obligaciones fiscales.
1.- La característica importante de las Agencias, es que cuentan con Personalidad Jurídica
propia, por que estarán sujetas a Derechos y Obligaciones.
2.- En el caso, de que no existan contratos de exclusividad con la Of. Matriz, la agencia
podrá vender productos de diferentes marcas, de diferentes fabricantes, inclusive que
fabriquen o vendan los mismos productos o similares; obteniendo generalmente mayores
ingresos.
4.- El Ingreso que perciben las Agencias se les denominará: COMISIÓN MERCANTIL, la cual
deberá estar regulada por un CONTRATO debidamente registrado y firmado por las partes
(Of. Matriz-Agencia) y en el cual se anotará claramente las acondiciones convenidas
(porcentaje de la comisión, el pago de los gastos por la venta, políticas de ventas, etc.).
5.- Los comprobantes de la venta (facturas), deberán ser elaboradas y entregadas por la
Of. Matriz; por su parte, las Agencias exclusivamente facturarán por las comisiones
recibidas.
Al ser independientes las Agencias de la Of. Matriz, su Contabilidad podrá implementarse
de acuerdo a sus necesidades y características y por lo tanto no están obligadas a operar
con el mismo Sistema Contable, Métodos, etc., que la Of. Matriz.
Es necesario señalar que las agencias deben llevar su propia contabilidad, ya que tienen
que cumplir con sus obligaciones fiscales en relación con los ingresos y sus propios gastos.
Resumen: 1.Cuentan con muestreos o catálogos de venta que muestran los artículos que
se ofrecen al público.
3.En algunas ocasiones se comprometen con la casa matriz a formular un cierto volumen
de ventas con la finalidad de mantener la exclusividad del producto.
4.Normalmente no realizan la cobranza por las ventas a crédito, ya que esta actividad la
realiza la casa principal.
6.No es necesario que su sistema contable sea igual al establecido por la casa matriz, ya
que en la mayoría de los casos se limitan a rendir informes sobre el desarrollo de su
actividad comercial.
10.Pueden trabajar con base en comisiones sobre el importe de las ventas realizadas y
cobradas, o con base en sobreprecio.
Sucursales: Las Sucursales son establecimientos que desde el punto de vista Jurídico,
económico y Administrativo, son extensiones de la CASA U OFICINA MATRIZ, EN EL
TERRITORIO DONDE VAYA OPERAR
CARACTERISTICAS: 1. –Las sucursales, al ser extensiones de la Casa u Oficina Matriz; su
PERSONALIDAD JURIDICA es la misma; por lo que la Oficina Matriz responde por todas las
obligaciones y compromisos de sus sucursales.
Por su naturaleza, tienen un local propio, por lo general tienen inventarios y, de acuerdo
con sus características, pueden o no llevar una contabilidad propia, que debe ser integrada
cada cierto tiempo a la de la casa matriz. El local y las inversiones necesarias para su
constitución son aportados por la casa matriz.
2. La Of. Matriz lleva a cabo diariamente cortes de caja a las Sucursales y efectúan los
depósitos en Instituciones Bancarias (a excepción que por distancia, se les autorice tener
sus propias cuentas Bancarias).
3. La Of. Matriz realiza todos los egresos correspondientes a este tipo de Sucursales (pago
de Nóminas de Sueldos, Servicio telefónico y de Comunicaciones, Material y Útiles de
Escritorio, Arrendamiento en su caso, etc.).
La Oficina Matriz deberá llevar a cabo un control eficiente y adecuado de cada una de sus
Sucursales, de sus Inversiones, de las Utilidades o Pérdidas obtenidas, etc.,
SUCURSALES FORÁNEAS: Cuando las Sucursales se establecen fuera de la localidad de la
Of. Matriz, generalmente obtienen mayor independencia.
Las sucursales extranjeras se utilizan cuando se desea abarcar mercados ubicados fuera de
la localidad en la que se encuentra la casa matriz. Aquí las sucursales funcionan de manera
similar a las locales, aunque la distancia que la separa de la oficina principal les permite y a
veces hace indispensable una mayor independencia.
2.- La Of. Matriz podrá entregar remesas de dinero, para solventar las actividades propias
de la Sucursal Foránea.
3.- Las Sucursales Foráneas están autorizadas para abrir cuentas Bancarias propias en
Instituciones de Crédito a su elección; llevando a cabo ella misma sus cortes de Caja y los
depósitos correspondientes.
4.- Las citadas Sucursales, efectuarán sus pagos correspondientes a sus operaciones;
asimismo, se le autorizará a operar con un Fondo Fijo de Caja, para gastos menores de la
propia Sucursal.
6.Su sistema contable debe ser igual al sistema de la casa matriz, de manera que los
informes que rinda puedan incorporarse a las cuentas de mayor que maneja la casa
matriz.
9.Cubren sus propios gastos con los ingresos o las entradas de dinero.