Indikator Efisiensi

Pengelolaan Obat di Rumah Sakit

Dra. Dwi Pudjaningsih.,MMR.,Apt

 Outline
• Manajemen
• Manajemen Obat
• Pengukuran Kinerja
• Indikator
• Efisien dan efektivitas
• SIM
 MANAJEMEN

Manajemen

Leadership Iptekdok dan

Entrepreneurship

© Indonesian Center For Hospital

Management
SYSTEM MANAGEMENT
MANAGEMENT SYSTEM
 SISTEM
Mempermudah
penanganan hal-hal
rutin Dari IDE
harus
Memobilisasi sumber- menjadi
sumber organisasi SISTEM
Mendorong MANAJEMEN
pencapaian sinergi

© Indonesian Center For Hospital

Management
 Medicine Management Cycle

¾ Selection
at
b
O
Management Support

¾
ƒOrganization
Use ƒFinancing Procurement
¾

ƒInformation Management
ƒHuman Resources
DISPENSING
DUR/DUS

¾
Distribution
Dispensing Process

Receive and
confirm Interpret
and verify

Counsel
and
supply Prepare and
Label
Record and
endorse
 Medical Care
RECOGNIZE SOLVE PLAN
PATIENT PROBLEM PATIENT PROBLEM (PRESCRIBE
ANALYSIS “DIAGNOSIS” MEDICINE)

CONSIDER PATIENT
¾ PHARMACEUTICAL
PROBLEMS
INFORMATION
COLLECT &
INTERPRET
¾
(ASSESS)
MONITORING THERAPEUTIC
INFORMATION
¾ OBJECTIVES
THERAPEUTIC PLAN

¾
Therapeutic
DESIGN
Cycle MONITORING PLAN
IMPLEMENT

¾
MONITORING PLAN
(FOLLOW-UP)
¾

IMPLEMENT
THERAPEUTIC PLAN
(DISPENSE, ADVISE)
¾
IMPLEMENT
THERAPEUTIC PLAN
(ADMINISTER/CONSUME)

Pharmaceutical Care

Integrated Pharmaceutical Care and Medical Care HEPLER

Recognise Px-problem Compiling
Consider Pharm problem Standardization
Formulary
Selection
DUR/DUS
Procurement
Procurement

Collect & Interpret Purchasing

Production
Implementing Monitoring Distribution
Receiving
DRUG MANAGEMENT, Storage
DISPENSING, AND Design Distribution
Implementing Tx
THERAPEUTIC CYCLE
Delivery

Councel & Supply

Use
Dispensing
Receive& Confirm
Record & Endorse
Interpret & Verify/Px-Problem Analysis

PRICING
Prepare & Label
Tx -Plan Goal
Design Monitoring Plan
PROSES MANAJEMEN
 MODEL MANAJEMEN STRATEGIS
PERUMUSAN STRATEGI IMPLEMENTASI STRATEGI EVALUASI &
PENGAMAT PENGENDALI
AN AN
LINGKUNG MISI
AN
EKSTERNAL TUJUAN
LINGKUNG
AN SOSIAL

STRATEGI

PROGRAM
LINGKUNG
AN TUGAS

LINGKUNG ANGGARAN
AN
INTERNAL
PROSEDUR
STRUKTUR
BUDAYA
SUMBER
DAYA
KINERJA

FEEDBACK
 Definisi
• Indikator adalah sebuah kriteria yang digunakan
untuk mengukur adanya perubahan, baik langsung
maupun tidak langsung, dan untuk menilai
kesesuaian dengan tujuan dan target dari program
yang dilaksanakan (Quick 1997)
• Indikator adalah suatu alat ukur kuantitatif yang
digunakan untuk monitoring, evaluasi dan mengubah
atau meningkatkan mutu pengelolaan obat di suatu
pelayanan kesehatan (Nadzam, 1996)
 Evaluasi
• Evaluasi adalah penilaian secara pereodik kemajuan yang
dapat dicapai dari perjalanan program dalam mencapai
tujuan jangka panjang
• Evaluasi adalah proses dimana aktivitas-aktivitas dan
hasil kinerja sesungguhnya dibandingkan dengan kinerja
yang diinginkan.
• Pengukuran kinerja dengan indikator Æ
output
• Selain itu dapat berupa indikator input,
dan proses
 Tujuan Evaluasi
• Menentukan nilai keberhasilan
• Membandingkan dengan standar yang
ditetapkan
• Mencari kesenjangan antara target dengan
pencapaian
• Menentukan standar
• Menilai kesesuaian antara keberhasilan
dengan tanggung jawab
 Effective
• producing result: causing a result,
especially the desired or intended result
an effective remedy for headaches
Microsoft® Encarta® 2009. © 1993-2008
Microsoft Corporation. All rights
reserved.
 INDIKATOR EFEKTIF
• Patient care indicators:

– Percentage of adequately labeled: hitung jumlah

label yang dibuat yang tidak sesuai standar bandingkan
dengan label yang sesuai standar label yang harus dipenuhi

– Percentage of patients’ knowledge of correct

dosage: bandingkan jumlah pasien yang tidak mengerti dosis dan
pemakaian obat dengan yang mengerti X 100%
 Cont’d…………………..
• Biaya per kunjungan resep: bandingkan dana
pemakaian obat tahun lalu dengan jumlah kunjungan
resep tahun lalu

• Kesesuaian ketersediaan obat dengan pola

penyakit: bandingkan antara jumlah jenis obat
yang tersedia dengan jumlah jenis obat untuk semua
kasus (dilihat dari standar pengobatan) X 100 %
 Cont’d………….
– Percentage patients treated without
medicines: hitung pasien yang
mengalami DRP karena ada indikasi
tetapi tidak mendapatkan obat
– Percentage medicine costs spent on
antibiotic: hitung biaya antibiotika
yang digunakan bandingkan dengan
keseluruhan biaya obat
– Percentage medicine costs spent on
injection: hitung biaya injeksi yang
digunakan bandingkan dengan
keseluruhan biaya obat
 Cont’d…………..
– Prescription in accordance with
treatment guidelines: tingkat
kepatuhan terhadap standar diagnosa
dan terapi

– Percentage of health facilities with access

to impartial medicine information:
tetapkan standar informasi yang
harus dilakukan, bandingkan antara
pasien yang mendapatkan informasi
tidak sesuai standar dengan yang
sesuai standar X 100%
 Efisien
• well organized: performing tasks in an
organized and capable way an efficient
worker
• able to function without waste: capable
of achieving the desired result with the
minimum use of resources, time, and effort
an efficient use of fuel Microsoft®
Encarta® 2009. © 1993-2008 Microsoft
Corporation. All rights reserved.
 INDIKATOR EFISIENSI
– Percentage of patient complains: buat
kuesioner, berapa pasien yang puas dengan pelayanan
farmasi

– Percentage of medical doctors complains:

buat kuesioner kepuasan dokter, hitung persentase
dokter yang tidak puas
– Average consultation time: rata-rata waktu yang
digunakan dalam konsultasi
– Average dispensing time: rata-rata waktu yang
digunakan untuk memberikan pelayanan sejak resep diterima
sampai obat diberikan kepada pasien disertai informasi
– Percentage of medicines actually dispensed:
hitung jumlah obat yang dilayani bandingkan dengan
keseluruhan obat yang seharusnya dilayani X 100%
 Seleksi
• Persentase kepatuhan terhadap
formularium atau obat esensial: obat yang
termasuk formularium yang dilayani dibandingkan dengan
keseluruhan obat yang dilayani X 100%
• Rata-rata ketersediaan obat indikator:
jumlah obat yang tersedia dibandingkan dengan rata-rata
pemakaian obat tiap bulan (bulan)
• Persentase formularium dengan DOEN:
jumlah obat dalam formularium yang terdapat dalam DOEN
dibandingkan dengan yang ada di formularium X 100%
 Contoh
• Persentase kepatuhan terhadap
formularium atau obat esensial: obat yang
termasuk formularium yang dilayani dibandingkan dengan
keseluruhan obat yang dilayani X 100%
• Ambil data penggunaan seluruh obat pada 1 th,
buat samplingnya atau ambil seluruh data bila
menggunakan SIM (LAN), hitung yang termasuk
formularium. Obat formularium dibagi
keseluruhan obat X 100%
 Perencanaan
• Persentase dana yang tersedia dengan
kebutuhan: dana yang ada dibandingkan dengan dana
yang dibutuhkan X 100%
• Persentase perencanaan dengan kenyataan:
jumlah obat yang ada dalam perencanaan dibandingkan
dengan jumlah obat yang kenyataan diadakan X 100%
• Persentase kesesuaian antara perencanaan
dengan kenyataan untuk masing-masing
obat : jumlah obat indikator yang ada dalam perencanaan
dibandingkan dengan kenyataan yang diadakan X 100%
 Pembelian / pengadaan
• Frekuensi pembelian: berapa kali obat dibeli
dalam setahun (ambil beberapa contoh obat)

• Frekuensi surat pemesanan yang tidak

lengkap: berapa kali surat pesanan yang dibuat yang
tidak cocok dengan kenyataan (ambil untuk 3 bulan – 1
tahun)

• Persentase keterlambatan pembayaran

dari pihak rumah sakit: pembayaran yang sudah
dilakukan rumah sakit tidak memenuhi perjanjian dalam
hal pembayaran dibandingkan dengan yang sesuai
perjanjian X 100%
 Distribution
• Prescribing indicators:
– Average number of medicines per encounter:
hitung jumlah R/ resep ( dalam bulan
tahun) dibandingkan dengan jumlah
lembar resep.
– Percentage of medicines prescribe by
generic name: hitung jumlah obat yang
ditulis (R/)dengan generik dibandingkan
dengan obat yang ditulis
– Percentage of encounters with an antibiotic
prescribed: jumlah obat antibiotik yang
ditulis dibandingkan dengan semua obat
yang ditulis X 100%
 Cont’d……………
– Percentage of encounters with an injection
prescribed: jumlah obat injeksi yang
ditulis dibandingkan dengan semua obat
yang ditulis X 100%
– Percentage of medicines prescribed from
formulary: jumlah obat yang masuk
formularium dibandingkan dengan
semua obat yang ditulis X 100%
– Percentage of non formulary medicines:
jumlah obat yang ditulis dan termasuk
non formularium dibandingkan dengan
jumlah semua obat X 100%
 Penyimpanan
• Persentase kesesuaian antara stelling card
(kartu tunggu) dengan kenyataan: bandingkan
antara jumlah obat dalam kenyataan yang tidak cocok
dengan kartu stelling dengan dengan yang cocok X 100%,
• TOR = Turn Over Ratio: jumlah penjualan dalam
HPP dibandingkan dengan rata-rata total nilai persediaan
dalam HPP (X)
• Persentase kesesuaian antara kebijakan
sistem penyimpanan dengan kenyataan:
bandingkan antara obat yang disimpan tidak sesuai
kebijakan dengan yang sesuai X 100%
 Cont’d………………
• Persentase obat yang rusak dan
kadaluwarsa:
– Hitung jumlah obat yang rusak dan kadaluwarsa
bandingkan dengan jumlah keseluruhan obat X100%
– Hitung nilai obat yang rusak dan kadaluwarsa
bandingkan dengan total nilai persediaan X 100%
• Persentase obat yang disimpan sesuai
FIFO & FEFO: jumlah obat yang disimpan
tidak sesuai dengan FIFO&FEFO bandingkan
dengan yang cocok X 100%
• Tingkat ketersediaan obat :
bandingkan antara jumlah obat (tertentu)
yang tersedia dengan rata-rata
penggunaan obat per bulan Æ dalam
bulan
• Persentase obat dengan tingkat
aman : bandingkan total jenis obat
dengan tingkat minimal, sama dengan
waktu tunggu dengan total jenis obat
dalam persediaan X 100 %
 Cont’d……………
• Patient care indicators:
– Average consultation time: rata-rata waktu yang
digunakan dalam konsultasi
– Average dispensing time: rata-rata waktu yang
digunakan untuk memberikan pelayanan sejak resep diterima
sampai obat diberikan kepada pasien disertai informasi
– Percentage of medicines actually dispensed:
hitung jumlah obat yang dilayani bandingkan dengan
keseluruhan obat yang seharusnya dilayani X 100%
– Percentage of adequately labeled: hitung jumlah
label yang dibuat yang tidak sesuai standar bandingkan
dengan label yang sesuai standar label yang harus dipenuhi
 Cont’d…………..
– Percentage of patients’ knowledge of correct
dosage: bandingkan jumlah pasien yang tidak
mengerti dosis dan pemakaian obat dengan yang
mengerti X 100%
– Percentage of patient complains: bual
kuesioner, berapa pasien yang puas dengan pelayanan
farmasi
– Percentage of medical doctors complains:
buat kuesioner kepuasan dokter, hitung persentase
dokter yang tidak puas
 Cont’d…………………..
• Biaya per kunjungan resep: bandingkan dana
pemakaian obat tahun lalu dengan jumlah kunjungan
resep tahun lalu
• Kesesuaian ketersediaan obat dengan
pola penyakit: bandingkan antara jumlah jenis
obat yang tersedia dengan jumlah jenis obat untuk
semua kasus (dilihat dari standar pengobatan) X 100
%
 Cont’d………….
• Complementary medicine use indicators
– Percentage patients treated without
medicines: hitung pasien yang
mengalami DRP karena ada indikasi
tetapi tidak mendapatkan obat
– Percentage medicine costs spent on
antibiotic: hitung biaya antibiotika
yang digunakan bandingkan dengan
keseluruhan biaya obat
– Percentage medicine costs spent on
injection: hitung biaya injeksi yang
digunakan bandingkan dengan
keseluruhan biaya obat
 Cont’d…………..
– Prescription in accordance with
treatment guidelines: tingkat
kepatuhan terhadap standar diagnosa
dan terapi

– Percentage of health facilities with access

to impartial medicine information:
tetapkan standar informasi yang
harus dilakukan, bandingkan antara
pasien yang mendapatkan informasi
tidak sesuai standar dengan yang
sesuai standar X 100%
 Informasi Berkualitas

Isi
Akurat,
Relevan dgn situasi,
lengkap,
conciseness (ringkas),
Fokus, terukur

Informasi

Waktu Bentuk
Ada saat diperlukan, Jelas,
up-to-date, Detail,
keseringan, Urut,
lintas waktu multiplatform

Next
 Sistem informasi
• Tujuan: menyediakan dan
mensistematikkan informasi untuk
pengendalian semua operasi organisasi
• Aktivitas: mengambil, mengolah,
menyimpan, dan mengkomunikasikan

Next
Contoh Aplikasi Komputer di Apotek
untuk Pendukung Penilaian Indikator
 The Final Set of Indicators
Stage of
medicine
No Indicator Standard Value
managem
ent

Selection 1 Availability of medicine budget 100 %

2 Ratio of planning and consumption 1:1

Average percentage of medicine

3 consumed 100 %

Procurem Average procurement frequency Depends on optimal balance

1
ent between space and quantity

2 Frequency of incomplete medicine order 0

Frequency of delayed hospital medicine

3 payment 0
 The Final Set of Indicators
Stage of
medicine
No Indicator Standard Value
managem
ent
Conformity of records to physical checks
Storage 1 on medicine quantity 100 %

2 Turn over ratio 8 - 12 x

Percentage of medicines placed in shelf
3 properly 100 %
Percentage of damaged and expired
4 medicine 0%
Distributi Percentage of generic medicine use
1 >80 %
on
2 Percentage of outpatient complaints 0%

3 Percentage of doctors complaints 0%

4 Time to fill prescription <30 minutes

Percentage of prescription which are not
5 filled 0%

6 Percentage of non-formulary medicines 0%

 Calculation
Indicators Unit Calculation

Availability of Available budget at a time divided by the total fund needed for
%
medicine budget medicines in one year x 100%

Ratio of planning and Total medicine items planned in the beginning of the year : total
ratio
consumption medicine items used at the end of the year
Randomly select 10 medicine items, calculate the percentage of the
Average percentage of
% quantity consumed over quantity planned for each item, calculate
medicine consumed
the average

Average procurement Randomly select 10 medicine items, calculate the frequency of

x
frequency purchase during the last 1 year for each item, calculate the average

Frequency of
Take all medicine order forms in the last 1 month, identity the
incomplete medicine x/month
number of mistakes in writing the orders
order
Frequency of delayed Calculate the number of invoices during the last 1 year, check with
hospital medicine x/year the due date of payment, calculate how many are overdue in the
payment respective year

Conformity of records Randomly select 10 medicine items at the time of visit, check the
with physical checks % record with the physical quantity, calculate how many items of the
on medicine quantity 10 are incorrect, x 100%

The total value (Rp) of medicine income in the last 1 year divide by
Turn over ratio x
the total value (Rp) of medicines on stock at the end of the year
 Calculation
Indicators Unit Calculation

Randomly select 10 medicine items, check the order of purchase,

Percentage of medicines check the placement of the medicines. The first in (or the first
%
placed in shelf properly expired) must be in the front rows. Calculate the number of items
placed incorrectly, divide by 10, x 100%

Percentage of damaged Calculate the value of damaged and expired medicine s (Rp), divided
%
and expired medicine by the total value (Rp) of medicines in stock, x 100 %

Percentage of generic Calculate the number of R/ in generic in the last 1 month, divided by
%
medicine use the total R/ in the respective month, x 100%

Percentage of outpatient Interview 30 out-patient exits, calculate the percentage of patients

%
complaints who are not satisfied with the pharmaceutical services

Percentage of doctors Interview 10 doctors on the day of visit, calculate the percentage of
%
complaints doctors who are not satisfied with the pharmaceutical services

minu Randomly select 20 out patients in the pharmacy service area,

Time to fill prescription
tes calculate the average time spent to get the prescription ready

Percentage of Calculate the number of prescription filled during the last 10 days,
prescription which are % divided by the total number of prescriptions written during the same
not filled period, x 100%
Observe all prescription during the last 10 days, calculate the number
Percentage of non-
% of R/ which is not from the hospital formulary, divided by the total R/
formulary medicines
of the same period, x 100%