ALIMENTOS PARA PERROS GUAU

PROCEDIMIENTO GENERAL DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS CÓDIGO: AB-PGC- 001

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Emitió: Gerente de Calidad Revisó: Gerente de Producción Aprobó: Gerente General

William Edwards Deming Leonardo Euler Pierre Simón Laplace

Procedimiento
General

“Control de Documentos y Registros”

(PGC 001)

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

Gerente de Calidad Gerente de Producción Gerente General
William Edwards Deming Leonardo Euler Pierre, Simón Laplace

Firma: Firma: Firma:

Fecha: 01/09/2014 Fecha: 01/09/2014 Fecha: 01/09/2014

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1. OBJETIVO……………………………………………………………………………………………………… 4

2. ALCANCE…………….………………………………………………………………………………………… 4

3.DOCUMENTO DE REFERENCIA………………………………………………………………………. 4

4. DEFINICIONES………………………………………………………………………………………………. 4

5. DESARROLLO……………………………………………………………………………………………….. 5

5.1 DOCUMENTOS…………………………………………………………………………………. 5

5.1.1 Identificación………………………………………………………………………………… 5

5.1.2. Elaboración, revisión, aprobación.……………………………………………….. 5

5.1.3. Conservación………………………………………………………………………………. 6

5.2. DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS.…………………………………………………… 6

5.3. ARCHIVO DE DOCUMENTOS.…………………………………………………………… 6

5.4 REGISTROS………………………………………………………………………………………. 7

5.4.1. Identificación…………………………………………………………………………….. 7

5.4.2. Elaboración……………………………………………………………………………….. 7
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5.4.3. Almacenamiento y protección…………………………………………………… 7

5.4.4. Recuperación, tiempo de retención y disposición………………………… 7

5.5. CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS………………………………………. 7

5.6. MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS Y REGISTROS……………………………. 8

1. 6. RESPONSABILIDADES…………………………………………………………………………… 8

2. 7. REGISTROS………………………………………………………………………………………….. 9

3. 8. ANEXOS.……………………………………………………………………………………………… 10
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1. OBJETIVO
El objetivo de este procedimiento es establecer las medidas necesarias para asegurar que los
documentos que componen el Sistema de Gestión de Calidad de la empresa sean adecuadamente
identificados, emitidos, revisados, aprobados, actualizados, distribuidos, utilizados y conservados
bajo condiciones controladas, previniendo el uso no intencionado de documentos obsoletos.
Asimismo, se establecen las medidas para asegurar que los registros generados por el Sistema de
Gestión de Calidad deben permanecer legibles, fácilmente identificables y recuperables,
almacenados y protegidos.
2. ALCANCE

Este procedimiento se aplica a los siguientes documentos del Sistema de Gestión de Calidad:
• Procedimientos Generales,
• Procedimientos específicos,
• Instructivos de trabajo
También aplica a los registros que se generan como consecuencia de la implementación del
Sistema
de Gestión de Calidad.

3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
NORMA ISO 9000:2008. “Sistemas de gestión de la calidad. Fundamentos y Vocabulario”.
NORMA ISO 9001:2008. “Sistema de gestión de la calidad. Requisitos”

4. DEFINICIONES
Documento: Información y medio de soporte.
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o bien proporcionan evidencia de
actividades desempeñadas.
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5. DESARROLLO

5.1 DOCUMENTOS
5.1.1 Identificación
A) Los documentos se identifican de acuerdo al siguiente esquema:

AB - P G P - 001
Número de documento, debe ser correlativo.
Guión de separación.
Letra “C” control de Documentos y registros, “A”
Acondicionador, “E” Extrusora, “S” Secador, “SA” Sampi, “Q” Quejas.
Letra “G” para general, “E” para Especifico.
Letra "P" para procedimientos, "R registros ", "IT" para instructivos, “O” para
organigrama, “DF” para diagrama de flujo.
Guión de separación.
Letra “AB” Alimentos Balanceados Guau

Revisión Revisión del documento partiendo desde 0, señalada en el encabezado de la pagina

Vigencia Fecha en la que se aprobó el documento, señalada en el encabezado de la pagina
Pagina Número de la página que corresponde del total de páginas, señalada en el encabezado de la
página.

5.1.2. Elaboración, revisión, aprobación

Cada documento es elaborado, revisado y aprobado de acuerdo a lo que se indica en la
tabla de responsabilidades del anexo 1. En la portada de cada documento se registra el
nombre, fecha y firma de las personas que elaboraron, revisaron y aprobaron el
documento.
Los procedimientos generales se elaboran de acuerdo a la siguiente estructura: Objetivo,
Alcance, Documentos de referencias, Definiciones, Desarrollo, Responsabilidades,
Registros,
Anexos.

5.1.3. Conservación
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Los documentos internos originales se guardan en archivadores adecuadamente

identificados con objeto de evitar su posible deterioro o pérdida, y sólo pueden ser
recuperados por el responsable de su archivo.
Los documentos cuyo soporte es medio digital se conservan en servidor, el cual es
respaldado
Sistemáticamente. Los lugares o locales destinados a archivo reúnen condiciones
ambientales adecuadas con objeto de que no se deterioren durante su período de vigencia.

5.2. DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS

Los documentos internos vigentes se encuentran disponibles en soporte digital en la red
Interna y es responsabilidad del Gerente de Calidad informar al Encargado de computación
quien actualizará dichos documentos cada vez que se genera una nueva revisión. Este últi-
mo
comunicará vía e-mail a todas las áreas que están involucradas cuando se aprueba un do-
cumento con nueva revisión, mientras que el Gerente de Calidad personalmente.
Los documentos distribuidos en soporte digital, en la red interna, no poseen las firmas
indicadas en el punto 5.1.2. Las impresiones de los documentos del sistema de gestión sólo
se consideran vigentes si están firmadas por quienes corresponda.
De los documentos internos vigentes del sistema de gestión se debe mantener el original
de la edición que ha quedado obsoleta durante un periodo de tres (3) años. Cuando se mo-
difiquen los documentos internos que están disponibles en la red interna, el Responsable
de calidad debe identificar con la palabra NULO la carpeta digital donde se mantienen las
copias
obsoletas archivadas.
La distribución de documentos propios de cada área es responsabilidad del Encargado de
área y quedará registro de ello en el Registro distribución de documentos en papel.

5.3. ARCHIVO DE DOCUMENTOS

El Encargado de Área mantiene archivados en papel la copia original de todos los documen-
tos internos que se encuentran disponibles en la red interna, además mantendrá archivadas
las versiones obsoletas en digital de cada documento interno contando de esta forma con
la
evidencia histórica del documento.
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5.4 REGISTROS
5.4.1. Identificación
Los registros se identifican mediante un nombre de acuerdo a la actividad a que se refieren.
5.4.2. Elaboración
Cada registro es elaborado con el documento que lo rige, cuando exista. Los registros son
claros, legibles y están identificados con el producto o actividad a que se refieren, además
de identificar la revisión, si es que se considera necesario. Asimismo, incorporan informa-
ción
relativa a la fecha de realización de tales actividades y a la identificación de las personas
implicadas en su generación.
5.4.3. Almacenamiento y protección
Los registros se almacenarán en archivadores adecuadamente identificados y protegidos
para asegurar que no se deterioren. Los lugares destinados a archivo de registros reúnen
condiciones ambientales adecuadas a las características de los registros, con objeto de que
no se deterioren durante su período de conservación. Los registros deben ser impresos y
completados con tinta.
5.4.4. Recuperación, tiempo de retención y disposición
Los registros sólo pueden ser recuperados por los responsables de su archivo. El período
durante el cual, cada registro del sistema es archivado, se define en el Listado de registros
vigentes. Asimismo se define en el listado la disposición final de los registros.
Si por contrato se establece un período de conservación diferente para cualquiera de ellos,
éstos se mantienen a disposición del cliente durante el período de tiempo estipulado.

5.5 CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

En el Departamento de Calidad, conjunto con el encargado de Computación, se elabora y
mantiene un listado de documentos. El listado registra el nombre del documento, código,
revisión, lugar de archivo, medio de soporte. Asimismo se mantiene un listado de registros
en donde se identifica el nombre del registro, la revisión, tiempo de retención, responsable
de su archivo y recuperación, disposición final.
Si se requiere, el Gerente de Calidad, distribuye los documentos en papel a todas las áreas,
subcontratistas o terceros que correspondan, utilizando para ello el registro distribución de
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documentos en papel. En dicho registro se detalla el documento entregado, la fecha de en-

trega, su revisión, número de copias y receptor. Al entregar las copias el Gerente de Calidad
deben retirar y destruir copias obsoletas, quedando siempre con una copia como respaldo
histórico, esa copia debe estar sellada con la palabra OBSOLETO.
5.6. MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
Al introducir una modificación se aumenta en uno (1) el número que indica el estado de
revisión del documento, siendo cero (0) la primera versión. La identificación de cambios en
los documentos se realiza mediante una tabla de identificación de cambios que se anexa al
documento (Anexo 2). En dicha tabla se incorpora el número de la nueva revisión, la fecha,
en qué párrafo o página se encuentra y una breve descripción del cambio realizado. Toda
modificación que se realice en un documento o registro da origen a una nueva revisión,
aprobación y distribución. Las modificaciones a los documentos y registros deben ser
efectuadas por las personas que los elaboran o, en su defecto, por quienes estén autoriza-
dos para cumplir sus funciones, ya sea por iniciativa propia o por iniciativa de un tercero.
Una vez modificados son revisados y aprobados por quienes corresponda de acuerdo a la
tabla del anexo 1.

6. RESPONSABILIDADES
En el anexo 1 se encuentra una tabla donde están definidas las responsabilidades respecto
a la elaboración, revisión y aprobación de los documentos del Sistema de Gestión de
Calidad. Además, el presente procedimiento define las siguientes responsabilidades:
Responsable de calidad:
• Elaborar, revisar, aprobar, modificar y distribuir los documentos bajo su responsabilidad.
• Mantener actualizada la documentación vigente del SGC en la red interna y comunicar a
las áreas cuando se aprueba un documento con una nueva versión.
• Conservar la documentación del SGC bajo su responsabilidad.
• Velar por la aplicación del presente procedimiento en Alimentos para perros Guau.
Encargado de Computación:
• Elaborar y actualizar los Listados de documentos internos y externos vigentes del SGC, y el
listado de registros del mismo.
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Gerente General:
• Identificar e informar las nuevas versiones de normativas y legislación aplicable a las
actividades de Alimentos para perros Guau.

Gerencias:
• Revisar y/o aprobar los documentos del SGC de su competencia.
Encargado de Área:
•Colaborar en la elaboración, revisión y modificación de los documentos de su
competencia.
•Distribuir los documentos del SGC bajo su responsabilidad y llevar registro de ello.
• Mantener una copia del original de los documentos del SGC y de las versiones obsoletas
• Mantener los listados de documentos internos y externos vigentes de la obra, además del
listado de registros.
• Velar por la aplicación adecuada de la normativa y legislación vigente en sus actividades.

7. REGISTROS
• AB-RA-001
• AB-RE-001
• AB-RQ-001
• AB-RS-001

8. ANEXOS
ANEXO 1:
TABLA DE RESPONSABILIDADES RESPECTO A LOS DOCUMENTOS INTERNOS.

DOCUMENTO ELABORACION REVISION APROBACION

Procedimientos generales Gerente de Calidad Gerente de Producción Gerente General

Procedimientos específicos Encargado de Área Gerente de Calidad Gerente de Producción

Instructivos de trabajo Encargado de Área Gerente de Calidad Gerente de Producción.

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ANEXO 2:
HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS

Fecha Revisión Párrafo y página Modificación realizada

…/…/… 00

…/…/… 01

…/…/… 02

• AB-PGP-001
• AB-PEA-001
• AB-PEE-001
• AB-PES-001
• AB-ITA-001
• AB-ITE-001
• AB-ITS-001
• AB-ITSA-001