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Le Classement
Keirsbilck Ludovic
5e Technicien Commercial
http://cours.ludok.be
Le classement informatique
démarrer le logiciel ;
distinguer les dossiers et les fichiers ;
afficher les caractéristiques sous forme d’icônes ou de détails ;
rechercher un fichier sur le disque dur en indiquant le nom du document ou des
mots du texte ;
Le mot directeur est le mot sur lequel se fait le classement, il est déterminé
parmi un ensemble de mots appelés (raison sociale, dénomination, rubrique)
Nom de la personne
Entreprise ROGEZ
Remarque : les articles le, la, les, … sont considérés comme faisant
partie du nom sauf de et d’
Nom géographique
Le classement alphabétique est le plus pratiqué pour les documents concernant des
tiers : dossiers du personnel, état informatiques nominatifs.
Le classement alphabétique consiste à ranger les mots d’après des lettres dans
l’alphabet.
L’application de cette règle, simple pour les mots isolés, est souvent délicate pour
les dénominations comportant un ensemble de mots ; en effet, il faut choisir, dans
chaque dénomination, le mot directeur.
Puis, pour faciliter les recherches, il faut mettre ce mot directeur en évidence en
évidence en indexant la dénomination.
Règle générale
Les mots unis par un trait d’union doivent être considérés comme un seul
mot.
Les abréviations, les chiffres et les sigles doivent être transcrits en toutes
lettres.
Stassin Adam
Delaunois Adant
Bruyeer Amand
Adam Andali
Vandael Armand
Soudan Benadou
Vercauteren Boulanger
Andali Bruyeer
Soupar Bruyère
Delaunoy Delanois
Bruyère Delaunois
Adant Delaunoy
Vandaele Soudan
Delanois Soupar
Boulanger Staquet
Armand Stassin
Benadou Vandael
Amand Vandaele
Vasseur Vasseur
Staquet Vercauteren
Lors de l’arrivée d’un nouvel élément, on lui donne le numéro suivant. Si les
éléments sont identifiés par une dénomination, il est indispensable d’établir un
répertoire alphabétique qui permet, connaissant la dénomination, de trouver
rapidement le numéro de l’élément. La recherche s’effectue ensuite sans
hésitation.
Exercice
Pour faciliter les recherches, les subdivisions sont, en général classées dans l’ordre
alphabétique.
Exemple :
Spécial cheveux
• La sinusite
• La tuberculose
• Le don d’organes
Le Classement Chronologique
Il consiste à classer les dossiers dans l’ordre des dates, des plus anciennes aux plus
récentes.
Toutefois, le document le plus récent doit toujours être placé sur le dessus.
Date Intitulés
25 mai La signalisation
16 février Le carbone
4 avril Le photocopieur
3 décembre Se présenter
Date Intitulés
3 décembre Se présenter
16 février Le carbone
4 avril Le photocopieur
25 mai La signalisation
1
Source : Uni3-Genève
Athénée Royal Thomas Edison | Le Classement informatique 12
Exercice 2 : Création d’un dossier
Exercice 7 : suite
Exercice 8 : suite
Quiconque travaille avec un ordinateur est appelé à créer des fichiers. Souvent pour soi-
même, parfois pour l'envoyer à quelqu'un, la plupart du temps par courrier électronique.
Alors, lorsque la petite boîte Enregistrer sous… apparaît à l'écran, le créateur est souvent
hésitant, ne sachant trop comment nommer le fichier.
Je décris ici 3 règles simples à suivre, à la portée de tous, pour choisir le nom d'un fichier.
En respectant ces 3 règles, vous faciliterez non seulement votre propre travail, mais aussi
celui de toutes les générations à venir qui travailleront à partir de vos fichiers
informatiques.
Les caractères permis pour nommer un fichier sont les 26 lettres de l'alphabet
latin (le nôtre), les 10 chiffres arabes (0, 1, 2, …, 9), le point (.), le tiret bas (_) et
le trait d'union (-). Vous avez donc un total de 39 caractères parmi lesquels choisir
pour vos noms de fichier.
Il ne faut pas utiliser les espaces, les caractères accentués (à, é, è, etc.) et les
signes de ponctuations autres que les 3 mentionnés (apostrophe, barre oblique,
guillemets, etc.). Un exemple de mauvais nom de fichier serait:
Jérôme et l'économie.pdf
Utilisez plutôt
jerome_et_l_economie.pdf
2
Source : Miguel Tremblay
Athénée Royal Thomas Edison | Les 3 règles d'or pour nommer un fichier 23
Règle 2: Utilisation des chiffres, dont les dates, dans les noms de
fichier
On utilise souvent des chiffres pour nommer un fichier, notamment lorsqu'il y a une
série de fichiers (des photos par exemples) ou encore un numéro de version
(documentation_v_1.00.pdf).
Par exemple, lorsque l'on encode un CD de musique sur son ordinateur, on écrira le
numéro de la piste avec deux caractères, sachant bien qu'il y a souvent plus
de 9 pistes.
01_artiste_piste.mp3
02_artiste_piste.mp3
…
10_artiste_piste.mp3
11_artiste_piste.mp3
Suivre cette nomenclature est une bonne habitude car elle donne un ordre logique
lorsqu'une liste alphabétique des fichiers est utilisée, ce qui est l'affichage par
défaut le plus commun.
1_artiste_piste.mp3
10_artiste_piste.mp3
11_artiste_piste.mp3
...
2_artiste_piste.mp3
20_artiste_piste.mp3
Pour les dates, la même logique s'applique. De façon générale, il est préférable
d'utiliser la nomenclature YYYYMMDD où YYYY représente l'année,
avec 4 chiffres, MM le mois (01 pour janvier, 02 pour février, etc.) et DD le jour.
Par exemple, si vous avez des fichiers que vous voulez utiliser pour votre baladeur
mp3, vous devriez utiliser la date de publication telle que nrj_20120102.mp3 et
nrj_20120103.mp3.
Athénée Royal Thomas Edison | Les 3 règles d'or pour nommer un fichier 24
Règle 3: Choisir un nom significatif qui traversera le temps
Lorsque l'on crée un fichier, il faut lui choisir un nom qui aura un sens pour les
autres personnes et qui nous dira quelque chose si on le revoit dans plusieurs
années.
C'est un exercice qui, souvent, n'est pas évident. Contrairement aux règles 1 et 2,
on ne peut pas vérifier avec certitude si le nom choisi respecte la règle 3.
C'est ici que vous pouvez faire ressortir votre côté artistique.
D'autre part, il faut éviter de donner une signification aux lettres minuscules et
majuscules, car les architectes originaux d'un certain système d'exploitation ont fait
le choix très discutable d'ignorer la case des lettres dans les noms de fichier.
Personnellement, je n'utilise que des lettres minuscules pour nommer des fichiers;
c'est simple à suivre et ça m'évite de me poser des questions.
Finalement, certains mots sont à proscrire. Les mots « nouveau » et « final » par
exemple. Un fichier, à sa création, sera toujours « nouveau ». Cinq ans plus tard, ça
risque d'être un peu moins vrai. Quant au mot « final », il est illusoire de penser
qu'un fichier va un jour en être à sa version finale. Ça va éviter des contradictions
du genre « final2 ».
Conclusion
Les fichiers sont les mots pour communiquer qu'utilisent les systèmes
informatiques. Le respect de ces 3 règles vous permettra d'éviter les erreurs
d'interprétation par la quantité de systèmes informatiques qui existe, ainsi que
ceux à venir, et assurera ainsi la pérennité de vos créations.
Et vous verrez, la satisfaction est grande lorsque, 8 ans plus tard, vous affichez la
liste des fichiers que contient un répertoire perdu aux confins de votre système et
que les noms de ces fichiers apparaissent dans le bon ordre et que vous comprenez
immédiatement de quoi il s'agit.
Athénée Royal Thomas Edison | Les 3 règles d'or pour nommer un fichier 25
Les extensions de fichiers
Une extension de fichier, également nommée une extension de nom de fichier, est le
suffixe à la fin d'un nom de fichier, qui indique de quel type de fichier il s'agit.
Par exemple, vous pouvez dire que le fichier "orginateur.jpg" est un fichier image JPEG,
basé sur l'extension ".jpg". De la même façon, vous pouvez dire que "lisez-moi.txt" est un
document texte et que "document.doc" est un document Microsoft Word. Il peut être très
utile de savoir quelles sont les extensions utilisées par les types de fichiers les plus
courants.
Alors que la plupart des extensions de fichier sont constituées de trois caractères,
certaines en ont moins (.H, .PS) tandis que d'autres en ont plus (.FLAC, .TORRENT).
Lorsque vous double-cliquez sur un fichier, votre ordinateur utilise l'extension du fichier
pour déterminer quel programme devrait l'ouvrir. Il est possible de changer l'extension du
fichier, ce qui peut également changer le programme que votre ordinateur utilise pour
ouvrir le fichier.
En conséquence, vous devriez faire attention quand vous changez l'extension d'un fichier,
puisque votre ordinateur peut se retrouver incapable d'ouvrir le fichier.
Par exemple, si vous changez un fichier avec une extension .txt en une extension .doc,
Microsoft Word devrait l'ouvrir. En revanche, si vous changez un fichier .txt en un fichier
.jpg, le fichier ne s'ouvrira pas car le type de fichiers passera de texte à image.