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10 CONSEJOS PARA UNA PLANEAR UN

FIESTA EXITOSO

Si alguna vez organizaste un convivio, sabes que no todo funciona Conforme el plan y tienes que
enfrentar diferentes desafíos. Esta regla establece que en el exterior debe encontrarse tranquilo y
en paz. Pero, de hecho, estás remando enérgicamente con los pies bajo el agua para mantenerte a
flote. Sin embargo, nadie debería enterarse de ello. Hasta el día de hoy, aún creo que esta es la
regla más preciada.

Organizar una acontecimiento no es una labor simple. Pero puedo Reconocer 10 referencias clave
que tiene que tener en consideración con el fin de que todo salga correcto.

1. Definir el objetivo y el formato

Parece bastante obvio, pero vale la pena tener un enfoque crítico sobre este tema. Formule su
objetivo lo más específicamente posible: ¿desea transmitir conocimiento a los participantes;
expresar gratitud a los socios; ¿recaudar fondos para un programa u ofrecer gusto estético a los
huéspedes? El formato de la evento dependerá de la respuesta: su concepto, el lapso y la duración,
la distribución de roles dentro del equipo, el diseño de la sala, la restauración y el sonido.

Trate de no permanecer atascado en los formatos habituales. Eche un vistazo a "unconference",

PechaKucha, formato TED, brunches temáticos, eventos en internet, eventos al aire libre. Lo que
cuenta es que su formato beneficia a conseguir el propósito del convivio.

2. Preste suficiente consideración a la planeación

El programa debe incluir logística, material y la promoción del fiesta. Cree un documento disponible
para todo el equipo donde cada elemento sea capaz de ver las tareas del otro y el panorama global.
En primer lugar, prepare un listado de las tareas fundamentales y, luego, póngalas en la mayor
cantidad de pormenores posible en forma de pasos específicos que están obligados a completarse.
Es esencial designar el cronograma en el plan: el tiempo requerido para acabar una actividad. A
menudo se subestima y la gestación va más lenta de lo que esperabas.

3. Elabore su costo teniendo en cuenta circunstancias imprevisibles

Mire la lista de tareas y las refleje en su costo. También vale la pena meditar en una reserva en caso
de situaciones imprevisibles.

4. El diablo está en el detalle

Si desea maravillar gratamente a sus invitados, analice en por completo hasta el más minúsculo
detalle: cómo se registran, quién saludará a los participantes y cómo, qué melodías se reproducirá,
si posee un rincón fotográfico emocionante, cómo se pueden ver sus presentaciones y cómo su
equipo está vestido, qué hacer durante los descansos.

Por ejemplo, a lo largo de el registro, a los participantes se les puede sugerir la alternativa de asistir
a una corta clase magistral, jugar juegos o ver un video de información.

Intenta asombrar a la gente y produce el efecto wow, supera sus expectativas en las cosas más
usuales. Esto es exactamente lo que genera la efecto de un acontecimiento.

5. Verifique la ubicación y considere un plan B

Siempre verifique la ubicación en persona desde la etapa de selección. En el momento más

insospechado, Pudiera ocurrir que el aire acondicionado no funcione correctamente en la sala, no
existan inodoros para discapacitados o el equipo no atraviese la puerta. Por lo tanto, verifique tales
percances con anticipación.

6. Asignar responsabilidades

Es muy significativo distribuir las tareas dentro de los miembros del grupo no solo en la parte de
preparación sino de igual manera a lo largo de el evento. Asignar responsabilidades por zona. Por
ejemplo, alguien es responsable de la zona de registro, alguien más para saludar a los oradores, una
persona distinta para el equipo, para el paquete de alimentos, conexión con la prensa, etc. Cada
persona precisa tener su zona, que él o ella debería ser responsable a lo largo de toda la duración
del convivio.

Entregue a cada miembro del grupo un documento con las instrucciones asignadas, para que cada
persona sepa a quién contactar para un dilema particular.

7. Cuéntale a tu audiencia referente a el evento

Jamás subestime el tiempo requerido para la promoción exitosa de un convivio. El tipo de evento, su
concurrencia objetivo, los recursos internos y el presupuesto determinan su enfoque de marketing.
Al escoger a sus socios de medios, concéntrese en todos los que se dirigen a su audiencia. Es más
conveniente tener diversos socios, pero específicos, en lugar de hablar acerca de el fiesta para casi
todos.

También es importante generar un mensaje clave que se transmitirá en todos los canales. Asegúrese
de que sea corto y que transmita con precisión la idea del acontecimiento a su audiencia.

8. Preste consideración al servicio

Asegúrate de que tu grupo siga la regla de la cara de pato. Sea amistoso con los asistentes, oradores
y socios. Trata de resolver sus problemas o interrogantes y cumplir con sus expectativas, incluso si
te encuentras cansado y no todo funciona según lo planeado. Al final del día, lo que la concurrencia
recuerda es cómo fueron tratados y la atmósfera, no lo que el orador se encontraba diciendo en el
escenario.

9. Realiza una control final 24 horas antes del fiesta

Asegúrese de haber informado a los participantes acerca de cómo asistir al lugar, invitó a todos los
asistentes trascendentes y preparó los materiales impresos, el contenido de sonido y video. Verifique
si todos entienden sus tareas e responsabilidades, y si el espacio está preparado.

Asegúrese de imprimir el programa del acontecimiento, permita que cada elemento del equipo y
voluntarios disponga de una copia. Además, brinde a todos el número de teléfono de contacto crucial
para comunicarse entre sí en caso de una emergencia.

10. Solicitar comentarios

Probablemente estés cansado y contento posterior del evento, pero será complicado para usted dar
una evaluación objetiva de cómo fue todo. Es por eso que los asistentes deben llenar un formulario
de evaluación impreso al final la fiesta o un formulario en la web cuando lleguen a casa. Pídales que
evalúen varios aspectos del evento: logística, oradores, localidades y la trabajo de los organizadores.
Esta información lo favorecerá a prevenir errores en el futuro y a perfeccionar la calidad de sus
contenidos. Si es posible, obtenga sugerencias a través de las redes sociales o grabe las comentarios
de videos al final de una acontecimiento. Esto será beneficioso en caso de que su evento se realiza
de nuevo.

Cualquiera que sea la convivio que organice, sea optimista y no tenga temor a las sorpresas, ¡y su
fiesta será un éxito!