18/6/2015 La planificación de un acto: del caos al orden

La planificación de un acto: del caos al orden
LUNES, 05 DE OCTUBRE DE 2009 07:49  CARLOS FUENTE
FIRMAS ­ EL BLOG DE CARLOS FUENTE

Los profesionales de protocolo recurrimos a la expresión acto cuando nos referimos a la puesta en escena
de un hecho público o privado que queremos celebrar de acuerdo a unos objetivos previos que
normalmente nos suelen establecer los responsables promotores. Quizá sea ésta una definición que
hubiera que precisar mucho más, buscarle un sentido académico y docente más explícito, pero resulta
difícil de concretar en palabras eso que todo el mundo entiende cuando señala: vamos a celebrar un acto o
vamos a organizar un acto.
Los padres de las palabras españolas en el diccionario de la Real Academia Española definen acto como
“celebración pública o solemne”, y así de esta forma recoge la expresión “salón de actos” para referirse al
lugar donde habitualmente se celebran los actos más solemnes. Sin embargo, desde la jerga protocolaria la
definición académica se nos antoja escasa o imprecisa porque hay un buen porcentaje de actos que ni son
públicos, ni solemnes y no por ello dejan de ser actos. Así, por ejemplo, para los protocolistas la atención a
una determinada visita es un acto, pero en muchos casos ni es pública, ni solemne.
Si en muchas ocasiones los profesionales a la hora de explicar  nuestro trabajo hablamos de las
ceremonias como la teatralización de algo que queremos transmitir (puesta en escena) la segunda
acepción del RAE a la palabra acto no debemos de perderla de vista: “cada una de las partes principales
en que se pueden dividir las obras escénicas. Pieza, comedia, drama en dos actos”. Tiene aquí una
definición menor, como una parte de un todo.
En su última edición, la veintidós, la Academia incluye, igualmente, la palabra evento, y aunque matiza que
se trata de un vocablo para varios países iberoamericanos, viene a definirla en su tercera acepción como
“suceso importante y programado, de índole social, académica, artística o deportiva”. Habla también de
“eventualidad” como “hecho imprevisto, o que puede acaecer”, definición que estimamos no viene al caso.
La tercera palabra que podría tener sentido sería la de acontecimiento, vocablo que en ocasiones se utiliza
en la jerga protocolaria. La RAE tiene para ella su significado: “hecho o suceso, especialmente cuando
reviste cierta importancia”.
Por intentar cerrar el círculo de las posibles expresiones, buscamos el significado de otras posibles
palabras. Así, por ejemplo, efemérides: “sucesos notables ocurridos en la fecha en que se está o de la que
se trata, pero en años anteriores”. Es decir, estamos también ante otra tipología de actos, aquéllos que
tienen en el punto de mira una referencia en el pasado o que puede marcar referencia de cara al futuro.
También conmemoración, que la RAE define como “memoria o recuerdo que se hace de alguien o algo,
especialmente si se celebra con un acto o ceremonia”. Estamos también ante otra tipología de acto, la que
toma como referencia una persona o un motivo especial. Debemos buscar también el vocablo
acontecimiento y nos encontramos con lo siguiente: “hecho o suceso, especialmente cuando reviste cierta
importancia”. En definitiva, sería un acto de trascendencia.
Tenemos, pues, numerosas referencias a ese hecho que en protocolo ejecutamos para exteriorizar una
situación. Ello nos obliga a intentar establecer una clasificación de estos hechos e intentar aplicarlos a
situaciones y sectores. Y aunque al final todo puede llevarse a la expresión acto, pensamos que en aras de
ser consecuentes con nuestra propia lengua habría que hacer matizaciones.
Desde el punto de vista profesional, y al margen de definiciones académicas, todo lo que organizan los
técnicos de protocolo u otros organizadores al final son actos o eventos. Actualmente, existe cierta
dinámica en el sentido de hablar de actos en el mundo oficial y de eventos en el mundo no oficial, cuando
claramente la RAE no apunta por ahí. Quizá por ello entendemos que lo más preciso es la expresión acto
para referirnos genéricamente a ese hecho protocolario y a evento cuando se centra en sectores más
próximos al deporte, la cultura, lo académico y lo social. Esto nos lleva a pensar, no sabemos si
acertadamente o no, a situar acto en el campo de lo oficial y de la empresa, y los eventos en el resto de
los sectores. Pero entraríamos en la confusión de lo tradicional, pues todo el mundo define la imposición
del Título de Doctor Honoris Causa como un “acto solemne”, cuando en realidad, según la RAE (para los
países citados), sería un evento. Y a nadie se le ocurre llamar evento a una comida de pedida de mano en
el caso de unos novios.
En nuestra modesta opinión acto y evento están en el mismo plano y hoy en día los profesionales lo
utilizamos indistintamente, aunque no es menos cierto que en el vocabulario empresarial gusta más la cita
gestión de eventos que protocolo de actos. Una cuestión difícil de resolver que nos lleva a pensar que
ambas palabras puede servir para el ejercicio profesional de protocolo. Hasta no hace mucho, y así lo
recogían numerosos expertos en sus publicaciones, se hacía referencia a acto como un hecho puntual
(más o menos solemne, público o privado) y a evento como una sucesión de actos protocolarios. Así, la
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firma de un convenio era un acto y la visita de un presidente de comunidad autónoma a un municipio, un
evento, pues su estancia conlleva determinados actos.
Sin embargo, la palabra acontecimiento se sitúa por encima de ambos en cuanto a su tamaño o
trascendencia pública. La inauguración de la nueva estación central de autobuses en un modesto municipio
es todo un acontecimiento. En cambio, en protocolo seguiríamos hablando del acto de inauguración y no
del acontecimiento de inauguración. Y lo mismo podríamos decir de la conmemoración o de la efemérides,
palabras más para definir su alcance que para designar técnicamente el hecho que ejecutamos.
La ‘teoría del caos’
El trabajo en protocolo comienza siempre con una idea, propuesta, necesidad o con una obligación,
originadas por determinadas circunstancias. Ideas y propuestas, cuando parten de una voluntad de
escenificar una situación que conviene, interesa o es fruto de la cortesía. Una necesidad u obligación
cuando resulta imprescindible de hacer. Programar el acto de colocación de la primera piedra de esa
estación central de autobuses se sitúa en el terreno de las ideas y propuestas, pues no es obligatorio
hacerlo. En cambio, organizar el acto de toma de posesión de un alcalde se ubica en el plano de la
necesidad y la obligación.
Esta especificación, aparentemente sin interés alguno, tiene su importancia para el profesional, pues en los
primeros casos la libertad de creación es mayor que en los segundos, aunque de cualquier manera hoy
vivimos tiempos de protocolo en los que la posibilidad de crear e imaginar se cuela hasta en los actos más
sujetos a la rigidez y a las posibles ataduras tradicionales. En los primeros trabajamos tomando referencias
de otras situaciones similares, pero la resolución final vendrá de la capacidad creativa del profesional, los
medios y el presupuesto, entre otros, mientras que en los segundos debemos de partir de las exigencias
que impone la necesidad u obligación.
En la organización protocolaria hay tres secuencias que resultan extremadamente complicadas: la
creación, la gestión y la ejecución del acto. Aparentemente podría parecer que son las únicas fases de
toda organización, cuestión que llevaría a engaños. Pero sí son los tres momentos más fundamentales.
Son, por llamarlo de alguna forma, el esqueleto central de la organización. Y las tres se sitúan en un plano
de igualdad en cuanto a su complejidad. A excepción de actos que responden a un diseño predeterminado
–una visita de Estado, por ejemplo–, la creación es un momento muy crítico, complejo. Ahí debe de estar
el técnico de protocolo imaginativo, lleno de frescura y con ideas. Pero una buena idea mal gestionada
termina por deslucir o estropear el propio evento. Y qué vamos a decir de un incorrecta ejecución. Pero, en
cualquier caso, creación­gestión­ejecución es un trinomio inseparable que nos sitúa en la nueva visión del
papel del técnico de protocolo ante la organización de actos o eventos.
Cuando dicho técnico se enfrenta a la organización de un acto comienza desde el caos. ¿Por dónde
empezamos? A la teoría del caos hemos llegado como consecuencia de nuestra experiencia docente ante
miles de alumnos que encuentran muchas dificultades para ordenar el proceso de la organización de un
acto. Tampoco existe un manual de procedimiento a seguir, porque es imposible encontrar un orden
preciso, cuando son muchas las cosas que hay que hacer al mismo tiempo. Esa sensación que tiene el
alumno cuando ha de presentar un trabajo sobre la organización de un acto –¿por dónde empiezo y cómo
me estructuro?– es la misma que tiene un profesional, aunque éste salva el caos con su experiencia y su
adecuada gestión.
Pero desde el punto de vista conceptual, la programación de un acto comienza en el caos. En nuestras
explicaciones a los alumnos hacemos referencia en esta primera fase inicial de la organización al juego del
puzzle, ése en el que en una caja nos aparecen cientos o miles de fichas que con paciencia e intuición
hemos de ir casando para obtener la fotografía final. En protocolo ocurre lo mismo. Partimos de una caja
imaginaria donde vamos echando las piezas que necesitamos para armar nuestro puzzle: locales,
invitaciones, catering, propuestas de orden del acto, diseños, megafonía, iluminación, flores, atriles,
mesas, adornos, programas, invitados, medios de comunicación… Todo lo que se nos ocurre lo echamos a
esa caja. Son las supuestas piezas del puzzle protocolario.
Sin embargo, a diferencia del juego, en el que tratamos de componer la fotografía que ya nos viene dada,
en la organización protocolaria debemos hacer una imagen de la que no tenemos más referencia que
nuestra propia imaginación. Ahí se encuentra el caos. Y ahí normalmente está el error más veces cometido
por los profesionales de la organización. Un error que se deriva de ir haciendo cosas para encontrar la foto
final que queremos transmitir a la hora de celebrar el acto. Vamos haciendo, haciendo… casando piezas
que engranan entre sí, aunque en ocasiones la suma de esas piezas no transmite una imagen clara.
El buen profesional ha de partir de una idea clara de cómo quiere que sea el acto, antes de empezar a
casar las piezas. Es la fase de la creación. Sentado en su ordenador hace un primer proyecto general de
cómo quiere el acto, teniendo en cuenta los objetivos que el anfitrión tiene, los medios con que cuenta y el
presupuesto que se le asigna. Hace su primera foto imaginaria. Establece el posible local o instalación
donde albergar el evento, su primer diseño genérico, su primer cronograma. Según el tiempo de que
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disponga y de su experiencia obtendrá una mejor o peor fotografía, pero al menos tendrá la referencia para
casar las piezas del puzzle. Esto no quiere decir que esa imagen inicial sea estática. Probablemente, en la
gestión de los preparativos, esa fotografía irá sufriendo los retoques propios de la maduración organizativa
y de las realidades que se van encontrando. Pero este profesional tiene su punto de referencia, sabe lo que
pretende y quiere, lo hace sin excesivas ataduras y tiene la elasticidad propia para ir adaptando sus
creaciones.
En este momento crítico del caos es cuando éste se hace las preguntas de rigor, muchas de las cuales ha
de responder él mismo o quien le ha encargado el trabajo. Cuestiones que casi son de manual:
­          ¿Qué me han encargado?
­          ¿Qué pretenden transmitir y cuáles son los objetivos?
­          ¿A quién me dirijo o qué tipo de públicos?
­          ¿Dónde puedo hacer el acto o cómo organizo el espacio que me han asignado?
­          ¿Dónde instalo la presidencia y cómo la decoro?
­          ¿Dónde sitúo a los invitados?
­          ¿Cómo estructuro el acto? ¿Qué orden tiene?
­          ¿Dónde recibo a los invitados? ¿Qué criterio sigo para recibirlos?
­          ¿Quiénes deben de hablar y en qué orden?
­          ¿Qué materiales y elementos utilizo?
­          ¿Cómo fijo la imagen corporativa de este acto?
­          ¿Cómo puedo lograr que en una sola fotografía de periódico pueda reflejarse no sólo lo que es el
acto, sino lo que con él nuestros promotores quieren transmitir?
­          ¿Qué ambiente puedo transmitir?
Y así un sin fin de preguntas que uno debe de irse formulando continuamente e intentar ir dando cumplida
respuesta. En actos sencillos y habituales la fase del caos es más manejable. En eventos complejos o
poco habituales se hace más cuesta arriba. Por eso, cada día es más necesario que en el caos participen
más personas con capacidad de imaginación y resolución. Idear en equipo es el mejor pasaporte para el
éxito, pero no se debe perder la referencia de que en este trabajo grupal, el responsable de Protocolo ha de
ser un auténtico líder, un perfecto director que sabe rentabilizar los tiempos, estructurar las propuestas y
discernir con rapidez las propuestas buenas, malas e inviables. Sabe motivar y excitar la capacidad
imaginativa de sus colaboradores y, cómo no, integrar.
De esta forma, irán saliendo múltiples ideas y propuestas de las que pueden ir confeccionándose primeros
anteproyectos. En esta fase precisamos ponernos en el lado de los invitados y el público que seguirá el
acto, verlo con otros ojos y preguntarnos constantemente qué mensajes o imágenes estamos recibiendo.
Qué puede significar para ellos esto que estamos imaginando, porque el éxito de los eventos de hoy reside
en gran parte en la interacción de los públicos, en que éstos se vean como parte esencial del acto,
protagonistas del mismo que responden a nuestros objetivos que, en definitiva, están entendiendo el por
qué de nuestras decisiones. Si no contamos con esa interacción estaremos diseñando algo lejano, algo
excesivamente pasajero.
Los actos no se hacen  para el disfrute del momento. No son tan efímeros como apuntan en los escritos
tradicionales determinados autores. Poco duraderos son los escenarios, los programas, las invitaciones, el
catering… Pero los objetivos han de tener la duración y prolongación que convenga a la estrategia de los
promotores. Los actos tienen un principio y un fin, pero sus contenidos y mensajes se prolongan en el
tiempo, y para lograr eso necesitamos organizar con sentido del impacto, de la comunicación, de la
visualización de lo que pretendemos, de la clara asignación de papeles de todos los protagonistas del
evento y llegar al cerebro y corazón de los públicos. Es un reto difícil, pero es el que exige el protocolo
actual.
El ‘puzzle’
Del caos pasamos a armar el puzzle. Poco a poco, con cabeza y sentido, con profesionalidad y con
técnica. Esa teoría de que el sentido común te guía y te va llevando a lo correcto, no es cierta. El sentido
común ha de guiar a todas las personas en todas las situaciones de la vida personal, social y profesional,
pero no basta para organizar actos protocolarios. Hay que saber y conocer las técnicas y normativas o
procedimientos según los casos.

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Empezamos a casar las piezas del puzzle desde las respuestas a las preguntas en la etapa del caos.
Vayamos de la mano de un ejemplo para facilitar la comprensión de lo que aquí queremos decir. Nos
encargan organizar un acto de colocación de la primera piedra de una fábrica destinada a producir
ordenadores de última generación. Si obviamente nos piden que sea la primera piedra es porque no hay
nada hecho hasta el momento. Nos encontraremos pues con el solar sin más y si acaso con las primeras
excavaciones o tanteos de terrenos. ¿Por dónde empezamos?
Primera pregunta que nos hacemos: ¿qué se pretende con el acto de colocación de la primera piedra?
Respuesta: “Transmitir a la sociedad en general que comienza una obra importante destinada a construir un
gran edificio donde se fabricarán ordenadores supermodernos”. Primer concepto: un nuevo servicio a favor
de la sociedad que contará con nuevos instrumentos tecnológicos que tratarán de dar mayor calidad de
vida y permitirán contribuir al desarrollo general de la población. ¿Más objetivos? Trasladar a los demás
que con esta fábrica se generarán puestos de trabajo, economía y mayor riqueza para la zona; transmitir a
los representantes públicos y fuerzas vivas del entorno la pujanza de la empresa y su apuesta por la
innovación; ir ganado amigos y posibles clientes que han de ver desde el primer momento la viabilidad del
proyecto, la seriedad del mismo y la garantía del buen producto. Y así otros posibles objetivos, entre los
que se podrían añadir la potenciación de la marca o de la imagen de empresa, su diversificación, etc.
Segunda pregunta: para llegar al cumplimiento de esos objetivos, ¿a quién nos tenemos que dirigir?
Elaboramos un cuadro genérico de los posibles públicos objetivos:
­          Para llegar a la sociedad en general: medios de comunicación y fuerzas vivas del entorno que
terminarán igualmente por ser trasmisores de nuestra imagen.
­          Para demostrar la viabilidad e importancia de la obra: presencia de las principales autoridades cuya
cita constituye de por sí un aval, de los altos cargos de la empresa propietaria, de la empresa constructora,
de los bancos que financian, de los representantes de los organismos económicos y empresariales del
lugar...
­          Captación de clientes: presencia de posibles personas o representantes de empresas para cuyas
actividades puedan ver con utilidad el producto que pensamos fabricar y a los que podemos generar
expectativas positivas.
Primer paso listo. Sabemos a quiénes tenemos que dirigirnos. Ellos serán nuestros invitados. Tenemos
que empezar a confeccionar los listados que respondan a estos segmentos que nos hemos planteado. Un
trabajo arduo donde no hay que olvidarse de nadie que sea importante para el cumplimiento de estos
objetivos, pero donde tampoco es esencial excederse en la relación. A veces tomar decisiones como
invitar a todos no siempre aporta buenos resultados, a parte del coste que puede representar. Y hoy por
hoy trasladar la imagen de la opulencia o excederse no suele ser positivo. Una empresa no tira el dinero sin
más. Rentabiliza sus acciones y, por lo tanto, las racionaliza. Lo contrario sería transmitir ciertas dudas
sobre la gestión económica. Equilibrio, pues, en esta fase. Invitar a los que haya que invitar, nada más, sin
olvidarse de esas personas que siempre colaboran, que su sola presencia –aunque no estén relacionados
con el producto en cuestión– ya da fuerza al acto. Son esos lobbyes sociales que tienen capacidad de
opinión y marcos donde expresarla. Una sola frase buena de ellos es todo un anuncio de publicidad: “Estos
van en serio”. Una expresión así tiene unas consecuencias muy positivas. Dado el primer paso, iniciamos
en paralelo la gestión: designamos a una o varias personas que comienzan a elaborar los listados por
grupos, procurando ya desde esta fase ordenarlos de acuerdo a la precedencia que pretenderemos aplicar
en el evento.
Segundo paso: de esos objetivos, ¿cuáles de ellos nos obligan a tenerlos en cuenta para la escenificación
de la primera piedra? Buscamos las respuestas:
­          Se trata de transmitir que comienza una obra, luego tenemos que realizar el acto en un entorno de
obra y tratar de conseguir una imagen que hable por sí misma del inicio de la construcción. La colocación
de la primera piedra, con presencia de obreros, cemento, palas…
­          Vamos a poner la primera piedra de algo que no se ve, que no existe. Tenemos que crear la ilusión
de los públicos de tal forma que aunque todo es aún inexistente se lleven la imagen de lo que será cuando
todo finalice. Quizá una maqueta, un vídeo virtual, una exposición con imágenes… Algo que permita ver no
sólo que la obra se inicia, sino cuál será el resultado final de la misma.
­          Queremos comunicar la creación de riqueza, de puestos de trabajo, de contribución a la mejora o
potenciación de la economía de la zona. Necesitamos, pues, que en las palabras de los empresarios
promotores ese mensaje se diga y que podamos reforzarlo mediante la imagen corporativa, la presencia de
trabajadores, de máquinas, medios… Que se vea que hay inversión, actividad, repercusión social…
­          Pretendemos decir que fabricaremos ordenadores de última generación… Tenemos que organizar el
evento donde se transmitan continuamente nuevas tecnologías, desarrollo, nuevas aportaciones,
FUTURO.
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18/6/2015 La planificación de un acto: del caos al orden

­          Deseamos decir que estos ordenadores van a dar servicios a la sociedad. Tenemos que conseguir
visualizar qué cosas pueden hacer por mejorar la calidad de vida.
Y así sucesivamente. Segundo paso cerrado. Hemos sentado las bases para imaginar o crear el acto.
Vámonos a por el tercer paso. Hay que visitar el lugar y la forma de acceder a él. Qué posibilidades nos
ofrece, cómo está de accesible, cuáles son los posibles fondos, dónde hay actividad de obra (si ya se
hubiera iniciado, qué es lo conveniente), dónde vamos a concentrar a los invitados, dónde estacionan éstos
sus vehículos, carteles indicadores si fueran necesarios, instalación de carpas, fijación del lugar donde
colocar la primera piedra, sitio para los medios de comunicación, posibles puntos de toma de energía,
posición del sol para las posibles horas previstas, valoración de las previsiones del tiempo meteorológico
(que miraremos en Internet), inspección sobre el terreno de la situación general, anotaciones de medidas y
primeros planos a mano alzada y previsiones sobre la disposición general del acto (presidencia, carpa para
el cóctel, maqueta, punto de primera piedra…).
Ya empezamos a abandonar el caos. Una sensación muy propia que tiene el profesional cuando empieza a
concretar las cosas: comienza a ver la luz en esa oscuridad caótica. Ahora hay que dar dos pasos más al
mismo tiempo: conocer el día y la hora (para hacer las invitaciones y prever los calendarios de gestión) y
elaborar el primer anteproyecto, que someteremos a la discusión de nuestros superiores. Un anteproyecto
que hoy se presentes en formato informático animado que permita entender mejor el alcance de nuestra
propuesta. Este tipo de presentaciones resultan fundamentales y, además, no han de ser excesivamente
largas.
Bandera de salida para la imaginación del técnico responsable de la organización: llega la hora de la
creatividad. Pasos a seguir:
­          El acto y su contenido.
­          La imagen corporativa.
­          Los medios de comunicación.
­          Los invitados y la taquilla.
­          Los proveedores.
­          El equipo organizador.
El acto y su contenido
Sabemos a quién nos dirigimos y qué debemos transmitir como mensajes. Sólo nos queda vestirlo. Lo más
complicado. Sí, porque a veces un acto es como una persona. Tiene su propia personalidad, pero según
cómo se vista, peine o se perfume, puede tergiversarla, cambiarla, empañecerla o sencillamente taparla.
Tenemos, pues, que vestir el acto de forma que resalte su auténtica personalidad, que  nada la dañe, ni la
aloje en segundo término.
En el caso que estamos siguiendo, tenemos que empezar por estructurar las diferentes partes del acto que
queremos planificar. Como todo evento, sabemos que las mismas, como mínimo, son las siguientes:
­          Recibimiento de los invitados.
­          Ordenación de los asistentes.
­          Explicación de los objetivos del acto (y visita si procede).
­          Ejecución del hecho que lo motiva.
­          Parlamento del anfitrión e invitados de honor, aunque no tiene sentido hacerlo en todos los actos.
­          Encuentro entre anfitrión e invitados (vino de honor, cóctel, comida, etc.).
­          Despedida.
Fijada la hora de inicio del acto, comenzaremos a elaborar nuestro cronograma comenzando por la hora en
que hemos previsto la llegada de nuestros invitados. Como es habitual en estos casos, y siempre teniendo
en cuenta la posible presencia de altas autoridades que por razones de seguridad y funcionalidad exigirá
mayor adelanto en la llegada del resto de asistentes, hemos de establecer un punto de llegada y una
frecuencia de llegadas. En el solar donde celebraremos el acto estableceremos como punto de llegada el
de mejor accesibilidad, según la lógica del espacio, la proximidad al punto de celebración del acto principal
o zona de encuentro, así como la cercanía al lugar previsto para el estacionamiento de los vehículos.
Obviamente, en la invitación o en la nota de protocolo precisaremos el lugar exacto.

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El punto de recibimiento, teniendo en cuenta que estamos en un solar, no en un edificio con puertas o
similar, ha de estar claramente señalizado o dispuesto de tal forma que todo el mundo sepa rápidamente
dónde dirigirse. Siguiendo las reglas tradicionales el anfitrión o persona en quien delegue debe de recibir a
todos los invitados y alguien de la organización (técnicos de protocolo, auxiliares, colaboradores, enlaces,
etc.) acompañará a los invitados a la denominada zona de encuentro. Si asisten altas autoridades, suele
establecerse a través de sus responsables de protocolo o sus secretarías unas secuencias de llegadas,
para que los invitados de honor más relevantes lleguen los últimos y con ellos, cumplida la hora, se inicie
el evento. En actos muy oficiales y solemnes la precisión del orden invertido de las llegadas de las
autoridades (de menor a mayor rango) se suele respetar más escrupulosamente. En cambio, en los no tan
oficiales o solemnes, esta precisión no siempre se puede cumplir, por lo que ya costumbre habilitar una
denominada zona vip, destinada a albergar a los invitados más relevantes a la espera de que todos ellos
lleguen. Será misión del responsable de protocolo establecer quién o quiénes reciben.
A propósito de esta cuestión sería bueno que los organizadores meditasen muy seriamente sobre quiénes
son las personas idóneas para asumir los recibimientos. Esa tendencia actual de que los propios
responsables de protocolo asuman tal función es, desde nuestro punto de vista, totalmente desacertada.
No dudamos de que en determinadas visitas pueda ser conveniente, pero en un acto creemos que los
invitados deben ser recibidos directamente por un alto responsable. Entre otras cosas, porque no es
función de protocolo recibir, sino establecer los mecanismos idóneos para que el recibimiento se haga
correctamente y estar pendiente de todos los aspectos del acto (no sólo de su inicio). En el ejemplo que
barajamos, probablemente un alto ejecutivo de la empresa o el que será su director pudiera ser la mejor
alternativa, reservando al presidente de la compañía para las autoridades más relevantes.
Hemos de preocuparnos en este caso por dónde dirigiremos a los invitados desde el punto de recepción
hasta el de encuentro, ya que al tratarse de un solar puede no reunir las condiciones idóneas y haya que
adoptar algunas medidas para el establecimiento de pasillos que no ensucien o resulten incómodos.
También debemos prever cómo será ese punto de encuentro. Quizá al tratarse de un acto al aire libre, y
según las previsiones climatológicas, lo más seguro es tener dispuesta una carpa debidamente
acondicionada, pero sin perder nunca la referencia de que estamos en un lugar donde se empieza una obra.
En detalles como éstos reside el saber hacer del responsable de protocolo. No podemos meter a los
invitados en una carpa para un acto relacionado con el inicio de unas obras, pues se perdería la atmósfera
que seguramente pretendemos crear. Habrá que acondicionar la carpa teniendo en cuenta este factor.
Seguimos encajando las piezas del acto. Con los invitados ya presentes, debemos iniciar las diferentes
partes del evento. Cuando se considere oportuno, según las circunstancias, ubicaremos a los invitados en
el lugar idóneo para asistir al primero de ellos. Siendo una colocación de una primera piedra de una futura
fábrica de alta tecnología, se nos antoja que quizá deberíamos disponer dentro de la carpa unas sillas para
los invitados así como un escenario donde se realicen las explicaciones oportunas de lo que será la nueva
instalación. Un montaje audiovisual realizado con altas tecnologías por ordenador parece lo más
aconsejable para que todo el mundo pueda imaginarse lo que allí se va a construir y para qué va a servir,
un material que debidamente presentado puede incluso ser entregado junto con la documentación o el
posible regalo institucional.
En este punto, deberíamos pedir a los responsables del montaje que respondieran fielmente con su trabajo
a los objetivos que nos hemos trazado para que la proyección en sí misma sea el punto de mayor interés:
estamos en ese momento lanzando los mensajes de fondo y de forma directa. Quizá en todas las paredes
de la carpa deberían aparecer pantallas de ordenador donde se van sucediendo diferentes secuencias,
imágenes tridimensionales del nuevo edificio… Todos los espacios son aprovechables para reforzar
visualmente la importancia del proyecto.
En este caso, estamos más obligados que nunca a no convertir la carpa en un espléndido salón de actos o
un bello comedor. No. Debe recordar lo que será, por ejemplo, una planta de la futura fábrica o aspectos
similares. La decoración general ha de recordar una cosa: que allí se empieza a construir una instalación
que fabricará tecnología de futuro. Y el futuro ha de visualizarse, ha de sentirse, ha de convencer. No hay
que olvidarse que la colocación de una primera piedra tiene mucho de virtual, pues se está haciendo un
acto sobre algo que aún no existe. Nuestros esfuerzos han de centrarse en que todo el mundo salga con la
sensación de que casi ha visto el resultado final, que eso será una realidad, que eso es fuerte, que no es
sólo un proyecto de dudosa viabilidad.
Ahí reside la importancia de las arquitecturas efímeras en los actos protocolarios. Ya no valen los estilos
clásicos (una mesa de presidencia, una pantalla para la proyección de un vídeo, una imagen corporativa,
unas banderas, unas flores…). Debemos de convertir todo el espacio, no sólo la presidencia, en una
representación de lo que se quiere decir. Por ello, el responsable de protocolo ha de buscar al técnico
experto que sepa convertir esa carpa, mediante diseños y estructuras, en un paseo por el futuro.
En esta fase, no tendría cabida todavía el protagonismo humano. Por lo tanto, no haríamos desde nuestro
punto de vista intervención o discurso previo de nada. Todos tomarían asiento, y de la mano del supuesto

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ordenador del futuro llevaría a todos, con la imaginación, al día en que el primer aparato fabricado haga su
función real. Éste es un momento para el impacto, para la fascinación, para la imaginación, esa interacción
con los invitados a la que aludíamos antes. Que ellos mismos se metan dentro, sin la ayuda de nadie. Que
se vean absorbidos positivamente por el ordenador imaginario. Todo ello, con un buen sonido que
contribuya a lo pretendido. Nadie sobre el escenario. Sólo la maqueta del nuevo edificio y el prototipo del
ordenador desde el que parece que se va gobernando el acto.
A un lado de este escenario, un pequeño atril que recuerde el futuro y las nuevas tecnologías, desde donde
el anfitrión, el presidente de la empresa, una vez que todos ya han conocido de qué va aquello, ponga el
perfil humano al proyecto. Ahora habla la persona y transmite humanidad, sentimiento, colaboración,
servicio a la sociedad… Si hubiera una autoridad muy relevante y representativa de la zona, podría
invitársela a que hiciera uso de la palabra, pero de forma breve, para que la magia aún no se pierda.
Probablemente la intensidad de luz que llenaba antes la carpa durante el montaje audiovisual deba ahora
contraponerse con la oscuridad, para que sólo resalte la zona de las intervenciones, de nuevo la persona
(para reforzar el mensaje de que se trata de una máquina que se hace por personas y para el servicio de
las personas).
Después de las intervenciones entramos de lleno en el hecho que justifica el acto: la colocación de la
primera piedra. Puede hacerse en el interior de la propia carpa, pero entendemos que sería más deseable
que para este momento el entorno del solar en obras se hace más aconsejable. Habremos elegido un lugar
idóneo, con un fondo apropiado. Todos los invitados se dirigirán hasta allí y de forma sencilla se seguirá
con el tradicional protocolo de este momento.
Éste es otro bello momento para la creatividad del responsable de protocolo. Otra pieza más a pegar en el
puzzle. El tipo de acto que estamos haciendo exige más que la rutinaria técnica de tomar un recipiente e
incluir en él unas monedas de uso corriente, unas páginas de periódico del día y el escrito que recuerda la
efemérides, antes de que todo ello se reintroduzca en el hueco de lo que será realmente la primera piedra.
Necesitamos más imaginación acorde con los objetivos del acto. Tiene que reflejarse también en este
momento nuestros objetivos. ¿Por qué no introducir en la caja futurista, además, un viejo ordenador portátil
o una pieza informática que quedará desfasada,  o algo similar? Los protagonistas de este momento –el
presidente de la empresa y su director, junto a las principales autoridades– irán introduciendo elementos
simbólicos que juegan al equilibrio de lo tradicional y lo moderno, las monedas y las tecnologías, los
periódicos y los viejos aparatos, el acta del momento y el CD de la presentación utilizado anteriormente.
Todo mientras una voz en off explica el significado de cada cosa. Seguimos creando fascinación,
imaginación, futuro y solvencia. Son las claves de este acto. Todo ello en la caja se introduce en la piedra
para posteriormente echar las paletadas de cemento que sellan oficialmente el inicio de la obra. Una
primera piedra que quedará allí para siempre porque se ha elegido un emplazamiento que permitirá en el
futuro observar dónde quedó, que a tal fin llevará la inscripción correspondiente: “Ésta es la primera piedra
del…, colocada el día…” o texto similar.
Cumplida la misión damos un nuevo paso en nuestro cronograma y regresamos a la carpa que presentará
ahora otra decoración adaptada al acto que se celebrará: el cóctel o vino de honor, momento para los
encuentros, las conversaciones, el trato personalizado. Tiempo distendido para el acercamiento entre
todos, para las atenciones personalizadas. Un cóctel también acorde al futuro, sin caer tampoco en
cursiladas o en menús de riesgo. Tal vez cambiando el envolvente y los materiales que sirven de apoyo
podría ser suficiente. La comida en este caso seguramente es lo de menos.
Finalizado el acto, vendrá la despedida de los invitados que habrá que cuidar tanto como el recibimiento.
Será el momento para facilitarles el material con la documentación y, probablemente, si disponemos de
presupuesto, para obsequiar con algún regalo institucional que tenga como valor el detalle y su significado.
No se trata de regalar valor material, sino entregar nuevas dosis de imaginación que se van con el invitado.
Es el recuerdo permanente de una obra que ha empezado y que tardará un tiempo en hacerse realidad. Es
la prolongación del mensaje más allá del propio acto.
La imagen corporativa
En todo el diseño general, no debemos soslayar en momento alguno el uso de la imagen corporativa de
nuestra empresa o institución. Debemos intentar que se refleje sin exceso, pero que esté presente en los
puntos adecuados, allá donde se centre principalmente la atención y, también, en aquellos rincones
descuidados de nuestra decoración general. Debemos contar con ella para el diseño de los materiales, de
las arquitecturas, de las invitaciones, de la placa de inscripción de la primera piedra, de la documentación
y, cómo no, de las invitaciones. Todo pensado hasta el mínimo detalle para que detrás de esa imagen no
se vea el sentido del impacto publicitario, sino el mimo de la marca de la casa.
La imagen corporativa no debe verse sólo como los rótulos o anagramas que vayamos a utilizar, sino
desde el punto de vista del conjunto de los diseños generales. Todo debe respirar a las formas, colores y
diseños de la marca de la casa, identificarse plenamente con la tarjeta de presentación de la empresa que
es su imagen, hecha oportunamente por los especialistas en la materia. Y la incorporación de la imagen
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18/6/2015 La planificación de un acto: del caos al orden

corporativa a los actos debe ser responsabilidad del equipo de protocolo, que a buen seguro sabrá buscar
opiniones de aquellos especialistas. Sus opiniones también son importantes para configurar nuestro puzzle.
Los medios de comunicación
La mayoría de los actos públicos se hacen para obtener la máxima difusión en la sociedad. Por lo tanto,
tenemos que atraer a los medios de comunicación y una vez conseguido, enamorarles con nuestro evento,
impactarles y hacerles llegar plenamente los objetivos y los mensajes. Para ello, tenemos que diseñar
nuestro acto teniendo en cuenta las técnicas de interés periodístico y las necesidades de los medios:
prensa escrita, fotógrafos, radios, televisiones. Cada uno tiene sus propias exigencias y lo que puede ser
bueno para televisión tal vez no lo sea tanto para la radio o viceversa.
En consecuencia, debemos de planificar el acto teniendo en cuenta a los medios de comunicación, y eso
con independencia de la política que desde el departamento de comunicación se disponga para este
lanzamiento. Todo el acto tiene que interesar a los medios, buscando, eso sí, que el máximo interés se
concentre, desde el punto de vista gráfico, en aquello que mejor recoja los objetivos y mensajes del evento
y la venta de nuestra imagen.
El equipo organizador ha de resolver los lugares desde los que trabajen los profesionales de los medios de
comunicación, ofreciendo enfoques interesantes y diferentes, permitiendo el acceso a cada una de las
fases del evento que sean públicas y procurando transmitir en todo momento ese cariño que los periodistas
y fotógrafos saben detectar con facilidad cuando se les tiene en cuenta. Entonces también ellos saben
respetar las reglas del juego y la convivencia entre la armonía del acto y la necesaria movilidad de las
cámaras se alcanza. No siempre resulta posible, pero debe ser una máxima del profesional de protocolo
intentar alcanzar las más altas cotas a favor de los medios.
Los invitados y la taquilla
Como todo el mundo piensa ahora que lo importante de un acto reside en la presencia de los medios de
comunicación, y tampoco es así del todo, se corre el riesgo de convertir a los invitados en extras de lujo
que sirven, como en los platós televisivos, para aplaudir cuando conviene o para dar sensación de llenazo
o de poder de convocatoria. Los invitados son fundamentales en un acto si acertamos en la selección de
las personas a quienes remitir la oportuna tarjeta. Éstos deben ser nuestros públicos directos, aquéllos en
quien en primera instancia tenemos más urgencia de hacer llegar nuestros objetivos y mensajes. Exige, por
tanto, un trato adecuado y necesitamos de ellos que salgan de nuestro evento con buenas vibraciones,
pues su propaganda puede ser a veces más efectiva que la propia televisión en horas de máxima
audiencia. Dependerá, obviamente del tipo de acto que programemos y del posible interés general o
selectivo, pero en cualquier caso los invitados, como tales, son parte sustancial del acto y debemos
dispensarles el mejor de los tratamientos. Es importante remarcar esta cuestión, ya que en muchas
ocasiones se trata a los invitados generales como meros espectadores que rellenan parte del espacio que
hemos creado para la realización del acto y con demasiada frecuencia sólo se cuida a aquellos invitados
VIP dejando que los demás se las apañen como puedan.
Antes ya hicimos alusión a la forma de establecer la lista de los invitados y someterla a la consideración
de nuestros superiores. Una vez aprobada la relación, tenemos que entrar en contacto con ellos. En primer
lugar, les hacemos llegar la oportuna carta o tarjeta de invitación emitida con la antelación debida.
Debemos enviarla a la dirección correcta, comprobando una y otra vez que los nombres y los tratamientos
son los exactos. Los errores aquí se pueden pagar caro. Para el acto que nos sirve de guía en este tema,
la invitación ha de responder a las características del mismo, siendo inimaginable que recurramos en este
caso a los tradicionales tarjetones. Precisa de mayor imaginación, de corte futurista. No hemos de olvidar
que la invitación es la primera ventana del acto que se abre al exterior y que en ocasiones su simple diseño
y texto pueden ser decisivos para que una persona decida confirmar o disculpar su presencia.
Lanzadas las invitaciones hemos de preocuparnos de hacer el seguimiento sobre su posible recepción y
posteriormente hacer las gestiones oportunas para conseguir el mayor nivel de respuesta. En paralelo
dispondremos la llamada taquilla, que además de asumir las funciones de elaborar los listados y crear el
programa informático para el seguimiento, debe de ocuparse de las confirmaciones, de la ubicación de los
invitados en el acto y de trasladar la información a los miembros integrantes del equipo. Funcionar con una
buena intranet en estos casos facilita la buena coordinación en todos los departamentos implicados en la
organización.
Los proveedores y su gestión
Seguimos intentando poner orden en el caos. Hemos trazado ya las líneas maestras de nuestra propuesta
de acto. Con la ayuda de un diseñador o nosotros mismos si tenemos conocimientos informáticos al
respecto, preparamos una presentación que refleje los objetivos del acto y el desarrollo del mismo,
incluyendo las arquitecturas previstas. Ese documento es el que sometemos a la supervisión del equipo
colaborador en primer lugar y después a nuestros superiores. De obtener el visto bueno inicial, con los

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18/6/2015 La planificación de un acto: del caos al orden

ajustes que seguramente nos introducirán, pasaremos a la fase de la gestión.
Aquí nos encontramos con varios modelos de gestión de un evento: integral, parcial y descentralizada. El
modelo integral es aquél en el que el responsable de protocolo, junto con su equipo, asume la gestión total
de los proveedores. Para ello, establece la totalidad de las necesidades y gestiona directamente con cada
proveedor los presupuestos y las ejecuciones. Esta opción exige que el coordinador de protocolo sea un
experto en gestión y dirección, responsabilidad que va más allá de la mera tarea de hacer protocolo, pues
entre otras cosas deberá realizar los presupuestos generales del acto (donde los márgenes de error han de
ser pequeños), tramitar la petición de ofertas y las oportunas adjudicaciones, reunirse con los
adjudicatarios para establecer los mecanismos de la relación y el desarrollo de los trabajos y controlar la
ejecución de los compromisos, así como gestionar los pagos correspondientes.
El modelo parcial es aquél en que el coordinador de protocolo asume sólo parte de la gestión directa de los
proveedores, adjudicando el resto a una empresa que aporta servicios múltiples. Esto facilita el trabajo y el
control y aumentan las posibilidades de mejor compenetración, pero tiene el riesgo de la excesiva
dependencia. El modelo descentralizado es aquél en que se adjudica a una única empresa todo lo relativo a
los suministros necesarios para el evento. Son las empresas de servicios integrales, que lo mismo montan
un escenario que te aportan coches, un carpintero, un electricista o un catering. Normalmente, se recurre a
empresas de garantía con las que se trabaja asiduamente, en la que se descansa todo lo relativo a los
proveedores y en la que se tiene una total confianza. Aporta, pues, esa ventaja (descarga de trabajo), pero
el severo inconveniente de una absoluta dependencia, lo que obliga a un seguimiento muy de cerca de los
ritmos de trabajo de la adjudicataria.
La gestión del evento exige el control periódico del estado de trabajo de los proveedores y la celebración de
reuniones sistemáticas para comprobar que todo sigue el curso fijado. Debe establecer los plazos y
calendarios de actuaciones, realizando la correspondiente programación y velando por el cumplimiento de
la misma.
Al protocolo actual ya hay que incorporar sofisticados programas informáticos que habiéndo sido creados
para otros avatares son perfectamente aplicables a la gestión de los actos. Así, el Técnico en Protocolo e
Ingeniero Técnico Industrial, José Luis Cubero­Somed, afirma que “la importancia decisiva del factor de
tiempo en las tareas de programación de un acto y la necesidad de considerar y medir todas las labores
elementales que intervienen en la preparación y ejecución del mismo, hace imprescindible la utilización de
técnicas que permitan la representación esquemática de todas las actividades y muestren ordenadamente
las complejas relaciones que ligan las tareas parciales que componen una programación”.
Señala el citado especialista que con la aplicación de los métodos científicos de programación y control se
hace más fácil establecer un orden a las múltiples y variadísimas operaciones que intervienen en la
preparación de los actos a programar. “Con la ayuda de estos sistemas de administración de proyectos, los
organizadores pueden medir y ponderar todos los factores posibles que intervienen tanto en la preparación
como en la ejecución de los actos y, consecuentemente, ganar en rapidez de ejecución y toma de
decisiones que, además, tendrán un carácter menos incierto”.
En concreto propone dos métodos tradicionales de administración de proyectos: el método de la ruta crítica
(MCR) y el Diagrama de Gantt. El sistema de programación MCR es un modelo matemático que calcula la
duración total de un proyecto basándose en el tiempo previsto para cada tarea en particular y en las
dependencias entre éstas. Además, identificará qué tareas son críticas, es decir, determina cuáles son las
obligaciones que de retrasarse en su acometida producirían una demora en la fecha de finalización del
proyecto (en consecuencia fallos en la ejecución del acto). El Diagrama de Gantt es un desarrollo
independiente de sistemas de administración de proyectos. Fue creado por Henry L. Gantt como un modo
de representar gráficamente las actividades a lo largo de una escala temporal.
En opinión de este especialista, la aplicación de estos sistemas aportan para el profesional de protocolo
grandes ventajas tales como disponer de información clara en el tiempo, determinar las operaciones del
proyecto, la posibilidad de corregir fallos a tiempo, realización de una correcta previsión de los recursos,
conocer con más detalle las probabilidades de éxito, vigilar los sectores débiles, determinar las actividades
críticas que pueden provocar retrasos y permitir la ejecución de los proyectos por personas distintas a
quienes lo diseñaron, algo esto muy importante, pues un profesional de protocolo no es Superman y con
las tensiones propias de este tipo de programaciones nunca hay que descartar posibles bajas por
enfermedad o similares.
El equipo organizador
Las piezas del puzzle, con una buena planificación del acto y una buena gestión, se van casando con
facilidad, siempre y cuando que sigamos teniendo en el diseño la fotografía final que queremos tener de
nuestro acto. Para que todas las piezas se ensamblen bien es preciso (y hoy más que nunca) que en las
organizaciones de tipo medio y grande exista un buen equipo organizador. El responsable de protocolo, con
la simple ayuda de unas azafatas/os, no puede sacar bien un acto adelante. En este sentido, hemos de
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18/6/2015 La planificación de un acto: del caos al orden

remitirnos de nuevo a la definición que en la introducción hacemos del responsable de protocolo, sus
misiones y responsabilidad y la importancia de tener un buen equipo.
Hoy en día, los equipos de protocolo se instrumentan mediante las siguientes categorías:
­          Director/jefe de Protocolo. Asume la responsabilidad general de la organización y la coordinación
de todo el personal y de los proveedores. Su misión principal es crear y diseñar, establecer las
correcciones, fijar las políticas a seguir, ser interlocutor ante sus superiores e instituciones implicadas,
impulsar los trabajos y supervisarlos, dirigir los ensayos, seleccionar el personal y los proveedores y,
especialmente, dirigir la ejecución del evento.
­          Coordinador de Protocolo. Es el segundo de abordo. Asume parte de las competencias del
director y junto a él participa en la gestión integral. Debe de estar al tanto de todo y sustituir a su jefe en
caso de necesidad. Coordina a todos los colaboradores y asiste en todo momento a su superior.
­          Técnicos de Protocolo. Son responsables de cada una de las subáreas que en el organigrama
sean necesarias crear para atender todas las necesidades.
­          Enlaces. Son personas con conocimientos en protocolo a quienes se les encomiendan tareas de
control y atención a determinados invitados o a situaciones específicas (enlace de escenario, enlace de
autobús, de aparcamientos, de delegaciones, etc…). Entran a trabajar en una fase más próxima a la
ejecución del evento.
­          Auxiliares de Protocolo. Son conocedores de las reglas básicas de protocolo y organización que
realizan tareas determinadas y de marco reducido especialmente en la ejecución de los actos. Suelen
incorporarse en la fase más tardía de la preparación.
Obviamente, en esta estructura no hemos incluido otros técnicos que las organizaciones complejas ya
precisan y que no proceden directamente de protocolo, pero trabajan para él o coadyuvan con él, tales
como los responsables de comunicación, viajes y alojamiento, infraestructuras, mantenimiento, gestión
económica, seguridad, relaciones institucionales, etc. La ampliación de este organigrama vendrá dado por
el tipo de acto y su complejidad.
La teoría del orden o de la protocolización
Todo el desarrollo anterior del tema en cuestión puede llevar a pensar a algunos que protocolo al final sólo
es cuestión de creación, gestión y ejecución. Obviamente, con un buen diseño de acto que tenga en
cuenta las exigencias protocolarias, una correcta gestión en los preparativos y un adecuado equipo
entrenado para la correcta ejecución tenemos un 90 por ciento del éxito. Pero no es suficiente. Falta poner
orden a las pequeñas cosas o aparentes pequeñas cosas.
Aquí es donde las técnicas tradicionales de protocolo, junto a las normativas para los actos oficiales o los
procedimientos aprobados en las diferentes entidades cierran el círculo de la organización. Hay que
protocolizar, o si se prefiere, llegar a la protocolización. Aunque mi buen amigo y gran profesional, hoy
disfrutando de una merecida jubilación, Mauricio Domínguez Domínguez­Adame, que fuera jefe de
Protocolo del Ayuntamiento de Sevilla durante varias décadas, recientemente en un curso en El Escorial en
junio de 2005 me decía que no podíamos utilizar la palabra protocolizar o protocolización, pues en el
diccionario no tienen aplicación para lo nuestro; creo que es otra palabra a incorporar a la jerga de la
profesión.
Según la Real Academia Española, protocolizar es “incorporar al protocolo una escritura matriz u otro
documento que requiera esta formalidad” y protocolización es “acción y efecto de protocolizar”. Está claro
que de estas expresiones no podemos valernos para instrumentar una teoría sobre el orden y la
protocolización, pero sí nos permite inspirarnos en ellas. Trasladado a la organización, la protocolización
sería la técnica mediante la cual ponemos orden todo a aquello que requiere de unas precedencias o de
unas jerarquías.
Todos los actos requieren de una correcta protocolización, con lo que no queremos decir que haya que
protocolizar todo lo protocolizable, y perdón por la reiteración. Se trata de instrumentar las ordenaciones
relativas a las personas que participan en el evento, ordenar el desarrollo lógico de la parte institucional del
mismo y disponer adecuadamente los materiales que arrastran consigo jerarquizaciones. Todo ello, en
virtud a las normativas, tradiciones, técnicas y estrategias vigentes o dispuestas.
Así pues, se precisará establecer las precedencias para las líneas de saludo (de acuerdo a las normativas
oficiales si son autoridades), a los manuales internos de las entidades privadas, a la práctica internacional,
a las costumbres o a la estrategia y lógica de un acto. Lo mismo para determinados materiales, como
banderas, mesas y otros símbolos que también responden a criterios de orden ya establecidos por norma o
costumbre. Esta necesaria protocolización, que en el caso de las personas alcanzará hasta donde la lógica
del acto lo determine, precisa de grandes conocimientos en materia de protocolo, pues aquí los errores

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18/6/2015 La planificación de un acto: del caos al orden

pueden empañar mucho la correcta organización general de todo el evento.
La protocolización llega normalmente en la fase final de la preparación. Fijado todo, conocidos los invitados
que han confirmado, o establecidas las banderas o el número de mesas, se procede a establecer las
ordenaciones finales. Algo que siempre te ocupa hasta muy última hora. Bien lo saben los buenos
profesionales, que gracias a su experiencia tienen preparadas hasta las alternativas por si acaso alguien
falla a última hora o aparece de improviso. Ahí también se mide al buen gestor.

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