1.1.

-Protocolos y Edecanes
- Se encuentra formado por 80 personas ( 40 varones y 40 damas).
- Tiene las siguientes funciones:
a).- Se encargara de la recepción de las delegaciones desde su llegada hasta su partida, así como también brindarle la información necesaria y de
importancia tanto del evento, como de la ciudad y lugares turísticos de interés, que los participantes requieran o amerite conocer.
b).- Mantener plenamente identificado el staff de conferencistas, expositores, decanos, autoridades y visitantes ilustres procurándoles las
facilidades de sus requerimientos haciendo mas grata su estadía.
c).- Elaborar horarios y cronogramas de arribo y partida de las delegaciones haciendo las coordinaciones necesarias con las compañías terrestres,
aéreas y fluviales para así poder recepcionar y atender a las delegaciones participantes.
d).- Realizar las coordinaciones necesarias con cada uno de los delegados natos de cada Universidad para el arribo de su delegación, para lo cual
deberá tener una base de datos.
e).- Asimismo se encarga de proporcionar información a los participantes ya sea de hoteles, hospedajes, para lo cual deberán presentar una lista
con hoteles, con 3 meses de anticipación al evento para su publicación en la pagina web, afiches, trípticos, para lo cual elaboraran una base de
datos.
f).- Gestionar convenios con hoteles para así poder abaratar costos de los participantes en cuanto a hoteles.
g).- Se encarga de que las delegaciones asistan a las conferencias para lo cual coordinara su traslado a los eventos académicos y sociales (si en
caso la distancia sea larga) con la Sub Gerencia de Transporte
h).- Determinar el programa de protocolo a seguir durante la semana del evento, tanto para los eventos académicos, sociales y turísticos.
i).- Deberá encargarse de atender a los integrantes de la mesa de honor durante las conferencias.
j).- Brindara apoyo a la Gerencia de Marketing y Asuntos Sociales para la difusión y promoción del evento en Instituciones locales tales como
Universidades e institutos, brindando informes generales a través de quioscos, y demás.
k).- Colaborara con la Gerencia de Marketing y Asuntos Sociales, durante el reparto de los Coffe Break durante la semana del evento, así como
también el día de la realización del City Tour y el Almuerzo de Confraternidad.
l).- Para la realización de todas sus actividades deberá realizar un plan de trabajo así como también un cronograma de actividades.
1.2.-Atención a Conferencistas y Panelistas
- Se encuentra formado por 7 personas ( 2 varones y 5 damas).
- Tiene las siguientes funciones:
a).- Se encarga de la recepción de los conferencistas, panelistas desde su llegada hasta su partida, así como también brindarles la información
necesaria y de importancia tanto del evento, como de la ciudad y lugares turísticos de interés, que los conferencistas, panelistas requieran o
amerite conocer.
b).- Mantener plenamente identificado el staff de conferencistas, panelistas, decanos, autoridades y visitantes ilustres procurándoles las
facilidades de sus requerimientos haciendo mas grata su estadía.
c).- Elaborar horarios y cronogramas de arribo y partida de conferencistas, panelistas haciendo las coordinaciones necesarias con las compañías
terrestres, aéreas y fluviales para así poder recepcionarlos y atenderlos (Coordinara con la Gerencia de Asuntos Académicos).
d).- Se encargara de la alimentación y hospedaje de los conferencistas y panelistas del evento en base a los requerimientos de este (coordinara
con la Gerencia de Recursos Humanos en cuanto a la alimentación).
e).- Se encarga de trasladar los conferencistas al salón de convenciones (Coordinara con la Gerencia de Logística) , en la hora puntual que le
toque, siendo la presente Gerencia la responsable.
f).- Dicho personal del presente departamento de trabajo se dedicara en forma exclusiva a atender a los conferencistas, panelistas, y de más
autoridades asistentes al evento.
g).- Para la realización de todas sus actividades deberá realizar un plan de trabajo así como también un cronograma de actividades.

2.- Sub Gerencia de Turismo

- Se encuentra conformado por 2 personas.
- Tiene las siguientes funciones:
a).- Elaborar una base datos de todos los sitios turísticos de la ciudad de Piura, así como de los transportes a utilizar y hoteles en caso que dichos
sitios sean fuera de la ciudad, para así incluirlos en boletines, guías turísticos, trifoliados, y en la pagina Web del evento.
b).- Agenciarse del material publicitario turístico de la región para ser difundido mediante guías turísticos, boletines, trifoliados, para que así se
mantengan informados los participantes.
c).- Se encarga de la elaboración de un folleto o guía turística de Piura, para posteriormente entregárselo a la Gerencia de Logística para que sea
incluido en la Guía del Participante para que así los participantes puedan identificar los sitios turísticos al momento de la realización del city
tour y tour opcional respectivamente.
d).- Coordinar con la Gerencia de Logística acerca del ómnibus y microbuses a utilizar para lo que la realización del city tour (lugar de partida, la
ruta a seguir y lo demás que confiere a la presente).
e).- Seleccionar los sitios turísticos (Centros Recreacionales, museos, miradores, etc.), elaborando rutas, modalidades, tours así como también
controlando el tiempo de duración de cada visita.
f).- Coordinar acerca de la cantidad de microbuses a utilizar para lo cual coordinara con al Secretaría de Sistemas e Informática en base a la
calidad de participantes.
g).- Deberá proponer al CDO convenios con institutos de turismo para la realización del city tour.
h).- Coordinar con las agencias de turismo lo referente al tour opcional así como la variedad de tours a brindar para así brindar facilidad a los
participantes.
i).- Para la realización de todas sus actividades deberá realizar un plan de trabajo así como también un cronograma de actividades.