Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Comunicareaorganizationala 140225040141 Phpapp02
Comunicareaorganizationala 140225040141 Phpapp02
INTRODUCERE..................................................................................................................... 1
Capitolul 1. Comunicarea………………………………………………………………………………………..… 4
1.1 Considerente generale…………………………………………………………………………..…. 4
1.2. Funcţiile comunicării......................................................................... 6
1.3 Formele şi mijloacele de comunicare................................................................ 7
Capitolul 3. - Studiu de caz : Compania X-Trade Brokers- filiala din România …………….. ..20
BIBLIOGRAFIE ………………………………………………………………………………………………………………. 31
1
INTRODUCERE
Comunicarea reprezintă putere. Comunicarea este una dintre cele mai vechi acțiuni,
folosită atât de către oameni, cât și de către celelalte viețuitoare. Omul a fost creat pentru a
trăi într-o comunitate, iar pentru aceasta el are nevoie să interacționeze cu ceilalți semeni
folosindu-se de comunicare.
Unii dintre noi se nasc cu un talent deosebit de a comunica, punând în evidență
personalitatea și având o capacitate remarcabilă de a stăpâni și a valorifica mijloacele de
comunicare, alții însă au nevoie să dezvolte această capacitate, să învețe să comunice,
pentru a interacționa mai ușor, pentru a-și menține, pentru a-și imbunătăți relațiile cu
ceilalți, indiferent de natura relației.
Oamenii învăță de mici să comunice cu ajutorul cuvintelor, dar pe parcursul vieții își
dau seama că, cuvintele uneori nu sunt de ajuns. Atunci cănd își doresc să comunice, să
ofere sau să primească informații ei se folosesc de limbajul verbal, însă există momente când
cuvintele devin neputinciose, sau lipsite de adevăr. Și în aceste momente oamenii realizează
că nu comunică, oferă sau primesc doar ce iși doresc, ci ei transmit și mesaje neintenționate.
Oamenii au dorit întotdeauna să comunice între ei: idei, opinii, atitudini, sentimente,
etc. Istoria comunicării începe cu limbajul semnelor şi crearea diverselor limbi şi continuă în
zilele noastre cu Internet-ul, forma cea mai complexă de comunicare.
Oamenii comunică atăt voit cât și neintenționat prin gesturile, expresiile feței,
limbajul trupului, vestimentație, etc. Cercetătorii au studiat formele comunicării,
comunicarea fiind una dintre cele mai complexe științe, cu multiple înțelesuri, un proces
dinamic, aflat într-o permanentă transformare.
Cu cât un individ poate comunica mai bine, mai clar, mai repede, cu atât îşi poate
realiza mai bine scopul propus. Lumea nu poate fi concepută fără comunicare, omul nu
poate să nu comunice. Aceasta derivă din faptul că omul este o fiinţă cine trăieşte în
comunitate şi niciodată izolat.
Formele şi modul de comunicare sunt diverse, la fel şi mijloacele prin care se
realizează comunicarea.
O bună capacitate de comunicare este una dintre calităţile de bază ale unui
mamager, poate una dintre cele mai importante, de care depinde cel mai mult succesul
acestuia. Nicki Stanton (1982), în lucrarea sa „The Business of Communication”, afirmă că,
studiindu-se activitatea managerilor, s-a constatat că aceştia îşi petrec 7 minute din 10 într-o
2
formă de comunicare. Această afirmaţie nu mai lasă nici o urmă de îndoială asupra
importanţei deosebite pa care o prezintă studierea comunicării.
În general, prin comunicare se înţelege procesul prin care se schimbă informaţii cu
alţi indivizi.
Activitatea de conducere se defineşte ca o activitate complexă ce are drept scop
eficientizarea eforturilor oamenilor în procesul muncii. Exercitarea procesului de conducere
presupune existenţa unor persoane care efectuează activităţi specifice procesului de
management, aceste persoane fiind denumite, manageri.
Există opinii diferite în ceea ce priveşte definirea managerului (cadru de conducere).
Definiţia adoptată de majoritatea specialiştilor este: orice persoană care ocupă o
funcţie de conducere într-o organizaţie socio-economică reprezintă un manager (cadru de
conducere), indiferent de treapta ierarhică pe care se află.
3
Capitolul 1. Comunicarea
Selectarea şi
interpretrea Surse de distorsiune
feedback-ului (zgomot,lumina,
temperatura,
aglomeraţie,factori psihici)
FEEDBACK
1.2. interpersonală
1.3. în grup
1.4. publică
1.5. de masă
2.2. paraverbală
2.3. nonverbală
4.2. operaţional-metodologică
5.Finalitatea actului comunicativ 5.1. accidentală
5.2. subiectivă
5.3. instrumentală
6. Capacitatea autoreglării 6.1. unidirecţională
6.2. bidirecţională
7.2. neoficială
8.2. periodică
8.3. aperiodică
5
9. Statutul interlocutorilor 9.1. verticală
9.2. orizontală
10.3. publicitară
10.4. politică
10.5. de afaceri
10.6. interculturală
1
Dinu, Mihai, Comunicarea. Repere fundamentale. Bucureşti, Ed. Orizonturi, 2007, p. 116
2
Popa, Mariana, Comunicarea. Aspecte generale și particulare. Ed. Paideia, București, 2006
6
emotivă- ce constă în evidențierea stărilor interne ale emițătorului, precum interjecții de
tipul of, sâc, ura, huo, unele forme verbale precum expresii de genul: Doamne ferește, fir-ar
să fie, precum și o sumă impresionantă de mijloace stilistice prin care exprimăm reacțiile
noastre sufletești la contactul cu realitatea înconjurătoare,
b) conativă sau persuasivă sau retorică ce e îndreptată către destinatarul comunicării, de la
care se intenționează să se obțină un anume tip de răspuns,
c) funcția poetică ce este centrată pe mesaj, dar nu are în vedere și referința, adică situația
sau fenomenul real pe care le vizează comunicarea; dacă limbajul științific pune accentul
asupra despre ce se vorbește, accentul în cazul limbajului poetic cade asupra ideei de cum se
spune;
d) funcția referențială- care pe lângă referința mesajului vizează și cadrul situațional în care
are loc transmiterea acestuia,
e) funcția metalingvistică se manifestă ori de câte ori în cadrul comunicării apare necesitatea
de a se atrage atenția asupra codului utilizat. Perifrazele explicative care precizează
accepțiunea în care trebuie înțeles un termen, gesturile sau tonul ce indică receptorului
cheia în care trebuie decodificat mesajul aparțin sferei metalingvisticului,
f) funcția fatică- are în vedere caracteristicile canalului de comunicare și controlul bunei
funcționări a acestuia, o astfel de funcție o au gesturile sau formulele de salut, o multitudine
de semnale fatice însoțesc comunicarea interpersonală prin confirmări verbale” 3
Conform concepției lui Jakobson, cele șase funcții definite de el coexistă în orice tip
de comunicare, însă diferă de la caz la caz ierarhia lor de importanță, stratificarea rezultată
constituind un criteriu de clasificare a evenimentelor verbale. Deși sunt evidențiate șase
aspecte fundamentale ale limbii, cu greu se pot găsi mesaje verbale care să îndeplinească
numai o funcție; structura verbală a unui mesaj depinde cu precădere de funcția
predominantă”4.
3
Dinu, Mihai, Comunicarea. Repere fundamentale. Bucureşti, Ed. Orizonturi, 2007, p. 117 -120
4
Dinu, Mihai, Comunicarea. Repere fundamentale. Bucureşti, Ed. Orizonturi, 2007, p. 120
7
avantaje şi dezavantaje. Alegerea celei mai adecvate forme este condiţia esenţială în
realizarea obiectivului urmărit prin transmiterea mesajului. Managerul, care, într-o
organizaţie, este principalul emiţător, va folosi forma care este cea mai uşoară atât pentru
el, cât şi pentru destinatar. Unii indivizi înţeleg mai bine mesajul oral, alţii pe cel scris. Este
preferat mesajul scris, din considerente de precizie.
Comunicarea scrisă foloseşte limbajul scris cu ajutorul cuvintelor, care rămâne
înregistrat, dar uneori poate ajunge la destinatari neintenţionaţi. În cadrul organizaţiilor este
inevitabilă această formă. Ea se concretizează în documente precum: note, circulare,
rapoarte, propuneri, decizii, scrisori etc. Se caracterizează prin: lizibilitate (mesaj uşor de
citit), corectitudine şi adecvare.
Are avantajul unei pregătiri atente a mesajului, care îi conferă claritate, precizie şi
posibilitatea utilizării unor procedee corespunzătoare.
Marele dezavantaj constă în faptul că necesită mult timp pentru reacţie, iar costurile
sunt ridicate, atât cele directe (hârtie, tipar, transmitere), cât şi cele indirecte (arhivare,
deteriorarea mediului).
Pentru a fi eficientă, comunicarea scrisă trebuie să emane o atitudine pozitivă, care
ţine de: politeţe, consideraţie, claritate, concizie, completitudine şi mod de organizare.
Comunicarea orală foloseşte limbajul verbal şi este utilizată pe scară foarte largă,
reprezentând aproximativ 70-75% din timpul destinat comunicării de către manageri.
Interlocutorul poate fi o persoană – comunicare faţă în faţă (interpersonală, care poate fi şi
interactivă) sau un grup (comunicare în faţa unui auditoriu). În general, comunicarea verbală
include: relatări despre evenimente, împrejurări, sentimente şi reacţii, părerile despre
oricine şi orice, opinii. În cadrul organizaţiei, acest tip de comunicare vizează: schimbul de
informaţii, instruirea subordonaţilor, modificarea identităţii individuale sau de grup,
influenţarea atitudinii subalternilor, menţinerea sau modificarea culturii manageriale etc. În
afara organizaţiei, comunicarea verbală vizează: crearea şi menţinerea unei imagini
favorabile, a unor relaţii cât mai bune cu diverşi parteneri, explicarea politicii organizaţiei
etc.
O importanţă deosebită o are maniera de adresare, de a transmite mesajul astfel
încât acesta să fie convingător, clar, scurt şi precis pentru a-şi atinge ţinta.
Această modalitate de comunicare prezintă o serie de avantaje: schimb rapid de
informaţii directe, adeseori sub forma dialogului, personalizarea relaţiei şef-subaltern,
8
flexibilitatea exprimării, folosirea chiar a jargonului (limbaj specializat al unei colectivităţi),
costuri mai reduse etc.
Adresarea verbală are şi dezavantaje, legate de faptul că dialogul poate conduce la
pierdere de timp şi nu se încheie întotdeauna cu acordul părţilor, iar în cazul transmiterii
succesive, prin trepte ierarhice, se poate pierde şi o parte a informaţiilor, deoarece sunt
filtrate de fiecare şef ierarhic.
Comunicarea nonverbală constă în transmiterea mesajelor prin alt mijloc decât
scrisul sau vorbitul, cum ar fi: gesturi, mimică, mişcări ale corpului etc. şi care sunt de fapt
,,mesaje parţiale sau adiţionale ce completează conţinutul mesajelor verbale“. Poate fi un
mijloc eficient de descifrare a mesajelor pe care le transmite emitentul. Limbajele neverbale,
completate de limbajul paraverbal (forma vocală de limbaj neverbal precum: inflexiunea şi
tonalitatea vocii, ritmul de vorbire, modul de accentuare a cuvintelor, pauzele între cuvinte
etc.) apelează la toate simţurile noastre şi se bazează pe seturi de simboluri care pot avea un
înţeles clar sau ambiguu. Principalele tipuri de comunicare neverbală sunt:
– comunicarea senzorială – se bazează pe ceea ce recepţionăm prin intermediul
simţurilor;
– comunicarea estetică – prin care se transmit diferite emoţii artistice;
– comunicarea însemnelor (insigne, fanioane, uniforme) şi a simbolurilor (titulatură,
decoraţii).
Cele mai utilizate mijloace de transmitere a mesajelor nonverbale sunt: limbajul
corpului (expresia feţei, a ochilor, poziţia fizică, în special a capului şi a mâinilor), decorul
biroului, modul de folosire a spaţiului şi îmbrăcămintea. Formele de manifestare ale
comunicării neverbale cele mai eficiente sunt ilustrările (când se face apel la prezentarea
unor obiecte) şi manifestările afective (stări emoţionale, inflexiunea vocii).
Limbajele neverbale însoţesc şi comunicarea scrisă; ele sunt legate de aspectul grafic
al foii, structura şi formatul scrierii.
9
Capitolul 2. Comunicarea organizationala
5
Russu, C., Comunicarea organizaţională, volumul Sistemul informaţional managerial al organizaţiei, Bucureşti, Editura Economică, 2001,
p. 46.
6
M. Preda, Comportament organizaţional, Ed Polirom, Bucureşti, 2006, pp. 15-19
10
- „Diviziunea muncii a condus la specializarea muncitorilor şi la o productivitate mai
mare
- Economia de scală, adică scăderea preţurilor pe un exemplar datorită producerii unui
număr foarte mare de exemplare din acelaşi produs
- Economia de scop , presupune reducerea costurilor prin utilizarea mai bună a unor
resurse subutilizate în cazul producţiei insuficient organizate” 7
Cele mai importante funcţii în cadrul unei organizatii sunt :
- Planificarea
- Producţia
- Vânzarea
- Managementul
În cazul organizaţiei, comunicarea se defineşte ca procesul prin care are loc schimbul
de mesaje în vederea realizării obiectivelor individuale şi comune ale membrilor ei 8.
Comunicarea organizaţională implică două concepte, cel de comunicare şi cel de
organizaţie, dacă pe cel de comunicare l-am discutat deja, organizaţia poate fi definită ca
”un grup de dimensiune relativ mare care are norme, un număr de scopuri sau obiective
oficiale, o structură de statusuri şi roluri precum şi un set de reguli destinate să promoveze
obiectivele sale” 9. Pe de altă parte, organizaţia reprezintă “cardul social în care se
încadrează şi se integrează membrii unei societăţi şi care se constituie cu scopul realizării
unui grup de obiective dinamice stabilite” 10.
Analizând caracteristicile organizaţiilor, în lucrarea intitulată Managementul
organizaţiei (2008), autorii reliefează următoarele caracteristici cu ajutorul cărora
organizaţia se identifică: “cultura organizaţională-împreună cu tot ce presupune aceasta:
valori şi premise ale deciziilor şi ale acţiunilor, convingeri şi viziuni despre lume, simboluri şi
semnificaţii, tradiţii şi obiceiuri; structura- care se referă la aspectele tangibile ale
organizaţiei: organigrama, sisteme de recrutare, motivare şi formare, la politicile sale şi la
sistemele formale de conducere şi control, la structurarea ierarhică; colectivitate de indivizi-
care nu numai că sunt influenţaţi în mod diferit de socializarea lor, de modalităţile commune
7
M. Preda, Comportament organizaţional, Ed Polirom, Bucureşti, 2006, pp. 20-23
8
Tudorel Niculae, Ion Gherghiţă, Diana Gherghiţă, Comunicarea organizaţională şi managementul situaţiilor de criză, Bucureşti, Editura
Ministerului Administraţiei şi Internelor, 2006, p. 22.
9
Agabrian, Mircea, Strategii de comunicare eficientă. Iaşi, Ed. Institutul European, 2008, p. 55
10
Rusu, C, 2003 apud Neagu, Cibela, Udrescu, Mircea, 2008, p.10
11
de a acţiona şi de a înţelege realităţile organizaţiei, dar pot influenţa în grade diverse, mai
ales dacă ocupă funcţii strategice, cultura şi structura organizaţiei” 11 .
În ceea ce priveşte comunicarea organizaţională, aceasta este „un proces, de regulă
intenţionat, de schimb de mesaje intre persoane, grupuri şi niveluri organizatorice din cadrul
organizaţiei cu scopul infăptuirii atat a obiectivelor individuale cat şi a celor colective” 12 . De
calitatea aceste comunicări depinde în mare măsură buna funcţionare a tuturor segmentelor
organizaţiei; am putea spune că rolul comunicării creşte direct proporţional cu creşterea
rolului muncii în echipă şi cu shimbarea tipului de leadership.
11
Neagu, Cibela, Udrescu, Mircea, Managementul organizaţiei. Bucureşti. Ed. Tritonic, 2008, p. 14
12
Cornescu, Viorel, Mihăilescu, Ioan, Stanciu, Sica, Managementul organizaţiei. Bucureşti. Ed. All Beck, 2033, p. 239
13
Cismaru, Diana-Maria,Comunicarea internă în organizaţii. Bucureşti. Ed. Tritonic, 2008, p. 46
12
Pe de altă parte comunicarea formală este cea care asigură circulaţia fluxului de
informaţii absolute necesare pentru realizarea obiectivelor organizaţiei şi buna sa
funcţionare: ordine, regulamente, indicaţii pe linie ierarhică. Nerespectarea acestora atrage
după sine sancţiuni (atât în plan individual cât şi colectiv) şi poate aduce prejudicii
funcţionării organizaţiei.
În cadrul comunicării formale, comunicarea pe circuitele ierarhice are loc ascendent-
adică de la bază spre vârful organizaţiei sau comunicarea de jos în sus, descendent- adică de
la vârf spre baza organizaţiei sau comunicarea de sus în jos, şi orizontal, adică între angajaţi
ce aparţin unor departamente diferite sau aceluiaşi departament, dar care se află la acelaşi
nivel ierarhic-comunicarea pe orizontală.
Comunicarea descendentă (de sus în jos) are loc între şefi şi subordonaţi. Principalul
scop al acestei comunicări este de a influenţa, sau schimba comportamentele subalternilor
astfel încât performanţele şi randamentul acestora să crească. În lucrarea intitulată Tratat de
psihologie organizaţional – managerial (2004), autorul identifică următoarele funcţii ale
comunicării descendente respectiv: implementarea scopurilor, strategiilor, obiectivelor
(necesare organizaţiei in vederea bunei desfăşurări a activităţii sau a obţinerii succesului
organizaţional); transmiterea normelor/instrucţiunilor/comenzilor şi a raţiunilor acestora
(informaţii cu privire la modul de realizare a unor sarcini concrete şi la legăturile existente
între unele sarcini şi altele asemănătoare sau diferite desfăşurate în cadrul organizaţiei);
furnizarea informaţiilor cu privire la practice şi proceduri, astfel spus, la politica organizaţiei,
la regulile şi regulamentele existente în ea, la beneficiile şi aranjamentele structurale;
- feedback-uri privind performantele realizate (cuprind mesaje referitoare la evaluarea
rezultatelor obţinute în munca); îndoctrinarea (mesajele menite a-i motiva pe subordonaţi
şi, mai ales, a pune în accord misiunea organizaţiei cu valorile ei culturale, astfel încât
angajaţii să participe nu doar la activităţile productive, ci şi la ceremoniile organizate cu
diferite prilejuri) 14.
Comunicarea ascendentă (de jos în sus) se desfăşoară de la niveluri ierarhice
inferioare către cele superioare, de la subordonaţi la şefi. Sunt vehiculate informaţii de care
managerii au nevoie în procesul planificării, organizării şi conducerii activităţilor. De
asemenea, comunicarea ascendentă satisface nevoia subordonaţiilor de a fi luaţi în
14
Mielu ,Zlate, Tratat de psihologie organizaţional – managerală. Vol. I. Iaşi, Polirom, 2004, p. 502
13
considerare, de a li se lua în seamă revendicările, plângerile. De asemenea, comunicarea de
jos în sus cuprinde şi următoarele aspecte: oferă feedback de către angajaţi, facilitează şi
susţine implementarea unor decizii, încurajează propunerea unor idei valoroase, valorizează
şi motivează angajaţii. Comunicare de jos în sus poate fi stimulată şi susţinută fie prin
sistemul de chestionare de opinii fie prin sistemul de sugestii.
Scopul comunicării orizontale îl constituie coordonarea eforturilor în vederea
realizării propriilor obiective ale departamentelor sau a unor obiective comune ale acestora.
Dat fiind faptul că se desfăşoară între persoanele situate la acelaşi nivel ierarhic, ne mai
existând diferenţe de statute ierarhice, această comunicare capătă un caracter mai relaxat.
Acest tip de comunicare in cadrul organizaţiilor asigură următoarele apecte:
- transmiterea problemelor şi excepţiilor (mesajele conţin informaţii referitoare la dificultăţile
apărute în activităţile curente, ca şi la abaterile de la regulă, de la normal, ceea ce afectează
productivitatea organizaţiei);
- furnizarea sugestiilor pentru îmbunătăţirea activităţii (se referă la orice idee, orice
propunere menită a contribui la perfecţionarea activităţii, inclusiv la creşterea calităţii sau
eficenţei activităţii);
- întocmirea si transmiterea rapoartelor de stare sau de performanţă (prin care managerii
superiori sunt informaţi cu privire la nivelul cantitativ şi calitativ al performanţelor obţinute,
la ritmul realizărilor, o performanţă putând fi realizata înainte de termen, dar şi cu o
oarecare întârziere);
- revendicări şi dispute (acestea sunt mesajele care conţin nemulţumirile, plângerile,
disputele şi conflictele angajaţilor; ele sunt transmise in ideea considerării/cunoaşteri şi, mai
ales, a soluţionării lor);
- informaţii contabile şi financiare (se referă la costurile de producţie, volumul vânzărilor pe
o anumită perioadă, profitul anticipat, investiţiile acoperite etc.- informaţii de care managerii
superiori au nevoie în deciziile lor)15
Comunicarea externă îmbracă mai multe forme, Annie Bartoli, ( apud Cismaru,
Diana-Maria, 2008, p.123) menţionează trei tipuri de comunicare externă:
operaţională- realizată între membrii organizaţiei cu interlocutori din exteriorul
organizaţiei,o mare parte din angajaţii unei companii au legături profesionale cu
15
Mielu ,Zlate, Tratat de psihologie organizaţional – managerală. Vol. I. Iaşi, Polirom, 2004, p.503
14
personae din mediul extern al companiei, astfel fiecare angajat în parte este obligat
să comunice, în calitate de reprezentant al organizaţiei cu partenerii externi ai
acesteia- furnizori, clienţi, autorităţi publice. În acest fel fiecare angajat transmite o
anumită imagine şi anumite mesaje din partea companiei şi primeşte informaţii pe
care ulterior le transmite organizaţiei.
strategică- constă în construirea sau extinderea unei reţele de comunicare, ea
îmbracă două forme de bază: dezvoltarea de relaţii cu mediul extern şi previzionarea
evoluţiei şi schimbărilor ce se pot produce în exteriorul companiei şi care pot afecta
activitatea acesteia. În încercarea de a rezista la mediul extern extreme de
concurenţial, organizaţia este obligată să dezvolte şi să menţină relaţii profitabile cu
actorii cheie precum autorităţile locale, directorii altor companii, de obicei cu
persoanele influente. Observarea mediului extern şi previzionarea evoluţiei lui se
realizează cu ajutorul membrilor organizaţiei care captează informaţiile considerate
strategice.
de promovare- publicitate, relaţii publice; se desfăşoară unilateral respective dinspre
organizaţie către mediul exterior al acesteia, în acest caz, organizaţia ca instituţie
fiind cea care menţine legătura cu exteriorul dând informaţii despre serviciile şi
produsele oferite, promovându-şi valorile, făcându-se cunoscută. Formele îmbrăcate
de acest tip de comunicare externă sunt:
o publicitatea- cu ajutorul mass-media sau propriile material publicitare
o promovarea vânzărilor
o sponsorizările- finanţarea diferitelor activităţi culturale sau sportive
o mecenatul- ajutor finnaciar sau logistic acordat artiştilor, sau ONG
o articole despre organizaţie în publicaţii de specialitate
o organizarea unor zile de tip “portilor deschise”
o acţiuni de consiliere şi ajutorare a altor instituţii similare-prin detaşarea personal
de personal
15
2.3. Funcţiile comunicării organizaţionale
Comunicarea are trei funcţii principale, legate de trei procese din organizaţie;
producţia, menţinerea şi inovarea.
Funcţia de producţie se referă la coordonarea şi controlul activităţilor legate de
producerea de bunuri sau servicii. Practic, acest tip de comunicare cuprinde instrucţiuni şi
proceduri şi se referă la organizarea grupurilor sau rapoarte ale acestora privind diferitele
probleme care apar în timpul activităţii comune.
Funcţia de menţinere are în vedere asigurarea condiţiilor de funcţionare a
organizaţiei, adică regulile şi politicile. Acestea pot influenţa percepţiile indivizilor în ceea ce
priveşte locul pe care îl ocupă fiecare în organiztaţie, gradul şi valoarea colaborării,
necesitatea îndeplinirii cerinţelor legate de activitatea de producţie.
Funcţia de inovaţie se ocupă de schimbările care apar în organizaţie şi care pot afecta
misiunea şi obiectivele acestea, valorile şi comportamentul organizaţional. În acest context
comunicarea se poate referi la idei noi, sugestii, recomandări, etc.
16
simbolice (codificate) şi retransmiterea unui mesaj (răspuns) de la receptor către emiţător
(definiţie preluată din manualul Conducerea resurselor umane – Radu Emilian).
O bună comunicare conduce la crearea unui sistem de colaborare reciprocă care va
favoriza dezvoltarea organizaţiei spre înfăptuirea obiectivelor propuse, putându-se crea
astfel un climat uman generator de eficienţă şi satisfacţii. Misiunea comunicării în
organizaţie este aceea de a o poziţiona, de a-I conferi o personalitate recunoscută şi o
identitate distinctă faţă de concurenţă. Comunicarea internă este aceea care se dezvoltă în
cadrul relaţiilor dintre resursele umane ale organizaţiei. Ea este cea care se impune cu
prioritate în cadrul politicii de comunicare a întreprinderii. O organizaţie nu va putea să-şi
creeze o imagine favorabilă pe piaţă sau în faţa partenerilor săi de afaceri atâta timp cât
personalul său este insuficient informat, ascultat. Activitatea managerială însăşi este un
proces complex şi continuu de comunicare. O cerinţă specială faţă de manager este aceea de
a fi un bun comunicator, căci problema reală a comunicării organizaţionale nu este aceea a
implicării sau nu a managerului, ci dacă el comunică bine sau nu. De el depinde în mare
măsură succesul organizaţiei, de modul în care acesta transmite informaţiile şi de felul încare
îi ascultă pe cei din jurul său; pentru că deosebit de important pentru orice proces de
comunicare este ascultarea. Specialiştii propun şi tehnici de succes în ceea ce priveşte
ascultarea. Angajaţii unei organizaţii trebuie să înţeleagă încotro se îndreaptă aceasta, ei au
nevoie să le fie recunoscute competenţele, au nevoie să fie ascultaţi. O bună comunicare
are un efect pozitiv asupra climatului intern şi, implicit, asupra imaginii globale a organizaţiei.
Comunicarea internă contribuie la construirea imaginii organizaţiei alături de comunicarea
externă (relaţiile organizaţiei cu piaţa şi cu partenerii de afaceri).
Comunicarea este, astfel, o necesitate în cadrul organizaţiei, la locul de muncă,
îmbogăţind conţinutul propriei personalităţi şi integrând informaţiile primite şi transmiţând
noi informaţii. Ea este mijlocul prin care se conferă unitate întregii activităţi dintr-o
întreprindere. Comunicarea ajută întregul personal din organizaţie să se descopere, să
converseze, să se contrazică şi să cadă de acord, să ia decizii împreună etc. Totodată, o
comunicare eficientă îi va ajuta pe oameni să ştie ce urmăreşte organizaţia, ce se aşteaptă de
la ei, care le sunt sarcinile de îndeplinit. Imaginea organizaţiei depinde de imaginea difuzată
de oamenii ce o alcătuiesc. Experienţa a arătat că cele mai bine văzute organizaţii sunt cele
în care personalul este motivat, informat, poate să răspundă la critici şi să explice
dificultăţile, să difuzeze succesul şi să-şi vândă meritele (Conducerea resurselor umane– Radu
17
Emilian). Tipurile de organizaţii sunt foarte diferite, iar grupurile umane din cadrul acestora
sunt de foarte multe ori eterogene. Totuşi singura modalitate de a soluţiona problemele
apărute în cadrul unei organizaţii este comunicarea. Uzăm de aceasta în aproape oricare
moment al vieţii noastre personale, sociale şi profesionale. Apar aproape inevitabil în cadrul
grupului diverse conflicte, tensiuni, lupte pentru putere sau supremaţie, uneori unii membrii
manifestă lipsa de interes pentru îndeplinirea obiectivelor grupului, alţii au lipsă de iniţiativă
etc. Toate grupurile pun presiuni asupra membrilor pentru a-i determina să se conformeze
regulilor grupului. Cu alte cuvinte apar „tensiuni” care trebuie echilibrate. Eficienţa liderului
depinde de măsura în care acesta le poate influenţa. Acesta le influenţează prin comunicare.
Nu exista alt mijloc care să determine schimbarea atitudinii, comportamentului, rezultatelor
unei persoane sau unui grup.
18
Barierele de comunicare pot fi depăşite. Depinde în mare măsură de manageri ca
distorsiunile să fie reduse şi acceptarea informaţiei relevante să crească. În acest scop ei
trebuie să se concentreze asupra câtorva tehnici importante:
- clarificarea naturii sarcinii;
- organizarea unor şedinţe interdepartamentale în care oamenii să-şi
împărtăşească informaţiile deţinute, problemele cu care se confruntă şi soluţiile
posibile;
- exersarea abilităţii tuturor de a asculta activ.
Printre greşelile frecvente ale superiorilor în relaţia lor cu subordonaţii, care pot fi
bariere de comunicare, Atkinson (1984) enumeră:
19
Capitolul 3. - Studiu de caz : Compania X-Trade Brokers- filiala din România
Compania X-Trade Brokers este o companie recent înfiinţată, primul său sediu fiind
inaugurat în anul 2002 la Varşovia, în Polonia şi fiind recunoscută ca X-Trade LTD, primul
broker Forex.
În anul 2004 X-Trade devine X-Trade Brokers, urmând ca în 2005 să aibă loc cel mai
important eveniment respectiv recunoaşterea sa de către CNVM practic, în 2005 X-Trade
Brokers Dom Maklerski SA este autorizată de către Comisia Naţională a Valorilor Mobiliare
din Polonia pentru a oferi servicii de investiţii financiare pentru toate produsele financiare şi
totodată este desemnată cea mai bună casă de brokeraj din Europa de Est de către Money
Markets Journal.
În 2007 X-Trade Brokers DM SA devine membru al Warsaw Stock Exchange şi al Casei
Naţionale Poloneze de Compensare, şi este şi momentul în care compania îşi deshide prima
sucursală respectiv cea din Cehia. În perioada 2007-2012 X-Trade Brokers deschide 16
sucursale în întreaga lume (Germania, Spania, Portugalia, Franţa, Slovacia, Italia, Ungaria,
Olanda, Austria, Suedia, Belgia, Grecia, Bulgaria, China, India şi Turcia.)
În februarie 2009 X-Trade Brokers îşi deschide prima sucursală din România, cu sediul
la Bucureşti. Compania acţionează ca intermediar pe Bursa de Valori din Varşovia şi ca
Market Maker de instrumente financiare derivate- Contracte pentru Diferenţă (CFD-uri) şi
Opţiuni- având ca suport intrumente tranzacţionate pe pieţele valutare (forex), monetare,
de mărfuri şi de capital ( acţiuni şi indici bursieri), pe toate continentele.
Valorile X-Trade Brokers după cum susţine şi CEO-ul companiei, Jakub Zablocki, sunt
„succesul, prestigiul şi a fi cei mai buni în ceea ce facem”. Aceste valori sunt susţinute si de
către numeroasele premii obţinute de-a lungul timpului, în 2009- Forbes Magazine a declarat
XTB ca fiind „cel mai bun broker din Polonia”; în 2010- World Finance (UK) şi Brokerwahl.de
numeau XTB- cel mai bun broker forex în Europa de Est; în 2011 la MoneyExpo Prague- XTB
este desemnată Brokerul Anului şi în acelaşi an câştigă premiul Best Brokerage House in
Europe, acordat în cadrul evenimentului Global Banking & Finance Review Awards şi în
sfârşit, în 2012 câştigă premiul pentru cele mai bune prognoze tranzaţionale acordat de
către Bulls & Bears Award, Pariket.
20
Misiunea şi viziunea X-Trade Brokers România. XTB România oferă clienţilor săi
soluţii tehnologice avansate de tranzacţionare, consultanţă la cele mai înalte standarde şi o
gamă largă de programe educaţionale care include tutoriale de trancaţionare, analiză
tehnică şi fundamentală, psihologia investitorului şi managementul riscului. Totodată, X-
Trade Brokers îşi doreste crearea unnui cadru cât mai eficient, profesionist şi prietenos
pentru tranzacţionarea pe piaţa valutară şi pe piaţa de produse financiare derivate. X-Trade
Brokers pune la dispoziţia clienţilor săi costuri şi spreaduri cu adevărat competitive. Canalul
preponderent de comunicare în vederea tranzacţionarii este internetul. Se preiau, de
asemenea, ordine prin intermediul telefonului sau prin orice canal alternativ, mai ales în
cazul unor discontinuităţi în conexiunile de intenet.
X-Trade Brokers îşi propune să devină un lider în rândul intermediarilor şi a
formatorilor de piaţă pe piaţa valutară şi pe piaţa produselor financiare derivate din
România. Acest scop va fi atins prin:
asigurarea de maximă transparenţă şi bune practici prin conformarea la cerinţele
instituţiilor care reglementează pieţele financiare (în România, CNVM)
asigurarea siguranţei fondurilor depozitate de către clienţi prin conformarea la cerinţele
instituţiilor care reglementează pieţele financiare (în România, CNVM)
prezenţa locală şi asigurarea unor relaţii de calitate cu clienţii săi
punerea la dispoziţia clienţilor săi a unei platforme de tranzacţionare de ultimă generaţie
şi în continuă dezvoltare
asigurarea unor costuri de tranzacţionare competitive pentru clienţi
implicarea efectivă a companiei în cultivarea investiţională a clienţilor săi
X-Trade Brokers nu oferă consultanţă investiţională, însă doreşte să se angajeze în
activităţi care au ca scop creşterea gradului de familiarizare a clienţilor cu principiile de
funcţionare a pieţelor financiare.
XTB- România este format din 17 membri după cum urmează: un manager general,
un asistent manager subordonat managerului general , trei analişti financiari subordonaţi la
rândul lor tot managerului general, un manager de proiect în departamentul de marketing şi
imagine subordonat managerului general, patru agenţi de vânzări (brokeri) ce sunt
subordonaţi managerului general şi în strânsă legătură cu departamentul de analiză, doi
agenţi în departamentul de dealimg şi compliance, o secretară în departamentul
21
Adminstrativ şi patru agenţi în departamentul de Call Center; mai jos este schiţată
organigrama companiei.
Manager General
1 agent 1 agent 1 agent 1 agent 1 agent 1 agent 1 agent 1 agent 1 agent 1 agent
1 agent
Fig.3. Organigrama X-Trade Brokers România
Comunicarea în cadrul X-Trade Brokers are sub toate formele, respectiv comunicare
internă formală şi informală, comunicare între departamente şi între membrii
departamentelor precum şi comunicare externă.
22
În urma observaţiei participative efectuate cu precădere asupra departamentelor de
analiză, call-center şi vânzări, de-a lungul a patru luni (septembrie- decembrie 2012)
petrecute în companie am identificat următoarele aspecte:
23
lucru fiind prezent nu doar în cadrul activităţilor zilnice ci şi în momentele de respiro
ale acestora.
24
Comunicarea între managerul de departament şi managerul general are loc o dată la
două săptămâni printr-o şedinţă de analiză cu toţi managerii de departamente, moment în
care celui din urmă îi sunt prezentate rapoartele cu privire la activităţile aflate în desfăşurare
şi gradul de indeplinire al obiectivelor stabilite anterior. De cele mai multe ori atmosfera este
relaxată, membrii şedinţei servesc un ceai sau beau o cafea şi discută în prealabil despre
situaţia în pieţele financiare urmând ca mai apoi fiecare manager de departament să îşi
prezinte situaţia. Am observat că în funcţie de cât de delicat este stadiul în care se află un
departament, respectivul manager cu atât mai mult încearcă să îl “îmbrace” cât mai frumos
astfel încât să nu ridice semne de întrebare managerului general care, în situaţii anterioare în
care un manager de departament nu s-a ridicat la nivelul aşteptărilor conducerii, a iniţiat o
supraveghere suplimentară asupra departamentului respectiv.
25
precum şi modul de clasificare al apelurilor. Din păcate aceste modificări nu au fost
aduse la cunoştinţă în cadrul unei discuţii a managerului cu membrii echipei, ci
managerul transmitea informaţia celui cu care avea primul contact, urmând ca mai apoi
acesta să le transmit colegilor săi. Consecinţa acestor modificări repetate într-un interval
de timp atât de scurt au dus la scepticismul punerii lor în aplicare ( având în vedere că
schimbările erau communicate una după alta unui alt coleg, care la rândul său le
transmitea colegilor ), întocmirea inadecvată a raportului săptămânal asupra activităţii
realizate, chiar iscându-se o discuţie contra-dictorie între membrii echipei cu privire la
modul în care vor fi calculate si evaluate apelurile date.
În cadrul departamentului de vânzări, luna decembrie a fost o lună a schimbărilor.
Au avut loc schimbări atât în ceea ce priveşte numărul de contracte efectuate (asta deşi
se anunţase la şedinţa plan de la începutul lunii că numărul de contracte efectuate va
rămâne neschimbat) precum şi modul de încheiere al contractelor, fiind imperios
necesară prezenţa clientului la sediu ( până la momentul respectiv se puteau încheia
contracte şi într-un cadru informal, sau în aşa fel încât să îi fie cât mai uşor clientului),
culminând cu schimbarea tipurilor de contracte, conducerea stabilind anumite clauze
obligatorii fiecărui contract. Deşi aceste schimbări aparent afectează clientul, ele au avut
un impact major asupra membrilor echipei de vânzări, la un moment-dat unul din ei fiind
pe punctul de a-şi înainta demisia. Nu s-ar fi ajuns în această situaţie dacă cei din
conducere şi-ar fi respectat promisiunea ( de a nu schimba numărul de contracte
încheiate lunar) precum şi dacă toate informaţiile ar fi fost trimise o în timp util sau şi
mai rău aflate mai întâi în urma unor discuţii de la capătul holului.
26
Comunicarea strategică se realizează de cele mai multe ori prin organizarea de
evenimente de interes general în domeniul pieţelor financiare, moment în care sunt
invitaţi şi concurenţii companiei precum şi clienţii de top ai acesteia. Ultimul eveniment
de acest fel a avut loc în luna noiembrie a anului trecut când legendarul trader Joe Ross a
venit în România la invitaţia X-Trade Brokers cu ocazia Conferinţei de Trading şi Investiţii
ce a avut loc la Bucureşti.
În ceea ce priveşte comunicarea cu rol de promovare, aici putem vorbi de
parteneriatele pe care XTB le are cu compania de telefonie mobilă Vodafone, cu echipa
de Formula 1 a celor de la McLaren Mercedes precum şi prin concursurile de
tranzacţionare pe care acesta le desfăşoară anual. Cu ajutorul acestor parteneriate şi
evenimente compania îşi promovează serviciile precum şi îşi întăreşte şi dezvoltă
imaginea de companie serioasă, de încredere şi nu în ultimul rând de succes.
Un alt aspect al comunicării organizaţionale analizate în cadrul observaţiei
participative efectuate îl reprezintă briefing-urile zilnice şi şedinţele lunare la care am luat
parte. În cadrul briefing-urilor zilnice atmosfera este detaşată, sunt prezenţi membrii
departamentelor de call-center, analiză, dealing, vânzări şi ocazional marketing. Ele au loc
dimineaţa, înainte de începerea activităţii propriu-zise a tuturor departamentelor. Durata lor
este de 15-25 de minute, timp în care doi dintre membrii departamentului de analiza
prezintă separate analiza tehnică a zilei anterioare şi aşteptări pentru ziua în curs precum şi
analiza fundamentală asupra evenimentelor anterioare totodată anticipând evenimente
pentru ziua aflată în desfăşurare. De-a lungul prezentării informaţiilor, toţi membrii,
indiferent de departamentul din care fac parte sunt încurajaţi să pună întrebări sau să ceară
explicaţii urmând ca la sfârşitul briefing-ului unul din membrii prezenţi ales de către unul
dintre analişti şi distinct de cei ce au făcut prezentările să ofere un scurt rezumat asupra
problemelor importante ale zilei. În cadrul acestor discuţii am observat lipsa de implicare a
membrilor departamentului de call-center precum şi reticenţa analiştilor de a le cere celor
dintâi să ofere un rezumat în ciuda faptului că au fost avertizaţi că în următoarele două luni
va avea loc o verificare a cunoştinţelor acestor în ceea ce priveşte pieţele financiare.
27
pe fiecare în parte ce probleme am întâmpinat în urma desfăşurării activităţilor stabilite
anterior, fiecare dintre noi îşi expunea nemulţumirile care de cele mai multe ori erau
asemănătoare urmând ca ulterior să găsim împreună soluţii la problemele întâmpinate.
Această atitudine a managerului, orientată atât către sarcină- abordând obiectiv problemele
şi oferind soluţii practice cât şi orientarea sa spre relaţia cu membrii departamentului a oferit
un climat favorabil comunicării, fapt ce a încurajat creativitatea tuturor membrilor echipei,
ce astfel au participat într-un mod plăcut la soluţionarea problemelor întâmpinate.
Pe de altă parte, ne erau prezentate scurte informaţii cu privire la gradul de
îndeplinire al sarcinilor membrilor din departamentul de vânzări, cu care suntem în strânsă
legătură şi ne erau cerute opinii cu privire la soluţionarea problemelor întâmpinate de către
aceştia.
28
Concluzii şi recomandări
29
stabilită prin natura activităţii desfăşurate. Această recunoaştere ar duce la
eliminarea barierelor de comunicare dintre departamente şi astfel îndeplinirea
sarcinilor şi obiectivelor ar deveni mult mai uşoară;
30
Bibliografie
31